UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Trabajo de titulación previo a la obtención del título de:
INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
AVICOBSA SANTO DOMINGO 2016.”
ESTUDIANTE:
MECÍAS MUÑOZ LILIANA ELIZABETH
Director de Trabajo de Titulación:
ING. FREDY YUGCHA TOALA Mgs
Santo Domingo – Ecuador
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
AVICOBSA SANTO DOMINGO 2016”.
Ing.Fredy Yugcha Toala Mgs.
DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN__________________________________
APROBADO
Ing. Patricio Pérez Hidalgo, Mgs.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL __________________________________
Ing. Aldaz Bombón Oscar Rodrigo, Mgs.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL __________________________________
Ing. Murillo Páez Daniel Roberto Mgs.
MIEMBRO DEL TRIBUNAL __________________________________
Autor: LILIANA ELIZABETH MECIAS MUÑOZ
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Título de Trabajo: De Titulación
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA AVICOBSA SANTO DOMINGO 2016.
Fecha: FEBRERO, 2017
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autora el mismo que no ha sido plagiado.
LILIANA ELIZABETH MECIAS MUÑOZ
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Sede Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Santo Domingo, 25 de enero de 2017
Doctora
Clemencia Carrera Naranjo, MBA
COORDINADORA DE CARRERA
INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Presente
Informo que el trabajo de titulación realizado por la Señorita: LILIANA ELIZABETH
MECIAS MUÑOZ, cuyo título es, “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA LA EMPRESA AVICOBSA SANTO DOMINGO 2016”, ha sido
elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, el mismo que no ha sido plagiado, por lo cual se autoriza su respetiva presentación.
Particular que informo para los fines pertinentes.
Atentamente,
__________________________________________ Ing.Fredy Yugcha Toala Mgs.
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
TRABAJO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 1724277395
APELLIDO Y NOMBRES: Liliana Elizabeth Mecías Muñoz
DIRECCIÓN: “Urbanización las Palmeras”
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 023-760-324
TELÉFONO MOVIL: 0980449828
DATOS DE LA OBRA
TITULO: “Diseño de un Sistema de Control Interno para la
Empresa Avicobsa Santo Domingo 2016”.
AUTOR O AUTORES: Liliana Elizabeth Mecías Muñoz.
FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
Febrero, 2017
DIRECTOR DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
Ing. Fredy Yugcha Toala Mgs.
PROGRAMA
POSGRADO PREGRADO
TITULO POR EL QUE OPTA: Ingeniera de Finanzas y Auditoria CPA
RESUMEN El presente trabajo de titulación tiene como objetivo diseñar
un sistema de control interno para la empresa AVICOBSA Santo Domingo de los Tsáchilas.
El principal problema en la empresa es la inexistencia de sistemas de controles internos, en cuanto las exigencias son fuertes para mejorar, controlar y reducir los riesgos que pueden ser perjudiciales, generando incertidumbre por falta de eficiencia en sus actividades programadas en cada área de trabajo de la organización.
La información recopilada en este estudio es exploratoria, facilitando la mayor comprensión del problema originado en la empresa. Empleada por la investigación de campo y documental mediante la aplicación de entrevista al personal administrativos y a sus respectivos colaboradores de la empresa.
El propósito de este trabajo es disminuir las falencias encontradas, tales como son la falta de sistemas de controles internos, planificación estratégica, estructural y funcional, manuales de funciones, procedimientos y políticas establecidas en los procesos del áreas de administración, contabilidad y producción de la empresa, por estas razones se debe promover eficiencia en las actividades, logrando obtener un adecuado control en sus operaciones y sobre todo que tenga la capacidad de poder identificar los eventos que se presente en la organización.
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Por estas razones se consideraron como herramientas más importantes para el logro de los objetivos en la empresa AVICOBSA, la aplicación de planificación estratégica, FODA, políticas de comercialización, políticas y manuales de funciones en los procesos del área de administración, contabilidad y producción, como propuesta que contribuyan al seguimiento y control de las actividades.
PALABRAS CLAVES: Control interno, políticas empresariales, manuales de
funciones, procesos en las áreas.
ABSTRACT: The main aim of this study is to design a system of internal
control for the poultry company AVICOBSA in Santo Domingo de los Tsáchilas.
The main problem in the company is the lack of systems of internal controls. In a company the demands are strong to improve, control and reduce the risks that may be harmful, generating uncertainty by lack of efficiency in its programmed activities in each area of work.
The information collected in this study is exploratory which facilitated the greater understanding of the problem originated in the company. It was used for the field and documentary research through the application of interview to the administrative staff and to their respective collaborators of the company.
The purpose of this work is to reduce the shortcomings noted, such as the lack of systems of internal controls, strategic planning, structural and functional, operating manuals, procedures and policies established in the processes of the areas of administration, accounting and production of the company; as consequence, it must promote efficiency in the activities, obtaining an adequate control on their operations and on everything that has the ability to be able to identify the events that are carrying out in the organization. Because of the mentioned reasons, there were considered as the most important tools for the achievement of the objectives in the company AVICOBSA the implementation of strategic planning FODA, marketing policies, policies and manuals of functions in the processes in the area of administration, accounting and production, as a proposal which will contribute to the monitoring and control of the activities.
KEYWORDS Control internal, Business policies, function manuals,
processes in the areas.
Se autoriza la publicación de este Proyecto de Titulación en el Repositorio Digital de la Institución.
f:__________________________________________
LILIANA ELIZABETH MECIAS MUÑOZ
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, MECIAS MUÑOZ LILIANA ELIZABETH, CC. 172427739-5 autora del trabajo de titulación titulado: “Diseño de un Sistema de Control Interno para la Empresa Avicobsa
Santo Domingo 2016”, previo a la obtención del título de Ingeniera de Finanzas y Auditoria, CPA en la Universidad Tecnológica Equinoccial.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de Educación Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de graduación para que sea integrado al Sistema Nacional de información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad Tecnológica Equinoccial a tener una copia del referido trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Santo Domingo, 26 de enero de 2017
f:__________________________________________
LILIANA ELIZABETH MECIAS MUÑOZ
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Santo Domingo, 18 de enero del 2016
CARTA DE AUTORIZACIÓN
Yo, JAIME RAUL CASTILLO VALLE, con cédula de ciudadanía N.- 1709659666, en calidad de Gerente General de la empresa AVICOBSA, autorizo a LILIANA ELIZABETH MECIAS MUÑOZ, realizar la investigación para la elaboración de su trabajo de titulación
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
AVICOBSA SANTO DOMINGO 2016”, basada en la información proporcionada por la compañía.
f:_________________________________________
JAIME RAUL CASTILLO VALLE
DEDICATORIA
Mi trabajo de investigación quiero dedicárselo primeramente a Dios por darme fuerzas,
sabiduría y perseverancia en todo momento, porque nunca me dejo caer o darme por
vencida en medio de tantos obstáculos.
