UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIACARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADOR PÚBLICO
TEMA
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE A LA EMPRESA CONSTRUCTORA JHON KEVIN S.A. UBICADA EN EL CANTON MANTA”
AUTORA:
ELVIRA JACQUELINE DELGADO DELGADO
DIRECTOR:
ING. JOHNNY MOREANO
DECLARACIÓN
“Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora”ELVIRA JAQUELINE DELGADO DELGADO
__________________________________
CERTIFICADO
Quito, D, M, noviembre del 2012
Matemático Mauricio García
Director (E) del Sistema de Educación a Distancia UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUIOCCIAL
Presente.-De mi consideración:
Mediante el presente, informo a usted que la Señora Elvira Delgado Delgado, ha cumplido con los requisitos pertinentes para la elaboración de Tesis de Grado que lleva por Título “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE A LA EMPRESA CONSTRUCTORA JHON KEVIN S.A. UBICADA EN EL CANTÓN MANTA”, por tanto la Tesis esta lista para ser entregada y publicada.
Particular que pongo en conocimiento para fines consiguientes
Atentamente.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por ser quien está presente en todos los actos de mi vida y por darme la fortaleza, la existencia y el amor por la superación.
Gracias a mi padre y madre por formarme y guiarme siempre de la mejor manera. Además por toda esa paciencia que me han tenido, no tienen idea de la felicidad que siento poder compartir con ustedes este triunfo.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, extensión Manta y todos sus catedráticos por ayudarme a ser lo que hoy soy, por darme todos los conocimientos y por la experiencia allí ganada.
A todas las personas que de manera incondicional colaboraron de una y otra forma a la elaboración de este proyecto.
Y de manera muy especial a mi esposo e hijos, ya que con su paciencia colaboraron a la realización de este trabajo.
DEDICATORIA
A MI ESPOSO, quien con su apoyo incondicional y constante es MI FUERZA en cada proyecto que emprendo.
A MIS HIJOS, quienes son MI RAZÓN, por ellos y para ellos cada esfuerzo, cada sacrificio, cada logro.
A MIS PADRES, MIS GUÍAS siempre, mi ejemplo a seguir como mujer integra, como ejecutiva intachable y madre ejemplar.
A cada uno de ellos dedico mi esfuerzo, mi trabajo honesto y mis deseos de ser mejor cada día.
Dios los bendiga siempre y me permita gozar de ustedes hasta el último día de mi vida.
ÍNDICE
Declaración ii
Certificado iii
Agradecimiento iv
Dedicatoria v
Resumen de tesis 14
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I Pág.
1. EL PROBLEMA 18
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 21
1.3. OBJETIVOS. 21
1.3.1. Objetivo General 21
1.3.2. Objetivos Específicos 21
1.4. JUSTIFICACIÓN 22
1.5. LIMITACIONES 22
1.6. HIPOTESIS 23
1.6.1. Hipótesis Principal 23
1.6.2. Hipótesis secundaria 23
1.7. VARIABLES 23
1.7.1. Variable independiente 23
1.7.2 Variable Dependiente 23
CAPÍTULO II Pág.
2. FUNDAMENTACION TEORICA 25
2.1 MARCO TEORICO CONCEPTUAL 26
2.2. EMPRESA 26
2.2.1. Concepto de Empresa 26
2.2.2. Importancia de la Empresa 27
2.2.3. Clasificación de las empresas 28
2.3. SISTEMA CONTABLE 29
2.4. CONTABILIDAD 31
2.4.1. Definición de Contabilidad 31
2.4.2. Importancia de la Contabilidad 32
2.4.3. Clasificación de Contabilidad 33
2.4.4. Actividad Contable Básica 37
2.4.5. Cuenta 38
2.4.5.1. Concepto de Cuenta 38
2.4.6. Ecuación Contable 38
2.4.7. El plan de cuentas general 39
2.4.7.1. Codificación de las cuentas 39
2.4.7.2. Sistema de codificación 40
2.4.8. Clasificación de las cuentas 41
2.4.8.1. Cuentas Reales o de Balance 41
2.4.8.2. Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias 45
2.4.8.3. Cuentas de orden 47
2.4.9.. Terminología Contable 48
2.4.10. El Ciclo Contable 49
2.4.11. Flujograma del Ciclo Contable 50
2.5. CONTABILIDAD DE COSTOS 57
2.5.1. Clasificación de Costos 58
2.6. CONTROL INTERNO 59
2.6.1. Definición de control interno 59
2.6.2. Importancia del control Interno 60
2.6.3. Principios del control Interno 61
2.6.4. Clases de Control Interno 67
2.6.5. Fases de control interno 68
2.6.6. Fraude 73
2.6.7. Responsabilidad de la auditoria interna 74
2.7. CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN 75
2.8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD 76
2.9. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD 78
2.10. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF’s
80
2.11. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 82
2.11.1. Inscripción del Ruc. 82
2.11.2. Impresión y Emisión de Comprobantes de Venta. 82
2.11.3. De la Contabilidad 83
2.11.4. Anticipo Impuesto por Retención en Fuente 84
2.11.5. Retención en la Fuente por Pagar 85
2.11.6. Cuenta Impuesto al Valor Agregado 85
2.11.7. IVA por Pagar o IVA en Ventas 86
CAPÍTULO III Pág.
3. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA. 90
3.1. Base Legal 91
3.2. HISTORIA, UBICACIÓN GEOGRÁFICA 92
3.2.1. Antecedentes e Historia. 92
3.3. ACTIVIDAD PRODUCTIVA DE LA EMPRESA 93
3.4. VISIÓN MISIÓN Y OBJETIVOS DE LA CONTRUCTORA JHON KEVIN S.A.
94
3.5. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 94
3.5.1. General 94
3.5.2 Específicos 94
3.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 95
3.7. ASPECTOS LEGALES 97
3.8. INFRAESTRUCTURA FÍSICA, RELACIONES HUMANAS Y CONTABLE
98
3.8.1. Infraestructura 98
3.8.2. Equipos Y Maquinarias 98
3.9. RECURSOS HUMANOS 99
3.10. ESTRUCTURA CONTABLE ACTUAL 100
CAPÍTULO IV Pág.
