“estamos en este mundo para convivir en armonía quienes lo saben no luchan entre sí“. Buda
La Administración y el Consejo de Administración agradecen su puntual asistencia a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios.
Bogotá D.C., marzo 30 de 2021
SEÑOR (A): PROPIETARIO (A):
PARQUE CENTRAL BAVARIA – PROPIEDAD HORIZONTAL
GESTION DE ACTIVOS INMOBILIARIOS S.A.S., con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., con NIT 900.414.279-1,
representada por el señor JUAN ANDRÉS RUIZ PEÑA, identificado con cedula de ciudadanía N° 79.470.241 domiciliado y residente en la ciudad de Bogotá D.C., sociedad que actúa como administradora de PARQUE CENTRAL BAVARIA –
PROPIEDAD HORIZONTAL, con NIT 830.010.367-1, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y representada
legalmente por el representante legal principal de la sociedad administradora señor JUAN ANDRÉS RUIZ PEÑA, conforme a lo establecido en el artículo 80 del Reglamento de Propiedad Horizontal – contenido en la escritura 2820 del 26 de diciembre de 2002 de la notaria séptima del circulo notarial de Bogotá D.C., y en los decretos 398 del 13 de marzo de 2020 y 176 del 23 de febrero de 2021 en concordancia con lo dispuesto por la Resolución 385 de marzo 12 de 2020 modificada por las Resoluciones 844 de mayo 26 de 2020, 1462 de agosto 25 de 2020, 2230 de noviembre 27 de 2020 y 222 de febrero 25 de 2021, proferidas por el Ministerio de Salud y Protección Social que declaran la Emergencia Sanitaria en el Territorio Nacional hasta el 31 de mayo de 2021 por cuenta del Covid- 19 y que avalan este tipo de reuniones, promoviendo la virtualidad para votar, intervenir y realizar ajustes dentro de la propiedad horizontal. Se permite convocarlo (s) (as) a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS NO PRESENCIAL, que se realizará de manera virtual vía ZOOM el día sábado 24 de abril de 2021 a las 8:30 A.M.; con el objeto de desarrollar el siguiente:
ORDEN DEL DIA:
1. Registro de asistencia y verificación del quórum.
2. Nombramiento del Presidente y Secretario de la Asamblea. 3. Lectura y aprobación del orden del día.
4. Nombramiento de la Comisión Verificadora de la Redacción del Acta. 5. Aprobación del Reglamento para el funcionamiento de la Asamblea.
6. Informe del Consejo de Administración y de la Administración de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal del
año 2020.
7. Dictamen del Revisor Fiscal año 2020.
8. Presentación y aprobación de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2020.
9. Presentación y aprobación del presupuesto de contribución de Parque Central Bavaria - P.H. al mantenimiento del
Parque Longitudinal vigencia 2021.
10. Presentación y aprobación del presupuesto Consolidado de Parque Central Bavaria - Propiedad Horizontal de la
vigencia 2021.
11. Terminación.
La presente convocatoria se hace en cumplimiento del artículo 75 y 76 del Reglamento de Propiedad Horizontal – contenido en la escritura 2820 del 26 de diciembre de 2002 de la notaria séptima del circulo notarial de Bogotá D.C. De conformidad con el artículo 45 de la ley 675/2001, en armonía con el artículo 83 del Reglamento de Propiedad Horizontal de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal contenido en la escritura 2820 del 26 de diciembre de 2002 de la notaria séptima del circulo notarial de Bogotá D.C., la Asamblea sesionará con un número plural de propietarios de En el evento que la Asamblea de Propietarios no pueda sesionar por falta de quórum, se convoca desde ahora a la reunión ordinaria en SEGUNDA CONVOCATORIA NO PRESENCIAL que se realizará de manera virtual vía ZOOM el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, esto es el miércoles 28 de abril de 2021 a las 8:00 p.m., con el
mismo orden del día propuesto para la primera convocatoria, oportunidad en la que se sesionará y deliberará válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes de copropiedad representados, de conformidad con el Articulo 41 de la ley 675 de 2001 y en armonía con el Artículo 79 del Reglamento de Propiedad Horizontal.
Normas para tener en cuenta:
De acuerdo con el Art. 74 del Reglamento de Propiedad Horizontal, todo propietario podrá actuar en la Asamblea General de Propietarios directamente o por conducto de apoderado constituido mediante el respectivo poder otorgado por escrito, en el cual debe señalarse la fecha y la hora de la Asamblea para la cual se confiere, y, las facultades que considere otorgar.
En el evento en que al propietario le sea imposible asistir, puede hacerse representar con poder especial en los términos establecidos en el Código General del Proceso, artículo 74. Se adjunta modelo de poder con la presente convocatoria. Cada apoderado solo podrá representar un máximo de cinco (5) propietarios, aparte de sus derechos propios y no podrá representar un número plural de propietarios que posean más del 15% de la totalidad del porcentaje de participación (Parágrafo 2° Articulo 74 Reglamento Propiedad Horizontal). Los miembros del consejo de administración o sus suplentes, el administrador o sus dependientes y el revisor fiscal, no pueden ejercer la representación de terceros ante la Asamblea General de Propietarios (Parágrafo 3° Articulo 74 Reglamento Propiedad Horizontal).
Los titulares de Leasing Inmobiliario, así como las empresas inmobiliarias que administran los inmuebles, para poder participar en la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios convocada, deberán diligenciar el poder especial ante el propietario del inmueble. Los representantes legales de las personas jurídicas propietarias de inmuebles deberán acreditar su condición mediante el Certificado de Cámara de Comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días, si delegan apoderado, deberán suscribir el poder correspondiente.
Los Estados Financieros del año 2020, el proyecto de presupuesto para el año 2021 y los documentos para la Asamblea, entre otros los informes de gestión de administración y dictamen de la revisoría fiscal estarán publicados en: www.parquecentralbavaria.com.co a partir del día jueves 08 de abril de 2021, además, se encontrarán a disposición de los copropietarios para su examen en la oficina de Administración Central, ubicada en la Carrera 13 A N° 28 – 38 de la ciudad de Bogotá D.C., en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. Así mismo estarán a su disposición los libros de actas de Asambleas y Consejo de Administración.
El día anterior a la Asamblea General de Copropietarios, será enviado por correo electrónico, el link y contraseña de acceso de la plataforma de transmisión en vivo de la asamblea y votación virtual; con el cual podrá acceder a la reunión, junto con un vídeo instructivo para facilitar su conexión y los teléfonos de soporte técnico de conexiones.
Atentamente,
JUAN ANDRES RUIZ PEÑA REPRESENTANTE LEGAL
PARQUE CENTRAL BAVARIA – PROPIEDAD HORIZONTAL Administrado por: GESTIÓN DE ACTIVOS INMOBILIARIOS S.A.S.
REGLAMENTO PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA ORDINARIA
Con el propósito de ordenar el desarrollo de la Asamblea, se propone el siguiente reglamento:
1. La sesión será instalada por el Administrador, quien informará sobre la conformación del quórum de la reunión y solicitará a los asistentes la postulación de propietarios para el cargo del Presidente y Secretario de la Asamblea y someterá a votación la elección de los mismos.
2. Una vez elegidos el Presidente y el Secretario, se posesionarán de sus cargos e iniciarán el ejercicio de sus funciones.
3. El presidente de la Asamblea es el director del debate y el solamente puede conceder el derecho del uso de la palabra.
4. El presidente de la Asamblea podrá solicitar la desconexión de quienes se tomen la palabra sin la debida concesión o generen desorden en la reunión.
5. Los asistentes a la Asamblea observarán en general las normas de convivencia y respeto para con los participantes, al igual que mantendrán la disciplina necesaria para el normal desarrollo de esta.
6. Los asistentes que presenten actos de indisciplina o de irrespeto a la reunión y a sus miembros, con manifestaciones verbales, injuriosas o actos impropios; serán amonestados verbalmente en primera instancia por el Presidente de la Asamblea, sin excluir el otro tipo de sanciones como, ser vetados para el uso de la palabra o la desconexión de la reunión.
7. El participante que desee postularse para hacer uso de la palabra lo solicitará levantando la mano en la plataforma para que sea anotado por el Secretario y posteriormente el Presidente la concederá en su respectivo orden. Quien no se haya postulado no podrá intervenir.
8. Los participantes tendrán derecho a dos (2) intervenciones por tema con un máximo de dos (2) minutos de duración cada una y solo podrá referirse al tema tratado, de no ser así, el Presidente de la Asamblea, tendrá la potestad de interrumpir el uso de la palabra, cuando éste se desvíe del tema en discusión, y el expositor perderá su turno y se le dará el uso de la palabra al que sigue en la lista.
