07 0439

(1)

Braulio Efraín Yaxcal Cuz

Guía de Registros y Controles Administrativos para

Directores del Nivel Primario del Distrito Escolar 16-09-16

San Pedro Carchá Alta Verapaz.

Asesor Lic. Adolfo Valdez

Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades

Departamento de Pedagogía

(2)

Este informe fue presentado por el autor como trabajo de EPS previo a optar al grado de Licenciado en Pedagogía y Administración Educativa.

(3)

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN i

CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO

1.1. Datos generales de la institución 1

1.1.1. Nombre de la institución. 1

1.1.2. Tipo de institución. 1

1.1.3. Ubicación geográfica 1

1.1.4. Visión. 1

1.1.5. Misión. 1

1.1.6. Políticas 2

1.1.7. Objetivos. 2

1.1.8. Metas 3

1.1.9. Estructura organizacional. 4

1.1.10. Recursos (humanos, físicos y financieros) 5

1.2. Técnica utilizada para el diagnostico. 6

1.3 Lista de Carencias. 7

1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 8

1.5 Datos de la institución beneficiada 11

1.5.1 Nombre de la institución 11

1.5.2 Tipo de Institución 11

1.5.3 Ubicación geográfica 11

1.5.4 Visión 11

1.5.5 Misión 11

1.5.6 Políticas 11

1.5.7 Objetivos 12

1.5.8. Metas 13

1.5.9 Estructura Organizacional 13

1.5.10 Recursos (humanos, materiales y financieros) 14

1.6 Lista de Carencias 15

1.7 Análisis y Priorización de problemas 16

1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad 19

1.9 Problema Seleccionado 22

1.10 Solución propuesta como viable y factible 22 CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1. Aspectos generales. 23

2.1.1. Nombre del proyecto. 23

2.1.2. Problema. 23

2.1.3. Localización. 23

2.1.4. Unidad Ejecutora. 23

2.1.5. Tipo de proyecto. 23

(4)

2.3. Justificación. 23

2.4. Objetivos del proyecto. 24

2.4.1. Generales. 24

2.4.2. Específicos. 24

2.5. Metas. 24

2.6. Beneficiarios. 24

2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto. 24

2.8. Cronograma de actividades de ejecución del proyecto. 25 2.9. Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros) 26 CAPÍTULO III.

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

3.1. Actividades y resultados. 27

3.2. Productos y logros. 28

CAPITULO IV

PROCESO DE EVALUACIÓN.

4.1. Evaluación del diagnóstico. 64

4.2. Evaluación del perfil. 65

4.3. Evaluación de la ejecución. 66

4.4. Evaluación final. 67

CONCLUSIONES. 68

RECOMENDACIONES 69

BIBLIOGRAFIAS 70

APENDICE

(5)

i

INTRODUCCIÓN

El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de la Facultad de Humanidades, en la Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la socialización y aplicación de las experiencias de aprendizaje obtenidas.

El Ejercicio Profesional Supervisado se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad en el desempeño de su función como administrador, mediante un trabajo pedagógico organizado, científico y técnico, que permita proyectarse socialmente en la realización de tareas de administración, docencia, investigación y servicio.

El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Dirección Departamental de Educación de Cobán, Alta Verapaz, el cual se desarrolló en cuatro etapas, la cuales se describen a continuación de forma general: a) Diagnóstico institucional: consistió en la recopilación de información sobre la sede Dirección Departamental de Educación, de la ciudad de Cobán, Alta Verapaz, con el objeto de identificar, priorizar y definir un problema. Asimismo, el análisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas de solución identificadas, para el problema priorizado. b) Formulación del perfil de proyecto: consistió en definir claramente los elementos que tipifican el proyecto seleccionado, para el presente caso se le dio énfasis a un documento que incluyera aquellas alternativas documentales técnicas que un profesional de la administración educativa debe manejar en cualquier ámbito de trabajo c) Ejecución: Consistió en la habilitación técnica de elaboración de una guía de apoyo técnico administrativo y docente en el Ejercicio Profesional Supervisado al servicio de estudiantes y docentes, para ello fue necesario hacer una investigación bibliográfica para que el documento llene las expectativas del estudiante de EPS; d) Evaluación: esta consistió en la verificación de los logros alcanzados durante cada una de las etapas del EPS y una evaluación general, que engloba los resultados obtenidos de forma general.

Luego de la ejecución de cada una de estas etapas, se procedió al análisis de los resultados obtenidos en cada una, deduciendo así las conclusiones y recomendaciones.

La realización del Ejercicio Profesional Supervisado permitió aplicar las técnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulación de proyectos y la propedéutica propiamente dicha, siendo en su mayoría de manera activa y participativa dentro del contexto de la sede departamental.

Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y los apéndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS., para recopilar la información que sirvió de base para la estructura del presente informe.

(6)

1

CAPÍTULO I. DIAGNÓSTICO

1.1 Datos generales de la institución

1.1.1 Nombre de la institución:

Dirección departamental de Educación sede departamental de Cobán, Alta Verapaz

1.1.2 Tipo de institución:

Semiautónoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de decisiones para equilibrar en las contrataciones de Técnicos Auxiliar 1 y 2 bajo el renglón 011 y 021. Reubicaciones de personal docente y administrativo postulaciones, creaciones, cierre y traslado de establecimiento.

1.1.3. Ubicación geográfica:

La Dirección Departamental de Educación esta ubicada en la 1ª. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz.

1.1.4. Visión de la institución:

Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta.1

1.1.5 Misión de la institución

Somos una Institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una Guatemala mejor

1.1.6 Políticas de la Institución:

1.1.6.1Políticas Generales.

¾ Avanzar hacia una educación de calidad

¾ Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los niños y niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.

¾ Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.

¾ Fortalecer la educación bilingüe Intercultural.

¾ Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las necesidades de la comunidad educativa.

1

(7)

2

1.1.6.2 Políticas Transversales .

Aumento de la inversión educativa

Descentralización,

Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo nacional.2

1.1.7 Objetivos.

Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares respondan a las características, necesidades y aspiraciones de cada uno de los pueblos que conforman nuestro país.

Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con equidad, pertinencia cultural y lingüística.

Implementar programas y mecanismos con énfasis en la niñez en situación de pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligación de recibir la educación inicial, preprimaria, primaria y básica, dentro de los límites de edad que fija la ley. Se incrementarán las acciones para asegurar que el estudiante concluya el ciclo correspondiente.

Fomentar la cultura y cosmovisión de los pueblos indígenas por medio del fortalecimiento de una educación pertinente, bilingüe y multicultural que se incorpore a un mundo global.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que permita a los egresados del sistema incorporarse al diálogo en contextos multiculturales y globalizados. Estimular la participación social en la transformación educativa, con procesos claros, democráticos y descentralizados, que incorporen el proceso educativo al quehacer comunitario.