Gracias a mi infinita fe hacia mi amado Dios he logrado alcanzar uno de mis primeros
objetivos que he planteado en mi vida y con su bendición quiero seguir cumpliendo muchos
más, con esfuerzo y perseverancia.
También quiero dedicar este esfuerzo con mucho amor, aprecio y gratitud a mis padres y
hermanos que han sido mi motor fundamental para lograr este primer objetivo.
De tal forma ellos han depositar toda su confianza en mí y gracias a Dios nunca los he
defraudado y nunca los defraudaré, porque siempre estaré hay en los momentos buenos y
malos para apoyarlos, el cual estoy muy agradecida con Dios por haberme dado a los
mejores padres y hermanos del mundo.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por tantas bendiciones y por enseñarme que la vida no es vida si no se
tiene un sueño por el cual se debe luchar y no darse por vencida hasta lograrlo y por tal
motivo estoy muy agradecida con Dios por haberme permitirme alcanzar este primer logro.
Agradezco a mi padre y a mis hermanos por haberme apoyado en todo momento y por
haber confiado siempre en mi dedicación y esfuerzo, brindándome apoyo constante e
incondicional durante mi carrera profesional.
Agradezco a mi hermosa madrecita por ser el pilar fundamental en mi vida, por brindarme
su amor incondicional, por enseñarme a ser mejor cada día y llenarme de felicidad al saber
que tengo en ella a una verdadera amiga.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial “UTE” que me abrió sus puertas para ser
mejor persona y gracias a los docentes pude adquirir nuevos conocimientos para mi vida
profesional.
A mi Tutor y evaluadores por su valiosa paciencia en todo el proceso del desarrollo de mi
trabajo de titulación.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada………...i
Sustentación y aprobación de los integrantes del tribunal………..ii
Responsabilidad del autor…..………iii
Informe de director del trabajo de titulación...………...iv
Formulario de registro bibliográfico.………...………....v
Declaración y autorización...………..vii
Carta de autorización………...……….viii
Dedicatoria……….ix
Agradecimiento……….……..x
Índice de contenidos………..xi
Índice de tablas………xiv
Índice de figuras………..………..xv
Índice de anexos……….…………..xvi
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1 ... 1INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 Problema de investigación ... 1
1.1.1 Objeto de estudio teórico. ... 1
1.1.2 Objeto del estudio práctico. ... 1
1.1.3 Planteamiento del problema. ... 1
1.1.4 Formulación del problema. ... 3
1.1.5 Sistematización del problema. ... 3
1.1.6 Objetivo general. ... 3
1.1.7 Objetivos específicos. ... 3
1.1.8 Justificaciones. ... 4
1.2 Marco Referencial ... 5
1.2.1.1. Definición de Control Interno. ... 5
1.2.1.2. Objetivos del control interno ... 5
1.2.1.3. Elementos del control interno ... 6
1.2.1.4. Importancia del control interno ... 7
1.2.1.5. Definición “Informe COSO 1”. ... 8
1.2.1.6. Modelos de control interno COSO 1 ... 9
1.2.1.7. Componentes del control Interno ... 9
1.2.1.8. Modelo de control interno COCO. ... 11
1.2.1.9. Modelo Canadiense COCO: Criteria of control board. ... 11
1.2.1.10. Sistema de control ... 12
1.2.1.11. Objetivos del sistema de control interno ... 12
1.2.1.12. Definición proceso de control ... 14
1.2.1.13. Definición de flujogramas ... 15
1.2.1.14. Flujogramas ... 15
1.2.1.15. Administración ... 16
1.2.1.16. Contabilidad ... 17
1.2.1.17. El proceso contable ... 17
1.2.1.18. La contabilidad: herramienta para controlar e informar ... 18
1.2.1.19. Producción ... 19
1.2.1.20. La Gestión de la Calidad ... 19
1.2.1.21. Proceso de trabajo ... 19
1.2.1.22. Las cinco P de Producción. ... 20
1.2.1.23. Componentes claves de la producción avícola ... 20
1.2.1.24. Gestión por procesos ... 21
CAPÍTULO 2
MÉTODO
CAPÍTULO 2 ... 22MÉTODO ... 22
2.1 Metodología general ... 22
2.1.2 Modalidad de investigación. ... 22
2.1.3 Método 23 2.1.4 Población y muestra. ... 23
2.1.4.1 La población ... 23
2.1.5 Selección instrumentos de investigación. ... 24
2.1.6 Procesamiento de datos. ... 24
2.2 Metodología específica. ... 25
2.2.1 Metodología Administrativa. ... 25
2.2.2. Metodología Legal. ... 25
2.2.3. Metodología financiera. ... 26
2.2.4. Metodología de producción. ... 26
CAPÍTULO 3
RESULTADOS
CAPÍTULO 3 ... 27RESULTADOS ... 27
3.1 Recolección y tratamiento de datos. ... 27
3.1.1. Entrevistas dirigidas al Gerente General como representante del área administrativa y de producción y a la Contadora externa de la empresa AVICOBSA. ... 28
3.1.1.1. Entrevista dirigida Dr. Jaime Castillo Jefe del Departamento Administrativo de la empresa AVICOBSA. ... 30
3.1.1.2. Entrevista dirigida Ing Raquel Romero contadora de la empresa AVICOBSA. ... 32
3.1.1.3. Entrevista dirigida Dr. Jaime Castillo jefe del área de Producción de la empresa AVICOBSA. 34 3.1.2. Tratamiento de datos. ... 37
3.2. Presentación y análisis de los resultados. ... 38
3.2.1. Función de la empresa AVICOBSA. ... 38
3.2.2. Determinación del modelo a utilizar para el diseño de los sistemas de controles internos en la empresa AVICOBSA. ... 40
3.2.3. Metodología Administrativa. ... 42
3.2.3.2. Visión ... 43
3.2.3.3. Valores ... 43
3.2.3.4. Objetivos generales ... 43
3.2.3.5. Objetivos específicos ... 44
3.2.3.6. Matriz Foda ... 44
3.2.3.7. Políticas de comercialización ... 45
3.2.3.8. Propuesta de un sistema de control interno para el área Administrativa basada en el modelo COSO 1, en la empresa AVICOBSA. ... 46
3.2.3.9. Objetivos ... 46
3.2.3.10. Políticas del área Administrativa. ... 46
3.2.4. Metodología financiera. ... 50
3.2.4.1. Propuesta de un sistema de control interno para el área contable basada en el modelo COSO 1, en la empresa AVICOBSA. ... 50
3.2.4.2. Objetivos ... 50
3.2.4.3. Políticas del área contable. ... 50
3.2.5. Metodología de producción. ... 66
3.2.5.1. Propuesta de un sistema de control interno para el área de producción basada en el modelo COSO 1, en la empresa AVICOBSA. ... 66
3.2.5.2. Objetivos ... 66
3.2.5.3. Políticas del área de producción. ... 66
CAPÍTULO 4
DISCUSIÓN
CAPÍTULO 4 ... 73DISCUSIÓN ... 73
4.1. Conclusiones. ... 73
4.2. Recomendaciones. ... 74
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 2.1. Población ... 23
Tabla 3.1. FODA basado en los resultados de la aplicación de las entrevistas en las Área Administrativa, contable y Producción. ... 37
Tabla 3.2. Materias primas ... 39
Tabla 3.3. Análisis del Modelo COCO y COSO 1... 40
