MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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í

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

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Í n d i c e í Manual de Organización Presentación...I Antecedentes...II Marco Jurídico...III Atribuciones...IV Organigrama...V Descripciones de Puestos...VI

Jefe de la Unidad Administrativa...1

Jefe del Departamento de Recursos Financieros...6

Jefe de la Oficina de Control Presupuestal...10

Analista ... ...14

Jefe de la Oficina de Control Financiero...17

Analista ...20

Jefe de la Oficina de Contabilidad... 23

Analista ...26

Cajero...29

Jefe del Departamento de Recursos Humanos...32

Jefe de la Oficina de Nómina...36

Analista ...39

Jefe de la Oficina de Administración de Personal...42

Analista ...45

Jefe del Departamento de Recursos Materiales...48

Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios...52

Analista ...56

Jefe de la Oficina de Transportes...59

Analista ...63

Jefe de la Oficina de Adquisiciones...66

Analista...70

Jefe del Departamento de Informática...73

Jefe de la Oficina de Desarrollo de Aplicaciones...77

Analista ...80

Jefe de la Oficina de Soporte Técnico...83

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Í n d i c e

í

Manual de Organización Jefe de la Oficina de Información y Diseño...89 Diseñador Gráfico...92 Directorio...VII Firmas de autorización...VIII

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Presentación

í

Manual de Organización

pliquen responsabilidad administrativa.

presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004, establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que precise las disposiciones jurídicas que rigen su actuación, que defina el esquema de organización, que puntualice las funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de cada una de las áreas y puestos que las integran. Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Organización de la Unidad Administrativa, que sin duda coadyuva a cumplir efectivamente las atribuciones y facultades que le confiere la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección General de Desarrollo Administrativo, y constituye una herramienta que guía y apoya el desempeño del área. El Manual está integrado por:

* Antecedentes, donde se escriben los cambios organizacionales y funcionales que ha experimentado el área desde su creación.

* Marco Jurídico, en el que se mencionan los documentos que norman su funcionamiento y el ejercicio de sus atribuciones.

* Atribuciones, que refiere aquellas asignadas en el Reglamento Interior. * Organigrama, que muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

* Descripciones de puestos, apartado que contempla la identificación, las funciones y las relaciones de coordinación de los puestos hasta el nivel mínimo sustantivo.

* Directorio, que enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

*Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.

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Antecedentes

í

Manual de Organización El 12 de octubre de 1993 se publica por vez primera el Reglamento Interior de la Contraloría General estableciendo en su Artículo 12 las atribuciones de la Coordinación Administrativa, responsable del despacho de los asuntos relativos a los recursos humanos, recursos financieros y recursos materiales.

En la publicación del 11 de mayo de 1999, el Artículo 5 eleva al rango de Dirección General a la Coordinación encargada de la administración y las finanzas, permaneciendo con esta denominación hasta el 25 de marzo del 2002, fecha en la que el Titular del Poder Ejecutivo, Lic. Miguel Alemán Velazco, determinó la publicación del Decreto por el que se Homologan, Readscriben y Suprimen Diversas Áreas de la Administración Pública del Estado, documento que dicta en su primer artículo que todas las áreas administrativas de las Dependencias del Ejecutivo pasan a ser Unidades Administrativas siendo el nivel inmediato inferior el de Jefaturas de Departamento, así mismo en su Artículo 3 señala que las áreas de Informática de las Dependencias del Ejecutivo, formarán parte de la estructura de las Unidades Administrativas con un nivel equivalente al de Jefatura de Departamento, lo anterior da sustento y formalidad a las funciones que actualmente ejecuta la Unidad Administrativa de la Contraloría General.

El 20 de marzo de 2003 se publica el actual Reglamento Interior de la Contraloría General que en su Artículo 6 especifica que para el ejercicio de las funciones, atribuciones y despacho de los asuntos de su competencia, la Contraloría General contará con la Unidad Administrativa entre otras áreas básicas, considerando en el Capítulo IX, Artículo 17 las atribuciones que le corresponden.

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Marco Jurídico

í

Leyes:

* Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. * Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave.

* Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz.

* Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Llave.

* Ley Estatal del Servicio Civil.

* Ley de Ingresos para el Estado de Veracruz-Llave. * Ley de Obras Públicas del Estado de Veracruz-Llave. * Ley Federal del Trabajo.

Códigos y Decretos:

* Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz-Llave. * Código Financiero para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. * Código de Ética para los Servidores Públicos del Estado de Veracruz-Llave.

* Decreto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado Libre y Soberano de Veracruz Llave para el Ejercicio Fiscal.

* Decreto por el que se Homologan, Readscriben y Suprimen Diversas Áreas de la Administración Pública del Estado.

Reglamentos:

* Reglamento Interior de la Contraloría General.

* Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas del Gobierno del Estado de Veracruz-Llave.

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A t r i b u c i o n e s

í

Manual de Organización De acuerdo al Artículo 17 del Reglamento Interior de la Contraloría General publicado el 20 de marzo del 2003, a la Unidad Administrativa le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

• Proponer a la aprobación del titular políticas, bases y lineamientos para la organización presupuestal y administrativa de la dependencia;

• Por acuerdo del Contralor General, organizar y coordinar las actividades administrativas de la Depen-dencia;

• Revisar la eficiencia de los servicios administrativos que proporciona en apoyo a los programas de las áreas operativas, y proponer al Contralor General medidas para su mejoramiento;

• Mantener actualizados y en orden los archivos, efectuar su depuración, mantener actualizado su regis-tro, procurando que los documentos se concentren en forma clasificada y catalogada, disponiendo lo necesario para su preservación;

• Elaborar el proyecto del presupuesto de egresos de la Dependencia de acuerdo con la normatividad de la materia y los Lineamientos que emita la Secretaría de Finanzas y Planeación, y someterlo a la consideración del Contralor General;

• Llevar el control presupuestal y contable de acuerdo con los lineamientos que emita la Secretaría de Finanzas y Planeación;

