Ariba
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Flujos de aprobación
Ariba Procure-to-Pay
Ariba Procure-to-Order
Ariba Invoice Professional
Ariba Procurement Content
Contenido
Conceptos de flujo de aprobación. . . .4
Proceso de flujo de aprobación básico. . . .5
Diagramas de flujo de aprobación. . . .5
Acerca de los aprobadores y los examinadores. . . 5
Acerca de los responsables de aprobación en serie o en paralelo. . . 6
Acerca de los grupos de aprobación. . . .6
Acerca de colas de aprobación. . . 6
Acerca de las escaladas de aprobación. . . .6
Acerca de la retirada automática de documentos aprobables. . . 7
Acerca de la delegación de aprobación. . . 8
Acerca de los documentos aprobables denegados. . . .8
Acerca del enrutamiento de documentos aprobables basándose en las responsabilidades de la unidad de compras. . . 10
Aprobaciones mediante correo electrónico. . . . 11
Limitaciones de la aprobación de correo electrónico. . . 11
Acerca de la validación de aprobaciones de correo electrónico. . . .12
Acerca de los formatos de notificación de aprobación. . . .12
Restricciones de aprobación fuera de línea. . . .13
Acerca de la aprobación de otras direcciones de correo electrónico. . . .13
Acerca de las notificaciones de aprobación fuera de línea y reenviadas. . . 13
Acerca de los tipos de documentos aprobables con restricciones de aprobación fuera de línea . . . .14
Acerca de las opciones de configuración del sitio para la aprobación de correo electrónico. . . .15
Acerca de activar la aprobación de correo electrónico. . . 15
Formato de notificaciones enviadas de soluciones Ariba. . . .16
Acerca de las preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de soluciones Ariba . . . .16
Acerca de Application.Base.EmailApprovalMailToLinkEncoding. . . 16
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAudit. . . .16
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoReject. . . .17
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoRejectAudit. . . .17
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoRejectNotification. . . 17
Acerca de Application.Approvable.IncludeAccountingInHTMLEmails. . . .17
Acerca de Application.Approvable.AllowEmailHTMLComments. . . 17
Edición de flujos de aprobación. . . .18
Consejos útiles. . . 19
2 C U S T O M E R ( C L I E N T E )
Flujos de aprobación Contenido
Agregación de responsables de aprobación en serie al flujo de aprobación. . . .19
Agregación de responsables de aprobación en paralelo al flujo de aprobación. . . .20
Reorganización de los responsables de aprobación en un flujo de aprobación. . . .21
Supresión de responsables de aprobación de un flujo de aprobación. . . 22
Selección de un responsable de aprobación de la lista de responsables de aprobación cualificados . . . 22
Aprobación y denegación de solicitudes. . . .24
Qué sucede al aprobar o denegar una solicitud. . . .24
Consejos útiles. . . 25
Aprobación o denegación de una solicitud individual. . . .25
Aprobación o denegación de varias solicitudes. . . .26
Aprobación o denegación de una solicitud por correo electrónico. . . 26
Configuración de preferencias para formato y entrega de notificación de aprobación. . . . 28
Cambio de las preferencias de una entrega de notificación de solicitud de aprobación. . . .28
Acerca de la configuración de preferencias de formato para notificaciones de aprobación por correo electrónico. . . .29
Cambio de formato en las notificaciones de aprobación por correo electrónico. . . .29
Preferencias de entrega de notificación. . . .30
Uso de colas de aprobación. . . .32
Acerca de la gestión de colas. . . 32
Acerca del filtro de colas de aprobación por responsabilidades de unidad de compra. . . .33
Acerca de operaciones en bloque en colas de aprobación. . . .33
Recuperación de solicitudes no asignadas en una cola de aprobación. . . 34
Devolución de una solicitud a una cola aprobada. . . 35
Archivado de solicitudes de aprobación. . . . 36
Archivado de solicitudes de aprobación. . . .36
Búsqueda de solicitudes de aprobación archivadas. . . 37
Histórico de revisiones. . . .38
Conceptos de flujo de aprobación
Puede que cualquier solicitud que envíe (por ejemplo, un cambio en el perfil, una solicitud de compra o una solicitud de contrato) esté sujeta a un proceso de aprobación. De forma similar, puede que una reconciliación de factura tenga excepciones que se tengan que liquidar por un manipulador de excepción, y puede que un recibo requiera que un receptor realice alguna acción.
Por ejemplo, puede que las compras por debajo de 50€ no requieran ninguna aprobación, puede que las compras entre 50€ y 1.000€ requieran sólo la aprobación del supervisor inmediato, y puede que las compras por encima de 1.000€ requieran la aprobación del supervisor inmediato y de alguien en el grupo Administrador de compras.
Los procesos de aprobación que controlan los requisitos de aprobación para cada tipo de aprobación y cada solicitante se crean y se actualizan por el administrador.
Proceso de flujo de aprobación básico [página 5]
Diagramas de flujo de aprobación [página 5]
Acerca de los aprobadores y los examinadores [página 5]
Un aprobador es una persona que tiene la autoridad de aprobar o denegar la solicitud. Un examinador es una persona que no puede aprobar o denegar la solicitud, pero puede que se le notifique del progreso de la misma.
Acerca de las escaladas de aprobación [página 6]
Si un resposable de aprobación activo no realiza ninguna acción en la solicitud de aprobación después de un cierto período de tiempo, se escala la solicitud al supervisor del resposable de aprobación. Se
configura el sitio con los programas para la escalada.
Acerca de la retirada automática de documentos aprobables [página 7]
En la configuración predeterminada, los documentos aprobables enviados que sean inactivos para un período de tiempo determinado se retiran automáticamente del proceso de aprobación. (Inactivo significa que no se han enviado nuevos cambios o nuevas aprobaciones.) Cuando se retira un documento
aprobable, el estado vuelve a En proceso.
Acerca de la delegación de aprobación [página 8]
Acerca de los documentos aprobables denegados [página 8]
Cuando un aprobador deniega una solicitud, el estado del documento aprobable cambia a Denegado. El estado Denegado es un estado final que no se puede cambiar a menos que se reenvíe la solicitud.
Acerca del enrutamiento de documentos aprobables basándose en las responsabilidades de la unidad de compras [página 10]
La organización puede configurar usuarios para que sean responsables de unidades de compras específicas de parte de un grupo, como el grupo Administrador de gastos. Este concepto se llama usuarios responsables.
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Flujos de aprobación Conceptos de flujo de aprobación
Proceso de flujo de aprobación básico
Se utilizan los siguientes pasos generales para preparar y aprobar cualquier tipo de solicitud:
1. Agrega artículos en línea a la solicitud, como artículos de gastos para un informe de gastos o artículos en línea de factura para una factura. Para solicitar un cambio de perfil de usuario, edite el perfil actual utilizando el asistente Perfil personal.
2. Envía la solicitud. Primero tiene que proporcionar la información de resumen, agregar aprobadores o examinadores adicionales, o resolver cualquier infracción de directriz.
3. Si la solicitud está sujeta a un proceso de aprobación, se notifica a la gente implicada en el flujo de
aprobación. No se aprueba la solicitud hasta que todos los aprobadores requeridos la revisan y la aprueban.
