PROCEDIMIENTO: DISEÑO E IMPRESIÓN DE PUBLICACIONES DEL INSTITUTO MEXIQUENSE DE CULTURA.
OBJETIVO
Mejorar la calidad de las publicaciones empleadas para la difusión de las actividades culturales del Instituto Mexiquense de Cultura que solicitan las unidades administrativas del Instituto; así como los organismos públicos, privados y sociales a través del diseño y/o impresión de espectaculares, carteles, catálogos, invitaciones, programas de mano, volantes, material informativo y artículos promocionales.
ALCANCE
Aplica al personal encargado del diseño, corrección e impresión de las publicaciones y documentos generados en el Instituto Mexiquense de Cultura.
REFERENCIAS
Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de México (capítulo II, artículo 5, fracción III, publicada en la Gaceta del Gobierno de fecha 24 de agosto de 1983).
Código Administrativo del Estado de México (libro tercero, título quinto, artículo 3.49, fracción III, publicado en la Gaceta del Gobierno de fecha 13 de diciembre de 2001).
Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal (en el apartado IV Organización y Documentación, Norma IEO-024, A IEO-027, publicado en la Gaceta del Gobierno de fecha 24 de febrero de 2005).
RESPONSABILIDADES
La Unidad de Desarrollo Institucional del Instituto Mexiquense de Cultura es la unidad administrativa responsable del diseño e impresión de las publicaciones que utilizan las unidades administrativas para difundir las actividades culturales y artísticas.
El Titular de la Unidad Administrativa Solicitante deberá:
Solicitar mediante oficio dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional el diseño o
impresión de publicaciones.
Anexar a la solicitud la información (Disquete, disco compacto, minidisco compacto o escrito
mecanografiado) que contiene los datos que se incluirán en el diseño, especificando quienes convocan, nombre de la actividad, nombre del autor o artista en su caso, fecha, hora y lugar señalando la calle, número, colonia, código postal, municipio y teléfono, imágenes y datos del autor o del artista.
Revisar y aplicar la corrección de los datos contenidos en el diseño.
Aprobar los proyectos de diseño para su impresión.
Adquirir los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y entregarlos al Coordinador del
Área de Diseño Gráfico.
Recibir el número de publicaciones solicitadas (impresos, originales mecánicos y/o
archivos magnéticos).
El Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional deberá:
Recibir el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de actividades culturales con la
información anexa.
Turnar al Coordinador del Área de Diseño Gráfico el oficio de solicitud de diseño e impresión de
El Coordinador del Área de Diseño Gráfico deberá:
Recibir el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de actividades culturales con la
información anexa.
Llenar el formato solicitud de diseño e impresión IMC/UDI-01 con los datos de la información
anexa.
Designar al Diseñador Gráfico que hará el proyecto de diseño.
Turnar al Diseñador Gráfico la solicitud de diseño e impresión con el oficio de solicitud y la
información anexa.
Recibir los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y entregarlos al Serigrafista.
Recoger las publicaciones impresas.
Resguardar las publicaciones hasta entregarlas al Titular de la Unidad Administrativa.
Avisar telefónicamente al Titular de la Unidad Administrativa para pasar a recoger sus
publicaciones. El Diseñador Gráfico:
Recibir la solicitud de diseño e impresión con el oficio de solicitud y la información anexa.
Firmar la solicitud de diseño e impresión.
Elaborar el proyecto de diseño (espectaculares, carteles, catálogos, folletos, programas de mano,
invitaciones y promocionales en general) de acuerdo a la normatividad establecida por el Manual de Normas y Políticas para la Emisión de Publicaciones Oficiales.
Imprimir el proyecto de diseño.
Solicitar verbalmente al Corrector de Estilo la revisión del proyecto de diseño.
Modificar el proyecto de diseño de acuerdo a las correcciones aplicadas.
Imprimir los positivos del diseño para imprimir en serigrafía.
Elegir las características a imprimir en las publicaciones.
Remitir los positivos y el dummy de la publicación al serigrafista.
Solicitar telefónicamente los materiales para impresión de publicaciones (papel, tinta, y solventes) al
Titular de la Unidad Administrativa solicitante.
Requisitar en la solicitud de diseño e impresión los datos de la entrega de las publicaciones.
Entregar las publicaciones al Titular de la Unidad Administrativa solicitante.
Archivar la solicitud de diseño e impresión con un ejemplar de la publicación anexo.
El Corrector de Estilo deberá:
Revisar y aplicar la corrección de estilo y ortográfico de los datos contenidos en el diseño.
El Serigrafista deberá:
Recibir los positivos y el dummy de la publicación a imprimir.
Pedir al Diseñador Gráfico los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes).
Recibe los materiales de impresión (papel, tinta, y solventes).
Imprimir las publicaciones con las características recomendadas por el Diseñador.
Entregar las publicaciones impresas.
DEFINICIONES Cartel.- Instrumento de comunicación impresa sobre papel que se utiliza para
informar alguna actividad o evento diverso.
Catálogo.- Instrumento de comunicación impreso sobre papel o dispositivo visual magnético que se utiliza para informar el inventario de obra de alguna exposición, actividad o evento diverso.
Datos.- Se refiere al texto que es manipulado gráficamente con estilo dentro del diseño o material impreso para difusión de actividades.
Diseño gráfico.- Es el arte comunicar, informar y presentar de manera clara un mensaje resaltando el contenido importante y colocando los elementos secundarios a través de la manipulación de imágenes de una manera organizada y que serán plasmadas en un papel, en alguna superficie o en un dispositivo magnético.
Dummy.- Es un anteproyecto de diseño e imagen de algún instrumento de comunicación impresa o visual.
Espectacular.- Es un instrumento de comunicación impresa o visual generalmente de dimensiones grandes que sirve para informar sobre alguna actividad.
Estilo.- Combinación de todas las decisiones en la elección del tipo de letra, el uso del espacio, el color, que se traduce en la posición de los elementos en un diseño.
Folleto.- Instrumento de comunicación impresa sobre papel que se utiliza para informar alguna actividad o evento diverso, generalmente, contiene información amplia y objetiva.
Formato.- Documento administrativo mediante el cual se solicita el diseño e impresión de publicaciones.
Impresión.- Proceso final mediante el cual se puede ver el diseño ilustrado sobre cualquier superficie como puede ser, papel, vinil, plástico, madera, cerámica, etc.
Invitación.- Instrumento de comunicación impreso generalmente sobre papel que se utiliza para convocar al público a una actividad o evento diverso en determinada fecha.
Medios magnéticos.- Instrumentos de almacenamiento de archivos magnéticos que son resultado de un diseño gráfico como puede ser, un disco compacto, un mini disco compacto, un disquete, una memoria USB.
Positivos.- Se refiere a la imagen definitiva de un objeto para su reproducción impresa en las imprentas o talleres de serigrafía, generalmente consiste en la impresión sobre papel vegetal o acetato.
Programa de mano.- Instrumento de comunicación impreso sobre papel que se utiliza para informar de la programación de una actividad o evento, contiene además una sinopsis breve del exponente o del evento.
Publicaciones.- Instrumentos que las unidades administrativas usan como medio para difundir las actividades culturales y artísticas que ofrecen al público usuario como pueden ser carteles, catálogos, invitaciones, programas de mano, folletos, volantes, vinilonas, espectaculares y artículos promocionales.
Unidad Administrativa.- Área, dependencia, organismo público, privado o social que solicita
apoyo en el diseño y/o impresión de publicaciones de carácter cultural.
INSUMOS
Para el diseño gráfico:
Oficio de solicitud de diseño y/o impresión dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional o al Coordinador del Área de Diseño Gráfico.
RESULTADOS
Publicaciones del Instituto Mexiquense de Cultura diseñadas y/o impresas.
INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS
Exposiciones de acervo cultural en los museos del Instituto Mexiquense de Cultura.
Exposición de acervo documental histórico que resguarda el Archivo Histórico del Estado de México. Presentación de Actividades Culturales y Artísticas del Instituto Mexiquense de Cultura.
POLÍTICAS
Toda solicitud de diseño y/o impresión de promocionales en la difusión de actividades culturales se recibirá exclusivamente mediante oficio dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional, a excepción de la instrucción derivada de la Dirección General y del Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional.
Los trabajos que se reciban mediante oficio de solicitud de diseño e impresión deberán ser canalizados al Área de Diseño Gráfico con 25 días de anticipación a la de realización de la actividad cultural a desarrollar a excepción de los trabajos urgentes que requiera la Dirección General del Instituto, así como de las inserciones de prensa sin embargo se recibirán de manera anticipada.
Las solicitudes de los trabajos de diseño gráfico serán atendidas prioritariamente a las necesidades de la Dirección General y a la importancia y oportunidad de las actividades culturales.
La información requerida para el diseño de los promocionales en la difusión de actividades culturales, se recibirá mediante impreso mecanografiado y en disquete de 3 ½, disco compacto o minidisco compacto, en el programa texto Word exclusivamente sin formato alguno.
Los proyectos de diseño gráfico deberán tener el visto bueno del solicitante antes de ser impresos o grabados en los dispositivos magnéticos.
Los diseños de las publicaciones serán impresos en el Área de Serigrafía atendiendo a las siguientes características y volumen de impresión:
La dimensión máxima de las publicaciones a imprimir será en un área de 60 x 40 cms. Solo se imprimirá en superficies que así lo permitan.
El número máximo a imprimir será:
De dos tintas en una cara se imprimirán de 1 a 200 ejemplares. De dos tintas en dos caras se imprimirán de 1 a 150 ejemplares.
De tres a cuatro tintas de una a dos caras se imprimirán de 1 a 100 ejemplares.
No se harán impresiones en selección a color a menos que la Unidad Administrativa solicitante acepte la calidad de la impresión que pudiera resultar.
Cuando las publicaciones a imprimir rebasen estas cantidades o los requerimientos máximos, se deberán imprimir en una imprenta a través del trámite por solicitud de suministro en el Departamento de Recursos Materiales.
DESARROLLO
NUM. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 Titular de la Unidad Administrativa solicitante
Secretaria del Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional.
Coordinador del Área de Diseño Gráfico
Diseñador Gráfico
Elabora el oficio de solicitud de diseño e impresión de publicaciones de carácter cultural en original y copia dirigido al Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional, firma, anexa información (Disquete, disco compacto, minidisco compacto o escrito mecanografiado) que contiene los datos que se incluirán en el diseño, donde especifica quién convoca, nombre del autor o artista y de la actividad en su caso, fecha, hora y lugar indicando la calle, número, colonia, código postal, municipio y teléfono, imágenes y datos del autor o del artista, entrega original del oficio e información anexa, obtiene acuse de recibido en la copia del oficio y archiva.
NUM. RESPONSABLE ACTIVIDAD 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Corrector de Estilo Diseñador Gráfico Titular de la Unidad Administrativa solicitante Titular de la Unidad Administrativa solicitante Titular de la Unidad Administrativa solicitante Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Serigrafista Diseñador Gráfico
Recibe solicitud verbal, se entera, aplica corrección de estilo y ortografía, extrae del archivo la solicitud de diseño e impresión, firma de revisado, devuelve el proyecto corregido al Diseñador Gráfico y archiva la solicitud de diseño e impresión.
Recibe el proyecto de diseño con las correcciones, modifica el proyecto de diseño, imprime el dummy del diseño al 100 % o en escala y avisa telefónicamente al Titular de la unidad administrativa solicitante para que dé su visto bueno.
Se entera, acude al Área de Diseño Gráfico, recibe el dummy, revisa y decide:
¿Sí, corrige? modifica el dummy y lo devuelve al Diseñador Gráfico para corrección, se conecta con la actividad 7.
¿No, corrige? aprueba el dummy y lo devuelve al Diseñador Gráfico.
Recibe el dummy y decide:
¿Sí, se imprime? prepara archivo, imprime los positivos en papel vegetal, selecciona las características a imprimir, anexa el dummy y los entrega al serigrafista, se conecta con la actividad 14.
¿No, se imprime? prepara las publicaciones (dispositivo magnético y original mecánico) y se conecta con la actividad 20.
Recibe los positivos y el dummy, se entera sobre las características a imprimir, pide verbalmente los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) al Diseñador Gráfico, y archiva el dummy y los positivos para control.
NUM. RESPONSABLE ACTIVIDAD 16 17 18 19 20 21 Titular de la Unidad Administrativa solicitante
Coordinador del Área de Diseño Gráfico. Serigrafista Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Titular de la Unidad Administrativa solicitante
Recibe solicitud, se entera, adquiere los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y los entrega al Coordinador del Área de Diseño Gráfico.
Recibe los materiales para impresión (papel, tinta, y solventes) y los entrega al Serigrafista.
Recibe materiales de impresión (papel, tinta, y solventes), extrae del archivo el dummy y los positivos, imprime con los materiales de impresión el número de publicaciones solicitadas, avisa verbalmente al Diseñador Gráfico que las publicaciones están impresas, destruye el dummy y los positivos y archiva un ejemplar de la publicación impresa.
Recibe aviso, se entera, recoge las publicaciones impresas, las resguarda y avisa telefónicamente al Titular de la Unidad Administrativa para que acuda por las publicaciones.
Prepara las publicaciones (impresos, originales mecánicos y/o archivos magnéticos) extrae del archivo la solicitud de diseño e impresión, requisita los datos de la entrega de las publicaciones, entrega las publicaciones al Titular de la Unidad Administrativa solicitante, recaba firma de recibido en la solicitud, anexa un ejemplar de la publicación impresa y la archiva con la solicitud de diseño e impresión.
Acude al Área de Diseño Gráfico y recibe el número de publicaciones solicitadas (impresos, originales mecánicos y/o archivos magnéticos).
DIAGRAMACIÓN Solicitud de Diseño e Impresión O A Inicio
Jefe Coordinador del Área de Diseño Gráfico
Unidad de Desarrollo Institucional
Titular de la Unidad Administrativa
solicitante Secretaria Corrector de estilo
Dummy B A ¿Se imprime? Si No ¿Corrige? No Si Se entera, acude, recibe, revisa y decide 8
Jefe Coordinador del Área de Diseño Gráfico
Unidad de Desarrollo Institucional
Titular de la Unidad Administrativa
solicitante Secretaria Diseñador Gráfico Serigrafista
N
N
Fin
B Jefe Coordinador del Área de Diseño Gráfico
Unidad de Desarrollo Institucional
Titular de la Unidad Administrativa
solicitante Secretaria Diseñador Gráfico Serigrafista
MEDICIÓN
Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de solicitudes de diseño atendidas
favorablemente X 100= Porcentaje de solicitudes atendidas
Número de solicitudes de diseño recibidas Registro de evidencias
INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: SOLICITUD DE DISEÑO E IMPRESIÓN IMC/UDI-01
Objetivo: Atender las solicitudes del servicio de diseño y / o impresión de publicaciones para difusión de actividades culturales y artísticas que ofrece el Instituto Mexiquense de Cultura
Distribución y destinatario: el formato se elabora en original y se archiva en el Área de Diseño Gráfico con el oficio de solicitud, la información y un ejemplar del material impreso aprobado por el área solicitante.
No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Fecha… Área… Evento Tipo… Descripción Cartel… Diseñador Fecha… Cantidad Descripción Tamaño Papel
Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato.
Escribir el nombre de la unidad administrativa, dependencia, organismo público, privado o social que solicita el servicio de diseño y/o impresión. Indicar el nombre del evento a que se refiere la solicitud.
Detallar el tipo de servicio proporcionado (si es impresión en láser, inyección de tinta o serigrafía).
Especificar si se trata de diseño y/o impresión.
Recuadro para la cantidad de carteles, invitaciones, programas, folletos, inserciones y otros trabajos solicitados.
Escribir el nombre del Diseñador Gráfico a quien fue designado el diseño. Anotar día, mes y año en que se entrega el trabajo solicitado.
Columna destinada para asentar la cantidad de publicaciones que se entregan.
Columna destinada para especificar el tipo de publicación que se entrega. Columna destinada para indicar las medidas de los productos que se entregan.
Columna destinada para mencionar el tipo de papel que se utilizó en la impresión de la publicación.
13 14 15 16 17 Observaciones Diseñó Corrector Autorizó Área usuaria
Espacio para describir cualquier circunstancia relacionada con el trabajo de diseño que se solicita ejemplo fecha, hora, autor del evento, número de autorización, más detalles del diseño, Etc.
Espacio para asentar la firma del diseñador encargado del trabajo.
Espacio para asentar la firma del de la persona que corrigió el estilo y la ortografía.
Espacio para asentar la firma a del Coordinador del Área de Diseño Gráfico que autorizó la solicitud.
