ELEMENTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA ELEMENTOS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA
El proceso de planeación estratégica que se presenta a continuación comprende cuatro
El proceso de planeación estratégica que se presenta a continuación comprende cuatro etapasetapas principales.
principales.
1.
1. Propósito básico o Propósito básico o misión:misión:Se define la razón sustantiva de nuestra actividad, así comoSe define la razón sustantiva de nuestra actividad, así como los valores que nos impulsan. También, se establece lo que deseamos llegar a
los valores que nos impulsan. También, se establece lo que deseamos llegar a ser en elser en el futuro - Visión.
futuro - Visión.
2.
2. Diagnósticos y escenarios:Diagnósticos y escenarios:Son análisis sobre los factores exteriores que nos afectanSon análisis sobre los factores exteriores que nos afectan tanto positivamente (oportunidades) como negativamente (amenazas); así como
tanto positivamente (oportunidades) como negativamente (amenazas); así como dede nuestras propias fuerzas y debilidades. Se incluyen también varias metodologías que nos nuestras propias fuerzas y debilidades. Se incluyen también varias metodologías que nos permitirán entender el entorno y medir nuestra capacidad de crear valor. Es en
permitirán entender el entorno y medir nuestra capacidad de crear valor. Es en esta etapaesta etapa que debemos buscar ver hacia el f
que debemos buscar ver hacia el f uturo y tratar de crear un escenario a mediano plazouturo y tratar de crear un escenario a mediano plazo (tres años) y otro a largo plazo (diez
(tres años) y otro a largo plazo (diez años).años).
3.
3. Objetivos y estrategias:Objetivos y estrategias:En esta etapa establecemos prioridades y especificamos queEn esta etapa establecemos prioridades y especificamos que deseamos o debemos entregar a tres grupos de interesados en
deseamos o debemos entregar a tres grupos de interesados en nuestra organización:nuestra organización: dueños, empleados y c
dueños, empleados y clientes. De igual manera, definimos estrategias generales (inversiónlientes. De igual manera, definimos estrategias generales (inversión y logro
y logro de una ventaja competitiva) y de una ventaja competitiva) y específicas (comercialización, operacionesespecíficas (comercialización, operaciones,, tecnología, personal y finanzas).
tecnología, personal y finanzas).
4.
4. Acciones estratégicas:Acciones estratégicas:En la última etapa se definen un conjunto limitado de accionesEn la última etapa se definen un conjunto limitado de acciones específicas que permiten aterrizar el proceso de planeación estratégica facilitando la específicas que permiten aterrizar el proceso de planeación estratégica facilitando la instrumentación, el control y el
instrumentación, el control y el seguimiento.seguimiento. E Elementos.lementos. 1. 1. MisiónMisión.. 2. 2. VisiónVisión.. 3.
3. Análisis y diagnóstico Análisis y diagnóstico..
4.
4. ObjetivosObjetivos..
5.
5. Factores de éxitoFactores de éxito..
PLANEACIÓN PLANEACIÓN
CONCEPTOS E IMPORTANCIA CONCEPTOS E IMPORTANCIA
Tanto los individuos como las
Tanto los individuos como las organizacioorganizaciones necesitan planear. La planeación es el nes necesitan planear. La planeación es el proceso básico de queproceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera
nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. Así mismo, la planeación esde conseguirlas. Así mismo, la planeación es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la
la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones máselección de las decisiones más adecuadas acerca de lo
adecuadas acerca de lo que se habrá de rque se habrá de realizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar elealizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
elemento riesgo y minimizarlo.
Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den dirección Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den dirección y propósito a la organización, que decidan qué deba hacerse, cuándo y cómo ha de hacerse y quién lo hará. y propósito a la organización, que decidan qué deba hacerse, cuándo y cómo ha de hacerse y quién lo hará. CONCEPTO.
CONCEPTO.
Se puede definir a la planeación como: "La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción Se puede definir a la planeación como: "La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la
para lograrlos, con base en la investigacióinvestigación y elaboración n y elaboración de un esquema detallado que habrá de un esquema detallado que habrá de realizarse ende realizarse en un futuro"
un futuro" EFICACIA. EFICACIA.
Para que la planeación sea
Para que la planeación sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:
y
y ¿Q¿Qué acción es necesaria?ué acción es necesaria? y
y ¿¿Por qué?Por qué? y
y ¿D¿Dónde?ónde? y
y ¿¿Cuándo?Cuándo? y
y ¿Q¿Quién debe hacerla?uién debe hacerla? y
y ¿¿Cómo debe hacerse?Cómo debe hacerse?