4. Si se deniega la solicitud, puede editarla y reenviarla o retirarla.
Diagramas de flujo de aprobación
Los aprobadores implicados en el flujo de aprobación de la solicitud se muestran en un diagrama en la sección Flujo de aprobación del documento aprobable. Cada aprobador (usuario, grupo o lista de usuarios) aparece en un nodo de aprobador en el diagrama. Un estado Activo, indicado por una flecha, significa que el aprobador ha recibido la notificación de la solicitud para aprobarse pero aún no ha actuado en la misma. Los aprobadores activos tienen que aprobar la solicitud para desplazarla al siguiente aprobador en la cadena de aprobación.
Acerca de los aprobadores y los examinadores
Un aprobador es una persona que tiene la autoridad de aprobar o denegar la solicitud. Un examinador es una persona que no puede aprobar o denegar la solicitud, pero puede que se le notifique del progreso de la misma.
Por ejemplo, un administrador de recepción puede seguir la aprobación de una compra para prepararse para la llegada de la expedición.
Dependiendo de la autorización, puede editar el flujo de aprobación durante la preparación de la solicitud para agregar aprobadores o examinadores adicionales.
Acerca de los responsables de aprobación en serie o en paralelo
Cuando haya múltiples aprobadores, se pueden ordenar en una de las dos formas siguientes:
● En serie: Los nodos de aprobador para lo aprobadores en serie se ordenan de izquierda a derecha en el flujo de aprobación. Cada uno de ellos sólo se notifica después de que los aprobadores de la izquierda hayan aprobado el documento.
● En paralelo: Los nodos de aprobador para los aprobadores en paralelo se ubican en paralelo con cada otro de forma vertical en el flujo de aprobación. Todos los aprobadores en paralelo se notifican simultáneamente acerca del documento aprobable que necesita aprobación.
Acerca de los grupos de aprobación
Algunas solicitudes de aprobación se envían a los usuarios que pertenecen a grupos específicos. Puede ser para solicitudes que requieren una intervención o una acción por parte de un usuario administrativo, como un miembro del grupo Agente de compras o un grupo Administrador de factura.
A menudo es el último paso en el proceso de aprobación. Cualquier miembro del grupo puede actuar en la solicitud de parte del grupo.
Acerca de colas de aprobación
En grandes organizaciones que a menudo tienen transacciones complicadas, los administradores pueden crear una cola. Una cola es como un grupo, pero permite a los miembros asignados tomar posesión de transacciones específicas y ayuda a los administradores a cuadrar las cargas de trabajo y asignar transacciones para agilizar el procesamiento.
Información relacionada
Uso de colas de aprobación [página 32]
Acerca de las escaladas de aprobación
Si un resposable de aprobación activo no realiza ninguna acción en la solicitud de aprobación después de un cierto período de tiempo, se escala la solicitud al supervisor del resposable de aprobación. Se configura el sitio con los programas para la escalada.
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Flujos de aprobación Conceptos de flujo de aprobación
Los programas para escalada incluyen:
● Un período de advertencia de 7 días de forma predeterminada, después del cual usted y el supervisor recibirán una notificación por correo electrónico de recordatorio para las solicitudes pendientes en las que aún no hayan realizado ninguna acción.
● Una escalada se desencadena en 14 días de forma predeterminada. Si ha transcurrido el período de escalada y no ha realizado ninguna acción en una solicitud que espera la aprobación, se escala la solicitud de
aprobación al supervisor, a menos que el supervisor sea un miembro del grupo de escalada Sin escalada. La escalada de una solicitud de aprobación significa que el supervisor se agrega al flujo de aprobación de la solicitud.
Sólo se escalan las solicitudes si el resposable de aprobación moroso es un usuario específico. Si el resposable de aprobación es un grupo, no se envían mensajes de escalada a los miembros del grupo y no se escalan las
solicitudes pendientes a los supervisores si no se realiza ninguna acción por parte de ningún miembro del grupo.
Los resposable de aprobaciónes aún pueden ver y aprobar los artículos incluso después de que haya tenido lugar una escalada. Cuando un resposable de aprobación actúa en una solicitud escalada, ésta se elimina de la bandeja de entrada de todos los otros resposable de aprobaciónes que la hayan recibido como resultados de una
escalada.
Los miembros del grupo Sin escalada no reciben mensajes de escalada y la solicitud de aprobación permanece en la lista Por hacer del resposable de aprobación moroso.
Para obtener información acerca de cómo configurar períodos de escalada, consulte la Guía de administración e importación de datos comunes.
Cómo ampliar el período de revisión
En función de los procesos de aprobación de su organización, puede ampliar el período de revisión de algunas solicitudes de aprobación. Al ampliar el período de revisión se introduce una nueva fecha de escalada en la solicitud, lo que le da más tiempo para revisarla.
Las solicitudes de aprobación que permiten que los responsables de aprobación amplíen el período de revisión incluyen el botón Ampliar período de revisión en la parte superior. Cuando se amplía el período de revisión, se muestra la nueva fecha de escalada. Si no ve el botón Ampliar período de revisión, y la fecha de escalada aún está en el futuro, se debe a que o bien su organización no permite ampliar la fecha de revisión o ya la ha ampliado una vez.
No puede ampliar el período de revisión con la notificación por correo electrónico de aprobación ni la aplicación móvil Ariba.
Para obtener más información sobre cómo ampliar el período de revisión y cómo los administradores de procesos de autorización pueden configurar esta función, consulte la Guía de gestión de procesos de aprobación.
Acerca de la retirada automática de documentos aprobables
En la configuración predeterminada, los documentos aprobables enviados que sean inactivos para un período de tiempo determinado se retiran automáticamente del proceso de aprobación. (Inactivo significa que no se han
enviado nuevos cambios o nuevas aprobaciones.) Cuando se retira un documento aprobable, el estado vuelve a En proceso.
Los documentos aprobables que se hayan denegado o los que se hayan enviado automáticamente (por ejemplo, los cargos de tarjeta de compras y los documentos de reconciliación de factura) nunca se retiran
automáticamente.
Se configura el sitio con los siguientes programas para la retirada automática:
● Un período de advertencia de 21 días de forma predeterminada, después del cual se notifica al preparador, los aprobadores y los examinadores de cuándo se retirará el documento aprobable.
● Un desencadenante de retirada de 28 días de forma predeterminada, después del cual se retira el documento aprobable del flujo de aprobación. Se notifica al preparador y a los examinadores activos de la retirada.
Los miembros del grupo Administrador de clientes puede configurar períodos de retirada y períodos de advertencia de retirada para cada tipo de documento aprobable.
Nota
La escalada de una solicitud de aprobación no afecta al programa de retirada para ese tipo de documento aprobable. Por ejemplo, si el período de retirada es de 28 días, el documento aprobable se retira después de 28 días de inactividad independientemente de cuándo (o si) se ha escalado la solicitud de aprobación.
Acerca de la delegación de aprobación
Si un aprobador ha delegado la autoridad de aprobación a otro usuario, el diagrama de flujo de aprobación aún visualiza el nombre del aprobador original. Sólo después de que el delegado apruebe o deniegue una solicitud de parte del aprobador original el diagrama de flujo de aprobación visualiza el nombre del usuario que ha aprobado o denegado la solicitud, con el nombre del aprobador original entre paréntesis.
Acerca de los documentos aprobables denegados
Cuando un aprobador deniega una solicitud, el estado del documento aprobable cambia a Denegado. El estado Denegado es un estado final que no se puede cambiar a menos que se reenvíe la solicitud.
