Diseñar un manual de funciones para la empresa Office Systems I de la ciudad de Ambato perteneciente a la provincia de Tungurahua y la gestión del talento humano

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES ‘‘UNIANDES’’

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

TEMA:

DISEÑAR UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA OFFICE SYSTEMS ‘‘I’’ DE LA CIUDAD DE AMBATO PERTENECIENTE A LA PROVINCIA DE TUNGURAHUA, Y LA GESTION DEL TALENTO HUMANO.

AUTOR (A): MARÍA BELÉN CABEZAS ANCHALUISA

ASESOR (A): DRA. JEANNETTE AMPARITO URRUTIA GUEVARA, MSc.

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APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la señorita María Belén Cabezas Anchaluisa, estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, con el tema “Diseñar un manual de funciones para la empresa Office Systems I de la ciudad de Ambato perteneciente a la provincia de Tungurahua, y la gestión del talento humano’’ ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.

Ambato, Marzo de 2017

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

Yo, María Belén Cabezas Anchaluisa, estudiante de la carrera de Administración de Empresas y Negocios, Facultad de Dirección de Empresas, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de “Diseñar un manual de funciones para la empresa Office Systems I de la ciudad de Ambato perteneciente a la provincia de Tungurahua, y la gestión del talento humano’’ son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.

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DERECHOS DE AUTOR

Yo, María Belén Cabezas Anchaluisa, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de Ia UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella;

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DEDICATORIA

A mi madre Morela, ejemplo diario de esfuerzo, tenacidad, perseverancia y fuerza.

A mi padre Hernán, compañero de aventuras, cómplice de risas, por su apoyo incondicional.

A mis hermanitos Anita y Hernán por todo su amor. A mi abuelita Hilda Aideé por protegerme y cuidarme siempre desde el cielo.

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AGRADECIMIENTO

Va mi agradecimiento a Dios y a la Virgen María que siempre me dieron la fortaleza y la sabiduría para salir adelante incluso en los momentos más difíciles.

A mis papitos por su constante énfasis en el desarrollo de valores y por darme la oportunidad de aprender, estudiar y graduarme en la mejor universidad.

A la Universidad ‘‘UNIANDES’’, mi querido segundo hogar, gracias por abrirme las puertas de tus aulas y permitirme direccionar la búsqueda de mis conocimientos.

Agradezco a todos y cada uno de mis profesores, a quien tuve la suerte y gusto de conocer y compartir esta gran aventura.

De manera especial a la Dra. Jeannette Amparito Urrutia Guevara, MSc., por la confianza puesta en mi persona desde nuestra primera clase y quien con sus conocimientos supo

guiarme hasta la culminación del presente proyecto de

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vii RESUMEN

El presente proyecto de investigación será una herramienta que me ayudara a analizar y determinar errores existentes en cuanto a la estructura orgánica funcional de la empresa Office Systems ‘‘I’’ de la ciudad de Ambato, por medio de la recopilación de información podré determinar cada una de las funciones, actividades y cargos que se encuentran desempeñando actualmente los colaboradores de la misma.

Gracias al excelente posicionamiento a nivel nacional que tiene Office Systems ‘‘I’’, es fundamental el poder organizar, determinar y controlar las funciones correspondientes a cada miembro del personal, dependiendo su función, entrenamiento y conocimiento.

Por medio del desarrollo del presente proyecto se buscará una solución para el problema existente, se capacitará a los colaboradores según su área, se motivará e incentivará por el excelente cumplimiento de las mismas y conforme los gestores de la organización lo autoricen.

Considero primordial el determinar las funciones, para de esta forma no tener un exceso en cuanto al desperdicio de recursos y uno muy importante aquí que es el tiempo, el mismo que afecta a los niveles organizacionales, personales, técnicos y económicos de la empresa, generando inconvenientes internos y externos para la misma.

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viii ABSTRACT

This project is going to be a tool that will help me to analyze and determinate present mistakes related to the organic structure of Office Systems ‘‘I’’ company located in Ambato city. Based in the compilation of information I will be able to determinate each function, activities and position that each collaborator is performing now inside the company.

Based in the excellent positioning that Office Systems ‘‘I’’ has in a national level, it is fundamental to organize, determine and control the functions of each staff member, depending on their role, training and knowledge.

Through the development of this project, a solution for the problem will be found, the employees will be trained according to their area, they will be stimulated and motivated by their excellent fulfillment of their tasks and depending on how the CEO’s of the organization authorize it.

I consider that it’s essential to determine the functions, in order not to have any excess in the waste of resources and principally one very important that is the time, because it affects to the organizational, personal, technical and economic levels of the company, generating internal and external inconveniences to this one.

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INDICE GENERAL

PORTADA ... ¡Error! Marcador no definido.

APROBACION DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACION ..¡Error! Marcador no definido.

DECLARACION DE AUTENTICIDAD ... ¡Error! Marcador no definido.

DERECHOS DE AUTOR ... v

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ... vi

RESUMEN ... vii

ABSTRACT ... ¡Error! Marcador no definido. Introduccion ... 1

Antecedentes de la investigación ... 1

CAPITULO I 1. Marco teorico ... 9

1.1 Origen y evolución de: administración, procesos administrativos y gestión del talento humano. ... 9

1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas de: administración, procesos administrativos y gestión del talento humano. ... 10

1.2.1Administración ... 10

1.2.2El Proceso Administrativo ... 19

1.2.3Gestión del Talento Humano ... 22

1.2.4Estructura Orgánica y Funcional ... 25

1.2.5 Organigrama ... 28

1.2.6 Espacio de las áreas de trabajo ... 29

1.2.7 Manual de funciones ... 30

1.2.8 Proceso empresarial ... 31

1.2.9Control ... 32

1.3Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas con los distintos autores de: Administración, Procesos Administrativos y Gestión del Talento Humano. ... 36

1.4Conclusiones parciales del capítulo. ... 38

CAPITULO II 2. Marco metodológico y planteamiento de la propuesta ... 40

2.1 Características del sector rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación. ... 40

2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de su investigación. . 43

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2.2.2 Tipos de Investigación ... 44

2.2.3 Población ... 45

2.2.4 Recolección de datos ... 46

2.2.5 Técnicas de investigación ... 46

2.2.6 Instrumentos de Investigación ... 47

2.2.7 Interpretación de resultados. ... 48

2.3. Propuesta del investigador: modelo, sistema, metodología, procedimiento, entre otros, que realice el investigador. ... 63

2.4 Conclusiones parciales del capítulo………..…65

CAPITULO III 3. Desarrollo de la propuesta ... 67

3.1. Presentación de la propuesta... 67

3.2. Objetivo de la propuesta. ... 67

3.2.1 Objetivo General... 67

3.3.2 Objetivos Específicos ... 67

3.3 Justificación de la propuesta. ... 68

3.3.1 Capacitar al personal sobre las funciones y actividades que deben cumplir dentro del cargo que ocupen en la empresa. ... 69