• Elaborar el cierre presupuestal y contable con los informes de avance presupuestal y los estados finan-cieros correspondientes, los que se deben presentar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en forma y tiempo requeridos, sin perjuicio de lo dispuesto por las leyes de la materia;

• Realizar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones presupuestales de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación;

• Resguardar, conservar y custodiar toda la documentación contable y presupuestal consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentación comprobatoria y justificatoria del gasto público;

• Integrar y remitir a la Secretaría de Finanzas y Planeación, para el requerimiento del pago correspon-diente, los expedientes de rescisión de contratos en los que se haya otorgado garantías de cumplimien-to a favor del Gobierno del Estado;

• Establecer, por acuerdo del Contralor General, las normas, lineamientos y políticas en materia de selección, contratación, capacitación, desarrollo, sueldos y salarios del personal de la Dependencia;

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Organigrama í Manual de Organización UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE NOMINA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES OFICINA DE TRANSPORTES OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE DESARROLLO DE APLICACIONES DEPARTAMENTO DE INFORMATICA OFICINA DE SOPORTE TECNICO OFICINA DE INFORMACION Y DISEÑO ENLACES ADMINISTRATIVOS

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í

DESCRIPCIONES

DE PUESTOS

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Funciones

27.- Celebrar contratos de prestación de servicios y de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, de acuerdo a las necesidades de las áreas, conforme a la normatividad establecida en la materia.

28.- Vigilar y coordinar la prestación de servicios de sistematización de datos, soporte técnico y asesoría informática que requieran las áreas de la Contraloría General.

29.- Autorizar y vigilar la ejecución del programa de mantenimiento y la actualización a la infraestructura informática de la Contraloría General.

30.- Planear, diseñar e implementar el sistema de red de comunicación interna de datos, en la Contraloría General.

31.- Definir y establecer la normatividad para el desarrollo, operación y evaluación de los sistemas informáticos de la Dependencia

32.- Establecer en el ámbito de su competencia mecanismos de simplificación administrativa en apego al Programa Veracruzano de Desarrollo Administrativo y en coordinación con la Dirección General de Desarrollo Administrativo.

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Identificación

Ubicación en la estructura orgánica Descripción general

Elaboración Autorización

Autorización

Fecha Elaboración Revisión

Unidad Administrativa

Sept./2003 Contralor General

Autorización

í

Dirección General de Desarrollo Administrativo Sept./2003

Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Jefe inmediato: Jefe de la Unidad Administrativa.

Subordinados Jefe de la Oficina de Control Presupuestal, inmediatos: Jefe de la Oficina de Control Financiero,

Jefe de la Oficina de Contabilidad y Cajero.

Suplencia en caso

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Unidad Administrativa, previo acuerdo con el Contralor General.

El titular de este puesto es responsable de integrar el Proyecto de Presupuesto y el Programa Operativo Anual, del cumplimiento de la normatividad y procedimientos establecidos para la correcta y transparente aplicación del presupuesto, de emitir mensualmente los estados financieros, de conservar y custodiar los documentos contables y presupuestales, de controlar el fondo revolvente, así como de supervisar los movi-mientos de las cuentas bancarias y establecer las medidas de control para el manejo de información en los sistemas. OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL OFICINA DE CONTROL FINANCIERO UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS CAJA

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Funciones

1.- Integrar el Proyecto de Presupuesto y el Programa Operativo Anual de la Contraloría General, con apego a la legislación vigente así como a los criterios, manuales y lineamientos que determine la Secretaría de Finanzas y Planeación.

2.- Supervisar el ejercicio del presupuesto autorizado a la Contraloría, de acuerdo con la programación y normatividad establecidas en la materia.

3.- Analizar y revisar la información programática, presupuestal y financiera de la Contraloría General, para establecer procedimientos que se utilizarán en la correcta y transparente aplicación de los recursos autoriza-dos a las Unidades Presupuestales.

4.- Realizar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones presupuestales de acuerdo a la normatividad vigente.

5.- Elaborar y sustentar las propuestas de ampliación presupuestal que de acuerdo a las necesidades de la Contraloría General sean necesarias realizar, a fin de que sean presentadas a la autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

6.- Informar mensualmente a las Unidades Presupuestales de la Contraloría General, el avance en el ejercicio del presupuesto asignado para el control de la disponibilidad presupuestal.

7.- Resguardar la documentación contable y presupuestal de la Contraloría General durante el período esta-blecido para su conservación, así como mantener actualizado el sistema de operación de archivos financie-ros.

8.- Coordinar el proceso de emisión y entrega de cheques a proveedores y prestadores de servicios de la Contraloría General, a fin de efectuar con oportunidad los pagos correspondientes.

9.- Programar y verificar el pago correcto y oportuno a proveedores y prestadores de servicios por concep-to de adquisiciones, arrendamienconcep-tos y servicios diversos proporcionados a la Contraloría General.

10.- Controlar el fondo revolvente para la atención oportuna de las necesidades que requieren las áreas de trabajo, así como supervisar la comprobación correcta.

11.- Vigilar el registro presupuestal y contable de los egresos e ingresos realizados en el ejercicio, con apego a la normatividad establecida en la materia.

12.- Coordinar los procesos mensuales y anuales de cierre presupuestal y contable para mantener actualiza-dos los movimientos que afectan el presupuesto.

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Funciones

13.- Emitir mensualmente los Estados Financieros de la Contraloría General con el registro de las opera-ciones financieras y contables para su presentación a la Secretaría de Finanzas y Planeación y coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.

14.- Vigilar el registro correcto de los movimientos bancarios efectuados, así como la emisión mensual de las conciliaciones bancarias y los reportes correspondientes.

15.- Proponer medidas para el mejoramiento de trámites financieros, con el propósito de facilitar y agilizar la operación financiera de la Dependencia.

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Coordinación interna

CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe de la Unidad Administrativa.

