XXX.
I
NFORME
F
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A
UDITORÍA
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DERIVADA DE LA
R
EVISIÓN DE LA
C
UENTA
P
ÚBLICA
DEPENDENCIA
OFICIALÍA MAYOR AUDITORÍA FINANCIERA
Capítulo 2000 “Materiales y Suministros”
Auditoría AFLA/117/13
ANTECEDENTES
Para el ejercicio de 2013, la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal (OM) presentó, en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, un presupuesto ejercido de 21,128.5 miles de pesos (1.7% del total erogado por la dependencia, que fue de 1,212,264.4 miles de pesos). Esa cantidad representó una variación positiva de 20.1% (3,541.0 miles de pesos) en relación con el presupuesto original de dicho capítulo (17,587.5 miles de pesos), y una variación negativa de 16.5% (4,160.2 miles de pesos) con relación a lo ejercido en 2012 (25,288.7 miles de pesos).
Del presupuesto ejercido en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, destacó el correspondiente a las partidas 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina” (4,495.7 miles de pesos), 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas” (5,358.6 miles de pesos) y 2711 “Vestuario y Uniformes” (4,002.6 miles de pesos), que en conjunto ascendió a 13,856.9 miles de pesos. Este importe significó el 65.6% del monto erogado en el capítulo y el 1.1% del presupuesto total ejercido por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal (1,212,264.4 miles de pesos).
En la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013, apartado “ECG Análisis de Egresos por Capítulo de Gasto”, la dependencia informó que la variación en el presupuesto del capítulo 2000 “Materiales y Suministros” se debió a “la adquisición de diversos materiales para las áreas adscritas a la Oficialía Mayor, así como los requerimientos de adquisición que solicitaron las áreas generadoras de ingreso”.
OBJETIVO
El objetivo de la auditoría consistió en verificar que el presupuesto aplicado por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros” se haya
registrado, aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado de conformidad con la normatividad y ordenamientos aplicables.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
La selección de la auditoría se basó en los criterios generales “Importancia Relativa”, “Exposición al Riesgo” y “Presencia y Cobertura”, establecidos en el Manual de Selección de Auditorías de la Auditoría Superior de esta entidad de fiscalización. En el primero, porque el capítulo 2000 “Materiales y Suministros” presentó un presupuesto ejercido (21,128.5 miles de pesos) mayor en 20.1% (3,541.0 miles de pesos) que la asignación original (17,587.5 miles de pesos) y una variación del 16.5% (4,160.2 miles de pesos) respecto del presupuesto ejercido en 2012 (25,288.7 miles de pesos); el segundo, porque dicho capítulo está propenso a errores, desperdicios, irregularidades, ineficiencias o incumplimiento de objetivos y metas, como se ha observado en auditorías de ejercicios anteriores realizadas a la OM; y el tercero, a fin de garantizar que, eventualmente, todos los sujetos de fiscalización y todos los conceptos susceptibles de ser auditados se revisen.
La auditoría se llevó a cabo con fundamento en los artículos 16, primer párrafo; 74, fracción VI; y 122, Apartado C, Base Primera, fracción V, incisos c) y e), de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 42, fracción XIX; y 43 del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal; 10, fracción VI, de la Ley Orgánica de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; 2o., fracción XXI, inciso a); 3o.; y 8o., fracciones I, II, IV, V, VI, VII, VIII, IX, XII, XIII y XIX; 9o.; 14, fracciones I, VIII, XVII y XXIII; 16; 22; 24; 27; 28; 30, fracción IV; 31; 32; 33; 34; y 36 de la Ley de Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 1o., 13 y 15 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de México.
ALCANCE Y DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
El alcance de la auditoría se determinó como resultado de los trabajos que se realizaron en la fase de planeación y del estudio y evaluación del sistema de control interno.
La auditoría se llevó a cabo en las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales, adscritas a la OM. La primera, por ser la encargada de administrar los recursos humanos, materiales y financieros; de registrar las operaciones
financieras; y de conservar la documentación justificativa y comprobatoria del gasto, de acuerdo con las políticas, lineamientos, criterios y normas establecidos por la OM y por la Secretaría de Finanzas (SEFIN); y la segunda por ser la encargada de programar y realizar las compras consolidadas del Gobierno del Distrito Federal con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, conforme a los Lineamientos Generales para Consolidar la Adquisición o Arrendamiento de Bienes o Servicios de uso Generalizado en la Administración Pública del Distrito Federal, así como para la Centralización de Pagos vigentes en 2013.
Para los trabajos de auditoría se realizaron los siguientes procedimientos:
Evaluación de Control Interno
1. Se verificó que la OM hubiese contado con mecanismos de control suficientes para prevenir y minimizar los riesgos que pudieran afectar la eficiencia y eficacia de las operaciones, la obtención de información confiable y oportuna, el cumplimiento de la normatividad aplicable al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” y la consecución de sus objetivos. 2. Se analizó el manual administrativo de la OM que estuvo vigente en 2013, para
verificar si el apartado de organización concuerda con la estructura orgánica aprobada y dictaminada; y si, junto con los procedimientos aplicables al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” fueron autorizados por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA) de la Contraloría General del Gobierno del Distrito Federal (CGDF).
3. Se aplicaron cuestionarios de control interno y de ambiente de control a servidores públicos de las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales relativos a las actividades de registro, aprobación, modificación, compromiso, devengado y ejercicio del presupuesto, así como el pago de operaciones realizadas por la OM con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”.
4. Se examinó el sistema de control interno y se evaluó si los mecanismos establecidos hicieron factible la administración de los riesgos de irregularidades e ineficiencias que estuvieron sujetas las operaciones revisadas.
Gasto Aprobado
Se analizaron el Programa Operativo Anual (POA), el Calendario Presupuestal, el Analítico de Claves y el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del sujeto de fiscalización correspondientes al ejercicio fiscal de 2013, con la finalidad de verificar si el techo presupuestal reportado por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal se ajustó al autorizado por la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (ALDF) y al reportado por la SEFIN.
Gasto Modificado
Se analizaron 28 afectaciones programático-presupuestarias que modificaron el monto asignado al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, se verificaron las causas por las cuales se incrementó dicho presupuesto y se constató que éste contara con la documentación soporte de las modificaciones efectuadas.
Además, se efectuaron pruebas de detalle para comprobar que los procedimientos y la normatividad que regula los gastos comprometido, devengado, ejercido y pagado se hayan aplicado durante el período auditado. Particularmente, las pruebas consistieron en lo siguiente:
Gasto Comprometido
Se analizaron los reportes mensuales de los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales que fueron ejercidos con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, con objeto de conocer el presupuesto comprometido por la OM del ejercicio fiscal de 2013 y verificar que los recursos correspondieron a obligaciones de pago respaldadas con documentos legales.