3.3.2 Reestructuración de cargos de los colaboradores de la empresa conforme al desempeño mostrado durante el proceso de investigación. ... 77

3.3.3 Implementar técnicas, herramientas y documentos de control que permitan potencializar y elevar los niveles de desempeño de los colaboradores en cada departamento al que pertenecen y en el ambiente laboral. ... 87

3.3.4 Motivar e incentivar al personal basado en el desempeño de sus funciones y correcto dominio de su cargo, conforme la eficiencia y efectividad que muestren estos en el desarrollo de las mismas. ... 116

3.4 Análisis de los resultados finales de la investigación ... 120

3.4.1 Factibilidad Técnica ... 120

3.4.2 Factibilidad Operativa ... 120

3.4.3 Beneficios de la propuesta ... 120

3.5 Situación de la empresa una vez implementado y puesto en marcha el presente proyecto de investigación. ... 121

3.6 Conclusiones parciales del capitulo ... 122

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Recomendaciones generales ... 124

Bibliografia ... 125

Anexos ... 127

INDICE DE TABLAS Tabla N.1 Pregunta N.1 ... 49

Tabla N.2 Pregunta N.2 ... 50

Tabla N. 14.- Resumen de la propuesta ... 63

Tabla N.15.- Estrategia 1. Tácticas, acciones y responsables. ... 74

Tabla N.16 - Descripción de las actividades realizadas dentro de cada cargo. ... 80

Tabla N.17.- Estrategia 2. Tácticas, acciones y responsables. ... 84

Tabla N. 18 – Aplicabilidad de las técnicas, herramientas y documentos de control para la presente propuesta. ... 88

Tabla N.- 19 – Herramienta Buzón de problemas ... 89

Tabla N.20 – Perfil del Cargo Ocupacional por Áreas – Gerencia ... 91

Tabla N.21 – Perfil del Cargo Ocupacional por Áreas – Contabilidad ... 93

Tabla N.22 – Perfil del Cargo Ocupacional por Áreas – Ventas ... 94

Tabla N.23 – Perfil del Cargo Ocupacional por Áreas – Diseño ... 97

Tabla N.24 – Perfil del Cargo Ocupacional por Áreas – Producción ... 99

Tabla N. 25 - Manual de funciones y procedimientos para las áreas de la empresa – Gerencia ... 100

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Tabla N. 27 - Manual de funciones y procedimientos para las áreas de la empresa – Ventas

... 105

Tabla N. 28 - Manual de funciones y procedimientos para las áreas de la empresa – Diseño ... 107

Tabla N. 29 - Manual de funciones y procedimientos para las áreas de la empresa – Producción ... 110

Tabla N.30 - Estrategia 3. Tácticas, acciones y responsables. ... 113

Tabla N. 31 - Hoja de Control para analizar el cumplimiento de actividades. ... 117

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INDICE DE GRAFICOS

Gráfico N°1 ... 15

Gráfico #9 ... 41

Grafico #10: Mapa Ubicación Office Systems Ambato ... 41

Grafico N# 11: Vista Principal de la Empresa Office Systems ‘‘I'’’ ... 42

Grafico #12: Población de la empresa Office Systems ‘‘I’’ ... 45

Grafico #13 Pregunta N.1 ... 49

Grafico #14. Pregunta N.2 ... 50

Grafico #22. Pregunta N. 10 ... 58

Gráfico #26. Áreas que conforman la empresa. ... 70

Gráfico #27. Miembros del talento humano por departamentos ... 71

Gráfico #29 – Personal del departamento de Administración ... 77

Gráfico #30 – Gerente ... 78

Gráfico #31 – Personal del departamento de Producción ... 79

Grafico #32 – Políticas empresariales ... 82

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INTRODUCCION

Antecedentes de la investigación

Las empresas de producción inician sus actividades con la finalidad de satisfacer las necesidades del consumidor conforme sus requerimientos más personales. El objetivo más firme dentro de la industria productiva en nuestro país es el de anteponer el capital humano sobre los fines económicos; esta teoría marca un hecho de real importancia ya que supone el desarrollo personal de cada uno basado en el buen trato y la capacitación constante para el total desenvolvimiento dentro de las organizaciones a la cuales pertenezcamos, así mismo se realza el valor de pertenencia que tenemos sobre la empresa en la cual nos encontramos desempeñando nuestras funciones, a fin de que por medio de nuestro esfuerzo físico e intelectual se eleven los niveles de productividad en busca de incrementar y aportar para que el porcentaje del desarrollo económico en nuestro país crezca.

La industria manufacturera, después del comercio, es el sector que más aporta a la economía del país; su contribución al producto interno bruto nacional es alrededor del 14%. Los productos de la industria que más se exportan son: productos del mar, vehículos y sus partes, extractos y aceites de vegetales, manufacturas de metales y jugos y conservas. Las importaciones del sector industrial representan alrededor del 43% de las importaciones totales.

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Es gracias a la armonía, confort, elegancia y buena apariencia que brindan que su uso se hace necesario en las funciones diarias de las personas y su demanda se basa en el mismo hecho. Desde muebles de oficina, hogar o médicos; estos productos crean espacios funcionales y confortables para el ser humano.

Los muebles han existido al menos desde el neolítico (7000 a. de C.), aunque no se conserva ningún ejemplar. Una historia del mobiliario debe empezar estudiando las piezas más antiguas que se conservan, que son las de las IV y V Dinastías del antiguo Egipto (2680-2255 a. de C.) (Encarta, 1998). El principal material usado desde sus inicios, por los egipcios, fue la madera; los modelos eran sencillos, pero de gran utilidad. Y fue hasta después de la primera guerra mundial que se incluyó el uso del metal, el mismo que en la actualidad consta como el material principal para su realización.

En cuestión de influencias, tomamos en cuenta la de los griegos, ya que ellos fueron los primeros en hacer mobiliario sencillo que tomara en cuenta la comodidad del cuerpo humano; de los romanos rescatamos el lecho para dormir; del imperio bizantino las sillas y los tronos tallados; de la edad moderna la aparición de las simetrías elegantes, y la aparición del escritorio; de Francia, el surgimiento del aparador; pero quizá uno de los puntos más importantes que influyen en el mobiliario actual, fue cuando se creó la escuela de diseño Bauhaus, pues aquí buscaron enseñar a los estudiantes soluciones funcionales a cada problema de diseño. Aquí se experimentó con formas y materiales, siempre buscando una mejor solución y logrando ahorros en material, trabajo, y costo, pero que además no comprometieran nunca la cuestión estética y ergonómica del mueble.

