i
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Proyecto de investigación previa la obtención del título de ingeniero en Contabilidad y Auditoría C.P.A.
TEMA
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS DE MERCADERIAS
EN LA EMPRESA “MEGA CENTRO EL ÉXITO” AÑO 2011.
AUTOR
VARELA GUERRA JAVIER LENIN
DIRECTORA:
CPA. MARIA AZUCENA MENDOZA ALCÍVAR
QUEVEDO – LOS RÍOS - ECUADOR 2012.
iii
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Proyecto de investigación previa la obtención del título de ingeniero en Contabilidad y Auditoría C.P.A.
TEMA
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS DE MERCADERIAS
EN LA EMPRESA “MEGA CENTRO EL ÉXITO” AÑO 2011.
AUTOR
VARELA GUERRA JAVIER LENIN
DIRECTORA:
CPA. MARIA AZUCENA MENDOZA ALCÍVAR
QUEVEDO – LOS RÍOS - ECUADOR 2012.
iv
CERTIFICACIÓN
La suscrita docente a facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo,
Certifica que el Señor egresado Varela Guerra Javier Lenin, realizo el
proyecto de investigación titulado:
ELABORACIÓN DE UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
PARA INVENTARIOS DE MERCADERIAS EN LA EMPRESA
“MEGA CENTRO EL ÉXITO” AÑO 2011
, bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto.CPA. MARIA AZUCENA MENDOZA DIRECTORA DE TESIS
v
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIA A LA OBTENCIÓN
DEL TITULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
(C.P.A.)
TEMA
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS DE MERCADERIAS
EN LA EMPRESA “MEGA CENTRO EL ÉXITO” AÑO 2011.
APROBADO:
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL DE TESIS
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
QUEVEDO- LOS RÍOS- ECUADOR AÑO 2012
vi
AUTORÍA
Yo, VARELA GUERRA JAVIER LENIN, declaro que soy autor exclusivo del presente proyecto de investigación, es original, auténtico y personal.
Todos los efectos académicos y legales que se desprenden del presente proyecto son de mi exclusiva responsabilidad.
VARELA GUERRA JAVIER LENIN Autor
vii
DEDICATORIA
La mejor herencia a nuestro esfuerzo es el esmero, la dedicación puesta en todos los objetivos que nos proponemos cumplir, es aquel sentimiento que nos invade de felicidad al lograr llegar al final del camino que un día lo emprendimos, Al culminar una etapa más de mi vida estudiantil.
A Dios, porque sin su bendición, fortaleza y sabiduría nada en esta vida tendría sentido y el resultado de este trabajo refleja una más de mis logros.
Dedico este trabajo a mis padres por todo el esfuerzo reflejado en este proyecto de investigación; ya que sin su apoyo constante, no hubiese alcanzado mi meta.
De manera especial a mi esposa e hija por la paciencia, comprensión y el apoyo brindado en todo este tiempo.
A mis profesores, compañeros y amigos por dedicarme un poco de su tiempo para alentarme, ayudarme y darme ánimos.
viii
AGRADECIMIENTO
Habiendo realizado este trabajo de investigación, hago constar mi agradecimiento sincero a las siguientes personas e instituciones que me han apoyado:
Primero a Dios, quien me creó, formó e hizo la personas que soy.
A la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, por ser una institución que presta sus servicios educativos, para así formarnos como profesionales útiles para la sociedad. .
A mis padres, señor Alberto Varela y señora Gloria Guerra, por su comprensión y constante apoyo que me brindaron, sirviéndome de inspiración para conquistar nuevos horizontes.
A la C.P.A María Azucena Mendoza, M.Sc. quien me brindo asesoramiento y su incondicional apoyo, durante el proceso de desarrollo del proyecto.
A si mismo agradezco a la Sra. Salvatierra Loor María Isabel propietaria de la Ferretería “Mega centro el Éxito” por todo el apoyo brindado en este trabajo.
A todas las personas que me ayudaron a recopilar información para la elaboración del presente trabajo investigativo.
Y demás personas que aportaron con un granito de arena para que el presente trabajo alcance sus objetivos.
ix
DUBLING CORE (ESQUEMA DE CODIFICACIÓN)
1 Título/ Title M
Elaboración de un manual de procedimientos de control interno para inventarios de mercaderías en la empresa “Mega Centro el Exito” año 2011
2 Creador/
Creator M Varela Guerra Javier Lenin
3 Materia/
Subject M Ciencias empresariales; Contabilidad; Control Interno
4 Descripción/
Description M
El presente proyecto de investigación se ejecutó en el cantón Quevedo, provincia de Los Ríos, siendo el
objetivo principal; Elaborar un manual de
procedimientos de control de interno para regular inventarios de mercaderías en la empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO” del cantón Quevedo año 2011. Se concluye que el 100% del personal observado está de acuerdo en que con un manual de procedimientos se controlarán los registros de los diferentes materiales de ferretería que ingresan a las bodegas de la Empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO”.