Promover el aumento de la inversión del sistema escolar, que permita financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas comprometidas a nivel

Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realización de un proceso de descentralización del sistema educativo. Un elemento fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales de educación, lo cual contribuirá a la transparencia de la política educativa.

2

(8)

3

Promover un programa específico que busque el fortalecimiento de la auditoría social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el monitoreo y la evaluación.

Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y pertinencia del servicio en todos los niveles, con visión de largo plazo.3

1.1.8 Metas de la institución:

9 Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes áreas de la educación.

9 Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos.

9 Verificación de la calidad de visitas y monitoreo de los establecimientos educativos

9 Emitir nombramientos del renglón 011 y contratos del renglón 021.

9 Implementación de carreras técnicas (informática, turismo, diseño grafico, etc.)

9 Homologación y certificación de carreras.

9 Certificación del PEI.

9 Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial.

9 Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones.

9 Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.

9 Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa.

9 Personal capacitado de educación bilingüe.

9 Población beneficiada mediante la implementación del modelo EBI y Currículo por pueblos.

9 Implementar el proceso de reestructuración en la Dirección Departamental.

9 Procesos sustantivos transferidos a la Dirección Departamental (Recursos humanos, programas y adquisiciones, supervisión y planificación educativa).

9 Implementación del modelo de apoyo a la gestión escolar.4

1.1.9 Estructura Organizacional.

• Director Departamental de Educación • Asesoría Jurídica

• Secretaria

• Oficina de Servicio a la comunidad (OSC) • Unidad de Desarrollo Educativo (UDE) • Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA)

• Unidad de Planificación y Administración Financiera (UDAF)

3

www.mineduc.gob.gt 4

(9)

4

Fuente: Recursos Humanos de la Dirección Departamental de Educación, Alta Verapaz.

DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN Asesoría Jurídica Planificación Educativa Auditoría Interna Comunicación Social Sub-Dirección Administrativa Financiera Departamento de Recursos Humanos Departamento Administrativo Sub-Dirección de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa Departamento de Coordinación de Programas de Apoyo Departamento de Organización Escolar Sub-Dirección Técnico Pedagógica Análisis Documental Inventario Operaciones de Caja

Registro y Seguimiento presupuestario

Reclutamiento y Selección de

Personal Gestión y Desarrollo

de Personal

JADO Adquisiciones

Atención al Público

Departamento Financiero

Determinación de la Demanda

Infraestructura Escolar Almacén Servicios Generales Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar Departamento

Aseguramiento de la Calidad Departamento de

Entrega Educativa

Investigación y Evaluación Pedagógica

Acreditación y Certificación Proyectos Educativos Institucionales Educación Escolar Educación Extraescolar Capacitación Docente JCP Desarrollo Magisterial Página 1

Estructura Organizativa Propuesta

Dirección Departamental Tipo C

jueves, 03 de julio de 2008

Elaborado por: Coordinación de Direcciones Departamentales Informática

Desarrollo Institucional

(10)

5

1.1.10 Recursos (Humanos, Físicos, Financieros)

Humanos

Personal Administrativo: 107 servidores públicos administrativos, distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Dirección Departamental de Educación Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores públicos y privados de los niveles preprimaria, primario y medio.

Personal Operativo: 10 conserjes

Físicos:

La Dirección Departamental de Educación de Alta Verapaz esta ubicada en la 1ª. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobán departamento de Alta Verapaz, cuenta con un edificio propio, teniendo los siguientes ambientes5

Siendo sus siguientes ambientes:

5

Información proporcionado por el encargado de inventario.

No. Ambientes Cantidad

1. Oficinas 15

2. Salón para aulas 01

3. Sanitarios ( femenino, masculino) 04

4 Parqueo para vehículos 01

No. Descripción del mobiliario, equipo y materiales Cantidad

1. Escritorios de oficina 107

2. Sillas 150

4. Computadoras 80

5. Pizarrón 20

7. Archivadores 42

8. Teléfonos fax 02

9. Extensiones telefónicas 57

10. Fotocopiadoras 02

11. Televisores 03

12. Retroproyectores 05

13. Equipo de Amplificación 01

14. Máquina de escribir 12

(11)

6

Financieros:

La asignación economía del Ministerio de Educación de acuerdo a las necesidades del departamento plasmadas en el Plan Operativo Anual Dirección Departamental de Educación y alcanza un aproximado anual de Q 323 millones, distribuidos en los proyectos y programas, además de aportes que brindan diferentes O.N.G.

1.2Técnica utilizada para el diagnóstico

Para poder especificar las técnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que se indique el proceso en que se ejecutó el mismo, por lo que a continuación se presenta el orden en que se realizó el diagnostico.

Lo primero consiste en detectar las necesidades existentes dentro de la institución, a este paso se le llama detección, para lo cual se utilizaron las siguientes técnicas:

• Lluvia de ideas • Interrogatorio • Discriminación • Observación

Para la priorización se utilizo la técnica de los números para el primer momento de la priorización para que luego de detectar quince necesidades, quedaran únicamente cuatro para ordenarlos de acuerdo a la técnica de priorización por objetivos de la Dirección Departamental de Educación, Cobán Alta Verapaz.

Para la definición se aplico el árbol de problemas y el árbol de objetivos.

La identificación de alternativas de solución se realizo a través de la lluvia de ideas.

El análisis de viabilidad y factibilidad se realizo luego de llenar una ficha técnica por cada una de las alternativas de solución planteadas, para lo cual se utilizo la técnica del interrogatorio.

(12)

7

1.3Lista de carencias

Con las técnicas mencionadas se logró un listado:

1. Falta de apoyo a docentes del nivel preprimaria a nivel departamental. 2. Falta de programas para becas de niños nivel preprimaria.

3. Carece de implementación de programas a escuelas saludables.

4. Poco apoyo en implementación de computadoras a los establecimientos educativos.

5. Limitación de contratos a maestros de nivel preprimaria y primaria. 6. Falta de contratos a docentes de educación física a establecimientos

educativos del área rural.

7. No hay voluntad en la agilización de trámites de contratos a docentes por contrato renglón 021.

8. Mal servicio de internet con acceso directo del Ministerio de Educación. 9. Poco control de los documentos administrativos en la unidad de dirección de

personal docente.

10. Mal carácter del personal administrativo en algunas unidades de la Dirección Departamental.

11. Falta de capacitación a personal operativo con valores humanos. 12. Mala selección en los puestos de los Coordinadores Técnicos

Administrativos.

13. Poco control de los Coordinadores Técnicos Administrativos hacia los directores de los establecimientos educativos.

14. Poca supervisión a los Coordinadores Técnicos Administrativos en las sedes respectivos.

15. Falta de comunicación a tiempo con algunas coordinaciones por distancia de la cabecera departamental.

(13)

8

1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas

Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboró el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus factores y posibles soluciones.

roblemas actores pción de soluciones.