9. Cada postulante a quien se le haya concedido el uso de la palabra debe indicar el nombre y número de inmueble y la calidad en que actúa y deberá dirigirse a la Asamblea utilizando un lenguaje respetuoso. No debe dirigirse a personas determinadas, ni entablar en la reunión diálogos directos con ellas.
10. Mientras un participante esté interviniendo no podrá ser interrumpido; solamente lo interrumpirá el Presidente y esto cuando se esté saliendo del tema, se acabe el tiempo o las circunstancias así lo requieran.
11. La presidencia de la Asamblea establecerá con autonomía, luego de escuchar las intervenciones sobre el tema, declarar la suficiente ilustración y someterla a votación.
12. Tanto los copropietarios como los representantes deberán permanecer durante el desarrollo de toda la reunión y no se podrán retirar hasta que el presidente levante la reunión.
13. Las proposiciones deben presentarse por escrito al correo [email protected] para que sean transcritas textualmente por el (la) secretario (a) en el acta.
Bogotá D.C., abril 24 de 2021 Señores:
PARQUE CENTRAL BAVARIA – PROPIEDAD HORIZONTAL
Ciudad.
REF: OTORGAMIENTO DE PODER
Yo, ___________________________________ persona mayor de edad, con domicilio en Bogotá, D.C.; identificado (a) como aparece al pie de mi firma, en mi calidad de propietario (a) de Local ______ Oficina _______ Apartamento ________ Town House ______ Garaje _____ Deposito ______ del Componente Manzana _____________ PARQUE CENTRAL BAVARIA –
PROPIEDAD HORIZONTAL, por medio del presente escrito confiero poder especial, amplio y suficiente a
__________________________________, persona mayor de edad, con domicilio en Bogotá, D.C., identificado (a) como aparece bajo su firma, para que en mi nombre y representación asista e intervenga en la Asamblea General Ordinaria de
Copropietarios de Parque Central Bavaria Propiedad Horizontal – No Presencial que se llevará a cabo el sábado 24 de abril de 2021 a las ocho y treinta de la mañana (8:30 a.m.) de manera no presencial (virtual); de acuerdo con los
términos de la convocatoria de fecha 30 de marzo de 2021 efectuada por el Administrador de la Copropiedad. Este poder tendrá validez en el evento que se tenga que realizar una segunda convocatoria.
Mi apoderado (a) queda especialmente facultado (a) para participar de todos los aspectos de la asamblea. Las facultades otorgadas, incluyen también la de sustituir este poder de ser necesario, aceptar, conciliar, decidir y las demás que otorguen la ley. Además, mi apoderado se encuentra facultado para postularse como miembro del Consejo de Administración.
Atentamente,
EL PODERDANTE, ACEPTO:
_____________________________________ ___________________________________ C.C. N° C.C. N°
Sustituyo el presente poder a: ACEPTO:
_____________________________________
COMPONENTE
CONSEJEROS
OSCAR IVAN MAYA HOYOS
JORGE URIEL SILVA
MONICA SALAZAR
MONICA PACHON
JENNY CUBILLOS
JUAN CARLOS ALMONACID
FABIAN ARCINIEGAS
GUSTAVO SANCHEZ
GUILLERMO TOPA
FALCAS - CAVAS
DIANA DIAZ - NELSON MAIDENS
MANZANA 1
MANZANA 3 - MUSEO
MANZANA 4 -
PANORAMA
INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA VIGENCIA 2020 ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS Señores Copropietarios:
GESTION DE ACTIVOS INMOBILIARIOS S.A.S. se permite presentar el informe de gestión administrativa del año 2020,
con las actividades más relevantes y los logros obtenidos, en concordancia con lo dispuesto por la Asamblea General de Copropietarios, y, las directrices impartidas por el Consejo de Administración basados en las necesidades para el buen funcionamiento de la Copropiedad.
Que sea esta la oportunidad de agradecer a toda la Copropiedad el apoyo en la gestión para la obtención de objetivos que redundan en el mejoramiento de Parque Central Bavaria - Propiedad Horizontal y por ende en la calidad de vida de los Copropietarios.
El Consejo de Administración y la Administración realizaron un trabajo aunado, desarrollando planes de trabajo a corto, mediano y largo plazo, los mismos permiten el cumplimiento constante de metas claras, estos lineamientos se evalúan en las pertinentes sesiones de Consejo de Administración, verificando que los planes de desarrollo generados se cumplan a cabalidad.
1. FUNDAMENTO LEGAL
La Copropiedad se rige por lo dispuesto en la ley 675 de 2001 y por lo determinado en el Reglamento de Propiedad Horizontal contenido en la escritura No. 2820 del 26 de diciembre de 2002, otorgada en la Notaria Séptima del Circulo de Bogotá.
2. ENTES DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN 2.1 Administración de la Copropiedad
La administración de la Copropiedad PARQUE CENTRAL BAVARIA – PROPIEDAD HORIZONTAL, se encuentra bajo la dirección de la empresa GESTIÓN DE ACTIVOS INMOBILIARIOS S.A.S, identificada con Nit. 900.414.279-1, representada Legalmente por el señor Juan Andrés Ruiz Peña, Representante Legal Principal y la Señora Dugnia Eloísa Acosta Bohórquez, Representante Legal Suplente.
La firma administradora viene ejerciendo la Administración de la Copropiedad desde el mes de mayo del 2018.
2.2 Consejo de Administración
El Consejo de Administración sesionó con el quórum reglamentario, de manera ordinaria y extraordinaria durante la vigencia 2020 entre otras ocasiones que fueron necesarias para planear, analizar y evaluar el desarrollo operativo, administrativo y financiero de la Copropiedad. Toda la información requerida por el Consejo de Administración y la Revisoría Fiscal era enviada cada mes, para ser analizada de tal manera que se tomaran las mejores decisiones y los correctivos pertinentes, de cada una de las sesiones se generan las respectivas actas de Consejo de Administración las cuales una vez eran aprobadas eran consignadas en los respectivos libros.
Gestión de Activos Inmobiliarios S.A.S. firma administradora de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal y el Consejo de Administración han dispuesto los medios necesarios para el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Horizontal estableciendo controles y unificando criterios para la armonía de la Copropiedad.
2.3 Equipo y Talento Humano
El equipo de trabajo de Gestión de Activos Inmobiliarios S.A.S. para adelantar las labores administrativas y contables de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal, está conformado por:
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Juan Andrés Ruiz Peña Representante Legal Principal
Dugnia Eloísa Acosta Bohórquez Representante Legal Suplente
Astrid Ávila Sub - Directora Administrativa
Andrea Yazo Salgado Directora Contable
Eida Janeth Chaves Benavides Tesorera
Laura Ortegón Rodríguez Asistente administrativa
COMPONENTE MANZANA I
Nancy Espindola Roa Administradora delegada
David Alberto Ruíz Acero Asistente Administrativo
Alejandra Grisales Asistente Contable
COMPONENTE MANZANA III – MUSEO
Luisa Fernanda Ospina Administradora delegada
Estefany Rodríguez Asistente Administrativa
Angie Milena Caicedo Chaves Asistente Contable
COMPONENTE MANZANA IV - PANORAMA
María Angélica Sánchez Administrador delegado
Alejandra Gutiérrez Asistente Administrativa
Yanira Huertas Asistente Contable
COMPONENTES CAVAS – FALCAS – PARQUE LONGITUDINAL
Jazmín Carolina Corredor Palacios Asistente Dirección Administrativa
PARQUEADERO PÚBLICO
Diana Marcela Sánchez Olaya Coordinadora Parqueadero Público
GESTIÓN ADMINISTRATIVA – OPERATIVA 3. POLIZA DE AREAS COMUNES
Dando cumplimiento a la normatividad exigida en las copropiedades, se renovó la póliza de seguro de Parque Central Bavaria - P.H. para el periodo 2020, la Copropiedad contó con una póliza de áreas comunes con la aseguradora Chubb Seguros Colombia S.A., las asistencias en los componentes fueron cubiertas por MAPFRE ANDIASISTENCIAS; de igual manera la Copropiedad cuenta con póliza de Terrorismo y Responsabilidad Civil Extracontractual y de Directores y Administradores.
La siniestralidad del año fue atendida oportunamente por la empresa aseguradora y el corredor de seguros Rudd Serna LTDA, al igual que todas las asistencias y asesorías requeridas. A continuación, se trascriben los bienes y valores asegurados en la vigencia 28 de febrero de 2020 a 28 de febrero de 2021:
El pago del valor total de las pólizas se realiza conforme el avalúo de cada uno de los componentes, lo que determina un porcentaje de participación para el pago de la obligación.