5 Editor/Publisher M FCE; Carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría
C.P.A.
6 Colaborador/Contributor O C.P.A. Mendoza Alcívar María Azucena
7 Fecha/Date M 27/11/2012
8 Tipo/Type M Proyecto de investigación;
9 Formato/Format R Doc. Windows 7 ultimate: Microsoft Office Word 2010
10 Identificador/Identifier M https://biblioteca.uteq.edu.ec
11 Fuente/Source O Investigación empresarial. Control interno
12 Lenguaje/Language M Español
13 Relación/Relation O Ninguno
14 Cobertura/Coverage O Localización del ámbito empresarial
15 Derechos/Rights M Varela Guerra Javier Lenin
x
ÍNDICE
Pág.
CARATULA ... i
COPIA DE CARATULA ... iii
CERTFICACIÒN ... iv TRIBUNAL ... v AUTORIA ... vi DEDICATORIA ... vii AGRADECIMIENTO ...viii DUBLIN ESQUEMA ... ix ÍNDICE ... x
ÍNDICE DE CUADROS ... xvi
ÍNDICE DE ANEXOS ...xvii
RESUMEN EJECUTIVO ... xviii
EXECUTIVE SUMMARY ... xix
INTRODUCCIÒN ... xx
CAPITULO I
MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN
... 11 MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1 Planteamiento del problema ... 2
1.2 Formulación del problema ... 3
1.2.1 Problema general o básico ... 3
1.2.2 Sub problemas o problemas derivados ... 4
1.3 Justificación ... 4 1.4 Objetivos... 5 1.4.1 General ... 5 1.4.2 Específicos ... 5 1.5 Hipótesis ... 6 1.5.1 Variable Independiente ... 6 1.5.2 Variable Dependiente ... 6
xi
CAPITULO II
MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACIÓN
... 72 MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACIÓN ... 8
2.1 FUNDAMENTACIÓN CONCEPTUAL ... 8
2.1.1 Administración de una empresa ... 9
2.1.1.1 Definición ... 9
2.1.2 Análisis FODA ... 10
2.1.3 Análisis de las operaciones ... 10
2.1.3.1 Definición ... 10
2.1.3.2 Importancia del análisis de las operaciones ... 10
2.1.3.3 Enfoques primordiales del análisis de operaciones ... 11
2.1.4. Manuales de Procesos y Procedimientos ... 13
2.1.4.1 Definición ... 13
2.1.4.2. Importancia... 14
2.1.4.3. Características del Manual ... 15
2.1.4.4. Aplicación de los Manuales ... 15
2.1.4.5. Contenido del Manual ... 16
2.1.4.6. Tipos de manuales: ... 16
2.1.5 Manual de procedimientos de operaciones ... 17
2.1.5.1 Importancia de la elaboración de un manual de procedimientos para el control de inventario ... 17
2.1.6 Sistema de control ... 17
2.1.6.1 Importancia de un sistema de control ... 17
2.1.6.2 Tipos de control ... 17
2.1.6.3 Proceso de control ... 18
2.1.7 Antecedentes del Inventario ... 19
2.1.8 Inventario ... 20
2.1.8.1 Tipos de Inventarios ... 21
2.1.8.1.1 Inventarios de Materia Prima ... 21
2.1.8.1.2 Inventarios de Productos en Proceso: ... 22
2.1.8.1.3 Inventarios de productos terminados ... 22
xii
2.1.8.1.5 Inventario de seguridad ... 23
2.1.8.2 Características y Análisis del Inventario ... 23
2.1.8.3 Control de Inventario ... 24
2.1.8.4 Métodos de Control de Inventario ... 26
2.1.8.5 Control interno sobre inventarios ... 28
2.1.8.6 Sistema de inventarios ... 29
2.1.8.6.1 Importancia de un sistema de inventarios ... 29
2.1.8.6.2 Técnicas para hacer eficientes los sistemas de inventarios ... 29
2.1.9 Administración de Inventario ... 29
2.1.9.1 Finalidad de la Administración de Inventario ... 30
2.1.9.2 Técnicas de Administración de Inventarios ... 30
2.1.9.3 Minimización de la Inversión en Inventario ... 30
2.1.9.4 Afrontando la Demanda ... 31
2.1.9.5 Importancia ... 31
2.2 FUNDAMENTO LEGAL ... 33
2.2.1. Requisitos legales para la conformación de un manual de control interno ... 33
2.2.1.1 NEC 11 Inventarios (Arias, 2004) ... 33
2.2.1.2 Ley de Equidad Tributaria Y Su Reglamento (Sobre Inventarios) Art. 52 (SRI) ... 35
2.2.1.2.1 Reglamento a la Ley de Equidad Tributaria Art. 131 (SRI) ... 35
2.3 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 36 2.3.1. Control Interno ... 36
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
... 41 3 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN ... 42 3.1 Métodos de Investigación ... 42 3.1.1 Método Descriptivo ... 42 3.1.2 Método Inductivo ... 42 3.1.3. Método Deductivo ... 42xiii