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3 Situación Problemática

La empresa OFFICE SYSTEMS “I”, abrió sus puertas hace 25 años en la ciudad de Riobamba, su fundadora fue la Sra. Hilda Aidé Sánchez Montoya, quien dedico todo su esfuerzo y dedicación para sacar adelante esta fábrica de producción y ventas de mobiliario de Oficina.

OFFICE SYSTEMS I, inicia sus actividades con:

NUMERO PERSONAS DEPARTAMENTO OBSERVACION

2 MECANICA

2 ENSAMBLAJE

2 CARPINTERIA

1 CONTADOR MEDIO TIEMPO

2 PINTURA

TOTAL: 9 PERSONAS

La Empresa inicio sus labores con apenas con 9 personas y con 4 departamentos, los necesarios para el arranque de la producción. Luego Año tras año y según las necesidades que los diferentes departamentos presentaban y que las ventas fueron aumentando, se fue incrementando tanto la Mano de Obra como los diferentes Departamentos.

Con la finalidad de que el dinero se quedara en la misma Empresa y tratar de tercializar lo menos posible las diferentes actividades, se buscó obtener más Maquinaria e incrementar así sus departamentos los cuales necesitaba la Empresa para reaccionar a tiempo, y con eficiencia, con la finalidad de no retrasar la producción por falta de seriedad de los proveedores que nunca entregaba a tiempo el producto, así es que se incrementó los siguientes departamentos.

NUMERO DE PERSONAS DEPARTAMENTO ACTIVIDADES A REALIZAR

1 VIDRIERIA Preparación en Corte, Lijado,

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Luego de conseguir tanto mano de Obra como Maquinaria para el emprendimiento de esta Fábrica y ganar ya un puesto muy reconocido en el Mercado, nuestra Fundadora muere en un trágico accidente de tráfico el 07 de Julio del 2007.

Entonces toma su puesto como Gerente General de la Empresa OFFICE SYSTEMS I su hija la Ing. Morela Anchaluisa Sánchez, la misma que al tomar este puesto realiza una Reingeniería de todos y cada uno de los procesos que hasta el momento contaba la Empresa.

Es así que revisando las necesidades que presenta nuevamente la Empresa de decide crear:  Un departamento de Diseño y Planificación para brindar un Valor Agregado al

producto que Ofrece dirigido hacia todos los clientes de la Empresa.

 Creación de un Departamento Contable: La Empresa contaba anteriormente con un Contador a medio tiempo, pero se incrementó un departamento formado por un Contador a tiempo completo, un Auxiliar Contable y lo más indispensable un Sistema Contable que cubra todas las necesidades de la Empresa.

 Se Creó un Departamento de Marketing, compuesto por 6 Ejecutivos de Ventas, con la finalidad de brindar un Servicio personalizado a las Empresas (clientes de Office Systems I) y realizar visitas personalizadas, a los clientes que requieran de nuestros servicios.

 Se Contrató un Espacio ON LINE para la creación de la página de la Empresa: con la finalidad de llegar no únicamente a la Provincia sino a Nivel Nacional y por qué no Mundial con el simple hecho de ingresar nuestra dirección. www.officesystemsmbato.com

 Se Creó el Departamento de Importaciones: ya que la Empresa anteriormente compraba sus productos Importados a la Competencia y revisando costo -beneficio decidió formar su propio departamento y realizar sus Importaciones Directas del lugar que la Empresa así lo requiera.

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Uno de los problemas que Office Systems I ha identificado es la falta de especificación de funciones en cada puesto de trabajo, la delegación de funciones incumplidas por desconocimiento en cada cargo, actividad y la no exposición del organigrama estructural hacen que se presente un problema organizacional interno.

La usencia de un manual de funciones, que determine los flujos de autoridad, que describa las responsabilidades y procedimientos relativos a cada cargo, que permita orientar el trabajo y elevar los niveles de eficiencia y eficacia en la empresa es el problema principal en la misma; ya que las falencias que llevan a este vacío están fundamentadas en varios aspectos como lo son la comunicación, la organización y la falta de conocimiento y capacitación.

Causas:

 La falta de un organigrama estructural.

 El personal de la empresa no trabaja en equipo.

 No existen documentos que indiquen la responsabilidad de cada una de las funciones.

 La empresa en los últimos años no ha capacitado a su personal.

 Desconocimiento del Control.

 Monopolización de funciones.

Efectos:

 Duplicidad de funciones.

 Malestar en el ambiente laboral.

 Ausencia de cumplimiento en las tareas y comunicación con defectos.

 El personal de la empresa duplica sus funciones y no se responsabiliza de los daños ocasionados en producción.

 En la empresa no se ha encontrado evidencias que se haya realizado control en las distintas actividades.

 Trabajo incompleto.

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¿Cómo contribuir a mejorar la gestión del talento humano en la empresa “Office Systems I’’, de la ciudad de Ambato?

Objeto de Transformación y campo de acción:

Objeto de transformación: Procesos administrativos para empresas de Producción Campo de acción: Office Systems

Línea de investigación

Competitividad, administración estratégica y operativa. Justificación

La realización del presente proyecto va dirigida a la solución del principal problema existente dentro de la empresa Office Systems ‘‘I’’. Al no estar específicamente determinadas las funciones de cada colaborador, se altera la armonía laboral y los niveles de productividad decaen; es por eso que me he visto en la obligación de realizar un documento en el cual se especifiquen los cargos y actividades que cada colaborador debe ejercer en sus horas de trabajo.

El diseño del presente proyecto de investigación me brinda la oportunidad de realizar, aplicar y poder controlar el mismo dentro de la empresa de mi madre, la misma que se dedica a la producción, importación y comercialización de muebles de oficina, hogar y médico.

Me he visto en la necesidad de con el presente manual que realice poder controlar y organizar al talento humano que labora con nosotros en proyección a elevar la reputación que nos hemos ganado a través de los años.

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El objetivo de diseñar un manual de funciones para la empresa Office Systems ‘‘I’’ y Talento Humano va dirigido a exigir un mejor y mayor control de las funciones con la finalidad de aportar con mis conocimientos a la empresa para de esta forma complementarnos con experiencia, innovación e ideas.

El presente proyecto es factible ya que cuento con todos los recursos necesarios para la realización del mismo. El tiempo requerido para cumplir conforme lo especificado en la empresa, con la recolección de datos y el procesamiento correcto de la información; y el capital humano, ya que tengo la oportunidad de desenvolverme en el mismo campo de estudio que los colaboradores de la misma.

Los beneficiarios del presente proyecto serán las personas que forman parte de la empresa Office Systems I, tanto el personal administrativo, producción, clientes y los dueños de la misma. Esta se convertirá en una guía para que puedan realizar sus funciones conforme lo propuesto, con el fin de alcanzar el máximo desarrollo de su potencial y aprovechar los recursos y capacidades que tengan disponibles para la ejecución de los estos.

