UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo
ARTURO RUIZ MORA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA
Tesis de grado previo a la obtención del título de: INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA
DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA FINANCIERA APLICADO A LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS SANTO DOMINGO, 2010.
Estudiante: JUAN ANDRÉS SARANGO ÁLAVA
Directora de Tesis: Lic. Msc. Marisol Angulo
ii DOMINGO, 2010.
Lic. Msc. Marisol Ángulo
DIRECTORA DE TESIS __________________________
APROBADO
Ing. MBA. Patricio Analuisa
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ___________________________
Dra. Clemencia Carrera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ___________________________
Ing. MBA. Fidel López
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ___________________________
iii
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad del autor/a.
_________________________________ Juan Andrés Sarango Álava
172228185-2
Autor: Juan Andrés Sarango Álava
Institución: Universidad Tecnológica Equinoccial.
Título de Tesis: Diseño del Sistema de Control Interno para
el Área Financiera Aplicado a la Asociación de Ganaderos Santo Domingo, 2010.
iv
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo…..de………del 2012.
Ingeniero
Patricio Analuisa
DIRECTORA ACADÉMICA UTE – Santo Domingo
Estimado Ingeniero
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por el señor: JUAN ANDRÉS SARANGO ÁLAVA, cuyo tema es: “DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA FINANCIERA APLICADO A LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS SANTO DOMINGO, 2010”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
Atentamente.
____________________________ Lic. Msc. Marisol Angulo Haro
v
A mi madre Noemí Álava, por ser el pilar fundamental en mi vida, al ser un ejemplo de perseverancia y progreso, para conseguir todas las metas
propuestas.
A toda mi familia, por todos los consejos brindados que me ayudaron a no dejarme caer y perseverar por lograr un objetivo más en mi vida.
A la Dra. Marisol Angulo, mi directora de tesis, por ayudarme en la conclusión de la misma y a todos los docentes de la universidad que tuvieron la gentileza
aportar con un granito de arena con sus conocimientos.
vi
Agradezco a Dios por permitir culminar con este propósito, que representa uno de los mayores logros hasta ahora en mi vida personal, como profesional.
Agradezco a mi familia por su apoyo incondicional, ya que fueron quienes me llenaron de valor para seguir avanzando hasta el final y no rendirme.
Agradezco a todos los maestros que aportaron con sus conocimientos para el desarrollo y culminación de esta tesis
A todos gracias por estar a mi lado
vii
Hoja de sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal ii
Hoja de responsabilidad del autor iii
Informe de aprobación del director de tesis iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Índice de contenidos vii
Resumen Ejecutivo xiv
Summary Executive xvi CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN Págs. 1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Antecedentes históricos 1 1.1.2 Antecedentes científicos 2 1.1.3 Antecedentes prácticos 3 1.1.4 Importancia del estudio 3 1.1.5 Situación actual del tema de investigación 4 1.1.6 Ubicación 5 1.2 Limitación del estudio 6
1.3 Alcance del trabajo 6 1.4 Objetivos 6 1.4.1 Objetivo general de estudio 6
1.4.2 Objetivos específicos de estudio 6 1.5 Justificación del estudio 7 1.5.1 Justificación teórica 7 1.5.2 Justificación práctica 7
1.5.3 Justificación metodológica 8 1.5.4 Justificación económica 8 1.6 Hipótesis 9 1.6.1 Hipótesis alternativa 9
1.7 Variables 9 1.7.1 Variable independiente 9 1.7.2 Variable dependiente 9
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA Págs. 2.1 Marco teórico 10
2.1.1 Control interno 10
2.1.1.1 Conceptos Modernos de Control Interno 12
viii
2.1.2.4 Clasificación de los controles internos 19
2.1.2.4.1 Tipos de controles generales 19
2.1.2.4.2 Tipos de controles específicos 20
2.1.2.4.3 Puntos de control 21
2.1.2.5 Tipos de errores 21
2.1.3 Método de evaluación 22
2.1.4 Pruebas de cumplimiento 23
2.1.4.1 Diseños de pruebas de cumplimento 23
2.1.4.2 Tipos de pruebas de cumplimiento 24
2.1.5 Técnicas de evaluación 25
2.1.5.1 Verificación ocular 25
2.1.5.2 Verificación oral 26
2.1.5.3 Verificación escrita 26
2.1.5.4 Verificación documental 27
2.1.5.5 Verificación física 27
2.1.6 Diseño de un sistema de control interno 27
2.1.7 Proceso de creación de controles 28
2.1.7.1 Análisis de procesos 28
2.1.8 Sistema de contabilidad 29
2.1.8.1 Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad 31
2.1.9 Estados financieros 31
2.1.9.1 Estados financieros proyectados 32
2.1.9.2 Estados financieros auditados 32
2.1.9.3 Estados financieros consolidados 33
2.1.9.4 Clases de estados financieros 33
2.1.9.4.1 Balance general 33
2.1.9.4.1.1 Control Activos 34
2.1.9.4.1.2 Control Pasivos 35
2.1.9.4.1.3 Control Patrimonios 36
2.1.9.4.2 Estado de resultados 37
2.1.9.4.3 Estado de flujo del efectivo 37
2.1.10 La auditoría de los estados financieros 38
2.1.11 Transacciones económicas 40
2.1.12 Control Interno Inventarios 40
2.1.12.1 Normas de control interno para inventarios 41
2.1.13 Control Interno Nómina 42
2.1.13.1 Pago de nómina 42
2.1.13.2 Registro y procedimiento para contabilizar nómina 42
2.1.14 Control interno Proveedores 43
2.1.14.1 Cuestionario de Control interno Proveedores 43
2.1.15 Departamento financiero 44
2.1.15.1 Objetivo del departamento financiero 45
2.2. Marco conceptual 45
ix
Págs.