3.1.4. Método Analítico ... 43
3.2 Técnicas de la Investigación ... 43
CAPITULO IV
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA
INVESTIGACÓN ... 44
4. ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE LA INVESTIGACÓN ... 45
4.1 Preguntas dirigidas al personal que labora en la Empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO” de la ciudad de Quevedo ... 45
4.2 Comprobación y Disprobación de la Hipótesis ... 51
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
... 56 5.1 Conclusiones ... 57 5.2 Recomendaciones ... 58CAPITULO VI
PROPUESTA ALTERNATIVA
... 59 6.2 Título ... 60 6.3 Desarrollo de la propuesta ... 60 6.3 Introducción a la propuesta ... 60 6.4 Justificación ... 61 6.5 Objetivos ... 61 6.5.1 Objetivo general ... 61 6.5.2 Objetivos específicos ... 616.6 Índice general del manual de procedimientos para el control de Inventarios de mercaderías de MEGA CENTRO EL ÉXITO ... 62
xiv
6.7 Portada del manual de procedimientos para el
control de Inventarios de mercaderías de MEGA
CENTRO EL ÉXITO. ... 64
6.8 Portada del procedimiento de compras y pagos de
mercadería. ... 65
6.8.1 Procedimiento de compras y pagos de mercadería. ... 66
6.8.2 Diagrama de flujo para Compras y Pagos de
mercadería en la Empresa “MEGA CENTRO EL
ÉXITO” ... 72
6.9 Portada del procedimiento de ingreso de
mercadería a bodega ...73
6.9.1 Procedimiento de ingreso de mercadería a bodega ...74
6.9.2 Diagrama de flujo de Ingreso de mercadería a
Bodega de “MEGA CENTRO EL ÉXITO” ... 78
6.10 Portada del procedimiento de custodia de
mercadería en bodega ... 79 6.10.1 Procedimiento de custodia de mercadería en
bodega ... 80
6.10.2 Diagrama de flujo de custodia de mercadería en
bodega. ... 85
6.11 Portada del procedimiento de egresos de
mercadería de bodega. ... 86
6.11.1 Procedimiento de egresos de mercadería de
bodega. ... 87 6.11.2 Diagrama de flujo de procedimiento de egresos de
mercadería de bodega. ... 92
6.12 Portada del procedimiento de ventas de
mercaderías. ... 93
6.12.1 Procedimiento de ventas de mercadería ... .94
6.12. 2 Diagrama de flujo de procedimiento de ventas de
xv
6.13 Portada del procedimiento de reclutamiento,
selección y contratación ... 101
6.13.1 Procedimiento de reclutamiento selección y
contratación ... 102
BIBLIOGRAFÍA ... 106
xvi
ÍNDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Cuestionario de métodos de registro de inventarios ... 45 Cuadro 2. Cuestionario sistemas de control de inventarios. ... 46 Cuadro 3.Cuestionario de procedimientos de registro de
materiales a bodega. ... 47 Cuadro 4. Cuestionario para establecer un nuevo diseño de
registro y almacenamiento de inventarios. ... 48 Cuadro 5. Cuestionario el manual de procedimientos si
permite controlar los registros a bodegas. ... 49 Cuadro 6. Cuestionario propuesta de elaboración de un
manual de procedimientos de control de
inventarios ... 50 Cuadro 7. Matriz de Comprobación y Disprobación de la
Hipótesis. ... 51 Cuadro 8. Cuestionario de Vulneración de Controles ... 52 Cuadro 9. Análisis FODA. ... 55
xvii
ÍNDICE DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. Cuestionario dirigido al personal administrativo y gerencial
de la Empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO”? ... 110
xviii
RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto de elaboración del manual de procedimientos de control interno para inventarios de mercaderías en la empresa “Mega centro el éxito” año 2011, inicia con el diagnóstico de las actividades referentes al proceso de control de inventarios, la recopilación de información y su análisis permitió detectar falencias en el proceso del manejo de inventarios, la estructura organizacional y las fuerzas internas y externas que la empresa posee, lo cual hizo propicio el desarrollo del manual de procedimientos.
Fundamentado en el diagnóstico realizado se definieron los procedimientos a describirse dentro del manual.