4. MARCO METODOLÓGICO 102
4.1. TIPO DE ESTUDIO. 103
4.2. INSTRUMENTOS 104
4.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 104
4.3.1. Población 104
4.3.2. Muestra 105
4.4. INDICADORES 105
4.5. ANALISIS Y TRATAMIENTO DE DATOS 105
4.5.1. Encuesta dirigido a los miembros administrativos y técnicos de la empresa constructora JHON KEVIN S.A
CAPÍTULO V Pág. 5. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE A LA
EMPRESA CONTRUCTORA JHON KEVIN S.A.
116
5.1. IMPORTANCIA 117
5.2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA 118
5.2.1. Objetivo General 118
5.2.2. Objetivos Específicos 118
5.3. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 118
5.4. DESARROLLO DEL SISTEMA CONTABLE 119
5.4.1. Estructura contable 119
5.4.2. Características de un sistema de información contable 121
5.4.3. Proceso contable 122
5.4.4. Plan de Cuentas 122
5.4.5. Estructura del plan de cuentas 123
5.5. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA CONTABLE
129
5.6. DESARROLLO DEL SISTEMA CONTABLE 136
5.6.1. Procedimiento para las transacciones 137
5.7. INFORMES CONTABLES 148
5.7.1. Los estados financieros 148
5.8. ANALSIS FINANCIERO 159
5.8.1. Herramientas del análisis financiero 159
CAPÍTULO VI Pág.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 167
6.1. CONCLUSIONES 168
6.2. RECOMENDACIONES 169
BIBLIOGRAFIA 170
ANEXOS 172
ANEXO 1 ANALISIS FODA 173
ANEXO 2 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA COMPARATIVO 174 ANEXO 3 ESTADO DE SITUACION FINANCIERA VARIACION
ABSOLUTA
175
ANEXO 4 ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO 176
ANEXO 6 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 177
ANEXO 7 RAZONES FINANCIERAS 178
ANEXO 8 FORMATOS 186
ANEXO 9 MODELO DE ENCUESTA 191
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.CUADRO No.1 Operacionalización de las variables 24 CUADRO No.2 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de activo 42 CUADRO No. 3 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Pasivo 43 CUADRO No. 4 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de
Patrimonio
44
CUADRO No. 5 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Ingresos
45
CUADRO No. 6 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Gastos 46 CUADRO No. 7 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Costo
de Venta
47
CUADRO No.8 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Cuentas de Orden
48
CUADRO No. 9 Las reglas contables se les denominan P.C.G.A. 77 CUADRO No.10 Efectos o características que tiene los PCGA 77
CUADRO No.11 Equipos y Muebles de Oficina 98
CUADRO No.12 Equipos Y Maquinarias 99
CUADRO No.13 RECURSOS HUMANOS 100
CUADRO No.14 Utilización de un Sistema Contable 106
CUADRO No.15 Contabilidad eficiente 107
CUADRO No.18 Implementación de un Sistema Contable 110
CUADRO No.19 Precio de venta adecuado 111
CUADRO No.20 Contribuir al mejoramiento económico 112 CUADRO No.21 Las observaciones del órgano de control, las acciones
correctivas y la optimización del trabajo
113
CUADRO No.22 Opinión de diversos temas de tareas y control 114 CUADRO No.23 La información de las etapas de proceso administrativo
en las acciones de control
115
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág.GRAFICO No. 1 Clasificación de las cuentas 41 GRAFICO No.2 Flujograma del Ciclo contable 51
GRAFICO No.3 Empresas Constructoras 76
GRAFICO No.4 Tarifa del Impuesto al Valor Agregado 86
GRAFICO No.5 Obligaciones Tributarias 87
GRAFICO No.6 Organigrama Estructural de la Constructora JHON KEVIN S.A.
95
GRAFICO No.7 Utilización de un Sistema Contable 106
GRAFICO No.8 Contabilidad eficiente 107
GRAFICO No.9 Información contable real 108
GRAFICO No.10 Multas tributarias 109
GRAFICO No. 11 Implementación de un Sistema Contable 110
GRAFICO No.12 Precio de venta adecuado 111
GRAFICO No.13 Contribuir al mejoramiento económico 112 GRAFICO No.14 Las observaciones del órgano de control, las acciones
correctivas y la optimización del trabajo
113
GRAFICO No.15 Opinión de diversos temas de tareas y control 114 GRAFICO No.16 La información de las etapas de proceso administrativo
en las acciones de control
RESUMEN DE LA TESIS
Uno de los procesos que ha merecido especial atención y experimentado mejoras notables es la contabilidad, comprendida como el medio de generación de datos, reportes y balances, es decir, información que usa el gerente en la toma de decisiones. Proceso contable que se encuentra computarizado, en línea y descentralizado, de tal manera que los datos netos, acumulados y específicos se obtienen casi al instante. Un gerente con esta rica y oportuna información estará en capacidad de afrontar los retos de la competencia con buenas probabilidades de éxito.
La implementación de un sistema contable, pretende convertirse en una herramienta muy importante que proporcionará la información confiable y oportuna, evitando de esta forma errores en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras.
La tesis se desarrolló mediante una planificación en el cual se empleó técnicas y métodos de investigación como la observación directa, los métodos deductivo, analítico, además el uso de materiales bibliográficos y virtuales.
El uso adecuado de la contabilidad en la empresa permitirá mantener una información económica, ordenada, oportuna, confiable y actualizada, que facilite obtener resultados que se reflejen en los estados financieros; para que luego del análisis respectivo los directivos de la empresa Constructoras JHON KEVIN S.A. puedan determinar con firmeza y seguridad las acciones correctivas que se deban realizar.