Deficiente programas educativas en los establecimientos.

Docentes sin apoyo.

No se cuenta con becas

Programas de escuelas saludables solo con escuelas pilotos.

Proporcionar valija didáctica

Becas a niñas rurales y urbanas.

Cobertura en las

comunidades educativas Deficiente proceso de

enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel pre primario y primario

Limitacion de contratos a docentes

No se contrata maestro de educación física.

Desinterés en los tramites de contratos a docentes del renglón 021

Contratos a docentes según necesidades de cada municipio del departamento.

Contrato a maestros de educación física en las escuelas rurales. Persona especializa en

agilizar trámite a contratos.

Inadecuado servicio en la información de documentos administrativos de docentes en servicio.

Sistema saturado.

Descontrol en documentos administrativos.

Control del uso adecuado del sistema (internet)

Control y actualización en los documentos de los docentes en servicio. M Malas relaciones

humanas

Carácter inapropiado del personal

administrativo.(algunos) Personal operativo con

escaso valores morales.

Taller de valores morales y de cortesía

Capacitación de acuerdo a las funciones.

Descontrol en la

administración con los

Inadecuada selección en puestos de

Reclutamiento de expedientes.

(14)

9

Coordinadores Técnicos Administrativos.

Coordinadores Técnicos Administrativos

Descontrol de los

Coordinadores Técnicos Administrativos hacia directores.

Poca supervisión a las sedes de la Coordinación Técnica Administrativa

No se tiene mayor comunicación con algunos Coordinadores Técnicos Administrativos.

Control en la

Coordinación Técnica Administrativo.

Supervisar cierto tiempo.

Buscar medios en informar a todos los coordinadores.

La priorización se realizó en dos momentos, el primero consistió en hacer un ordenamiento de acuerdo a la proyección, de la Dirección Departamental de Educación para lo cual se empleo la técnica de los números y así poder contar y proceder a efectuar la priorización. Se siguió el siguiente procedimiento:

Se le otorgo 3 puntos al mas urgente de resolver, 2 puntos al menos urgente y 1 punto al que no es tan urgente de resolver.

Hacer un conteo de los puntos por cada problema para verificar cuantos puntos obtuvo finalmente.

Seleccionar los problemas que obtuvieron los más altos punteo.

Problemas Punteo Suma

Deficiente programas educativas en los establecimientos.

2 1 2 5

Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel preprimario y primario

3 2 3 8

Inadecuado servicio en la información de documentos administrativos de docentes en servicio

2 2 2 6

Malas relaciones humanas

2 1 1 4

Descontrol en la administración con los Coordinadores Técnicos Administrativos.

(15)

10

A continuación se presentan los cuatro problemas que obtuvieron los punteos más altos.

Problemas

1 Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel pre primario y primario

2 Descontrol en la administración con los Coordinadores Técnicos Administrativos

3 Inadecuado servicio en la información de documentos administrativos de docentes en servicio

4 . Deficiente programas educativas en los establecimientos.

El problema seleccionado es: Deficiente proceso de enseñanza y aprendizaje en los establecimientos del nivel preprimario y primario.

(16)

11

1.5 Datos de la institución beneficiada.

1.5.1 Nombre de la institución

MINEDUC. Coordinación Técnica Administrativa distrito escolar 16-09-16.

1.5.2 Tipo de institución Estatal.

1.5.3 Ubicación geográfica

Final de zona 1, Carchá Alta Verapaz.

1.5.4 Visión.

Mejoramiento de la calidad de la educación a nivel local en los establecimientos educativos en coordinar diferentes actividades en lo que requiera el MINEDUC durante el ciclo escolar y la asesoría administrativa.

1.5.5 Misión.

La Coordinación Técnica Administrativa es una institución pública que coordina las actividades y cubre las necesidades de los diferentes establecimientos educativos a nivel local para el mejoramiento de la calidad de educación.6

1.5.6 Políticas.

• Manejar de manera eficiente la administración del personal. • Orientar y capacitar al personal en programas y actividades

eventuales y poniendo en marcha procedimientos de evaluación. • Aplicar la legislación educativa vigente en los casos administrativos. • Justificar la creación y ampliación de plazas en su jurisdicción a fin de

ofrecer mayor cobertura en los servicios educativos.

• Velar por el uso y aprovechamiento de todos los recursos físicos con que se cuenten en los establecimientos.

• Contribuir a la orientación para el buen funcionamiento de proyectos y actividades que enriquezcan el presupuesto de los establecimientos.

6

(17)

12

1.5.7 Objetivos.

OBJETIVO GENERAL:

Coadyuvar a llevar la eficiencia interna y externa del sistema y del proceso educativo, con la calidad, equidad y pertinencia cultural.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

¾ Propiciar la expansión cuantitativa de los servicios educativos, tales como: Crecimiento vertical y horizontal de la matrícula.

¾ Creación y/o ampliación de centros y servicios educativos escolares y extraescolares.

¾ Atención educativa a los grupos monolingües y bilingües.

¾ Promover la creación de modalidades alternativas no tradicionales, destinadas a satisfacer necesidades de formación, cobertura de población y divulgación del conocimiento.

¾ Impulsar la realización cooperativa, integrada y coordinada de las acciones de investigación, ejecución y evaluación educativas de los aspectos tecno-pedagógicos en los ámbitos regional, nacional y local.

¾ Realizar el trabajo técnico-administrativo de manera desconcertante a efecto de 7propiciar:

Autonomía para adecuar el trabajo docente y administrativo a los requerimientos específicos del medio.

Delegación de funciones, atribuciones y responsabilidades.

Corresponsabilidad en el cumplimiento de los objetivos educativos.

¾ Propiciar la permanente vinculación de la oferta educativa con el mercado de trabajo en los ámbitos nacional, regional, departamental y regional.

¾ Promover la utilización racional de los recursos humanos, físicos y económicos en cada ámbito y nivel

7

(18)

13

1.5.8 Metas.

a) Contribuir a elevar la calidad de la educación, para que responda a las necesidades y expectativas de los diversos grupos de la población y a los requerimientos del desarrollo económico y social, tanto regional como nacional.

b) Coadyuvar en la aplicación de la filosofía de la educación nacional y en la ejecución de las políticas, planes y programas del sector de educación.

c) Hacer efectiva la democratización proporcionando la igualdad de oportunidades regionales, locales y étnicas para una educación permanente y promoviendo la interacción y participación de individuos y grupos en el proceso educativo.

d) Facilitar la interacción y correlación interna del Sector Educativo escolar, extraescolar en sus aspectos sociales y culturales.

e) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de una educación científica y democrática al servicio de todos los grupos de la población y que participe como factor del desarrollo social.8

1.5.9 Estructura organizacional

La máxima autoridad es el Director Departamental y las Coordinaciones Técnicas Administrativas son municipales del departamento de Alta Verapaz.