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1. Simbología del flujograma ... 16Figura 3.1 Equipo de trabajo. ... 42
Figura 3.2. Manual de funciones y procedimientos de Bioseguridad en los trabajadores. ... 47
Figura 3.3. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de Bioseguridad en los trabajadores. ... 49
Figura 3.4. Manual de funciones y procedimientos de contabilidad. ... 51
Figura 3.5. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de contabilidad. ... 53
Figura 3.6. Manual de funciones y procedimientos de ingresos. ... 54
Figura 3.7. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de ingresos. ... 56
Figura 3.8. Manual de funciones y procedimientos de gastos. ... 57
Figura3.9. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de gastos... 59
Figura 3.10. Manual de funciones y procedimientos de compras. ... 60
Figura 3.11. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de compras. ... 62
Figura 3.12. Manual de funciones y procedimientos de ventas. ... 63
Figura 3.13. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de ventas. ... 65
Figura 3.14. Manual de funciones y procedimientos de producción. ... 67
Figura 3.15. Flujograma basado en el modelo COSO 1, para el proceso de producción. ... 69
Figura 3.16. Manual de funciones y procedimientos de comercialización. ... 70
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo A. Formato de entrevistas ... 78
Anexo A-1. Encuesta dirigida al Gerente General de la empresa AVICOBSA. ... 78
Anexo A-2. Encuesta dirigida al Departamento administrativo de la empresa AVICOBSA. . 79
Anexo A-3. Encuesta dirigida al Departamento Contable de la empresa AVICOBSA. ... 80
Anexo A-4. Encuesta dirigida al Departamento de Producción de la empresa AVICOBSA. . 81
Anexo B. Evidencias físicas. ... 78
Anexo B-1. Entrevista aplicada al Gerente General de la empresa AVICOBSA. ... 82
Anexo B-2. Entrevista aplicada a la área administrativa. ... 82
Anexo B-3. Entrevista aplicada a la Contadora externa de la empresa AVICOBSA. ... 83
Anexo B-4. Entrevista aplicada a la área de producción ... 83
Anexo B-5. Evidencia de las construcciones de galpones. ... 84
Anexo B-6. Evidencia de la producción de pollos. ... 84
Anexo C. Evidencias Documentales. ... 85
Anexo C-1. Evidencias permiso Municipal. ... 85
Anexo C-2. Evidencias permiso del Cuerpo de Bomberos. ... 85
Anexo C-3. Evidencias permiso de Funcionamiento. ... 86
Anexo C-4. Evidencias permiso Ambiental. ... 87
Anexo C-5. Evidencias del RUC. ... 88
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1 Problema de investigación
Debido a la inexistencia de un sistema de control interno en la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016; no le permite a la organización tener un mejor desempeño en las actividades, de tal manera no se puede identificar cuáles son los lineamientos que se deben seguir en cada uno de los procesos por la falta de control y coordinación en las actividades de la empresa.
1.1.1 Objeto de estudio teórico.
El diseño de sistema de control interno es lo que refleja la naturaleza de las operaciones, de tal manera que se puedan identificar y controlar los procedimientos que se ejecuten en las diferentes áreas.
1.1.2 Objeto del estudio práctico.
Diseñar sistemas de controles internos en la empresa AVICOBSA, para evaluar los procedimientos y mejorar la eficiencia en las operaciones.
1.1.3 Planteamiento del problema.
La empresa AVICOBSA no posee un plan estratégico, por lo tanto no tiene una razonable estructura administrativa, escasa planificación en sus procesos administrativos, contables y de producción, lo que le ha dificultado aplicar un sistema de control interno como herramienta indispensable para una óptima utilización de los recursos, el no tener sistemas de control interno podría causar los siguientes problemas a la empresa:
Desperdicio de materia prima. Gastos elevados.
Desorden operativo.
Bajo rendimiento en el desempeño de los trabajadores. Problemas financieros y administrativos.
La empresa AVICOBSA, al no contar con un buen funcionamiento en sus actividades, no puede obtener buenos resultados y esto afecta a la organización debido a la inexistencia de controles internos, como consecuencia de una mala administración. Esta investigación determino los problemas suscitados en los procesos del área administrativa, contable y de producción, al mismo tiempo se plantearon soluciones para mejorar y controlar de una manera más eficiente las actividades.
El problema originado en la empresa AVICOBSA, es debido a la falta de conocimientos y carencia de controles internos en los procesos del área de administrativa, contable y producción, causando posible riesgos en las operaciones de la organización.
Otro de los problemas generados en la empresa es la falta de coordinación y delegación de responsabilidades para facilitar la planificación, toma de decisiones y control de las operaciones para que no sean expuestas a riesgos y lograr que las funciones que se realicen en cada área cumplan con los objetivos establecidos.
1.1.4 Formulación del problema.
Pregunta principal.
¿Cómo diseñar un sistema de control interno para la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016?
1.1.5 Sistematización del problema.
1.- ¿Cómo funciona la empresa AVICOBSA?
2.- ¿Qué modelo se utilizará para diseñar el sistema de control interno para la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016?
3.- ¿Cuál es el funcionamiento del sistema de control interno en el proceso de administración, contabilidad y producción para la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016?
1.1.6 Objetivo general.
Diseñar un sistema de control interno para la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016.
1.1.7 Objetivos específicos.
Determinar cómo funciona la empresa AVICOBSA.
Determinar el modelo que se utilizará en el diseño del sistema de control para la empresa AVICOBSA Santo Domingo 2016.
1.1.8 Justificaciones.
El siguiente trabajo de investigación está orientado al diseño de sistema de control interno en los procesos del área administrativa, contable y producción en la empresa AVICOBSA, para el manejo eficiente en las operaciones y poder identificar los puntos fuertes y débiles y que a su vez sean reforzados o eliminados en la entidad. De tal manera estos controles son una herramienta indispensable para que proporcionen confidencialidad, responsabilidad, cumplimiento y seguridad razonable en las operaciones, con el fin de que la empresa logre los objetivos propuestos.
Es de vital importancia indicar que la empresa debe tener un apropiado control de sus actividades, ya que esto a su vez le proporciona eficacia y eficiencia en los procesos establecidos en la organización y en base a esos resultados la empresa puede identificar riesgos y oportunidades.
La aplicación de controles internos ayudará a los procesos administrativos, contables y de producción, para proporcionar seguridad razonable en las actividades, debido a que es de gran importancia una planificación estratégica que sea capaz de determinar las posibles falencias en la empresa, además los controles internos ayudan a tener una idea más clara, precisa y concisa sobre posibles fraudes, o sobre la eficiencia de los resultados obtenidos en los diferentes procesos de la organización. Con el diseño del sistema de control interno, la empresa obtendrá información y resultados más acertados, con el fin de que en las tomas de decisiones los conduzcan hacia el logro de sus objetivos.
1.2 Marco Referencial
1.2.1 Marco teórico
1.2.1.1. Definición de Control Interno.
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguarda de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimento de políticas definidas etc.)(Juan M & Aguirre Ormaechea, 2005, pág. 189)
Según (Rodrigo Estupiñan Gaitán, 2006, pág. 25), el control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno es fundamental para el desarrollo de actividades en cualquier empresa, y debe ser aplicado en cada uno de los procesos para mejorar el control de las actividades. Siendo estas tareas ejecutadas por grupos de directivos que ayuden a determinar un seguimiento eficaz sobre los procesos realizados.
1.2.1.2. Objetivos del control interno
contables son fidedignos y que las actividades de la entidad se desarrollan eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y de los objetivos programados. (Rodrigo Estupiñan Gaitán, 2006, pág. 19)
Las empresas hoy en día deben establecer métodos y procedimientos como objetivos primordiales con cada uno de sus procesos para que dichas actividades se desarrollen de la mejor manera, dando también cumplimiento a las políticas que se determinen en cada área por los altos directivos de la empresa.
1.2.1.3. Elementos del control interno
Las finalidades principales incluyen controles administrativos y contables ya explicados en el capítulo de “actividades económicas y la empresa” clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión. (Rodrigo Estupiñan Gaitán, 2006, pág. 19).
Organizaciones
Dirección
Asignación de responsabilidades Segregación de deberes
Sistemas y procedimientos
Manuales de procedimientos Sistemas
Formas Informes
Personal
Selección Capacitación Eficiencia Moralidad Retribución
Supervisión
Interna Externa Autocontrol
Los elementos del control interno son fundamentales en toda empresa para que tengan una adecuada organización, para que puedan establecer sistemas y procedimientos en cada área, contar con talento humano para el personal de la empresa, con el fin de que las actividades que se ejecuten en cada uno de los procesos sean supervisadas.
1.2.1.4. Importancia del control interno
Mejora la calidad: Al realizar controles las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige garantizando que los errores se eliminen.
Enfrentar el cambio: El cambio forme parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que acatan la atención del público.
Producir ciclos más rápidos: El control permite identificar operaciones que conllevan a cuellos de botella que aumentan sustancialmente el tiempo de producir o entregar. Los clientes en la actualidad no solo esperan calidad, sino productos y servicios a su medida entregados en tiempos mínimos.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos y en equipo. (Rojas López, Gutierrez Roa, 2012, pág. 27).
Considero que es importante realizar controles en cada proceso de las actividades de las empresas para obtener resultados positivos, mejorando la calidad de nuestro producto y servicio hacia los clientes, por ende las empresas deben delegar funciones para que se cumplan a cabalidad gracias a la colaboración de los trabajadores.
1.2.1.5. Definición “Informe COSO 1”.
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
1.2.1.6. Modelos de control interno COSO 1
Este modelo surge como una iniciativa de committee of Sponsoring Organizations of the treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización. Los elementos que integran el modelo coso son los siguientes: (Franklin F, Enrique B, 2013, pág. 13).
Ambiente de control. Evaluación de riesgo. Actividades de control. Información y comunicación. Monitoreo.
El modelo de control interno COSO 1, es un sistema de control interno importante para las empresas porque permite mejorar el rendimiento y la toma de decisiones en manera oportuna, este modelo contiene alineamientos y pautas para evaluar el control interno con el fin de determina la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que se generen las operaciones.
1.2.1.7. Componentes del control Interno
Para Samuel Mantilla el control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales como son:
Ambiente de control: La esencia de cualquier negocio es su gente, sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos, la competencia y el ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Valoración de riesgos: La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que operen concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
Actividades de control: Se debe establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a aseguras que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación: Los sistema de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo: Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo ejecuten. (Samuel Alberto Mantilla, 2005, pág. 18)
1.2.1.8. Modelo de control interno COCO.
El Modelo de control interno COCO (Criteria of Control Committee) surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del trabajo del instituto Canadiense de Contadores certificados.
Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el informe COSO, enfocándose en los siguientes elementos: (Franklin F, Enrique B, 2013, pág. 13)
Propósito.
Compromiso.
Aptitud.
Acción.
Evaluación y aprendizaje.
1.2.1.9. Modelo Canadiense COCO: Criteria of control board.
Es un modelo cuya misión es ayudar a la organización a perfeccionar sus procesos de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, el riesgo y la dirección. Modelo apoyado en las teorías del comportamiento humano, al igual que el modelo coso, parte de las premisas establecidas en la teoría general de sistemas y en la teoría de la contingencia, pero deja a un lado los presupuestas establecidos por Taylor Fayol, pero le da una visión humanista a la organización, reconociendo la importancia de los factores psicológicos y sociales que pueden afectar al comportamiento humano.
Supervisión y aprendizaje.
Acción.
Capacidades.
Compromiso.
Propósito.
El modelo coco, es un sistema de control interno efectuado por la empresa conjuntamente con sus directivos y colaboradores para modificar, diseñar y evaluar el control interno, también es ejecutado para asegurar el cumplimiento de los objetivos en la empresa y mejorar la eficiencia y eficacia en la organización.
1.2.1.10. Sistema de control
El desarrollo formal del control exige el diseño y la implementación de un sistema entendido como el conjunto de acciones, procedimientos y tareas que, ordenadamente relacionadas entre sí, son necesarios para aplicarlos. El sistema de control se compone de:
La estructura El proceso
El sistema de información (Juan F, Pérez, Carballo Veiga, 2013, pág. 31)
El sistema de control interno debe ser aplicado para incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos establecidos, gracias a los métodos y procedimientos se puede obtener un adecuado sistema de control.
1.2.1.11. Objetivos del sistema de control interno
Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración antes posibles riesgos que los afecten.
Garantizar la eficiencia, la eficacia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, en términos de eficacia, para determinar el cumplimiento de metas y objetivos propuestos.