2.- El personal subordinado.

3.- Los titulares de las Direcciones Generales, Di-rección, Coordinaciones, Subdirecciones, Contralorías Internas y demás áreas administrati-vas.

1.- Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3. - Solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades.

1.- Tratar asuntos relacionados con los movimien-tos de afectación, la emisión de los estados finan-cieros y la radicación de recursos.

2.- Solicitar y recibir información sobre el manejo de las cuentas bancarias.

3.- Tratar asuntos relacionados con los pagos por concepto de adquisiciones, arrendamientos y pres-tación de servicios.

1.- La Secretaría de Finanzas y Planeación.

2.- Las Instituciones Bancarias.

3.- Los proveedores de bienes y los prestadores de servicios.

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Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal. Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Subordinados

inmediatos: Analista.

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

El titular de este puesto es responsable de integrar el Proyecto de Presupuesto y el Programa Operativo Anual, de operar el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz para la emisión de reportes, conciliaciones bancarias, estados financieros y registro de pólizas, afectaciones, transferencias y recalendarizaciones, así como el cumplimiento de la normatividad establecida en materia de presupuestación y ejercicio de recursos. OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL ANALISTA DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL FINANCIERO CAJA

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Funciones

1.- Realizar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones presupuestales autorizadas por su jefe inmediato para solicitar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la suficiencia y ministración de recursos que permita atender con oportunidad las necesidades de las áreas de trabajo.

2.- Elaborar el Proyecto de Presupuesto para programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal, considerando los pro-gramas de trabajo y las metas a alcanzar por las Unidades Presupuestales de la Contraloría General. 3.- Integrar el Programa Operativo Anual de las Unidades Presupuestales para evaluar los avances de pro-gramas y acciones institucionales y determinar el cumplimiento de metas.

4.- Verificar el cumplimiento de la normatividad establecida en la solicitud de recursos recibida de las áreas de trabajo de la Contraloría General, para su afectación presupuestal y trámite ante la Secretaría de Finanzas y Planeación en el caso de telefonía celular, convencional y energía eléctrica y a la Coordinación de Comuni-cación Social por concepto de promoción.

5.- Realizar las observaciones necesarias para los ajustes presupuestales de acuerdo a las necesidades operativas de las áreas y a los lineamientos establecidos en la materia.

6.- Elaborar los Estados Financieros del presupuesto de gasto corriente para analizar los registros contables, facilitar la toma de decisiones y presentarlos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para la integración de la cuenta pública del Gobierno del Estado.

7.- Integrar los Reportes del Avance Presupuestal con el registro de movimientos al presupuesto de gasto corriente y apoyar a las Unidades Presupuestales para la toma de decisiones de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.

8.- Operar eficientemente el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev) para la emisión oportuna de reportes, pólizas y conciliaciónes bancarias del presupuesto de gasto corriente. 9.- Verificar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados de cuenta bancarios para confirmar los saldos de afectaciones y ministración oportuna de recursos.

10.- Clasificar correctamente el gasto y verificar la disponibilidad presupuestal para la atención y cumpli-miento en tiempo y forma de los programas.

11.- Operar el Sistema Cash-Windows para realizar la protección de cheques de gasto corriente y nómina, analizar los movimientos bancarios y emitir estados de cuenta.

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Funciones

12.- Elaborar en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos la declaración mensual y anual por concepto de retenciones de impuestos (sueldos, salarios, honorarios y rentas) para presentarla ante la Secretaría de Finanzas y Planeación.

13.- Conservar y resguardar los documentos del área en archivo para consulta y respaldo de los movi-mientos que afectan al presupuesto de la Contraloría General.

14.- Realizar el trámite de la solicitud y comprobación de recursos ante la Secretaría de Desarrollo Social para la ejecución del Programa de Empleo Temporal.

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CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe del Departamento de Recursos

Financieros.

3.- El Departamento de Recursos Humanos.

4.- El Departamento de Recursos Materiales.

5.- Las diversas áreas de la Contraloría General.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3.- Coordinar la integración de los recursos y las afectaciones que se requieran para la integración y disponibilidad de la nómina de la Contraloría General.

4.- Conciliar los montos registrados por concepto de activos fijos.

5.- Recibir y operar los movimientos de transferencias y recalendarizaciones del presupuesto.

1.- Tratar asuntos relacionados con la declaración de impuestos, afectación presupuestal, la realiza-ción de transferencias, recalendarizaciones y am-pliaciones, así como los cierres contables men-suales y anuales.

2.- Conciliar los movimientos bancarios de las cuentas de nómina y de gasto corriente.

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Identificación

Autorización

Unidad Administrativa Manual de Organización Sept./2003 Contralor General Autorización í Dirección General de Desarrollo Administrativo Sept./2003

Nombre del puesto: Analista.

Jefe inmediato: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal. Subordinados

inmediatos: Ninguno.

El titular de este puesto es responsable de verificar que los documentos presentados para solicitar y compro-bar recursos cumplan con los requisitos establecidos, de capturar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones en el Siafev, así como emitir los reportes que correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del Programa Operativo Anual y de los documentos generados en el área de trabajo.

ANALISTA OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL FINANCIERO CAJA

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Funciones

1.- Revisar que las solicitudes-comprobación de recursos y la documentación soporte cumplan con los requisitos y normatividad vigente para realizar las afectaciones al presupuesto.

2.- Registrar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev) las afecta-ciones, transferencias y recalendarizaciones para emitir los reportes presupuestales que requiera su jefe in-mediato.

3.- Registrar en el Siafev los movimientos de cheques emitidos y entregados en la Caja para actualizar los egresos que se presentan.

4.- Integrar las pólizas con el registro del sello de pagado en el archivo de documentos contables.

5.- Registrar y controlar los documentos generados y recibidos en la Oficina, para mantener actualizado el archivo con información oportuna y completa para análisis y toma de decisiones.