Se recomienda principal atención al aspecto tributario, tomando en consideración que la Ley de Régimen Tributario Interno se reforma continuamente, haciéndose necesario la capacitación permanente al personal que maneja la contabilidad de la Planta.
La implementación de un sistema contable, pretende convertirse en una herramienta muy importante que proporcionará la información confiable y oportuna, evitando de esta forma errores en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras.
___________________________ Elvira Delgado Delgado
Palabras claves:
ABTRACTO OF THESIS
One of the processes that has merited special attention and experienced remarkable improvements is accounting, including as a means of generating data, reports and balance sheets, i.e. information is used for the Manager in the decision-making process. Accounting process that is computerized, online and decentralized, so that net, cumulative and specific data are obtained almost instantly. A Manager with this rich and timely information will be able to meet the challenges of competition with good chances of success.
The implementation of an accounting system, aims to become a very important tool that will provide reliable and timely information thus avoiding errors in the development of the administrative and financial activities.
The thesis was developed through a planning in which methods and techniques of research as direct observation, deductive, analytical methods, the use of virtual and bibliographic materials used.
The proper use of the accounting in the company will keep an economic, orderly, timely, reliable and up-to-date information enabling to obtain results that are reflected in the financial statements; so after the respective analysis builders JHON KEVIN S.A. company managers can determine corrective actions that need to be with strength and security.
Recommended primary attention to the tax aspect, taking into consideration that the tax law reform continuously, necessitating permanent training staff that handles the accounting of the plant.
The implementation of an accounting system, aims to become a very important tool that will provide reliable and timely information thus avoiding errors in the development of the administrative and financial activities.
_________________ Elvira Delgado Delgado
Words caves:
CAPÍTULO I
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Para alcanzar una excelente administración, es necesario poner en práctica un conjunto de conocimientos y realzar las acciones encaminadas hacia el control de determinados factores para la consecución de los objetivos determinados. Uno de estos factores es importante para controlar el área financiera de la empresa. Al suministrar la información sobre las variaciones significativas las diferentes cuentas contables que se utilizan en una empresa y al estudiar las causas que han ocasionado estas variaciones, se puede realizar una planificación adecuada de las acciones a seguir, con la finalidad de lograr que la dirección tome las decisiones correctas.
La empresa Constructora JHON KEVIN S.A, se encuentra dentro del sector de la construcción. La planificación, organización y funcionamiento de la empresa es controlada por el estado por medio de la Superintendencia de Compañías
El éxito de toda empresa depende de la utilización de medios apropiados, maquinaria, materia prima, materiales y recurso humanos regulados de manera racional y efectiva, esto conlleva a una planificación del trabajo, en la coordinación de los elementos y recursos, en la realización de tareas que se perfeccionan con las experiencias y cuyo rendimiento puede ser evaluado objetivamente.
diagonal a UPC de la Policía Nacional, es una empresa que presta servicios de Ingeniería Civil a las diferentes entidades que lo requieran en la Provincia de Manabí sean estos públicos y privados.
La constructora JHON KEVIN S.A. opera desde hace 10 años, a pesar de eso no ha implementado un sistema contable que le permita obtener información financiera en tiempo real; esto genera un desconocimiento de la situación contable de la empresa por no disponer de libros adecuados en donde se realicen las operaciones de la organización, también no dispone de información sobre las variaciones significativas del patrimonio teniendo como consecuencia una deficiente planificación y la inadecuada implantación de medidas que se deben tomar. De continuar esta problemática la empresa corre riesgos de no llevar un control óptimo de sus recursos.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
La implementación de un sistema contable, contribuirá a mejorar el control financiero de la empresa Constructora JHON KEVIN S.A.
1.3. OBJETIVOS.
1.3.1. Objetivo General.
Determinar la situación financiera de la empresa Constructora JHON KEVIN S.A. de la ciudad de Manta, mediante la implantación de un sistema contable
1.3.2. Objetivos Específicos.
Analizar y evaluar la situación financiera de la empresa
Obtener información oportuna y confiable para la toma de decisiones
Utilizar el sistema contable como medio de control
1.4. JUSTIFICACIÓN.
El presente trabajo de grado propuesto, busca establecer un tema acorde a las exigencias académicas previa a la obtención del título de licenciada en Contabilidad y Auditoría de la UTE. Por tanto La presente propuesta de la Implantación de un Sistema Contable tomará como base la información de la empresa Constructora JHON KEVIN S.A.
A través de este trabajo de grado, se obtendrá como resultado un documento guía para que la administración realice la toma de decisiones en lo referente al área financiera de la empresa
El justificativo básico de esta propuesta es la aplicación de los conocimientos adquiridos en la Universidad Tecnológica Equinoccial y la interrelación con la práctica profesional, como es el caso de esta oportunidad que se presenta para realizar un buen trabajo de grado en una empresa como la Constructora JHON KEVIN S.A.
1.5. LIMITACIONES
El tiempo disponible por parte de los sujetos de investigación.
La confidencialidad en el manejo de la información.
1.6. HIPÓTESIS
1.6.1. Hipótesis Principal
“La implantación de un Sistema Contable en la empresa Constructora JHON KEVIN S.A., mejorará la Gestión Financiera de la misma”.
1.6.2. Hipótesis Secundaria
Las actividades que se desarrollan en las diferentes áreas de la empresa Constructora JHON KEVIN S.A. Kevin, podrían generar retrasos en el proceso contable y deficiencias en sus resultados.