Los procedimientos identificados son, el de compra y pagos de mercadería, ingreso, custodia, egresos y ventas de mercadería, se profundizó en el análisis de dichos procedimientos, sirviendo esta información para la elaboración del manual. Luego de elaborar el manual, se definieron las características del mismo, tales como diseño.
Dentro de los beneficios obtenidos con el manual se pueden mencionar, la tenencia de una herramienta administrativa para la inducción de nuevos trabajadores y de consulta para los trabajadores antiguos.
El manual de procedimientos permite tener información actualizada sobre el proceso de compra, almacenamiento y del despacho de artículos para la venta, lo cual genera nuevos métodos de trabajo que aumenten la productividad y eficiencia de la empresa.
El presente manual se encuentra realizado en base a las Leyes, Normas y Reglamentos que rigen en el país actualmente.
La información teórica ha sido recopilada de las diferentes fuentes bibliográficas que se encuentran al alcance en la actualidad.(libros, internet, folletos, material entregado por profesores).
xix
EXECUTIVE SUMMARY
The draft manual drafting internal control procedures for inventories of goods in the company "Mega Success Center" in 2011, begins with the diagnosis of the activities related to the process of inventory control, data collection and analysis allowed detect flaws in the process of inventory management, organizational structure and the internal and external forces that the company owns, which made the development of suitable procedures manual.
Based on the diagnosis made to defined procedures described in the manual. The procedures are identified, the purchase and payment of goods, income, custody, Expenses and merchandise sales, deepened in the analysis of such procedures, this information for the development of the manual.
After developing the manual, we defined the characteristics, such as design. Among the benefits obtained with the manual may be mentioned, possession of an administrative tool for the induction of new workers and consultation for older workers.
The procedures manual allows updates on the purchasing process, storage and dispatch of goods for sale, generating new working methods to increase productivity and business efficiency.
This manual is made based on the Laws, Rules and Regulations governing the country today.
Theoretical information has been compiled from various literature sources that are within reach today. (Books, internet, brochures, delivered by teachers).
xx
INTRODUCCIÓN
La utilización de manuales de procedimientos se ha incrementado cada vez más en las organizaciones, debido a los beneficios que se logran con su implementación, estos van desde la facilitación de la inducción para el nuevo personal, hasta la obtención de información que permite tomar decisiones y crear nuevos métodos de trabajo que aumentan la eficiencia de las operaciones y del personal de la empresa.
La meta propuesta del presente trabajo de investigación, es elaborar un manual de procedimientos para el control de inventario dentro de la empresa “Mega centro el Éxito”, la misma que tiene como finalidad la venta de productos de ferretería en general al por mayor y menor y cuyo domicilio es la ciudad de Quevedo, siendo este manual el que le permitirá contribuir a un mejor desempeño en la organización de la empresa, y al mismo tiempo mejorar los procedimientos los cuales ayudarán a hacer más eficiente las actividades en la entidad, propósito que es alcanzado mediante una serie de actividades, presentadas y detalladas en cada uno de los capítulos que conforman este documento.
El trabajo desarrollado abarca desde el diagnóstico de las operaciones de la empresa, hasta la elaboración del Manual de Procedimientos del Control Interno para Inventario en la empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO” del año 2011, todo esto siguiendo una secuencia lógica que permite captar fácilmente las actividades realizadas para la consecución del propósito establecido.
La investigación está desarrollada a través de seis capítulos:
En el capítulo primero, se destaca la situación problemática que ha motivado la investigación, adicionalmente se indican los objetivos y justificación de la misma.
xxi
En el capítulo segundo, abarca la fundamentación científica describiéndola de manera teórica, conceptual y legal, la cual contribuyo sustento de esta investigación.
En el capítulo tercero, indica los métodos y técnicas que se aplicó para la elaboración del proyecto de investigación, el mismo que me permitió conocer de una forma más detallada los procedimientos que se realizaban dentro de la organización, y así tener un enfoque más claro de dónde aplicar los procedimientos para que mejore la falta de control.
El capítulo cuatro, abarca el análisis de los resultados obtenidos en el presente proyecto de investigación, en el cual se anexan los resultados de la encuesta por medio de la tabulación, gráfica e interpretación de ellas, así como también se describe la historia de la empresa objeto del estudio.
En el capítulo quinto, se exponen las conclusiones y recomendaciones que se han venido recopilando a la par de la investigación, las mismas que se pondrán a consideración del propietario de la Ferretería para su posterior aplicación. I por último el capítulo sexto, en el que describimos la estrategias que la empresa utilizará para ser líder en el mercado, presentamos la propuesta de forma detallada con todas las Normas y Procedimientos, que ayudarán a solucionar las falencias del control de inventarios, así como también un organigrama por procesos para el recurso humano de la empresa, de tal manera que la Ferretería continúe con sus actividades económicas demostrando un crecimiento empresarial eficiente.