3.1 Reseña histórica 51
3.2 Cultura organizacional 52
3.2.1 Misión 52
3.2.2 Visión 52
3.2.3 Valores corporativos 52
3.3 Diagnóstico FODA de la Asociación de Ganaderos 53
3.3.1 FODA 54
3.3.2 Análisis FODA factores internos y externos de la Asociación 55 3.4 Finalidades de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo 56 3.5 Clasificación de los socios de la Asociación de Ganaderos de
Santo Domingo 57
3.5.1 Socios Activos 57
3.6 Organigrama de ASOGAN-SD 59
3.6.1 La asamblea general 59
3.6.1.1 Objetivos de la asamblea general 60
3.6.2 Directorio 60
3.6.2.1 Atributos del directorio 62
3.6.3 Presidente 62
3.6.3.1 Funciones del presidente 63
3.6.4 Gerente 63
3.6.4.1 Atributos y deberes del gerente 64
3.7 Departamentos de ASOGAN-SD 64
3.7.1 Secretaria – recepción 64
3.7.2 Contabilidad 64
3.7.3 Área técnica 65
3.7.4 Centro de mercado 66
3.7.5 Almacén ganadero 67
3.8 Investigación de mercado 68
3.8.1 Etapas del proceso de investigación 69
3.8.2 Población y muestra 69
3.8.3 Condiciones de prueba 72
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
Págs.
4.1 Introducción 89
4.2 Filosofía institucional 90
4.2.1 Misión 90
4.2.2 Visión 90
4.3 Objetivos 90
4.3.1 Objetivo general 90
x
4.5.2 Procesos Contables Críticos 92
4.5.3 Políticas de control Interno 92
4.5.3.1 Políticas de control inventario 92
4.5.3.2 Políticas de control proveedores 93
4.5.3.3 Políticas de control de nómina 94
4.5.3.4 Políticas de control presentación de estados financieros 95
4.5.4 Organigrama de la asociación 96
4.5.4.1 Organigrama estructural 96
4.5.4.2 Organigrama funcional 97
4.5.5 Segregación de funciones 98
4.5.5.1 Contador 99
4.5.5.2 Auxiliar contable 103
4.5.6 Flujo gramas 106
4.5.6.1 Características de los flujogramas 106
4.5.6.2 Gráficos o Símbolos Utilizados 107
4.5.7 Diagnostico en el Proceso Contable Inventarios 108
4.5.7.1 Objetivo de control 108
4.5.7.2 Ambiente de control 109
4.5.7.3 Flujogramas Procesos Control de Inventarios 109
4.5.7.4 Control de registro 111
4.5.7.4.1 Cotización 111
4.5.7.4.2 Recepción 112
4.5.7.5 Contabilización de la Mercadería 112
4.5.7.6 Formas de Pago 113
4.5.7.7 Ciclo del proceso de inventarios 114
4.5.7.8 Constatación Física 114
4.5.7.9 Control de Ingreso y Salida de Mercadería. 116
4.5.7.9.1 Cuadro de Ingreso de Mercadería 116
4.5.7.9.2 Cuadro de Salida de Mercadería 117
4.5.7.10 Registro contable 119
4.5.7.11 Vigilancia en Bodega 119
4.5.7.12 Organización de Bodega 120
4.5.8 Diagnósticos Proceso Control Proveedores 124
4.5.8.1 Objetivo de control 125
4.5.8.2 Ambiente de Control 125
4.5.8.3 Selección de proveedores 126
4.5.8.4 Flujogramas Proceso Control Proveedores 127
4.5.8.5 Control de Registro 129
4.5.8.5.1 Orden de Compra 129
4.5.8.5.2 Guía de remisión 129
4.5.8.6 Registro contable 130
4.5.8.7 Ciclo Control Proveedores 132
4.5.8.8 Control Cuentas Por Pagar 132
4.5.9 Diagnóstico en el Procesos Control Nómina 133
xi
4.5.9.4.1 Características del Contrato de trabajo 136
4.5.9.5 Flujogramas Procesos Control Nómina 140
4.5.9.6 Control de Registro 142
4.5.9.6.1 Proceso de Nómina 142
4.5.9.6.2 Requisitos de la Nómina 143
4.5.9.7 Tarjeta de tiempo 145
4.5.9.8 Registro contable 146
4.5.9.9 Ciclo Control de Nómina 147
4.5.9.10 Control de Cancelación de Sueldos 148
4.5.10 Diagnostico de Presentación Estados Financieros 150
4.5.10.1 Objetivo de control 150
4.5.10.2 Ambiente de control 150
4.5.10.3 Presentación de los Estados Financieros 151
4.5.10.3.1 Normas Internacionales de Información Financiera 151
4.5.10.3.2 Normas Internacionales de Contabilidad 151
4.5.10.4 Control Rendimiento de los Estados Financieros 152
4.5.10.4.1 Forma de cálculo 153
4.5.10.5 Flujograma Procesos Presentación de los Estados Financieros 154
4.5.10.6 Análisis Financieros 156
4.5.10.7 Cuadros Estadísticos Comparativos 156
4.5.11 Verificación del Control Interno 158
4.5.11.1 Cédulas Narrativas 158
4.5.12 Supervisión 160
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Págs.
