1. INFORMACION GENERAL
1.1 OBJETIVO
El objeto del presente procedimiento es establecer los parámetros para la identificación, acceso, actualización, divulgación y evaluación de los requisitos legales ambientales relacionadas con las actividades desarrollados por la Superintendencia de Sociedades.
1.2 RESPONSABLE Coordinador Grupo Administrativo y Líder de Gestión Ambiental
1.3 ALCANCE
Este procedimiento contempla los requisitos legales ambientales que la Superintendencia de Sociedades debe cumplir en desarrollo de sus competencias legales en aras de propender por una adecuada gestión ambiental; Dicho procedimiento se encuentra dirigido a todos los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades.
14. DEFINICIONES
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría fijados por la organización.
Cumplimiento: Condicion de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal
Evaluación de cumplimiento: Realización de la Evaluación periódica del cumplimiento legal relacionada con materia ambiental y de seguridad y salud en el Trabajo que tiene alcance dentro de las actividades, procesos, servicios, productos e instalaciones dentro de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Evaluación objetiva: Valoración de las condiciones de trabajo y salud realizada por un experto, utilizando criterios técnicos y metodologías validadas en el país.
Evaluación Subjetiva: Valoración de las condiciones de trabajo y salud, a partir de la percepción y vivencia del trabajador.
Matriz: Es el conjunto de elementos ordenados en filas y columnas, que permite organizar información de un tema específico.
Norma Técnica: La norma técnica (NT) es un documento que contiene definiciones, requisitos, especificaciones, terminología, métodos de ensayo o información de rotulado.
La elaboración de una NT está basada en resultados de la experiencia, la ciencia y del desarrollo tecnológico, de tal manera que se pueda estandarizar procesos, servicios y productos.
Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por el desempeño de una organización.
Requisito: Exigencia concreta que se desprende de las legislaciones nacionales e internacionales, regional y local o de las comunicaciones directas de la organización
Requisito legal aplicable: Exigencias establecidas en la constitución política, las leyes, los decretos, las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, políticas, licencias, permisos a tener en cuenta por la organización
Compromiso voluntario: Pauta de comportamiento que la organización contrae libremente con los contratistas, clientes y/o pates interesadas SGA: Sistema de Gestión Ambiental
Trabajo: Toda actividad humana remunerada o no, dedicada a la producción, comercialización, transformación, venta o distribución de bienes o servicios y/o conocimientos, que una persona ejecuta en forma independiente o al servicio de otra persona natural o jurídica.
2. CONDICIONES GENERALES
Para la adopción e implementación de las NTC ISO 14001, se debe hacer referencia al numeral 4.3.2. “Requisitos legales y otros requisitos” que indica:
“La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a) Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados (…)
b) Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales (…)”
delimitar las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables para su debida actuación en la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.
La Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos contiene:
las normas externas como leyes, decretos, acuerdos, resoluciones que reflejan el compromiso de la entidad con el cuidado del medio ambiente.
las normas internas como circulares, estatutos, manuales y, en general, todos los actos administrativos de interés para la Superintendencia que permiten identificar las competencias, responsabilidades y funciones de los diferentes procesos y dependencias.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
3.1 Identificación y Acceso a requisitos legales y otros para el Sistema de Gestion Ambiental
3.1.1 Identificación y Acceso
La Superintendencia de Sociedades establecio la matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales, la cual permite identificar las obligaciones aplicables a la entidad y la manera como se darán cumplimiento a las mismas.
Para identificar los requisitos legales y otros requisitos asociados a cada una de sus actividades se pueden consultar las siguientes fuentes de información o las que se crean pertinentes:
1. Matriz de impactos ambientales. 2. Auditorías (internas y/o externas). 3. No Conformidades.
4. Revisión de la Gerencia. 5. Reclamos ambientales.
3.1.2 Diligenciamiento de Matriz
Para el diligenciamiento de la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos, se considerarán los siguientes criterios:
Número del Ítem.
Clasificación / Sistema: Sistema de Gestión al que pertenece.
Emitido por: Entidad gubernamental que expide la norma.
Jerarquía de la norma: Documento legislativo con requisitos establecidos para su cumplimiento. (Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Convenios, Proyectos de Ley, Proyectos Normativos)
Numero / Fecha: Número de la norma y fecha de expedición.
Título de la norma: Objetivo, disposiciones generales y específicas de la norma.
Artículo: Número del (os) articulo (s) de la norma que aplican para la Entidad.
Aplicación específica: Breve descripción de lo que trata la norma y aplica para la entidad.
Aspecto ambiental al que aplica: Se deben identificar los aspectos ambientales sobre los cuales aplica dicha norma, que estén contemplados en la Matriz de Impactos Ambientales.
Regional a la que aplica: Se debe especificar a que regional aplica dicha norma o si aplica a todas las regionales.