6.- Resguardar las formas valoradas de gasto corriente y preparar la comprobación de las mismas, a fin de efectuar los pagos correspondientes.

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CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe de la Oficina de Control Presupuestal.

2.- La Oficina de Control Financiero.

3.- La Caja.

2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes-com-probación de recursos para realizar las afectacio-nes correspondientes.

3.- Validar los cheques emitidos y entregados a sus beneficiarios.

1.- Tratar asuntos relacionados con la declaración de impuestos, afectación presupuestal, la realiza-ción de transferencias, recalendarizaciones y am-pliaciones, así como los cierres contables men-suales y anuales.

(22)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Control Financiero.

Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Subordinados

El titular de este puesto es responsable de dar seguimiento a la comprobación de los recursos con los que operan las Unidades Presupuestales de la Contraloría General; así como de verificar que las diversas áreas den cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Manual de Viáticos y en los Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos Bajo Criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal.

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS ANALISTA CAJA

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Funciones

1.- Verificar que los formatos establecidos para solicitar y comprobar recursos y la documentación soporte, cumplan con los requisitos que se especifican en los Lineamientos Internos de Recursos Financieros, en el Código Financiero, en el Código Fiscal de la Federación (Art. 29A) y en la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

2.- Revisar que los trámites de pago cuenten con disponibilidad presupuestal para la emisión del cheque que corresponda.

3.- Informar con oportunidad a las áreas de la Contraloría General en el caso de devolución de trámites, de los requisitos pendientes por cumplir o integrar para su correción o adecuación.

4.- Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a las disposiciones del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.

5.- Revisar que los requisitos internos establecidos para la entrega y comprobación de los recursos en efectivo se registren en forma completa y correcta en el Vale de caja.

6.- Revisar y tramitar la asignación y reposición de fondo revolvente, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. 7.- Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan con los registros del Siafev y del Sistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mes y de los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.

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CON PARA

Finan-cieros.

3.- La Oficina de Contabilidad y la Oficina de Control Presupuestal.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3.- Remitir y dar seguimiento a las solicitudes de gastos a comprobar y comprobación de recursos. 4.- Atender las solicitudes referentes a la compro-bación de recursos.

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Identificación

Autorización

Unidad Administrativa Manual de Organización Sept./2003 Contralor General Autorización í Dirección General de Desarrollo Administrativo Sept./2003

Jefe inmediato: Jefe de la Oficina de Control Financiero. Subordinados

El titular de este puesto es responsable de recibir, revisar y analizar las solicitudes de los recursos que las diversas áreas de la Contraloría General requieran, de elaborar las solicitudes-comprobación de recursos necesarias para efectuar pagos directos; así como de verificar la disponibilidad presupuestal en las partidas para la autorización y liberación de los recursos.

ANALISTA OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CAJA

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Funciones

1.- Analizar las solicitudes de fondos a comprobar de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General, a fin de verificar su apropiada requisición.

2.- Recibir de las Unidades Presupuestales los Vales de Caja requeridos, con el objetivo de revisarlos, registrarlos y turnarlos al Cajero para su pago.

3.- Recibir y analizar las solicitudes de comprobación de recursos de las diversas áreas de la Contraloría General, a fin de verificar que se ajusten a las disposiciones contenidas en el Manual de Viáticos.

4.- Verificar los reportes del sistema de las Unidades Presupuestales, a fin de conocer el presupuesto ejercido y determinar la disponibilidad de los recursos en cada área de la Contraloría General.

5.- Elaborar solicitudes de comprobación, a fin de determinar gastos por comisión del personal de las diversas áreas de la Contraloría General.

6.- Elaborar solicitudes de recursos, a fin de efectuar pagos directos a los proveedores de bienes y servicios de la Contraloría General.

7.- Integrar el archivo de la documentación del área para apoyar en la oportuna toma de decisiones y elaboración de los reportes requeridos por el Departamento.

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CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe de la Oficina de Control Financiero.

2.- La Oficina de Contabilidad y la Oficina de Control Presupuestal.

2.- Dar seguimiento a las solicitudes de gastos a comprobar y conciliar los cierres presupuestales mensuales y anuales.

(28)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Contabilidad.

El titular de este puesto es responsable de operar los sistemas internos de contabilidad; de emitir los estados financieros correspondientes al manejo del fondo revolvente de la Contraloría General; de integrar los repor-tes de deudores por antigüedad de saldos; así como de coordinar actividades con el área de Caja y la Oficina de Control Financiero para el adecuado registro y control de la información.

OFICINA DE CONTABILIDAD ANALISTA OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CAJA

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Funciones

1.- Integrar mensualmente los Estados Financieros con información oportuna, confiable y veraz que permitan dar a conocer la correcta aplicación de los recursos utilizados en las diversas áreas de la Contraloría. 2.- Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias para apoyar la toma de decisiones de la Unidad Administrativa.

3.- Registrar oportunamente las comprobaciones que se generan con motivo de las solicitudes de recursos, a fin de mantener actualizada la información contable.

4.- Revisar y turnar las órdenes de pago y solicitudes de recursos necesarias al área de Caja para cubrir con oportunidad los pagos diversos que efectúa la Contraloría General por conceptos de adquisición o arrenda-miento de bienes y servicios.

5.- Coordinar de los archivos y resguardar la documentación contable durante los períodos legales de con-servación para la oportuna consulta y elaboración de reportes.

6.- Elaborar los reportes de ingresos federales para dar a conocer en todo momento los recursos captados por este concepto.

7.- Elaborar los reportes necesarios para dar a conocer la situación de los deudores por antigüedad de saldos.

8.- Llevar el listado de folios, a fin de conciliar el reembolso de gastos de fondo revolvente mediante ministración. 9.- Realizar todas aquellas actividades que coadyuven al correcto desempeño de sus funciones.

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CON PARA

Financieros.

3.- La Oficina de Control Financiero.

4.- La Oficina de Control Presupuestal.

5.- La Caja.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3.- Recibir las solicitudes-comprobación de recur-sos e información de deudores.

4.- Recepcionar el listado de cheques emitidos y de sujetos a comprobar.

5.- Entregar las solicitudes-comprobación de re-cursos, reportes bancarios e información sobre deudores.

In

(31)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Jefe inmediato: Jefe de la Oficina de Contabilidad. Subordinados

El titular de este puesto es responsable de llevar los registros contables mediante la elaboración de pólizas de todos los movimientos financieros que se generan en la Contraloría General, de integrar reportes financieros; así como de llevar el archivo de los estados financieros elaborados en el área.

ANALISTA OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CAJA

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Funciones

1.- Elaborar y registrar las pólizas de diario, ingresos y egresos, a fin de mantener actualizada la información contable generada por las áreas de la Contraloría General.

2.- Mantener actualizado los archivos de deudores, folios e ingresos federales, con el objetivo de preparar los informes que permitan al Departamento de Recursos Financieros apoyar al Jefe de la Unidad Administra-tiva en la oportuna toma de decisiones.

3.- Mantener actualizados los archivos contables, a fin de contar con la información necesaria que permita al Departamento de Recursos Financieros realizar consultas oportunas.

4.- Llevar el control y registro de los estados de cuenta bancarios de la Contraloría General, con el objetivo de verificar los diversos cargos que el banco efectúe.

5.- Recibir los seguimientos internos y documentación de la Oficina de Control Financiero, así como los reportes diarios de bancos de la Caja.

6.- Solicitar a las Instituciones Bancarias que correspondan los estados de cuenta mensuales, o en su caso las aclaraciones necesarias para realizar las conciliaciones bancarias.

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CON PARA

Coordinación externa

1.- El Jefe de la Oficina de Contabilidad. 1.- Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

1.- Instituciones Bancarias. 1.- Obtener estados de cuenta y/o comprobantes de movimientos.

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Identificación

Autorización

Unidad Administrativa Manual de Organización Sept./2003 Autorización í Dirección General de

Desarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre del puesto: Cajero.

presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

El titular de este puesto es responsable de resguardar y controlar los recursos financieros que a través de efectivo, cheques y documentos comprobatorios corresponden al desarrollo de las actividades de las áreas de trabajo, de entregar al personal de base y de contrato los cheques y notificaciones de pago y a los proveedores y prestadores los cheques que por concepto de adquisiciones y contratación de servicios corresponden, así como de reportar los movimientos bancarios que diariamente se ajustan por concepto de egresos e ingresos. DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTROL FINANCIERO OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL CAJA

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Funciones

1.- Emitir los cheques y las pólizas para el pago oportuno a los prestadores de servicios y proveedores de la Contraloría General y presentarlos a autorización de su jefe inmediato superior.

2.- Entregar al personal de la Contraloría General los cheques y notificaciones de pago que por concepto de sueldo les corresponden.

3.- Entregar a los proveedores y prestadores de servicios los cheques que por concepto de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios corresponden.

4.- Efectuar los depósitos bancarios de las ministraciones que corresponden a las Delegaciones Regionales de la Contraloría General, para la atención de los compromisos oficiales y autorizados.

5.- Elaborar y remitir diariamente al Jefe del Departamento de Recursos Financieros y a la Oficina de Contabilidad el Arqueo de Caja y los Reportes de Bancos correspondientes al manejo del fondo revolvente de la Contraloría General para su registro y seguimiento.

6.- Resguardar los archivos documentales del área de Caja para la oportuna consulta y elaboración de reportes.

7.- Establecer y dar seguimiento a los procesos y disposiciones normativas internas que permitan administrar oportuna y correctamente los recursos y servicios del área.

8.- Llevar un adecuado control interno sobre las actividades del área de Caja, a fin de mantener un correcto manejo del fondo revolvente.

(36)

CON PARA

1.- El Jefe del Departamento de Recursos Financie-ros

2.- La Oficina de Contabilidad.

3.- La Oficina de Control Presupuestal.

4.- El Departamento de Recursos Humanos.

5.- El personal y las áreas administrativas de la Contraloría General.

2.- Recibir los documentos para la elaboración de cheques, depósitos bancarios e informes de bancos para su registro contable.

3.- Emitir cheques y pago a proveedores con presu-puesto de gasto corriente.

4.- Realizar el pago al personal de la Contraloría General.

5.- Informar sobre el pago de gastos, vales de caja o cheques requeridos para el desempeño de sus fun-ciones.

1.- Los proveedores de bienes y prestadores de servicios. . La Secretaría de Finanzas y Planeación. . La Secretaría de Finanzas y Planeación. . La Secretaría de Finanzas y Planeación.

1.- Entregar los cheques que corresponden al pago de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

(37)

Funciones

1.- Proponer al Jefe de la Unidad Administrativa, las normas, los lineamientos y las políticas en materia de selección y contratación del personal de esta Dependencia.

2.- Supervisar que la contratación del personal de la Contraloría se realice en apego a las disposiciones normativas en la materia y de acuerdo con el perfil de cada puesto.

3.- Coordinar con la Secretaría de Finanzas y Planeación la definición del personal de los diferentes puestos de las áreas de la Contraloría.

4.- Integrar y actualizar el tabulador de sueldos y salarios de acuerdo a las funciones del personal.

5.- Diseñar, implementar, difundir y vigilar la observancia del Manual de Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos sobre el control de personal de la Dependencia.

6.- Supervisar el registro oportuno de los movimientos de altas, bajas, cambios, promociones, reubicaciones, licencias, permisos e incapacidades y demás incidencias en que incurra el personal de la Contraloría General, a fin de mantener actualizada la base de datos respectiva.

7.- Verificar la aplicación de los descuentos correspondientes a que se hagan acreedores los empleados de la Contraloría, con base en el Manual de Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos.

8.- Coordinar la elaboración de la nómina mensual de gratificaciones extraordinarias, a fin de efectuar los pagos correspondientes.

9.- Coordinar y supervisar el proceso de depósito en cuentas de nómina, correspondientes al pago del personal de la Contraloría General.

10.- Coordinar la integración de la bolsa de trabajo y el catálogo de plazas de la Contraloría para que las áreas operen con eficiencia.

11.- Supervisar el otorgamiento de las prestaciones que se establecen en materia de asistencia y seguridad social a los empleados de la Contraloría.

12.- Verificar la aplicación de sanciones a las que se hagan acreedores los empleados de la Contraloría conforme lo estipula la Ley Estatal del Servicio Civil.

13.- Coordinar la integración, actualización y resguardo de los expedientes del personal de la Contraloría, para su adecuado control.

(38)

Funciones

1.- Recibir de las Unidades Presupuestales de la Contraloría los movimientos del personal de nuevo ingreso, bajas, licencias y cambios de categorías.

2.- Operar el sistema de registro y control de nóminas del personal, a fin de mantener actualizados los movimientos de nómina de la Contraloría General.

3.- Elaborar el reporte de requerimiento de la nómina quincenal del personal por Unidad Presupuestal, para su autorización en la Secretaría de Finanzas y Planeación.

4.-Elaborar el Reporte de cifra control del requerimiento quincenal y turnarlo al Departamento de Recursos Financieros para solicitar la disponibilidad y ministración de recursos ante la Secretaría de Finanzas y Planeación. 5.- Integrar la nómina de base y de contrato en tiempo y forma para preparar el pago quincenal a los trabajadores.

6.- Emitir el resúmen programático de nómina para conocer el importe ejercido por cada Unidad Presupuestal de la Contraloría General.

7.- Verificar que la Secretaría de Finanzas y Planeación realice en tiempo y forma el déposito bancario de la nómina de base y de contrato para el pago oportuno al personal de la Contraloría General.

8.- Emitir los reportes que se generan producto de la nómina para su entrega a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

9.- Recibir del Cajero la comprobación de la nómina, con el objetivo de mantener actualizados los registros e informes que se remitan a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

10.- Entregar a través de un recibo, la nómina quincenal a cada Contraloría Interna, a fin de hacer los pagos correspondientes al personal.

11.- Calcular mensualmente el impuesto sobre la renta, a fin de elaborar los informes necesarios para la integración de la nómina.

12.- Remitir al Departamento de Recursos Financieros el reporte de la base gravable y del impuesto sobre la renta, a fin de que se efectúen el entero provisional sobre la nómina.

(39)

CON PARA

Humanos.

2.- El Departamento de Recursos Financieros

1.-Recibir instrucciones, proporcionar informa-ción y coordinar actividades.

2.- Llevar el control del presupuesto por con-cepto de sueldos y salarios.

3.- Recibir los movimientos de altas, bajas o cam-bios del personal adscrito a la Contraloría Gene-ral.

1.- La Secretaría de Finanzas y Planeación. 2.- Instituciones Bancarias.

1.- Coordinar todo lo relacionado a la nómina. 2.- Tratar asuntos relacionados con los depósi-tos de nómina o pago de cheques a los emplea-dos.

(40)

Identificación

Ubicación en la estructura orgánica Descripción General

Autorización

Autorización

í

Jefe inmediato: Jefe de la Oficina de Nómina. Subordinados

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recur-sos Humanos, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa._{El titular de este puesto es responsable de aplicar las actualizaciones y de colaborar en el control del proceso} de integración de la nómina del personal de base y contrato de la Contraloría General, de emitir los reportes de movimientos de personal, de aplicar los descuentos en que incurra el personal; así como de apegarse a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación en esta materia.

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ANALISTA OFICINA DE NÓMINA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

(41)

Funciones

1.- Elaborar los movimientos de personal y recabar la autorización del Titular de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Humanos a fin de proceder a efectuar los cambios necesarios y mantener actualizada la nómina de la Contraloría General.

2.- Dar de alta en el sistema de registro y control de nóminas los movimientos, a fin de actualizar los registros de nómina del personal de la Contraloría General.

3.- Requisitar el formato de movimiento de personal cuando existan cambios, con el objetivo de mantener actualizado el registro de la nómina de la Contraloría General.

4.- Elaborar e integrar los reportes de nómina necesarios, a fin de apoyar en la toma de decisiones al Depar-tamento de Recursos Humanos.

5.- Integrar la nómina del personal, a fin de que el pago se entregue a los trabajadores en tiempo y forma. 6.- Efectuar revisiones a la nómina, a fin de detectar posibles errores en los pagos a los trabajadores. 7.- Analizar los reportes de asistencia y puntulidad del personal, con el objetivo de efectuar los descuentos que procedan.

(42)

CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe del Departamento de la Oficina de

Nómina.

2.- La Oficina de Administración de Personal.

1.-Recibir instrucciones, proporcionar informa-ción y coordinar actividades.

2.- Solicitar los reportes de asistencias del personal de la Contraloría General.

(43)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Administración de Personal. Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Humanos. Subordinados

inmediatos: Analista,

Auxiliar Administrativo.

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recur-sos Humanos, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa._{El titular de este puesto es responsable de llevar el control y coordinar las actividades relacionadas con el} reclutamiento, selección, contratación, control y movimientos del personal adscrito a la Contraloría General, así como mantener de manera esquematizada y ordenada un sistema de información de recursos humanos que permita apoyar en la toma de decisiones.

OFICINA DE NOMINA OFICINA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL ANALISTA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

(44)

Funciones

1.- Apoyar al Departamento de Recursos Humanos en la definición de criterios que permitan implementar medidas de control en materia de reclutamiento, selección y contratación de personal.

2.- Gestionar ante las instancias correspondientes las prestaciones otorgadas al personal de la Contraloría General, así como de llevar un registro de las mismas, con el objetivo de aplicar oportunamente lo dispuesto en la legislación en la materia.

3.- Coordinar las actividades correspondientes al reclutamiento y selección de los recursos humanos a fin de cubrir las necesidades de personal en las diversas áreas de la Contraloría General.

4.- Coordinar la bolsa de trabajo de la Contraloría General, a fín de contar con una base de datos confiable que permita detectar y reclutar al personal idóneo.

5.- Efectuar las actividades relacionadas con los movimientos de los recursos humanos; altas, bajas y cam-bios, a fín de actualizar la base de datos del personal adscrito a la Contraloría General.

6.- Coordinar los cursos de inducción para dar la bienvenida al personal que se integra a la plantilla de la Contraloría General.

7.- Aplicar las medidas de control de asistencias e incidencias determinadas por el Departamento de Recur-sos Humanos, a fin de cumplir con los Lineamientos que en esta materia establezca la Unidad Administrativa. 8.- Reportar al Jefe del Departamento de Recursos Humanos las incapacidades del personal adscrito a la Contraloría General, a fin de que sean autorizadas.

9.- Coordinar los eventos culturales y deportivos que permitan propiciar la convivencia y la recreación del personal de la Contraloría General.

10.- Elaborar semestralmente el programa de supervisión a los recursos humanos de las Delegaciones Re-gionales y los Órganos Internos de Control, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Manual de Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos.

11.- Llevar el registro y control de los expedientes del personal que labora en la Contraloría General con el objetivo de contar con la información documental necesaria que respalde los trámites de prestaciones otor-gadas al mismo.

(45)

CON PARA

Humanos.

3.- La Oficina de Nómina.

4.- La Subdirección de Programas de Profesionalización.

1.- Recibir instrucciones, proporcionar informa-ción y coordinar actividades.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y propor-cionar información, así como coordinar activida-des.

3.- Informar de los movimientos de personal para realizar las afectaciones correspondientes a la nómina.

4.- Coordinar las actividades referentes a la capacitación e inducción del personal.

1.- La Secretaría de Finanzas y Planeación. _{1.- Realizar los trámites de afiliación al Instituto} Mexicano del Seguro Social.

(46)

CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe de la Oficina de Administración de

Personal.

2.- La Oficina de Nómina.

3.-El personal de la Contraloría General.

1.- Recibir instrucciones, proporcionar informa-ción y coordinar actividades.

2.- Remitir mensualmente los reportes de des-cuentos de personal.

3.- Para recibir las solicitudes de permisos y dar seguimiento a las Políticas y Lineamientos Internos de Recursos Humanos.

1.- Aspirantes a laborar en la Contraloría General. 1.- Realizar entrevistas para la selección de personal.

(47)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Jefe inmediato: Jefe de la Unidad Administrativa.

Subordinados

inmediatos: Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios, Jefe de la Oficina de Transportes y

Jefe de la Oficina de Adquisiciones. Suplencia en caso

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe de la Unidad Administrativa, pre-vio acuerdo con el Contralor General.

El titular de este puesto es responsable de atender las solicitudes de adquisiciones, arrendamientos y contra-tación de servicios que presentan las áreas de la Contraloría General, del mantenimiento, reparación o remodelación de las instalaciones, mobiliario, equipo e inmuebles asignados, de mantener en óptimas condiciones de operación las unidades del padrón vehicular, de la actualización de los registros de los inventarios, así como de coordinar las adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios a través de los procedimientos de compra directa, licitación simplificada y licitación pública, así como de realizar las sesiones del Subcomité de Adquisiciones y Obra Pública y de las custodias de los documentos que se originen. OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE TRANSPORTES UNIDAD ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE INFORMATICA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

(48)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

Subordinados inmediatos: Analista, Almacenista, Supervisor, Auxiliar Administrativo y Recepcionista. Suplencia en caso

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Materiales, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

El titular de este puesto es responsable de coordinar, organizar, supervisar, controlar y tomar las decisiones de las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de bienes muebles e inmuebles, así como de llevar a cabo el levantamiento y la actualización del inventario de los mismos, verificar que los controles establecidos en los servicios de fotocopiado, vigilancia, estacionamiento, telefonía convencional y celular, suministro de agua purificada e intendencia sean utilizados para el buen desempeño de las diversas áreas de esta Dependencia.

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES ALMACENISTA SUPERVISOR ANALISTA ADMINISTRATIVO OFICINA DE TRANSPORTES AUXILIAR ADMINISTRATIVO RECEPCIONISTA OFICINA DE ADQUISICIONES

(49)

Funciones

1.- Coordinar la elaboración y actualización de los resguardos de los bienes muebles asignados a cada una de las áreas de la Contraloría General.

2.- Tramitar ante la Secretaría de Finanzas y Planeación la solicitud de códigos de barra para etiquetar y llevar un registro adecuado de los bienes muebles de la Contraloría General.

3.- Actualizar por lo menos cada seis meses el inventario de bienes muebles de la Contraloría General, a fin de contar con información confiable que permita el manejo y la evaluación de los bienes asignados.

4.- Verificar los movimientos de altas, bajas y transferencias del mobiliario asignado a las diferentes áreas que conforman la Contraloría, a fin de mantener actualizado el registro de inventario.

5.- Proponer las alternativas de contratación de servicios y arrendamiento de bienes inmuebles cuando sea necesario, para apoyar a la toma de decisiones con apego a la legislación vigente.

6.- Integrar el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles, con el objetivo de mantener un ambiente seguro y agradable en las diversas áreas de la Contraloría General. 7.- Supervisar las acciones de mantenimiento, remodelación, rehabilitación y ampliación de los bienes inmuebles de la Contraloría, para constatar el cumplimiento de las metas establecidas en el Programa Operativo Anual. 8.- Organizar la atención de las solicitudes de reparación de los bienes muebles y de las instalaciones que las diversas áreas de la Contraloría General presentan.

9.- Realizar el trámite para solicitar el pago de la contratación de servicios de mantenimiento a los bienes muebles y/o a las instalaciones de la Contraloría.

10.- Implementar las medidas de control interno que permitan consolidar la información de la operación de los servicios de las diversas áreas de la Contraloría General.

11.- Supervisar los servicios de limpieza y vigilancia a fin de que las diversas áreas de la Contraloría General se mantengan en condiciones apropiadas y seguras para operar.

12.- Supervisar e implementar medidas de control en el consumo de suministros y materiales para que el área de fotocopiado opere con funcionalidad.

13.- Supervisar que el área de recepción y atención a visitas cuente con el personal y los recursos necesarios, con el objetivo de brindarle un servicio apropiado a la ciudadanía.

(50)

Funciones

15.- Implementar las medidas de control necesarias para la administración de los inventarios de insumos y productos resguardados en el Almacén, así como de los bienes muebles con que cuenta la Contraloría General para el despacho de los asuntos que son de su competencia.

16.- Coordinar la elaboración del Catálogo de Artículos de Almacén, con el objetivo de facilitar a las áreas administrativas el llenado de las requisiciones de papelería.

17.- Controlar el suministro de los insumos y productos que requieren las áreas de trabajo para el óptimo desempeño de sus funciones.

18.- Atender los suministros requeridos de acuerdo a la disponibilidad de existencias, a fin de distribuir en tiempo y forma a las áreas administrativas los bienes materiales consumibles necesarios.

19.- Realizar el reporte de existencia del área de almacén, con el objeto de conocer las cantidades requeri-das por las áreas y controlar con base en los Lineamientos para el Ejercicio de los Recursos Públicos bajo criterios de Disciplina, Racionalidad y Austeridad Presupuestal el material de papelería y artículos de oficina con que se cuenta.

(51)

CON PARA

Materiales.

4.- La Oficina de Adquisiciones.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3.- Atender las solicitudes de requerimientos de prestación de servicios y de materiales consumibles. 4.-Solicitar la compra de materiales consumibles e insumos necesarios para prestar los servicios generales requeridos, así como para cubrir las requisiciones de materiales de cada una de las áreas de la Contraloría General.

1.- Los prestadores de servicios.

2.- Los proveedores de bienes.

1.- Solicitar y supervisar la prestación de servicios externos de mantenimiento.

2.- Coordinar el abastecimiento de materiales y suministros en el área de Almacén.

3.- Coordinar los requerimientos de servicios de telefonía convencional y celular, de energía eléctri-ca, así como mantener actualizado el Siafev (mó-dulo de almacenes e inventarios), mediante el re-gistro oportuno de altas, bajas y cambios de bie-nes muebles.

(52)

Identificación

Estructura organizacional Descripción general

Autorización

Autorización

í

Jefe inmediato: Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. Subordinados

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Materiales, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

El titular de este puesto es responsable de asignar el número de inventario a los bienes muebles, de entregar al usuario el bien en referencia y elaborar el resguardo correspondiente, además de asignar las etiquetas de código de barras para un control adecuado.

ALMACENISTA SUPERVISOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO RECEPCIONISTA ANALISTA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS

(53)

Funciones

1.- Elaborar los resguardos de los bienes muebles para contar con el registro actualizado de los usuarios responsables del bien así como de la ubicación de los mismos en las áreas de Contraloría.

2.- Registrar en el inventario de bienes muebles de la Contraloría General los movimientos de altas, bajas y transferencias de mobiliario y equipo.

3.- Asignar la etiqueta de código de barras a los bienes muebles de acuerdo al número de inventario. 4.- Verificar en las facturas que se reciben de los proveedores que entregan los bienes el número de folio, descripción del bien, así como su costo para asignar un número de inventario.

5.- Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles que son reportados al Departa-mento de Recursos Materiales por las áreas de trabajo.

(54)

CON PARA

Coordinación externa 1.- El Jefe de la Oficina de Servicios Generales y

Control de Inventarios.

2.- El personal del las áreas de trabajo de la Contraloría General.

2.- Atender los requerimientos de asignación y mantenimiento de bienes muebles.

1.- Los prestadores de servicios. 1.- Apoyar en el mantenimiento de bienes muebles así como de las instalaciones de las áreas de trabajo.

(55)

CON PARA

Materiales.

4.- La Oficina de Adquisiciones.

5.- El Departamento de Recursos Financieros.

2.- Transmitir instrucciones, solicitar y proporcio-nar información, así como coordiproporcio-nar actividades. 3. - Tramitar la asignación de vehículos, atender solicitudes de servicio y llevar el control de mante-nimiento.

4.- Proporcionar información sobre los los reque-rimientos de recursos y servicios para que sean adquiridos.

5.- Solicitar el pago a proveedores y prestadores de servicios.

2.- Los talleres externos.

3.- Los proveedores.

1.- Tratar asuntos relacionados con la actualiza-ción de resguardos, reposiactualiza-ción de placas y pago de derechos, así como las altas y bajas del padrón vehicular de la Contraloría General.

2.- Obtener cotizaciones y emitir órdenes de ser-vicios para efectuar mantenimiento y/o reparación de unidades vehiculares.

3.- Obtener cotizaciones y tramitar la compra y pago de refacciones.

(56)

CON PARA

1.- El Jefe de la Oficina de Transportes. 1.- Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

2.- Los proveedores y prestadores de servicios.

1.- Solicitar apoyo para los trámites de reposición de placas, actualización del padrón vehícular y de los registros de proveedores y prestadores de ser-vicios.

2.- Solicitar cotizaciones y recibir los documentos para trámite de pago.

(57)

Identificación

Autorización

Autorización

í

Nombre del puesto: Jefe de la Oficina de Adquisiciones.

Jefe inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Materiales. Subordinados

de ausencia temporal: El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

El titular de este puesto es responsable de llevar a cabo las adquisiciones de los bienes materiales e insumos que las áreas administrativas requieran para el adecuado desempeño de sus funciones apegándose a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave. OFICINA DE ADQUISICIONES OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES OFICINA DE TRANSPORTES ANALISTA