3.1. Siniestros
La Administración realizo los reportes de los sinestros de cada uno de los componentes, a continuación, se presentan cada uno de los reportes por componente y el estado en que se encuentran:
Evento AMPARO AFECTADO CIA VR. RECLAMO VR PAGADO
Daños a vidrios Local 128 Rtura de vidrios Chubb 650.000 650.000 Daños a vehiculo parqueado Resp. Civil Extrac. Parqueaderos Chubb 2.033.833 1.156.000 Daños a vehiculo residente Ap 3503 Resp. Civil Extrac. Parqueaderos Chubb 1.761.200 Pagado. Pend Reembolso doc Ad.Museo Daños a vehiculo residente Ap 311 Resp. Civil Extrac. Parqueaderos Chubb 9.500.000 Pago Pdte / Estudio y Proceso Aseguradora
*Al momento del pago la compañía de seguros realiza los deducibles pactados.
4. CARTERA
El valor registrado a 31 de diciembre de 2020 por componente se puede ver en la revelación 5, Deudores Comerciales y otras cuentas por cobrar, de los Estados Financieros del año 2020, anexos a este informe.
La informacion detallada de la cartera fue tratada en las Juntas de cada Componente realizadas en el mes de marzo de 2021.
5. SEGURIDAD PARQUE CENTRAL BAVARIA PROPIEDAD HORIZONTAL
La seguridad del Conjunto Parque Central Bavaria - Propiedad Horizontal se encuentra a cargo de la Empresa de Vigilancia Seguridad Superior LTDA. Contrato que fue renovado por dos años desde el 01 de agosto de 2020, distribuyendo los valores de pago de acuerdo con el personal que se encuentra en cada uno de los componentes, con esta negociación, se firmó acuerdo de apoyo tecnológico que genera beneficios de gran importancia para cada Componente y el cual fue reembolsado en parte en el mes de diciembre de 2020.
Durante el año 2020 a pesar de estar en medio de una crisis que se anhela por lo menos controlar en el corto plazo, y así recuperar algo de la cotidianidad en nuestras vidas; se realizaron visitas diarias de inspección tanto de Coordinadores como del Gerente de Contrato de la Empresa de Vigilancia en todos los componentes.
Durante los meses de pico más alto de la pandemia y mientras la Administración coordinaba virtualmente toda la operación, el personal de seguridad colaboró cubriendo los servicios de recepción, desinfección de áreas comunes en ascensores, lobbies, pasillos, acompañamientos a personal médico, domiciliarios, contratistas y personal de servicios públicos, recibo de paquetes y encomiendas, manejo de basuras del componente, gestión de mudanzas y traslados de muebles y enseres coordinados por la administración, entre otros.
Todas las novedades fueron reportadas oportunamente y en conjunto con la administración se buscaron siempre las mejores soluciones a las mismas.
La empresa Seguridad Superior Ltda., dando cumplimiento al contrato suscrito allego los estudios de seguridad de cada uno de los componenentes de Parque Central Bavaria - Propiedad Horizontal, los cuales fueron elaborados teniendo en cuenta la organización y requerimientos de cada componente.
Dentro de las actividades direccionadas a la empresa de Seguridad, se solcito la implementación de acciones de mejora, el cumplimiento de los protocolos de seguridad física, control de elementos de bioseguridad, cumplimiento con los lineamientos otorgados por el gobierno a fin de mitigar el riesgo de contagio por COVID-19, es preciso mencionar que todo el personal de seguridad fue dotado con los elementos de bioseguridad necesarios para su protección.
A mediados del año 2020, basados en el estudio de seguridad en algunos componentes se doto al personal específicamente a los puestos de recorredores (interno y externo) de los componentes y al personal que asiste la entrada vehicular con armamento letal, todo el personal fue capacitado para el manejo de tenencia y porte de armas, quienes cuentan con los permisos ante la superintendencia de vigilancia y seguridad privada contando con su examen psicocesometrico (simetric).
Museo Daños cableado Ascensor Rotura de maquinaria Zurich 36.027.250 34.225.888 Panorama Daños Muros Fachada Torre Sismo - Terremoto Zurich 38.544.611 36.888.379
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
1 J E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
2 CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
J E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
1 MO NIT O RE O 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
2 T O W N HO US E - LO BY 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
3 T O RRE E S CALO NADA - LO BY 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA NO LE T AL
4 T O RRE ALT A - LO BY 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA NO LE T AL
5 T O RRE ALT A - RE CO RRE DO R 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA NO LE T AL
6 T O RRE E MP RE S ARIAL - LO BY 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
7 RE CO RRE DO R S O T ANO 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
8 ING RE S O VE HICULAR CALLE 28 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
9 ING RE S O VE HICULAR CARRE RA 13A 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
10 RE CO RRE DO R P ARQ UE ADE RO S 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
J E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
1 MO NIT O RE O 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
2 E NT RADA VE HICULAR 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
3 LO BBY E NT RADA P RINCIP AL 14 HO RAS NO C LUNE S A S ABADO + 24 H DO MING O CO N F E S T IVO S N/A 4 LO BBY T O RRE 1 14 HO RAS NO C LUNE S A S ABADO + 24 H DO MING O CO N F E S T IVO S N/A 6 LO BBY T O RRE 2 14 HO RAS NO C LUNE S A S ABADO + 24 H DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
5 RE CO RRE DO R S O T ANO 14 HO RAS LUNE S A S ABADO CO N F E S T IVO S N/A
7 RE CO RRE DO R INT E RNO 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
9 RE CO RRE DO R E XT E RNO 14 HO RAS LUNE S A S ABADO CO N F E S T IVO S N/A
10 LO BBY O F ICINAS 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
8 S ALIDA VE HICULAR 14 HO RAS LUNE S A VIE RNE S S IN F E S T IVO S Y 8 HO RAS S ABADO S N/A C O MP O N E N T E - G E N E R A L C O MP O N E N T E - MU S E O C O MP O N E N T E - P A N O R A MA $ 9 0 . 4 2 6 . 5 6 1 $ 5 6 . 6 6 3 . 4 4 0 $ 19 . 5 9 2 . 5 5 1 Con lo anterior la administración y el Consejo de administración del conjunto coordino con la empresa de seguridad refuerzo y actualización de consignas, cambio en los modelos de recorridos internos y externos, cambios en los protocolos de seguridad, actualización de cursos en seguridad, refuerzo en atención al cliente, entre otros, con el fin de tener una reacción más rápida ante cualquier eventualidad.
Para el mes de agosto se presenta la novedad del cambio del jefe de contrato de Parque Central Bavaria P.H.; el señor Miguel Ángel Arévalo como saliente y entrando el señor Carlos Alberto Castro Cruz, oficial retirado de la Policía Nacional, de profesión Administrador Policial, Consultor en Seguridad Privada acreditado por la SVSP, Diplomado en Gerencia del Servicio, entre otros, a ocupar el cargo anterior a partir del 19 de agosto de 2020.
5.1. Esquema de Seguridad Parque Central Bavaria
Cada componente cuenta con un grupo de seguridad de acuerdo con sus necesidades, para el año 2020 se realizaron cambios en los esquemas de seguridad de algunos componentes (retiro de puestos y/o ingreso a nuevos puestos), luego de efectuados estos cambios, el esquema de seguridad quedo conformado de la siguiente manera:
PORCENTAJE AÑO 2020 100% $ 175.000.000 MANZANA 1 25,583% $ 44.770.250 MUSEO 41,949% $ 73.410.750 PANORAMA 28,435% $ 49.761.250 PARQUEADERO 3,925% $ 6.868.750 CAVAS 0,054% $ 94.500 FALCAS 0,054% $ 94.500
REINVERSION DE SEGURIDAD
COMPONENTE P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A LJ E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
1 MO NIT O RE O 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
2 LO BBY T O RRE ALLIANZ 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
3 RO CO RRE DO R T O RRE ALLIANZ 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
4 CO NT RO L VE HICULAR 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S N/A
8 RE CO RRE DO R 24 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
5 RE CO RRE DO R S O T ANO 3 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
6 RE CO RRE DO R S O T ANO 1 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
7 RE CO RRE DO R S O T ANO 2 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
1 P ARQ UE ADE RO P UBLICO 12 HO RAS LUNE S A S ABADO ARMA DE F UE G O $ 3 . 7 3 8 . 3 5 2
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
J E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
P U E S T O P R O G R A MA C IO N ME D IO T O T A L
J E F E DE S E G URIDAD 12 HO RAS LUNE S A S ABADO S IN F E S T IVO S N/A
CO O RDINADO R 12 HO RAS LUNE S A DO MING O CO N F E S T IVO S ARMA DE F UE G O
G R A N T O T A L $ 2 0 6 . 2 0 7 . 7 5 2 C O MP O N E N T E - MA N ZA N A 1 C O MP O E N E N T E - P A R Q U E A D E R O P U B LIC O C O MP O N E N T E - C A V A S $ 5 5 . 14 8 . 2 0 6 $ 115 . 5 9 6 $ 115 . 5 9 6 C O MP O N E N T E - F A LC A S
5.2. Reinversión Contrato de Medios Tecnológicos. (Ingreso no operacional)
De acuerdo con el contrato suscrito para reinversión de medios tecnológicos y ayudas en la mejora de la seguridad de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal, la empresa Seguridad Superior LTDA realizó la reinversión según el contrato y el dinero fue distribuido de acuerdo con el porcentaje de pago y servicios en cada componente, a continuación, se comunica la distribución total del acuerdo:
6. SERVICIOS GENERALES ASEO - MANTENIMIENTO 6.1 Servicio de Aseo
El aseo general, mantenimiento de las zonas comunes y recepcionistas de los componentes que las requieren estuvo a cargo de las siguientes empresas:
COMPONENTE EMPRESA
Manzana 1 Casa Limpia S.A.