Se verificó que las adquisiciones de papel bond, tóner, cartuchos para impresoras, alimentos (abarrotes y perecederos) para los Centros de Desarrollo Infantil (CENDIS), y zapatos deportivos (para futbol, beisbol, basquetbol, voleibol y atletismo) estuvieran previstas en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios (PAAAPS) autorizado; que se encontraran soportadas con requisiciones de materiales y suministros debidamente justificadas y firmadas por el personal que tuvo atribuciones para autorizarlas;
que se contara con suficiencia presupuestal y, en los casos procedentes, con la aprobación del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios de la OM; que, previamente a la adquisición de los materiales y suministros, se hubiese verificado que no se tuvieran existencias de ellos en el almacén; que se hubieran realizado estudios de precios de mercado; y que los proveedores hubieran presentado las garantías correspondientes en los plazos establecidos.
Se constató que los procedimientos de contratación (licitación pública, invitación restringida a cuando menos tres proveedores y adjudicación directa) seleccionados como muestra se hayan ajustado a la normatividad, a los montos de actuación autorizados en el Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal 2013; y que las operaciones autorizadas se hayan realizado de conformidad con los artículos 54 y 55 de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal vigente en 2013, y que se hayan comunicado a la SEFIN, a la CGDF y OM; y que para la adquisición de papel bond, tóner y cartuchos para impresoras se haya contado con la documentación necesaria para adherirse a las compras consolidadas de éstos.
Se verificó que las adquisiciones de materiales y suministros se hayan formalizado mediante contratos en los plazos establecidos y con los proveedores que no se encontraran inhabilitados por la CGDF o por la Secretaría de la Función Pública (SFP); y que los contratos reunieran los requisitos mínimos que señalan la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal y su Reglamento vigentes en 2013.
Todo lo anterior, en cumplimiento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal y su Reglamento; de la Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012; de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal; del Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal; de los contratos revisados; y del Manual Administrativo de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal vigentes en 2013.
Gasto Devengado
Se verificó que los materiales y suministros adquiridos hubieran sido recibidos por la Oficialía Mayor en tiempo y conforme a las especificaciones establecidas en los contratos respectivos; y que la dependencia contara con evidencia documental para el registro de las entradas y salidas de almacén, en cumplimiento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal; de la Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno); y del Manual Administrativo de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal vigentes en 2013.
Gasto Ejercido
1. Se verificó que los proveedores hubieran entregado comprobantes de pago (facturas) a nombre del Gobierno del Distrito Federal/Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, que éstos cumplieran los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación vigente en 2013; que los pagos se hayan efectuado por materiales y suministros que cumplieran las especificaciones establecidas en los contratos; que los gastos se hayan registrado en las partidas acordes con su naturaleza, conforme al Clasificador por Objeto del Gasto del Distrito Federal vigente en 2013; que los pasivos se hayan registrado y reportado a la SEFIN en el ejercicio en que se devengó el gasto y que los recursos no devengados y, en su caso, los rendimientos obtenidos al 31 de diciembre de 2013, se hayan entregado a la SEFIN en los plazos señalados.
2. Se constató que, en su caso, se hayan aplicado correctamente las penas convencionales o sanciones a los proveedores por entregar los materiales y suministros de manera incompleta o extemporánea, que se hayan aplicado los descuentos procedentes en los pagos efectuados; y que, en caso de incumplimiento de los contratos, se hayan hecho efectivas las garantías correspondientes; que se hayan elaborado las Cuentas por Liquidar Certificadas (CLC) de operaciones ajenas por el importe de las sanciones aplicadas a los proveedores.
Todo lo anterior, en cumplimiento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal; de la Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias,
Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno); del Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal; de los contratos revisados; y del Manual Administrativo de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal vigentes en 2013.
Gasto Pagado
Se confirmaron operaciones con los proveedores a quienes se efectuaron pagos para verificar los procesos de contratación, facturación y pago.
Los procedimientos analíticos sustantivos se efectuaron para verificar si las operaciones relacionadas con el rubro auditado produjeron los resultados deseados, si se presentaron desviaciones o deficiencias o si existieron oportunidades de mejora. Los procedimientos consistieron en integrar por partidas de gasto el presupuesto ejercido por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”; y en verificar que las cifras presupuestarias reportadas por el sujeto fiscalizado a la SEFIN coincidieran con las asentadas en la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013, y que el importe contabilizado por la SEFIN fuera acorde con lo establecido en la Normatividad Contable de la Administración Pública del Distrito Federal vigente en 2013. También se verificó que la dependencia haya conservado la documentación original, justificativa y comprobatoria de los pagos realizados; que haya contado con expedientes debidamente integrados con la documentación legal y administrativa de los proveedores a los que les fueron adjudicados los contratos.
Para determinar la muestra de auditoría, a partir del total de los recursos ejercidos por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, por 21,128.5 miles de pesos, correspondientes a 237 CLC y 3 documentos múltiples; y derivado de los trabajos que se llevaron a cabo en la fase de planeación de la auditoría, así como del estudio y evaluación del sistema de control interno, se determinó revisar 50 CLC expedidas con cargo a 4 de las 31 partidas de gasto que integraron el presupuesto ejercido en dicho capítulo, las cuales sumaron un monto de 9,791.8 miles de pesos y representaron el 46.3% del universo. Las partidas seleccionadas fueron 2111 “Materiales,
Útiles y Equipos Menores de Oficina”, 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones”, 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas” y 2711 “Vestuario y Uniformes”, como se muestra a continuación:
(Miles de pesos y por cientos)
Partida| Universo Muestra CLC DM Presupuesto ejercido CLC DM Presupuesto ejercido % del total 2111 “Materiales, Útiles y Equipos
Menores de Oficina” 36 0 4,495.7 10 0 2,186.5 10.3
2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información
y Comunicaciones” 14 0 2,711.2 14 0 2,622.7 12.4
2211 “Productos Alimenticios y Bebidas
para Personas” 53 0 5,358.6 25 0 3,245.4 15.4
2711 “Vestuario y Uniformes” 11 1 4,002.6 1 0 1,737.2 8.2
Otras 27 partidas 123 2 4,560.4 0 0 0.0 0.0
Total capítulo 2000 “Materiales y Suministros” 237 3 21,128.5 50 0 9,791.8 46.3
Para determinar la muestra de las partidas sujetas a revisión, se consideraron los siguientes criterios:
1. Integrar las cifras consignadas tanto en la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013 y en las bases de datos de las CLC que la SEFIN y la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal proporcionaron a esta entidad de fiscalización.
2. Dar preferencia en la selección a las partidas de gasto que representaran el 10.0% o más del presupuesto ejercido en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros”.
Las partidas seleccionadas como muestra fueron la 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”, con un importe de 4,495.7 miles de pesos; la 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones”, con un monto de 2,711.2 miles de pesos; la 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas”, por un importe de 5,358.6 miles de pesos; y la 2711 “Vestuario y Uniformes”, con un monto de 4,002.6 miles de pesos, que representaron el 21.3%, 12.8%, 25.4% y el 18.9%, respectivamente, del total ejercido en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros” (21,128.5 miles de pesos).
3. Escoger aquellas partidas en las cuales de detectaron riesgos de operación durante el estudio y evaluación del control interno.