5.1 Conclusiones 161
5.2 Recomendaciones 162
Bibliografía 163
xii
Cuadro No 1. Cuadro FODA 54
Cuadro No 2. Análisis del FODA 55
Cuadro No 3. Población 70
Cuadro No 4. Tabla de Porcentaje 72
Cuadros
No 5 – No 20. Encuetas ASOGAN SD 73-88
Cuadro No 21. Formulario control de inventario 115
Cuadro No 22. Cuadro de ingreso de mercadería 117
Cuadro No 23. Cuadro de salida de mercadería 118
Cuadro No 24. Propósito control contable 119
Cuadro No 25. División por secciones 121
Cuadro No 26. Cuadro de distribución de productos 122
Cuadro No 27. Codificación de productos 123
Cuadro No 28. Rotación de Inventarios 124
Cuadro No 29. Rotación de cuentas por pagar 124
Cuadro No 30. Selección de Proveedores 127
Cuadro No 31. Propósito de control contable 131
Cuadro No 32. Control cuentas por pagar 133
Cuadro No 33. Control de selección aspirante al cargo 135
Cuadro No 34. Nivel de aceptación para el cargo 136
Cuadro No 35. Cuadro de Nomina 144
Cuadro No 36. Tarjeta de tiempo 145
Cuadro No 37. Propósito control contable 146
Cuadro No 38. Registro cancelación sueldos 149
Cuadro No 39. Cuadro general variación absoluta y relativa 152
Cuadro No 40. Cuadro por cuentas variación absoluta y relativa 153
Cuadro No 41. Cedula narrativa inventarios 158
Cuadro No 42. Cedula narrativa proveedores 159
Cuadro No 43. Cedula narrativa nómina 159
Cuadro No 44. Cedula narrativa estados financieros 159
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Págs.
Gráfico No 1. Mapa de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas 5
Gráfico No 2. Pirámide marco integral del control interno 15
Gráfico No 3. Organigrama 59
Gráfico No 4. Directorio 61
Gráfico No 5. Directores principales y alternos 62
Gráfico No 6. Feria ganadera 66
Gráfico No 7. Movimiento ganadero 67
Gráficos
No 8 – No 23. Encuestas ASOGAN SD 73-88
xiii
Gráfico No 28. Proceso control proveedores 128
Gráfico No 29. Ciclo control proveedores 132
Gráfico No 30. Presentación del contrato de trabajo 138
Gráfico No 31. Proceso control nómina 141
Gráfico No 32. Ciclo control nómina 147
Gráfico No 33. Proceso presentación de estados financieros 155
Gráfico No 34. Cuadro estadístico balance general 156
Gráfico No 35. Cuadro estadístico estados de resultado 157
Gráfico No 36. Cuadro estadístico flujo de efectivo 157
ÍNDICE DE ANEXOS
Págs.
Anexo No 1. Cuestionario dirigido a los socios 167
Anexo No 2. Cuestionario dirigido a los empleados fijos y eventuales 169
Anexo No 3. Centro de mercado 171
Anexo No 4. Almacén ganadero 171
Anexo No 5. Área de contabilidad 172
Anexo No 6. Gerencia 172
Anexo No 7. Presidencia 173
Anexo No 8. Departamento técnico 173
Anexo No 9. Secretaria 174
Anexo No 10. Tesorería 174
Anexo No 11. Salón de reuniones 175
Anexo No 12. Feria ganadera 175
Anexo No 13. Balance general 176
Anexo No 14. Estado de resultado 177
Anexo No 15. Estado de flujo de efectivo 178
Anexo No 16. Balance general con variaciones 179
xiv
La presente investigación se desarrolló de acuerdo a las necesidades de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo; cuyo propósito es todo lo referente a la ganadería, se utilizó literaturas, experiencias aprendidas en la etapa estudiantil, criterios personales y extractos de páginas de internet, revistas y libros. Su fundamento es la aplicación de un sistema de control interno del área financiera para la asociación cuyo tema es: “DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA FINANCIERA APLICADO A LA ASOCIACIÓN DE GANADEROS SANTO DOMINGO, 2010.”, el diseño del sistema control interno permitirá mejora control de los procesos contables que más tiene problemas. También dará eficiencia y eficacia en tanto en la presentación de información así como también en el desempeño del personal de la asociación, lo que significa un adelanto al futuro y un cumplimiento de una meta en el presente.
El capítulo I trata sobre los antecedentes, importancia, situación actual del tema, ubicación, los objetivos generales y específicos, justificación, hipótesis y variables.
El capítulo II trata sobre el marco teórico con todo lo relacionado al control interno tema de esta investigación, además otras teorías relacionadas a los procesos contables de inventarios, proveedores, nómina y la presentación de los estados financieros, por último los marcos conceptuales y legales.
xv presentación de los estados financieros.
xvi
The actual investigation developed according to the needs of the Cattle Dealer Association from Santo Domingo; which principal purpose is all related to the cattle raisin, it used literatures, learned experiences in the student life, personal criteria and speeches of the Internet pages, magazines and books.
It is based on the application of an internal control system of the financial area to the Association which theme is: "DESIGN OF THE INTERNAL CONTROL TO THE FINANCIAL AREA APPLICATED TO THE CATTLE DEALERS ASSOCIATION SANTO DOMINGO, 2010", the design of the internal control system will permit to develop a control of the accountant processing which they have a lot of problems. Also, it will give efficiency and efficacy on the presentation of information as in the development of the personnel of the association, and it means and advance to the future and a performance of a goal at the present time.