Manzana 4 Servihoteles S.A.S.
Cavas Casa Limpia S.A.
Falcas No cuenta con servicio de Aseo
Parqueaderos Públicos Clean & Service de Colombia Ltda. Administración Central Clean & Service de Colombia Ltda.
Durante el año 2020 se atendieron las labores de mantenimiento y aseo de forma oportuna, estableciendo procesos de mejora continua y mayor obtención de objetivos con la supervisión de las administraciones delegadas; en acompañamiento y coordinación de la Administración Central y los de supervisores de cada empresa de Aseo, teniendo como objetivo garantizar a propietarios y residentes un alto grado de satisfacción en el servicio. Se realizaron brigadas de aseo generales y decapado y sellado de los pisos; limpieza de vidrios a una altura no mayor de 1.50 Mts, limpieza de paredes, desmanchado de pasamanos, entre otras.
Se reforzaron las zonas comunes como fueron baños, ingresos peatonales, ascensores, escaleras, recepciones reforzando la desinfección de acuerdo con los protocolos de seguridad establecidos para el COVID-19: adicional se trabajó en el control diario del estado de salud de los operarios asignados a cada uno de los contratos.
Se implementaron los protocolos de bioseguridad establecidos a cada una de las áreas; así mismo se llevó a cabo la capacitación de personal realizando seguimientos para cumplir a cabalidad los mismos y la normatividad establecida por la Secretaria de salud.
7. ENFOQUE ADMINISTRATIVO 7.1. Registro de Bases de Datos
Dando cumplimiento a la ley 1581 del 2012, se sigue realizando la actualización en las bases de datos de la Copropiedad (video vigilancia – base de datos clientes – base de datos proveedores) y se cuenta con el registro ante la SIC, es importante aclarar que el seguimiento de esta labor depende de la colaboración de los Copropietarios, ya que cada uno deberá allegar los formularios de divulgación y conocimiento a las administraciones delegadas para el archivo pertinente.
7.2. Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo
Gestión de Activos Inmobiliarios S.A.S. dando cumplimiento a las normas establecidas por la legislación colombiana tiene implementado y en desarrollo el SG-SST, capacitando a sus colaboradores e instaurando las políticas de manejo de personal.
De igual manera, Gestión de Activos Inmobiliarios S.A.S. maneja un procedimiento de compras, adquisición de servicios, selección y calificación de proveedores, de tal forma que se cumplan con los requisitos y satisfacción de necesidades de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal y se mitigue cualquier efecto adverso durante la operación, buscando generación de utilidad, efectividad en costos, satisfacción del cliente, cuidado del medio ambiente y seguridad para la Copropiedad.
De acuerdo con la aprobación del Consejo de Administración en el año 2020 se implementó el Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo específico de la Copropiedad, de igual manera, manuales de procesos y procedimientos propios; es así como la administracion presenta a ustedes su informe anual.
Avance en Servicios y/o productos recibidos a satisfacción correspondientes al periodo 2020.
Las actividades desarrolladas en el periodo 2020, relacionadas con cada una de las obligaciones específicas establecidas se detallan en las evidencias o soportes, con lo cual se verifica el cumplimiento a satisfacción de la obligación establecida, así se realizó la implementación, documentación y capacitaciones del SG-SST para Parque Central Bavaria - Propiedad Horizontal la cual se describe a continuación.
8. PLAN DE EMERGENCIAS
La administración en su proceso de optimización y verificación de necesidades de Parque Central Bavaria- Propiedad Horizontal, implemento el Plan de Emergencia de la Copropiedad, documento que involucra Copropietarios, trabajadores, visitantes y residentes y minimiza la posibilidad de generación de algunos riesgos.
La formulación de estos documentos estuvo a cargo de la empresa ASESORIA INTEGRAL EN RIESGOS EMPRESARIALES S.A.S., se empezó a desarrollar la implementación y abastecimiento de este en el año 2020.
En el año 2020, La Copropiedad realizo las capacitaciones en temas como primeros auxilios, evaluación secundaria, reanimación cardiopulmonar (RCP), heridas y transporte, incendios y evacuación, además, de una capacitación en campo sobre atención de emergencias la cual se realizó en la Universidad Antonio Nariño – Sede Usme. Estas capacitaciones fueron certificadas y se proyecta que para el 2.021 se siga fortaleciendo el equipo que conforma la brigada. Recordemos que estas capacitaciones se deben realizar de manera periódica.
9. PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS -PGIR.
(Según decreto 596 de 2011 y decreto 2981 del 2013) es el instrumento de planeación municipal o regional que contiene un conjunto ordenado de objetivos, metas, programas, proyectos, actividades y recursos definidos por uno o más entes territoriales para el manejo de los residuos sólidos, basado en la política de gestión integral. Este plan fue aprobado en el Consejo con la empresa WeGlobal, ya se empezó a trabajar desde la documentación y la información del cronograma de visitas para la elaboración del contrato y el direccionamiento a seguir. Adicionalmente, se solicitó las visitas de diferentes fundaciones para la presentación de las propuestas de los residuos aprovechables en espera del plan de trabajo por parte del PGIR, que se debe implementar en cada componente.
1 Autoevaluación SG-SST 2 Plan de Trabajo Anual
3 Presupuesto enfocado al plan anual y objetivos SG-SST 4 Acta de constitución de COPASST
5 Acta de Constitución de Comité de Convivencia (CCL) 6 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Empresa
7 Política de prevención de consumo de alcohol y sustancias psicoactivas 8 Reglamento de Higiene y Seguridad
9 Objetivos de SG-SST conforme accidentalidad y necesidades identificadas 10 descripción de roles y responsabilidades SG-SST
11 Matriz de Peligros y Riesgos (4) incluye procedimiento y participación de los trabajadores 12 Acta de conformación de la brigada de Emergencia
13 Formato evaluación de simulacro 14 Herramienta perfil socio-demográfico
15 Diseño de plan de capacitación, inducción, y reinducción SG-SST incluye formatos de 16 Matriz de identificación de requisitos legales aplicable a la fecha
17 Procedimiento gestión proveedores y contratistas
18 Procedimiento para reporte e investigación de incidentes, accidentes y enfermedad laboral 19 Programa de inspecciones (incluye formatos de inspección locativo, inspecciones de equipos 20 Herramienta para el control y registro de indicadores del SG-SST y Ausentismo
21 Programa de Auditorias
22 Formato para revisión gerencial del SG-SST
23 Herramienta para registro de acciones correctivas y preventivas
24 Manual del SG-SST (como elemento articulado de los diferentes documentos que Documentos para entregar
10. TARIFA MULTIUSUARIO
Por requerimiento de la Asamblea General de Copropietarios del año 2019, se inició el proceso para la implementación de la Tarifa Multiusuario en la Copropiedad; en la asamblea de septiembre del 2020 se autorizó el tipo de cobro por coeficiente. Por tal motivo en los últimos tres meses del año se avanzó en:
• La administracion recolecto la información necesaria para hacer la solicitud formal ante la empresa de PROMOAMBIENTAL DISTRITO SAS ESP
• Se ha trabajo arduamente en la sensibilización del manejo de los residuos por parte de los residentes con los locatarios y los restaurantes.
• Se recibieron las visitas por parte de PROMOAMBIENTAL DISTRITO SAS ESP a los shut de basuras de cada componente para verificar el estado de la recolección de residuos y recibir las recomendaciones para una adecuada separación de las basuras y lograr una visita exitosa para el aforo.
• Se realizó la gestión de solicitar 13 contenedores para material aprovechable en los diferentes componentes ya que había déficit en canecas para este tipo de material (donados).
• Se han enviado circulares informativas de como deshacerse de los residuos potencialmente peligrosos producto del COVID 19.