4. Estratificar las operaciones realizadas con cargo al rubro en revisión por monto ejercido para seleccionar las más representativas.
5. Seleccionar por lo menos un procedimiento de adjudicación realizado (licitación pública, invitación restringida a cuando menos tres proveedores y adjudicación directa) con cargo a las partidas seleccionadas.
Con base en lo anterior, y considerando el criterio general “Importancia Relativa”, se seleccionaron las 4 partidas más representativas: de la 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”, se revisó un monto de 2,186.5 miles de pesos; de la 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones”, un importe de 2,622.7 miles de pesos; de la 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas”, la cantidad de 3,245.4 miles de pesos; y de la 2711 “Vestuario y Uniformes”, un monto de 1,737.2 miles de pesos. El importe conjunto fue 9,791.8 miles de pesos y representó el 46.3% de los recursos que la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal ejerció con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” (21,128.5 miles de pesos). También se consideraron los criterios “Exposición al Riesgo” porque dichas partidas están propensas a errores, desperdicios, irregularidades, ineficiencias o incumplimiento de objetivos y metas y “Presencia y Cobertura” a fin de garantizar que eventualmente todos los sujetos de fiscalización y los conceptos que sean susceptibles de ser auditados se revisen.
El alcance de la revisión a nivel de partida de gasto se señala a continuación:
Partida 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”
Se revisó el 48.6% (2,186.5 miles de pesos) del importe ejercido en la partida 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina” (4,495.7 miles de pesos) mediante 10 CLC, así como su documentación justificativa y comprobatoria. Estas correspondieron a la adquisición de papel bond mediante la adhesión a la compra consolidada que la Dirección General de Recursos Materiales de la Oficialía Mayor realizó por medio de la adjudicación
directa núm. OM/DGRMSG/009/13 y la licitación pública nacional consolidada núm. OM-DGRMSG-001-13 de las cuales derivaron los contratos núms. DAT-002-A-2013 y DAT-002-2013, respectivamente.
Partida 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones”
Se revisó el 96.7% (2,622.7 miles de pesos) del importe ejercido en la partida 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones” (2,711.2 miles de pesos) mediante 14 CLC y su documentación justificativa y comprobatoria. Estas correspondieron a la compra de tóner y cartuchos para impresoras mediante la adhesión a la compra consolidada que la Dirección General de Recursos Materiales de la OM realizó con la licitación pública internacional consolidada núm. OM-DGRMSG-005-13 y la adjudicación directa núm. AT/DGRMSG/016/13, las cuales dieron origen a los contratos núms. DAT-08-2013, DAT-09-2013, DAT-11-2013, DAT-13-2013 y DAT-14-2013.
Partida 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas”
Se revisó el 60.6% (3,245.4 miles de pesos) del importe ejercido en la partida 2211 “Productos Alimenticios y Bebidas para Personas” (5,358.6 miles de pesos) mediante 25 CLC y su documentación justificativa y comprobatoria. Estas correspondieron a la compra de alimentos (abarrotes y perecederos) para los CENDIS realizada mediante las invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores núms. IR/OM/DRMSG/001/2013 (declarada desierta) e IR/OM/DRMSG/002/2013, de la cual derivó el contrato administrativo abierto núm. OM/DGA/DRMSG/CA-007-2013.
Partida 2711 “Vestuario y Uniformes”
Se revisó el 43.4% (1,737.2 miles de pesos) del importe ejercido en la partida 2711 “Vestuario y Uniformes” (4,002.6 miles de pesos) mediante una CLC y su documentación justificativa y comprobatoria. Estas correspondieron a la adquisición de zapatos deportivos (para futbol, beisbol, basquetbol, voleibol y atletismo), realizada mediante la licitación pública nacional núm. LPN/OM/DGA-001-2013, de la cual se derivó el contrato administrativo núm. OM/DGA/DRMSG/CA-030-2013.
ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Con la finalidad de contar con una base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría, se analizaron el marco normativo y los manuales administrativos (apartado de organización) de las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal vigentes en 2013, para identificar su estructura orgánica, así como los objetivos, funciones y atribuciones de las unidades administrativas que las integran, en especial de las que intervinieron en las operaciones relativas al rubro objeto de la revisión. Se revisó el apartado de procedimientos, para verificar los que fueron aplicados por las unidades administrativas responsables de registrar, aprobar, modificar, comprometer, devengar, ejercer, comprobar, registrar y pagar las erogaciones efectuadas con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”; y constatar si éstos contribuyeron razonablemente al cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas, políticas y otras disposiciones de observancia obligatoria.
Se aplicaron cuestionarios de control interno y de ambiente de control a servidores públicos de las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales; asimismo, se realizaron entrevistas con servidores públicos de dichas unidades administrativas, que guardan relación con el ejercicio del capítulo 2000 “Materiales y Suministros”.
Se verificó que los gastos hayan sido autorizados por los servidores públicos facultados para ello y se identificaron los riesgos de las operaciones revisadas y de los objetivos específicos de control.
Una vez recopilada y analizada la información general de las áreas y las operaciones sujetas a revisión y, a partir de su flujo general de los objetivos específicos de control vigentes en 2013 y de los mecanismos de control identificados en cada proceso, se elaboró una matriz de control para evaluar si los mecanismos establecidos hicieron factible la administración de los riesgos de irregularidades e ineficiencias y contribuyeron a disminuir las debilidades detectadas.
Como resultado del estudio y evaluación del control interno, se determinó que las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales, estuvieron
estructuradas conforme a las funciones asignadas en sus respectivos manuales administrativos, apartados de organización, lo cual permitió delimitar las responsabilidades de los servidores públicos; sin embargo, la Dirección General de Recursos Materiales no contó con procedimientos actualizados conforme a su estructura orgánica y la Dirección General de Administración no estableció procedimientos administrativos para la adquisición de bienes mediante licitación pública, invitación restringida a cuando menos tres proveedores y adjudicación directa. Por tanto, la dependencia no estableció los mecanismos y actividades suficientes para hacer factible la administración de riesgos relacionados con irregularidades e ineficiencias a fin de garantizar la integridad, calidad, oportunidad, suficiencia y consistencia de la información y documentación generadas en las operaciones que realizó con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”. Las deficiencias de control interno se señalan de manera específica en el apartado de resultados de este informe.
RESULTADOS
Evaluación del Control Interno
1. Resultado
Mediante el oficio núm. OM/CGAA/DEAJ/1096/2014 del 27 de agosto de 2014, la Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico de la OM proporcionó el dictamen de estructura orgánica y el manual administrativo (apartados de organización y de procedimientos) vigentes en 2013. De su análisis, se desprende lo siguiente:
1. Con el oficio núm. CG/389/2009 del 30 de junio de 2009, la Contraloría General del Distrito Federal (CGDF) autorizó a la OM el dictamen de estructura orgánica núm. 9/2009 vigente a partir del 16 de junio de 2009. En dicho dictamen se previeron cuatro Direcciones Generales: de Administración y Desarrollo de Personal, de Recursos Materiales y Servicios Generales, de Patrimonio Inmobiliario y de Administración; así como una Dirección Ejecutiva de Apoyo Técnico.