Después que un aprobador deniegue una solicitud de aprobación:
● Ningún aprobador puede realizar ninguna acción en el documento aprobable a menos que el solicitante lo reenvíe. Los botones Aprobar y Denegar no están disponibles para ningún aprobador, incluyendo el aprobador que ha denegado la solicitud.
● Los aprobadores paralelos que estaban activos cuando se ha denegado la solicitud ya no pueden realizar acciones en el documento aprobable mediante la interfaz de usuario o el correo electrónico. El documento aprobable se desplaza a la lista Examinar para esos aprobadores. La pestaña Flujo de aprobación visualiza un mensaje que explica que se ha denegado la solicitud.
● Los aprobadores paralelos no reciben más notificaciones de aprobadores para la solicitud denegada. En su lugar, el sistema envía un mensaje a los otros aprobadores activos explicándoles que se a denegado la solicitud. (Es el mismo mensaje que se envía al solicitante.)
8 C U S T O M E R ( C L I E N T E )
Flujos de aprobación Conceptos de flujo de aprobación
● Si un aprobador intenta aprobar una solicitud mediante un correo electrónico que se ha generado antes de denegar, el sistema envía otro mensaje que explica que se ha denegado la solicitud por otro aprobador.
Los siguientes son tres escenarios de denegación. Consulte las cifras a medida que lea los escenarios. Al principio de cada escenario, el aprobador 1 y el 2 son aprobadores activos.
Escenario de denegación 1
Acciones: El aprobador 1 aprueba la solicitud y el sistema envía una solicitud de aprobación al aprobador 3. El aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 3 haya realizado ninguna acción.
Resultado: Para el aprobador 3, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no puede realizar ninguna acción en el documento aprobable. Si el aprobador 3 intenta utilizar la aprobación por correo electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya denegado, el sistema ignora la aprobación y envía un correo al aprobador 3 indicando que el documento aprobable se ha denegado por otro usuario.
Escenario de denegación 2
Acción: El aprobador 1 deniega la solicitud.
Resultado: Para el aprobador 2, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. El aprobador 3 no recibe una notificación de solicitud de aprobación. El documento aprobable no aparece en la lista Por hacer del
aprobador 3.
Escenario de denegación 3
Acciones: El aprobador 2 deniega la solicitud antes de que el aprobador 1 haya realizado ninguna acción.
Resultado: Para el aprobador 1, el documento aprobable se desplaza a la lista Examinar. Si el aprobador 1 intenta utilizar la aprobación por correo electrónico para aprobar la solicitud después que el aprobador 2 la haya
denegado, el sistema ignora la aprobación y envía un correo al aprobador 1 indicando que la solicitud se ha denegado por otro usuario. El aprobador 3 nunca recibe una notificación de solicitud de aprobación y el documento aprobable no aparece en la lista Por hacer del aprobador 3.
Acerca del enrutamiento de documentos aprobables basándose en las responsabilidades de la unidad de compras
La organización puede configurar usuarios para que sean responsables de unidades de compras específicas de parte de un grupo, como el grupo Administrador de gastos. Este concepto se llama usuarios responsables.
Con esta configuración, cuando un flujo de aprobación incluye un grupo, se enruta al documento aprobable sólo a los miembros del grupo que sean responsables de la unidad de compras relevante.
Por ejemplo, supongamos que los usuarios Javier García y Mónica Pérez estén en el grupo Administrador de gastos, pero sólo Javier García es responsable de los gastos de la unidad de compras 002. En este caso, cualquier documento aprobable de la unidad de compras 002 que tenga el grupo Administrador de gastos en el flujo de aprobación se enruta sólo a Javier García. No se enrutan a Mónica Pérez.
Si un grupo no se asocia con ningún usuario responsable, los documentos aprobables se enrutan a todos los miembros del grupo.
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Flujos de aprobación Conceptos de flujo de aprobación
Aprobaciones mediante correo electrónico
La propiedad de aprobación de correo electrónico permite a los usuarios aprobar o denegar solicitudes de aprobación mediante el correo electrónico, mediante la notificación de aprobación. Si el sitio está configurado para permitir a aprobación de correo electrónico, puede actuar en las solicitudes de aprobación utilizando el correo electrónico en un ordenador personal o un smartphone o un dispositivo de agenda electrónica (PDA).
En los sitios Ariba configurados para admitir la aprobación de correo electrónico, la notificación por correo electrónico incluye una forma de aprobar o denegar solicitudes y agregar comentarios.
En la implementación estándar de su solución, está desactivada la aprobación de correo electrónico. Cuando recibe el mensaje de notificación, puede abrir la solicitud de aprobación, pero no puede aprobar o denegar la solicitud sin iniciar sesión en el sitio para aprobar la solicitud.
Limitaciones de la aprobación de correo electrónico [página 11]
Puede aprobar o rechazar solicitudes directamente sólo de las notificaciones por correo electrónico individuales, no directamente de los correos electrónicos de resumen. Si configura las preferencias de aprobación para recibir correos electrónicos de resumen, haga clic en el enlace en la notificación de resumen para visualizar la solicitud, y luego apruebe o rechace la solicitud.
Acerca de la validación de aprobaciones de correo electrónico [página 12]
Cuando se envía una aprobación o un rechazo por correo electrónico, la solución Ariba la/lo valida. Si hay errores (por ejemplo, un valor no válido en un campo), el aprobador y el solicitante reciben un correo electrónico sobre los errores. Se bloquea el flujo de aprobación hasta que se corrijan los errores.
Acerca de los formatos de notificación de aprobación [página 12]
Dependiendo de la cuenta de correo electrónico, las propiedades del dispositivo y sus preferencias, puede controlar el formato en el que recibe notificaciones de aprobación por correo electrónico.
Restricciones de aprobación fuera de línea [página 13]
Acerca de las opciones de configuración del sitio para la aprobación de correo electrónico [página 15]
Parte de la funcionalidad de aprobación de correo electrónico se controla con opciones de configuración que Ariba ya ha establecido. Incluyen activar la aprobación de correo electrónico, especificar el formato de las notificaciones enviadas desde las soluciones Ariba y configurar las preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de las soluciones Ariba.
Limitaciones de la aprobación de correo electrónico
Puede aprobar o rechazar solicitudes directamente sólo de las notificaciones por correo electrónico individuales, no directamente de los correos electrónicos de resumen. Si configura las preferencias de aprobación para recibir correos electrónicos de resumen, haga clic en el enlace en la notificación de resumen para visualizar la solicitud, y luego apruebe o rechace la solicitud.
Para más información, consulte Configuración de preferencias para formato y entrega de notificación de aprobación [página 28].
Si envía una notificación de aprobación por correo electrónico, el diagrama del flujo de aprobación sigue mostrando el responsable de aprobación original, no el delegado. La propiedad de aprobación de correo electrónico no permite agregar o borrar aprobadores ni cambiarlos en el flujo de aprobación.
Acerca de la validación de aprobaciones de correo electrónico
Cuando se envía una aprobación o un rechazo por correo electrónico, la solución Ariba la/lo valida. Si hay errores (por ejemplo, un valor no válido en un campo), el aprobador y el solicitante reciben un correo electrónico sobre los errores. Se bloquea el flujo de aprobación hasta que se corrijan los errores.
Después de corregir los errores, se desbloquea el flujo de aprobación y el aprobador puede reenviar la aprobación.
Acerca de los formatos de notificación de aprobación
Dependiendo de la cuenta de correo electrónico, las propiedades del dispositivo y sus preferencias, puede controlar el formato en el que recibe notificaciones de aprobación por correo electrónico.
Por ejemplo, el sitio puede estar configurado para enviar notificaciones en formato HTML, pero puede configurar una preferencia para recibir las notificaciones en un formato de texto simple o compacto en lugar de eso. El formato determina cómo aprueba o rechaza las solicitudes.
Para fijar las preferencias de notificación por correo electrónico, en la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione Preferencias Editar preferencias predeterminadas . Están disponibles las selecciones siguientes:
● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple. El texto simple contiene enlaces incrustados y permite a los usuarios aprobar o rechazar solicitudes utilizando casillas de verificación. Las notificaciones por correo electrónico tienen una respuesta configurada previamente en la que los usuarios introducen una X en la casilla de verificación adecuada para aprobar o rechazar una solicitud.
● Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto. El texto compacto no incluye enlaces incrustados y requiere que un usuario escriba las palabras clave personalizables para indicar una aprobación o un rechazo seguido de un comentario de múltiples líneas opcional. En la configuración
predeterminada, las palabras clave son Aprobar, Rechazar (no disponible para reconciliaciones de facturas), Rechazar (para reconciliaciones de facturas) y Aprobar rechazo (para reconciliaciones de facturas).
Si no selecciona ninguna de las preferencias anteriores, recibe notificaciones en el formato en el que el sitio las envía: HTML o texto. Los mensajes con formato HTML contienen encarecimiento con botones y enlaces incrustados para permitirle aprobar o rechazar una solicitud.
Las preferencias de formato se comportan de forma distinta dependiendo del formato en el que el sitio envía las notificaciones (formato HTML o texto). Por ejemplo, si su sitio está configurado para el formato de texto, no puede ignorarlo para utilizar HTML. Si su sitio está configurado para HTML, puede convertir los mensajes HTML a
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Flujos de aprobación Aprobaciones mediante correo electrónico
texto simple o compacto. La tabla siguiente explica cómo cada preferencia funciona dependiendo del formato que el sitio utilice para enviar las notificaciones.
Preferencias de formato de mensaje Resultados El formato del mensaje de todo el sitio predetermi
nado es HTML
preferencia de texto simple = verificado preferencia de texto compacto = verificado
El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentario opcional.
preferencia de texto simple = verificado preferencia de texto compacto = no verificado
El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verifica
ción para aprobar o rechazar una solicitud.
preferencia de texto simple = no verificado preferencia de texto compacto = verificado
El mensaje tiene el texto compacto seguido del contenido normal HTML.
Puede responder utilizando los botones Aprobar/Rechazar o, si no se soporta en su PDA, escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentarios opcionales.
preferencia de texto simple = no verificado preferencia de texto compacto = no verificado
El mensaje sólo es HTML. Si su PDA no admite este formato, no puede recibir o responder estos mensajes.
El formato del mensaje de todo el sitio predetermi
nado es Texto
preferencia de texto compacto = verificado El formato del mensaje es un texto compacto. Escriba las palabras clave Aprobar/Rechazar con comentario opcional.
preferencia de texto compacto = no verificado El formato del mensaje es un texto simple. Utilice las casillas de verifica
ción para aprobar o rechazar una solicitud.
Restricciones de aprobación fuera de línea
Acerca de la aprobación de otras direcciones de correo electrónico
Si desea aprobar o denegar solicitudes de direcciones de correo electrónico que no sea la dirección principal identificada en el perfil de usuario, póngase en contacto con el administrador del sistema.
Si la empresa tiene activada la verificación de correo electrónico y sus direcciones de correo electrónico
alternativas no están registradas en el sistema, las aprobaciones y los rechazos que envía de aquellas direcciones se rechazarán. Las solicitudes permanecen en la lista Por hacer.
Acerca de las notificaciones de aprobación fuera de línea y reenviadas
El sitio puede estar configurado para rechazar las aprobaciones de los usuarios a los que les reenvía la notificación de aprobación por correo electrónico para delegar la aprobación o el rechazo de una solicitud. El usuario que recibe el mensaje reenviado puede ver la solicitud si está autorizado, pero no puede aprobarla ni rechazarla.
Para delegar solicitudes de aprobación, tiene que delegar la autoridad de aprobación a otro usuario. Para obtener más información, consulte Delegación de su autoridad.
Acerca de los tipos de documentos aprobables con restricciones de aprobación fuera de línea
Para los tipos siguientes de documentos aprobables, no está disponible o se restringe la aprobación de correo electrónico:
Reconciliación de tarjeta de compras
Para reconciliaciones de tarjeta de compras, si es el primer aprobador, tiene que proporcionar el contenido para finalizar el relleno de la solicitud. Por lo tanto, no puede aprobar estos tipos de documentos aprobables por correo electrónico y tiene que iniciar sesión en su solución Ariba para finalizar el proceso de aprobación.
La notificación por correo electrónico que recibe para estas solicitudes sólo incluye un enlace a la aplicación.
La aprobación de correo electrónico tampoco está disponible para cualquier aprobador subsiguiente incluso si no tienen que introducir datos adicionales o realizar acciones adicionales. Todos los aprobadores de reconciliaciones de tarjeta de compras tienen que iniciar sesión en la aplicación para finalizar el proceso de aprobación.
Reconciliaciones de factura
Para las reconciliaciones de factura, si es el primer aprobador, generalmente tiene que proporcionar el contenido para finalizar el relleno de la solicitud, o puede rechazarla por completo. Dependiendo del estado de la
reconciliación de factura, puede realizar acciones a partir de la notificación por correo electrónico o utilizando su PDA.
Las acciones que puede realizar son:
● La reconciliación de factura está en el estado Reconciliando:
Los miembros de los grupos Administrador de facturación, Especialista de rechazo de facturas,
Especialista de facturas y Administrador de compras pueden abrir o rechazar la reconciliación de factura.
Puede rechazar una reconciliación de factura a partir de la notificación por correo electrónico, pero cuando abra dicha reconciliación, tiene que iniciar sesión en el sitio para realizar acciones.
Todos los otros usuarios en el flujo de aprobación pueden abrir sólo la reconciliación de factura.
● La reconciliación de factura está en el estado Aprobando (se reconcilia la reconciliación de factura):
Los miembros de los grupos Administrador de facturación, Especialista de rechazo de facturas,
Especialista de facturas y Administrador de compras pueden realizar las acciones siguientes por medio del correo electrónico:
○ Abrir
○ Aprobar
○ Rechazar (si el sitio está configurado para permitir el rechazo de reconciliaciones de facturas en el estado Aprobando)
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Flujos de aprobación Aprobaciones mediante correo electrónico
○ Aprobar rechazo (si el sitio está configurado para requerir la aprobación de reconciliaciones de facturas rechazadas)
Todos los otros usuarios del flujo de aprobación pueden abrir la reconciliación de factura, aprobarla o aprobar su rechazo solamente. Aprobar rechazo es la acción que realiza para aprobar el rechazo de una reconciliación de factura por un aprobador anterior.
Si aprueba una reconciliación de factura con errores de validación, recibirá una notificación por correo electrónico que dice que la aprobación ha fallado:
Asunto: No se pudo procesar el mensaje <título del mensaje anterior>
El cuerpo del mensaje contiene una explicación que dice que la aprobación de la reconciliación de factura no se ha podido procesar porque hay campos no válidos en la reconciliación de factura, un enlace a la reconciliación de factura y el mensaje original. Si pertenece a un grupo que permite la edición de reconciliaciones de facturas, haga clic en el enlace para acceder a la reconciliación de factura, corrija el error y luego apruebe la reconciliación de factura.
○ Recibos
Para recibos, si es el primer aprobador, tiene que proporcionar el contenido para finalizar el relleno de la solicitud. Por lo tanto, no puede aprobar recibos por correo electrónico y tiene que iniciar sesión en su aplicación para finalizar el proceso de aprobación. La notificación por correo electrónico que recibe para estas solicitudes sólo incluye un enlace a la aplicación.
Todos los aprobadores subsiguientes de los recibos reciben mensajes de aprobación de correo
electrónico que les permiten aprobar o denegar directamente a partir del mensaje de correo electrónico.
Acerca de las opciones de configuración del sitio para la aprobación de correo electrónico
Parte de la funcionalidad de aprobación de correo electrónico se controla con opciones de configuración que Ariba ya ha establecido. Incluyen activar la aprobación de correo electrónico, especificar el formato de las notificaciones enviadas desde las soluciones Ariba y configurar las preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de las soluciones Ariba.
Acerca de activar la aprobación de correo electrónico
El parámetro Application.Base.EmailApprovalEnabled especifica si está activado o no la propiedad de aprobación de correo electrónico.
Si Application.Base.EmailApprovalEnabled se configura en Yes, los usuarios pueden aprobar o denegar documentos aprobables al responder a las notificaciones por correo electrónico. Si se configura en No, se desactiva la propiedad de aprobación de correo electrónico. De manera predeterminada, este parámetro se configura en No.
Formato de notificaciones enviadas de soluciones Ariba
El parámetro Application.Base.PreferredEmailFormat especifica el formato preferido para las notificaciones de correo electrónico enviadas por la solución Ariba (HTML o TEXT).
Cuando este parámetro se configura en HTML, el sistema envía mensajes de correo electrónico que contienen partes del cuerpo HTML y de formato de texto. Cuando este parámetro se configura en TEXT, el sistema sólo envía mensajes de correo electrónico con formato de texto.
Acerca de las preferencias predeterminadas para las notificaciones recibidas de soluciones Ariba
Ariba puede configurar preferencias del usuario predeterminadas para que los usuarios reciban notificaciones de aprobación en formato de texto compacto o simple.
Se fijan las preferencias del usuario predeterminadas en el panel de instrucciones al hacer clic en Gestionar Administración central , al seleccionar Administrador de personalización y al hacer clic en Preferencias del usuario predeterminadas.
Un usuario puede ignorar los valores predeterminados al hacer clic en el nombre de usuario en la esquina superior derecha del panel de instrucciones y al seleccionar Cambiar preferencias de notificación por correo electrónico del menú Preferencias. Para más información acerca del formato para las notificaciones recibidas, consulte Acerca de los formatos de notificación de aprobación [página 12].
Acerca de
Application.Base.EmailApprovalMailToLinkEncoding
Este parámetro configura la codificación de caracteres para el texto de párrafo del cuerpo en los correos electrónicos devueltos HTML. Es principalmente para descodificar los comentarios en idiomas que utilicen caracteres no ASCII, como el ruso y el chino.
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAudit
Este parámetro especifica si la solución Ariba realiza un seguimiento de todos los correos electrónicos de aprobación entrantes (registros).
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Flujos de aprobación Aprobaciones mediante correo electrónico
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoReject
Este parámetro especifica si el emisor de un correo electrónico de aprobación se valida frente al destinatario de la solicitud de aprobación original, para asegurar que la persona que envía la aprobación es la misma que la que ha recibido la notificación de la misma.
Este parámetro le permite a su organización aceptar aprobaciones de usuarios a los que se ha reenviado la solicitud de aprobación.
Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoRejectAudit
Este parámetro especifica si la solución Ariba realiza un seguimiento de todos los correos electrónicos de aprobación rechazados automáticamente (registros).
Para más información acerca de los correos electrónicos rechazados automáticamente, consulte Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoReject [página 17].
Acerca de
Application.Base.EmailApprovalAutoRejectNotification
Este parámetro especifica si la notificación de un correo electrónico de aprobación rechazado automáticamente se envía al destinatario original de la notificación de aprobación.
Para más información acerca de los correos electrónicos rechazados automáticamente, consulte Acerca de Application.Base.EmailApprovalAutoReject [página 17].
Acerca de
Application.Approvable.IncludeAccountingInHTMLEmails
Este parámetro especifica si la información de contabilidad está incluida en los mensajes de aprobación de correo electrónico.
Acerca de
Application.Approvable.AllowEmailHTMLComments
Este parámetro determina si se permite cualquier código HTML en la sección de comentarios de las respuestas de aprobación del correo electrónico.
Edición de flujos de aprobación
El flujo de aprobación predeterminado para un documento aprobable se basa en las reglas definidas para este tipo de documento aprobable.
Los preparadores pueden modificar el flujo de aprobación antes de enviar la solicitud o durante el proceso de aprobación. Los responsables de aprobación y otros usuarios autorizados pueden modificar el flujo después de enviar la solicitud.
Se pueden visualizar y modificar los flujos de aprobación en la página Resumen del documento aprobable. Hay un solo nodo de aprobación por responsable de aprobación en el proceso de flujo de aprobación.
Puede modificar el flujo de aprobación de la siguiente manera:
1. Agregue un responsable de aprobación paralelo o de serie al flujo desde el menú triángulo a la izquierda de uno de los nodos. Sólo puede agregar un responsable de aprobación paralelo antes del primer nodo (el que está más a la izquierda) en el flujo de aprobación.
2. Agregue un responsable de aprobación de serie al flujo desde el menú triángulo en la parte derecha de un nodo.
3. Los nodos del responsable de aprobación autorizado para realizar supresiones incluyen el botón de supresión (X) en la parte superior derecha del nodo. Si no dispone de autorización para eliminar un nodo, el botón para suprimir no estará disponible.
Consejos útiles [página 19]
Agregación de responsables de aprobación en serie al flujo de aprobación [página 19]
La capacidad de agregar los responsables de aprobación a un flujo de aprobación dependen de su rol y de si quiere agregar el responsable al flujo.
Agregación de responsables de aprobación en paralelo al flujo de aprobación [página 20]
Sólo puede agregar responsables de aprobación en paralelo al principio del flujo de aprobación.
Reorganización de los responsables de aprobación en un flujo de aprobación [página 21]
Los nodos de los responsable de aprobación que puede mover y las posiciones en las que los puede mover dependen de su rol, de la posición del nodo del responsable de aprobación en el gráfico y de cómo se haya agregado dicho responsable.
Supresión de responsables de aprobación de un flujo de aprobación [página 22]
Puede suprimir los responsables de aprobación que haya agregado. No puede suprimir los responsables de aprobación que ya se hayan aprobado o denegado.
Selección de un responsable de aprobación de la lista de responsables de aprobación cualificados [página 22]
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Flujos de aprobación Edición de flujos de aprobación
Algunas empresas necesitan que los usuarios seleccionen manualmente los responsables de aprobación desde una lista de usuarios que están cualificados para realizar aprobaciones según los criterios
especificados. Si la empresa requiere la selección manual de responsables de aprobación, verá un campo de selector en el documento aprobable.
Consejos útiles
● Las acciones que puede realizar al editar un flujo de aprobación dependen de su rol, de la posición del nodo del responsable de aprobación en el diagrama y de si fue ustedo u otra persona quien agregó el nodo del responsable de aprobación o si forma parte del flujo de aprobación predeterminado.
● Las acciones realizadas durante el tiempo en el que una solicitud tiene el estado de En proceso (como la agregación de aprobadores) no aparecen en el resumen en la pestaña Histórico; se registran las acciones sólo después de los cambios de estado a Enviado.
Agregación de responsables de aprobación en serie al flujo de aprobación
La capacidad de agregar los responsables de aprobación a un flujo de aprobación dependen de su rol y de si quiere agregar el responsable al flujo.
Contexto
● Si es el preparador, puede agregar nuevos responsables de aprobación antes o después de los existentes o agregarlos en paralelo en todo el flujo de aprobación.
● Si es un responsable de aprobación o un examinador, puede agregar nuevos responsables antes o después de los existentes o agregarlos en paralelo entre ellos.
● Puede agregar un responsable de aprobación si usted está aprobando una solicitud. No puede agregar responsables de aprobación antes de uno que ya esté realizando la solicitud ni antes de un revisor.
● Si tiene el permiso adecuado, puede agregar responsables de aprobación independientemente de si está incluido en el flujo de aprobación.
Procedimiento
1. En la página Resumen de documentos aprobables, haga clic en la pestaña Flujo de aprobación.
2. Revise el flujo de aprobación. Haga clic en el nombre del responsable de aprobación para ver los detalles. Si el responsables de aprobación es un grupo, se mostrarán todos los miembros que pertenezcan a este grupo.
3. Para agregar un nuevo nodo antes de un nodo existente, haga clic en el triángulo que hay a la izquierda del nodo. Para agregar un nuevo nodo antes de un nodo existente, haga clic en el triángulo que hay a la derecha del nodo.
4. Seleccione Agregar responsable de aprobación en serie. Se abre el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación.
5. Proporcione la información en el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación y haga clic en Aceptar.
Resultados
El responsable de aprobación se agrega al flujo de aprobación como un responsable de aprobación pendiente. El preparador de la solicitud recibe una notificación por correo electrónico de que se ha agregado un responsable de aprobación.
Agregación de responsables de aprobación en paralelo al flujo de aprobación
Sólo puede agregar responsables de aprobación en paralelo al principio del flujo de aprobación.
Procedimiento
1. En la página Resumen de documentos aprobables, haga clic en la pestaña Flujo de aprobación.
2. Haga clic en el menú triángulo a la izquierda de uno de los nodos del responsable de aprobación (el que está más a la izquierda) en el gráfico.
3. Seleccione Agregar responsable de aprobación en paralelo.
Se abre el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación.
4. Proporcione la información en el cuadro de diálogo Agregar solicitud de aprobación y haga clic en Aceptar.
Resultados
El responsable de aprobación en paralelo se agrega al flujo de aprobación como un responsable de aprobación pendiente. El preparador de la solicitud requiere la notificación por correo electrónico que ha agregado un responsable de aprobación.
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Flujos de aprobación Edición de flujos de aprobación
Reorganización de los responsables de aprobación en un flujo de aprobación
Los nodos de los responsable de aprobación que puede mover y las posiciones en las que los puede mover dependen de su rol, de la posición del nodo del responsable de aprobación en el gráfico y de cómo se haya agregado dicho responsable.
Contexto
● Puede mover los responsables de aprobación que haya agregado.
● Sólo puede mover los responsables de aprobación en una posición adyacente a los responsables de aprobación pendientes o activos.
● Sólo los usuarios autorizados pueden mover los responsables de aprobación que se incluyan en el flujo de aprobación predeterminado.
● No puede colocar futuros responsables de aprobación en una posición anterior a los responsables de aprobación que ya se hayan aprobado o denegado.
● No puede crear un nuevo flujo de aprobación en paralelo moviendo los responsables de aprobación existentes en serie.
Procedimiento
1. Haga clic en los triángulos de menú adyacentes al nodo del responsable de aprobación que quiera mover. (No importa si hace clic en el triángulo a la izquierda del nodo o el de la derecha):
2. Seleccione Mover responsable de aprobación.
Aparecen círculos en el flujo de aprobación que indican los puntos a los que puede mover al responsable de aprobación seleccionado.
3. Haga clic en el círculo al que quiere mover el nodo.
Resultados
El nodo del responsable de aprobación se ha movido a la posición en la que ha hecho clic.
Supresión de responsables de aprobación de un flujo de aprobación
Puede suprimir los responsables de aprobación que haya agregado. No puede suprimir los responsables de aprobación que ya se hayan aprobado o denegado.
Requisitos previos
Debe ser un usuario autorizado para poder suprimir los responsables de aprobación incluidos en el flujo de aprobación predeterminado.
Procedimiento
Haga clic en el botón para suprimir (X) en la esquina superior derecha del nodo.
Nota
El botón para suprimir solo está disponible en los nodos en los que tiene permiso para suprimir.
Selección de un responsable de aprobación de la lista de responsables de aprobación cualificados
Algunas empresas necesitan que los usuarios seleccionen manualmente los responsables de aprobación desde una lista de usuarios que están cualificados para realizar aprobaciones según los criterios especificados. Si la empresa requiere la selección manual de responsables de aprobación, verá un campo de selector en el documento aprobable.
Procedimiento
1. Cree el documento aprobable.
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Flujos de aprobación Edición de flujos de aprobación
2. Agregue los artículos en línea y escriba la información que falte.
No seleccione ningún responsable de aprobación hasta que no haya proporcionado toda la información del documento aprobable.
3. Realice una de estas acciones:
○ Para seleccionar un determinado responsable de aprobación, en el campo de selección manual de un responsable de aprobación (un campo personalizado), haga clic en la flecha desplegable y en Buscar más, seleccione un responsable de aprobación del cuadro de diálogo Seleccionar valor para responsable de aprobación y haga clic en Completado.
○ Para utilizar el responsable de aprobación predeterminado, en el campo de selección manual de un responsable de aprobación, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en el enlace Establecer valor predeterminado.
El responsable de aprobación se ha agregado al campo personalizado del documento aprobable. El flujo de aprobación se ha actualizado con el responsable de aprobación seleccionado.
4. Envíe el documento aprobable.
Resultados
La solución Ariba agrega el responsable de aprobación seleccionado a un nodo del responsable de aprobación predefinido en el flujo de aprobación.
Aprobación y denegación de solicitudes
Si está incluido en el flujo de aprobación de un documento aprobable, recibirá una solicitud por correo electrónico en cuanto este requiera su atención; la solicitud se visualizará en el artículo de contenido Por hacer del panel de instrucciones.
Puede aprobar o denegar una solicitud o bien aprobar o denegar en masa varias solicitudes. Si opta por la opción de aprobación en masa, no podrá revisar los detalles de las solicitudes.
Qué sucede al aprobar o denegar una solicitud [página 24]
Cuando actúa en una solicitud, el flujo de aprobación se actualiza e indica la acción que ha efectuado (por ejemplo, aprobación o denegación). Se elimina la solicitud del artículo de contenido Por hacer.
Consejos útiles [página 25]
Aprobación o denegación de una solicitud individual [página 25]
Usted puede aprobar una solicitud si es el responsable de aprobación activo.
Aprobación o denegación de varias solicitudes [página 26]
Puede seleccionar varios documentos aprobables y aprobarlos o denegarlos todos a la vez siempre que usted sea el responsable de aprobación activo de todas las solicitudes. Algunos tipos de documentos aprobables, como las reconciliaciones de factura, las de tarjeta de compra y los recibos, no se pueden aprobar en masa.
Aprobación o denegación de una solicitud por correo electrónico [página 26]
En los sitios Ariba configurados para soportar la aprobación por correo electrónico, las notificaciones por correo electrónico le permiten aprobar o denegar solicitudes y agregar comentarios.
Qué sucede al aprobar o denegar una solicitud
Cuando actúa en una solicitud, el flujo de aprobación se actualiza e indica la acción que ha efectuado (por ejemplo, aprobación o denegación). Se elimina la solicitud del artículo de contenido Por hacer.
Al aprobar solicitudes, si se necesitan más aprobaciones, las solicitudes se trasladan al siguiente responsable de aprobación. Si no se necesitan más aprobaciones, se notifica por correo electrónico a los preparadores que las solicitudes se han aprobado completamente. El estado de las solicitudes cambia como corresponde (el nombre real del estado depende del tipo de documento aprobable).
Al denegar solicitudes, el estado de estas cambia a Denegado. Se notifica a los solicitantes y a los preparadores.
Las solicitudes no se trasladan al siguiente responsable de aprobación. Para obtener información sobre cómo gestiona el sistema los documentos aprobables denegados, consulte Acerca de los documentos aprobables denegados [página 8].
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Flujos de aprobación Aprobación y denegación de solicitudes
Consejos útiles
● Es recomendable que no utilice el artículo de contenido Por hacer para reconciliar facturas si desea clasificar los artículos de su artículo de contenido Por hacer. Cualquier clasificación que haga de los documentos se perderá al volver al panel de instrucciones.
● Si tiene que revisar las solicitudes aprobadas o denegadas anteriormente o desea cambiar la aprobación de una solicitud, puede buscar las solicitudes utilizando la barra de búsqueda del panel de instrucciones.
Aprobación o denegación de una solicitud individual
Usted puede aprobar una solicitud si es el responsable de aprobación activo.
Procedimiento
1. Seleccione la solicitud que se ha de aprobar o denegar mediante una de las opciones siguientes:
○ Haga clic en la solicitud en el artículo de contenido Por hacer para visualizar los detalles de la solicitud.
Las solicitudes pendientes de su aprobación tienen el status Enviada.
○ En el artículo de contenido Por hacer, haga clic en el enlace Ver todo y seleccione Aprobar. En la página Por hacer aparecerá la lista de las solicitudes que están pendientes de su aprobación. Haga clic en el campo ID o Título para seleccionar la solicitud. Se abre la página Resumen de aprobación.
Nota
En la configuración predeterminada, la página Por hacer enumera hasta 500 solicitudes a la espera de su aprobación. El servicio de asistencia al cliente de Ariba puede configurar este límite.
2. Revise los detalles de la solicitud.
3. Realice una de estas acciones:
○ Haga clic en Aprobar para aprobar la solicitud.
○ Haga clic en Editar para editar la solicitud antes de aprobarla.
○ Haga clic en Denegar para denegar la solicitud.
Nota
No puede editar una solicitud y después aprobarla inmediatamente. Tras enviar sus ediciones, abra de nuevo la solicitud desde el artículo de contenido Por hacer o desde la página Por hacer.
4. Introduzca un comentario opcional en la página Comentarios.
5. Por defecto, a las solicitudes aprobadas se les asigna una etiqueta predeterminada (Artículo archivado) para que después se puedan localizar fácilmente mediante una búsqueda etiquetada.
○ Si no desea asignar ninguna etiqueta a su documento aprobable desmarque la casilla de verificación Artículos archivados a etiquetar.
○ Para asignarle una etiqueta diferente, seleccione otra etiqueta en el menú desplegable Artículos archivados a etiquetar o cree una nueva etiqueta para el documento aprobable.
6. Para enviar la aprobación o la denegación haga clic en Aceptar.
Si selecciona la solicitud de aprobación en la página Resumen de aprobación, marque la casilla de verificación para pasar al siguiente resumen de solicitud pendiente de su aprobación.
Aprobación o denegación de varias solicitudes
Puede seleccionar varios documentos aprobables y aprobarlos o denegarlos todos a la vez siempre que usted sea el responsable de aprobación activo de todas las solicitudes. Algunos tipos de documentos aprobables, como las reconciliaciones de factura, las de tarjeta de compra y los recibos, no se pueden aprobar en masa.
Procedimiento
1. En su artículo de contenido Por hacer haga clic en el enlace Ver todo y seleccione Aprobar. En la página Por hacer aparecerá la lista de las solicitudes que están pendientes de su aprobación.
Nota
En la configuración predeterminada, la página Por hacer enumera hasta 500 solicitudes a la espera de su aprobación. El servicio de asistencia al cliente de Ariba puede configurar este límite.
2. Marque las casillas de verificación de las solicitudes que desee aprobar o denegar. Las solicitudes pueden ser de distintos tipos.
3. Realice una de las siguientes acciones:
○ Haga clic en Aprobar para aprobar las solicitudes seleccionadas.
○ Haga clic en Denegar para denegar las solicitudes seleccionadas.
4. En la página Comentarios introduzca un comentario, seleccione una etiqueta y haga clic en Aceptar para enviar la aprobación o denegación.
Aprobación o denegación de una solicitud por correo electrónico
En los sitios Ariba configurados para soportar la aprobación por correo electrónico, las notificaciones por correo electrónico le permiten aprobar o denegar solicitudes y agregar comentarios.
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Flujos de aprobación Aprobación y denegación de solicitudes
Procedimiento
1. Abra la notificación de aprobación.
2. Lleve a cabo una de las acciones siguientes en función del formato de la notificación:
○ Si la notificación contiene botones de acción, haga clic en el botón de la acción que desee llevar a cabo.
Se abrirá un correo electrónico de respuesta y en el asunto se indicará la acción que está llevando a cabo y el ID del documento aprobable (por ejemplo, Approve ER1165). Si desea incluir un comentario introdúzcalo en una línea aparte en la sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de comentarios y Fin de comentarios).
○ Si la notificación contiene casillas de verificación en forma de corchetes, responda a la notificación y ponga una X dentro del [ ] correspondiente a la acción que desea llevar a cabo. Introduzca comentarios en una línea aparte en la sección reservada a los comentarios (entre las líneas Inicio de
comentarios y Fin de comentarios).
○ Si la notificación no contiene botones o casillas de verificación en forma de corchetes, responda a la notificación y en la primera línea de su respuesta escriba la palabra clave correspondiente a la acción que desea llevar a cabo. En la configuración predeterminada, las palabras clave son las siguientes: Aprobar, Denegar (no disponible para documentos de reconciliación de facturas), Rechazar (para documentos de reconciliación de facturas) y Aprobar rechazo (para documentos de reconciliación de facturas).
Introduzca sus comentarios en la segunda línea de la respuesta.
3. Envíe la respuesta.
Configuración de preferencias para formato y entrega de notificación de aprobación
Puede definir las preferencias de entrega de notificación para cada tipo de documento aprobable con el que esté involucrado en el flujo de aprobación.
Por ejemplo, puede seleccionar si recibir las notificaciones de aprobación individualmente o en un correo
electrónico de lote y puede especificar si recibir notificaciones repetidamente hasta que realice la tarea solicitada.
Si selecciona recibir notificaciones unificadas en mensajes de resumen, los mensajes de notificación se concentran en un lote y se le envían con tareas planificadas que se ejecutan una vez al día.
Debe de tener configurado su sitio para desactivar tipos específicos de notificaciones de correo electrónico referentes a las solicitudes de aprobación.
Cambio de las preferencias de una entrega de notificación de solicitud de aprobación [página 28]
Puede cambiar las preferencias personales de su entrega de notificación de solicitud de aprobación.
Acerca de la configuración de preferencias de formato para notificaciones de aprobación por correo electrónico [página 29]
Puede cambiar el formato en el que recibe las notificaciones de aprobación por correo electrónico. El formato del mensaje también determina cómo aprueba o rechaza las solicitudes.
Cambio de formato en las notificaciones de aprobación por correo electrónico [página 29]
Si su solución Ariba da soporte a la aprobación por correo electrónico, puede cambiar el formato de las notificaciones de aprobación.
Preferencias de entrega de notificación [página 30]
Una tabla describe las preferencias de entrega de notificación basadas en el rol e indica las acciones que puede especificar.
Cambio de las preferencias de una entrega de notificación de solicitud de aprobación
Puede cambiar las preferencias personales de su entrega de notificación de solicitud de aprobación.
Procedimiento
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione Preferencias Plantilla de área de trabajo de proveedor predeterminada .
Se abre la página Editar preferencias de notificación por correo electrónico.
2. Seleccione el tipo de documento aprobable en el menú desplegable Editar preferencias para.
28 C U S T O M E R ( C L I E N T E )
Flujos de aprobación Configuración de preferencias para formato y entrega de notificación de aprobación
3. Seleccione sus preferencias de correo electrónico.
Para obtener una descripción de todas las opciones, consulte Preferencias de entrega de notificación [página 30].
4. Haga clic en Guardar.
Acerca de la configuración de preferencias de formato para notificaciones de aprobación por correo electrónico
Puede cambiar el formato en el que recibe las notificaciones de aprobación por correo electrónico. El formato del mensaje también determina cómo aprueba o rechaza las solicitudes.
Ariba Procurement and Invoicing Solutions puede configurarse para utilizar HTML (predeterminado) o el formato de texto simple para enviar notificaciones. Si su solución Ariba se configura para enviar mensajes en formato de texto simple, no podrá sobrescribir este valor para volver a recibir los mensajes en formato HTML. Pero si su sitio envía mensajes en HTML, puede seleccionar que quiere recibir estos mensajes en formato de texto simple o compacto.
Para obtener información general acerca de los formatos de las notificaciones, consulte Acerca de los formatos de notificación de aprobación [página 12].
Cambio de formato en las notificaciones de aprobación por correo electrónico
Si su solución Ariba da soporte a la aprobación por correo electrónico, puede cambiar el formato de las notificaciones de aprobación.
Requisitos previos
Se puede utilizar esta tarea si la solución Ariba admite la aprobación por correo electrónico, que le permite aprobar o denegar solicitudes directamente desde las notificaciones por correo electrónico. Su cuenta de correo electrónico y las características disponibles que tiene el dispositivo afectan el formato de notificación.
Procedimiento
1. En la esquina superior derecha del panel de instrucciones, haga clic en su nombre y seleccione Preferencias Editar preferencias predeterminadas . Se abre la página Editar preferencias predeterminadas.
2. Para recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple en lugar de formato HTML, seleccione el cuadro de comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto simple.
3. Para recibir notificaciones por correo electrónico en el formato de texto compacto, seleccione el cuadro de comprobación para Recibir notificaciones por correo electrónico en formato de texto compacto.
Preferencias de entrega de notificación
Una tabla describe las preferencias de entrega de notificación basadas en el rol e indica las acciones que puede especificar.
Opción Acción(es)
Cuando soy una aprobador (también se aplica a receptores y reconciliadores)
Seleccione Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un co
rreo electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones generadas en respuesta a una solicitud.
Seleccione Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe el correo electrónico de aprobación tan pronto como se genera.
Cuando soy un examinador Seleccione Enviar resumen de correo electrónico para hacer que el sistema le envíe un co
rreo electrónico de lote diario que incluya todas las notificaciones de examinador generadas en respuesta a una solicitud.
Seleccione Enviar correo electrónico inmediatamente para hacer que el sistema le envíe la notificación de examinador tan pronto como se genera.
Cada vez que se apruebe mi documento
Seleccione esta opción para recibir un mensaje cada vez que se apruebe su solicitud o una solicitud para la que sea un examinador.
Cuando mi documento se apruebe completamente
Seleccione esta opción para recibir un mensaje cuando se apruebe completamente su solici
tud (o una solicitud para la que sea un examinador).
Cuando necesito aprobar un documento
(también se aplica a otras ac
ciones necesarias, como la re
conciliación y la recepción)
Seleccione la frecuencia de envío de una notificación cuando una solicitud espere su aproba
ción:
● No enviar nunca
● Enviar una vez
● Enviar por separado (se envía una notificación por correo electrónico individual una vez, y después de esto, se incluye la notificación en un correo electrónico de resumen enviado una vez por semana hasta que el aprobador realice una acción o hasta que ya no sea el aprobador activo)
30 C U S T O M E R ( C L I E N T E )
Flujos de aprobación Configuración de preferencias para formato y entrega de notificación de aprobación
Opción Acción(es) Cuando mi aprobación haya
vencido
(también se aplica a otras ac
ciones necesarias, como la re
conciliación y la recepción)
Seleccione la frecuencia de envío de una notificación cuando haya vencido la aprobación de una solicitud:
● No enviar nunca
● Enviar una vez
● Enviar repetidamente (se envía una notificación por correo electrónico individual una vez, y después de esto, se incluye la notificación en un correo electrónico de resumen enviado una vez por semana hasta que el aprobador realice una acción o hasta que ya no sea el aprobador activo)
La aprobación de una solicitud vence cuando es un aprobador activo y no ha realizado ninguna acción dentro del período de advertencia de escalada. Consulte el tema Con
ceptos de flujo de aprobación [página 4] para más información acerca de las escaladas.
Cuando soy un examinador Seleccione la frecuencia de envío de un mensaje cuando se envíe una solicitud y esté en el flujo de aprobación como un examinador:
● No enviar nunca (Aún se envían notificaciones de examinador cuando el usuario es un examinador y un aprobador y ambos nodos están activos al mismo tiempo en el flujo de aprobación.)
● Enviar una vez (El sistema envía notificaciones de examinador cuando la solicitud de aprueba o se aprueba completamente si la casilla de verificación Enviar correo electrónico está marcada para esas etapas.)
● Enviar repetidamente (El sistema envía notificaciones de examinador una vez al día cuando la solicitud de aprueba o se aprueba completamente si la casilla de verificación Enviar correo electrónico está marcada para esas etapas.) Para otras actividades de flujo de aprobación, como el rechazo o la retirada, el sistema se adhiere a la preferencia Frecuencia de notificación llamada Cuando soy un examinador, descrita anterior
mente en esta tabla.)