1.7. VARIABLES E INDICADORES 1.7.1. Variable Independiente
VARIABLE INDEPENDIENTE
Sistema Contable
1.7.2. Variables Dependientes
VARIABLE DEPENDIENTE:
La Gestión oportuna, confiable y veraz para la toma de decisiones Registros Contables
1.8. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Cuadro No.1 Operacionalización de las variables
Elaborado: Autora de tesis
VARIABLE
INDEPENDIENTE CONCEPTO
DIMENSIONES INDICADORES
Sistema Contable
Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información contable de la Cooperativa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como:
Ingreso de formularios, Salida de reportes y Libros de registros contables, para el control económico de la Cooperativa.
Registros Contables Libro Diario Registro Contable Formularios Contables Comprobante de Ingreso y Egreso Facturas Notas de venta Reportes Contables Informes Contables VARIABLE DEPENDIENTE CONCEPTO DIMENSIONES INDICADORES La Gestión oportuna, confiable y veraz
para la toma de decisiones
Consiste en el uso de gestiones contable en la administración para obtener información confiable para la toma de decisiones.
Es la que se produce de la
contabilidad indispensable para la administración y el desarrollo de la cooperativa y por lo tanto es procesado y comprobado en los diferentes reportes e informes.
CAPÍTULO II
2.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.2. EMPRESA
2.2.1. Concepto
La contabilidad se ha insertado en el sistema de información; por lo tanto, constituye una parte esencial del mismo, y su ámbito natural es el negocio o empresa; además su aplicación es muy apreciada en toda organización que maneje fondos y recursos cualquiera que sea su propósito.
La empresa es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad, que al ser vendidos producirán una renta.
La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de bienes o servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio1
2.2.2. Importancia de la Empresa
Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.
La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía.
Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc… Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración.
Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, esta la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa.
2.2.3. Clasificación de las empresas
Existen algunos criterios para clasificar las empresas, para efectos contables se consideran más útiles los siguientes:
Por la actividad, en:
- Empresa Comercial - Empresa Industrial - Financiera
- Servicios
Por el tamaño:(aporte capital – volumen de ventas)
Por el aporte de Capital:
- Privada - Pública - Mixta
Por la forma de Constitución legal:
- De hecho: asociación voluntaria amparada por la ley, pero no por la Superintendencia de Compañías.
- De derecho: amparada por la ley y la Superintendencia de Compañías: - Sociedad en nombre colectivo
- Sociedad en comandita simple - Sociedad en comandita por acción - Compañía de responsabilidad limitada - Sociedad anónima
- Cuentas en participación
2.3. SISTEMA CONTABILIDAD
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para su eficiencia es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de compañía.
“La empresa debe crear mecanismos de control para los Informes que expresan la situación de compañía. Estos están integrados por:
1. Estado de Stuación Financiera 2. Estado de Pérdidas y Ganancias
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1. Estado de Flujo de Caja 2. Estadísticas de ventas, etc.
2.4. CONTABILIDAD
2.4.1. Definición
La Contabilidad es la ciencia, arte, técnica que analiza, interpreta y registra las transacciones que realiza una empresa con el objeto de conocer e informar la situación financiera de la misma y los resultados finales de un período contable, a través de los estados financieros.2
Campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.3
La Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomas las decisiones.
Es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y evolución, destinados a facilitar las decisiones de sus
2
ROMÁN, Alex. Contabilidad Computarizada. Gráficas Riobamba, Riobamba 2006 Pág. 10
3
administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual y potencial con el mismo.4
2.4.2. Importancia de la Contabilidad
La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y presentación de la información económica - financiera de las transacciones comerciales realizadas por las entidades comerciales, industriales, de servicio, públicos y privados, indispensable en la toma de decisiones.
Los sistemas contables comunican información económica - financiera; es una forma de saber en qué estado se encuentra la empresa.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información.
su vez obtener resúmenes de cifras a través de los cuales se puede conocer los resultados de la empresa en los Estados Financieros.
Una Contabilidad bien organizada y al día, constituye la brújula que guía a la empresa en el camino al éxito.
2.4.3. Clasificación de la contabilidad
La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que realiza la empresa. Se divide en dos grades sectores que son privada y pública.
1. Contabilidad privada:
Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico.
La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en:
Contabilidad comercial.- Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.
procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados.
Contabilidad bancaria.- Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios.
Contabilidad de cooperativas.- Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación.
Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas.
Contabilidad hotelera.- Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos.
Contabilidad de servicios.- Son todas aquellas que presentan servicio como
transporte, salud, educación, profesionales, etc.
2. Contabilidad pública
3. Contabilidad Interna Y Externa
Contabilidad Interna.
La contabilidad interna se encarga en el análisis sistemático de toda la problemática contable relativa, tanto al proceso de formación y transformación de valores que se produce dentro de la unidad económica, como a la evaluación y control de la eficiencia económica de la misma. La contabilidad interna se sitúa como una rama de la contabilidad, diferenciada de la externa o financiera tanto por sus características como por sus objetivos.
Contabilidad Externa
Se puede manifestar que la Contabilidad externa se le conoce también como Contabilidad Financiera la misma se centra en las transacciones derivadas de las relaciones de la unidad económica de producción con el mundo externo.
Sus características son:
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.
Cubrir la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.
Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.
Se utiliza el lenguaje de los negocios.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.
Esta contabilidad se concreta en la custodia de los activos confiados a la empresa. Fundamentalmente se ocupa de la preparación de informes y datos para personas distintas de los directivos de la empresa. Incluye la preparación, presentación de información para inversores, accionistas, proveedores y acreedores, instituciones bancarias, entidades bancarias (o prestamistas), los propios clientes y ciudadanos en general y para el Gobierno.
elementos de orden cualitativo como si lo hacen otras áreas o ramas de la contabilidad.