• Se realizo primera capacitación al personal de aseo y administradoras para obtener la información adecuada del procedimiento que se requiere para que la Copropiedad obtenga el beneficio de la tarifa multiusuario.
11. REUNIONES Y ALIANZAS CON PROVEEDORES Y ENTIDADES EXTERNAS
Las reuniones sostenidas por parte de la administracion han estado encaminadas a buscar un mejoramiento continuo en los procesos internos y externos, estas se han realizado con los diferentes entes de tipo administrativo y empresas que prestan el servicio para Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal; las de mayor impacto en el servicio son las empresas de aseo y vigilancia con las cuales se realizaron reuniones periódicas para el mejoramiento en procesos y se solicitaron los cronogramas de trabajo.
Dando continuidad a los procesos administrativos se llevaron a cabo reuniones con los diferentes entes buscando crear una sana convivencia entre los residentes y un mejoramiento en la calidad de vida a través de las diferentes actividades culturales realizadas, relacionamos algunas de ellas:
11.1. Empresa de Seguridad
Por parte de la administracion se realiza una reunión semanal con el gerente del contrato en donde se ha trabajado por un mejoramiento continuo en el servicio, así:
▪ Normas de urbanidad y convivencia, reportar novedades en tiempo real, actitud de servicio, presentación personal, trabajo en equipo, revistas y reportes a tiempo, cumplimiento y mejoramiento de consignas, controles de acceso ingreso y salida.
▪ En la actividad preventiva se realizan reportes de: 1) Registro controles de acceso, aplicación de protocolos de Bioseguridad, control ingreso visitantes. 2)Trabajos locativos que se realizan en las instalaciones por personal contratista en los diferentes componentes. 3) Las novedades halladas en los recorridos preventivos.
▪ Adicionalmente se realizan acompañamientos por el Dispositivo de Seguridad para efectuar trasladado de elementos (ingresos – salidas), con el fin de constatar que no sean afectadas las áreas comunes de la Copropiedad, supervisión y custodia de las áreas perimetrales de la Copropiedad.
Actualmente se trabaja en:
▪ Continuar con la implementación de circulares y formatos para los protocolos de ingreso y salida de personal de visitantes, empleadas domésticas y/o contratistas, guardaespaldas entre otros.
▪ Mantenimiento y actualización de las salas de monitoreo y CCTV para mejoramiento de cámaras de servicios, televisores, ups, acceso vehicular, entre otras.
▪ Reporte para la mejora continua de las novedades según reportes de los recorredores que pueden afectar la seguridad de los residentes y/o visitantes.
▪ Seguir con el mejoramiento continuo en el cumplimiento de funciones y protocolos en cada uno de los puestos de trabajo.
Como medida correctiva: Se realizan las respectivas observaciones a residentes y visitantes que hacen uso inadecuado de las zonas comunes generando riesgo para la copropiedad; Llamados de atención por parte de las administraciones.
11.2. Empresas de aseo
Teniendo en cuenta la coyuntura actual se han realizado reuniones con las empresas de aseo enfocadas a la verificación de los cronogramas de mantenimiento preventivo y correctivo; a la aplicación de medidas de desinfección y autocuidado a fin de mitigar el riesgo por contagio de COVID-19; revisando los valores agregados como son el préstamo de máquinas y equipos para los mantenimientos los cuales debían realizarse en los tiempos asignados para no generar costos a los componentes, realizando seguimiento al personal para formar un grupo adecuado de colaboradores para las satisfacción de los servicios que redunde en la satisfacción de los residentes.
11.3. Desarrollo Económico y Alcaldía Local para el desarrollo de la parte Comercial enfocada en cielos abiertos
Se desarrolló reunión en las instalaciones de la Administración Central de Parque Central Bavaria – P.H., en la que se contó con la asistencia del Alcalde Local de Santa Fe, el Dr. Dairo Giraldo y la Dra. Carolina Durán Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, esto con el fin de tocar varios puntos en beneficio de la comunidad.
El punto principal fue informar y dar a conocer los pasos para la reactivación económica del sector gastronómico dando un impulso general a todo parque y siendo divulgado en la fan page de la Alcaldía.
11.4. Alcaldía Local
En trabajo con la Alcaldía Local de Santafé en donde se llevó a cabo la toma de muestras COVID para 200 usuarios de Parque Central Bavaria.
11.5. Mercados la Perseverancia
Se realizo un trabajo mancomunado con la plaza la perseverancia y la Alcaldía Local para tener el evento dentro de Parque Central Bavaria dando la posibilidad a los residentes de tener un mercado accesible, sin correr tanto riesgo en su desplazamiento.
11.6. Cine Colombia
Se realizan reuniones con la Subdirección de RUTA NOVENTA DE CINE COLOMBIA para la organización del evento “ASOMATE A TU BALCON” donde se proyectó una película para niños, en busca de un espacio de convivencia y tiempo de esparcimiento entre padres e hijos en tiempo de pandemia.
11.7. Decoración Navideña
Se realizaron varias reuniones con la empresa Enel Codensa y sus diferentes áreas para realizar la instalación de iluminación navideña en el Parque Longitudinal, el préstamo de esta iluminación incluye: 1). Lianas en el Bosque de Pino Ciprés, 2). Instalación de flores moradas en la concha acústica y plazoleta de Cavas y Falcas, 3). Arboles blancos en la concha acústica y sendero que comunica el Componente Manzana Dos y Manzana Uno, 4). Flor de loto en concha acústica.
11.8. Actividad FUGA
Se realizaron reuniones con la Fundación Gilberto Álzate Avendaño (FUGA) y la Alcaldía Local de Santa Fe, una muestra cultural que permitió a la comunidad pasar una tarde llena de música y teatro, contó con la participación de 140 personas aproximadamente, cumpliendo con los protocolos de bioseguridad establecidos.
11.9. Capacitación de seguridad a Personal de Aseo
En busca del mejoramiento continuo se realizó, un refuerzo en las capacitaciones realizadas en años anteriores al personal de las empresas de aseo de cada uno de los componentes en temas de seguridad y bioseguridad, buscando disminuir riesgos de intrusión y manejo de situaciones generadoras de peligro en la Copropiedad tales como: controles
de acceso en las recepciones, detección de conductas sospechosas, atención de alerta temprana, seguridad física, desastres naturales, seguridad personal y terrorismo.
12. EJECUCION DE OBRAS Y MANTENIMIENTO
Dentro de las obras más importantes desarrolladas en los componentes encontramos.
12.1. Componente Manzana I
DYSICON. Mantenimiento de la fachada y reconstrucción de alerones y alfajías en Torre Allianz. CLS CONSTRULEAN MANAGEMENT SUPERVICION S.A.S Interventoría de la fachada torre Allianz. CASA LIMPIA Y CONSTRUCTORA DOMUS: Mantenimiento y lavado de fachada de plataforma.
SOLTEC CCTV SAS: Instalación de cámaras en hall de ascensores y ascensores de Torre Allianz; fortalecimiento de los puntos muertos de plataforma. En el cuarto de control se instaló el DVRs y las pantallas para el monitoreo de las cámaras anteriormente descritas.
CUMMIS DE LOS ANDES: Se realizo el mantenimiento correctivo y el cambio de baterías, calentadores, precalentadores, cargadores, filtros y lubricantes de las plantas eléctricas y se adelantó el estudio del humo que afecta al parque longitudinal.
MITSUBISHI ELECTRIC DE COLOMBIA S.A.: Se realizo el reacondicionamiento que consistió en mantenimiento general, instalación de stock de bancadas, cambio en cable de gobernador en los ascensores que lo ameritaban, iluminación para la certificación de estos de forma satisfactoria.
CONSTRUCTORA DOMMUS: Se realizo el cambio del piso de las zonas comunes del edificio de oficinas denominada Bufet retirando el tapete e instalando piso en porcelanato; dando una reutilización del tapete para cubrir los salones sociales de vivienda, oficinas y la caldera. También se instaló la rampa de discapacitados en las zonas comunes de las oficinas denominadas bufet.
12.2 Componente Manzana 3- Museo
OSCAR CASTRO: Pintura de todas las áreas comunes y puntos fijos de la torre de oficinas o torre empresarial, impermeabilización de las terrazas exteriores y/o descubiertas de la torre B; pintura de los puntos fijos de sótanos de torre A.
MAICO JUNCO: Correcciones del sistema hidráulico de todo el componente de las que se destacan cambio de tuberia galvanizada por desgaste del equipo de presión de la torre B, cambio a tuberia de acero inoxidable; presurización de los tanques altos hidroflow de la torre A y la torre B; suministro de electrobomba No 1 para torre B en el piso 28; cambio de tuberia galvanizada de succión de los tanques bajos de torre B por tuberia en acero inoxidable, impermeabilización de las terrazas exteriores descubiertas de la torre B, lavado de sifones y tuberías de aguas negras de los tres sótanos y parqueaderos de torre A.
ASEGURADORA: Donde se arreglaron tres tubos con filtraciones importantes en los pisos 13, 20, piso 30. OSHO. Auditoria técnica del sistema de protección contra incendios pendiente del informe.
REINVERSION: Contrato realizado con SEITELCO empezando por cambio de los DVRS, Banco de baterías de la UPS, cambio de control de acceso de parqueaderos y adquisición de control de acceso peatonal en club house y torre A. CUSEZAR: Envío del derecho de petición a Cusezar a través del cual se logró arreglo de una parte de la fachada.
12.3 Componente Manzana 4- Panorama
INOR INGENIERIA SAS: Impermeabilización de la parte baja de la plazoleta que afecta directamente al sótano 1. DISYCONT: Obra muro calle 31 que afecta en forma directa la estructura, para lo cual se realiza un reforzamiento en algunas oficinas y locales
ANDREA MENDEZ: Actualización y modernización del cuarto de control y vigilancia-cctv. FREDY MATEUS: Cambio de tuberia que suministra agua potable a torre 2.
SISTEMAS INTEGRALES DE SEGURIDAD SISED: Cambio de citofonía torre 1 y torre 2. FREDY MATEUS: Cambio de fluxómetros de baños locales y oficinas.
12.4 Mantenimientos
Teniendo en cuenta los equipos y las necesidades de los Componentes, la administración ha realizado oportunamente los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos, buscando la mayor durabilidad y alargando la vida útil de los mismos, a través de las diferentes empresas especializadas para tal fin.
Es así como los ascensores, plantas eléctricas, garaventas, aire acondicionado, equipos del gimnasio, bombas hidráulicas, piscinas, bombas eyectoras, pozos eyectores, lavado de tanques de agua potable, sistemas cctv, molinetes, arcos de seguridad, extintores, fumigación, control de plagas, lavado de tuberia de aguas negras, cajas de aguas negras, entre otras recibieron los mantenimientos necesarios para su buen funcionamiento.
13. PÁGINA WEB – HOSTING – WEB MAIL
Dando continuidad a los procesos se realizaron reuniones mensuales de las empresas encargadas de la fan page de las Copropiedad (www.parquecentralbavaria.com.co) y Facebook, quienes estudian el comportamiento de target; allí se realizó seguimiento de resultados de forma mensual y se llevó acabo un Diseño y corrección de estilo, Análisis organizacional y aterrizaje de misión, visión, objetivos; en pro de tener informada a la comunidad y dar un impulso a la parte comercial, labor que estuvo a cargo de la empresa SW SOFTWARE Y SOLUCIONES S.A.S. donde se enfocó el trabajo en:
Crear el perfil en Instagram y la fan page del Parque Central Bavaria (verificar el perfil que actualmente está en Facebook); publicar mínimo 1 post diario en alguna de las redes con el fin de lograr el posicionamiento de Parque Central Bavaria, mantener una comunicación permanente con los seguidores y consolidar una reputación digital.
Cada mes se diseñó una estrategia de marketing digital puntual de acuerdo con los temas de importancia de la copropiedad con el fin de generar espacios para las campañas puntuales de los profesionales, dar a conocer los diferentes componentes del Parque Central Bavaria con sus servicios, características, diferenciales y beneficios de cada uno.
Promocionar de manera orgánica los restaurantes y locales comerciales del Parque Central Bavaria, las publicaciones irán enfocadas para que los empresarios realicen sus inversiones y mantener informado al público de los servicios que ofrece la propiedad horizontal en cuanto a profesionales, marcas comerciales, infraestructura, actividades, ubicación y temas de relevancia para los copropietarios y arrendatarios.
Se diseñarán estrategias para aumentar el número de seguidores en las redes y se darán sugerencias sobre inversión en pauta para la fan page e Instagram.
Toda la información se direccionará de acuerdo con las políticas y requerimientos del Parque Central Bavaria. En caso de crisis comunicativa a nivel digital se establecerán estrategias para el manejo de ella.
14. MEDIO DE PAGO – SEDES DAVIVIENDA Y PAGOS PSE
Para facilitar los procesos de pago de los Copropietarios se cuenta con medios de pago en las sedes de las oficinas del Banco Davivienda S.A. y se implementa con dicha entidad bancaria el Pago Seguro en Línea-PSE por medio del Portal del Banco Davivienda; para el año 2020 se hace seguimiento al proceso donde se ve que mejoro en un 98% la identificación de los pagos de los residentes en los diferentes componentes.
15. COMITE DE CONVIVENCIA
De acuerdo con lo aprobado en Asamblea General de Copropietarios del año 2020, la Administracion y el Consejo de Administración, en cabeza de su presidente, trabajaron en el año 2020 en la consolidación del comité de convivencia de la Copropiedad con las personas nombradas en el Asamblea de septiembre de 2020. Se realizo la entrega de correo [email protected] y se circularizo en todos los componentes, dando claridad a los residentes que el primer paso para hacer sus llamados a la convivencia es la administracion quien será la encargada de hacer los primeros llamados de atención.
Total, parqueaderos 429, 60 garajes fueron asignados a la MZ I debido a la falencia de cupos en el componente y se debe restar aquellos de usos privados, para un total de 204 cupos disponibles para alquilar en forma pública. 143 garajes – cupos
120 garajes - cupos, distribuidos así: 116 garajes privados MZ II
3 garajes privados de Uniandes 1 (39) zona común convertido en Bicicletero
166 garajes - cupos, de los cuales: 10 garajes privados MZ II 13 garajes visitantes MZ II
2 cavas
20 discapacitados de los cuales quedaron 13 en total para discapacitados.
NIVEL - 1
NIVEL - 2
NIVEL - 3
2 6 .3 64 .4 1 5 26 .8 04 .6 98 2 6 .7 6 2. 8 3 2 1 8. 7 7 8 .5 9 1 22 .9 9 3 .1 47 2 4. 1 93 .4 1 6 2 1 .9 0 9. 7 9 0 19 .5 25 .3 69 1 8 .1 62 .8 1 4 19 .7 9 1. 2 74 17 .9 5 4 .8 79 2 4 .0 2 2. 5 2 6 4 4. 0 57 .3 8 9 49 .1 0 8. 4 48 3 2 .5 7 1 .8 8 7 2 .1 80 .1 1 3 7. 57 4. 68 1 9 .9 9 4 .7 9 9 6 .1 8 9 .8 9 5 7 .6 0 3. 5 1 6 1 0. 86 7 .2 8 9 1 3 .4 15 .7 9 7 25 .0 20 .6 36 20 .7 7 3 .4 60 0 10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000 50.000.000 60.000.000 70.000.000 80.000.000 90.000.000 100.000.000
RELACIÓN INGRESO Vs EGRESO 2020
TOTAL EGRESOS TOTAL Ingresos
16. PASIVOS COMPONENTES
Al momento de tomar la administración de la Copropiedad, la contabilidad evidencia que existen una serie de deudas entre los componentes de Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal debido a préstamos que anteriores administraciones generaban para el pago de obligaciones contraídas.
En el año 2020 por decisión del Consejo de Administración se sanearon todas las cuentas, a excepción de la de manzana dos debido a falta de liquidez de dicho componente quedando pendiente un traslado al Parqueadero Público de $ 29.376.241.
17. PARQUEADERO PÚBLICO
Parque Central Bavaria Propiedad Horizontal, cuenta con los Parqueaderos Públicos ubicados en la Manzana II, distribuidos de la siguiente manera:
A continuación, la administración del parqueadero público informa las actividades desarrolladas durante el año 2020
17 .6 92 .9 74 22 .3 03 .7 49 5. 80 9. 05 5 -1 6. 59 8. 47 9 -1 5. 41 8. 46 6 -1 4. 19 8. 61 7 -1 5. 71 9. 89 5 -1 1. 92 1. 85 3 -7 .2 95 .5 25 -6 .3 75 .4 77 7. 06 5. 75 7 -3 .2 49 .0 66 -20.000.000 -15.000.000 -10.000.000 -5.000.000 0 5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000
PERDIDA
$-37.905.842
MENSUALIDAD $ 190.000 $ 87.000 $ 32.000CARRO MOTO BICICLETA
$ 96 $ 65 $ 10 $ 18.000 $ 12.000 $ 3.000 FRACCIÓN TARIFA PLENA $ 1 9 .1 0 3 .6 1 8 $ 2 1 .8 5 9 .4 9 7 $ 1 8 .4 1 3 .9 1 4 $ 2 .1 6 3 .0 5 7 $ 3 .0 9 1 .3 7 0 $ 5 .9 4 0 .7 6 9 $ 1 .8 4 0 .2 5 7 3 .7 6 5 .6 4 3 2 .7 1 9 .0 0 7 7 .1 0 8 .3 8 5 7 .1 6 5 .5 2 8 6 .9 1 9 .3 0 9 $ 2 4 .9 3 7 .0 1 5 $ 2 7 .2 3 2 .8 0 5 $ 1 4 .1 4 0 .0 0 9 $0 $ 4 .4 6 8 .2 7 7 $ 4 .0 4 0 .6 2 9 $ 4 .3 3 7 .3 9 4 $ 3 .8 3 0 .0 4 2 $ 8 .1 4 3 .9 5 1 $ 6 .3 0 4 .6 2 2 $ 1 7 .8 5 2 .2 2 8 $ 1 3 .8 4 9 .1 1 9 $0 $10.000.000 $20.000.000 $30.000.000 $40.000.000 $50.000.000 $60.000.000
INGRESOS FACTURADOS
CONTRATOS - SERVICIO PÚBLICO
Parqueaderos Contratos Parqueadero Publico
17.2 Situación actual
Horario: lunes a sábado de 06:00 a.m. – 7:00 p.m.
Por decisión unánime del Consejo de Administración fue aprobado el cambio de las tarifas del parqueadero público, quedando las siguientes tarifas vigentes a partir de la primera semana de julio:
$4 2. 79 6. 71 6, 00 $1 1. 44 0. 68 0, 00 $5 .4 54 .5 05 ,0 0 $3 .5 87 .0 95 ,0 0 $2 2. 31 4. 43 6, 00 $2 2. 81 7. 21 3, 00 $3 .0 87 .9 43 ,0 0 $6 2. 58 7, 00 $0 ,0 0 $1 9. 66 6. 68 3, 00 $0,00 $20.000.000,00 $40.000.000,00 $60.000.000,00 $80.000.000,00 Saldo 0 - 30 31 - 60 61 - 90 Más de 90
RECOLECCIÓN DE CARTERA 2020
COMPARATIVO 2019 VS.2020
CARTERA CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019 CARTERA CORTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020
17.4 Póliza Parqueadero Público
Se realizó la compra de una prórroga por 4 meses de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual con la aseguradora CHUBB Seguros, intermediario de Rudd Serna Ltda., el valor total fue de: $2.627.753 - vigencia: 26 septiembre de 2020 / 26 enero de 2021.
17.5 ÁREA ADMINISTRATIVA PARQUEADERO
17.5.1 Empresa operarios Parqueadero Clean & Service de Colombia Ltda.
Para el año 2020 la prestación del servicio con la empresa Clean & Service de Colombia Ltda., se tuvo que modificar dada la contingencia por la emergencia sanitaria COVID -19, inicialmente estaba por un valor de $ 12.149.261 mensuales hasta el mes de marzo, el parqueadero estuvo fuera de funcionamiento desde el 20 de marzo hasta el 18 de mayo de 2020, desde la reapertura del parqueadero público hasta diciembre hubo un ahorro en el valor de este contrato, donde estuvo por un valor promedio de $8.389.473 mensuales, contrato donde se ajustaron turnos y el horario del parqueadero se redujo de acuerdo a las necesidades que requirieron, actualmente incluye:
CONCEPTO CANTIDAD
Acomodador de vehículos 2
Cajeros parqueaderos 3
Todero acomodador 1
Se ha evidenciado que de acuerdo con las instrucciones y los roles establecidos en conjunto con la administración y la empresa operaria se ha logrado tener un manejo adecuado, en cuanto al control de ingreso de los vehículos, control de los convenios que hay con el parqueadero, control con las empresas que tienen contrato con el parqueadero, lo cual ha permitido evidenciar un incremento en los ingresos del parqueadero.
17.5.2 Empresa de vigilancia seguridad Superior
Durante el mes de septiembre se tomó la decisión de ajustar el puesto de vigilancia después de estudiar las opciones y las necesidades que requería el parqueadero para ese momento de austeridad, quedando el servicio que más beneficia al componente, turno de vigilancia nocturno de 07:00 p.m., a 07:00 a.m., de lunes a sábado.
17.5.3. Comunicación masiva a usuarios
Se gestionó comunicación vía telefónica y por correo electrónico a los usuarios del contrato de parqueadero para notificar el alivio financiero, en momentos de aislamiento y se ofreció el congelamiento del contrato por el servicio de arrendamiento que tienen con Parque Central Bavaria P.H.
17.5.4 Reapertura parqueadero público
Desde el 18 de mayo de 2020, el parqueadero público reanudó la prestación del servicio a todos los usuarios, clientes y visitantes teniendo en cuenta el decreto 593 del 24 de abril de 2020, cumpliendo los requerimientos, se estableció e implementó los protocolos de bioseguridad el cual se adoptó tanto para el personal externo como los colaboradores, el cual quedó publicado en la entrada como la salida del Parqueadero.
Debido a la emergencia sanitaria COVID-19, para reanudar el servicio de los usuarios y clientes, se dejó un solo turno comprendido de lunes a sábado de 09:00 a.m. a 06:00 p.m.
Se realizó la compra de elementos exigidos de acuerdo con el protocolo de bioseguridad establecido:
En el mes de marzo llegó una comunicación por parte de la Secretaría de Salud, al Representante Legal de la Copropiedad, donde se hace referencia a una visita realizada en el año 2018 donde quedaron algunas anomalías, dando un concepto desfavorable al establecimiento, al revisar cada una de las irregularidades se corrigieron haciendo la implementación de mejoras, comprando botiquines
Ya se recargaron los extintores y se realizó la compra y respectiva entrega de los extintores ABC de 20 libras con señal y soporte para pared, los doce nuevos extintores fueron ubicados estratégicamente para cubrir más zonas del parqueadero en caso de presentarse una emergencia sumando los existentes, para un total de 22 extintores repartidos en los sótanos.
17.5.5 Implementación señalización
Se realizó el cambio de la señalización como lo reglamenta la Superintendencia de Industria y Comercio, Se instaló la señalización para reforzar puntos de accesos y salida vehicular; mantenimiento de letreros fachada, señalización espacio designado para motos, señalización espacio designado para bicicletas,
17.5.6 Cámara CCTV
Se realizó una instalación de una cámara de vigilancia dentro de la taquilla de salida para brindar más seguridad y tener un control más específico en los dineros que se recaudan por concepto de parqueadero público.
17.5.7 Actualización licencia software parqueadero
Se realizó la migración a una licencia actualizada del software del parqueadero, dejando atrás los cobros manuales y evidenciando todo lo que ingresa al parqueadero por sistema, con una inversión por valor de $3.534.300, con la empresa Adceda Systems, especializada en implementación de este tipo de software para parqueadero.
17.5.8 Capacitación Seguridad y Bioseguridad
Se llevó a cabo una capacitación con la empresa de Seguridad Superior y con Clean & Service para una retroalimentación de aspectos de seguridad, control, revisión al ingreso del parqueadero, aplicación de protocolos de bioseguridad, y aspectos generales con los operarios del parqueadero, los cuales son importantes reforzar y recalcar seguir al pie de la letra para una óptima operación interna del componente.
18.5.9. Contratos
Se firmo contrato con el contratista Oscar Castro para efectuar obra civil para reparcheo de piso, instalación de rejillas e instalación de luminarias para el parqueadero público, por valor de dos millones quince mil pesos m/cte. ($ 2.015.000) Para el mes de agosto y por tres meses se ha estuvo subsanando las anomalías de la visita de la Secretaría de Salud, se decidió realizar un segundo contrato en el año 2020 por valor de $1.780.000.oo con el contratista Oscar Castro para ejecutar los siguientes arreglos locativos
17.5.10. Otros
Mejoras de la iluminación en los niveles que se administran que son el sótano -1 y sótano -3, instalación de 33 luminarias Suministro e instalación de bandejas para recoger goteras en S1
Fabricación de Cárcamo hurtado para la entrada y salida del parqueadero. Suministro e instalación de talanqueras en la entrada y salida del parqueadero.
Elaboración tapas de alcantarilla hurtada en la salida vehicular y sobre le anden de la Carrera 13 A
Se adelantaron arreglos locativos en el andén de la carrera 13 A, para mitigar las filtraciones de agua cuando llueve, que están perjudicando el sótano -3, se realizó trabajo de emboquillar en gran parte en donde se identificaron grietas, Se fundiron el restante de tapas de cajas de inspección hurtadas sobre el anden de la carrera 13A
17.5.11. Jornada de aseo
Lavada de entrada y salida vehicular Lavado de rejas de acceso y salida vehicular. Después de la reunión con el Administrador de Manzana 2 se llegó al acuerdo de trabajar mancomunadamente entre las administraciones y llevar a cabo una jornada de aseo con la ayuda de ambas partes a la entrada del parqueadero y fachada del edificio, viéndose un cambio significativo.