1
CAPITULO I
2
1
MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema
Podemos observar que la mayor parte de las empresas, ya sean estas medianas y grandes del cantón Quevedo y sus zonas aledañas al mismo, lamentablemente no optan por tener un manual de procedimientos de control de inventarios por el simple hecho de que lo ven como una pérdida de recursos, tanto como humano, logístico y económico.
Sin embargo al momento que los usuarios tanto internos como externos necesitan información referente a los productos de forma detallada y precisa las organizaciones se ven en apuros por el hecho de que no cuentan de forma inmediata con las cuantificaciones y especificaciones exactas de las mismas. Sin embargo las empresas no hacen énfasis en desarrollar una propuesta para su elaboración ya sea esto por una incorrecta toma de decisión de los directivos o por la poca importancia que le dan las empresas el contar con un manual de control de inventarios.
Cabe recalcar que debemos tomar en consideración del crecimiento constante de la cual esta siendo objeto el cantón Quevedo tanto en lo económico como empresarial en la cual las empresas tienden a crecer en cuanto a sus actividades como en su patrimonio, lógicamente convirtiéndose en empresas de mayor dimensión las mismas que se les hace indispensable contar con un mayor control en sus inventarios.
En si el propósito de este proyecto es que la empresa en un futuro cuente con un manual de procedimientos de control de inventarios, y por qué no también que la mayoría de las empresas del cantón lo obtengan?.
3
1.2 Formulación del problema
Indudablemente el insuficiente conocimiento de la importancia que le dan una gran parte de las empresas, el contar con un manual de control de inventarios que le permita obtener un mayor control de los productos para la venta que disponen la mismas, es por ello que se hace necesario plantear a las empresas la elaboración de un manual que contribuya al control interno de la mercadería y de la misma forma a la toma de decisiones.
Actualmente en este Gobierno mediante sus organismos de control existentes por referirnos especialmente al Servicio de Rentas Internas que es el ente recaudador de impuestos el cual a incrementado otros impuestos, además hay que considerar de una u otra manera la poca honestidad de ciertos colaboradores laborales que aprovechándose del poco control contable de los productos que se emplea en la entidad, hacen de ello una forma de delinquir sustrayéndose los artículos que ha la larga a las empresas pueden representarles pérdidas cuantiosas y hasta un progresivo quiebre de la entidad. Y es por tales sucesos que se hace primordial la elaboración del manual de control de inventarios en “MEGA CENTRO EL ÉXITO” la cual le permita obtener un eficiente control de los productos y al mismo tiempo coadyuvé a gerencia a la toma de decisiones en bien de la organización.
Este manual le permitirá a “MEGA CENTRO EL ÉXITO” mantener un total control permanente sobre el stock de sus inventarios.
1.2.1. Problema general o básico
¿Es factible la elaboración de un manual de procedimientos de control interno para inventarios de mercaderías en la empresa “Mega centro el éxito” año 2011?
4 1.2.2. Sub problemas o problemas derivados
• ¿Cuáles son los sistemas de contabilización para la entrada y salida de mercadería?.
• ¿Qué dificultades presenta el área de inventario?.
• ¿Qué mecanismo de control interno son los que permiten regular el inventario de mercadería?.
1.3 Justificación
El control de inventarios es un mecanismo importante y necesario para cualquier empresa productora o comercializadora de bienes, siendo ésta uno de los sistemas más adecuados para establecer, cantidad y costos de las existencias de mercaderías, puesto que se llega a convertir en una de las tareas más tediosas y complicadas cuando se carece de un sistema de control de inventario, situación que se complica cuando existe un alto volumen de artículos por inventariar.
Pensando en la mejora de la empresa, debido a su continuo progreso en el mercado local se hace imperiosa la elaboración de un Manual de Procedimientos de Control Interno para Inventarios mercaderías de en la Empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO” año 2011.
La misma que permitirá establecer los mecanismos y políticas necesarios de registro y control de inventario, a través de la identificación de las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades inherentes al manejo de los bienes. Así mismo, dará a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos que se lleven a cabo, desde el requerimiento del producto, su adquisición, codificación, registro y asignación de su custodio.
El adecuado uso de este manual permitirá conocer las tareas y responsabilidades, tales como el manejo físico de los productos, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable para la adecuada toma de
5
decisiones, además servirá como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso. Este documento permitirá de manera más concreta y explicativa, las funciones y actividades que deberá o deberán llevar a cabo el o los empleados encargados del inventario, logrando que con estas directrices se eviten fallas o descuidos en su manejo.
