Colegio San Marón
INFORMATICA
TUTORIAL
DE
MICROSOFT
ACCESS
En este tutorial veremos cómo diseñar una base de datos relacional utilizando las herramientas de Microsoft Access, y cómo automatizar tareas administrativas mediante la creación de relaciones entre tablas.
Introducción:
Podemos decir que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados y relacionados entre si.
Los sistemas relacionales son imp ortantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y consultas de información que se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta. En ellas se almacenan los datos de modo organizado para que la información pueda ser manipulada más eficazmente.
Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la información ordenada de una forma organizada.
Microsoft Access:
El Microsoft Access se define como un "gestor de bases de datos relacionales, gráfico e interactivo". Veamos que es eso ...
Decimos que el Microsoft Access es un gestor de bases de datos porque es un sistema informático que nos permite gestionar los datos de una base, esto es, extraer información determinada de la misma (por ejemplo por medio de consultas) y/o Imprimirla (mediante informes), a partir de características determinadas y por medio de un orden establecido. También es un gestor de base de datos gráfico e interactivo, ya que gracias al entorno gráfico e interactivo del "Windows", el Access se ha convertido en uno de los más potentes y utilizados de los programas de gestión de bases de datos.
Una Base de datos relacional permite crear "relaciones" entre diferentes tablas. Creando dichas relaciones conseguiremos:
- Evitar información duplicada Ahorrar espacio.
Ejecutar Microsoft Access Y.. crear una base de datos:
1. Para ingresar a la Aplicación vamos a c1iquear el botón Inicio de la pantalla del Windows, luego vamos a ir a programas y allí seleccionaremos Microsoft Access. El programa se cargará en memoria y se abrirá una ventana como la siguiente:
2. Activaremos la opción 1 "Base de Datos de Access en Blanco" para crear una nueva, y luego haremos un clic en Aceptar.
3. Se abrirá una ventana como la que muestra la imagen a continuación:
En el recuadro Nombre de archivo escribiremos el nombre de nuestra Base de Datos: bdatos1 y luego presionaremos Crear.
El cuadro de diálogos se cerrará y aparecerá la ventana de la base de datos con la cual vamos a trabajar:
Una vez creada la base de datos, el siguiente paso que debemos realizar es el diseño de las tablas en las que vamos a almacenar todos los datos.
Diseño de tablas:
Una tabla está formada por una serie de filas y columnas. Cada columna va a almacenar datos de la misma naturaleza (nombres, apellidos, teléfonos, edades, etc.) y cada fila contendrá los diferentes datos de un mismo elemento (persona, objeto, etc.)
Cada fila de una tabla se denomina registro y cada columna, campo. El contenido de cada una de las celdas de una tabla se llama dato.
Antes de comenzar a crear la estructura de una tabla es conveniente realizar un diseño previo, analizando la información que se va a almacenar y la finalidad de la base de datos. Algunos aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de diseñar una tabla son:
• Datos que se necesitan .
• Operaciones que se van a realizar con ellos. • Modo en que se van a gestionar los datos.
1. Para comenzar activaremos, si no lo estuviera, la ficha tabla.
2. Luego haremos un doble clic sobre el enlace "Crear una tabla en Vista Diseño" 3. Se activará una ventana llamada de diseño de tabla semejante a la siguiente:
4. Ahora tenemos que definir los campos, pero para ello debemos tener en cuenta algunas características:
- Nombre. Éste debe describir lo mejor posible su contenido. Puede contar con un máximo de 64 caracteres (cada caracter es el lugar que ocupa una letra)
- Tipo de datos. Dependiendo del tipo de datos que vamos a ingresar, el campo tiene características particulares. En el cuadro a continuación veremos algunas:
- Tamaño del campo. Nos permite indicar la cantidad de caracteres que deseamos que contenga el campo.
- Indexado. Si activamos esta característica, el programa nos permite crear un índice que nos facilitará futuras búsquedas de datos en este mismo campo.
Continuando con la definición de los campos, ahora que ya tenemos presente sus características, vamos a crear los correspondientes a la Tabla1, a la que más adelante llamaremos "Alumnos" cuando presionemos la X para salir de la ventana en la que estamos trabajando.
5. Ingresaremos los siguientes datos en la columna Nombre del campo: - Codalumno (este campo se referirá al código de los alumnos) - Nomalumno (este otro al nombre de los alumnos)
- Apelalumno (este lo usaremos para el apellido de cada alumno) - Dirección (este campo se referirá a la dirección)
- Ciudad (este se referirá a la ciudad) - Teléfono (al teléfono)
- Edad (este campo se referirá la edad de cada alumno)
- Codcurso (con este campo haremos referencia al código del curso al que pertenece cada alumno)
6. Ahora vamos a definir el tipo de datos para cada campo de los que creamos:
Para especificar el tipo de datos sencillamente nos posicionamos en el registro que corresponde de cada dato que ingresamos, en la columna "Tipo de datos". Una vez que nos posicionamos allí, seleccionamos el tipo de dato presionando la flechita del menú desplegable:
Para todos los campos seleccionaremos Texto como tipo de datos, excepto en edad, que usaremos tipo de dato numérico.