2. El Manual Administrativo (apartado de organización) vigente en 2013, en el cual se establecen las funciones, atribuciones y responsabilidades de los titulares de las unidades
administrativas que integran la OM, se elaboró con base en el dictamen de estructura orgánica núm. 9/2009 y quedó registrado con el núm. MA-104-9/09, conforme a lo señalado en el oficio núm. CG/CGMA/0723/2013 del 22 de abril de 2013; y fue publicado en la
Gaceta Oficial del Distrito Federal el 17 de julio de 2013; la vigencia del manual fue
del 22 de abril al 31 de diciembre de 2013.
Durante el período del 1o. de enero al 21 de abril de 2013, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales contó con el manual de organización núm. MA-12003-2/07, registrado por la Coordinación General de Modernización Administrativa (CGMA) mediante el oficio núm. CGMA/DDO/2477/07 del 21 de agosto de 2007 y publicado en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal el 6 de agosto de 2009. La Dirección General de Administración
realizó sus actividades con el manual de organización núm. MA-12007-9/09, de acuerdo con lo señalado en el oficio núm. CG/CGMA/DDO/0125/11 del 13 de enero de 2011; el manual fue publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 15 de abril de 2011.
3. El manual de organización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales núm. MA-104-9/09 no estuvo actualizado, debido a que las Jefaturas de Unidad Departamental de Integración y de Políticas Normativas elaboraron las CLC de las compras consolidadas que se realizaron con cargo a las partidas 2111 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Oficina”, 2141 “Materiales, Útiles y Equipos Menores de Tecnologías de la Información y Comunicaciones” y 2711 “Vestuario y Uniformes”, sin que en dicho documento normativo se les encomendara la función o atribución correspondiente.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, mediante el oficio núm. OM/DGRMSG/0057/2015 de esa misma fecha, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal informó que en 2015 la Jefatura de Unidad Departamental de Políticas Normativas ya no elabora las CLC con cargo a la partida 2711 “Vestuario y Uniformes”, dado que la Jefatura de Unidad Departamental de Registro es el área responsable de dicha actividad. Al respecto, proporcionó copia de los oficios núms. OM/DGRMSG/0012/15 y OM/DGRMSG/0013/15, ambos del 6 de enero de 2015, mediante los cuales la citada Dirección General solicitó a la Dirección General de Administración Financiera de la SEFIN el registro de firmas de la Jefatura de Unidad Departamental de Registro
para la elaboración de las CLC. Cabe señalar que, de acuerdo con el manual de organización núm. MA-104-9/09, la Jefatura de Unidad Departamental de Registro es el área responsable de elaborar las CLC.
Además, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales proporcionó copia del oficio núm. OM/DGRMSG/DSST/162/2015 del 15 de enero de 2015, con el cual la Dirección de Seguimiento Sectorial y Telecomunicaciones envió a la Dirección Ejecutiva de Arquitectura Organizacional, en la Coordinación General de Apoyo Administrativo, el proyecto de su manual de organización actualizado en el que establece que la Jefatura de Unidad Departamental de Integración tiene como función gestionar las CLC que se deriven de las contrataciones consolidadas. Con el oficio núm. OM/DGRMSG/0050/2015 del 15 de enero de 2015, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales instruyó a sus Direcciones de Área para que continúen con la actualización del Manual Administrativo.
Lo anterior, desvirtúa parcialmente la observación respecto a que el manual de organización núm. MA-104-9/09 de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no se encontraba actualizado, ya que dicha unidad administrativa aclaró que actualmente la Jefatura de Unidad Departamental de Registro es responsable de elaborar las CLC con cargo a la partida 2711 “Vestuario y Uniformes” y no la Jefatura de Unidad Departamental de Políticas Normativas. Esto se constató con los oficios enviados a la SEFIN para autorizar la elaboración de CLC. Sin embargo, se constató que con el oficio núm. OM/DGRMSG/DSST/162/2015 del 15 de enero de 2015, la Dirección de Seguimiento Sectorial y Telecomunicaciones está solicitando que a las funciones de la Jefatura de Unidad Departamental de Integración, se le agregue la función de elaborar CLC.
Por no contar con el manual de organización núm. MA-104-9/09 actualizado conforme a la actividad que realizó la Jefatura de Unidad Departamental de Integración, de elaborar las CLC de compras consolidadas, la OM incumplió el artículo 16, fracción III, inciso e), del Primer Lineamiento: Ambiente de Control, de los Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal, publicados en la Gaceta Oficial
“Artículo 16.- Para efectos del presente Acuerdo, los Lineamientos de Control Interno son los siguientes:
”Primer Lineamiento: Ambiente de Control […]
”Un adecuado Ambiente de Control se verifica por medio de los siguientes aspectos […] ”e) Manuales de organización y de procedimientos. Los titulares de las Unidades de Gobierno de la Administración Pública del Distrito Federal, deberán vigilar que los manuales de organización y procedimientos estén elaborados conforme a la estructura organizacional y a las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes y reglamentos que en cada caso sean aplicables, incluyéndose las actividades y procedimientos para todos los procesos sustantivos, así como la información que se genere; asimismo, deberán de estar debidamente autorizados y ser del conocimiento de los servidores públicos.” Asimismo, la OM incumplió el numeral 2.4.2 de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal publicada en la
Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de enero de 2011, vigente en 2013, que establece:
“Los titulares de las dependencias […] son los responsables de la actualización de los Manuales Administrativos, que se deriven de la aplicación de un proceso rediseñado, de un procedimiento simplificado, de la modificación de la estructura orgánica, o de la supresión o creación de leyes y normas […] La actualización del Manual de Procedimientos deberá remitirse a la CGMA por medio de oficio firmado con firma autógrafa o firma electrónica avanzada, a más tardar en 60 días hábiles posteriores a la entrada en vigor de la modificación efectuada, para que ésta proceda a su análisis y, en su caso, al registro.” 4. Las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios
Generales difundieron su manual de organización núm. MA-104-9/09, vigente en 2013, mediante el oficio núm. OM/DGA/2984/2013 del 30 de julio de 2013, al personal encargado de su aplicación; sin embargo, no proporcionaron evidencia documental de haber difundido a su personal los manuales de organización núms. MA-12007-9/09 y MA-12003-2/07, respectivamente.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, mediante el oficio núm. OM/DGRMSG/0057/2015 de la misma fecha, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales proporcionó copia del oficio núm. OM/DGRSMG/0050/2015 del 15 de enero de 2015, mediante el cual instruyó a sus Direcciones de Área para que continuaran con la actualización del manual administrativo y, una vez que sea aprobado, registrado y publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal lo difundieran entre el personal. Esa evidencia no desvirtúa la observación en el sentido de que la dependencia no proporcionó el soporte documental de la difusión a su personal de los manuales de organización núms. MA-12007-9/09 y MA-12003-2/07, debido a que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales está en proceso de actualización del manual administrativo.