Por todo lo anteriormente descrito el principal Problema de la empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO”, es que no cuenta con un manual de procedimientos de control de inventarios el cual contribuya al control del mismo.
1.4 Objetivos
1.4.1 General
Elaborar un manual de procedimientos de control de interno para regular
inventarios de mercaderías en la empresa “MEGA CENTRO EL ÉXITO” del
cantón Quevedo año 2011.
1.4.2 Específicos
• Analizar el entorno actual de la ferretería y los sistemas de contabilización de los segmentos de entrada y salida de mercaderías. • Identificar las dificultades existentes en el área de inventario, en base al
diagnóstico de la condición actual de la empresa.
• Determinar los mecanismos de control interno que permita regular los inventarios de mercaderías en la empresa.
6
1.5 Hipótesis
La elaboración de un manual de procedimientos al sistema de inventarios favorece el manejo adecuado del control de mercaderías.
1.5.1 Variable Independiente
Manual de procedimientos de control interno.
1.5.2 Variable Dependiente
7
CAPITULO II
8
2
MARCO TEORICO DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 FUNDAMENTACIÓN CONCEPTUAL
Control: Fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar
al logro de los objetivos de las cuatro fases que lo componen; planeación, organización, captación de recursos y administración.
Control Interno: El control comprende el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para la salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera y la complementación administrativa y operacional, promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la administración.
Producto: Es algo visible y tangible que puede colocarse, verse, oírse o
degustarse, porque esta compuesto por materia física y visible.
Existencias: Es la composición de materiales (materia prima, producto en
proceso, producto terminado) que no se utilizan momentáneamente en la empresa, pero que necesitan existir en función de las futuras necesidades. Así las existencias son todo suministro de materiales que la empresa posee y utiliza en el proceso de producción de producto.
Logística: Es la actividad que coordina el almacenamiento, el transporte, las
existencias, los inventarios y todo el movimiento de los materiales dentro de la fábrica hasta llegar a la entrega de los productos al cliente.
Por lo tanto la logística busca gerencia estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad.
9 Costos de Adquisición: El costo de adquisición de los inventarios
comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de Ciclo de inventarios y almacenamiento: Ciclo de transacciones que involucran el flujo físico de los artículos a través de la organización, lo mismo que con los costos relacionados.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas
y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Caducidad: La caducidad es el tiempo que tarda un alimento en comenzar a
perdiendo sus propiedades nutricionales. Es obligatorio incluir la fecha de caducidad en las etiquetas de muchos alimentos envasados.
Alimentos Perecederos: Un cierto número de productos, en general lo
alimenticios, sufren una degradación normal en sus características físicas, químicas y microbiológicas, como resultado del paso del tiempo y las del medio ambiente. En la mayoría de los casos se requieren ciertos medios de preservación, como el control de la temperatura, para mantener sus características originales de sabor, gusto, olor, color, etc.
2.1.1 Administración de una empresa 2.1.1.1 Definición
La administración de una empresa se refiere a las actividades de planificar, organizar, dirigir y controlar las tareas de una compañía y guiarlas para alcanzar el logro de los objetivos organizacionales, sin desviarse de su misión, ni perder el rumbo de su visión.
10
El pensamiento administrativo ha evolucionado, pasando por distintas etapas, iniciando con el punto de vista tradicional, luego alcanzando un punto de vista enfocado en el comportamiento humano, para luego avanzar al enfoque de la administración como sistema, sin dejar pasar desapercibido el adaptar la administración a la perspectiva de contingencia, en la actualidad surge el punto de vista de la administración de calidad que engloba todos los elementos de la empresa para obtener mejores resultados que conlleven al logro de los objetivos organizacionales.
2.1.2 Análisis FODA
El análisis FODA es una herramienta para la toma de decisiones, en la cual se realiza un diagnóstico de la situación actual de la empresa reconociendo las fuerzas externas (Amenazas y oportunidades) y las internas (fortalezas y debilidades) que posee la organización. La esquematización del análisis FODA se puede simplificar realizando una matriz cuadrada que contenga las fuerzas externas e internas de la empresa, lo importante es simplificar la comprensión y el entendimiento de la información.
2.1.3 Análisis de las operaciones 2.1.3.1 Definición
Es el estudio de todos los elementos productivos e improductivos de una operación, con la intención de aumentar la productividad por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios, al mismo tiempo mejorar la calidad. La práctica y la experiencia han manifestado que usualmente todas las operaciones logran optimarse si se analizan suficientemente todos los factores que intervienen en el proceso.