The first chapter refers to the antecedents, importance, the real situation of the theme, location, the general and specific objectives, justification, hypothesis and variables.
The second chapter refers to the theoretical mark which is ail related to the internal control theme of this investigation, moreover other theories related to the accountant processes of stock takings, suppliers, payroll and the presentation of the financial statements, and at last the conceptual and legal marks.
xvii presentation of the financial statements.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
1.1.1 Antecedentes Históricos
Santo Domingo de los Tsáchilas en una ciudad en crecimiento que ocupa el cuarto lugar de la población a nivel nacional debido a que su población aproximadamente es de 326.581habitantes fluctuantes, tiene de superficie 3.523 km² - 352.300,00 a una altitud de 655 msnm y con una temperatura media de 22.9’C, además se encuentra en una zona montañosa de la costa ecuatoriana, de la cordillera occidental. Santo Domingo con el pasar del tiempo ha ido desarrollándose más y más en el ámbito económico, social y político, y que hoy en día constituye una relación económica entre costa, sierra y oriente, además siendo un punto importante dentro de la economía aquí se asientan empresas ganaderas, agroindustriales, plantaciones y fábricas de procesamientos.
La Provincia está conformada por 7 Parroquias rurales: Alluriquín, Luz de América, Puerto Limón, San Jacinto del Búa, Valle Hermoso, Santa María del Toachi y El Esfuerzo; 7 pre parroquias: Las Delicias, Nuevo Israel, Las Mercedes, El Placer del Toachi, San Gabriel del Baba y Julio Moreno Espinosa y 7 Comunas Tsáchilas: Colorados del Búa, Cóngoma, Poste, Chigüilpe, Otongo Mapalí, Peripa y Naranjo.
Paz y Miño comprende 7 hectáreas con hermosos senderos, especies de árboles nativos de la zona, existen otros atractivos turísticos en Santo Domingo que sobresalen para el turismo en la zona.
Los beneficios que se ha logrado con la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, realizar muchas obras de infraestructura, construcción y rehabilitación de vías, construcción de puentes que permiten a la colectividad contar con mejor estilo de vida, y no solo eso sino que también ayuda al desarrollo y crecimiento económico, además existe el apoyo a la educación y salud, y además la atención a los requerimientos de la colectividad.
El alto número de los comerciantes que dinamizan la economía local (2500 aproximadamente), las instituciones financieras, el desarrollo agroindustrial, las artesanías propias de la comunidad, el desarrollo ganadero que se ha convertido en un pilar de la economía en Santo Domingo, son algunas de las razones por la que fue elevada a la categoría de provincia.
1.1.2 Antecedentes científicos
En la actualidad el desarrollo en Santo Domingo de los Tsáchilas, ha ido en crecimiento a lo largo de los años y el sector ganadero aportado con ese crecimiento, debido a que mucha gente se interesa por la ganadería que es una fuente vital para el comercio y que permite el desarrollo satisfactorio de la misma y te tal manera que atiende a las necesidades de los pueblos de nuestro país.
problema ocasionando que se pierda la credibilidad del manejo y control del área contable, a la postre repercutiría dentro de la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO al no contar con un diseño de un sistemas de control interno en el área financiera, por lo cual se han presentado algunos problemas que generan pérdidas económicas en ocasiones y que reflejan en los estados financieros.
Es necesario realizar un diseño de un sistema de control interno para el área financiera, debido a que esto permitirá mejorar eficientemente y eficazmente el control y de esta manera disminuir en cierta parte los problemas que se presente en la Asociación de Ganaderos.
1.1.3 Antecedentes Prácticos
El área financiera parte importante del sistema de contabilidad de la Asociación de Ganaderos, se convierte en el pulmón de la misma en el excelente manejo del negocio.
La realización de un diseño de sistema de control interno para el área financiera permitirá cumplir ciertas normas al momento de realizar adquisiciones para sus inventarios en bodega, manejo de cuentas contables, manejo de balances y estados financieros, clientes, socios, manejo de cuentas bancarias, etc. , además lograr un mejor control de las organizaciones, para que obtenga los resultados deseados.
1.1.4 Importancia del estudio
control interno no se logra un buen manejo y control, por lo tanto se convierte en un riesgo para las organizaciones.
Cuando una organización cuenta con un sistema de control interno para el área financiera estos tendrán un mejor manejo y control, a su vez evitará un sinnúmero de errores contables, como económicas y generará que el giro de la asociación sea el mejor y se cumplirán los objetivos deseados.
1.1.5 Situación Actual del tema de Investigación
Uno de los problemas que se presenta es la falta de seguimiento a las transacciones esto hace que no se tenga información exacta a la hora de la presentación de los saldos, de igual manera en los registros de ingresos y egresos no se realiza un monitoreo a sus procedimientos, entonces estas fallas hacen que se entorpezcan el manejo financiero en la asociación, lo cual hace que esta área se encuentre con deficiencias y que no se sea confiable su manejo. Al no contar con un adecuado control interno no podrá garantizar el manejo financiero por parte de quien esté a cargo de esa área y al final presentándose cualquier tipo de irregularidades que a futuro a la Asociación le puede causar pérdidas, o mala toma de decisiones.
De igual manera la asociación presenta informes financieros y económicos sin el respectivo respaldo y monitoreo y esto podría convertirse en una información no confiable para los administradores y socios de la asociación, y los empleados de la organización, y esto hace que para la toma de decisiones no se lo realice correctamente.