Por no proporcionar evidencia documental de la difusión de los manuales de organización núms. MA-12007-9/09 y MA-12003-2/07, la OM incumplió el numeral 2.4.7.2 de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de enero de 2011, vigente en 2013, que establece:
“Los titulares de las dependencias […] deberán hacer del conocimiento del personal, el contenido de los Manuales Administrativos, con el propósito de que estén adecuada y permanentemente informados de la organización y de los procedimientos internos aplicables en su área de adscripción.”
5. Los manuales administrativos (apartado de procedimientos) de las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales fueron actualizados como se detalla a continuación:
a) La Dirección General de Administración contó con el manual administrativo (apartado de procedimientos) núm. MA-12007-9/09, elaborado conforme a la estructura orgánica núm. 9/2009. Dicho manual se integró por 35 procedimientos que fueron registrados por la CGMA mediante los oficios núms. CG/CGMA/DDO/0127/11 y CG/CGMA/DEDDEO/3273/2011 del 13 de enero y 13 de julio de 2011, respectivamente.
El listado de procedimientos fue publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de marzo y 11 de agosto de 2011, en el mismo orden.
b) El citado manual contiene cuatro procedimientos que se relacionan con el rubro en revisión: “Control y Supervisión de la Información Contenida en el Sistema Electrónico Presupuestal ‘SAP-GRP’, correspondiente a la Oficialía Mayor”, “Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos y Programa Operativo Anual”, “Adquisición de Bienes y Servicios”, y “Suministro de Bienes de Consumo y de Inversión”. Sin embargo, la Dirección General de Administración no contó con procedimientos administrativos para la realización de licitaciones públicas, invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores, adjudicaciones directas y adhesión a compras consolidadas con cargo a los recursos del capítulo 2000 “Materiales y Suministros”. En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, mediante el oficio núm. OM/DGRMSG/0057/2015 de la misma fecha, las Direcciones Generales de Recursos Materiales y Servicios Generales y de Administración proporcionaron el oficio núm. OM/DGA/0180/2015 de la misma fecha, con el cual la Dirección General de Administración remitió copia del procedimiento administrativo “Adquisición de Bienes y Servicios” del 1o. de marzo de 2010. En dicho procedimiento se indica de manera general que se deberán establecer y aplicar los montos máximos de actuación, que las requisiciones de compra deberán incluir la descripción completa de los bienes y que se deben someter a dictamen del Subcomité las adjudicaciones directas que se efectúen al amparo del artículo 54 de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal, excepto las realizadas mediante las fracciones IV y XII del citado artículo. Asimismo, envió copia del oficio núm. OM/DGA/0084/2015 del 13 de enero de 2015, con el cual la Dirección General de Administración instruyó al Encargado de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales con objeto de que se elaboren los procedimientos administrativos para la realización de licitaciones públicas, invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores, adjudicaciones directas y adhesiones a compras consolidadas. Esta evidencia ratifica la observación, en el sentido de que la Dirección General de Administración no cuenta con procedimientos administrativos para la realización de tales procesos de adquisición.
Por lo anterior, la OM incumplió el numeral 2.4.2 de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de enero de 2011, vigente en 2013.
Asimismo, la dependencia no atendió lo establecido en el artículo 16, fracción III, inciso e), del Primer Lineamiento: Ambiente de Control, de los Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de abril de 2007, vigente en 2013.
c) Mediante los oficios núms. OM/DGA/191/2011 del 2 de febrero de 2011; OM/DGA/1589/2011 y OM/DGA/1590/2011 del 29 de julio de 2011; OM/DGA/DRH/1263/2011 y OM/DGA/DRH/1264/2011 y 3 de agosto de 2011, la Dirección General de Administración difundió su manual administrativo (apartado de procedimientos) núm. MA-12007-9/09 al personal encargado de su aplicación.
d) La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales contó con el manual administrativo (apartado de procedimientos) núm. MA-12003-05/05, elaborado conforme al dictamen de estructura orgánica núm. 05/2005 y registrado por la CGMA mediante el oficio núm. CGMA/2079/2006 del 9 de agosto de 2006. Dicho documento se integró por 68 procedimientos administrativos; sin embargo, el listado de éstos no se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no proporcionó información ni documentación que modifiquen la presente observación.
Por no proporcionar evidencia documental de que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales haya publicado el listado de procedimientos en la
Gaceta Oficial del Distrito Federal, la OM incumplió el numeral 2.4.6.7 de la Circular
para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal vigente en 2013, que establece:
“Una vez obtenido el registro de los Manuales Administrativos y Manuales Específicos de Operación ante la CGMA, los titulares de las dependencias […] o en su caso, los responsables de ejecutar los acuerdos en los Órganos Colegiados, serán los encargados de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, gestionando para tal efecto, los trámites que correspondan ante la CJySL.”
e) Derivado de lo anterior, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no proporcionó evidencia de la difusión de su manual administrativo (apartado de procedimientos) núm. MA-12003-05/05 entre el personal encargado de su aplicación.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no proporcionó información ni documentación que modifiquen la presente observación.
Por no proporcionar evidencia documental de que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales haya difundido su manual de procedimientos, la OM incumplió el numeral 2.4.7.2 de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de enero de 2011, vigente en 2013.
f) El manual administrativo (apartado de procedimientos) núm. MA-12003-05/05 de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales contiene nueve procedimientos administrativos relacionados con el rubro revisado: “Elaboración y Presentación de los Contratos Derivados de los Procedimientos de Adjudicación que realiza la DGRMSG”, “Atención a Proveedores del Gobierno del Distrito Federal”, “Coordinar las Entrega-Recepción de los Bienes Adquiridos en los Procedimientos Consolidados en los Diferentes Almacenes de las Dependencias, Órganos Desconcentrados, y Entidades del Gobierno del Distrito Federal”, “Integración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Distrito Federal”, “Integración del Informe Trimestral de las Modificaciones al Programa Anual de Adquisiciones”, “Elaboración de Proyectos de Cuentas por Liquidar Certificadas (CLC) derivadas de las Compras Consolidadas a cargo
de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG)”, “Elaboración de Proyectos de Documentos Múltiples (DM) derivadas de las Compras Consolidadas a cargo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG)”, “Revisión y Análisis de Bases de Licitación Pública e Investigación Restringida a cuando menos Tres Proveedores que Celebran las Dependencias, Órganos Político-Administrativos y Entidades del Gobierno del Distrito Federal” y “Realización de los Procesos de Adquisición consolidada a través de Licitación Pública”.
De lo anterior, se concluye que la OM contó con un manual administrativo (apartados de organización y de procedimientos) vigente en 2013; sin embargo, el manual de organización núm. MA-104-9/09 de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no estuvo actualizado, pues la Jefatura de Unidad Departamental de Integración elaboró CLC de compras consolidadas sin tenerlo asignado como función.