18 PARQUE LONGITUDINAL 18.1. Mantenimiento
Teniendo en cuenta que el Parque Longitudinal es el área que permite la unión y embellecimiento de todas las manzanas que conforman Parque Central Bavaria – Propiedad Horizontal y que la comunidad ha manifestado su interés en mantener y propender por el cuidado del Parque, el Consejo de Administración solicitó a Gestión de Activos Inmobiliarios S.A.S., realizar las labores de mantenimiento y/o operación del área, de acuerdo con los dineros aprobados por la Asamblea General de Copropietarios luego de la revisión de cada componente del presupuesto de contribución de Parque Central Bavaria - P.H. al mantenimiento del Parque Longitudinal.
El Consejo de Administración estableció las pautas para cancelar los pasivos que tiene Parque Central Bavaria -Propiedad Horizontal a causa del mantenimiento del Parque longitudinal, labor que se tiene proyectada para el 2020.
La firma administradora ha efectuado las labores encomendadas en las siguientes áreas: -
18.2. Seguridad
La seguridad del Parque Longitudinal se encuentra a cargo de la Empresa Seguridad Superior, el esquema de seguridad es el siguiente:
Se presentan dos tripletas para el cuidado y vigilancia del Parque Longitudinal, contando con un vigilante en la entrada principal de la Carrera Trece (13) y un segundo vigilante ubicado en la entrada de la Avenida Caracas, la relación de personal para la fecha es la siguiente:
18.3. Gestiones adelantas ante diferentes entes. 18.3.1 Instituto de Protección y Bienestar Animal
Se realiza gestión ante el Instituto de Protección y Bienestar Animal a fin de traer al Parque Longitudinal jornadas de vacunación y esterilización para las mascotas de la comunidad, la respuesta del ente en mención hace relación a los estratos socioeconómicos del Conjunto Parque Central Bavaria – P.H., argumentado en que por ser estratos 4 y 5 no es posible traer estas actividades de forma gratuita.
18.3.2. Promoambiental Distrito S.A.S. ESP
Se gestiona ante Promoambiental Distrito S.A.S. ESP la recolección de residuos como basuras y chatarra con el ente en mención, se da la recolección de dichos residuos que permanecían en la bodega por más de un año y que no se había dado un destino final a estos.
18.3.3. Jardín Botánico
Se solicita la visita del Jardín Botánico a fin de reponer las especies que fueron taladas en el 2019, en respuesta a esta solicitud se nos informa que vendrá el Jardín Botánico a realizar la visita técnica por parte de un ingeniero.
18.3.4. Secretaria Distrital de Desarrollo Económico y Alcaldía Local de Santa Fe – Programa de Cielos Abiertos
Se realizo el trámite ante la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico a fin de lograr la reactivación económica de los locales gastronómicos que operan en el sector, se logra la aprobación para el uso del espacio comprendido entre los Componentes de Cavas y Falcas. Se entrega por contrato de concesión a los Edificios Cavas y Falcas el uso del espacio público que se denominaría Plazoleta de Cavas y Falcas.
Se autoriza la operación de los seis (6) restaurantes ubicados en los Componentes Cavas y Falcas, quienes prestan servicio a la mesa ampliando de esta forma el aforo que tienen en cada local comercial, la distribución de estos espacios es realizada por los propietarios y locatarios de los componentes.
18.3.5. Secretaria de Salud
Se presenta solicitud ante la Secretaria de Salud para realizar una inspección en el Bosque de Pino Romerón debido a la presencia de roedores en este espacio, se realiza el debido acompañamiento y se realizan observaciones sobre las casetas que rodean estos espacios.
18.3.6. Tramite Codensa para arreglos de alumbrado publico
Se radica solicitud de mejoras de iluminación en los espacios del Parque Longitudinal, logrando una visita por parte de interventoría de Enel- Codensa, generando un reporte por luminarias faltantes y averiadas, las cuales se han arreglado o repuesto por las diferentes cuadrillas de la zona.
18.4. Circulares relacionadas al Covid-19
Dentro de las labores desempeñadas por la administración se realizan circulares para mantener informada a la comunidad y prever situaciones de seguridad física y biológica, dentro de estas se informa a la comunidad del cierre de la reja de acceso de la avenida caracas, evitando el ingreso de habitantes de calle y presuntos ladrones.
Se emiten circulares que afianzan el conocimiento acerca del virus COVID-19, las medidas de protección que se deben tener en cuenta, el manejo de situaciones, protocolos de bioseguridad y normativa vigente durante la declaratoria de pandemia.
18.5. Campaña para manejo de desechos de mascotas
Se realiza campaña de concientización de manejo de excremento y desechos de mascotas, para el manejo de esta se hace entrega de un volante y una bolsa biodegradable informando a la comunidad de los lugares donde se deben arrojar los desechos. Es una de las primeras fases que se quieren implementar para dar un mejor manejo de las mascotas en el Parque Longitudinal.
18.6. Aplicación de encuesta para medir frecuencias de uso poblacional
Se realiza una encuesta a fin de medir la frecuencia de uso de las instalaciones del Parque Longitudinal en la comunidad del Conjunto Parque Central Bavaria – P.H., dentro de las respuestas que expreso la comunidad, se conocen varias solicitudes acerca de la adecuación de espacios para el mejor aprovechamiento por parte de adultos mayores, menores de edad y tenedores de perros.
18.7. Eventos comunidad PCB
Siguiendo las medidas de distanciamiento físico y protocolos de bioseguridad establecidos por el Gobierno Nacional la administración se realizaron diferentes actividades como el día de los niños con “asómate a tu balcón”;
Fundación Gilberto Álzate Avendaño (FUGA) una actividad con muestras culturales de arte y música; La tradicional novena de aguinaldos,
18.8. OPERATIVO
18.8.1. Instalación de CCTV en Parque Longitudinal
Se realiza la instalación de cinco (5) cámaras fijas y cinco (5) cámaras tipo domo, esto con el fin de apoyar las labores de seguridad del parque, brindar mayor seguridad a las personas que transitan por las instalaciones del Parque Longitudinal, con esto se ha minimizado la vulnerabilidad de puntos estratégicos.
La visual de estas cámaras ha sido instalada en dos centros de monitoreo del Conjunto Parque Central Bavaria – P.H., donde se informa de forma inmediata la presentación de novedades a los puntos de vigilancia más cercanos para atender las novedades que requieren la presencia del personal de vigilancia.
18.8.2. Limpieza, Lijado y pintura de barandas
Se realiza la limpieza, lijado, aplicación de anticorrosivos y pintura en las barandas que conducen de la concha acústica del Parque Longitudinal hacia el Bosque de Niebla costado norte y sur.
18.8.3. Pintura fachada Av. Caracas
Se pinta la fachada del muro que linda con el Componente Panorama en la avenida caracas la cual tenia grafitis que daban mal aspecto.
18.8.4. Arreglos de fachaleta de senderos
Se realiza la compra de fachaleta para la reposición de piezas rotas y en mal estado de los senderos con mayor afectación.
18.8.5. Instalación de señalética
Se realiza la instalación de señalética para el cuidado de jardines, manejo de la pandemia decreta por el virus COVID-19 y señalización informativa por normativa de Habbeas Data.
18.8.6. Mantenimiento de adoquines
Se proporcionan los materiales necesarios para el mantenimiento y corrección de la infraestructura que tiene adoquines en la carrera 13 y en los jardines del Bosque de Niebla y Parque Centenario.
18.8.7. Mantenimiento tubería de desagüe jardinera Bosque De Niebla
Se realiza mantenimiento a una jardinera ubicada en el Bosque de Niebla y que presentaba problemas de inundación esta problemática afectaba las plantas que se tenían sembradas en este espacio, se retira toda la tierra de la jardinera y se retira la raíz de un árbol que empezó a crecer dentro de la tubería de desagüe.
18.8.8. Instalación de cerramiento en Bosque De Pino Romeron
Se instala un cerramiento en angeo alrededor del Bosque De Pino Romerón a fin de recuperar esta zona que por el tránsito de personas y de mascotas a presentado deterioro en las plantas que se encuentran allí sembradas.
18.8.9. Compra e instalación de decoración navideña
Se realiza la compra e instalación de decoración navideña para el pesebre y árbol de navidad instalados en la Concha Acústica del Parque Longitudinal, Se instalan pendones con motivos y palabras de festejo de navidad y año nuevo, se compran e instalan dos árboles tipo led en el Bosque De Niebla, sendero que comunica Panorama con Museo.