Y el organigrama es el siguiente

8

Manual de Supervisión Escolar.

Dirección Departamental de Educación.

Coordinación Técnica Administrativa

Secretaria

Directores

(19)

14

1.5.10 Recursos (humanos, materiales, financieros). Humanos:9

Personal Administrativo: Un Coordinador Técnico Administrativo y una Secretaria.

Personal Docente: 15 Directores de los establecimientos educativos del

Distrito escolar.

38 Docentes del nivel primario 15 Docentes del nivel preprimaria

Físicos: La coordinación Técnica Administrativa esta ubicada en el salón municipal ubicada en la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carchá del departamento de Alta Verapaz.

No. Ambientes Cantidad

01 Oficinas 04

02 Bodega 01

03 Sanitarios ( Masculino- femenino) 02

No. Descripción de mobiliario, equipo y material Cantidad

01 Escritorios de oficina 05

02 Sillas 05

03 Máquina de escribir 04

04 Archivadoras 04

05 Estanterías 03

Financiero: La coordinación Técnica Administrativa no tiene un fondo económicos específicos para cubrir necesidades que se tienen ya que la Dirección Departamental de Educación asigna mobiliario y equipo, también otorga vales para papelería o materiales de oficina y suministros varios requeridos.

9

(20)

15

1.6 Lista de carencias.

Para obtener el listado de carencias de la Coordinación Técnica Administrativa del Distrito Escolar No. 16-09-16 del municipio de San Pedro Carchá, del departamento de Alta Verapaz, fue necesario programar una reunión de trabajo con el personal para que a través de la lluvia de ideas se pudiera apoyar de acuerdo a lo priorizado por la Dirección Departamental de Educación, sede Cobán, Alta Verapaz, en relación a sus objetivos, teniendo como listado las necesidades siguientes:

1. Hace falta inducción al puesto de director de la escuela primaria.

2. Poco apoyo al director en conocimientos básicos sobre inventario titular y auxiliar.

3. Poca agilización de trámites administrativos de los directores de las escuelas en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

4. Poco apoyo a la actualización sobre administración educativa en los distritos escolares del Ministerio de Educación.

5. Poca aplicación de las funciones técnico-administrativas del Director de escuela primaria.

6. No se cuenta con material administrativo para el cumplimiento de las funciones del Coordinador Técnico Administrativo.

7. Falta de conocimiento sobre las funciones administrativas en la modalidad de institutos de Telesecundaria

8. Poco interés en la supervisión educativa en los diferentes establecimientos de los municipios de Alta Verapaz.

9. Poco cumplimiento de las funciones administrativas del Coordinador Técnico Administrativo.

10. No se cuenta con el apoyo a la orientación vocacional en los establecimientos públicos del municipio de Cobán, Alta Verapaz.

11. Falta de atención a contenidos culturales de la región.

12. No existe divulgación de los valores morales, sociales y normas de cortesía en padres de familia en los establecimientos

13. Poco apoyo de programas educativas a establecimientos educativos del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

14. Falta de apoyo financiero del Mineduc hacia a las Coordinaciones Técnicas Administrativas.

(21)

16

1.7 Cuadro de análisis y priorización de problemas

Para realizar el análisis de los problemas identificados en la institución se elaboró el siguiente cuadro, en donde se determinaron sus factores y posibles soluciones.

No. Problemas Factores Opciones de solución 1 Ineficiencia

administrativa en la agilización de los trámites

administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

1. Desconocimiento en documentos

administrativos. 2. Desactualización en

el proceso educativo.

3. Inexperiencia en la administración.

1 Diseño de una guía de registros y controles administrativos. 2. Capacitación de

socialización de documentos administrativos. 3.Implementación

de un banco de documentos administrativos 2

Insuficiente

aplicación de las funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria.

1. Poco apoyo a la aplicación de las funciones

administrativas. 2. Limitación de las

funciones técnicas-administrativas del Director de escuela primaria.

1. Recopilación de leyes para los procedimientos administrativos. 2. Aplicación de los

procedimientos administrativos en forma correcta. 3 Deficiente supervisión educativa en las aulas de los establecimientos públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

1. No se cuenta con recursos humanos financieros y

materiales (Vehículo). 2. Perfil inadecuado del

Coordinador Técnico

1...Solicitudes a O.N.G para el apoyo de recursos financieros y materiales

2.Plazas a jurado de oposición para supervisores

(22)

17

Administrativo.

3. Poco cumplimiento de las funciones administrativas del Coordinador Técnico Administrativo. 3. Concientización con las aplicaciones de las funciones administrativas.

4 Deficiente guías

curriculares en la formación de valores para una educación bilingüe comunitaria

integral.

1. No se cuenta con el apoyo a la

orientación vocacional en los establecimientos. 2. Falta de atención a

contenidos culturales de la región.

3. Comunicación inadecuada de los valores morales, sociales y normas de cortesía a padres de familia en establecimientos educativos.

1.Gestión de apoyo a las diferentes instituciones con orientación vocacional. 2. Ampliación de

cobertura de educación

bilingüe (DIGEBI) con los docentes de las diferentes comunidades del municipio.

3. Comunicación adecuada y amplia con los padres.

MATRIZ DE PRIORIZACION

Después de la detección de problemas se realiza la priorización conforme la técnica matriz de priorización, siendo el siguiente procedimiento:

Reunión con el personal de la Coordinación Técnica Administrativa del Distrito Escolar 16-09-16 en la fecha del 19 de septiembre de 2008.

Priorizar a través de preguntas directas a los Profesionales de la Institución, y conforme el ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anotó en la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.

Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anotó el problema elegido en el cuadro de intersección, en una lista aparte se escriben las razones dadas. Al completar el cuadro se sumo el número de veces en que cada

(23)

18

problema se repitió, el problema que obtuvo el mayor número de repeticiones quedo como el número uno y así sucesivamente, conforme orden de prioridad.10

10

VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicación de la metodología participativa y sus resultados en la autogestión comunitaria con equidad de género. Guatemala. 1998. p.29

PROBLEMAS

1

Ineficiencia administraci ón en la agilización de los tramites administrativ os en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz. 2 Insuficiente aplicación de las funciones técnico administrativ o dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria. 3 Deficiente supervisión educativa en las aulas de los

establecimie ntos

públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz. 4 Deficiente guías curriculare s en la formación de valores para una educación bilingüe comunitari a integral.

1. Ineficiencia administración en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

1 1 4

2. Insuficiente aplicación de las funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria.

1 2 2

3. Deficiente supervisión educativa en las aulas de los establecimientos públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

1 3 4

4. Deficiente guías curriculares en la formación de valores para una educación bilingüe comunitaria integral.

(24)

19

1. Ineficiencia administración en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

PRIORIDAD 1 5 puntos

2. Deficiente guías curriculares en la formación de valores para una educación bilingüe comunitaria integral.

3. Insuficiente aplicación de las funciones técnico administrativo dentro del proceso educativo del director de la escuela primaria.