2.1.3.2 Importancia del análisis de las operaciones
Dentro de una organización optimizar los recursos y generar eficiencia en las operaciones realizadas por los trabajadores, es uno de los objetivos primordiales; para lograr este objetivo es importante realizar un análisis de las
11
diferentes operaciones de la empresa que tome en cuenta sus elementos productivos e improductivos, a fin de obtener información, analizarla y tomar medidas que permitan incrementar la productividad y eliminen deficiencias existentes en las operaciones.
2.1.3.3 Enfoques primordiales del análisis de operaciones
El análisis de una operación puede seguir una secuencia de pasos, como la descrita a en la página siguiente.
Definir el propósito de la operación: Antes de mejorar una operación, debe
estudiarse la posibilidad de eliminarla o combinarla, para reducir costos y optimizar recursos.
Diseño de partes: Se pretende reducir el número de partes que conforma el
diseño para hacerlo más sencillo, también es recomendable tener componentes comunes para la variedad de productos que se producen, utilizar mejores materiales, reducir el número de operaciones.
Tolerancias y especificaciones: Se refieren a las normas dentro de las que
deben estar los límites de producción, para poder cumplir con los estándares establecidos y crear un producto de calidad. Al tener controlado algún proceso de la organización se pueden liberar las tolerancias, pues se puede confiar en la exactitud de las operaciones.
Material: Se debe estar seguro de la clase de material que se usará en
determinada operación, pues éste debe cumplir con las especificaciones que requiere el proceso para su fácil manufacturación, además su costo no debe ser oneroso. Debe ser proveído en la cantidad adecuada y en el tiempo preciso, evitando tener problemas en el flujo del proceso, generando un producto de calidad.
Secuencia y procesos de manufactura: Se debe hacer uso de la tecnología,
herramientas e instalaciones adecuadas que faciliten la secuencia de los procesos de manufactura, optimizando tiempo y recursos.
12 Preparaciones y herramientas: En cuanto a las herramientas, se debe contar
con la cantidad óptima que permita incurrir en un costo mínimo, pero que satisfaga los requerimientos de los procesos de manufactura, brindándole al trabajador comodidad al efectuar su trabajo.
Manejo de materiales: Se refiere a llevar un control de los materiales,
tomando en cuenta el movimiento del material de un área a otra, el tiempo específico en que se necesita el material, la cantidad óptima, el lugar de entrega y el espacio de almacenamiento requerido, la calidad del material no debe pasar desapercibida ya que permitirá que el procesamiento sea fácil y el producto terminado cumpla con las especificaciones.
Distribución de la planta: La distribución de la planta dependerá del tipo de
producto y proceso que se realice, es mejor planificar la distribución en papel y realizarle las modificaciones necesarias antes de llevar a cabo la materialización y puesta en marcha de dicho diseño. La distribución de planta debe tomar en cuenta la cantidad de productos que se desea generar, la calidad y el costo.
Diseño del trabajo: El desarrollo del trabajo dentro de una organización debe
estar regido por ciertos principios que permitan a la empresa cumplir con las leyes establecidas por la nación e internacionalmente, además de procurarle al trabajador un desenvolvimiento seguro en sus tareas, disminuyendo los costos por accidentes y enfermedades de los empleados. Los principios que se toman en cuenta en el diseño de trabajo se refieren al cuerpo humano, a las herramientas y condiciones del ambiente laboral que permitirán que el trabajador se sienta cómodo y seguro desarrollando las actividades que le corresponden dentro de la organización.
13 2.1.4. Manuales de Procesos y Procedimientos
2.1.4.1 Definición
El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne la normas básicas (y no tan básicas) de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
Para hablar de manera concreta, podríamos decir que en una empresa en donde no se aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarán seguramente uno o varios síntomas mencionados aquí como los más comunes:
Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y
delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo (simulación de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le “echará la culpa al vecino”.
No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en
el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sanción por retrasos, el holgazán seguramente alegará falta de reglas, y dirá que “él no sabía”.
14 No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos
permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al máximo e proceso de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.
No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la
administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).
2.1.4.2. Importancia
Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.
En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la
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aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.
2.1.4.3. Características del Manual
Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita
flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas
intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización
2.1.4.4. Aplicación de los Manuales
La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de
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planeación como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las siguientes funciones básicas del manual de procesos:
• El establecimiento de objetivos
• La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. • La evaluación del sistema de organización.
• Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. • Las normas de protección y utilización de recursos.
• La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
• La generación de recomendaciones.
• La creación de sistemas de información eficaces. • El establecimiento de procedimientos y normas.
• La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
• El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
• La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos. Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima importancia en la organización, y son fundamentales para la correcta gestión de la empresa.
2.1.4.5. Contenido del Manual
El manual de procedimientos debe poseer en su contenido, los conceptos claros de: Misión, visión, estrategia, políticas, valores, principios, objetivos, funciones, productos o servicios.