Asimismo, no proporcionó evidencia documental de la difusión de los manuales de organización núms. MA-12007-9/09 y MA-12003-2/07 de las Direcciones Generales de Administración y de Recursos Materiales y Servicios Generales, respectivamente, entre el personal encargado de su aplicación.
Por otro lado la Dirección General de Administración no contó con procedimientos administrativos para la realización de licitaciones públicas, invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores y adjudicaciones directas; y para la adhesión a compras consolidadas con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”.
El listado de procedimientos del manual administrativo núm. MA-12003-05/05 de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales no fue publicado en la Gaceta Oficial
del Distrito Federal y no fue difundido entre el personal.
Recomendación AFLA-117-13-01-OM
Es necesario que la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal actualice su manual de organización a fin de que, en el apartado de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales se asigne a la Jefatura de Unidad Departamental de Integración
la función de elaborar de las Cuentas por Liquidar Certificadas, en cumplimiento de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal; y de los Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal.
Recomendación AFLA-117-13-02-OM
Es necesario que la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal establezca mecanismos de control para garantizar que su manual administrativo (apartados de organización y de procedimientos) se publique en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y se difunda entre el personal responsable de su aplicación, en cumplimiento de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal.
Recomendación AFLA-117-13-03-OM
Es necesario que la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, por conducto de la Dirección General de Administración, elabore los procedimientos administrativos para la realización de licitaciones públicas, invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores, adjudicaciones directas y adhesiones a compras consolidadas, en cumplimiento de la Circular para el Control y Evaluación de la Gestión Pública; el Desarrollo, Modernización, Innovación y Simplificación Administrativa, y la Atención Ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal; y de los Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal.
Cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental
2. Resultado
Se verificó si la OM debió llevar a cabo el registro contable de las etapas de los presupuestos aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, previsto en la Ley General de Contabilidad Gubernamental vigente en 2013. Al respecto, se observó lo siguiente:
1. El 31 de diciembre de 2008 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Contabilidad Gubernamental vigente a partir de 1o. de enero de 2009, con objeto de establecer los criterios generales que regirán la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos, y lograr su adecuada armonización. De conformidad con el artículo 4o., fracción I, de dicha ley, la armonización consiste en “la revisión, reestructuración y compatibilización de los modelos contables vigentes a nivel nacional, a partir de la adecuación y fortalecimiento de las disposiciones jurídicas que las rigen, de los procedimientos para el registro de las operaciones, de la información que deben generar los sistemas de contabilidad gubernamental, y de las características y contenido de los principales informes de rendición de cuentas”. 2. La OM no emite información contable y financiera porque ésta se concentra en la
Secretaría de Finanzas del Distrito Federal (SEFIN) de conformidad con el artículo 124 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013.
3. En la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013, se indicó lo siguiente:
“Durante los últimos años el Gobierno del Distrito Federal ha venido trabajando en el proceso de implementación de la armonización contable que se ha desarrollado en el país, y mediante la cual se emite información financiera de los entes públicos de manera armonizada, lo que permite analizar y comparar dicha información.
”Por lo anterior, el GDF para la presentación de la Cuenta Pública 2013, además de informar conforme a las obligaciones que se desprenden del marco jurídico local, también avanzó en la adopción del Acuerdo por el que se Armoniza la Estructura de las Cuentas Públicas emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), y que consiste en la incorporación de cinco Tomos adicionales al que ya se presentaba anteriormente. De esta manera la Cuenta Pública 2013 se integra por el Tomo I Resultados Generales, Tomo II Poder Ejecutivo; Tomo III Poder Legislativo, Tomo IV Poder Judicial, Tomo V Órganos Autónomos y Tomo VI Entidades Paraestatales, además de un Banco de Información.”
4. Mediante el oficio núm. OM/CGAA/DEAJ/1096/2014 del 27 de agosto de 2014, la Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico de la OM remitió copia del oficio núm. DGCNCP/3782/2014
del 8 de septiembre de 2014, con el cual el titular de la Dirección General de Contabilidad, Normatividad y Cuenta Pública, adscrita a la Subsecretaría de Egresos de la SEFIN, proporcionó las cuentas de mayor afectadas y los registros de las operaciones que afectaron la situación financiera del Gobierno del Distrito Federal en 2013, por un importe de 21,128.5 miles de pesos, recursos que fueron erogados por la OM con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” en el ejercicio fiscal de 2013.
5. Mediante el oficio núm. OM/DGA/DRF/1205/2014 del 23 de octubre de 2014, la Dirección de Recursos Financieros de la Dirección General de Administración de la OM remitió la respuesta al cuestionario de control interno aplicado para evaluar el cumplimiento, a esa fecha, de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.
De acuerdo con la respuesta del cuestionario de control interno, la OM por medio de la SEFIN ha dado cumplimiento a las disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental que se refieren a la instauración de medidas para cumplir los requerimientos y obligaciones relacionadas con la armonización contable, como son la emisión de información contable y presupuestaria sobre la base de clasificaciones administrativas, económicas y programáticas; la emisión del Informe de Cuenta Pública de 2013, mediante consultas realizadas a la SEFIN; y el uso del sistema informático implementado por dicha dependencia.
Por lo expuesto, se concluye que la SEFIN realizó el registro contable de las etapas del presupuesto aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado, por un importe de 21,128.5 miles de pesos, con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” de la OM, de conformidad con la Ley General de Contabilidad Gubernamental vigente en 2013.
Gasto Aprobado
3. Resultado
Con objeto de verificar que la previsión de gasto para la OM con cargo al Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal 2013 se hubiere asignado conforme a la normatividad aplicable, se analizaron el techo presupuestal
reportado en el Analítico de Claves, el POA, el Calendario Presupuestal y el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del sujeto fiscalizado, correspondientes al ejercicio fiscal de 2013. Como resultado, se determinó lo siguiente:
1. Con el oficio núm. SFDF/SE/121/2013 del 7 de enero de 2013, la Subsecretaría de Egresos de la SEFIN remitió a la OM el Analítico de Claves y el Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal 2013; asimismo, le comunicó que el techo aprobado por la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (ALDF) para el ejercicio de 2013 sería de 913,669.4 miles de pesos para gasto corriente; de ese monto, 17,587.5 miles de pesos corresponderían al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”. 2. Mediante el oficio núm. SFDF/SE/457/2013 del 29 de enero de 2012, la Subsecretaría
de Egresos de la SEFIN comunicó a la OM el Calendario Presupuestal y el POA correspondientes al techo presupuestal definitivo para el ejercicio fiscal de 2013, por un monto de 913,669.4 miles de pesos, aprobados por la ALDF mediante del Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el Ejercicio Fiscal 2013, en cumplimiento de los artículos 21 y 47 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013. El importe por ejercer en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros” fue de 17,587.5 miles de pesos.
3. En el Analítico de Claves se asignaron recursos a 29 partidas del capítulo 2000 “Materiales y Suministros”, que sumaron el presupuesto asignado a éste (17,587.5 miles de pesos); ello se verificó en el Informe de Cuenta Pública de la OM correspondiente al ejercicio fiscal de 2013. Cuatro partidas que no tenían presupuesto original ejercieron recursos y otras dos contaron con asignaciones que no erogaron.
En esta tesitura la OM estimó originalmente recursos para 29 partidas del capítulo 2000 “Materiales y Suministros” y los ejerció en 31 partidas; asimismo, la dependencia se ajustó al techo presupuestal aprobado (17,587.5 miles de pesos); posteriormente, mediante afectaciones programático-presupuestales, conforme al Manual de Normas y Procedimientos Presupuestarios para la Administración Pública del Distrito Federal vigente en 2013, incrementó su presupuesto en 3,541.0 miles de pesos, con lo cual los presupuestos modificado y ejercido ascendieron a 21,128.5 miles de pesos.
Gasto Modificado
4. Resultado
De acuerdo con la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013, la OM reportó en el capítulo 2000 “Materiales y Suministros” un presupuesto original de 17,587.5 miles de pesos, el cual fue objeto de las siguientes adecuaciones presupuestales: 39 adiciones compensadas, por un monto de 3,733.2 miles de pesos; 221 ampliaciones compensadas, por un importe de 15,555.5 miles de pesos; 97 reducciones compensadas, por un monto de 15,157.1 miles de pesos; y 124 reducciones líquidas, por un importe de 590.6 miles de pesos. En consecuencia, el presupuesto original tuvo un incremento de 3,541.0 miles de pesos, para quedar en 21,128.5 miles de pesos, importe que fue ejercido en su totalidad.
Dichos movimientos se amparan con 28 afectaciones presupuestarias que autorizó la SEFIN, por conducto de la Dirección General de Egresos “B” de la Subsecretaría de Egresos, en el caso de afectaciones compensadas; y de la Dirección General de Política Presupuestal, cuando se trató de afectaciones líquidas, conforme a los artículos 71, fracción VI; y 68, fracción V, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal; y a la Sección Tercera “Adecuaciones Presupuestarias”, numeral 72, último párrafo, Subapartado A, “Adecuaciones Presupuestarias Compensadas”, numeral 79, y Subapartado B “Adecuaciones Presupuestarias Líquidas”, numeral 83, del Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal vigentes en 2013.
Se analizaron las afectaciones presupuestarias y se determinó que, según las justificaciones consignadas por la OM, las principales causas por las que se modificó el presupuesto original fueron las siguientes:
1. Las adiciones compensadas, por un importe de 3,733.2 miles de pesos, se efectuaron principalmente para dar cumplimiento al convenio de colaboración suscrito entre la Jefatura de Gobierno del Distrito Federal y la OM para la contratación del servicio de limpieza, fumigación, reparación y mantenimiento de vehículos, productos alimenticios y bebidas; adquirir material de curación y medicamentos para la población infantil de los Centros de Desarrollo Infantil (CENDIS); y adecuar el presupuesto al cierre del ejercicio, con fundamento en los artículos 71 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal y 63 de su Reglamento, y en el numeral II “Adecuaciones
Programático-Presupuestales” del oficio circular de cierre núm. SFDF/SE/3409/2013 del 10 de octubre de 2013, emitido por la SEFIN para el cierre del ejercicio del presupuesto 2013.
2. Las ampliaciones compensadas, por un monto de 15,555.5 miles de pesos, se realizaron, principalmente para adecuar el calendario presupuestal y reorientar los recursos a las necesidades reales de la OM; contar con los recursos necesarios para cubrir el fondo revolvente; y adquirir de vestuario deportivo para el personal de base.
3. Las reducciones compensadas, por un monto de 15,157.1 miles de pesos, tuvieron por objeto, principalmente, adecuar el calendario presupuestal y reorientar los recursos a las necesidades reales de la dependencia; cubrir necesidades de gasto del fondo revolvente; y registrar los recursos de aplicación automática.
4. Las reducciones líquidas, por un monto de 590.6 miles de pesos, se efectuaron principalmente para reintegrar economías por el cierre del ejercicio fiscal de 2013, en cumplimiento del artículo 71 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013 y del numeral II “Adecuaciones Programático-Presupuestales” del oficio circular de cierre núm. SFDF/SE/3409/2013 del 10 de octubre de 2013, emitido por la SEFIN.
Por lo expuesto, se concluye que las adecuaciones realizadas al presupuesto del capítulo 2000 “Materiales y Suministros” se sujetaron a los montos aprobados y contaron con las justificaciones correspondientes; y que las cifras de los presupuestos aprobado y modificado de la OM coinciden con las reportadas en la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal de 2013.
Gasto Comprometido
5. Resultado
Con la finalidad de verificar que la OM haya reportado a la SEFIN en tiempo y forma el pasivo circulante del ejercicio de 2013 pagado en 2014, por medio del oficio núm. AFL-A/14/0031 del 20 de agosto de 2014, se solicitó a la dependencia que indicara el monto y características de su pasivo circulante establecido con cargo a las partidas del capítulo 2000 “Materiales y Suministros” y que proporcionara los oficios mediante los cuales remitió dicha información a la SEFIN.
En respuesta, con el oficio núm. OM/CGAA/DEAJ/1096/2014 del 27 de agosto de 2014, la Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico de la OM, remitió la siguiente documentación:
1. Oficio núm. OM/DGA/0129/2014 del 14 de enero de 2014, con sello de recibido del mismo día, mediante el cual la Dirección General de Administración de la OM remitió a la Subsecretaría de Egresos de la SEFIN los formatos B y B1, en forma impresa y en medio magnético, relativos al monto y características de su pasivo circulante, en cumplimiento del artículo 60 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013, que establece:
“Las Unidades Responsables del Gasto informarán a la Secretaría, a más tardar el día 15 de enero de cada año, el monto y características de su pasivo circulante al fin del año anterior.”
Es decir, la OM envió los formatos de su pasivo circulante del ejercicio 2013, en los plazos establecidos en la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013.
2. Formatos B y B1, mediante los cuales la OM registró su pasivo circulante con cargo a las partidas del capítulo 2000 “Materiales y Suministros”.
3. Oficio núm. OM/DGA/0129/2014 del 14 de enero de 2014, con el cual la Dirección General de Administración de la OM remitió a la Subsecretaría de Egresos de la SEFIN los formatos B y B1 correspondientes al pasivo circulante, incluido el pasivo con cargo al capítulo 2000 “Materiales y Suministros”. Los citados documentos fueron entregados dentro del plazo establecido por la SEFIN (15 de enero de 2014).
Por lo anterior, se concluye que la OM reportó el pasivo circulante del ejercicio de 2013 en los plazos fijados por el artículo 60 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal vigente en 2013, y envió a la SEFIN el Reporte del Presupuesto Comprometido en el plazo establecido por la dependencia.