IMPORTANCIA. IMPORTANCIA.
Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:son:
y
y - Propicia el desarrollo de la empresa al - Propicia el desarrollo de la empresa al estableceestablecer métodos de r métodos de utilización racional de los recursosutilización racional de los recursos y
y - Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de
éxito
y - Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr las cosas y - Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea
y - Establece un sistema racional para la toma de decisiones
y - Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades y - Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
y - Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a través de las cuales operará la
empresa
y - Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación y - Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
y -Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos
de su tiempo y esfuerzo
y - Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión
y - La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dónde se dirigen
sus esfuerzos
y - Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
ETAPAS PARA PLANEAR.
y - Entender el problema
y - Obtener información completa sobre las actividades involucradas y - Analizar y clasificar los datos
y - Formular premisas de la planeación y - Formular planes alternativos
y - Elegir el plan
y -Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones y - Vigilar como progresa el plan propuesto
PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN
La planeación es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos básicos. Estos pueden adaptarse a todas las actividades de la planeación, en cualquier nivel de la organización.
y Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeación comienza con las decisiones acerca de lo que la
organización o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definición clara de metas, las organizaciones
distribuirán sus recursos en una forma demasiado amplia.Determinar las prioridades y ser específico respecto
a los objetivos, les permitirá canalizar sus recursos con eficacia.
y Definir la situación actual. -¿A qué distancia se halla de sus metas la organización?¿De qué recursos se
dispone para alcanzarlas? Solo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes para describir el progreso. Las líneas abiertas de comunicación dentro de la organización y entre sus unidades suministra la
información que se necesita.
y Identificar las ayudas y barreras de las metas. -¿Qué factores en el ambiente interno y externo ayudan a la
organización a lograr sus metas?¿Qué factores podrían crear problemas? Es bastante fácil ver lo que está
teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro.
y Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. - Esta ultima etapa en el
proceso de planeación requiere varios cursos de acción alternos para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la más idónea para llegar a la meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones futuras y en que son más importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.
La siguiente figura es un diagrama que muestra los 4 pasos básicos de la planeación.
TIPOS DE PLANES
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:
y Corto Plazo. - cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Estos, a su vez,
pueden ser:
y M ediatos:Se fijan para realizarse en un período mayor de seis, o menor de doce meses y Mediano Plazo. - Su delimitación es por un período de uno a tres años
y Largo Plazo. - Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años
Otra clasificación de los tipos de planes, dice que hay dos tipos principales de planes:
y Planes Estratégicos. -Diseñados para cumplir con los objetivos generales de la organización
y Planes Operacionales. - Proporcionan los detalles de cómo se realizarán los planes estratégicos. Estos a su
vez se pueden dividir de acuerdo a su uso de la siguiente manera:
y Pl anes de un sol o uso: Se elaboran para alcanzar propósitos específicos y se disuelven una vez que
estos se consiguen. Son cursos detallados de acción que seguramente no se repetirán de la misma manera en el futuro. Los principales tipos de planes de un solo uso son:
y Programas: El programa comprende un grupo relativamente extenso de actividades, muestra; los pasos
principales que se requieren para conseguir un objetivo, la unidad o miembro de la organización encargado de cada paso y el orden y la sincronización de cada paso.
y Proyectos: son las partes más pequeñas e independientes de los programas. Cada proyecto posee una
extensión limitada y directivas bien definidas acerca de las asignaciones y el tiempo. Cada proyecto quedará bajo la responsabilidad del personal asignado a quien se darán recursos y plazos específicos.
y Presupuestos: Son estados de recursos financieros que se reservan para determinadas actividades en un
período determinado de tiempo. Son ante todo, medios de controlar las actividades de la organización.
Detallan los ingresos y también los gastos.
y Pl anes P ermanentes:Siempre que las actividades de una organización se repitan varias veces, una
sola decisión o un conjunto de decisiones pueden guiarlas en forma adecuada. Las situaciones se manejan de modo uniforme y previamente establecido. Los tipos principales de planes permanentes son:
y Políticas: La política es una pauta general para la toma de decisiones. Establece los límites de las
decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten.De ese modo
canaliza el pensamiento de los miembros de la organización para que sea compatible con los objetivos de ella.
y Procedimientos: El procedimiento ofrece un conjunto de instrucciones pormenorizadas para ejecutar una
serie de acciones que ocurren a menudo o periódicamente. Estas instrucciones detalladas guían a los
empleados que realizan estas tareas y ayudan a asegurar una manera uniforme de tratar una situación concreta.
y Reglas: Establecen que una acción específica debe o no llevarse a cabo en determinada situación. Son los
planes permanentes más explícitos y no son pautas del pensamiento ni de la toma de decisiones. La siguiente figura muestra la jerarquía de los planes organizacionales.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la
organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.