2.4.4. Actividad Contable Básica
En lo que se refiere a la actividad contable básica está comprende lo siguiente:
Elaboración de la información
a) Identificación de los hechos que van a registrarse en la contabilidad
b) Valoración en unidades monetarias de las consecuencias de los diferentes acontecimientos económicos.
c) Registro de los acontecimientos que afectan económicamente a la empresa
Comunicación de la información
a) Preparación de los estados contables, donde se ordenan de forma sintética los registros contables
b) Divulgación de los estados contables, utilizando para ello diferentes cauces
Auditoría
Análisis
Análisis e interpretación de la información contable, una vez que la información contable ha llegado a sus destinatarios, para que éstos puedan tomar las decisiones más adecuadas de acuerdo con sus intereses.
2.4.5. Cuenta
2.4.5.1. Concepto de Cuenta
Para contabilizar las operaciones efectuadas por un negocio, es necesario representarlas por medio de las "CUENTAS". El manejo y análisis de las mismas es la parte fundamental para el registro de transacciones u operaciones comerciales. La cuenta es definida como la representación contable de las personas, valores o resultados, que intervienen en las operaciones realizadas por una empresa.
2.4.6. Ecuación Contable
Es una igualdad que representa los tres elementos fundamentales en los que se basan toda actividad económica (activo, pasivo y patrimonio). Además es la fórmula de la contabilidad para desarrollar técnicamente un sistema.
2.4.7. El plan de cuentas general
Denominado también catálogo de cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas.
Es una lista de cuentas, acompañadas de una descripción del uso y operación general de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o manual de cuentas.
El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industriales, etc.
“El plan general de cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las sub. cuentas aplicables a una entidad específica con su denominación y código especifico“5
2.4.7.1. Codificación de las cuentas
Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y sub. Cuentas.
5
2.4.7.2. Sistema de codificación
1.Numérico: Cuando se codifica utilizando exclusivamente los números 2.Alfabético: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras
3.Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras
Ejemplo:
NIVEL CONCEPTO CÓDIGO
1er. ACTIVO 1.
2do. CORRIENTE 1.1.
3er. DISPONIBLE 1.1.1.
4to. CAJA 1.1.1.01
Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualitativas o propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación que lo hace más aceptable.
Sencillez
Claridad
Flexibilidad
Amplitud
Identificación o traducción
Viabilidad
2.4.8. Clasificación de las cuentas
Gráfica No.1 Clasificación de las cuentas
CUENTAS
REALES NOMINALES DE ORDENCUENTAS
ACTIVO INGRESOS
PASIVO GASTOS
PATRIMONIO COSTOS
Elaborado: Autora de tesis
2.4.8.1. Cuentas Reales o de Balance
Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Características:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamación
Cuadro No.2 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de activo
ACTIVO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
CAJA Controla el movimiento del dinero: recaudado y entregado, de las ventas de la mercadería al contado
Por los valores que: recibe, ingresa o entra a dicha cuenta; valores que aumentan el saldo
Por los que: entrega, egresa o sale de dicha cuenta; valores que disminuyen el saldo.
Deudor
BANCOS Controla los depósitos, retiros mediante cheques girados, papeletas de retiro, notas de crédito y notas de debito
Por los valores
depositados en una Cta. Cte. O de ahorros, así como por las notas de crédito, valores que aumentan el saldo
Por los valores Pagados mediante cheques por los bancos; así como por las notas de debito, valores que
disminuyen el saldo o retiros en ahorros
Deudor
CUENTAS POR COBRAR
Controla los valores que
adeudan a la empresa; por ventas a crédito u otros
Por los valores que originan la deuda otorgada por la empresa
Por los valores que abonan o cancelan los deudores
Deudor
DOCUMENTOS POR COBRAR
Controla los valores que
adeudan a la empresa con documento firmado; pagaré o letra de cambio
Controla los valores que adeudan a la empresa con documento firmado; pagaré o letra de cambio
Por los valores que cancelan los deudores
Deudor
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Controla los activos fijos de propiedad y al servicio de la empresa
Controla los activos fijos de propiedad y al servicio de la empresa
-Por la venta. - Por donación - Por la baja de activos fijos
Deudor
OTROS ACTIVOS
Controla las cuentas de gastos pagados por adelantado ; y, que por su propia naturaleza, no han sido consumidos totalmente en un solo periodo ( hay que diferirlos)
Controla las cuentas de gastos pagados por adelantado ; y, que por su propia naturaleza, no han sido consumidos totalmente en un solo periodo ( hay que diferirlos)
Por el valor de la parte devengada o consumida en el periodo
Pasivo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Características:
La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en él Debe, por lo general su saldo es crédito.
Cuadro No.3 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Pasivo
PASIVO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
CUENTAS POR PAGAR
Controla los valores que adeuda la empresa; a sus trabajadores por sueldos y beneficios sociales y a otras instituciones como el IESS, SRI, etc.
Por los pagos realizados: abonos parciales, o cancelación total.
Por los valores adeudados o pendientes de pago Acreedor DOCUMENTOS POR PAGAR
Controla los valores que adeuda la empresa con Documento firmado; pagaré o letra de cambio
Por los pagos realizados: abonos parciales o
cancelación total
Por los valores adeudados o pendientes de pago Acreedor OTROS PASIVOS
Controla las cuentas de ingresos o rentas que se han cobrado por
adelantado; y que por su propia naturaleza, no han sido devengados o ganados totalmente en un solo periodo( hay que diferirlos)
Por la parte de los ingresos o rentas ganadas en el periodo
Por los valores cobrados por adelantado
Acreedor
Patrimonio: matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.
Características:
Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.
Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.
Cuadro No.4 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Patrimonio
PATRIMONIO CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
Patrimonio Controla el aporte
del capital de los socios o accionistas (el que consta en la escritura de
constitución, además las reservas,
utilidades (perdidas) según el caso.
Por las pérdidas Ocasionadas en periodos anteriores, o actuales
Por el aporte o suscripción del capital de los socios o accionistas de la empresa.
Por la capitalización de las utilidades
Acreedor
2.4.8.2. Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.