1.1.6. Ubicación
La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo (ASOGAN-SD) Se encuentra ubicada en el Km 7 de la Vía Quinindé Margen derecho.
Gráfico No. 1
Ubicación de ASOGAN-SD
1.2 Limitación del estudio
En la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO el área de análisis es la parte financiera donde se genera la información.
1.3 Alcance del trabajo
La investigación se realizó a la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO en cuanto al manejo y control del área financiera con la finalidad de diseñar un sistema de control interno.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General del Estudio
Diseño del sistema de control interno para el área financiera aplicado a la Asociación de Ganaderos Santo Domingo, 2010.
1.4.2 Objetivos Específicos del Estudio
Diagnosticar la situación interna de la asociación, las operaciones y procesos contables del área financiera.
Establecer los procesos contables más críticos en las que se va a necesitar realizar un control interno.
Recomendar la aplicación este diseño del sistema de control interno en la Asociación de Ganaderos.
1.5 Justificación del Estudio
1.5.1 Justificación Teórica
La presente investigación se basó en el estudio de contabilidad, auditorias y demás ciencias afines al tema de estudio, los cuales nos permitieron servir de base para el planteamiento del sistema de control interno a desarrollarse cumpliendo con los requerimientos de conceptos claros propios de la rama de estudio.
Para la presente investigación se contó con una base de datos e información que sustenta y apoya dicha información, la contabilidad como una ciencia de estudio universal que la que nos encaminó a comprensión de temas relacionados con nuestra investigación, además se utilizó los principios de contabilidad generalmente aceptados, las norma internacionales de información financiera, las normas de auditoría generalmente aceptadas y demás leyes y reglamentos aplicadas a el área de estudio.
1.5.2 Justificación Práctica
Para realizar el control interno en la Asociación de Ganaderos, se utilizó una serie de herramientas que permita obtener la información necesaria para determinar si lleva correctamente el manejo financiera de la asociación, dichas herramientas fueron procedimientos, cédulas narrativas y analíticas, cédulas sumarias, cuestionario de control interno.
1.5.3 Justificación Metodológica
La investigación está sustentada por conocimientos teóricos y prácticos que en el transcurso de la carrera se han ido desarrollando esto nos permitió obtener información basada en las falencias del área financiera de la Asociación de Ganaderos.
Para la presente investigación fueron necesarias las consultas, encuestas, software, observación, que se realizó en la Asociación de Ganaderos en toda el área de contabilidad, y además aplicar métodos estadístico, matemático, interpretación de resultados.
1.5.4 Justificación Económica
1.6 Hipótesis
1.6.1 Hipótesis Alternativa
El diseño del sistema de control interno mejorará la eficiencia en el área
financiera de la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO.
1.7 Variables
1.7.1 Variable Independiente
Diseño del sistema de control interno.
1.7.2 Variable Dependiente
Eficiencia. Rentabilidad.
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Marco teórico
2.1.1 Control Interno
El control interno es un paso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
“Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un
reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de
control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes
y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.”1
1
“El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos,
políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión contable y administrativa de la empresa.”2
“El control interno abarca el plan de organización y los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la
información de las contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección”.3
“Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia
de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa
unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos
empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden
control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema
deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la
complejidad de la organización.
Con la organización de tipo multinacional, los directivos imparten
órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las
mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si
así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.
2
Según www.ecuadorimpuestos.com 3
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones más se hace necesario la existencia de un sistema de control interno estructurado.”4
Lo que nos manifiesta los autores es que el control interno en las empresas es una herramienta de mucha utilidad y gran importancia para estas, ya que con su aplicación se puede mejorar la eficiencia de todas las operaciones con la prevención de errores y fraudes, ya que se optimiza el uso de los recursos, consiguiendo de esta manera que la empresa que lo aplique sea más productiva.
Además permite salvaguardar y preservar los bienes de la empresa de manera que no existan irregularidades en las operaciones de la misma y que después se conviertan en una pérdida o disminuya la productividad. Como resumen permite que los errores y fraudes ya no se cometan.
2.1.1.1 Conceptos Modernos de Control Interno
El control interno se define como un proceso, efectuado por la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la información administrativa, tecnológica, financiera, entre otras.
Salvaguarda de los recursos de la entidad Cumplimiento de las leyes y normas aplicables 5
4
Según www.monografias.com CONTROL INTERNO
Es un proceso que se aplica en la ejecución de las operaciones, es una herramienta administrativa-financiera y un medio utilizado para apoyar la consecución de los objetivos institucionales, siempre y cuando el personal sea parte de la misión, colaborado en forma activa.
Además, integra a las actividades operativas de la entidad para evaluar deficiencias y riesgos para la aplicación de medidas, esto permite a la empresa mejorar su funcionamiento.
El marco integrado del control interno ofrece resultados inmediatos generados de controles internos aplicados correctamente por el personal de las organizaciones, con el eficiente y eficaz uso de recursos.
El proceso completo en que están integrados los controles internos diseñados y aplicados incluye las siguientes actividades:
Generan valor agregado ( Actividades operativas o sustantivas)
Infraestructura (sustento directo para las operaciones que generan valor) Gestión institucional (administración, finanzas, riesgos, planificación y
otras)6
Los procedimientos de control interno implican el análisis de manuales de operación, organización, administración y finanzas, para detectar cualquier irregularidad que este perjudicando a la empresa.
Todos los miembros de la empresa son responsables en el diseño y ejecución de los controles internos, por medio del cumplimiento de objetivos medidos en base al desempeño diario de los empleados.