La planeación estratégica es el proceso de seleccionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos que conduzcan hacia las metas y el
establecimiento de los métodos necesarios para asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y programas estratégicos.
CARACTERÍSTICAS.
y - Se ocupa de cuestiones fundamentales. La planeación estratégica da respuestas a preguntas como las
siguientes.¿En qué negocio estamos y en qué negocio deberíamos estar?,¿Quiénes son nuestros clientes y
quienes deberían ser?
y - Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias. Cuando
afronta tales decisiones el gerente se preguntará:¿Cuáles opciones serán las más adecuadas con nuestra
estrategia?
y - Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación
y - Ayuda a orientar las estrategias y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad y - Es una actividad de alto nivel en el sentido de que la alta gerencia debe participar activamente. Esto se
debe a que sólo ella tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de l a organización. ELEMENTOS BÁSICOS.
y - Estudiar la empresa
y - Fijar objetivos
y -Determinar las estrategias a seguir
DESARROLLO.
Para llevar a cabo la planeación estratégica es necesario fijar un plan de mercadeo y un plan de operación, y asignar los recursos a cada uno de ellos. Los resultados vienen de estos planes, no deben ser parte integrante de los mismos.
El plan de mercadeo debe incluir la definición del mercado, su tamaño, sus concurrentes, la actitud de los consumidores, la participación de la empresa en el y los factores de éxito que este mismo presenta. Una vez hecho esto, es necesario desarrollar el plan de operación que señale los productos que se van a fabricar, los procesos que se van a seguir, los sistemas que se van a necesitar, la tecnología que se requiere, etc.
VENTAJAS.
y - Ofrece pautas congruentes para las actividades de la organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su
organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlos
y - Les ayuda a los gerentes a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven y - Ayuda a los directivos a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas
y - Reduce al mínimo la posibilidad de errores y sorpresas desagradables
DESVENTAJAS.
y - Existe peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que pueden perder contacto con los
productos y clientes de la empresa
y - Los planificadores pueden tomar decisiones basándose en conceptos abstractos y no en una estrecha
familiaridad con las necesidades reales de la empresa
y - Mientras la planeación estratégica no empiece a funcionar bien, la organización posiblemente tomará las
decisiones con lentitud e incertidumbre
y - En ocasiones tiende a limitar la organización a la opción más racional y exenta de riesgos
El siguiente esquema muestra los tres niveles de la estrategia en las empresas
7 Tips para facilitar la planeación estratégica
Sí, últimamente se ha hablado mucho de lo importante de tener una planeación bien cuidada, y de cómo el establecimiento de metas le dan un rumbo a la empresa. Pero,¿no es todo ello solamente para empresas
grandes?¿De qué le sirve a usted tener un documento que perfila las acciones futuras, si no sabemos que va a
pasar el día de hoy, mucho menos mañana? 1. Mantener el paradigma
³Aquí las cosas siempre se han hecho así´. Esta es la idea con la que usted quiere iniciar su Planeación Estratégica. No a las nuevas ideas, no a las nuevas propuestas. Esta empresa es lo que es, porque siempre ha sido así. Tal vez usted se preguntará,¿qué es un paradigma? Bueno, pues es una idea establecida tan
profundamente en nuestra mente, que ya ni la cuestionamos, solo la aceptamos como natural. Por ejemplo: ³No se puede confiar en ningún cliente´, o ³la empresa se dedica a vender artículos de cuero´. Estas ideas sirven porque nos permiten funcionar en el mundo cotidiano sin ir re-evaluando cada paso que damos. Vale más tener continuidad que asumir riesgos innecesarios.
Aunque el hecho de tratar de romper los paradigmas puede ser útil para descubrir nuevas oportunidades de negocio, o para comprender los cambios en la industria y para hacer modificaciones que favorezcan a los clientes. La verdad es que esto toma mucho tiempo, uno tiene que tratar de ³des-aprender´ lo que toda su vida ha sido cierto y luego tratar de escuchar a los demás.¿Cree usted que valga la pena el tiempo, el riesgo y el
esfuerzo?
2. No tener plan de negocio
Algunas empresas ya llevan tanto tiempo funcionando, que consideran innecesario tener un plan de negocio. El plan de negocio se asume sólo para nuevas empresas o emprendedores recién egresados de la universidad. Sin embargo, el plan de negocio no es sólo eso, también sirve a las empresas establecidas si lo realizan anualmente. La planeación estratégica debe fundamentarse en esos documentos anuales que delinean los objetivos y acciones de la empresa en función de tres grandes áreas: Crecimiento de mercado; Financiamiento operativo; y Ajustes de costos±gastos.¿ No es así? Se supone que en dicho documento usted ha incluido sus
en qué áreas tendrán que gastar un poco más y en qué Áreas un poco menos. ¡Pero por supuesto que usted tiene uno de estos!
Solo que no tiene por qué llevarlo a las reuniones de planeación estratégica, sólo complicaría las cosas, poniendo metas que probablemente nunca se alcanzarán. Esto sólo crearía frustración y decepciones entre
usted y sus colaboradores. 3. No tener plan de ventas
Ahora bien, algunos locos además del plan de negocio, también tienen un plan de ventas, sólo que este es semestral o incluso cuatrimestral.¿Bueno, pues cuando trabajan estas empresas?
El plan de ventas le permite tener metas de crecimiento de mercado, y su proceso facilita el análisis de las ventas y los clientes. Como todo plan, está sujeto a revisión y el hecho de que se realice con más frecuencia en realidad simplifica el proceso de ventas, porque nos da más control y brinda mejores registros sobre los resultados. Así podemos tomar acciones a tiempo en caso de notar algún bache en las ventas.
Llevar copias de estos documentos a las reuniones de planeación estratégica siempre es una buena idea, pero entonces toda la vida se nos iría en planeación,¿o no?
4.Desconocer al cliente
Hay dos tipos de planeación estratégica: la que genera frases y la que genera resultados. La segunda es más efectiva, pero requiere que usted conozca bien a su mercado. Si no tiene un plan de ventas, tampoco tendrá un buen plan estratégico. También tendría que tener estudios de mercado actualizados y analizados si quiere
hacerlo bien. Usted sabe: Cómo son los clientes actuales, cada cuánto compran, cómo pagan, qué otros servicios o productos requieren.
Pero como lo más probable es que su último estudio de mercado lo realizó hace más de dos años, brínquese este paso. Todavía puede llegar a tener una ³Misión´ bonita.
5.Desconocer los flujos
¿Cuánto dinero entra mensualmente a la empresa?¿Cuánto sale?¿De qué tamaño es el costo financiero de sus
operaciones? Esta información es imprescindible en el proceso de planeación estratégica. No usarla es como pretender que un médico opere sin conocer los signos vitales del paciente.
¿Significa que también el contador debe estar presente para realizar la planeación estratégica? Pues sí, pero... ¿tanta gente? Si no quiere invitarlo está bien. Puede que el paciente se muera, pero usted podrá usar la
³Visión´ de la empresa como epitafio. ³Murió siendo la mejor empresa de servicios del centro del país. RIP´. 6. No incluya el desarrollo humano
Concéntrese en que la planeación estratégica dé como resultado solo frases bonitas. Una misión, una visión, unos objetivos generales. Usted sabe, me refiero a esas misiones que son tan generales y poco específicas pero que suenan tan bien: ³serviremos a nuestros clientes y seremos los mejores´. No dicen nada, pero puede enmarcarlas,¿verdad?
Incluir en la planeación estratégica los perfiles deseados de sus colaboradores, así como las acciones para capacitarlos y generar una cultura, son aspectos fundamentales en cualquier empresa. Pero también toman mucho esfuerzo y además, usted sabe que los empleados y trabajadores son seres humanos que se pueden ir con la competencia a cambio de un aumento de sueldo. Así que,¿ para qué perder el tiempo?
7.Delegue la planeación
Ya se lo insinué en el primer párrafo. Permita que todo el proceso de Planeación Estratégica lo realicen los muchachos del servicio social. O algún otro subordinado a quien le sobre tiempo. Estas cosas pueden tomar incluso meses si se hacen correctamente, pero solo producen unas cuantas líneas de misión y visión. No parece que valga la pena invertir tanto tiempo y recursos valiosos. Además, Chonita la de las copias organizó
muy bien la fiesta sorpresa para el contador. Algo sabrá ella de planeación,¿no?
La Planeación Estratégica es un conjunto de actividades que le corresponden al director de la empresa. Por supuesto, si realiza bien la planeación estratégica, invertirá recursos en ello, pero valdrá la pena. Mejor que una bonita misión, usted y su empresa tendrán un rumbo claro de su futuro, tomando en cuenta los cambios económicos recientes. No me haga caso en este artículo, mejor póngase a planear.