Ingresos:
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Su movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.
Cuadro No.5 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Ingresos
INGRESOS CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
Ingresos Controla los
valores que ingresa o recibe la empresa; por ventas, comisiones, intereses ganados y otros servicios prestados
Por ajustes Por cierre de las cuentas de ingreso
Por las ventas y otros servicios generados en la actividad de la empresa
Acreedor
Gastos:
Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.
Cuadro No.6 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Gastos
GASTOS CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
Gastos Controla los gastos o desembolsos realizados; por compras, gastos del personal, gastos administrativos, de ventas, financieros y otros
Por las compras y todos los gastos ocasionados en la actividad de la empresa
Por ajustes de Cierre Por el cierre de las cuentas de gastos
Deudor
Elaborado: Autora de tesis
Costo de Ventas:
Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.
Cuadro No.7 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Costo de Venta
COSTO DE VENTA
CONCEPTO DEBITO CRÉDITO SALDO
Costo de ventas
Incluyen los costos de las producciones terminadas,
servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes
Por la venta de mercancías y fijando el coto. Por ajustes de precio por disminución de la Mercancía para la Venta.
Por ajuste de precios por aumento de la Mercancía para la Venta.
Por la devolución de mercancías para la venta, y la disminución del costo.
Los saldos de esta cuenta se cancelan, al final del año, contra la cuenta de resultado.
Deudor
Elaborado: Autora de tesis
2.4.8.3. Cuentas de orden
Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.
por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
Cuadro No.8 Esquema del Funcionamiento de las cuentas de Cuentas de Orden
CUENTAS DE ORDEN
Controla las cuentas que no son de propiedad ni deuda de la empresa; es decir ni activos ni pasivos, o sea que no forman parte del movimiento financiero de la empresa. Cuando existen estas cuentas; se hace constar como información, generalmente al final del balance; por ejemplo depósitos recibidos o entregados en garantía, mercaderías recibidas o entregadas en consignación.
Elaborado: Autora de tesis
2.4.9. Terminología Contable
Esta facilita la descripción y comprensión de su funcionamiento. Una recapitulación de la terminología asociada al funcionamiento de las cuentas se concreta en:
Anotaciones:Las anotaciones van a reflejar los aumentos y disminuciones de cada uno de los elementos. Las anotaciones en el DEBE se conocen como cargar, adeudar o debitar; y las del HABER: abonar y acreditar.
Saldo: Las cantidades anotadas en el DEBE proporcionaran las sumas deudoras, y las del HABER las sumas acreedoras. El saldo puede ser deudor, acreedor o cero. El saldo será deudor si el DEBE > HABER y será acreedor si el HABER> DEBE.
Liquidar:Hacer cálculos para obtener su saldo.
Saldar: Realizar una anotación para que el saldo de la cuenta sea cero y proceder a su cierre.
Cerrar: Operación formal sin vinculación a un acontecimiento económico que
evita posteriores anotaciones en la cuenta.
Reapertura: Operación de apertura correspondiente a un ejercicio posterior sobre cuentas cerradas en el anterior
2.4.10. El Ciclo Contable
El Ciclo Contable es el tiempo que se demora una transacción en verse reflejada (convertirse) en resultado, a través de los Estados Financieros. Tome en cuenta el flujo de la información contable desde el Estado de Situación Financiera (Inicial), hasta los Estados Financieros, graficado de la siguiente manera:
Gráfico No.2 Flujograma del Ciclo Contable
PRIMER PASO Documento Fuente
Análisis de cuentas que intervienes
Prueba evidente
Requiere Análisis
Se archiva cronológicamente
SEGUNDO PASO Utiliza Asientos Contables
Principio de Partida Doble
Registro Inicial
Requiere Criterio Y Orden
Se presenta como asiento
TERCER PASO Utiliza Folio
Clasificación valores y obtienen saldos de cuentas
Requieren Criterio y Orden
Brinda idea del Estado de cada cuenta
CUARTO PASO
Comprueba la Partida Doble
Analiza las cuentas que deben ser ajustadas
Resumen significativo
Despeja dudas
Valida el cumplimiento de P.C.G.A Corrige, actualiza y depura
los saldos de las cuentas
QUINTO PASO
Determina el resultado económico Demuestra situación financiera
Financiero
Económico Reconocimiento de
Operaciones
Facturas, cheques, etc.
Jornalización
Libro Diario.
Mayorización
Libro Mayor y Auxiliar
Balance de Comprobación
Balance, sumas y saldos
Ajustes
Balance Ajustado
Estados Financieros
- Resultados - Balance General - Flujo del Efectivo
PRIMER PASO: Reconocimiento de Operaciones
Documento Fuente, Transacción Comercial (Comprobante)
Intercambio de bienes y/o servicios, información que se obtienen del documento de origen o fuente, el mismo que sirve de soporte contable para su verificación en el momento requerido. Constituye el inicio del proceso; el reconocimiento implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza y alcance de la operación y las cuentas contables afectadas.
En este paso se tomara en cuenta lo siguiente:
Análisis
Criterio
Orden
SEGUNDO PASO: Jornalización (Libro Diario)
Es el registro y control por vez primera en libros apropiados de las transacciones comerciales que se dieron en el tiempo, mediante la formalidad de asientos contables.
Asientos contables
Libro Diario
Es el principal registro contable en la cual se anotan todas las transacciones en orden cronológico en forma de asiento, incluso se lo procesara a través del computador.
TERCER PASO: Mayorización (Libro Mayo)
Agrupa sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran en el libro diario (Jornalización), respetando la ubicación de las cifras, de tal suerte que si un valor está en él debe, ha de pasar al debe de la cuenta correspondiente.
Libro Mayor
Es el registro fundamental que se mantiene a nivel de cada cuenta según sea el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldos en forma particular, tomar en cuenta la clasificación de datos, Criterio y orden.
Se reconoce la existencia de dos tipos de libros mayores:
Libro mayor principal: Para cuentas de control general
Libro mayor auxiliar: Para las subcuentas y auxiliares.
CUARTO PASO: Balance de Comprobación (Sumas y Saldos)
Se aconseja que mensualmente se verifique el cumplimiento del principio de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; al efecto será necesario elaborar un balance de comprobación, el cual se prepara con los saldos de las diferentes cuentas del libro mayor principal.
Balance de Comprobación.- Conseguir que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo en pro del objetivo del Balance de Comprobación; sin embargo, es en este instante cuando el criterio y conocimiento del contador deben ponerse en juego, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualización de los saldos, muchos de los cuales, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.
Nota: Cualquiera sea la razón, causa u origen de saldos incorrectos, estos deben ser corregidos mediante
Ajuste contable.
1. Saldos incorrectos 2. Omisiones
3. Errores
4. Desactualización 5. Usos indebidos 6. Pérdidas fortuitas
7. Prepagados y precobrados
8. Desgaste de activos Fijos (Depreciación) 9. Posibles Incobrables
QUINTO PASO: Elaboración de estados financieros
Estados financieros: son aquellos que presentan la situación, cambios o variaciones de la empresa, ocurrido en un ejercicio económico.
En esta etapa se generan los informes que presentan la situación financiera de un negocio, dichos informes son los siguientes:
Estado de situación financiera
Estado de pérdidas y ganancias
Estado de superávit
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El Balance de Situación (Inicial y final) presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a corto/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.
Estado de Flujo de caja demuestra el comportamiento del dinero (al inicio y al final de un ejercicio económico), con el objeto de no ocasionar desequilibrio económico.
Estado de Superávit son las variaciones de las utilidades retenidas de años anteriores, más o menos las utilidades o perdidas del presente año, elabora básicamente para conocimiento de los socios o accionistas de la empresa.
SEXTO PASO: Interpretación (Análisis Financiero)
Evaluación y diagnostico económico-financiero de la empresa, mediante la relación de ciertos índices que permite analizar con objetividad el comportamiento de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de decisiones.
2.5. CONTABILIDAD DE COSTOS
Contabilidad de costos es la técnica especializada de la contabilidad que utiliza métodos y procedimientos apropiados para registrar, resumir e interpretar las operaciones relacionadas con los costos que se requieren para elaborar un artículo, prestar un servicio, o los procesos y actividades que fueran inherentes a su producción.
Técnica o método utilizado para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad.
2.5.1. Clasificación de Costos
Los costos se pueden clasificar así:
Por la naturaleza de las operaciones de producción
Por el método de cálculo
Por el tiempo de su determinación
Por la función dentro de la empresa
Por su comportamiento en el volumen de producción
Por su identificación con el producto
Por su inclusión en el inventario
2.5.2. Objetivos de la Contabilidad de Costos
La contabilidad de costos tiene como objetivos aquellos que facilitan un oportuno y eficaz servicio de información y control de todo lo que se relaciona con la producción. Estos objetivos son:
Reducción de costos
Determinar los precios de ventas
Controlar los inventarios
2.5.3. Elementos del Costo
Para fabricar cualquier bien o prestación de un servicio será necesario adquirir y poner a disposición del proceso productivo tres elementos consustanciales y vinculados entre si.
Materiales o materia prima. Constituyen todos los bienes, ya sea que se encuentren en estado natural o hayan tenido algún tipo de transformación previa, requeridos para la producción de un bien.
Mano de obra. Se denomina a la fuerza creativa del hombre, de carácter físico o intelectual, requerida para transformar con la ayuda de maquinas, equipos o tecnología los materiales en productos terminados.
Otros insumos. Constituyen aquellos ingredientes materiales e inmateriales complementarios que son indispensables para generar un bien o un servicio, conforme como fue concebido originalmente.
2.6. CONTROL INTERNO
2.6.1. Definición de control interno
se inicia una vez que la planificación administrativa, contable y financiera ha terminado su trabajo.”6
Se denomina sistema de control interno, los métodos y procedimientos adoptados por un negocio para controlar sus operaciones en conjunto. En un sistema Debidamente diseñado, los procedimientos promueven la adhesión a las políticas administrativas prescritas, promueven la eficiencia de las operaciones, salvaguardan los activos del negocio del desperdicio, de fraude, del robo y garantizan sobre todo que la información contable sea correcta, confiable y oportuna.
El control interno es diseñado para cada empresa, de acuerdo con sus necesidades y su propia confirmación administrativa, no se puede aplicar el sistema de control interno de una empresa a otra empresa. Sería como utilizar una camisa de fuerza.
2.6.2. Importancia del control Interno
El dueño de un negocio pequeño, realmente hace de todo un poco: compra sus mercaderías, las vende, registra en los libros respectivos, contrata nuevo personal, cobra valores a sus clientes, gira los cheques, concilia las cuentas bancarias, etc.
A medida que el negocio crece, crecen también sus necesidades de control, entonces se hace necesario que el gerente delegue responsabilidades y funciones a empleados de menor rango, con la autoridad suficiente, basados en el control interno y sus técnicas.
Los resultados contables presentados en los estados financieros, sirven de herramienta administrativa y financiera para que los directivos de la empresa tomen decisiones y enmienden los errores detectados; la información que sustenta a cada una de las transacciones debe ser archivada en forma ordenada, capaz de llegar a esa fuente de información en el momento adecuado, procurando en todo momento que los documentos sean legalmente emitidos.
2.6.3. Principios del control Interno
Hay principios generales de control interno como los siguientes:
a) Delimitación de responsabilidades
Para cada situación o trabajo, es necesario que haya una persona responsable. Cuando una misma responsabilidad se comparte con varias personas y algo no sale bien, es difícil determinar el o los culpables. Para evitar malos entendidos a cada una de las personas se le asignará un lote de bienes que los vigilará permanentemente y cuidará de ellos evitando pérdidas que les perjudique económicamente; además se le asignará determinadas funciones sobre los cuales deberá rendir cuentas.
b) Utilización de registros apropiados
Si una empresa descuida el registro adecuado de los bienes y de las operaciones, los desvíos no se dejan esperar y se presenta la fuga de toda clase de bienes, ya que no existen registros adecuados que reflejen de inmediato la falta de los mismos. Los registros consistentes de todos los movimientos de la empresa proporcionan medios de control, puesto que establecen áreas de control de los activos.
c) Empleados caucionados
La exactitud del registro contable
Es uno de los principios del control interno, capaz de que los resultados obtenidos sean reales y tanto la participación del 15% a los trabajadores y el pago del impuesto a la renta sean justos.
Es indispensable que el control interno verifique ordinariamente los documentos de soporte de las diversas transacciones que realiza la empresa.
d) Personal confiable con responsabilidades delimitadas
El personal es el eje fundamental sobre el cual rotan todas las actividades de la empresa, cada persona constituye un piñón especial que forma parte de la gran maquinaria en la cual todos se han embarcado.
El control interno dicta normas para el desarrollo de las actividades de las personas, es necesario que todo el personal se prepare mejor, analice lo que hizo exitosos en el pasado, buscando la senda de un futuro exitoso. Se necesita enfrentar los aspectos humanos, no sólo las cosas relacionadas con el equipo de computación y sus programas.
e) Separación de tareas
Independencia en los registros contables.- Es necesario mantener registros contables adecuados e independientes, capaz de que sus resultados tengan una calidad elevada y confiable. El jefe de fábrica debe informar sobre la utilización de materiales, mano de obra y otros gastos consumidos en la fábrica, este funcionario, no debe estar involucrado en el área contable, tampoco con el de compras y su información para el debe ser eficaz basado en los hechos realizados diariamente, no estimados,
Separación de la custodia de los activos, de contabilidad.- Esta práctica disminuye la tentación de fraude. Todas las funciones de contabilidad deben estar separadas de todas las actividades operativas de la empresa; por ejemplo: la persona que hace las funciones de cajera no debe relacionarse con las cuentas de mayor que registren el pago de los clientes; un bodeguero no debe relacionarse con las compras de materia prima; la persona facultada de las compras no debe encargarse del pago de cheques.
Separación de funciones de la función contable.- El contador general debe organizar el trabajo de todo el personal que labora en el área contable, no es recomendable que una misma persona ejecute el registro contable, desde los registros de entrada original hasta la presentación de esta dos financieros. Tampoco se recomienda que una persona se mantenga en una misma función por un largo período de tiempo, es necesario rotar el trabajo, así cada empleado se adiestra en ejecutar todos los trabajos de contabilidad y se evita posibles desviaciones negativas. Las autorizaciones para la ejecución de un determinado trabajo pueden ser generales y específicas.
Las autorizaciones generales son las que difunden entre todo el personal de la empresa y las especificas son aquellas que se orientan a una persona en particular. Tanto las generales como las específicas deben ejecutarse por escrito a fin de dejar constancia de lo dispuesto y poder controlar lo realizado.
F) Documentación adecuada
G) Procedimientos apropiados
La generalidad de las empresas dispone de los manuales de procedimientos administrativos del flujo de documentos, en consecuencia es necesario que se verifique en cada una de las fases el cumplimiento de lo planificado.
H) Control de los inventarios
El control de inventarios en artículos que se venden al detalle se hace indispensable, ya que es permanente las mermas en el inventario, este es un término por demás cortés para llamar con su propio nombre los robos o hurtos de mercaderías, estos problemas se tornan cada vez más complicados.
Existen varios sistemas de control que se aplican en los almacenes, uno de ellos consiste en entrenar al personal para la custodia permanente de las mercancías, otro sistema que ha dado buen resultado es aquel que se coloca un elemento electrónico en cada artículo, el mismo que al pasar por las puertas de control suena una alarma.
El control interno de los inventarios debe orientarse también a sus propios empleados, el seguimiento es un disuasivo para que los empleados conozcan que son controlados y en cualquier momento se les puede acusar de robo, es un delito penado, con pérdida del trabajo.
venta. Para mejorar el control, se entrega a un empleado la custodia de un sector del almacén.
La empresa debe tomar acciones duras contra los causantes de los robos, si el ladrón es una persona ajena a la empresa, su captura por intermedio de seguridad interna es importante para ser entregado a las autoridades respectivas para su juzgamiento; si se trata de personal propio de la empresa, el despido y los juicios por robo no deben hacerse esperar; muchas empresas simulan la captura de algún empleado para que sirva de precedente y los demás se cuidan de no cometer los mismos errores.
2.6.4. Clases de Control Interno
El control contable.- Es el conjunto de métodos y procedimientos que se orientan en la autorización de las operaciones, la protección de los activos y la exactitud y legalidad de los registros contables, basados en transacciones reales relacionadas con la finalidad misma de la empresa.- Un buen control contable evita el fraude y refuerza la eficiencia laboral, consigue minimizar el error y disminuir el desperdicio.
2.5.5. Fases de control interno
Entorno de control:
El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo”.
El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.
Evaluación de los riesgos:
a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.
Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas”.7
Actividades de control:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz
las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad”.8
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de funciones.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente de control global.
Información y comunicación:
Se debe identificar, recopilar y comunicar en forma pertinente y en el plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen reportes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. También debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa.
El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que comprender cuál es el papel en el sistema de control interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores. Así mismo, tiene que haber una comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de control y accionistas.
se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada de manera que el individuo no la puede utilizar efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la técnica de información deben estar integrada en las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de reactivas.
Supervisión o monitoreo:
