1
Universidad de los Andes
Proyecto de Grado
PyMvalo:
Plan de negocio para la creación de una empresa proveedora de
software ERP para micro establecimientos el sector gastronómico
en Bogotá.
María Alejandra Arévalo
Pedro Felipe Arévalo Salgado
Bogotá D.C.
2019
2
3
Tabla de contenidos
1. Descripción del problema / oportunidad ... 6
2. Descripción de la Empresa ... 7
2.1. Nombre legal y logo de la empresa ... 7
2.2. Misión, Visión y objetivos de la empresa ... 7
2.3. Nombres de los gerentes ... 8
2.4. Localización e información geográfica ... 9
2.5. Aspectos legales de Constitución. ... 9
2.6. Servicios y especialidades de la empresa ... 10
3. Análisis de la Industria de software ERP ... 15
3.1. La industria ERP en el mundo ... 15
Escalafón internacional de ERP ... 15
Tamaño de mercado ... 17
3.2. La industria ERP en Colombia ... 17
3.3. Tendencias de la industria ERP ... 18
3.4. Vulnerabilidad a factores económicos ... 19
4. Mercado Objetivo ... 20
4.1. Los micro establecimientos gastronómicos en Bogotá ... 20
4.2. Tamaño del mercado ... 21
4.3. Tendencias tecnológicas del mercado ... 22
5. Competencia ... 23
5.1. Principales empresas de ERP para restaurantes en Colombia ... 23
5.2. Posición competitiva ... 24
5.3. Barreras de entrada ... 25
6. Posición Estratégica y Manejo Riesgo ... 26
6.1. Fortalezas de la empresa En primer lugar, realizaremos un análisis DOFA para poder conocer más específicamente la situación de la empresa respecto al mercado. ... 26
6.2. Factores de Percepción del Cliente ... 27
6.3. Oportunidades del mercado ... 27
6.4. Manejo Riesgo ... 28
7. Plan de Mercado y Estrategia de Ventas ... 30
7.1. Mensaje de la empresa ... 30
7.2. Vehículos de mercadeo ... 30
7.3. Otras tácticas de mercadeo... 31
4
7.5. Plan de mercadeo ... 33
8. Operaciones ... 33
8.1. Macroprocesos de la cadena de valor ... 33
• Operación y mantenimiento tecnológico... 33
• I+D Herramientas de analítica de datos ... 34
• Comercial y mercadeo ... 34
• Servicio postventa ... 34
• Soporte legal, contable y de recursos humanos ... 34
8.2. Manual de Procesos ... 35
8.3. Control de calidad ... 36
9. Plan de Tecnología ... 37
9.1. ERP base de código abierto ... 37
9.2. Herramientas y módulos de los ERP base: ... 38
9.3. Almacenamiento y procesamiento en nube ... 39
9.4. Proceso de adaptación y extensión ... 39
9.5. Requerimientos de hardware... 41
9.6. Requerimientos de personal en tecnología ... 41
10. Organización y gerencia ... 42
10.1. Empleados clave ... 42
10.2. Junta Directiva... 43
10.3. Cuadro organizacional... 43
10.4. Estilo de gerencia y cultura corporativa ... 44
11. Comunidad y Responsabilidad Social ... 46
11.1. Políticas de la empresa ... 46
11.2. Valores Corporativos... 46
11.3. Proyectos y Actividades de Responsabilidad Social ... 47
11.4. Ética profesional ... 47
12. Implementación, Plan Lanzamiento y Plan de salida. ... 49
12.1. Metas de la empresa a largo plazo ... 49
12.2. Pasos para lanzamiento en vivo ... 49
12.3. Plan de Salida ... 51
13. Estados financieros ... 51
13.1. Supuestos del modelo financiero... 51
13.2. Proyección de estados financieros... 53
14. Referencias bibliográficas ... 54
5
6
1. Descripción del problema / oportunidad
Según cifras de la Asociación Colombiana de Restaurantes (ACODRES), actualmente existen aproximadamente 31.400 restaurantes en la ciudad de Bogotá, de los cuales el 67% son clasificados como micro establecimientos (cuentan con ingresos inferiores a 1.2 MM al año). Así mismo, ACODRES señala que la tasa de supervivencia de este tipo de micro establecimientos bogotanos es sólo del 50% durante los primeros 5 años, lo cual implica una pérdida económica anual valorada en aproximadamente 440 MM sobre el producto interno bruto (PIB) de la ciudad (Cámara de Comercio de Bogotá, 2019).
Mediante una investigación de mercado de este tipo de establecimientos, realizada con una metodología de entrevista estructurada, se logró establecer que una de las principales causas que generan el cese de sus actividades es la falta de herramientas para el control operacional y la toma de decisiones, funciones que pueden ser cubiertas por un software ERP. Puntualmente, los dueños de micro establecimientos gastronómicos manifestaron que existen dos barreras significativas para el acceso a este tipo de herramientas tecnológicas, la primera es el alto costo de implementación de un software estándar licenciado, contratar una empresa de consultoría para llevar a cabo un proyecto así representaría en promedio entre un 70% y un 90% de los ingresos anuales de este tipo de establecimientos (cálculos propios contrastados con las cifras de ACODRES, 2019). Por otra parte, existen en el mercado ERP programas de código abierto o licencia libre que permiten superar parcialmente la barrera de costos, pero generan otra, implementar este tipo de software requiere de conocimientos especializados en programación por su naturaleza genérica, por lo cual los altos costos se transferirían a la contratación de personal calificado.
7
Por lo anterior, la firma PyMvalo busca revertir dicha situación rompiendo la barrera de costos de acceso para la implementación de un software ERP como un sistema de gestión en la nube, es decir totalmente basado en una plataforma Web. Lo anterior se realizará mediante el uso de un esquema de “Software as a Service”, explotando la ventaja financiera y operativa que proveen softwares ERP de código abierto con licencia LPC (Licencia Pública Común) que actualmente ya existen, con el objetivo de crear una ERP para micro establecimientos gastronómicos bogotanos que se ajuste a sus necesidades y brinde herramientas adecuadas para el mejoramiento de las falencias de control operativo. Así mismo se espera aportar valor agregado a este mediante la capacidad de implementación de metodologías para el análisis de datos, la realización de proyecciones y la construcción de tableros de indicadores para la toma de decisiones.
2. Descripción de la Empresa
2.1. Nombre legal y logo de la empresa • Nombre: PyMvalo S.A.S.
2.2. Misión, Visión y objetivos de la empresa
• Misión: Impulsar el desarrollo rentable de la microindustria de restaurantes en Colombia mediante nuestra herramienta ERP que le permita a nuestros clientes mejorar eficazmente sus procesos operativos y la toma de decisiones.
8
• Visión: Para el año 2024 PyMvalo espera ser reconocidos como el Software líder de ERP para restaurantes en Colombia, con una evolución operativa de BI y LM que nos permitan brindar servicios más novedosos en el mercado. A su vez esperamos poder ampliar nuestro mercado a el sector hotelero colombiano.
• Objetivos:
-Aumentar sostenidamente la tasa de fidelización de nuestros clientes hasta el 100 %.
-Abarcar el mercado para el 2020 en un 34% y para el 2025 el 62%.
-La mejora constante de una herramienta que se ajuste a sus necesidades operativas, dedicándole toda un área de trabajo de nuestra empresa a esta tares. Lo que significaría una inversión del 15% de nuestros ingresos a este objetivo. -Lanzar actualizaciones y nuevas implementaciones cada mes, como mejora de metodologías novedosas y cada vez más efectivas para nuestros clientes.
- Crecer anualmente en ganancias al menos en un 10%.
-Un soporte técnico oportuno y la calidad de nuestro servicio.
2.3. Nombres de los gerentes
• María Alejandra Arévalo: Gerente administrativa y comercial de PyMvalo S.A.S.
• Pedro Felipe Arévalo: Gerente operativo y de innovación de PyMvalo S.A.S.
9
2.4. Localización e información geográfica
La metodología de trabajo de PyMvalo será esencialmente de Teletrabajo Suplementario, el cual le brindará independencia a el trabajador bajo la reglamentación de esta modalidad establecida en Colombia (Teletrabajo Colombia, 2019). De igual forma un día a la semana el trabajo será presencial para que todo el equipo se reúna en las instalaciones de WeWork, reconocida instalación de coworking en la ciudad de Bogotá en la calle 93 #19-55.
2.5. Aspectos legales de Constitución.
• Marca: Actualmente no existe en Colombia ninguna empresa en el registro Mercantil con el nombre de Pymvalo; así que su registro como registro único es factible.
• Derechos de Autor: Como parte de nuestro proyecto es la implementación de un software el cual estará compuesto de diferentes herramientas OpenSource con Licencias Públicas Comunes (LPC) disponibles en el mercado, no se registrará como un producto de propiedad intelectual, ya que cualquier software modificado que use el código fuente de estos programas debe ser público también. Aunque PyMvalo vaya a reestructurar, configurar, cambiar y mejorar estos programas que se tomarán como punto de partida, muchas de las herramientas que ofrecerá la empresa serán únicas en el mercado colombiano.
• Requisitos Legales de Constitución: Constitución de la empresa como un Sociedad Anónima Simplificada (SAS) para la cual se requerirá estatutos y suscripción de la empresa y reglamento de socios, Rut , facturación, incripcion de libros en la Camara de Comercio, libro de actas y libro de accionistas y el registro de la empresa en el sistema de seguridad social.
10
• Aspectos tributarios: La Ley 1943 de 2018 establece exención del impuesto de renta hasta por 7 años para emprendimientos de economía naranja como es el caso del presente proyecto, puesto que el proyecto es un desarrollo de industria con el valor agregado tecnológico y creativo en el servicio (Cámara de Comercio de Bogotá, 2018). Para tal exención se debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Domicilio dentro del territorio colombiano. - Constituida antes del 31 de Diciembre del 2021. - Monto mínimo de empleo (10 personas).
- Presentar el proyecto ante el Comité Económico Naranja y la emisión de la conformidad de este.
- Cumplir con un monto mínimo de inversión de 25.000 UVT en un plazo máximo de tres años gravables (Cámara de Comercio de Bogotá, 2018).
2.6. Servicios y especialidades de la empresa
PyMvalo se constituirá como una empresa proveedora de un software en línea para la planeación de recursos empresariales (ERP) enfocado en el manejo operativo, contable, financiero, de recursos humanos, ventas y facturación de microempresas restaurantes en Bogotá, donde junto a herramientas de BI (Business Intelligence) se podrán tomar mejores decisiones y obtener resultados eficientes. El planteamiento de esta herramienta ERP supone una ventaja frente al software de contabilidad o ERP tradicionales ya existentes. Lo anterior se debe a que PyMvalo tendrá un espectro más amplio en cuanto a funcionalidades y la complementación entre ellas; esto nos otorga mayor robustez en el manejo de procesos, toma de decisiones y transacciones, sin
11
dejar de lado las funcionalidades básicas necesarias para llevar correctamente la contabilidad en este tipo de empresas.
La propuesta de valor de los servicios de PyMvalo está soportada las siguientes especialidades:
• Inteligencia de negocio (BI): Es el conjunto de tecnología, aplicaciones y prácticas para la colección integración, análisis y la presentación de la información del negocio (OLAP, 2019). Su extensión se puede aplicar como un sistema de soporte de decisiones (Decisión Support Systems DSS) para las microempresas, pues contiene la información ejecutiva histórica y las vistas predictivas acerca de las operaciones comerciales.
• Ajuste a la normativa colombiana: los reportes financieros y contables estarán ajustados a la normativa interna del país, tanto en temas tributarios como de facturación, en el marco del plan de facturación electrónica que está implementando desde el año 2018 la Dirección de impuestos y aduanas (DIAN). • Modalidad de Software como servicio: (SaaS, Software as a Service) esto
supone una ventaja competitiva que permite superar la barrera de costos que limita el acceso de las microempresas a este tipo de servicios, bajo esta modalidad los usuarios no están sujetos a realizar una gran inversión para la adquisición del software, adquisición de tecnología y la administración tecnológica que requiere. En cambio, se suscriben a uno de los tres planes ofrecidos y cancelan una mensualidad a manera de membresía.
• Sincronía Operativa: PyMvalo será un software que manejará cuatro grandes procesos: Contabilidad y facturación, Asesoría legal y tributación, Manejo de Inventarios y Business Intelligence. Parte de las ventajas que ofrece nuestra empresa es que todas estas operaciones estarán interconectadas todo el tiempo, es
12
decir, todos las actualizaciones o cambios que se realicen en alguno de estos procesos inmediatamente tendrán efecto en los estados de los demás ; así permitirá que la información este actualizada todo el tiempo y gracias al Machine Learning y Herramientas BI ,el mismo sistema se estará retroalimentando y aprendiendo de la información de la misma empresa para que el usuario pueda tomar decisiones empresariales más eficientes.
• Soporte técnico y acompañamiento de implementación: PyMvalo reconoce el limitante competitivo que supone el uso de una base de código abierto, por ello resalta la importancia que tendrá el servicio postventa dentro de la organización. La posición competitiva de la empresa estará soportada en gran medida por el acompañamiento constante al cliente en las distintas fases de implementación y ejecución de la ERP, la promesa de valor es vender un servicio completo y a la medida más allá de sólo una herramienta de software.
• Servicio de Almacenamiento en nube: Este tipo de almacenamiento es ofrecido actualmente como una subcontratación que facilita no solo el acceso del cliente a la información en cualquier lugar con acceso a internet, sino que también representa una responsabilidad operativa menos para la empresa proveedora de servicio. Lo anterior se debe, a que la empresa de almacenamiento, en este caso Amazon Web Service (AWS), se encargará de la seguridad, manejo y sostenimiento de la información en la plataforma; por lo tanto, PyMvalo solo debe contratar este tipo de servicio y hacer posible la transferencia de información.
PyMvalo será un software que manejará seis grandes procesos: Contabilidad y facturación, Asesoría legal y tributación, Manejo de Inventarios, Business Intelligence y Recursos Humanos. Parte de las ventajas que ofrece nuestra empresa es que todas
13
estas operaciones estarán interconectadas todo el tiempo, es decir, todos las actualizaciones o cambios que se realicen en alguno de estos procesos inmediatamente tendrán efecto en los estados de los demás; así permitirá que la información este actualizada todo el tiempo y gracias al Machine Learning (Herramienta BI) el mismo sistema se estará retroalimentando y aprendiendo de la información de la misma empresa para que el usuario pueda tomar decisiones empresariales más eficientes.
❖ Facturación, ventas y contabilidad
Todo el sistema comenzará alimentándose de la información histórica de ventas que el usuario provea al servidor, de no tenerla el sistema lo crea a partir de los movimientos que se empiecen a realizar.
Cuando se comienzan a registrar las ventas, cada una de ellas debe tener una factura asociada que debe ser dada al c cliente y registrada en la contabilidad de la empresa, cada uno de estos movimientos tendrá un efecto inmediato en los demás y también podrá ser evaluado en cualquier instancia.
❖ Manejo de Inventarios y Proveedores
Ya que el sistema se alimenta a el mismo, todo el proceso de inventarios comienza con la información de inventarios iniciales y recursos disponibles que tenga la empresa. A partir de esto, cada vez que se genera una orden de compra que consumo dichos recursos el sistema actualizara en paralelo los inventarios. Gracias a esta oportuna actualización de la información el software podrá alertarle al usuario que inventario se necesita o está próximo a acabar para poder realizar el pedido pertinente. El modelo de inventarios que manejara el software será diferente para cada usuario, puesto que será establecido de acuerdo con la necesidad que indique pertinente el BI para un óptimo funcionamiento.
14
❖ Asesoría Legal y Tributación
La asesoría legal que espera brindar la empresa tiene dos intenciones importantes. La primera consiste en brindarle la facilidad al cliente de que cuente con asesoría ante cualquier inconveniente que se le presente en cualquier ámbito legal o si tiene la necesidad de tomar decisiones donde necesite orientación.
La segunda es contar con un contador que declare ante el gobierno los reportes tributarios que genera el sistema, los cuales estarán siempre disponibles y actualizados. También se espera que el contador evalué y supervise alguna situación anormal que el sistema no contemple.
❖ Business Intelligence
Esta herramienta de la aplicación es la más compleja pero también la más interesante y novedosa. Entre las diferentes funciones de inteligencia artificial que manejara el sistema, el Machine Learning es una de las más importantes gracias a que el software va alimentándose y aprendiendo de el mismo para poder entender como está funcionando y posibilidades de mejora existen. Otro aspecto clave del BI es la modelación de los sistemas de inventarios, el cual consiste en evaluar y procesar toda la información histórica para así poder elegir el modelo que mejor se ajuste a las necesidades tanto competitivas como tecnológicas que tenga la empresa.
❖ Recursos Humanos
En el aspecto humano de una organización también es muy importante contar con herramientas que gestionen este aspecto de la empresa. Entre las herramientas la captación de información acerca de la eficiencia y eficacia de los trabajadores, registro de progresos de rendimiento y seguimiento de trabajo,
15
lo que le permitirá al cliente dar un salto competitivo en innovación de procesos y el entendimiento del trabajo interno y externo.
\
Ilustración 1 Interpretación Sincronia de Macroprocesos
3. Análisis de la Industria de software ERP
3.1. La industria ERP en el mundo
Escalafón internacional de ERP
Las firmas y analistas internacionales de ERP han fijado un escalafón para la clasificación de las empresas dedicadas a la creación de este tipo de software, esta categorización se basa fundamentalmente en las características de los clientes que atienden, tales como número de usuarios recurrentes, nivel de ingresos, multiempresa, entre otros. (EvaluandoERP, 2013) El escalafón está configurado de la siguiente forma:
16
• TIER 1: Son proveedores de ERP enfocados en empresas grandes, típicamente multinacionales, con altos requerimientos de capacitación técnica para adaptar la herramienta a sus necesidades. Las empresas que requieren este tipo de ERP tienen ingresos superiores a los 200 millones USD y más de 400 usuarios. A nivel mundial, los proveedores que pertenecen a esta clasificación son SAP y ORACLE. • TIER 2: A este nivel pertenecen proveedores de ERP limitados a una
funcionalidad local de la herramienta, carecen de robustez para interconectar distintas geografías. Las empresas que requieren este tipo de ERP tienen ingresos superiores a los 20 millones USD y más de 100 usuarios. A nivel mundial, los proveedores que pertenecen a esta clasificación son Epicor, Calipso, Softland y Microsoft Dynamics.
• TIER 3: A esta clasificación pertenecen proveedores con un diseño de software ERP que no permite una adaptación a las necesidades específicas de sus clientes, además que estos necesariamente deben tener una sola ubicación geográfica. Las empresas que requieren este tipo de ERP tienen ingresos superiores a los 5 millones USD y menos de 50 usuarios. A nivel mundial, los proveedores más relevantes que pertenecen a esta clasificación son Syspro y Netsuite.
• TIER 4: A este nivel pertenecen todos los proveedores de ERP que están enfocados en nichos de mercado muy específicos, sus herramientas guardan una estrecha similitud con un software administrativo o financiero, pero con funcionalidades más avanzadas. Las empresas que requieren este tipo de ERP tienen ingresos inferiores a 1 millón USD y menos de 20 usuarios. A nivel mundial, no existen proveedores representativos, pero se calcula que en Latinoamérica existen 1200 empresas de este tipo.
17
Tamaño de mercado
De acuerdo con una investigación adelantada por la firma Gartner, existen seis empresas líderes en el mercado de ERP en el mundo, las cuales corresponden precisamente a los niveles Tier 1 y 2 del escalafón. Los ingresos acumulados de estos líderes sumaron 13.5 billones USD para el año 2019, el nivel Tier 1 al que corresponden SAP y Oracle concentró ingresos por 76.5 millones de USD durante ese año, así mismo, SAP acaparó el 81% de los nuevos clientes pertenecientes a este nivel del escalafón, por su parte Oracle se quedó con el 19% restante. Las cifras anteriores tienen lógica en la medida que estos dos proveedores son las firmas con mayor cobertura nivel mundial en forma directa o a través de partners (Gartner, 2019)
3.2. La industria ERP en Colombia
Un estudio de la Federación Colombiana de la Industria del Software y Tecnologías Informáticas (FEDESOFT) afirma que las ventas de este sector se ubicaron en 6.2 billones COP en el año 2015, de las cuales el 27.9% se concentró en la industria de software como servicio (SaaS). Así mismo, el estudio permitió establecer que las empresas proveedoras de ERP representan el 9% del total de la industria a nivel nacional, por ende, su nivel de ventas se ubicó en alrededor de 500. 000 millones COP para el 2015 (Ver Anexo 1). (FEDESOFT, 2015)
Ahora bien, el censo realizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC), que fue usado y complementado en el estudio de FEDESOFT, encontró que sólo el 4% de las empresas de este sector tuvieron ingresos mayores a 17.000 millones COP durante el año 2015. Por su parte, el 25% reportó
18
ingresos entre 300 y 3.000 millones COP, y el 53% se ubicó en un nivel de ventas inferior a los 300 millones COP. (FEDESOFT, 2015) Lo anterior indica que, para el caso de la industria colombiana, existe una alta concentración de empresas proveedoras de ERP en un nivel Tier 4 del escalafón internacional.
3.3. Tendencias de la industria ERP
Aunque las firma y los expertos coinciden en que el mercado de ERP se encuentra en un periodo de madurez, es preciso contemplar que los adelantos tecnológicos siguen marcando su tendencia. Según la firma EKON, actualmente existen ocho tendencias globales en el mercado mundial de ERP:
• Búsqueda de máxima funcionalidad • Apuesta por la verticalización
• El procesamiento del lenguaje natural (PNL) • Nubes interconectadas
• La irrupción de la Inteligencia Artificial e Internet de las cosas. • Aceleración del riesgo de seguridad
• El cumplimiento normativo y RGPD • Automatización robótica
Internacionalmente la mayoría de las empresas ERP de software libre se basan en un modelo de negocio basado en partners. Lo anterior consiste en la venta de servios y atención de ato valor añadido para sus clientes, como lo son servicios de soporte de
19
segundo nivel, consultoría, asesoramiento, formación, suscripción de herramientas más especializadas y desarrollo personalizado.
Para el caso de la industria de ERP en Colombia sólo aplican de forma directa algunas de estas tendencias, entre ellas, la búsqueda de máxima funcionalidad, los clientes esperan que la implementación de una herramienta ERP no sólo mejore sus procesos, sino que les permita tomar mejores decisiones. Las nubes interconectadas, en Colombia existe una transición gradual a servicios en nube que le permitan a las empresas ser más competitivas y evitar altas inversiones en infraestructura. Finalmente, la aceleración del riesgo de seguridad, los proveedores que hacen parte de la industria del ERP en Colombia deben enfocarse en mejoras constantes de la seguridad de la información de sus usuarios, una mayor adopción de este tipo de herramientas implica que deben existir mayores garantías para los altos flujos de información. Fernández, J. CEO de EKON afirma que “la tecnología y sus avances son, al mismo tiempo, causa y consecuencia de la evolución del mercado ERP” (EKON, 2019)
3.4. Vulnerabilidad a factores económicos
Debido a la ausencia de empresas colombianas proveedoras de ERP en la clasificación Tier 1 y 2 del escalafón internacional, las grandes empresas del país deben recurrir a proveedores internacionales como SAP y Oracle, lo cual aumenta significativamente su exposición a factores económicos como la tasa de cambio o la devaluación de la moneda. Así mismo, la falta de desarrollo interno de mercados de computación en nube aumenta la exposición de la industria nacional del ERP, los proveedores colombianos de este tipo de software que requieran servicios en la nube deben
20
contratarlos con empresas extranjeras, esto aumenta su vulnerabilidad ante cambios en los factores macroeconómicos como la tasa de cambio.
4. Mercado Objetivo
4.1. Los micro establecimientos gastronómicos en Bogotá
Según estudios de la Asociación Colombiana de la Industria Gastronómica (ACODRES) en Bogotá existen 22.000 restaurantes formalmente constituidos, de los cuales sólo el 23% genera más de 2.000 millones COP en ingresos anuales. Por otra parte, el 46% tiene un nivel de ingresos inferior a los 1.100 millones COP anuales y el 21% genera ingresos inferiores a los 600 millones COP anuales. Así mismo, dicha asociación gremial señala que la tasa de informalidad del sector se ubica en alrededor del 30% (Portafolio, 2015)
Ahora bien, según la investigación de mercado realizada mediante el método de entrevista estructurada, se pudieron establecer algunas características de los negocios, sus dueños y su situación tecnológica, los hallazgos más relevantes fueron:
• 8 de cada 10 dueños tienen entre 30 y 40 años, de los restantes uno era un chef emprendedor joven y el otro era una persona mayor de 50 años.
• 7 de cada 10 dueños cuentan con un título universitario, los tres restantes pueden clasificarse como emprendedores empíricos.
• 8 de cada 10 restaurantes manejan un alto volumen de ventas en los que se puede denominar “Menú del día”, los restantes manejan exclusivamente platos a la carta.
• 9 de cada 10 restaurantes manejan un precio por plato que oscila entre los 15.000 y 20.000 pesos, la excepción fue el caso de un restaurante que maneja un precio único de 10.000.
21
• 7 de cada 10 restaurantes cuentan con un equipo de cómputo, de esos 7 sólo 4 manifestaron hacer uso de una herramienta de construcción propia en Excel, con el fin de controlar los procesos más relevantes como ventas, inventarios y clientes.
• 7 de los 10 dueños manifestaron estar interesados en implementar el software ERP de PyMvalo, número conformado por 3 de los 4 que tienen herramienta propia, los 3 restantes que cuentan con equipo de computo, pero no le dan ese tipo de uso, y sólo 1 de los 3 que no tienen equipo pero estaría dispuesto a adquirirlo ya que es uno de sus planes de mediano plazo.
En línea con lo anterior el perfil de clientes de PyMvalo se define como “Bogotanos de entre 30 y 40 años dueños de restaurantes que ofrecen platos “menú del día” con un costo entre 15.000 y 20.000 COP, que actualmente cuentan con computador en su negocio y desean implementar software ERP.”
4.2. Tamaño del mercado
La Asociación Colombiana de Pymes (ACOPI), en su último estudio de desempeño empresarial, encontró que las microempresas colombianas realizan inversiones en innovación y tecnología equivalentes al 18% de sus ingresos (Ver Anexo 2), y dentro de ese porcentaje el 27% específicamente es destinado inversión en mejora de procesos mediante el uso de tecnología (Ver Anexo 3). (ACOPI, 2019)
Ahora bien, cruzando esas cifras con las presentadas por el estudio de ACODRES se tiene:
22
• 22.000 establecimientos formales, con una tasa de informalidad del 30%, en total son 31.400 restaurantes en la ciudad de Bogotá.
• El 67% de esos 31.400 establecimientos pertenecen a la clasificación de microempresas, por ende 21.000 son micro establecimientos.
• Dentro de esos 21.000 micro establecimientos el 68% (14.400) tiene ingresos mensuales en promedio por 50 millones COP y el 32% (6600) tiene ingresos promedio por 25 millones COP, en total el ingreso mensual es de 887.000 millones COP
• Del ingreso total el 18% es destinado a inversión (160.000 millones) y dentro de ese porcentaje el 27% es inversión destinada específicamente a mejora de procesos mediante herramientas tecnológicas ERP.
• Por tanto, el mercado de ERP para micro establecimientos gastronómicos en Bogotá puede valorarse en alrededor de 43.150 millones COP.
4.3. Tendencias tecnológicas del mercado
A finales del año 2018 salió al mercado una nueva cadena de restaurantes con un modelo de negocio de bajo costo, su funcionamiento se basa en la implementación de kioskos tecnológicos que permitan reducir tiempos y costos en las operaciones de creación de pedidos y procesamiento (Finanzas personales, 2019). Su acelerada expansión permite evidenciar que las tendencias es términos tecnológicos para restaurantes que atienden el mismo nicho de mercado, surge la necesidad de incorporar herramientas que faciliten su operación, pero cuya inversión no comprometa su rentabilidad como consecuencia de elevados costos fijos.
23
5. Competencia
5.1. Principales empresas de ERP para restaurantes en Colombia
El mercado de ERP en Colombia se caracteriza por una gran participación de empresas de nivel TIER 4 en el escalafón internacional, este mercado incluye una gama amplia de ERPs en su mayoría genéricos, adaptables a distintos tipos de empresas. En el caso de los ERP para restaurantes existen dos proveedores relevantes en el mercado, el primero de ellos es SIESA una empresa de software ERP con más de 20 años de presencia en el mercado, que actualmente cuenta con más de 10.000 clientes en 3 países de la región, no obstante, su enfoque se da al nicho de los restaurantes de grande superficie o de cadena, su portafolio de clientes está conformado principalmente por grandes establecimientos gastronómicos que requieren la interconexión de sus puntos de venta, así mismo, este software se caracteriza por el alto desarrollo de una interfaz interactiva que se maneja principalmente en pantallas táctiles dentro de los establecimientos.
El segundo actor es GAMASOFT, una empresa colombiana con 12 años de trayectoria y 1.235 clientes actualmente vinculados, su operación se limita al interior del país y atiende establecimientos como pequeños restaurantes, panaderías, cafeterías y bares, sus principales funcionalidades son el manejo de caja e inventarios, bases de clientes, manejo contable acorde a la legislación colombiana e integración con plataformas de domicilios, así mismo, manejan un esquema de pago por licencia anual y no cuentan con almacenamiento en nube. Por lo anterior, se puede establecer que esta empresa si es una competencia directa de PyMvalo, en la medida que atienden el mismo mercado y la esencia de sus productos es la misma, no obstante, estas distan un poco en la aplicación de herramientas de análisis de información, así como en su modalidad de
24
membresía y en la forma de licencia del software ya que GAMASOFT no maneja almacenamiento en nube.
5.2. Posición competitiva
La posición competitiva de PyMvalo frente a su principal competidor en Colombia, GAMASOFT, se basa en una correcta conjugación de tres pilares:
• Inteligencia de negocio (BI y LM): la posibilidad de extensión de la herramienta ERP como un sistema de soporte de decisiones (DSS), empleando metodologías de Bussiness Inteligence y Learning Machine, con el objetivo de evaluar la eficiencia de procesos críticos y realizar pronósticos adecuados para la toma de decisiones en variables relevantes.
• Modalidad de Software como servicio: (SaaS, Software as a Service) GAMASOFT no incorpora esta propuesta de valor dentro de su servicio, ofrece software bajo la modalidad de licencia, lo cual implica que los clientes deben realizar inversiones considerables tanto en software como en hardware para implementar la herramienta ERP.
• Modalidad de almacenamiento y servidor en nube: en el caso de la competencia el cliente debe proveer infraestructura hardware de almacenamiento y procesamiento para el correcto funcionamiento de la ERP, en el caso de PyMvalo la propuesta de valor se sustenta en parte en el hecho que el cliente siempre tendrá la información disponible y no debe preocuparse por su almacenamiento ni los riesgos operativos que esto conlleva.
Internacionalmente la mayoría de las empresas ERP de software libre se basa en un modelo de negocio basado en partners. Lo anterior consiste en la venta de servios y atención de ato valor añadido para sus clientes, como lo son servicios de soporte de
25
segundo nivel, consultoría, asesoramiento, formación, suscripción de herramientas más especializadas y desarrollo personalizado.
Por lo tanto, nuestra propuesta de valor para el mercado colombiano es: servicio de adaptación de los sistemas contables a los requeridos legalmente en Colombia, asistencia personalizada, formación de expertos para empresas con más requerimientos especial, tributación según normal nacionales y servicios de consultoría tributaria y contable y consultoría profesional.
En cuanto a los informes del sistema de tributación contable, se creará un módulo completamente nuevo. Este se adaptará a el sistema contable propio de cada empresa para traducir y plasmar los datos que sean necesarios para la creación de los reportes tributarios exigidos a las empresas por el estado colombiano.
5.3. Barreras de entrada
La barrera de entrada más significativa es la elevada inversión inicial que debe realizarse para la creación e implementación de este tipo de software, posterior a su creación la otra barrera que surge son los elevados costos de operación pese a que se implemente una modalidad de almacenamiento en nube.
Otra barrera son los costos de operación por concepto del personal capacitado que se debe contratar, la ejecución y mantenimiento de este tipo de herramientas requiere de conocimientos muy específicos en sistemas y computación. A su vez, al ser un software ERP con código fuente de diversos softwares OpenSource, las herramientas más sencillas obtenidas de estos softwares con los cambios serán de licencia libre, pero las creaciones y mejoras que se le realicen a estos no serán libres y estarán disponibles únicamente mediante pago.
26
6. Posición Estratégica y Manejo Riesgo
6.1. Fortalezas de la empresa En primer lugar, realizaremos un análisis DOFA para poder conocer más específicamente la situación de la empresa respecto al mercado.
Tabla 1 Análisis DOFA de la empresa Pymvalo
De lo anterior, podemos concluir que la empresa tiene una propuesta de valor robusta y novedosa para el mercado con funcionalidades completas que cubren las operaciones esenciales en cualquier micro restaurante que sea nuestro cliente. Además, notamos que las oportunidades en el mercado son muy buenas puesto que en Colombia el sector de Software ERP esta apenas en crecimiento y nosotros ofreceremos herramientas que usualmente requerirían de mucho personal o de distintos softwares unidos, lo que igualmente quedaría en desventaja respecto al sistema interconectado que maneja PyMvalo, gracias a los servicios Partners de asesoría, formación y consultoría los cuales no tienen otras empresas.
27
6.2. Factores de Percepción del Cliente
Precio
Los precios que manejará PyMvalo serán mensuales y dependerán del tipo de suscripción que el cliente prefiera y se ajuste mejor a sus necesidades:
Tabla 1 Opciones de Suscripción y precios
6.3. Oportunidades del mercado
El servicio de Pymvalo SAS será un producto, según el método Delta, con una diferenciación profunda y una solución integral para el cliente. Esto se debe a que en primer lugar Pymvalo será un software nuevo en el mercado que no solo estará a la vanguardia tecnológica, sino que también brindará un servicio completo e integral que actualmente no se ofrece en el mercado. Por otro lado, ofrece un servicio que no solo cuenta con los servicios básicos necesarios de todas las empresas, sino que también su sistema generará un valor agregado y competitivo para los clientes; por esta razón también se integra con los clientes como una solución total para su restaurante, redefiniendo la experiencia del consumidor.
Tarifas (Planes) Mensualidad (COP) Descripción Plan Básico $150,000
Incluye: - Modulo contable: Facturación electrónica, reportes financieros, asesoría contable -Modulo de inventarios: Proveedores, clientes, ventas, compras
Plan Estandar $250,000
Incluye: - Modulo contable: Facturación electrónica, reportes financieros, asesoría contable -Modulo de inventarios: Proveedores, clientes, ventas, compras - Modulo cotizaciones virtuales - Modulo asesoría legal
Plan Premium $400,000
Incluye: - Modulo contable: Facturación electrónica, reportes financieros, asesoría contable -Modulo de inventarios: Proveedores, clientes, ventas, compras - Modulo cotizaciones virtuales - Modulo asesoría legal - Modulo de Inteligencia de negocio (BI, LM): tableros de indicadores relevantes, reportes de rentabilidad, estudios y proyecciones de entorno comercial
28
Gráfico 1. Modelo Delta para PyMvalo.
6.4. Manejo Riesgo Evaluación del Riesgo
Como una empresa naciente, existen diversos factores de riesgo que se deben asumir a la hora de emprender este proyecto. por tal motivo también se deben tomar medidas para contener el posible riesgo y tener una propuesta más robusta para ofrecer.
Riesgo Pasos reducir riesgo
Mercado
Establecerse como marca en un mercado apenas en creciemiento será un reto pero por esta razón hemos estructurado un plan de mercado agresivo, donde buscaremos
beneficiar al cliente al ser parte de nuestra familia.
Competitividad Producto novedoso y diferenciado, junto con un servicio integral y completo que
ofrece mejores oportunidades para el negocio.
Tecnología
El Software PyMvalo esta diseño con las herramientas tecnologicas mas avanzadas del mercado, a su vez se contará con un equipo que mantenga el programa
actualizado y en constante mejora.
Producto
Garantizar que el servicio se pueda prestar siempre, se realizará gracias a que contaremos con el servicio de nube de respaldo y que solo necesitará de una red de
internet segura.
Ejecución
La implementación al ser la parte más riesgosa decidimos que un año sería el tiempo prudencial para que se pueda crear y salir al publico con todas sus funcionalidades
trabajando perfectamente.
Financieros La financiación será con recursos propios, por tal motivo el riesgo financiero es
29
Para una empresa de tecnología existen diferentes riesgos y sobre todo una obligación de seguridad con el cliente, pues el software debe garantizar que la información no se vea vulnerada, filtrada o utilizada por terceros que puedan darle uso inapropiado. Esos riesgos son más altos cada día debido a que cada vez existen más herramientas y aplicaciones que esperan vulnerar intencionalmente y poder acceder a este tipo de información. Este riesgo tecnológico puede ser de:
- Infraestructura. - Nivel Lógico.
- Factor Humano, mal uso de los dos anteriores. • Medidas de Seguridad a Implementar - Infraestructura:
-Controles de acceso físico o biométrico para acceder al sistema. -Manejo de Tokens o tarjetas de identificación
-Seguridad continua e independiente a servicios básicos, es decir, no será vulnerable ante una caída de cualquier servicio.
-Almacenamiento independiente en la nube, donde solo podrá acceder el cliente.
Nivel Lógico:
- Controles de acceso lógico de usuarios, perfiles y contraseñas. - Control de redes internas y externas.
- Controles de teletrabajo. - Protección contra malware. - Información cifrada.
30
- Limitación de tiempos de conexión y sesión por inactividad o horarios. Factor humano:
- Políticas de seguridad de la empresa cliente. - Controles en la contratación de personal. - Gestión de contratos de prestación de servicios. - Políticas de escritorio y pantalla limpia.
- Cumplimiento de legislación aplicable.
7. Plan de Mercado y Estrategia de Ventas 7.1. Mensaje de la empresa
• Slogan:
¨Su poder es el poder crecer, y el de nosotros de ayudarlo ¨
PymvaloNuestra empresa quiere que todos sus clientes logren su máximo potencial, y con ayuda de nuestro sistema tendrán más herramientas y posibilidades para ser más competitivos en un mercado tan exigente como el del servicio alimenticio para las personas, sin importar lo diferentes que puedan ser nuestros clientes, esperamos darle la pertinencia para poder mantenerse a flote y alcanzar el éxito.
7.2. Vehículos de mercadeo
• Redes Sociales: Nuestros clientes potenciales son tanto restaurante microempresas que están ya establecidos, sino aquellos emprendimientos que
31
están en su etapa inicial y que al acceder a nuestros servicios tendrán más oportunidades de salir adelante. Actualmente este nicho de mercado esta muy integrado a las redes sociales sobre todo porque e una manera de conocer más a sus clientes, puesto que es una plataforma para conocer sus preferencias, gustos y placeres. Por tal motivo, este medio será uno de los principales para darnos a conocer.
• Publicidad Directa: Queremos también tener un contacto directo con el cliente donde puedan hacer preguntas y conocer de cerca nuestra propuesta, para esto tendremos una fuerza comercial compuesta por un asesor comercial que se encargue de visitar a nuestros clientes, poder captarlos y atenderlos de forma más personal y un “Community Manager” encargado de todos lo referente a la imagen y el reconocimiento de la empresa.
7.3. Otras tácticas de mercadeo
- Responsabilidad Social
Parte de nuestros servicios es la orientación en asuntos de Seguridad social y laboral para los empleados de nuestros clientes, por parte de nuestros abogados, que estarán a disposición de cualquier malentendido o situación particular. A su vez, nuestro sistema también brindará un programa automático de nómina que le facilitará no solo los pagos habituales sino las correspondientes liquidaciones y todos los pagos de acuerdo con la ley colombiana.
32
- Seguridad tributaria y contable
También Pymvalo al ofrecer un sistema contable automático, le permitirá al cliente tener acceso a todos sus estados financieros en cualquier momento y cuando sean requeridos por ley Tributaria Colombiana sin ningún tipo de inconveniente. Todo lo anterior, gracias a que el sistema contable será creado a partir de la normativa vigente, estará en una constante actualización por parte de contadores competentes, quienes también firmarán como su contador ante el estado.
- Asistencia personalizada y consultoría legal:
En Colombia existe una exigencia muy importante en cuanto a la contabilidad y tributación que exige el gobierno. Nosotros esperamos que con nuestro sistema este disponible fácilmente, pero también que se cuente con personas encargadas guiar y formar en situaciones especiales en las que el cliente necesite ayuda externa.
7.4. Fuerza de ventas y estructura
Esperamos que inicialmente la empresa cuente con cuatro asesores comerciales, los cuales se encargaran de realizar correrías visitando a nuestros clientes potenciales y dándole a conocer el producto. En un principio se hará únicamente en la ciudad de Bogotá, pero poco a poco queremos contar con asesores alrededor de todo el territorio nacional. Esta fuerza comercial no solo se hará de cargo de as tarea de publicidad puerta a puerta sino también del seguimiento y la atención personalizada que esperamos darle al cliente ante cualquier situación; a pesar de que nuestro sistema está planteado para ser lo más práctico e intuitivo posible.
33
7.5. Plan de mercadeo
Tabla 2 Fase del Plan de mercadeo PyMvalo
8. Operaciones
8.1. Macroprocesos de la cadena de valor
La correcta operación de la herramienta ERP de PyMvalo se logra mediante una conjugación acertada y efectiva de los siguientes macroprocesos:
• Operación y mantenimiento tecnológico
Este es el macroproceso más relevante de la operación, en este se fundamenta el funcionamiento del core del negocio, por tanto, resulta imprescindible una constante actualización de los sistemas para poder mantenerse en la vanguardia de las novedades del mundo tecnológico tanto en funcionalidad como en seguridad. Por tal motivo, la función de gran parte del equipo de ingenieros de sistemas será el mantenimiento de la plataforma, página web y software; así como también la constante protección y seguridad de la información de los clientes, las modificaciones o novedades pertinentes y la creación de nuevas herramientas que sigan impulsando la actividad productiva de nuestros clientes.
Prueba Gratis 1 mes Asesoria legal gratis por 6 meses Facturación ilimitida por 12 meses
Clientes con más de seis meses con nosotros 10% descuento por otros seis meses
15% de descuento extra para los clientes que nos ayuden a nuestros proceso de mejora y Cliente con mas de 18 meses con nosotros, asesoria
legal gratis por 6 meses Servicio BI gratis por un mes gratis
Descuento del 30% por seis meses en el plan superior al actual. Fase Creyentes Fase Aventureros Fase Fieles Plan de Mercadeo
34
• I+D Herramientas de analítica de datos
Como complemento de la operación y mantenimiento se debe tener un área que se especialice en las herramientas de Inteligencia de negocio y Learning machine, esta división del equipo de ingenieros de sistemas estará enfocada en soportar los procesos de implementación, mejora y actualización de estas herramientas, las cuales no son el núcleo de la operación, pero si representan para la compañía un pilar del valor agregado a sus clientes.
• Comercial y mercadeo
A grandes rasgos estará conformado por los procesos de ventas, promoción, publicidad y posicionamiento de marca, los cuales son esenciales para la colocación y venta de la herramienta como de los servicios que hacen parte de la promesa de valor de la compañía. El área a cargo de esto desempeñará un rol relevante dentro de la organización ya que al garantizar una correcta penetración del mercado y una ampliación de la participación en el mismo se pueden generar los flujos financieros necesarios para el sostenimiento de la operación en el mediano y largo plazo.
• Servicio postventa
Este recoge el soporte técnico con el que contarán los clientes orientado a la operación de la herramienta y el acompañamiento en implementación que se propone brindar orientado al proceso de adopción de la nueva tecnología en los micro establecimientos gastronómicos. Esto permitirá garantizar el pilar de cercanía con el cliente que soporta la posición estratégica de la compañía, en la medida que parte de la propuesta de valor se encuentra definida por la oferta de un servicio integral más allá de una licencia.
• Soporte legal, contable y de recursos humanos
En este se agrupan las tres principales actividades de soporte de la empresa, no hacen parte directa del núcleo de su promesa de valor, pero son esenciales para el correcto funcionamiento de los otros macroprocesos pues son un soporte transversal. No
35
obstante, brindaran un apoyo directo significativo a procesos específicos de módulos de herramientas mediante un asesoramiento constante en términos de marco regulatorio y mejoras que le permitan al equipo técnico conectarse con el entorno cambiante de estas
áreas.
8.2. Manual de Procesos
A su vez también establecimos un Manual de Procesos de acuerdo con la normativa de calidad ISO9001:2015 el cual tendrá será nuestro punto de referencia para las operaciones internas de la empresa. En este caso decidimos dividir sus responsabilidades de la siguiente forma:
• Procesos Estratégicos: Gerente Comercial, contadores, asesores y Community Manager.
• Procesos Operativos: Gerente Operativo, equipo técnico de sistema y contadores.
• Procesos de Soporte: Gerente Comercial y Gerente Operativo, asistente administrativo y contadores.
36
Tabla 2 Manual de Procesos ISO9001:2015
8.3. Control de calidad
Nuestro proyecto está basado en la excelente atención del cliente y sobre todo un servicio de solución de la mejor calidad. Por esta razón una de las funciones principales de nuestros dos gerentes, será el control de calidad de cada una de sus áreas encargadas.
Por un lado, la dirección comercial estará a cargo de estar al tanto de la retroalimentación del cliente, la satisfacción acerca del producto, como ha sido el servicio al cliente y el soporte técnico para ellos; a su vez realizará las implementaciones en cuanto a las áreas involucradas y la mejora de los procesos internos de la empresa para garantizar la calidad del servicio.
En el caso de la dirección operativa, esta será la encargada de evaluar constantemente como está funcionando los programas, evaluar las fortalezas y debilidades del sistema y trabajar con el equipo técnico en ellas. También se encargará de contener los reclamos a nivel técnico que se puedan producir y hacer cumplir las medidas de seguridad en cuanto a la información de los clientes.
Como parte de nuestro control de calidad queremos implementar dos certificaciones que consideramos pertinentes:
ISO27001
Certificación de la gestión de Seguridad de la Información, para demostrarle a nuestros clientes que todos sus datos y la información de su empresa esta a salvo con nosotros.
Este proceso nos exigirá preparar a toda nuestra organización para la evaluación de los procedimiento y controles que exige ISO27001, así como también garantizar el cumplimiento constante y la mejora de los mismo siempre.
37
ISO9001
Certificación de Sistema de gestión de Calidad, con este garantizaremos que nuestra organización cuente con todos los elementos de gestión necesarios para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad del producto.
9. Plan de Tecnología
9.1. ERP base de código abierto
Diversos grupos de desarrolladores en el mundo han creado software ERP de código abierto, ya que manejan un modelo de negocio donde las utilidades no se derivan de una comercialización de licencias, en cambio provienen de capacitaciones pagas o de ajustes a la medida a petición de los clientes. Por tanto, es posible explotar la ventaja financiera y operativa que supone su uso si se cuenta con un equipo capacitado en programación con un amplio manejo de sus lenguajes nativos. Partiendo de lo anterior, se realizó una evaluación de las alternativas de ERP de código abierto o licencia libre, se encontró que las más convenientes en términos de estado de desarrollo, lenguaje de programación, vinculación a nubes y funcionamiento online, son Adempiere, Openbravo, Oddo y Oracle E-BusinessSuite. Esta decisión se sustenta en gran medida por la homogeneidad de los lenguajes de programación de las herramientas, Java, lo cual facilita el proceso de combinación de módulos de los diferentes programas, así mismo, uno de ellos presenta el uso del lenguaje Phyton, el cual será empleado en la construcción de las herramientas de analítica de datos, específicamente en el uso de Learning Machine.
38
9.2. Herramientas y módulos de los ERP base:
Para la implementación de PyMvalo se tomará como punto de partida el código fuente de distintos sistemas ERP de modalidad OpenSource con licencia publica común, entre las herramientas o módulos que usaremos de cada programa están:
• OpenBravo: (Lenguaje Java)
Gestión de Compras e informes de pedidos, facturas, entregas y compras. Gestión de almacenes e inventarios analíticos.
Supervisión de productividad empresarial. Interfaz web de servicio usuario.
Proyección de compra y sistema integrado inteligente y único de inventario. Gestión y programación de inventarios por BI.
• Odoo: (Lenguaje Java, Python y Extensible Markup Language) Gestión del negocio e integración de datos como una única herramienta. Vinculación de aplicaciones web.
Administración y sistema contable completo.
Moderación de inventarios y necesidades de compra. Movilidad y disponibilidad nube.
• AdEmpiere: (Lenguaje en Java).
Integración y administración de cadenas de suministros en la compra y la venta. Modulo Contable.
Automatización de procesos de conciliación bancaria, caja y saldos pendientes. Reportes y contabilidad general.
Generador de reportes integrados. Contabilidad Multi-Impuestos.
39
• Oracle E-BusinessSuite: (Plataforma Java, Enterprices Edition)
Segregación de funciones mediante hojas de cálculo, para información limpia. Estrategias de ventas y marketing adaptadas para el cliente por BI.
Distribución y logística de compras y ventas. Acceso a datos y cálculos centralizados.
Cuadros de mandos BI, consultas ad hocn análisis OLAP. Minería de datos.
9.3. Almacenamiento y procesamiento en nube
Como se pudo identificar en la caracterización de la industria internacional del ERP, una tendencia relevante es el uso de nubes de información, esta estrategia permite hacer frente a la barrera de altos niveles de inversión en Hardware y tiene la ventaja de permitir la generación de un esquema de costos variables acordes al número de clientes y a la capacidad requerida. Por lo anterior, se evaluaron tres alternativas líderes en el mercado de almacenamiento y procesamiento en nube, estas fueron Google Storage, AWS Amazon y Microsoft Azure. Dicha evaluación tuvo en cuenta aspectos como esquema de precios, escalabilidad, soporte técnico en Colombia y funciones de seguridad. Al respecto se encontró que la opción más conveniente es AWS Amazon debido a la flexibilidad de precios tanto de almacenamiento (GB/mes) como de procesamiento (capacidad en GB/Hora), y a su escalabilidad acorde a un esquema de tarifas con aumentos marginales decrecientes.
9.4. Proceso de adaptación y extensión
Debido a que se trabajará con distintos códigos base que serán modificados y extendidos se plantea una fase inicial de un semestre para tal fin, durante este tiempo
40
se dará una dinámica de trabajo conjunto de ingenieros especializados en programación Back End y Front End, con el objetivo de modificar los módulos existentes, integrar los módulos más robustos de cada alternativa y empezar a desarrollar los módulos de analítica de datos para la implementación de BI y LM. De forma transversal al proceso se llevará a cabo la implementación de un esquema de pruebas que permitan evaluar el nivel de avance del proyecto, dentro de estas se encuentran:
• Pruebas Funcionales: permitirán verificar el cumplimiento de un listado de requerimientos funcionales para cada módulo de la herramienta.
• Pruebas de rendimiento: se evaluará el desempeño de la herramienta al momento de su ejecución, en términos de su tiempo de procesamiento, número de transacciones soportadas y acceso a información por parte del usuario. • Pruebas de valores límite: se evaluará la capacidad del código para el manejo
y procesamiento de errores, con esto se observará si la herramienta tiene robustez suficiente que contemple la diversidad de fuentes de error.
• Pruebas de utilidad: permitirán evaluar la interacción aproximada del usuario final con la herramienta, con esto se busca destacar el manejo intuitivo que hace parte de la promesa de valor con los clientes.
• Pruebas de estrés y carga: mediante estas se evaluará el desempeño de los diferentes módulos de la herramienta cuando se lleva a límite su capacidad de procesamiento, estas permitirán garantizar una continuidad en la operación de la ERP.
• Pruebas integrales: son una conjugación de las pruebas mencionadas anteriormente que permiten evaluar la interacción entre los diferentes módulos, su relevancia se sustenta en garantizar la confiabilidad de la información que alimenta y generan los módulos entre sí.
41
9.5. Requerimientos de hardware
Dado el enfoque de alquiler de almacenamiento y procesamiento en nube, los activos tecnológicos de la empresa en su fase inicial será equipos de cómputo como dotación para los trabajadores contratados, se comprarán 6 equipos con capacidad de almacenamiento de 1TB y 8GB de RAM para procesamiento, para la fase de desarrollo. En cuanto al sistema operativo se plantea el uso de Linux debido al enfoque de la operación tecnológica, con esto se plantean explotar ventajas que presenta este SO como lo son su estabilidad para desarrollos de alta robustez y la alta concentración de software libre que presenta.
9.6. Requerimientos de personal en tecnología • Fase Inicial
Durante este periodo de un semestre se trabajará con un equipo de cuatro ingenieros de sistemas especializados en lenguaje de programación Java y Phyton, que son los lenguajes nativos de los softwares de código abierto que se emplearán. Sus funciones comprenderán la adaptación de los módulos existentes, la extensión de nuevos módulos y la realización de pruebas preliminares según el esquema que se plantea para la salida en vivo. Se requerirá que este equipo cuente con al menos un profesional con experiencia previa en ERP de restaurantes y que haya tenido acercamiento a las ERPs de código abierto que se usarán.
• Fase Productiva
Para esta etapa, seguiremos trabajando con un equipo técnico compuesto por los cuatro ingenieros de sistemas que continúen con el desarrollo y refinamiento de procesos, actualización de los códigos, mejoras y mantenimiento Front end y Back end de la herramienta. Así mismo, se vinculará un profesional con conocimientos
42
de analítica de datos con el fin de robustecer las herramientas y mantenerlas actualizadas.
10. Organización y gerencia
10.1. Empleados clave
• Directores: Comercial y administrativo (María Alejandra Arévalo) y Operativo e innovación (Pedro Felipe Arévalo) encargados del funcionamiento general, control de procesos y verificación de calidad técnica y de atención.
• Equipo técnico de sistemas: Compuesto por cuatro ingenieros de sistemas, que velaran porque nuestros sistemas siempre funcionen de manera óptima y podamos brindar el mejor servicio a nuestros clientes.
• Contador: Trabajaremos con un contador que evalúe nuestro sistema contable y firme las respectivas tributaciones de nuestros clientes.
• Abogado: Siempre contaremos con un abogado de planta, que oriente y asista a nuestros clientes microempresarios en sus dudas, problemas y las situaciones particulares que lo requieran.
• Asistente Administrativa: Será la mano derecha de los gerentes en las actividades básicas de la organización; tanto en los procesos internos como empresa que lo amerite, así como en la asistencia que requieran los procesos de servicio al cliente. • Asesor comercial: Se encargará de realizar la captación y publicidad directa a
nuestros clientes potenciales, el soporte del servicio post venta y también el servicio al cliente.
• Community Manager: Trabajará principalmente en el reconocimiento de la empresa, todo lo relacionado con el marketing digital y directo que se emprenda, esperando abarcar cada día más suscriptores y lograr el reconocimiento como marca en el país.
43
10.2. Junta Directiva
La junta directiva estará a cabeza de sus dos gerentes, quienes son a su vez dueños de Pymvalo, Maria Alejandra Arévalo y Pedro Felipe Arévalo, y tendrán como funciones principales:
• Cuidar que los procesos internos de la empresa se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y a los pilares en las que está diseñada la compañía.
• Establecer las normas internas para los empleados, que edificarán la cultura organizacional que se espera dentro de la empresa.
• Velar por la seguridad informativa de los clientes.
• Aumentar las utilidades y rendimientos de manera orgánica y responsable. • Supervisar las operaciones para asegurar la calidad y eficiencia de los
resultados.
• Guiar a los empleados en el alcance de metas específicas periódicas. • Posicionamiento y crecimiento paulatino de la empresa PyMvalo.
• Evaluar y coordinar las reformas, modificaciones y proyectos que se emprendan en la empresa.
• Dirigir y apoyar a los equipos de trabajo a su cargo.
10.3. Cuadro organizacional
La estructura organizacional de PyMvalo estará divido en cuatro equipos divididos de la siguiente forma:
• Gerencia General: Se enfocará de planificar las actividades, trazar las metas, controlar los procesos, dirigir y supervisar los equipos de trabajo y velar por la calidad del producto.
44
• Área Administrativa: Trabajara en todo lo referentes a la gestión interna y obligaciones contables y laborales que tenga propiamente la empresa.
• Área Operativa Tecnológica: Su función es el mantenimiento de la plataforma, implementar las modificaciones o actualizaciones y asegurar la información de los usuarios.
• Área Comercial: Deberá conocer la experiencia del usuario, hará el servicio post venta y la retroalimentación del resultado a los demás equipos; también trabajará en el estudio del nicho de mercado y el contacto directo con el cliente.
Tabla 4: Organigrama PyMvalo SAS
10.4. Estilo de gerencia y cultura corporativa
En PyMvalo queremos tener un estilo de Gerencia de carácter Participativo y Consultivo, donde nuestro equipo tenga la oportunidad de expresar libremente su
45
opinión y que a partir de todos sus aportes podamos generar retroalimentaciones enriquecedoras para nuestros procesos. Con lo anterior, esperamos que en conjunto establecemos estrategias de mejora y metodologías de evaluación en los puntos fuertes y débiles de nuestra empresa para mejorar nuestros resultados constantemente.
También parte de la cultura organizacional que queremos implantar en la compañía es que a pesar de que seremos exigentes en los resultados que esperamos, también somos conscientes de que nuestros empleados hacen su mejor esfuerzo y no queremos sobre presionarlos; por eso seremos una gerencia abierta a escuchar las razones y las percepciones de su trabajo para poder tener una noción más amplia de lo que está generando los resultados, bien sean positivos o negativos.
Otro valor fundamental que queremos establecer en nuestra organización es la integridad y el apoyo de nuestros grupos interdisciplinarios tanto dentro como entre ellos. Esta será nuestra fortaleza como compañía pues es lo que hace posible resultados más integrales y eficaces para nuestros clientes.
También nos oponemos a cualquier tipo de desplazamiento, segregación, violencia, abuso, irrespeto o cualquier tipo vulneración a integridad de nuestros empleados, pues velaremos con un ambiente laboral sano y amigable donde seamos una familia de trabajo que se apoye, se oriente y se sienta orgullosa de los resultados que entre todos hemos conseguido.
46
11. Comunidad y Responsabilidad Social
11.1. Políticas de la empresa
• Política de calidad de la información: Compromiso real con los clientes de que los resultado implementación del ERP van a cumplir los requerimientos con los mejores estándares de calidad.
• Política de innovación constante: Nuestro funcionamiento y el impacto que esperamos generar en la sociedad va de la mano de las mejoras técnicas y normativas.
• Política de Transparencia: El manejo de la información de nuestros clientes cumplirá a cabalidad la legislación, primará el respeto de sus derechos y esta nunca será utilizada o manipulada para intereses individuales.
11.2. Valores Corporativos
Los valores que hemos definido son necesarios para lograr alcanzar los objetivos de la empresa bajo los principios éticos, en los cuales confiamos como base para poder lograr los resultados esperados. Nuestra estrategia de trabajo es lograr tener una cultura organizacional balanceada y agradable, basados en los siguientes pilares:
➢ Practicar el trato respetuoso a todos los miembros de nuestro equipo. ➢ Comunicación clara, honesta y abierta entre todas las áreas de trabajo.
➢ La responsabilidad laboral a partir de la puntualidad, compromiso, disciplina, disposición y buena actitud.
➢ Sana competencia, bajo la innovación constante.
➢ Critica y Autocritica constructiva, evaluar los procesos y comportamientos de la operación.