Variables

Variable Dependiente: Manual de Funciones Variable Independiente: Gestión Talento Humano Objetivos

Objetivo General:

Diseñar un Manual de Funciones para la empresa Office Systems ‘‘I’’ y Talento Humano de la ciudad de Ambato perteneciente a la provincia de Tungurahua.

Objetivos Específicos:

a) Fundamentar teóricamente: Administración, Procesos Administrativos, Gestión del talento Humano, manual de funciones.

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c) Diseñar un Manual de Funciones para la empresa Office Systems ‘‘I’’ y Talento Humano de la ciudad de Ambato perteneciente a la provincia de Tungurahua.

Novedad científica, aporte teórico y significación práctica.

Novedad Científica, el diseño de un manual de funciones para la empresa Office Systems I me permitirá contribuir con el aprendizaje y conocimientos obtenidos a lo largo de mi carrera estudiantil universitaria, además aportará positivamente a la solución del problema existente en la misma.

Aporte Teórico, en el capítulo uno se tratarán contenidos teóricos basados en el desarrollo administrativo que se enfocara en la gestión del talento humano y su desempeño dentro de la organización; estos serán sustentados por científicos del arte de la administración y sus ramas, esto me permitirá fortalecer la propuesta del diseño del manual de funciones y la credibilidad de sus gestores hacia la ejecución del presente proyecto.

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9 CAPITULO I

1. MARCO TEORICO

1.1Origen y evolución de: administración, procesos administrativos y gestión del talento humano.

Todo proceso administrativo es único, tiene variables de acuerdo a cada empresa por la forma en la que son utilizados sus recursos, el tiempo, el talento humano y el control que se le dé a cada actividad que ha empezado y ha terminado, a las que no lo han hecho; considerando que todos los procesos tienen relación entre sí, están interconectados con la finalidad de poder cumplir con los objetivos planteados.

La vida armónica de la empresa se basa en el complemento, apoyo e integración que los colaboradores tengan ante sus actividades, que estarán orientadas a un solo fin, que sus objetivos sean planificados y planteados de forma que ayude a la organización a alcanzar sus metas, sin olvidar sus necesidades personales y profesionales.

El proceso administrativo desde sus orígenes se ha basado en cuatro pilares fundamentales que son: planificar, organizar, dirigir y controlar, por lo tanto, en la actualidad se han creado nuevas teorías que permiten sustentar el avance de los mismos a través del tiempo. Conforme se han modificado las teorías, el control ha aumentado y por ende la exigencia de resultados por parte de los gestores de las compañías.

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al máximo se los recursos que se tengan a disposición y ejecutándolos de la mejor forma, conforme lo dispuesto.

Office Systems ‘‘I’’ es una empresa que basa su rendimiento y reconocimiento en el pleno desenvolvimiento de sus colaboradores, contando con personal capacitado, cumple con los requisitos y exigencias de sus consumidores. Cada uno de los miembros del talento humano que conforman la empresa, desempeñan funciones empíricas que no están establecidas en un manual que les permita medir su avance, cumplimiento y objetivos. Por lo expuesto en el objeto de investigación a continuación se analizan los siguientes temas y subtemas:

1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas de: administración, procesos administrativos y gestión del talento humano.

1.2.1 Administración

La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas. (Robbins, Coulter, Huerta, 2009, p.5).

La palabra administración proviene del latín y significa subordinación y servicio. En su origen, el termino significaba función que se desempeña bajo el mando de otro, servicio que se presta a otro. (Chiavenato, 2001, p.3).

La administración se define como el arte de diseñar y mantener un ambiente en el cual los colaboradores puedan desempeñarse conforme sus funciones y predominando el trabajo en equipo, utilizando al máximo los recursos disponibles en el menor tiempo.

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Es primordial mantener en cuenta que sin administración ninguna actividad tendría el resultado esperado y mucho menos las organizaciones; es por esto que mencionare algunas teorías que sustentan la importancia que tiene la misma.

Según Benavides (2014), la administración es universalmente necesaria en las organizaciones; la administración es la fuerza que mantiene todo unido en una empresa y la pone en movimiento; es la coordinación de los recursos de una organización (tierra, trabajo y capital) para alcanzar un objetivo. Algunos principios básicos de la administración pueden aplicarse virtualmente a todo tipo de organización, cualquiera que sea su tamaño o propósito. Una planta de automóviles, el gobierno de un municipio, un equipo de béisbol, un servicio de mensajería, todos requieren administración. De hecho, la administración es necesaria dondequiera que la gente trabaje junta para tratar de alcanzar una meta común. (p.2).

La administración es una actividad indispensable en cualquier organización, de hecho, es la manera más efectiva para garantizar su competitividad. (Munch,2010, p.23).

La importancia de la administración radica en la forma en la que prevalece está en las organizaciones, sin un buen desempeño de la misma no se alcanzaran los resultados deseados y existiría una crisis laboral interna y externa que sería interpretada con la valoración del cliente hacia la empresa. Perdiendo con esto credibilidad y aceptación en el mercado.

1.2.1.2Características de la Administración

Según Etzioni se piensa que la administración nació como una necesidad de querer que las organizaciones operen con optima eficiencia.

Pese a no existir definiciones únicas de la administración aplicables para todas las empresas, existen características que son relativas a las teorías expuestas por algunos autores que mencionare a continuación:

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 Es importante, útil e incide en todos los actos de la vida, tanto de las personas físicas como de las personas morales.

 El hombre, como individuo, tiene que administrar su vida y las empresas tienen que administrar sus recursos.

 Se administran el ejército, las iglesias, las cárceles, los parlamentos, los congresos, las universidades, los hospitales.

 Se administran los barcos, los aviones, los ferrocarriles.

 Se administran el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial.  En una palabra, se administra todo, de ahí su carácter universal.

b) La administración es interdisciplinaria

 Según se ha mencionado, la administración se formó con la participación y aportaciones de otras ciencias, en su desarrollo sigue necesitando de las ciencias y de la tecnología y, a su vez, l

 os resultados de la investigación administrativa tienen efectos en el resto de las ciencias.

 Las organizaciones (empresas) modifican sus métodos de trabajo y son los grupos interdisciplinarios los que mayor auge tienen, por lo que esos grupos interdisciplinarios de trabajo siempre tienen la necesidad de que al menos participe un administrador.

c) La administración es sistémica

 La teoría general de sistemas dice que:

(…) cualquier objeto real es un sistema o elemento de un sistema.

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 Ahora bien, si existe un sistema científico integrado por un conjunto de elementos conocidos como ciencias específicas, estas se interrelacionan e interactúan entre sí, de tal suerte que la administración es un elemento de ese mega sistema y, a su vez, es un sistema que se encuentra integrado por un conjunto de elementos administrativos que de igual manera interactúan y se interrelacionan.

d) La administración es intemporal

 El hecho de que la administración se comience a sistematizar a partir de los albores del siglo pasado, no quiere decir que ahí se gestara.

 Nació junto con el hombre, ha sido su fiel e inseparable compañero, seguramente al morir la humanidad también morirá la administración, pero mientras exista un ser humano sobre este planeta habrá un administrador.

e) La administración es humana y social

 Asumamos que la administración tiene por objeto de estudio a las organizaciones que son agrupaciones humanas, es decir, se trata de estudiar al individuo en cuanto a su conducta aislada (comportamiento individual); no obstante, dado que el individuo nunca ha vivido solo, habrá también que estudiar su comportamiento grupal (social).

 La administración está clasificada dentro de las ciencias sociales y ha dado pie a múltiples corrientes filosóficas que se encargan de explorar, describir y explicar lo referente al individuo y sus sociedades, con distintas ópticas; de esta suerte, surgieron doctrinas filosóficas como:

 El individualismo. Donde cada quien trabaja para sí mismo.

 El colectivismo u holismo. Donde la idea central es que el grupo social lo es todo, el individuo no es nada.

 El sistemismo. Donde las acciones interpersonales construyen, mantienen o descomponen sistemas y están limitadas por la superestructura.

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 El empirismo radical. Afirma que solo la experiencia puede proveer conocimiento cierto.

 El pragmatismo. Señala que la acción es la fuente y el criterio de todo conocimiento.

 El racionalismo radical. Se basa en que la razón es necesaria y suficiente para conocer.

 Estas corrientes y otras más se generaron para conocer e interpretar las formas tan sui generis de los fenómenos individuales y sociales que se han estado observando desde que apareció el hombre en este planeta.

f) La administración es una técnica y es un arte

 La técnica es la aplicación de la tecnología y sirve para resolver problemas prácticos (controlar ciertos sectores escogidos de la realidad mediante el diseño de dispositivos técnicos y la elaboración de planes o cursos de acción que tengan un valor practico para algún grupo social).

 La administración es reina en la técnica, puesto que su incidencia principal se encuentra en resolver problemas de las organizaciones, echando mano de las ideas, las experiencias, las teorías, los métodos y los modelos.

 ¿Cuáles son algunos problemas que la administración atiende? Todos los relacionados con el comportamiento individual y en grupo de los humanos: ausentismo, clima organizacional, poder, toma de decisiones, cambio, resistencia al cambio, innovación entre otros muchos.

 Los diseños estructurales de las organizaciones son verdaderas obras de la técnica y del arte.

 Tomando el arte en su aceptación más sencilla se dice que es virtud, fuerza, disposición, habilidad e industria para hacer alguna cosa; o bien, que es vocación o profesión en orden a la producción estética.

 Desde Plutón hasta Kant, los filósofos trataron de fundamentarla objetividad del arte y de la belleza.

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 Por otra parte, de manera correctiva también se pensó que existía una belleza en sí, un ideal universal, al que las obras de arte deberían aproximarse lo más que pudieran.

 Esta concepción clásica del arte insistía en ciertos factores dominantes tales como la armonía, la pureza, la nobleza, la serenidad, la elevación de los sentimientos.  En efecto, la administración se apega con creces a los conceptos anteriores, de tal

manera que al producto de las actividades administrativas bien conducidas se las suele llamar el arte de la administración.

 Puesto que el arte es considerado como virtud, fuerza, vocación, profesión, armonía, nobleza, elevación de sentimiento, su resultado final es la producción estética; lo que agrada universalmente, aunque no lo podamos justificar de manera intelectual. (Torres, 2013, p. 11-13).

La administración posee ciertas características que la diferencian de otras disciplinas:  Universalidad. Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa

pública o privada o en cualquier tipo de institución.

 Valor Instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la administración un medio para lograr los objetivos de un grupo.

 Multidisciplina. Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas.

 Especificidad. Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su campo de acción es especifico, por lo que no puede confundirse con otras disciplinas.  Versatilidad. Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las

necesidades de cada grupo social en donde se aplican. (Munch, 2010, p.24) Características de la administración

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16 Autor: (Munch, 2010, p.24).

Fuente: Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo.

1.2.1.3Toma de Decisiones

La toma de decisiones comprende la actividad más importante que deben efectuar los administradores, y que de esta dependerá el futuro de la empresa y por tanto el bienestar de todas las personas que conforman la misma.

Tanto personalmente como de forma empresarial, (administrativa y directivamente) las decisiones son acciones que realizamos a diario. Aquí algunas definiciones:

Es el proceso durante el cual una persona debe escoger entre una o varias alternativas. En el proceso administrativo inicia en la primera etapa, que es la previsión. En el contexto laboral, el directivo es la persona clave en relación con la toma de decisiones. Es el que por lo regular toma las decisiones u orienta a que estas se tomen. Siendo el proceso administrativo la forma en que se lleva a cabo la administración, su primera etapa es la previsión, la cual implica anticipación, ver hacia el futuro en cuanto a un proyecto o idea. Por lo tanto, es donde se define el objetivo, se investiga y se presentan alternativas para la decisión. (Madrigal, 2009, p.114).

Características de la Administración

Universalidad

Valor Instrumental

(30)

17

Según Amaya (2009) la toma de decisiones es una de las competencias clave para todo ejecutivo, así como lo es en el aspecto personal de cada uno de los seres humanos, pues son los ejecutivos los responsables de seleccionar una entre varias opciones en la empresa. Los directivos deben conocer el proceso para generar y aplicar decisiones efectivas reconociendo que en tal proceso se involucran aspectos tanto de carácter humano como de carácter técnico. (p.11).

1.2.1.4Principios de la Administración

Los principios de la administración son verdades de carácter universal que surgen a partir de la experiencia y que han sido debidamente comprobadas. Sirven para aplicar la administración con un mínimo margen de error. (Munch, 2010, p.28).

De la misma manera que en otras ciencias y disciplinas existen principios y leyes que se observan durante su aplicación en el proceso administrativo, existen ciertos principios que han sido debidamente comprobados y que promueven la competitividad y el éxito de la empresa.

(31)

18 Autor: (Munch, 2010, p.24)

Fuente: Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo.

En general: división del trabajo, autoridad, responsabilidad, capacidad de contabilización, extensión del control, líneas y unidades de comunicación y mando, legitimidad y coordinación. (Diccionario de Administración y Finanzas, 2003, p.402).

1.2.1.5Administración de Operaciones

La administración de operaciones es el estudio del proceso de transformación y su aplicación. (Robbins, DeCenzo, 2009, p.382).

La administración de operaciones (AO) es el conjunto de actividades que crean valor en forma de bienes y servicios al transformar los insumos en productos terminados. Las actividades que crean bienes y servicios se realizan en todas las organizaciones. (Heizer, Render, 2009, p.4).

Planeación

Factibilidad Objetividad Flexibilidad Cuantificación Unidad

Del cambio de Estrategias

Organización

De la misión Simplificación Especialización

Jerarquía

Paridad de autoridad y responsabilidad Unidad de mando

Difusión Amplitud o tramo de Control

De la Coordinación Adecuación

Integración

Provisión de elementos necesarios Calidad de los Proveedores El hombre adecuado para el puesto

adecuado.

Dirección

De la resolución del conflicto Aprovechameinto del conflicto

Impersonalidad de Mando Coordinación de intereses

De la vía jerárquica

Control

Equilibrio

Indicadores o estándares Oportunidad Desviaciones Costeabilidad

(32)

19 1.2.2 El Proceso Administrativo

La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento resulta esencial para aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. (Munch, 2010, p.26).

El proceso administrativo es el resultado de la integración de los referidos elementos de la función administrativa en una serie de fases sucesivas, de forma tal que nos permita conocer si los objetivos inicialmente planteadas se están cumpliendo o no. (Viera, 2006, p.25).

El proceso administrativo Gráfico N°3

Autor: (Viera, 2006, p.25).

Fuente: Fundamentos de la Administración.

Dese finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el

Iniciación y Planificación Metas Presupuestos Políticas Programas Estratégias OBJETIVO

Organización

Determinación del nivel, estructuras, funciones.

Dirección

Toma de decisiones,

selección, adiestramiento, motivación, delegación,

liderazgo.

Nuevo Plan

Fijación de parámetros, Comparación, Acciones -

(33)

20

control. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

1.2.2.1Etapas del Proceso Administrativo

1.2.2.1.1 Planificación

Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. (Stoner, Freeman, 1996, p.11).

La acción de planificar nos permite determinar y prevenir recursos que necesitamos para cumplir con los objetivos que han sido planteados y los posibles errores que puedan presentarse en el desarrollo de los mismos, las metas que defina la organización deberán estar enfocadas al bien común; tanto de la organización como de los elementos que componen la misma, todo orientados a un mismo fin.

1.2.2.1.2 Organización

Organización es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes estructuras. (Stoner, Freeman, 1996, p.12).

La organización interna de la empresa es el ente principal para el buen desempeño de la misma, la relación que se mantenga entre los recursos que se disponen será de vital importancia para el correcto desarrollo de esta en la organización. De esta actividad dependerá el cumplimiento y asignación de tareas y actividades que posteriormente deberán ser cumplidas por los colaboradores.

(34)

21

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. (Stoner, Freeman, 1996, p.13).

La dirección es un ente que demanda demasiada responsabilidad, no solo por los ejecutivos que estarán a cargo, sino más bien por las personas que tienen que ejecutar esas actividades. Demanda de obediencia y conocimiento en el caso de querer dar una sugerencia para mejorar los procesos que conlleven al objetivo final.

1.2.2.1.4 Control

Por último, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos básicos: 1) Establecer estándares de desempeño; 2) Medir los resultados presentes; 3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y 4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente gracias a la función del control puede mantener a la organización en el buen camino. (Stoner, Freeman, 1996, p.13).

El control es la etapa final del proceso administrativo que nos permite determinar si los pasos anteriores se vienen cumpliendo conforme lo establecido, a fin de mantenerlos y mejorarlos. El control viene a ser un ente demasiado importante ya que de este dependerá que prevalezcan las correcciones en los procesos y que las actividades se realicen con la finalidad de alcanzar las metas y propósitos establecidos como organización.

1.2.2.2Eficacia, Eficiencia y Efectividad

1.2.2.2.1 Eficacia

La medida de la producción en relación a los inputs humanos y otros tipos de recursos y otros tipos de recursos. (Diccionario de Administración y Finanzas, 2003, p.191).

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22

Medida de la cantidad de recursos utilizados por una organización para dar lugar a una unidad de producción. (Diccionario de Administración y Finanzas, 2003, p.191).

1.2.2.2.3 Efectividad

En el proceso de dirección, organización optima entre cinco elementos: producción, eficiencia, satisfacción, adaptabilidad y desarrollo. (Diccionario de Administración y Finanzas, 2003, p.190).

1.2.3 Gestión del Talento Humano

1.2.3.1Administración de Recursos Humanos

La administración de recursos humanos (RH) es un campo muy sensible para la mentalidad predominante en las organizaciones. Depende de las contingencias y las situaciones en razón de diversos aspectos, como la cultura que existe en cada organización, la estructura organizacional adoptada, las características del contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología que utiliza, los procesos internos, el estilo de administración utilizado y de infinidad de otras variables importantes. (Chiavenato, 2009, p. 7-8)

La administración de recursos humanos (ARH) es la utilización de las personas como recursos para lograr objetivos organizacionales. Como consecuencia, los gerentes de cada nivel deben participar en la ARH. Básicamente, todos los gerentes logran hacer algo a través de los esfuerzos de otros; esto requiere una ARH eficaz. Las personas que manejan asuntos de Recursos Humanos enfrentan diversos retos, que van desde la fuerza laboral, constantemente variable, hasta regulaciones gubernamentales siempre presentes. (Mondy, Noe, 2005, p. 4).

(36)

23

1.2.3.2Objetivos de la administración de recursos humanos

Las personas constituyen el principal activo de la organización y de ahí la necesidad de que las empresas sean más conscientes de sus trabajadores y les presten más atención. Las organizaciones con éxito se han dado cuenta de que solo pueden crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el rendimiento sobre las inversiones de todos sus grupos de interés, principalmente en los empleados. Entonces, cuando una organización se orienta hacia las personas, su filosofía global y su cultura organizacional reflejaran esa creencia. La ARH es la función que permite la colaboración eficaz de las personas a efecto de alcanzar los objetivos de la organización y los individuales.

Los objetivos de la ARH son múltiples; esta debe, entre otras cosas, contribuir a la eficacia de la organización:

1. Ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos y a realizar su misión. La función de la ARH es un componente fundamental de la organización de hoy. Antes se había hincapié en hacer las cosas correctamente, se imponían métodos y reglas a los trabajadores para conseguir la eficiencia.

2. Proporcionar competitividad a la organización. Esto significa saber crear, desarrollar y aplicar las habilidades y las competencias de la fuerza de trabajo. La función de la ARH es conseguir que las fortalezas de las personas sean más productivas para beneficio de los clientes, los asociados y los empleados.

3. Proporcionar a la organización personas bien entrenadas y motivadas. Preparar y capacitar a las personas es el primer paso. El segundo es brindar reconocimiento, y no solo monetario. Para mejorar e incrementar su desempeño, las personas deben percibir justicia en las recompensas que reciben.