La supervisión de resultados de las operaciones lo realiza la Junta Directiva o la auditoría interna quienes evalúan y controlan todas las actividades a fin de modificarlas o cambiarlas en base a normas y leyes establecidas para el funcionamiento de la empresa, con la finalidad de que existan mejoras importantes para el desarrollo de la misma.
El control interno debe aportar un grado de seguridad razonable a la dirección superior de la organización, respecto del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales; en ningún caso la seguridad será total o absoluta.
Un sistema de control interno integrado de las operaciones sustantivas de la organización, permite dar seguridad razonable de dichas operaciones, siempre y cuando se realicen evaluaciones periódicas internas y externas del control interno.
Gráfico No 2
Pirámide del Marco Integral de Control Interno
Fuente: Control Interno
Elaborado por: Andrés Sarango/2011
Los cinco componentes constan de factores que permiten obtener mayor eficiencia y eficacia de las operaciones, entre estos tenemos:
Ambiente de control y trabajo Institucional
Integridad y valores éticos Estructura Organizativa
Autoridad asignada y responsabilidad asumida Administración de recursos Humanos
Competencia profesional y evaluación del desempeño individual Filosofía y estilo de la dirección
Evaluación de Riesgos para obtener objetivos
Objetivos de las organizaciones
Riesgos potenciales para la organización Gestiones dirigidas al cambio
Actividades de control para minimizar los riesgos
Análisis de la dirección Proceso de la Información Indicadores de Rendimiento Disposiciones Legales puntuales Criterios técnicos de Control Interno Estándares Específicos
Información Generada Rendimiento Esperado Otros criterios de Control
Información y Comunicación
Información a todos los niveles
Datos fundamentales en los Estados Financieros Herramientas para la supervisión
Información adicional y detallada
Comunicación de los objetivos de la organización
Supervisión
2.1.2 Sistema de Control Interno
“El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en
donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la
supervisión y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que
promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las
normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos
de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.”7
2.1.2.1 Limitaciones de un sistema de control interno
Ningún sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:
Costo beneficio.
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.
El factor de error humano.
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
7
Solución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
2.1.2.2 Control Interno Contable
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:
1- Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o Específicas de la gerencia.
2- Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación de los estados financieros.
3- Se salvaguardan los activos solo acezándolos con autorización.
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
En lo que se refiere a la limitación del control interno el autor nos reitera que un control no puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos pero brinda seguridad razonable para la empresa, y cuando nos habla del control interno contable comprende a un plan de organización y e los registro que permite salvaguardar la información contable.
2.1.2.3 Control Interno en el Riesgo de Auditoria
Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos :
Que exista error sustancial y en el proceso de preparación de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error.
Que el proceso de auditoría falle y no se detecte error.
2.1.2.4 Clasificación de los Controles Internos
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la información Contable.
Específicos: Se relacionan con la información Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.
2.1.2.4.1 Tipos de Controles Generales
Conciencia de control
La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.
Estructura organizacional
Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y así como la asignación de responsabilidades y políticas de delegación de autoridad.
Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del máximo nivel de la empresa.
Calidad e integridad del personal que está encargado de ejecutar los métodos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.
Protección de los activos y registros
Políticas adoptadas para prevenir la destrucción o acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos electrónicos y a los datos generados. Además incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundación, etc.).
Separación de funciones
La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona esté en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes son: autorización, ejecución, registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones.
2.1.2.4.2 Controles Específicos
Un ciclo de información contable está constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.
Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo.
Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor.
2.1.2.4.3 Puntos de Control
Los intercambios de información están sujetos a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesos en donde se produce el intercambio de información. Tal se lo denomina punto de control.
2.1.2.5 Tipos Errores
Población: Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ejemplo. Se realizan 150 ventas y se registran 148, el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluación. El error puede estar determinado porque hubo tal vez una devolución por defecto de mercadería en el caso de la ganadería pudo haber existido una vaca enferma, o que q tal vez haya existido un error de digitación al momento de ingresar las cantidades por ejemplo que si se vendieron las 150 y se registraron 148, errores así suceden y eso es lo que nos permite el control interno corregir ciertos errores en el área financiera.
Autorización: Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o intención.
Integridad: son errores de integridad de la información.
Exactitud: Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo, existen errores de exactitud.
La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemáticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno.
2.1.3 Método de Evaluación
Una vez entendido el flujo de información contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estará en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.
Además el método comprende los siguientes pasos detallados que son:
Comprender el flujo de información contable.
Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregación de funciones.
Explicitar los objetivos del control.
Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorización integridad y exactitud.
Identificar los efectivos y efectuar la evaluación general.
Identificar los que serán probados y diseñar las pruebas de cumplimiento de los controles a probar.
Analizar, de ser aplicable, los controles de custodia. Efectuar su evaluación. Efectuar pruebas de cumplimientos.
2.1.4 Pruebas de Cumplimiento
Una prueba de cumplimiento es la que reúne evidencia de auditoría para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos propuestos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información.
2.1.4.1 Diseños de Pruebas de Cumplimiento
Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo de los controles interno, debemos enfocarnos:
Se ejecutaron los procedimientos previstos. Se ejecutaron adecuadamente.
Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control se está realizando y otra prueba para indicar si la información sujeta a control tiene una comprobación correcta.
Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su efectividad, al conocimiento y pericia del auditor, a las circunstancias particulares de cada cliente.
2.1.4.2 Tipos de Prueba de Cumplimiento
Detalle
Indagación
Observación
En mi opinión la clasificación del control interno va desde el ámbito general el cual no se relaciona con la información contable y a la específica que si se relaciona con la información contable tomando en cuenta desde el punto de origen de la información hasta los saldos finales, este control interno es el que más nos interesa para nuestra investigación.
Lo más importante que puedo mencionar del control interno es que los puntos de control pueden estar sujetos a errores que responden a la cantidad de intercambios y tratamientos de sus atributos, que los tipos de errores está dado por la población por autorización y exactitud de la información que pueden generar una información inexacta de los documentos que a la larga tenga efectos en los saldos, que un método de evaluación se lo realiza previo a un análisis del auditor el cual detecta los posibles errores que pueden existir, así está en condiciones de determinar si la empresa a establecidos controles efectivos y así prevenirlos y detectarlos siguiendo los pasos necesarios para esto y establecer las pruebas de cumplimientos.
2.1.5 Técnicas de evaluación
“Es un conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades La recopilación de material que ayude al diseño de un sistema de control interno en base al Marco Integrado de Control, para detectar deficiencias y dar recomendaciones para mejorar los controles internos dentro de las empresas, as técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencias son:
2.1.5.1 Verificación Ocular
Comparación.- Es observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos.
2.1.5.2 Verificación Oral
Indagación.- Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conservaciones con los funcionarios de la empresa.
Entrevistas.- Pueden ser efectuadas al personal de la empresa auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos.
Encuestas.- Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas.
2.1.5.3 Verificación Escrita
Analizar.- Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes.
Confirmación.- Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen.
Tabulación.- Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones.
2.1.5.4 Verificación Documental
Comprobación: Se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una empresa, mediante la verificación de los documentos que las justifiquen.
Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado.
Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada.
2.1.5.5 Verificación Física
Inspección.- Es el examen físico y ocular de los activos, obras, documentos y valores con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.”8
2.1.6 Diseño de un Sistema de Control Interno
Consiste en armar un flujo de información basado en un diseño de un sistema de control interno en la cual debemos puntualizar como se realiza los intercambios en el ente.
El armado del sistema de control interno debe constar lo siguiente:
Los medios de información (listado de computador, etc.)
8
Los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento y traslado de información.
Los procesos manuales y computarizados que se utilizan.
Los procedimientos establecidos para que la operación funcione organizadamente.
Los departamentos involucrados. Las personas involucradas.
Los asientos para retención de datos.
2.1.7 Proceso de Creación de los Controles
Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder diseñar un sistema de control interno que consiste en los siguientes pasos:
Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnéticos.
Analizar la segregación de funciones. Identificar los puntos débiles de control.
Para cada punto de controles posibles, detallar la totalidad de los errores posibles.
Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un método de control.
Para los métodos de control establecidos analizar su costo beneficio.
Para los métodos de control establecidos analizar la segregación de funciones.
2.1.7.1 Análisis de Procesos
Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnéticos.
Identificar los puntos de control.
Para cada punto de control detallar la totalidad de los posibles errores. Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un
método de control.
Para los métodos de control establecidos analizar su costo beneficio. Para los métodos de control establecidos analizar la segregación de
Funciones.
Lo que se pretende en la asociación con un control interno es de establecer correctivos y seguridades en las operaciones que se realizan en el área financiera y que esté llevándose de acuerdo a los principios, normas contables financieros.
No se pretende que se convierta en un plan que proporcione una investigación de tipo interrogatorio, lo que se pretende con un sistema de control interno es que se convierta en un instrumento para solucionar problemas y dar correctivos.
En este caso la aplicación de un sistema de control interno estará basados en las correcciones o cambios que se le dará dentro del área donde se encuentre las anomalías que produce que no se lleve un correcto manejo completo del área financiera de manera eficiente, lo que hace si el control interno es de mejorar las áreas que se encuentren afectadas por la mala aplicación de políticas contables.
2.1.8 Sistema de Contabilidad
“Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual
se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
presentándose a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas,
procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso
que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta
red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.”9
“El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye
como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge
toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus
actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la
actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y
accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.”10
“La contabilidad es un proceso para registrar las transacciones de una
empresa, en sus respectivos diarios y libros mayores subsidiarios.
Identificar, medir y comunicar información económica que permitan a los
que usan esta información pasar juicio y tomar decisiones, y además se
9
Aguirre Juan (1997), Auditoría III 10
considera como el lenguaje del comercio, además estará basado en los principios de contabilidad, normas, reglas.”11
2.1.8.1 Procedimientos para Instalar un Sistema de Contabilidad
“Aquí se presenta los siguientes pasos para instalar un sistema de contabilidad.”12
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
Preparar una lista de chequeo. Elaborar informes.
Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento. Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes.
Preparar los libros. Balance inicial
En este caso los factores de mayor incidencia es en el seguimiento y control de las transacciones que se desarrollan diariamente, además con los registros de ingresos y egresos los mismos que pueden ser determinados en ocasiones en que no se registre un cheque que muchas veces se da en la asociación y se vería afectado directamente la liquidez de la asociación.
2.1.9 Estados Financieros
“Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos
generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos
en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e
11
Según Abiúd Ramos Ramos (Vocabulario Técnico de la Contabilidad Moderna) 12
inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión
"pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del
balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos).”13
Lo que nos dice el autor es que el peso constante no es más que el resultado de general rentabilidad o pérdida durante un periodo contable mensual o anual general presentado a la fecha de cierre.