Como vemos, al seleccionar el tipo de dato se nos habilita el panel inferior. En él podemos especificar el tamaño que queremos darle al campo, el formato, si queremos ponerle alguna máscara, título, valores predeterminados, reglas y/o textos de validación, si es requerido, si queremos permitir longitud cero, si queremos crear un índice en el mismo y compresión Unicode. Esto referente al tipo de dato Texto; para otros tipos de datos tendremos otras opciones.
Nosotros vamos a utilizar solo algunos de ellos, tales como Tamaño de campo y si queremos que sea indexado, y en el tipo numérico vamos a usar la opción de lugares decimales y valor predeterminado.
En detalle, la lista a continuación nos especifica las características que ingresaremos en cada campo:
- En Codalumno vamos a ingresar 4 en la opción tamaño de campo. Lo demás lo dejaremos como aparece dado por Access en la pantalla.
- En Nomalumno ingresaremos 15 en la misma opción.
- Para Apelalumno y Dirección vamos a ingresar un tamaño de campo de 25. - En Ciudad 20
- En Teléfono 10
- En Edad vamos a seleccionar un tamaño de campo Tipo Byte. En la opción de lugares decimales pondremos Automático y en valor predeterminado lo dejaremos en cero. Lo demás quedará como está predeterminado por Access.
- En Codcurso vamos a ingresarle un tamaño de campo de 4, y en donde dice Indexado, vamos a seleccionar la opción que dice Si (con duplicados)
Para ingresar los datos, lo que tenemos que hacer es un doble clic en la tabla que creamos y empezar a escribir en cada registro la información correspondiente a cada campo, como cuando ingresamos datos en un hoja de cálculo de Excel. Ingresaremos hasta 15 registros.
Nos quedará una tabla similar a la siguiente:
Bien! Ahora que ya tenemos nuestra primera tabla confeccionada, crearemos otras dos más para después poder relacionar los datos de la base.
7. Ahora crearemos una segunda tabla siguiendo los pasos anteriores (1-6) 8. La vamos a guardar con el nombre Cursos.
9. Ingresaremos los siguientes campos: - Codcurso - Nomcurso - Fechainicio - Duraciónsem - NroalumnosMax - Codprofesor - Precio
y seleccionaremos el tipo de dato como lo muestra la imagen a continuación:
En el registro del campo Codcurso, ingresaremos las siguientes características como lo vemos aquí:
En Nomcursos:
En Fechainicio:
En DuraciónSem y NroalumnoMax ingresaremos los siguientes:
En el campo Precio haremos lo mismo que anteriormente, pero en la opción Tamaño de campo ingresaremos simple en lugar de byte, y, por último, en el campo Codprofesor, vamos a ingresar los siguientes:
10. Ahora solo nos resta almacenar los datos en la tabla ya diseñada. Ingresaremos 6 registros completando todos los campos para cada uno. Nos quedará una tabla similar a la siguiente:
11. Continuando, diseñaremos una tercer tabla como lo hicimos anteriormente. 12. La vamos a guardar con el nombre Profesores.
13. Ingresaremos los siguientes campos: - Codprofesor
- Nomprofesor - Apeprofesor - Sueldo - Fijo
15. Para Codprofesor asignaremos un tamaño de campo de 4, y en la opción Indexado le pondremos si(sin duplicados).
16. En Nomprofesor ingresaremos un tamaño de campo de 15, y seleccionaremos la opción NO en la propiedad indexado.
17. En Apeprofesor haremos lo mismo que anteriormente, pero le daremos un tamaño de 25. 18. Para Sueldo vamos a asignar un tamaño de campo simple, en lugares decimales pondremos que sea automático, valor predeterminado lo dejaremos en cero, yen las dos últimas opciones seleccionaremos NO.
19. Por último, al campo Fijo le daremos un formato SI/NO, y seleccionaremos NO en las dos últimas opciones.
20. Ahora ingresaremos 5 registros completando los datos para cada campo. Nos quedará una tabla como la siguiente:
Relaciones: Asignación de Clave Principal
Para poder relacionar las tablas, lo primero que debemos hacer es localizar el campo más característico de cada tabla (campo que llamaremos Clave Principal), es decir el campo (o campos), que caracteriza unívocamente cada registro: dos registros distintos no pueden tener el mismo valor en la "clave" y no puede existir un registro con "clave" vacía.
Por ejemplo, el campo "Clave Principal" de la tabla Alumnos será "Código de Alumno"; en el caso de la tabla Curso, el campo "Código de Curso"; y en la tabla Profesores, el campo "Código
Para que Microsoft Access interprete la clave principal de cada tabla, debemos abrir cada tabla y especificar la clave principal.
1. En la vista de la ventana principal de Access, donde tenemos ya diseñadas las tres tablas que realizamos anteriormente, seleccionaremos cada una de ellas y luego iremos a Vista Diseño: Diseño
2. Comenzaremos con la tabla Alumnos
3. Seleccionamos la tabla con el cursor del mouse.
4. Presionamos el botón vista diseño que se activará cuando seleccionemos la tabla. 5. Estando en la ventana de vista diseño, nos posicionaremos en el registro perteneciente al campo Codalumno.