4. Aumentar la autoactualizacion y la satisfacción de las personas en el trabajo. Para que sean productivas, las personas deben sentir que el trabajo es adecuado para sus competencias y que se les trata con equidad. Para las personas el trabajo es la mayor fuente de identidad. Las personas pasan la mayor parte de sus vidas en el trabajo y eso requiere de una estrecha identificación con el trabajo que hacen

(37)

24

administración, la libertad y la autonomía para tomar decisiones, el ambiente de trabajo agradable, la camaradería, la seguridad de empleo, las horas adecuadas de trabajo y las tareas significativas y agradables.

6. Administrar e impulsar el cambio. En decenios recientes hubo un periodo turbulento de cambios sociales, tecnológicos, económicos, culturales y políticos. Estos cambios y tendencias traen nuevos enfoques, más flexibles y agiles, que deben aplicarse para garantizar la supervivencia de las organizaciones.

7. Mantener políticas éticas y comportamiento socialmente responsable. Toda actividad de ARH debe ser abierta, transparente, justa, confiable y ética. Las personas no deben ser discriminadas y sus derechos básicos deben estar garantizados.

8. Construir la mejor empresa y el mejor equipo. Al cuidar a los talentos, la ARH debe cuidar también el contexto donde trabajan. Esto implica la organización del trabajo, la cultura corporativa y el estilo de administración. (Chiavenato, 2009, p. 11-13).

Las personas que participan en la administración de recursos humanos trabajan a través de un sistema integrado. Cinco áreas funcionales se relacionan con la ARH eficaz: proceso empleo, desarrollo de recursos humanos, compensación y beneficios, seguridad social y salud, relaciones laborales y con empleados.

 Proceso Empleo

 A través del proceso empleo una organización se asegura de contar siempre con el número adecuado de empleados que posean as competencias necesarias, en los puestos correctos y en momento oportuno, para lograr sus objetivos. Implica el análisis de puestos, la planeación de recursos humanos, el reclutamiento y la selección.

 Desarrollo de Recursos Humanos

 El desarrollo de recurso humanos (DRH) es una función importante de la ARH que consiste no solo en capacitación, sino también en la planeación de carreras individuales y actividades de desarrollo, desarrollo organizacional y evaluación del desempeño, una actividad que destaca las necesidades de capacitación y desarrollo (CyD).

(38)

25

 Un sistema de compensación bien diseñado proporciona a los empleados gratificaciones adecuadas y equitativas por su contribución al cumplimiento de las metas organizacionales.

 Seguridad Social y Salud

 La seguridad social implica proteger a los empleados de lesiones causadas por accidentes de trabajo. La salud se refiera a la ausencia de enfermedad física o emocional de los empleados. Estos aspectos son importantes porque los empleados que trabajan en un ambiente seguro y gozan de buena salud tienen más posibilidades de ser productivos y rendir beneficios a largo plazo a la organización.  Relaciones Laborales y con Empleados

 Cuando un sindicato representa a los empleados de una organización, la actividad de recursos humanos se refiere a menudo como relaciones industriales, que se encargan de la negociación colectiva.

 Investigación de Recursos Humanos

 La investigación de recursos humanos es una clave importante para desarrollar la fuerza laboral más productiva y satisfactoria.

 Interrelaciones de las Funciones de la ARH

 Todas las áreas funcionales de la ARH están interrelacionadas. La gerencia debe reconocer que las decisiones que se tomen en un área afectaran a las demás. El sistema de compensación de una empresa será inadecuado a menos que a los empleados se les proporcione un ambiente de trabajo seguro y sano. (Mondy, Noe, 2005, p.5-7).

1.2.4 Estructura Orgánica y Funcional

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

 Determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificación de los factores que requieren atención

 Jerarquización de prioridades en función del finque se persigue

(39)

26

 Especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio. (Franklin, 2004, p.7).

1.2.4.1Desarrollo Organizacional

El desarrollo organizacional (DO) es la corriente de pensamiento directivo que estudia las técnicas sociológicas y psicológicas enfocadas a la solución de problemas, actitudes y comportamientos sistémicos de la fuerza laboral (personal operativo y directivo) para renovar las organizaciones y hacerlas más competitivas y eficaces. Sus técnicas son producto de especialistas en ciencias del comportamiento, como psicólogos, sociólogos y, en menor grado, antropólogos sociales. En forma general, el DO es una estrategia de cambio planeado, orientado sobre todo a la transformación de maneras de actuar, hábitos, comportamientos y formas de trabajar en una empresa. (Hernández, Pulido, 2011, p.100). Es un proceso de cambio planificado en la cultura de una organización, mediante la utilización de las tecnologías, las ciencias de la conducta, la investigación y la teoría. (Burke, 1994, p.6).

1.2.4.2Comportamiento Organizacional

El comportamiento organizacional (CO) es el estudio sistemático y aplicación cuidadosa del conocimiento sobre la forma como la gente – individuos y grupos- actúa en las organizaciones. Se esfuerza por identificar formas en que la gente actúa con mayor eficacia. El comportamiento organizacional es una disciplina científica, a cuya base de conocimientos se agrega todo el tiempo un gran número de estudios de investigación y avances conceptuales. Es también una ciencia aplicada, en tanto la información sobre prácticas eficaces en una organización se extiende a muchas otras. (Newstrom, 2011, p.3-4).

(40)

27

El comportamiento organizacional es el análisis del desenvolviendo de los colaboradores en el ambiente laboral con los factores que le rodean tanto internos como externos. Es la determinación de la psicología industrial en la que conocen las características de la persona en relación a la organización y a sus compañeros. Es de vital importancia analizar el comportamiento organizacional ya que será la raíz de donde conoceremos la respuesta que nos dan los colaboradores en el cumplimiento de sus actividades.

1.2.4.3Cultura Organizacional

Sistema de significación compartida por los miembros de una organización que determina, en gran medida, la forma en que actúan sus empleados. (Robbins, Coulter, 2000, p.80) El fundamento de la cultura organizacional reside en que las personas, a través de los grupos formales o informales desarrollan en las empresas un conjunto de signos, símbolos, hábitos, costumbres y valores que guían la vida institucional. (Morales, Plazas, 2009, p.10).

1.2.4.4Diseño de puestos

(41)

28 Estructura Final del Puesto Quién Características Físicas Qué tareas desempeñará Dónde ubicacio geográfica

de la organización

Cuando Hora del día; momento en el que

ocurre el flujo del trabajo. Por qué Lógica organizacional de este puesto; objetivos y motivacion del trabajador Cómo

Método para el desempeño y

motivación

Diseño de puestos Gráfico N°4

Autor: (Chase Richard, Jacobs Robert, Aquilano Nicholas, 2009, p.187) Fuente: Administración de Operaciones. Producción y cadena de suministros.

1.2.5 Organigrama

(42)

29

una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen. (Franklin, 2004, p.78)

1.2.5.1Utilidad del organigrama

 Proporciona una imagen formal de la organización.

 Facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.

 Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.  Constituye una fuente autorizada de consulta. (Franklin, 2004, p.78)

1.2.6 Espacio de las áreas de trabajo

En la práctica administrativa, la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización es un aspecto relevante del estudio de las condiciones en que este se realiza. La estrecha relación que existe entre la productividad y las condiciones físicas del medio donde el personal realiza sus tareas permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no bastan estructuras de organización armónicas ni sistemas y procedimientos de trabajo idóneos: también es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo con el fin de convertirlo en un factor de productividad. La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física tanto de los puestos de trabajo como de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atender y servir al personal y a los clientes. (Franklin, 2004, p.124).

1.2.6.1Objetivos del espacio de las áreas de trabajo

 Incrementar la eficiencia de las unidades que conforman una organización.

(43)

30

 Arreglar el espacio de modo que facilite la circulación de las personas; la realización, supervisión y flujo racional del trabajo, así como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. (Franklin, 2004, p.124).

1.2.7 Manual de funciones

Los manuales administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se le asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. Asimismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

1.2.7.1Objetivos del manual de funciones

 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial)  Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir responsabilidades,

evitar duplicaciones y detectar omisiones.

 Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo personal.

 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones al evitar la repetición de instrucciones y directrices.

 Agilizar el estudio de la organización.

 Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

(44)

31

 Determinar la responsabilidad de cada unidad puesto respecto de la organización.  Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles

jerárquicos que la componen.

 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

 Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización. (Franklin, 2009, p. 244-245).

1.2.8 Proceso empresarial

Albert Shapero en múltiples artículos, sentó una de las bases conceptuales más sólidas, más fácil de entender y de aplicar al desarrollo de empresarios. Según el: ‘‘El proceso de formación de empresas ocurre en todos los países. Pero cada proceso es el resultado final de una acción humana muy especial y del comienzo de otra. Pero aun dentro de esa diversidad existen patrones y características generales del proceso, que, aunque multivariado y complejo, también es reconocible y descriptible; pero no es posible manipularlo en formas simples, pues en este proceso intervienen muchas variables’’. Aquí es donde muchas personas se equivocan, pues creen que tocando activamente una o dos variables se promueve el proceso empresarial. Shapero, para darle más solidez a su teoría, se aleja del análisis del empresario en sí y aborda un sistema que él denomina evento empresarial, y hace de este la variable dependiente y deja como independientes al individuo o grupo empresarial y a los factores sociales, económicos, políticos, culturales y situacionales que afectan el proceso de formación de una empresa. Operacionalmente indica que el evento empresarial está marcado por las siguientes características:

Toma de iniciativa: la decisión de un grupo para identificar y llevar a cabo la oportunidad de empresa.

(45)

32

Administración: la capacidad de dar una organización y una dirección (gerencia) a la nueva empresa; o sea, aquellos que toman la iniciativa la convierten en realidad.

Autonomía relativa: la libertad de los empresarios para tomar decisiones sobre el funcionamiento de la organización.

Toma de riesgos: la disposición para enfrentarlas recompensas o las pérdidas que la empresa produzca. (Robbins, Coulter, 2009, p.164).

Modelo de Shapero Gráfico N°5

Autor: (Stephen P. Robbins, Mary Coulter, 2009, p.166). Fuente: Administración. Un empresario competitivo.

1.2.9 Control

Es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realice según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aunque sus unidades se estén desempeñando según lo planeado. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades tienen un desempeño adecuado, sino hasta que evalúan que actividades se han llevado a cabo y compraran el desempeño real con la norma deseada. Un sistema d control eficaz asegura que las

Cambio en el estilo de Vida

Percepción de deseabilidad

(46)

33

actividades se completen de tal manera que conduzcan al logro de los objetivos de la organización. (Robbins, Coulter, 2009, p.340).

1.2.9.1Enfoques para los sistemas de control

Gráfico N°6 Tipo de control Características

De Mercado Usa mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas que se utilizan en el sistema. Comúnmente lo usan las organizaciones cuyos productos o servicios son claramente específicos y distintivos y que enfrentan una enorme competencia en el mercado.

Burocrático Destaca la autoridad organizacional. Se basa en mecanismos administrativos y jerárquicos, como normas, reglamentaciones, procedimientos, políticas, estandarización de actividades, descripciones de empleo bien definidas y presupuestos, para asegurar que los empleados exhiben comportamientos apropiados y cumplen con las normas de desempeño.

De clan Regula el comportamiento de los empleados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización. Lo usan con frecuencia las organizaciones donde son comunes los equipos y la tecnología cambia con rapidez.

(47)

34 1.2.9.2Importancia del control

El control es importante porque es el vínculo final en las funciones de la gerencia. Es la única forma que tienen los gerentes para saber si los objetivos organizacionales se están cumpliendo, y si no, las razones por las que no se están logrando. El valor de la fusión de control radica en su relación con la planeación, el empowerment y la protección de los centros de trabajo. (Robbins, Coulter, 2009, p.342).

1.2.9.3Relación entre planeación y control

Relación entre planeación y control

Gráfico N°7

Autor: (Stephen P. Robbins, Mary Coulter, 2009, p.342) Fuente: Administración. Un empresario competitivo.

Relación

Planeación Metas Objetivos Estratégias

Planes

Organización Estructura Gerencia de recursos

humanos

Dirección Motivación

Liderazgo Comunicación Comportamiento individual y grupal Control

Normas Medidas Comparacion

(48)

35 1.2.9.4El proceso de control

El proceso de control consiste en tres etapas: la medición del rendimiento real, la comparación de este con una norma y la toma de medidas administrativas para corregir desviaciones o normas inadecuadas. El proceso de control asume que ya existen normas de desempeño. Estas normas son las metas específicas establecidas durante el proceso de planeación y frente a las cuales se mide el progreso del desempeño. (Robbins, Coulter, 2009, p.342).

El proceso de control Gráfico N°8

Elaborado por: Stephen P. Robbins, Mary Coulter, 2009, p.342 Fuente: Administración. Un empresario competitivo.

Medición del desempeño real

Comparación del desempeño real

con una norma

Toma de medidas adminsitrativas Medicion del

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36

1.3Análisis crítico de las distintas posiciones teóricas con los distintos autores de: Administración, Procesos Administrativos y Gestión del Talento Humano.

Robbins y DeCenzo, (2009). ‘‘El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, a través de otras personas y junto con ellas. La eficiencia y la eficacia se refieren a lo que hacemos y a como lo hacemos.’’ p.6; mientras que, para Chiavenato, (2001), ‘‘La palabra administración proviene del latín y significa subordinación y servicio. En su origen, el termino significaba función que se desempeña bajo el mando de otro, servicio que se presta a otro’’ p.3.