2.1.9.1 Estados Financieros Proyectados
Estado financiero a una fecha o período futuro, basado en cálculos estimativos de transacciones que aún no se han realizado; es un estado estimado que acompaña frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma.
2.1.9.2 Estados Financieros Auditados
“Son aquellos que han pasado por un proceso de revisión y verificación
de la información; este examen es ejecutado por contadores públicos
independientes quienes finalmente expresan una opinión acerca de la
razonabilidad de la situación financiera, resultados de operación y flujo
de fondos que la empresa presenta en sus estados financieros de un
ejercicio en particular.
Lo que el autor nos dice sobre los estados financieros auditados son los que después de un proceso de revisión y verificación de la información, que al final determina la razonabilidad de la situación financiera de la empresa.
13
2.1.9.3 Estados Financieros Consolidados
Aquellos que son publicados por compañías legalmente independientes
que muestran la posición financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las compañías fueran una sola entidad legal.”14
No es más que la presentación de resultados consolidados a la fecha que determina la posición financiera.
2.1.9.4 Clases de Estados Financieros
Se presenta los siguientes estados financieros:
2.1.9.4.1 Balance General
Documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa.
El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el pasivo se refiere a deudas con terceros, pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos, obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crédito comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el
14
momento y la finalidad. Es el estado básico demostrativo de la situación financiera de una empresa, a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios básicos de contabilidad general que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
2.1.9.4.1.1 Control Activos
“Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad
de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los
beneficios económicos que el bien otorgue. Eso no significa que sea
necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien
económico propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios.
Los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la
empresa.
Son en consecuencia todos los valores o propiedades de una Empresa,
incluyendo dineros que la empresa tiene o ha invertido en acciones,
bonos, etc. Dinero que se le adeuda o se debe cobrar, bienes físicos,
mercadería, muebles e inmuebles y además activos intangibles.
“El Control Interno depende de la naturaleza de cada uno de los
elementos integrantes del activo. Para no extenderme comentaré
solamente los principales criterios de CI para cada uno de los tres
grandes grupos de elementos del Activo No Corriente como
inmovilización de intangibles, inmovilización de martiriales, inversiones financieras a largo plazo.”15
En resumen el autor manifiesta que activo es los bienes que posee la empresa y que tiene una alta posibilidad de genera rentabilidad a un futuro inmediato.
15
2.1.9.4.1.2 Control Pasivos
Son todas las obligaciones que tiene la empresa para con otras empresas
o personas. Aquí se detalla todo lo que debe la empresa a corto y largo plazo, mediante cuestas y documentos por pagar.”16
“Control interno de cumplir los objetivos relativos a la autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, verificación y evaluación, incluyendo los aplicables a control de PED.
Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, en forma enunciativa más no limitativa, son los controles internos claves en cuanto a:
Segregación de funciones, recepción, pago, enajenación, verificación, registro y pago.
Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos. Uso y control de efectivo de órdenes de compra y notas de recepción pre
numeradas.
Revisión de facturas, precios y cálculos contra órdenes de compra y notas. Determinación del monto de los pasivos por impuestos.”17
En resumen son todas las obligaciones que posee la empresa con terceras personas, detallados en un plazo corto o largo de acuerdo como este parametrizada la entidad en sus políticas contables
16
Contabilidad general, Mercedes Bravo Valdivieso 17
2.1.9.4.1.3 Control Patrimonios
“Es el valor del aporte de los propietarios del dinero o bienes se llama
capital; incluye la ganancia o pérdida que produce la Empresa. El capital
en cierto sentido es un pasivo pues es la cantidad que la Empresa debe a
sus propietarios. Matemáticamente, es la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO”18
Control Interno:
“Comprobar que se analice los saldos de las cuentas de Patrimonio de acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan correctamente.
Verificar si en el período objeto de revisión existen donaciones por algún concepto.
Comprobar el cierre de las operaciones del año anterior y si su registro contable es correcto.
Verificar la utilización de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos registrados en ella se corresponden con lo establecido para su uso.”19
Es un documento contable que refleja la situación financiera de un ente económico, ya sea de una organización pública o privada, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.
Además con los balances se puede mostrar los cambios ocurridos en la posición financiera de una empresa y que pueden ser detallados en algunos balances como:
18
Introducción a la Contabilidad, Pedro Zapata
Balance general comparativo. Balance general consolidado. Balance general estimado. Balance general proforma.
Método de presentación del balance.
Balance operacional financiero del sector público Balance presupuestario.
Balance primario del sector público.
2.1.9.4.2 Estado de Resultados
Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General.
Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.
2.1.9.4.3 Estado de Flujo del Efectivo
caracterizan por una dimensión temporal; se expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversión, la producción, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma íntima con los fondos, pues unos proceden de los otros.
“Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los
cambios en la situación financiera a través del efectivo y equivalente de
efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las
Normas Internacionales de Contabilidad.
Flujo del efectivo Flujo de fondos
Flujo neto del efectivo
Información del estado de flujo del efectivo para la toma de decisiones en la empresa.”20
La aplicación del estado de flujos de efectivo afecta a todas las empresas, permitirá a todos los usuarios evaluar los cambios en el patrimonio de una empresa, en su estructura financiera y en su capacidad para influir en los montos y la oportunidad de sus flujos de efectivo con el fin de adaptarse a circunstancias y oportunidades cambiantes.
2.1.10 La Auditoria de Los Estados Financieros
“La auditoría de los estados financieros puede definirse como el examen de los estados financieros básicos preparados por la administración de
una entidad económica, con objeto de opinar respeto si la información
20