6. Hacemos un clic con el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción Clave Principal del menú desplegable.
7. Al seleccionar la opción, nos aparecerá una pequeña llave a la izquierda que nos indicará que ese registro del campo es la Clave principal de la tabla:
8. Lo mismo haremos para las tablas Cursos y Profesores.
9. Cerramos la tabla Alumnos y repetimos los pasos 3 al 7 del ejemplo anterior para la tabla Cursos.
10. Cuando ya indicamos la Clave Principal en la tabla Cursos, la cerramos y repetimos los pasos 3 al 7 para la tabla Profesores.
Relaciones entre tablas:
Una vez que terminamos de indicar las claves, debemos que tener bien en claro la relación (o relaciones) que hemos de imponer a nuestras tablas.
Cuando establecemos las claves principales en cada tabla, estamos indicándole a Microsoft Access cuáles van a ser los campos por medio de los cuales vamos a relacionar las tablas. 1. Para relacionar las tablas, debemos ir al menú herramientas - relaciones:
o bien seleccionando de la barra de herramientas el botón "relaciones" Se abrirá una ventana como la que se muestra a continuación:
2. Se abrirá una ventana como la que se muestra a continuación:
3. Comenzaremos por relacionar la tabla Cursos con la tabla Alumnos. Para ello haremos un doble clic en la tabla Cursos, sobre el campo Codcurso. Nos aparecerá una ventana como la siguiente:
4. Para especificar la relación, vamos a tener que c1iquear el botón "Crear Nueva" y se nos abrirá otra ventana en la cual seleccionaremos las tablas que vamos a relacionar eligiéndolas del menú desplegable de cada casilla:
5. Luego aceptamos y tildamos el primer casillero donde exigiremos "Integridad Referencial" para garantizar que las relaciones entre los registros son válidas y que no se eliminarán accidentalmente datos relacionados:
6. Una vez tildado el casillero de Integridad referencial, presionaremos el botón Crear. Ya tenemos nuestra primer relación entre tablas:
8. Haremos la relación mediante el campo Codprofesor.
9. Nos quedarán establecidas las relaciones entre las tres tablas como lo muestra la imagen a continuación:
10. Es importante aclarar que para que dos tablas se relacionen entre si, es necesario que tengan un campo (del mismo tamaño y tipo) en común. Microsoft Access automáticamente coloca un 1 al campo padre y un infinito (00) al campo hijo en las relaciones que se establecen entre tablas, cuando le exigimos integridad referencial.
Al tener realizadas todas las relaciones, podemos apreciar rápidamente su utilidad abriendo, por ejemplo, la tabla Cursos:
A MODO DE REPASO Una base de datos es:
Un sistema formado por un conjunto de datos almacenados y relacionados entre si.
Access es un gestor de base de datos gráfico e interactivo, ya que gracias al entorno gráfico e interactivo del "Windows", se ha convertido en uno de los más potentes y utilizados de los programas de gestión de bases de datos.
Una Base de datos relacional permite crear "relaciones" entre diferentes tablas El diseño de una base de datos consiste en:
- Distribuir la información en diferentes tablas
- Establecer los campos y sus propiedades, para cada tabla. - Crear las relaciones entre las diferentes tablas.
Método de diseño:
1. Estudiar toda la información que interesa gestionar
2. Distribuir la información en diferentes tablas de la base de datos.
3. Establecer las claves principales: campo o campos que caracterizan unívocamente a cada registro de una tabla y crear las relaciones entre las tablas.
Tablas:
Una tabla es un lugar donde se almacenan datos sobre un determinado tema como, por Nombre, Dirección, Teléfono, etc.
Cada registro de una tabla contiene información sobre algo específico. Los registros de una tabla están formados por campos.
En una base de datos puede haber muchas tablas, cada una de las cuales almacena información sobre un tema distinto. Cada tabla puede contener datos de muchos tipos, incluyendo texto, números, fechas, etc. Además tienen propiedades que se deben tener en cuenta a la hora de organizar una base de datos.
Relaciones:
La principal característica de una base de datos relacional, como el Access, es la posibilidad de establecer relaciones entre tablas.
Tipos de Relaciones:
- Relación uno a varios: Cada registro de la tabla principal puede asociarse a varios registros de la tabla relacionada (cada valor de clave principal puede aparecer varias veces en la tabla relacionada).
- Relación uno a uno: En una relación "uno a uno", cada registro de la tabla principal sólo puede asociarse a un registro de la tabla relacionada. En muchos casos, los campos coincidentes de ambos extremos de la relación son una clave principal o disponen de un índice único. En ambos casos podemos "Exigir Integridad Referencial" para garantizar que las relaciones entre los registros sean válidas y para que accidentalmente no se eliminen datos relacionados. Podemos exigir integridad referencial cuando se cumplen las siguientes cond iciones:
- El campo coincidente de la tabla principal es un campo principal o tiene un índice único. - Los campos relacionados tienen asignado el mismo tipo de datos.