4. Deficiente supervisión educativa en las aulas de los establecimientos públicos del distrito escolar a nivel municipal de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

PRIORIDAD 4 1 puntos.

LUGAR: San Pedro Carchá Alta Verapaz Fecha: 19 de septiembre de 2008

1.8 Análisis de viabilidad y factibilidad.

Para realizar el análisis de viabilidad y factibilidad es necesario que en la ficha técnica esta escrita cada idea proyecto. Por viabilidad entendemos como la identificación de las principales restricciones que impiden que el proyecto pueda alcanzar sus objetivos. Estas restricciones son de diferente naturaleza y se pueden encontrar tanto en el ambiente interno, como en el externo del proyecto. Una vez que se haya identificado se proponen estrategias para superar las mismas.

En el análisis de factibilidad se optimiza la asignación de recursos hasta la operación del proyecto, incluye la obra física, el programa de desembolso y la organización requerida.

La factibilidad consiste en perfeccionar la alternativa que presente mayor aceptable mediante la realización de todos los estudios que sean necesarios

Este análisis permite ver dentro de las diferentes alternativas cual es la que presenta mejor posibilidad no solo económica sino también política, para lo cual hay técnicas que permiten el respectivo análisis.

Analizar cada una de las opciones identificadas, considerando las políticas gubernamentales y la realidad del país en relación al sector educativo, además de los criterios técnicos, financieros, económicos, institucionales, sociales y otros que considere puedan ayudarle a priorizar las opciones.

La realización del Análisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una de las alternativas de solución sea rentable y sostenible, que no exista ningún obstáculo para su ejecución ya que la Alternativa de Solución debe cumplir con todos los criterios que se formulen para que se de solución al problema detectado.

Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solución se siguió el siguiente Proceso:

Habiendo establecido las alternativas de solución para el problema seleccionado se

(25)

20

idea del Proyecto, en la que se incluye información general como beneficiarios, la localización para la ejecución del proyecto, la inversión aproximada que se hará para resolver el problema y los resultados a obtener.

El Ministerio de Educación, a través del documento Marco Lógico de proyectos, propone que el análisis de viabilidad se realice de acuerdo a la siguiente herramienta.

CUADRO PARA ANALISIS DE VIABILIDAD

Para el llenado de la siguiente herramienta se sigue el siguiente proceso: En la columna de opción, deben considerarse las alternativas identificadas.

En la primera columna aparecen los criterios que servirán para realizar el análisis. Se formula la pregunta ¿Este criterio tiene relación con la opción?

Al final, la alternativa que tenga mas relación con los criterios es la que mejor se ajusta para resolver el problema identificado.

No. Idea proyecto

1 Diseño de una guía de registros y controles administrativos. 2 Capacitación de socialización de documentos administrativos 3 Implementación de un banco de documentos administrativos

(26)

21

Criterios para priorización de opciones Opción 1

Opción 2

Opción 3

Indicadores si no si no Si no

Financiero

Se cuenta con el recurso financiero? x x x

¿El proyecto se ejecutará con recursos

propios? x x x

¿Existe posibilidad de crédito para el

proyecto? x x x

Administrativo legal

¿Se tiene la autorización legal para

realizar el proyecto? x x x

¿Se mantendrá la ejecución del proyecto

si hay cambio de autoridades? x x x

¿Esta preparada la comunidad educativa

para el proyecto? x x x

¿Puede obtener el visto bueno del

Encargado de la institución? x x x

Técnico

¿Cuenta con experiencia para administrar los recursos humanos, físicos y financieros del proyecto?

x x x

¿Se cuenta con las instalaciones

adecuadas para el proyecto? x x x

Se tiene bien definida la cobertura del

proyecto? x x x

Se han definido claramente las metas x x x

Político

El proyecto es de vital importancia para la

Coordinación Técnica Administrativa x x x

Se enmarca dentro de las policitas del

MINEDUC? x x x

Social

El proyecto es de vital importancia para la

Coordinación Técnica Administrativa x x x

¿Beneficia a la mayoría de directores de la

comunidad educativa? x x x

(27)

22

INTERPRETACIÓN: Después de haber llenado la ficha de viabilidad y de factibilidad, el problema detectado es factible y viable de solucionar a través de la alternativa que reunió los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Número 1:, como mejor opción de solución al problema

Para finalizar con el Proceso se aplicó la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad permitiendo así establecer la alternativa que reúne los criterios positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningún obstáculo para su ejecución,

1.9 Problema Seleccionado

Con toda la información anterior se concreto el propósito del diagnostico, identificar un problema y determinar su alternativa de solución, Con el listado de los cuatro problemas se procedió a la priorización

Utilizando la técnica de priorización por funciones quedando el problema ¨ Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos en el distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá Alta Verapaz.

1.10 Solución propuesta como viable y factible

Luego de elaborar el árbol de problemas y objetivos con el uso de la técnica lluvias de ideas para la propuesta de solución, por cada alternativa se lleno una ficha técnica como un proyecto a nivel de idea de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa.

Elaboración de una Guía de Registros y Controles Administrativos para directores del Nivel Primario.

(28)

23

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.10. Aspectos generales.

2.1.1 Nombre del proyecto. Guía de Registros y Controles Administrativos para Directores del Nivel Primario.

2.1.2 Problema. Ineficiencia administrativa en la agilización de los tramites administrativos del distrito escolar 16-09-16 de San Pedro Carchá

2.1.3. Localización. En la final de la zona 1 del municipio de San Pedro Carchá

A.V.

2.1.4. Unidad Ejecutora. . Eps,

2.1.5. Tipo de proyecto. Documentos Administrativos

2.2 Descripción del proyecto.

El proyecto consiste en la elaboración de una guía de documentos administrativos en Registro y Controles para los directores de las escuelas del Nivel Primario del distrito 16-09-16 del municipio de San Pedro Carchá departamento de Alta Verapaz que contiene información para una fácil agilización de los procesos administrativos de la estructuras de lo instrumentos de las correspondencias en una institución publica o privada para el Control de las mismas, con una estadística o un archivo de documentos que se han enviado y dirigido a las autoridades máximas en la rama de la educación.

Con el fin de tener una administración eficiente y eficaz de los establecimientos del distrito para lograr la misión, visión, objetivos y políticas en relación a una gestión educativa, el manejo de los documentos útiles y necesarios en la administración con sus respectivos conceptos y modelos.

2.3 Justificación.

La guía de registros y controles administrativos para directores del nivel primario contiene correspondencias oficiales que se utilizan diariamente en los diferentes establecimientos educativas del país, para que se cumplan cualquier gestión formal llevando a cabo los procedimientos correctos que se deben utilizar en que hacer diario del campo de la administración.