Asegurar la oportunidad y confidencialidad de la información de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan efectuar el logro de sus objetivos.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
Velar porque la entidad disponga de mecanismos de planeación adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza y características. (Alejandro T, Isaza Serrano, 2012, págs. 33-34)
1.2.1.12. Definición proceso de control
El proceso de control se refiere al conjunto de tareas que desarrolla el sistema de control. Estas actividades, que tienen lugar en el ámbito de la estructura de control, pueden concretarse en las siguientes ocho fases:
1. Formulación de objetivos y planes de actuación.
2. Asignación de responsabilidades de cumplimiento.
3. Registro y medición de los resultados obtenidos.
4. Análisis de los resultados reales y comparación con los objetivos prefijados, con evaluación de las desviaciones producidas.
5. Estudio de las desviaciones significativas para identificar sus causas y responsabilidades.
6. Identificación de posibles alternativas para corregir las desviaciones y evaluación de las acciones asociadas a cada una.
7. Selección de acciones y puesta en práctica de las mismas por cada responsable.
8. Control y seguimiento de la implementación de las acciones correctoras. (Juan F, Pérez, Carballo Veiga, 2013, pág. 35).
Para (José Antonio Pérez F, 2012, pág. 49)”Un proceso es secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente”.
1.2.1.13. Definición de flujogramas
Como toda herramienta gráfica, permite identificar primero como se están haciendo las cosas para, con la ayuda que proporciona el esquema visual del proceso complete, los análisis y propuestas de mejora. Su estudio detallado nos permite identificar entre otros el proceso.
El resultado de los mapeos de procesos serán los diseñados para generar procesos más y menos riesgosos. Los diagramas que se utilizan están interrelacionados y tienen una secuencia lógica para generar una fácil y completa visión de los procesos a evaluar. (Javier Benavides, 2014, pág. 98)
A criterio personal considero que el flujograma debe ser utilizado para representar las actividades que se efectúen en los diferentes procesos de operación, además es la forma más fácil para analizar los sistemas que utilizan las empresas, como herramienta para evaluar los sistemas de control interno para la toma de decisiones.
1.2.1.14. Flujogramas
Figura 1.1. Simbología del flujograma
Fuente: Ecoe Ediciones, Estupiñan Rodrigo 2006,publicado en Bogota.
Elaborado por: Liliana Mecías
1.2.1.15. Administración
Para (Lucrecia Boland, 2007, pág. 56) “la organización no puede marchar a la deriva, requiere, en consecuencias de funciones que establezcan pautas para el manejo de las variables que se pueden controlar y que traten de predecir el comportamiento de aquellas no controlables.”
Multidocumento
Disco mánegtico Pantalla
Almacenamiento de acceso secuencial
Almacenamiento de acceso directo
Conector Tarjeta Ordenador
Intercalar Retraso Extracto Datos almacenados
Conector fuera de página
preparación Entrada manual Proceso alternativo Operación
manual
Proceso Datos Inicio / Fin Proceso alternativo
Según (Robbins Stephen P, 2006, pág. 52) “es un proceso por medo del cual personas y colectividades participan en ella, ya que es una tarea difícil pero no imposible.”
La administración es un conjunto de normas, conocimientos que recaen sobre los miembros responsables de las actividades de la organización. Por ende es un proceso de panificar, organizar dirigir y controlar las actividades que se efectúan para lograr una buena administración.
1.2.1.16. Contabilidad
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realiza en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable. (Mercedes Bravo Valdivieso, 2013, pág. 1)
Mucha gente piensa en la contabilidadsimplemente como un campo altamente técnico que solo los contadores profesionales practican. En realidad casi todos utilizan la información contable diariamente. La información contable es simplemente el medio por el cual se mide y se dan a conocer los eventos económicos. Ya sea que gerencia un negocio, realice inversión o haga seguimiento a la forma como recibe y utiliza su dinero, usted está trabajando con conceptos de contabilidad y con información contable. (Roberts. Bettner Marks., 2010, pág. 4)
La contabilidad es la ciencia que se encarga de controlar y registrar los gastos e ingresos, entre otras operaciones que se efectúen en la empresa y esta información contable debe ser registrada diariamente para que sea analizada, interpretada y reflejada en los estados financieros.
1.2.1.17. El proceso contable
económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.
El ciclo contable contiene:
Componentes o documentos fuentes.
Estado de situación patrimonial inicial.
Libro diario.
Libro mayor.
Libros auxiliares.
Balance de comprobación.
Hoja de trabajo.
Ajustes y resultados.
Cierre de libros.
Estados financieros. (Mercedes Bravo Valdivieso, 2013, pág. 33)
Las empresas hoy en día deben contar con procesos contable, o manuales de contabilidad como fuente de información eficaz, que les permita guiar, vigilar y controlar las actividades, de tal manera que se realicen o se lleven a cabo de una manera satisfactoria para beneficio de toda la organización.
1.2.1.18. La contabilidad: herramienta para controlar e informar
La contabilidad moderna se constituye en una herramienta indispensable para la toma de decisiones. Es por ello que la información que genere debe propender a: coordinar las actividades económicas y administrativas, captar, medir, plantear y controlar las operaciones diarias, estudiar las fases del negocio y los proyectos específicos. (Pedro Zapata Sánchez, 2011, pág. 7)
1.2.1.19. Producción
Según (Stephen N, 2006, pág. 13), “La producción suele dar inicio, en especial por lo que concierne al abastecimiento de los servicios y el material necesario como la materia prima para la producción.”
La producción es la actividad a través de la cual los seres humanos actuamos sobre la naturaleza, modificándola para adaptarla a nuestras necesidades o, lo que es lo mismo, el proceso mediante el cual se transforman materiales en productos o se realza un servicio. (Alicia Garrido Luque, 2006, pág. 179)
La producción consiste en la transformación de la materia prima que contribuye a la creación de un producto, dando valor agregado a la producción de bienes y servicios, logrando un máximo nivel de distribución adaptándolas a las necesidades de los clientes.
1.2.1.20. La Gestión de la Calidad
Para (Cèsar Camisòn, 2006, pág. 50) “La Gestión de la Calidad es una simple colección de técnicas, un nuevo paradigma o forma de dirigir, un sistema de gestión con una cierta filosofía de dirección, una opción estratégica o una función directiva más.”
La gestión de calidad es buscar alternativas que ayuden a mejorar las actividades de la organización, a través de esta se podrá tener una idea más clara sobre los procesos a realizarse en la entidad.
1.2.1.21. Proceso de trabajo
casi siempre en los trabajadores, quienes tienden a ser altamente calificados en un proceso de trabajo.” (Chapman, Stephen., 2006, pág. 5).
El proceso de trabajo es un conjunto de procedimientos y actividades que conjuntamente tienen como fin el logro de los objetivos dentro del proceso de producción, este a sus ves debe estar enfocado en el desarrollo de habilidades y responsabilidades dentro de la misma.
1.2.1.22. Las cinco P de Producción.
Dentro del sistema de producción interfieren y actúan diversos recursos y capacidades. A los recursos directos de producción se los ha agrupado en cinco términos que curiosamente comienzan todos ellos con la misma letra. A estos se los denomina las cinco P de producción.
Personas.- son la fuerza laboral
Plantas.- son los espacios e instalaciones.
Partes.- comprenden las materias primas, materiales.
Proceso.- son los equipos, y secuencias de pasos de elaboración del producto
Planificación y control.- son los procedimientos e información a utilizar la gerencia para operar el sistema. (Jorge Viteri, 2015, pág. 83)
Las cinco P de producción son las delegaciones, desempeño y responsabilidad que debe realizan cada trabajador para que pueda cumplir con sus objetivos. Las cuales pueden ser consideradas para mejorar la eficiencia en los procesos de producción.
1.2.1.23. Componentes claves de la producción avícola
Es necesario considerar estos componentes de producción en las granjas avícolas para tener un conocimiento más previo para el proceso de producción. Debido a que son puntos clave para el desarrollo de las empresas.
1.2.1.24. Gestión por procesos
Según (Gonzàlez, Montserrat, 2006, pág. 15) “La función de producción o de operaciones en la empresa tienen por objeto la producción de materiales, bien sean de consumos, de inversión, o de servicio.”
CAPÍTULO 2
MÉTODO
2.1 Metodología general
2.1.1 Nivel de estudio
La investigación que se realizó es de tipo exploratoria y descriptiva:
La investigación exploratoria ayudó a conocer la problemática de la empresa, analizar sus debilidades e incertidumbres que se generan en la organización.
La investigación descriptiva se realizó con el fin de describir en base a un análisis técnico el funcionamiento de la empresa y el grado de eficiencia en las operaciones.
2.1.2 Modalidad de investigación.
Para determinar la realización de la actual investigación, se empleó las siguientes modalidades:
Investigación de campo: Por medio de esta investigación se logró conseguir resultados detallados sobre los procesos de la empresa, para que estos puedan ser analizadas de la mejor manera y así poder interpretar la naturaleza del giro del negocio y los problemas que se suscitan en ella.
2.1.3 Método
En esta indagación se aplicó el método analítico sintético. Debido a que este método ayudó sobre el objeto de estudio, sobre los hechos en el mismo y a su vez también implica un análisis para poder entender la información, los procesos sobre la interacción de los mismos y así poder corregir las falencias encontradas mediante el método sintético en la investigación.
2.1.4 Población y muestra.
2.1.4.1 La población
La población considerada en este estudio de investigación son: Dueño de la empresa, personal del área de administración, contable y producción, debido a que son las personas idóneas para facilitar la información requerida para el estudio de la empresa AVICOBSA.
Tabla 2.1. Población
Población Frecuencia
Dueño de la Empresa 1
Contadora General 1
Jefe de Administración 1
Jefe de Producción 1
Total a Entrevistar 4
Fuente: Investigación de campo.
2.1.5 Selección instrumentos de investigación.
Observación.- Por medio de la observación como un instrumento de investigación, se logró observar y evaluar el funcionamiento en cada uno de los procesos del área de administración, contable y de producción de la empresa AVICOBSA, debido a que es la parte fundamental de la investigación para tener una idea más clara del desempeño y ejecución de los mismos.
Entrevista.- En este instrumento de investigación se aplicó la entrevista al Dueño de la Empresa AVICOBSA, para conocer sobre el giro del negocio, reglamentación interna, estructura administrativa y base legal sobre el funcionamiento de la empresa. También se aplicó la entrevista al jefe del departamento de Administración, contabilidad y producción el cual se logró adquirir información sobre las actividades que se llevan a cabo en dichas áreas de la organización.
Datos históricos: .- Mediante los datos históricos se logró obtener documentos o fundamentos muy importantes que permitirán tener un mejor conocimiento sobre el objeto de estudio de la presente investigación.
2.1.6 Procesamiento de datos.
2.2 Metodología específica.
2.2.1 Metodología Administrativa.
En base a la investigación de campo y aplicación de entrevistas se realizaron las siguientes acciones para mejorar la estructura administrativa de la empresa AVICOBSA:
Organigrama estructural. Misión
Visión Valores
Objetivos generales Objetivos específicos Matriz FODA
Políticas de comercialización.
Propuesta de un sistema de control interno en el área administrativa basado en el modelo COSO 1 en la empresa AVICOBSA.
2.2.2. Metodología Legal.
Mediante evidencias documentales se pudo constatar los siguientes requerimientos Legales.
- Permiso municipal para la construcción y permiso de funcionamiento. - Permiso de bomberos.
- Permiso de Servicio Ecuatoriano de Salud Ambiental.
2.2.3. Metodología financiera.
En esta metodología financiera se determinó mediante la observación y constatación de documentos la situación financiera de la empresa, se analizaron los estados financieros, y demás procedimientos para la obtención de información en los procesos a evaluar en el área contable. Por tal motivo se determinaron las siguientes acciones para mejorar las actividades en dicha área.
Propuesta de un sistema de control interno en el área contable basado en el modelo COSO 1 en la empresa AVICOBSA.
2.2.4. Metodología de producción.
En esta metodología de producción se determinó las herramientas necesarias a utilizar en los procesos de producción donde se requerirá de sistemas de controles internos que permitan determinar y evaluar el desempeño de las actividades que se realicen en dicha área con el fin de lograr un óptimo resultado en los procesos de producción, de tal forma se determinó la siguiente acción:
CAPÍTULO 3
RESULTADOS
3.1 Recolección y tratamiento de datos.
Para evaluar el funcionamiento de sistema de control interno en la empresa AVICOBSA, se aplicó la investigación de campo, documental y entrevista:
Durante este periodo de investigación se logró obtener información y evidencias físicas, para poder evaluar el funcionamiento en las áreas de administrativa, contable y de producción, de tal forma se constató que la empresa no cuenta con sistemas de controles internos en dichas áreas, por tal motivo se establecieron propuestas para el mejoramiento en sus procesos. A continuación se detallan los anexos como evidencia de la investigación realizada:
Se realizaron las entrevistas al Gerente General, siendo el mismo el jefe inmediato del área administrativa, y de producción, (Ver Anexo A-1, A-2, A- 3), de tal manera también se le efectuó la entrevista a la contadora externa de la empresa AVICOBSA (Ver Anexo A-4), con el fin de obtener información y evidencias documentales (Ver Anexos C.), con el fin de encontrar debilidades y así proceder a realizar el diseño del sistema de control interno del área administrativa, contable y de producción, de tal manera que sean enfocadas a mejorar las actividades en los diferentes procesos de la organización.
3.1.1. Entrevistas dirigidas al Gerente General como representante del área
administrativa y de producción y a la Contadora externa de la empresa AVICOBSA.
1.- ¿Cuál es el giro del negocio?
El giro del negocio es específicamente la crianza de pollitos de engorde conocidos como pollos Broilers, entre la edad de un día hasta las treinta y ocho días para que sean faenados en las empresa de Pronaca S.A.
2.- ¿Cuáles son las fuentes de financiamiento de la empresa?
Hay dos tipos de financiamiento la primera es la CFN Corporación financiera nacional con un préstamo del 70%, para poner el negocio de la granja de pollos Broilers de tipo túnel automatizadas al 100%, y quien también nos financia es la empresa Pronaca S.A, como integrados de ellos nos provee toda la materia prima y la empresa solo se encarga de la crianza de los pollitos desde el primer día de nacidos hasta la faena que aproximadamente oscila desde los treinta y siete días hasta los cuarenta días.
3.- ¿Bajo qué tipo de normativas y regularización está regida la empresa?
La empresa también está comprometida con las normativas del estado como son: el SRI, el IESS, el medio ambiente, al municipio entre otros.
4.- ¿La empresa cuenta con un plan estratégico y normas establecidas?
La empresa aún no cuenta con un plan estratégico ni normas establecidas.
5.- ¿La empresa cuenta con un organigrama institucional?
6.- ¿La estructura organizacional es adecuada para el tamaño de las actividades en sus
operaciones?
Por el momento no la veo tan adecuada pero si me gustaría implementar más áreas administrativas y de operación.
7.- ¿La empresa cuenta con manual de funciones?
La empresa no cuenta con manuales de funciones para que puedan ser puestos en práctica en la entidad.
8.- ¿En la empresa se aplica algún sistema de control interno?
La empresa no aplica ningún sistema de control interno, pero se desea la implementación de estos controles.
9.- ¿Cuál es su opinión acerca de establecer un diseño de sistema de control interno en la
empresa?
Para poder lograr el éxito en los lotes de producción es plantearse metas y objetivo y uno de ellos es tener un sistema de control interno que sería una herramienta muy útil para controlar el proceso de las actividades que se ejecuten en la empresa.
10.- ¿Quiénes serán los responsables de revisar y supervisar el funcionamiento del
sistema de control interno en la empresa?
Conclusión: Desde el punto de vista la empresa AVICOBSA, no cuenta con plan estratégico ni normas establecidas, el organigrama estructural no es adecuado para el tamaño de sus operaciones, no cuenta con manuales de funciones, ni sistemas de controles internos. Destacando que la empresa si está comprometida con normativas y regularizaciones del estado, por otra parte la entidad opta en tener sistemas de controles internos como herramienta útil para controlar sus procesos.
3.1.1.1. Entrevista dirigida Dr. Jaime Castillo Jefe del Departamento Administrativo de
la empresa AVICOBSA.
1.- ¿La empresa cuenta con el personal adecuado para realizar las actividades de la
empresa?
La empresa no cuenta con personal adecuado para realizar las actividades.
2.- ¿Se aplica alguna técnica de evaluación de desempeño de los trabajadores?
La empresa no aplica ninguna técnica de evaluación de desempeño en los trabajadores por ende sus actividades no son evaluadas.
3.- ¿Los trabajadores cuentan con un plan de capacitación?
La empresa Pronaca S.A, los hace partícipes de las capacitaciones que realizan periódicamente en sus instalaciones o en otras granjas integradas. Pero internamente no se capacitan a los trabajadores.
4.- ¿Existe una comunicación adecuada entre la administración y el personal que
trabaja en la empresa?
5.- ¿El departamento administrativo acepta propuestas de los trabajadores para el
mejoramiento de las actividades?
Si acepta el departamento administrativo propuestas de los trabajadores debido a que ellos son los que pasan las 8 horas laborables dentro del galpón, saben y pueden identificar sobre las crianza de los pollos, en el cual ellos saben que decisiones se pueden tomar para poder mejorar, indudablemente con la experiencia que tienen se les puede dar la razón si está bien o está mal, en si es bueno escuchar las ideas que ellos tienen.
6.- ¿La estructura de la organización define claramente las responsabilidades?
No se definen claramente las responsabilidades porque no se cuenta con un personal adecuado y funciones que deleguen las responsabilidades de cada uno de ellos.
7.- ¿Son asegurados los trabajadores desde su primer día de trabajo?
Si son asegurados los trabajadores desde su primer día de trabajo, debido a que es un requisito indispensable que nos solicita la empresa Pronaca S.A, por formar parte de sus integrados.
8.- ¿Existe un manual de funciones para los trabajadores?
La empresa aún no cuenta con manual de funciones de manera interna para los trabajadores.
9.- ¿La empresa cuenta con un control de Bioseguridad en los trabajadores?
Si tenemos bioseguridad en la empresa pero no se efectúan ningún tipo de control que determine el ingreso y salida de las personas para que cumplan con el proceso de bioseguridad. Por ende ingresan a la empresa sin realizar este proceso.
10.- ¿El departamento administrativo cuenta con sistema de control interno?
Conclusión: Se concluye que la empresa no cuenta con manuales de funciones ni sistemas de controles internos en el departamento administrativo, pero si cuenta con un personal adecuado para la realización de sus actividades, también la empresa aplica técnicas de evaluación de desempeño de los trabajadores, son capacitados una vez por semana existe una adecuada comunicación hacia sus trabajadores, además se aceptan propuestas nuevas de los trabajadores, el personal conoce claramente cuáles son sus obligaciones y responsabilidades, son asegurados desde su primer día de labor, de tal forma no se maneja un control de entrada y salida de los trabajadores.
3.1.1.2. Entrevista dirigida Ing Raquel Romero contadora de la empresa AVICOBSA.
1.- ¿Cuenta el departamento financiero con un manual de funciones?
La empresa no cuenta con un manual de funciones pero en un futuro se proyecta un crecimiento tanto en la actividad de criar aves de corral como entre otras actividades, y en su momento se realizara el manual de funciones.
2.- ¿Qué sistema contable utilizan?
Se utiliza un sistema contable Galac de la empresa Latintac software de Quito es un sistema muy fiable para la empresa y además da seguridad para realizar automáticamente las actualizaciones y se paga anualmente la licencia para formalizar la legalidad del programa.
3.- ¿Utilizan normas de control interno?
No se utilizan normas de control interno para el área contable.
4.- ¿La empresa tiene cuentas pendientes de pago?
5.- ¿Se realizan conciliación bancaria?
Si se realiza conciliación bancaria todos los meses desde que comenzó la actividad, ya que es uno de los principales controles para ver cheques que queden pendientes de pagos y que se estén realizando todos los movimientos legales de la empresa.
6.- ¿Los documentos liquidados son archivados adecuadamente?
Si todos los meses archivamos una carpeta mensual, se sacan reportes del sistema tanto de la parte de ingresos como de egresos, se imprime reportes y se archiva una carpeta mensual y cada dos meses se organiza una carpeta que es sobre la liquidación de lotes de pollos, que es la que se entrega a Pronaca S.A, para los respectivos pagos.
7.- ¿La empresa cuenta con un sistema de inventario?
No se cuenta con sistema interno de inventario dentro del área contable, por la falta de recursos.
8.- ¿Cuenta la empresa con un sistema de control interno para el área contable?
No se cuenta con sistema de control interno ya que debe ser indispensable para llevar un control sobre la conciliación bancaria, caja chica, entre otros.
9.- ¿En el área contable se realizan procedimientos en base a un control de
actividades sobre la persona encargada de dicha área?
10.- ¿La empresa cumple con procesos de ingresos, egresos, compras y ventas en base
a procedimientos que ayuden a determinar su control y evaluación en el área contable?
La empresa si cumple con todos esos procesos debido a que son los procesos más fuertes de la empresa para determinar la situación financiera de la misma y velar por el cumplimiento y eficiencia que se determinan en cada uno de ellos mediante la aplicación de las normas NIIF, de tal manera se informa a la gerencia sobre cualquier evento que se origine para no tener inconvenientes en la empresa, por ende se requiere que estas operaciones sean siempre evaluadas y controladas para evitar riesgos en la organización.
Conclusión: La empresa no cuenta con manuales de funciones, normas de control interno, ni sistemas de control interno en el área contable, pero se cuenta con un sistema contable GALAC, la empresa también tiene cuentas pendientes de pagos, se realizan mensualmente conciliaciones bancarias, los documentos liquidados son archivados adecuadamente, si se cuenta con un sistema de inventario manual en la parte técnica para determinar el consumo de alimentos.
3.1.1.3. Entrevista dirigida Dr. Jaime Castillo jefe del área de Producción de la empresa
AVICOBSA.
1.- ¿Cuenta el departamento de producción con un manual de funciones?
La empresa no cuenta con manual de funciones de forma interna.
2.- ¿Cuántas personas trabajan en esta área?
3.- ¿Quién es la persona encargada de realizar las tareas de mantenimiento en el área de
producción?
Para el área de mantenimiento se tiene específicamente un proveedor externo que es el Ingeniero Juan Flores o el Ingeniero Danny Martínez, que son las personas que se encargan de dar mantenimiento en cada lote, en el cual ellos mismos se encargan de traer a sus trabajadores para realizar la limpieza y mantenimiento en cada lote.
4.- ¿Cuenta la empresa con alguna forma de supervisión de los trabajadores?
No se cuenta con ningún tipo de supervisión de los trabajadores.
5.- ¿Cuál es la forma de comunicación del jefe de producción hacia sus trabajadores?
La forma de comunicación es de manera verbal, para que los trabajadores puedan desempeñar sus actividades de la mejor manera. Pero no se cumplen a cabalidad por la falta de coordinación en las actividades.
6.- ¿El departamento de producción cuenta con algún sistema de control interno?
Actualmente no se cuenta con ningún sistema de control interno dentro de la empresa que nos permita tener un mejor control en las actividades.
7.- ¿La empresa cuenta con algún procedimiento para el control en el proceso de
producción?
diarias que ellos deben realizar efectuadas en base a un control interno y sobre todo que sean evaluadas para determinar el desempeño de sus actividades en base a los requerimientos que solicita la empresa Pronaca S.A, al finalizar cada lote de las aves.
8.- ¿La empresa cumple con procedimientos para el proceso de comercialización?
La empresa si cumple con procedimientos en los procesos de comercialización. Debido a que no nos hemos pasado en un margen superior del 3,5% de mortalidad en las aves. Pero cabe indicar que si se presentan mortalidad y enfermedades en las aves que no son controladas por los trabajadores.
9.- ¿Las aves cumplen con los requerimientos de la empresa Pronaca S.A sobre el
tamaño y peso para su comercialización?
Si se cumple con la entrega de las aves en base a sus condiciones de tamaño y peso. Pero en ciertos casos el proceso de producción no tiene un control para determinar el problema de enfermedades y mortalidad de las aves.
10.- ¿La empresa si está en la capacidad de contratar a más trabajadores en el proceso
de producción?
La empresa si está en capacidad de contratar a más personal que ayude a generar más ingresos a la empresa y sobre todo que sea apta para cumplir con todos los requerimientos necesarios para seguir creciendo como empresa.
3.1.2. Tratamiento de datos.
Tabla 3.1. FODA basado en los resultados de la aplicación de las entrevistas en las Área Administrativa, contable y Producción.
Fortalezas Oportunidades
Cuenta con dos tipos de financiamiento: De la CFN y Pronaca S.A.
La empresa cumple con las condiciones establecidas por la empresa Pronaca S.A.
La empresa solo se encarga de la crianza de los pollitos BB.
La empresa Pronaca realiza capacitaciones para todos sus integrados.
Capacidad de contratar a más personal. Todos los trabajadores son asegurados en el IESS.
Existe una comunicación adecuada entre la
administración y el personal que labora en la empresa.
La empresa cuenta con un software contable para el ingreso de la información.
Se aceptan propuestas por parte de los trabajadores para el mejoramiento de las actividades.
Se realizan conciliaciones bancarias. Se cumplen con los procesos de comercialización. Los documentos liquidados por la
empresa Pronaca para los respectivos pagos son archivados adecuadamente. Se cumplen con los procesos de ingresos, egresos,
compras ventas para que puedan ser evaluados.
Se realiza limpieza y mantenimiento en cada lote de producción.
Debilidades Amenazas
La empresa no cuenta con un plan estratégico. Problemas financieros y administrativos.
La empresa no cuenta con un organigrama Institucional.
La empresa tiene cuentas pendientes de pagos.
No cuenta la empresa con un manual de funciones. Gastos elevados por servicios de insumos.
La empresa no cuenta con ningún sistema de control interno.
Enfermedades y mortalidad de las aves. En el área administrativa no se tiene un control de
Bioseguridad.
Pocos procesos operarios.
Falta de organización y delegación de
responsabilidades en el área contable para que tenga los documentos en orden.
Alta inversión en la adecuación de los galpones.
No hay procedimientos internos para controlar los procesos del área de producción.
Manipulación en la instalación de equipos por trabajadores no capacitados.
Fuente: Investigación.