Responsable de cumplimiento: Área, Dependencia o persona encargada de verificar la implementación y seguimiento de las herramientas o mecanismos que conllevan al cumplimiento del requisito legal.
Como se cumple en la entidad: En este se define la herramienta o mecanismo de cumplimiento de los requisitos legales aplicables al factor.
Documentos relacionados: Se indica el tipo de documento en el cual se evidencia la aplicación de la norma. (Procedimiento, Manual, Instructivo, etc.)
Resultado de la evaluación del cumplimiento: Evidencia del cumplimiento o incumplimiento de la norma con relación a los requisitos legales.
3.2 Actualización:
El líder del Sistema de Gestión Ambiental y el Coordinador del grupo administrativo, serán los encargados de actualizar los requerimientos legales aplicables a la Entidad y de otros requisitos a los cuales se comprometa.
Dicha actualización se realizara anualmente revisando la normatividad publicada en las siguientes paginas y otras fuentes que sean pertinentes:
Página del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Pagina de la Secretaria Distrital de medio ambiente
Corporaciones Autónomas Regionales
Dichos sitios web emiten o informan sobre nuevos requerimientos Normativos a nivel nacional e internacional, que pueden aplicar a la Entidad y deben ser incorporados dentro de la Matriz de Identificacion, Acceso y Evaluacion de Requisitos Legales
Cada vez que se realice una actualización, inclusión o modificación a la matriz esta evidencia se verá reflejada en letra negrilla y cursiva.
3.3. Divulgación
La divulgación se realizara por medio de la Intranet donde se publicará la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos del Sistemas de Gestión Ambiental con el objetivo de que dicha información pueda ser consultada por cualquier funcionario de la entidada.
3.4. Evaluación periódica del grado de cumplimiento
Anualmente, se evalúa el grado de cumplimiento de la legislación vigente del Sistema de Gestión Ambiental, dejando el registro que permita evidenciar el cumplimiento, el incumplimiento y las acciones correctivas respectivas.
La evaluación será realizada por los funcionarios designados por el líder del Sistema de Gestión y por un profesional con conocimientos en legislación de las normas en mención.
SI
4. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Inicio-Fin Actividad Decisión
Conector de página Conector de actividades
Flujograma Descripción Responsable Documentos
o formatos
Puntos de control INICIO
Definir la matriz para la identificación y acceso a requisitos legales de las normas SGA.
Coordinador Grupo
Administrativo.
Consulta de requisitos legales aplicables a las normas SGA.
Coordinador Grupo
Administrativo.
Dilengiciamento de la matriz con los requisitos legales aplicables.
Coordinador Grupo
Administrativo.
Determina el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros subscritos que se definieron como aplicables a la Entidad.
Profesional encargado de
evaluar - Coordinador Grupo Administrativo.
Preparar la evaluación de cumplimiento identificando los requisitos que se van a verificar y los elementos a evaluar.
Coordinador Grupo
Administrativo.
Establece el plan de Intervención para los requisitos que no se cumplen.
Coordinador Grupo
Administrativo.
Cambio de la matriz. Coordinador Grupo
Administrativo
Actualización la Matriz de Requisitos Legales, cada vez que se generen nuevos cambios y se deja evidencia de los
requisitos derogados o modificados
Coordinador Grupo
Administrativo
(control de cambios) y la publicación se realizará cada semestre.
Actualización la Matriz de Requisitos Legales, cada vez que se generen nuevos cambios y se deja evidencia de los
requisitos derogados o modificados
(control de cambios) y la publicación se realizará cada semestre.
Coordinador Grupo
Administrativo
Reportar cambios a la Alta dirección
Secretario General- Coordinador Grupo Administrativo
FIN
5. CONTROL DE CAMBIOS
Elaboro : Profesional Grupo Administrativo Reviso: Coordinador Administrativo Aprobó: Coordinador Grupo de Arquitectura
de Negocio y SGI
Versión Vigencia Desde
Vigencia Hasta
Identificación de los cambios
Responsable
001 03 de Junio de 2014
28 de noviembre de 2014
Creación del documento Coordinador Grupo Administrativo-Coordinador Desarrollo Talento Humano 002 28 de noviembre
de 2014
16 de diciembre de 2014
Se incluyeron fuentes de información para la evolución de requisitos legales.
Coordinador Grupo Administrativo-Coordinador Desarrollo Talento Humano
003 16 de diciembre de 2014
23 de septiembre de 2015
Se aclaró la fecha de actualización y de evaluación de la matriz y se incluyó el numeral 3.5 Incumplimientos
Coordinador Grupo Administrativo-Coordinador Desarrollo Talento Humano
004 23 de septiembre de 2015
Se cambio la periodicidad de actualización y se elimino lo relacionado con SySO.
Coordinador Grupo Administrativo
005 21 de Diciembre de 2015
Se adicionó al contenido de la matriz la identificación del aspecto ambiental aplicable