La elaboración de la guía no ha sido por casualidad, sino que dieron respuestas a los problemas de los documentos administrativos y así llevar a cabo un trabajo

(29)

24

2.4 Objetivos del proyecto. General.

¾ Contribuir a facilitar la agilización de los procesos educativos a los directores del nivel primario a través de una guía de Registros y Controles.

2.4.1 Específicos.

9 Elaborar una guía para la aplicación de documentos administrativos para hacer uso de ella en determinado momento que sea necesario.

9 Planificar una capacitación de socialización al respecto de la guía de Registros y Controles.

2.5 Metas.

• Taller sobre identificación de necesidades de cada director. • Taller sobre conocimiento de los documentos administrativos • Taller para la elaboración de documentos administrativos.

2.6 Beneficiarios.

15 Directores de los diferentes establecimientos del distrito 16-09-16 2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto.

(30)

25

2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto

P= Planificado. E= Ejecutado.

Año 2008

No ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3

1 Preparacion de

condiciones.

P E

2 Recopilacion de

informacion.

P E

3 Elaboracion del documento P

E 4 Validacion del documentos

de herramientas tecnicas

P E 5 Correccion del documento P E

6 Levantado de texto del

documento

P E

7 Reproduccion del

documento

P E 8 Elaboracion de un plan del

taller.

P E

9 Convocatoria P

E 10 Realizacion del taller de

capacitacion

P E

11 Evaluacion del proyecto P

E 12 Elaboracion del informe

final del proyecto

P E

(31)

26

2.9Recursos (humanos, materiales, físicos, financieros)

CANTIDAD DESCRIPCIÓN COSTO

UNITARIO COSTO TOTAL 1 15 375 10 20 2 16 16 50 16 16 3 1 5 15 1 2 1 Humanos. C.T.A

Directores (3 dias)

Materiales.

Fotocopias

Lapiceros de colo negro

Lapices

Correctores de botecito

Folders

Fastener

Hojas impresas

Refacciones

Documentos empastados impresos

Alquiler de local

USB

Horas de internet

CD quemadas

Resma de papel bond t/ carta

Logistica.

Alquiler de de cañonera.

Alquiler de computadora (2 dias)

Q.60.00

Q. 0.20

Q. 2.00

Q. 1.00

Q. 15.00

Q. 2.00

Q. 0.75

Q. 2.00

Q. 15.00

Q. 50.00

Q. 200.00

Q. 180.00

Q. 6.00

Q. 10.00

Q. 0.10

Q.200.00

Q. 60.00

Q. 900.00

Q. 75.00

Q. 20.00

Q. 30.00

Q. 32.00

Q 12.00

Q. 100.00

Q. 240.00

Q 800.00

Q. 600.00

Q. 180.00

Q 30.00

Q. 150.00

Q. 35.00

Q. 400.00

_________

(32)

27

CAPÍTULO III.

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1 Actividades y resultados.

No ACTIVIDADES RESULTADOS

1 Preparacion de

condiciones.

Contar con los recursos economicos para iniciar con el documento administrativo.

2 Recopilacion de

informacion.

Consulta a diferentes fuentes bibliograficas.

3 Elaboracion del documento Se elaboró el documento administrativo con el coordinador y directores basado en la investigación como apoyo en los trámites administrativos.

4 Validacion del documento de herramientas tecnicas

Se validó el documento adminisrativo como apoyo en los trámites administrativos

5 Correccion del documento Corregir los errores del documento administrativo presentado.

6 Levantado de texto del

documento

Levantado de texto.

7 Reproduccion del

documento

reprodución de 16 ejemplares 8 Elaboracion de un plan del

taller.

Un plan de capacitación elaborado.

9 Convocatoria Se convocó a los directores.

10 Realizacion del taller de capacitacion

Los quince directores.

11 Evaluacion del proyecto Evaluaron el documento administrativo. 12 Elaboracion del informe

final del proyecto

(33)

28

3.2Producto y Logros.

Productos Logros

1. Diseño de una guía de registros y controles administrativos.

2. Capacitación de socialización de documentos administrativos.

3. Implementación de un banco de documentos administrativos

9 Clasificación de documentos administrativos de mayor utilidad en los diferentes

establecimientos del distrito escolar 16-09-16.Carchá A.V.

9 La aprobación de los

documentos administrativos en registros y controles.

9 Diseño de la guía de acuerdo a las necesidades de los diferentes directores.

9 Fortaleza en el desarrollo de los conocimientos básicos de la administración educativa a directores.

9 El uso adecuado de los documentos administrativos.

9 La importancia de la administración en los

establecimientos educativos de acuerdo a la estructura.

9 Se implementó documentos administrativos a directores de escasos conocimientos en la administración de unos establecimientos.

9 Actualización de documentos en relación a la administración.

(34)

29

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS

PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIA.

Braulio Efraín Yaxcal Cuz

200051284

Coordinación Técnica Administrativa

Distrito escolar 16-09-16

San Pedro Carchá Alta Verapaz

(35)

30

Índice

Presentación i

Objetivos 1

Capitulo I Fundamentación Teórica

1.1 Administración Educativa 2

1.1.1 Etimología 2

1.1.2 Definición

CAPITULO II Etapas de la Administración educativa

2.1.1 Planificación 3

2.1.2 Organización 3

2.1.3 Integración 3

2.1.4 Dirección 3

2.1.5 Control 3

2.2 Registros y controles administrativos

2.2.1 Registros 3

2.2.2 Control 3

Capitulo III Instrumentos de la Correspondencia en la Administración Educativa

2.1 Nota Oficial 4

2.2 Oficio 4

2.2.1 Modelo de oficio 6

2.3 Providencia 7

2.3.1 Modelo de providencia 8

2.4 Actas 10

2.4.1 Clases de actas 10

2.4.2 Testados de actas 11

2.4.3 Transcripción 12

2.4.4 Modelo de actas 13

2.4.5 Certificación de actas 14

2.5 Conocimiento y modelo 15

2.6 Circular 16

2.6.1 Modelo de circular 17

2.7 Memorial 18

2.7.1 Modelo de memorial 19

(36)

31

2.8 Memorándum 20

2.8.1 Modelo de memorándum 21

2.9 Constancia 22

2.10 Solicitud 23

2.10.1 Modelo de solicitud 24

2.10.2 Modelo de nota 25

2.11 Expediente 26

2.12 Libro de inscripción 27

Bibliografías 28

(37)

32

i PRESENTACION

En esta guía de Registros y Controles en documentos administrativos para directores del nivel primario presenta tres capítulos en la primera la fundamentación teórica y el segundo las etapas de la administración educativa y la tercera Instrumentos de la correspondencia en la Administración Educativa; se incluye modelos de correspondencia para la utilización adecuada de registros y controles en proporcionar un trabajo eficiente en la administración educativa tomando en cuenta la necesidad de nuestra educación para mejorar la calidad de administración en los establecimientos.

En esta guía facilita una parte de los documentos administrativos manejables para realizar cualquier tipo de trámites con una actitud positiva hacia el trabajo en los establecimientos educativo a nivel local y departamental con el mejoramiento de la educación.

(38)

GUIA DE REGISTROS Y CONTROLES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DEL NIVEL PRIMARIO

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OBJETIVOS

General:

¾ Contribuir con la guía de Registros y Controles en documentos administrativos para directores del nivel primaria.

Específicos:

9 Facilitar modelos de documentos administrativos a directores del nivel primario.

9 Socializar el documento administrativo conjuntamente con los directores.

9 Aplicar los instrumentos necesarios en los diferentes establecimientos educativos del distrito escolar.

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34

CAPITULO I Fundamentación Teórica.

1.1 Administración Educativa 1.1.1. Etimología

La palabra Administración se forma del prefijo “ad” hacia y de “ministratio”, esta viene de “minister” vocablo compuesto de “minus” comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter” que sirve como término de comparación.11

1.1.2 Definición

Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una organización para lograr un propósito dado, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes en lograr un objetivo.

La administración es el control y manejo de los recursos materiales y humanos para ponerlos al servicio de los grandes fines y aspiraciones determinados por la política educacional.

La administración busca en forma directa la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación.

La administración de la educación en nuestros países se ha quedado muy atrás de los progresos operados en otras disciplinas del conocimiento humano.12

Con esta concepción nos infunde de cierta manera el grado de eficiencia y eficacia del cumplimiento del actual procedimiento educativo, específicamente dentro del ámbito del Sistema Educativo Nacional, la misma no ha sido capaz de contribuir en la generación y transformación de expectativas innovadoras de la enseñanza aprendizaje, hasta cierto punto por ciertos factores limitantes como se puede mencionar el presupuesto nacional de educación y básicamente el de la no existencia de un “Proyecto de Nación” firme y duradero-

11

REYES PONCE, Agustín, Administración Moderno, 14º edición editorial Limusa S.A. México D.F. 2003. P.2.

12

HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz Administración Educativa, Una Perspectiva Global, 12ª. Edición, México, D.F.804 pp.

(40)

35

CAPITULO II Etapas de la Administración educativa

2.1.1 Planificación:

Implica selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, escoger cursos futuros de acción entre alternativas.13

La planificación esencialmente anticipa las actividades futuras, previendo contratiempos, y sobre todo tener en cuenta las etapas del proceso técnico administrativo de la educación.

2.1.2 Organización:

La palabra Organización se deriva de organismo, que tiene como significado crear una estructura con parte integradas de tal forma que la relación con el todo.

2.1.3 Integración

Se refiere a los aspectos que deben establecerse para la presentación de los servicios como: sistema operativo y administración, las normas y procedimientos, la planificación del trabajo diario, la preparación de la entidad y sus empleados.

2.1.4 Dirección

La dirección consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y del grupo.

2.1.5 Control:

Es la medición y corrección de las actividades con el fin de asegurarse de que los hechos se ajustan a los

2.2 Registros y controles administrativos

2.2.1 Registros: Es el ordenamiento de información recopilada donde estrictamente se fijan los resultados de las operaciones de una institución. Colección de hechos relacionados tratados como una unidad para almacenar temporalmente información mientras o hasta que sea usada.

2.2.2 Control: consiste en desarrollar mecanismos que posibilitan verificar el avance y problemas de las actuaciones o actividades, para tomar las

medidas correctivas que sean necesarias.

13

HEINZ WEIHRICH, Harold Koontz, Administracion,9º. Edición, 1990 México D:F. p.18

(41)

36

CAPITULO III Instrumentos de la correspondencia en la Administración Educativa.

3.1 Nota Oficial

Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo breve y menor formalidad que el asunto a trata en un oficio .su extensión estilo cortesía varía de acuerdo con la importancia y del asunto de que se trate. así como de la jerarquía de los funcionarios públicos..

Al redactar la Nota oficial es lo que se refiere al tratamiento debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios así tenemos:

Entre funcionarios de alta jerarquía es muy respetuosa de superior a inferior tiene cierto don de mando de inferior a superior debe ser más atenta y respetuosa.

3.2 Oficio

Es un instrumento oficial por medio del cual se puede solicitan o rendir informes, acusar recibo, transmitir disposiciones etc. Su redacción debe ser cuidadosa atendiéndose siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial referente a la estética ,puntuación redacción.

“Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras o a diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.14

Es el tipo de escrito, redactado en papel tamaño oficio, que se usa para demandas, autorizaciones o proporcionan información oficial, regularmente u dados en el servicio publico, para la elaboración se usa papel sellado, español o con membrete de la institución. Un oficio contiene en el margen superior derecho su número y

referencia este instrumento deberá contener destinatario.

14

CHACON ARROYO, Miguel Angel, Manual del director escolar nivel primario, Guatemala, p.29

(42)

37

Los elementos que forma el oficio son:

Numero de oficio y referencia Lugar y fecha.

Destinatario.

Identificación de titulo y cargo a quienes se dirige el oficio. Vocativo.

Contenido o cuerpo del oficio, Despedida

Firma o cargo de quien envía.

Indicadores de archivo copias a otras autoridades u oficinas correlativas. Registra las siguientes partes:

$ Destinatario. $ Asunto $ Remitente. $ Firma Sello.

$ Copia para el archivo

(43)

38

3.2.1 Modelo De Un Oficio 15

DIRECCION TECNICA REGIONAL METROPOLITANA

Of. No. 35-2002

Ref. GTER – ntea.

Cobán A.V.30 de Julio de 2008

Señor Director

Escuela Ciencias Comerciales No.3 Su Despacho

Ciudad.

De mi consideración;

Me dirijo a usted, para que de conformidad con el articulo 70. del acuerdo 1032-85 se sirva conceder Matricula Extraordinaria para amparar recuperaciones efectuadas en el Colegio Mixto “Nazareno” al alumno Jaime Alfredo Ico Tujab, correspondiente al sexto grado de diversificado en la carrera Perito Contador año 2002.

Atentamente,

Lic. Gerardo Teodoro Enríquez Robles Jefe Administrativo

c.c.a.

15

ALVARENGA V. Oscar Jonathan, Manual Practico del Maestro en Servicio 3º. Edición Guatemala. P 89

(44)

39

3.3 Providencia:

Constituye una de las formas de comunicación escrita más usada, entre las diferentes dependencias del Estado, cuando los trámites de asuntos como permisos, solicitudes de apoyo y otros que así lo requieran. “Documento que se elabora como consecuencia de una petición escrita.” 16

Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario indica el trámite que debe de seguir. Solicita informes o deja constancia del cumplimiento de una disposición legal.

La providencia se escribe con los siguientes objetivos: 1.- Ratificar

2.- Solicitar antecedente 3.- Escuchar a otra persona 4.- Solicitar pruebas

5.- Enviar a archivo

Los elementos que conforman la Providencia son: • Nombre de la oficina administrativa

• Fecha (Siempre escrita en letras) • Asuntos objetivos

• Número de la Providencia • Objetivo de la misma

• Firma del funcionario que la envía

Su aplicación cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida también se debe de mencionar de cuantas hojas útiles consta el expediente.

16

Chacón Arroyo OP CIT pag.30

(45)

40

3.3.1 Modelo de Providencia17

--SUPERVISION TECNICA ADMINISTRATIVA 92-16 MUNICIPIO DE SAN CRISTOBAL VERAPAZ, DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ, veintitrés de septiembre del año dos mil seis.

ASUNTO: JMJHNBHGVVF

PROVIDENCIA No. 050-2006

Atentamente pase al Señor Licenciado: Alfredo Álvarez Cabnal Director Departamental de Educación de Alta Verapaz, para su conocimiento y lo que tenga a bien disponer, emitiendo opinión de que esta supervisión no tiene inconveniente en acceder a lo solicitado. Consta de 2 folios.

REGION METROPOLITANA SUPERVISIÓN EDUCATIVA SECTOR: 91-18

SUPERVISION EDUCATIVA, SECTOR NOVENTA Y UNO GUION DIECICOCHO, Guatemala, _______de __________del dos mil______________.

ASUNTO: Señora: __________________________, en calidad de propietaria del Centro Educativo___________________________________________________, por las razones que expone, SOLICITA: autorización de funcionamiento del centro educativo antes mencionado, en los niveles: Pre primaria y primaria, para ambos sexos. El mismo se encuentra ubicado en___________ de esta ciudad.

17

Alvarenga V. OP CIT pags. 49 y 50

(46)

41

PROVIDENCIA No. 492-2006

Atentamente pase a la licenciada Carmen Ruiz, jefe del departamento del control académico de la dirección regional metropolitana, el presente expediente para aprobación correspondiente, informándole que el suscrito avala el funcionamiento de lo solicitado, previo estudio de dicho expediente.

PEM _______________________ Supervisor Educativo

Sector Dieciocho guión cero uno

Consta de: 104 (ciento cuatro) folios.

(47)

42

3.4 Acta

Reseña escrita de todo lo sucedido, todo lo que se ha hecho, dicho o convenido en una reunión o actuación en una Inauguración de la Escuela, Toma de Posesión, Exámenes parciales, Exámenes extraordinarios, Entrega de cargo, o como parte del historial de la institución, etc.”Es un documento que se facciona en el libro autorizado para el efecto, que contiene la descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado 18

3.4.1 Clases de Actas:

Resumidas: Solo contienen en forma extracta los puntos importantes, resoluciones y

recomendaciones aprobadas.

Detalladas: Con explicación más amplia de los debates, así como de las enmiendas, resoluciones aprobadas. Notarial: Autorizados en forma Legal por el Notario para dar fe de los hechos. Forma de Autorización de los Libros de Actas: Internamente por el departamento respectivo.

Externamente por entidades gubernamentales correspondientes.

Características de Libro de Actas:

Las hojas deben estar numeradas correlativamente y selladas.

Existen libros de actas con hojas desprendibles para ser escritas a máquina.

Recomendaciones en la elaboración de Actas.

En la redacción debe hacerse con lenguaje claro.

Los puntos deben separarse individualmente, preferiblemente, describiendo diferente situación de cada uno

18

Chacon Arroyo OP CIT pag.30

(48)

43

En la parte introductoria e incluye el número de acta y a qué año corresponde. Debe hacerse constar la hora del inicio, fecha, lugar, y la ciudad donde se labora. Las personas que participan.

El motivo por el cual se redacta. 3.4.2 Testados

Correcciones del Acta: si se incurre en errores, como no es permitido borrar, hay varias formas de corregir.

Entrelineados: Le antecede una Diagonal /, lo mismo al finalizar / Ejem: Revisada /a la cotización,/ la papelería de los participantes, encontrándose de conformidad a los requisitos.

Omisiones: Para dejar sin valor lo escrito innecesariamente. Ejem. Tres de las quince caballerías de la finca se siembran están cultivadas con……. Se usa el guión menor para omitir la palabra en este caso las palabras son: se siembran.

Agregados algunas veces va en combinación con las omisiones, como los ejes. Anterior y sirve como su nombre lo indica, para hacer valedero lo agregado.

Testado: Entrelineado, /a la cotización,/ léase. se siembran, omítase. Están cultivadas, léase.

¿Cómo se hacen las correcciones?

Por medio de testado que significa borrar o anular lo escrito y que se aplica en las correcciones de entrelineados, omisiones y agregados. Además el testado aclara el contenido.

¿Donde se hacen las correcciones?

Al final del acta, antes de las firmas.

Agregados: Si después de haberse firmado el acta hay necesidad de incluir otro asunto, se realiza anteponiéndole: OTRO SI.

Después, vuelven a firmar los participantes. Si alguno de los participantes no está de acuerdo con alguno de los puntos o existe contrariedad, firma pero antes escribe la anotación o justificación respectiva de su desacuerdo

(49)

44

3.4.3 Transcripción

Transcribir, es: Copiar la relación parcial o total de un escrito.

Trascripción Parcial: o Transcripción de lo Conducente, o sea lo más importante es lo que se transcribe.

Trascripción Total o de lo Literal:

Hay dos medios de hacer la Transcripción a) Enviando copia anexa, o

b) Transcribir el texto Íntegro

Acta de apertura de labores, será la primera que se levante en el ciclo escolar se inicia No. 01 y el año en curso, toma en parte el Director, personal de Secretaría (si la hay) los profesores presentes, personal de servicio y otros. Todos deben firmarla al finalizar su redacción en ella se da posición de sus cargos a todos los miembros del personal.

Acta de exámenes extraordinarios

En el nivel medio, cuando un estudiante deja materias retrasadas o ha perdido algún curso, tiene la oportunidad de recuperarlos o ganarlos en el año siguiente, en tres oportunidades que se dan: una en enero, otra en febrero y la última en marzo. Si en estas oportunidades no gana los cursos, puede solicitar por escrito un examen extraordinario a la supervisión escolar que le corresponde; el supervisor emite una resolución en la cual autoriza ese examen; la vigencia de ella es de treinta días calendario. Ya de acuerdo con el catedrático, el alumno se examina en esa oportunidad y debe ganar la clase con 65 puntos. Inmediatamente calificada la prueba, el catedrático informa a la dirección del establecimiento acerca del resultado de la misma, por medio de una hoja de cuadro; luego el personal de secretaria

elabora el acta respectiva.