6. Resultado
Al analizar los reportes mensuales de los recursos comprometidos sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales, correspondientes al ejercicio de 2013, que la Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico de la OM proporcionó a la Auditoría Superior de la Ciudad de México (ASCM) mediante el oficio núm. OM/CGAA/DEAJ/1096/2014 del 27 de agosto de 2014, se determinó lo siguiente:
Mes
Oficio Fecha Días
naturales de desfase
Número Fecha De recepción
en la SEFIN
Según normatividad
Enero OM/DGA/337/2013 8/II/13 12/II/13 10/II/13 2
Febrero OM/DGA/816/2013 7/III/13 8/III/13 10/III/13 0
Marzo OM/DGA/1228/2013 10/IV/13 11/IV/13 10/IV/13 1
Abril OM/DGA/1614/2013 9/V/13 10/V/13 10/V/13 0
Mayo OM/DGA/2117/2013 7/VI/13 10/VI/13 10/VI/13 0
Junio OM/DGA/2627/2013 9/VII/13 10/VII/13 10/VII/13 0
Julio OM/DGA/3167/2013 9/VIII/13 9/VIII/13 10/VIII/13 0
Agosto OM/DGA/3723/2013 10/IX/13 11/IX/13 10/IX/13 1
Septiembre OM/DGA/4097/2013 9/X/13 10/X/13 10/X/13 0
Octubre OM/DGA/4590/2013 11/XI/13 11/XI/13 10/XI/13 1
Noviembre OM/DGA/4982/2013 13/XII/13 23/XII/13 10/XII/13 13
Diciembre OM/DGA/0084/2014 13/I/14 14/I/14 10/I/14 4
Como se observa, la OM remitió a la SEFIN los reportes de los recursos comprometidos sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales de enero, marzo, agosto, octubre, noviembre y diciembre de 2013 con desfases de 1 a 13 días naturales.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, mediante el oficio núm. OM/DGRMSG/0057/2015 de la misma fecha, la Dirección General de Administración proporcionó copia de los oficios núms. OM/DGA/0115/2015, OM/DGA/0137/2015 y OM/DGA/0156/2015, todos del 15 de enero de 2015, mediante los cuales instruyó al Encargado de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Recursos Financieros y a la Coordinación General de Comunicación Social para que le remitan los reportes mensuales sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales dentro de los cinco primeros días naturales posteriores al mes que se reporte. Esta evidencia no desvirtúa la observación relativa al desfase de los reportes de enero, marzo, agosto, octubre, noviembre y diciembre de 2013, en virtud de que no se demuestra que tal irregularidad no se haya repetido en lo subsecuente.
Por no presentar los reportes de los recursos comprometidos sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales de enero, marzo, agosto, octubre, noviembre y diciembre de 2013 a más tardar dentro de los primeros diez días posteriores al mes que se reportó, la OM incumplió el artículo 56, párrafo primero, de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, vigente en 2013, que dispone lo siguiente:
“Las Dependencias […] remitirán a la Secretaría, dentro de los primeros diez días de cada mes, un reporte mensual sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales, que se encuentren comprometidos al cierre de mes inmediato anterior. La Secretaría podrá solicitar a la Contraloría la verificación de dichos compromisos y en el caso de que éstos no se encuentren debidamente formalizados, la Secretaría podrá reasignar los recursos que no se encuentren comprometidos.”
Además, la OM incumplió el numeral 133, Capítulo VI, “Presupuesto Comprometido”, del Título Tercero, “Registro de Otras Erogaciones”, del Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal vigente en 2013, que establece:
“Las UR’s deberán enviar en forma analítica y por clave presupuestal a la Secretaría dentro de los siguientes primeros diez días del cierre de cada mes un reporte mensual sobre el total de los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales que se encuentren comprometidos al cierre del mes que se reporte, el cual deberá ser congruente con la información que se haya registrado en el Sistema informático.”
Recomendación AFLA-117-13-04-OM
Es necesario que la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal establezca mecanismos de control para garantizar que los reportes de los recursos comprometidos sobre los recursos fiscales, crediticios y provenientes de transferencias federales se presenten a la Secretaría de Finanzas en los plazos que establece la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal y el Manual de Reglas y Procedimientos para el Ejercicio Presupuestario de la Administración Pública del Distrito Federal.
7. Resultado
Al analizar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios (PAAAPS) y sus modificaciones correspondientes al ejercicio de 2013, proporcionado a esta entidad de fiscalización mediante el oficio núm. OM/CGAA/DEAJ/1096/2014 del 27 de agosto de 2014, se determinó lo siguiente:
1. Con el oficio núm. OM/DGA/071/2013 del 10 de enero de 2013, la Dirección General de Administración de la OM remitió el PAAAPS a la Dirección General de Política Presupuestal de la SEFIN, con copia para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la OM, en cumplimiento de los artículos 19, primer párrafo, de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal y 14 de su Reglamento, vigentes en 2013.
El primer artículo dispone: “Las dependencias […] enviarán a la Secretaría con copia a la Oficialía, su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, para su validación presupuestal con apego al Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal del Ejercicio Fiscal correspondiente”.
El segundo artículo establece: “Las dependencias […] enviarán su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, a la Secretaría para su validación presupuestal y una copia de dicho programa a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía…”.
2. Mediante el oficio núm. DGPP/128/2013 del 21 de enero de 2013, la Dirección General de Política Presupuestal de la SEFIN comunicó a la Dirección General de Administración de la OM la validación presupuestal del PAAAPS de 2013, por un importe de 259,783.2 miles de pesos. Al capítulo 2000 “Materiales y Suministros” le correspondieron 17,587.5 miles de pesos de ese total.
3. El PAAAPS de la OM se publicó en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 31 de enero de 2013, en cumplimiento del artículo 19, segundo párrafo, de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal vigente en 2013, que establece:
“Las dependencias […] a más tardar el 31 de enero de cada año, publicarán en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal, sus programas anuales de Adquisiciones, Arrendamientos
y Prestación de Servicios. El documento que contenga los programas será de carácter informativo; no implicará compromiso alguno de contratación y podrá ser adicionado, modificado, suspendido o cancelado, sin responsabilidad alguna para la dependencia […] de que se trate.”
4. No se proporcionó evidencia documental de que la Dirección General de Administración haya entregado el PAAAPS al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, a pesar de que estaba obligada a hacerlo, de conformidad con el numeral 4.1.8, fracción XI, de la Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de agosto de 2012, vigente en 2013.
En la reunión de confronta, celebrada el 19 de enero de 2015, mediante el oficio núm. OM/DGRMSG/0057/2015 de la misma fecha, la Dirección General de Administración proporcionó el oficio núm. OM/DGA/0180/2015 del 19 de enero de 2015, mediante el cual remitió copia de las actas de la tercera y décima sesiones ordinarias del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios de la OM del 15 de marzo y 10 de octubre de 2013, en las cuales la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales informó a dicho Subcomité los montos máximos de actuación para la realización de adjudicaciones directas e invitaciones restringidas a cuando menos tres proveedores. Esa evidencia no desvirtúa la observación, debido a que no se comprobó que la Dirección General de Administración haya entregado el PAAAPS al citado Subcomité.
Por no entregar el PAAAPS al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, la OM incumplió el numeral 4.1.8, fracción IX, de la Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Circular Uno), publicada