2.1.4.6. Tipos de manuales:
• Manual de bienvenida • Manual de políticas
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• Manual de descripción de puestos • Manual de normas y procedimientos • Manual de Calidad
2.1.5 Manual de procedimientos de operaciones
2.1.5.1 Importancia de la elaboración de un manual de procedimientos para el control de inventario
El control de las actividades de inventario puede llevarse a cabo fácilmente aplicando manuales de procedimientos que detallen la forma en que se realizan las actividades, dónde y quién las ejecuta, qué registros se llevan a cabo y demás información importante relacionada con los procedimientos.
La implementación de manuales de procedimientos dentro de las organizaciones provee al nuevo trabajador la inducción para que conozca el proceso y la forma en que debe realizar sus tareas designadas. La información brindada por los manuales de procedimientos permite a la empresa tener una herramienta escrita que describa el flujo de un proceso o de operaciones.
2.1.6 Sistema de control
2.1.6.1 Importancia de un sistema de control
La aplicación de un sistema de control a lo largo de un proceso dentro de una organización radica en obtener una prevención de riesgos, evaluación de características de control y toma de acciones encaminadas a eliminar o disminuir los efectos negativos que se estén presentando en el proceso.
2.1.6.2 Tipos de control
El control en una organización se puede clasificar en diferentes modalidades, siendo la más común la que divide al control como preventivo y correctivo.
18 Control preventivo: Intensifica las acciones protectoras y provisorias que
eliminan o disminuyen los errores.
Control correctivo: Elimina o disminuye los efectos causados al presentarse
los problemas o fallas que generan desperdicios, costos y discontinuidades (paros) en la marcha de la organización.
2.1.6.3 Proceso de control
Para facilitar la evaluación del desempeño de las operaciones de una empresa se puede seguir el siguiente ciclo de control, que permitirá cumplir con los estándares establecidos y evitar vicisitudes adversas.
Seleccionar el sujeto de control: El sujeto de control puede estar en
cualquier parte de un sistema, es decir en las entradas (insumos), en el proceso (operaciones, equipo, producto) y en las salidas (estándares, producto, clientes).
Desarrollar la meta del sujeto de control: Las metas y objetivos deben
representar la situación deseada en términos claros, reales y específicos.
Elegir la unidad de medida: Se debe determinar una unidad de medida ya
sea para características tangibles de producción, como intangibles de servicios. Se pretende trabajar bajo un mismo sistema de medición que facilite y estandarice el control.
Creación de un medio para medir el sujeto de control: El objetivo es crear
un sensor que pueda medir al sujeto en términos de la unidad de medida ya establecida.
Medir al sujeto de control durante el proceso o al final de éste: Se debe
medir el desempeño real del sujeto aplicando el sensor de medición en el punto o puntos críticos que necesiten ser evaluados o mejorados.
19 Evaluación de la variación entre el desempeño real y la meta establecida:
Es necesario interpretar la diferencia entre los estándares deseados y el desempeño real, ya que el análisis e interpretación formarán base fundamental para la toma de decisiones.
Elegir las acciones necesarias: Al tomar las medidas de acción necesarias se
hace uso de herramientas para poder llevarlas a cabo y obtener los resultados deseados.
2.1.7 Antecedentes del Inventario
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el
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lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la conclusión correcta por rezones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar. Por lo general creen que mientras más mejor.
2.1.8 Inventario
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
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vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
2.1.8.1 Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
2.1.8.1.1 Inventarios de Materia Prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a
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un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
2.1.8.1.2 Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.
Una de las características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
2.1.8.1.3 Inventarios de productos terminados
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por la demanda.
2.1.8.1.4 Inventarios de materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo
de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
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• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las
maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
2.1.8.1.5 Inventario de seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el provisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.
2.1.8.2 Características y Análisis del Inventario
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son:
• Materia Prima
• Productos en proceso
• Productos terminados
• Suministros, repuestos
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor
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calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.
2.1.8.3 Control de Inventario
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo pero el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Planeamiento.- La base para planear la producción y estimar las necesidades
en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones
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actuales.
Compra u Obtención.- En la función de compra u obtención se distinguen
normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
Recepción.- Debe ser responsable de lo siguiente:
• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la
recepción y aceptación.
• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos)
u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
Almacenaje.- Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas
(ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
Producción.- Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo
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a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.
Embarques.- Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no
forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de
órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
Contabilidad.- Con respecto a los inventarios, es mantener control contable
sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
2.1.8.4 Métodos de Control de Inventario
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de
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los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
1. Fijación de existencias máximas y mínimas
• Índices de Rotación
• Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en
juego
• Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como
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estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.
2.1.8.5 Control interno sobre inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, o cual conduce a pérdidas en ventas.
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos
