MANUALES ADMINISTRATIVOS

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Av. Silvestre de Jesús Díaz y 4ta. Calle Ote. Barrio San José, Nueva Concepción, Chalatenango; Tel: 2306-7497

EMPRESA MUNICIPAL AGUAS DE NUEVA CONCEPCIÓN

MANUALES

ADMINISTRATIVOS

JUNIO DE 2009

Actualizado: Dic/10

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INDICE

CONTENIDO No. Pág.

Glosario de términos 4

Introducción 6

I. GENERALIDADES 7

1.1 Objetivos 8

1.2 Metodología de trabajo 9

1.3 Antecedentes de la empresa 11

II. ANÁLISIS FODA DE LA EMPRESA 13

2.1 Análisis Interno 14

2.1.1 Fortalezas 14

2.1.2 Debilidades 15

2.2 Análisis Externo 16

2.2.1 Oportunidades 16

2.2.2 Amenazas 18

2.3 Conclusiones y Recomendaciones 19

III. MANUAL DE ORGANIZACIÓN 22

3.1 Presentación 23

3.2 Objetivos del manual 24

3.3 Organización legal 25

3.4 Organización funcional 27

3.5 Estructura organizativa 29

3.6 Descripción de puestos 30

3.6.1 Asamblea general 30

3.6.2 Junta Directiva 33

3.6.3 Gerencia General 56

3.6.4 Administración y Finanzas 76

3.6.5 Comercialización 84

3.6.6 Operación y Mantenimiento 96

3.7 Escala salarial 108

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IV. MANUAL DE POLITICAS 109

4.1 Presentación 110

4.2 Objetivos del manual 111

4.3 Políticas Comerciales 112

4.4 Políticas de Compras 114

4.5 Políticas de Producción 115

4.6 Políticas de Inventario 115

4.7 Políticas Financieras 116

4.8 Políticas de Recursos Humanos 119

4.9 Políticas para el Manejo de Información 122

V. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 123

5.1 Presentación 124

5.2 Objetivos del manual 125

5.3 Procedimientos Área de Gerencia General 126

5.4 Procedimientos Área de Administración y Finanzas 128

5.5 Procedimientos Área de Comercialización 139

5.6 Procedimientos Área de Operaciones 142

VI. ANEXOS 148

Modelo de Acta de aprobación de Junta Directiva - (Anexo 1)

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GLOSARIO DE TERMINOS

1) ACUEDUCTOS: El conjunto o sistema de fuentes de abastecimiento, obras, instalaciones y servicios que tienen por objeto el proveimiento de agua potable: tal conjunto o sistema comprende: las fuentes de abastecimiento, provengan estas de aguas superficiales o subterráneas las plantas de tratamiento y de bombeo; los tanques de almacenamiento y de distribución; las tuberías con sus accesorios, válvulas, hidrantes, etc. Instaladas para la conducción y distribución del agua; el suelo en el cual se encuentran ubicadas las fuentes, obras, instalaciones y servicios arriba indicados; y las servidumbres necesarias.

2) AGUA POTABLE: La que reúne las características físicas, químicas y biológicas que la hacen apta para el consumo humano, de acuerdo con los patrones de potabilidad de la Norma Salvadoreña Obligatoria NSO 13.07.01:97 y la Organización Mundial para la Salud.

3) ALCANTARILLADO: Conjunto o sistema de obras, instalaciones y servicios que tienen por objeto la evacuación y disposición final de las aguas residuales; tal conjunto o sistema comprende: las alcantarillas sanitarias con sus pozos de visita; los colectores maestros y de descarga; las plantas de tratamiento; el suelo en el cual se encuentren ubicadas las obras, instalaciones y servicios arriba indicados; y las servidumbres necesarias.

4) AGUAS SERVIDAS O NEGRAS: Son aguas contaminadas con materia orgánica o sustancias químicas, producto de las descargas de residencias, comercio e industrias, para recibirlas en el sistema Público de alcantarillado sanitario, deben cumplir con las normas establecidas por ANDA-EMANC, y complementariamente con aquellas que dice el Ministerio de Salud.

5) CALIDAD DE AGUA: Implica que el agua reúne las características, químicas y biológicas establecidas a través de los patrones de potabilidad de la Norma Salvadoreña Obligatoria NSO 13.07.01:97 y la Organización Mundial para la salud.

6) CALIDAD DEL SERVICIO: Se refiere a que el servicio de agua potable debe cumplir con los atributos de calidad del agua, cantidad suficiente y continuidad. En el caso del

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alcantarillado sanitario: Que éste tenga en forma permanente capacidad para recibir las aguas negras y servidas.

7) COLECTURIA: Lugar Autorizado para efectuar los pagos por servicios prestados por la EMANC; los cuales podrán ser prestados por instituciones del sistema financiero, Alcaldía Municipal u otra organización con capacidad para tal fin.

8) E. M. A. N. C.: Siglas con las que se conoce a la Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción también conocida en el documento como la institución.

9) INSPECCION DOMICILIAR: Revisión de las instalaciones de acueductos y alcantarillado de un inmueble, realizado por personal autorizado de la institución cuando observa un consumo anormal o a solicitud del usuario.

10) JUNTA DIRECTIVA DE EMANC: Es la máxima autoridad de la Empresa, integrada por un Presidente y un Vice-presidente, Tesorero, Secretario, tres vocales propietario y tres vocales suplentes, que fueron elegidos en Asamblea General de Usuarios en donde incluyen al Señor Alcalde Municipal, Miembros del Concejo Municipal, Profesionales, Líderes Religiosos y Miembros de las Comunidades de esta Ciudad.

11) USUARIO: Toda persona natural o jurídica que utilizan los servicios proporcionados por la institución.

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INTRODUCCION

Hoy en día las empresas dedican parte de sus fondos para que realicen consultorías a sus diferentes áreas, por lo tanto se hace casi indispensable formular cuestionamientos que ayuden a esta, a ejecutar sus operaciones eficientemente y eficazmente.

En este material se hará referencia en especial a la modalidad de Consultoría Integral Colaborativa y por ende llevará implícita el involucramiento y más aun el compromiso de los consultores internos, y de todo el personal de la organización, lo cual demanda de un fuerte trabajo del consultor y del apoyo incondicional de sus directivos y en especial de la alta dirección de la organización cliente.

En el presente reporte tenemos como objetivo principal y primordial dar a conocer el ámbito de trabajo de una organización para elaborar un diagnostico de la situación en la que se encuentra actualmente la Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción (EMANC). Esta crónica será una herramienta que se utilizará durante todo el trabajo de la consultoría que se realizará.

Se definirán detalladamente cada una de las áreas de la organización para tener una mejor percepción de lo que sucede en la empresa.

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1.1 OBJETIVOS

Objetivo General

• Realizar el diagnostico de la situación de la empresa, hasta la elaboración de los correspondientes manuales administrativos, manual de políticas y manuales operativos.

Objetivos Específicos

• Elaborar diagnósticos de la situación actual de la empresa que ayuden a mejorar las situaciones encontradas en este.

• Estructurar manuales administrativos, de políticas y operacionales que faciliten los procesos de la institución.

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1.2 METODOLOGIA DE TRABAJO 1.2.1 Métodos de investigación:

•••• Método inductivo

•••• Método deductivo

•••• Método Inductivo:

Nos apoyaremos en el método inductivo en las ocasiones que se es necesario obtener datos estadísticos concretos y este método se presta para la obtención de datos estadísticos.

•••• Método Deductivo:

También utilizaremos el método deductivo en el cual podemos obtener información más explicativa por parte de los involucrados de las diferentes áreas para la aplicación de los diferentes métodos utilizaremos las diferentes técnicas e instrumentos:

Técnicas Instrumentos

Entrevista Guía de entrevista

Observación directa Guía de Observación

Revisión Documental Guía de informes (Archivos)

• Entrevista:

Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.

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• Observación directa:

Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.

La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda mediante la observación.

• Revisión Documental:

Es una técnica destinada a obtener datos e información cuantitativa y cualitativa, de todos los antecedentes históricos y actuales en las diferentes aéreas de la empresa.

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1.3 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

La Municipalidad de Nueva Concepción y la sociedad Civil, conocedores de los problemas en relación a la prestación del servicio de agua, así como a las limitantes de producción de las fuentes, expresaron su voluntad de administrar el sistema de agua de esa localidad, y de hacer mejoras en los caudales, redes de distribución y tanques. Así mismo han expresado su disposición de asumir la responsabilidad en la Administración del recurso agua; ya que buscan perfilar el Municipio como un polo de desarrollo que dé pasos firmes al proceso de descentralización de los servicios públicos, para esto su estrategia es la gestión de financiamiento ante organismos nacionales e internacionales.

• Datos Generales

Razón Social: Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción

Nombre Comercial: EMANC

Giro o actividad: La prestación de servicios de agua potable y Alcantarillado sanitario.

Código de actividad económica: No aplica (creado por decreto a través de la alcaldía del municipio)

Dirección: Av. Silvestre de Jesús Diaz y 4ta. Calle Ote. Barrio San José, Nueva Concepción, Chalatenango

Telefax: 2306-7497

Correo electrónico: [email protected]

Fecha inicio de actividades: 17 de Abril de 2002

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• Información Comercial

Numero de productos o servicios: 13

Producto o servicio principal: Servicio de Agua potable

Producto o servicio secundario: Servicio de Aguas negras

Mercados que atiende X Local ______Regional _ __ Nacional ______Internacional

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2.1 ANALISIS INTERNO 2.1.1 Fortalezas

• Existen fuentes donde extraer más agua para abastecer un nuevo sector del mercado con el objetivo que la empresa se expanda a sus municipios más cercanos y así ampliar su cartera de clientes

• Sus instalaciones son adecuadas para desarrollar las distintas actividades que se lleva acabo ya que cuenta con suficiente espacio físico y tiene una ubicación apropiada y esta accesible para los usuarios porque se encuentra en el centro de Nueva Concepción, y esto provee un beneficio ya que tiene una amplia cercanía con potenciales clientes.

• Cuenta con el personal capacitado e idóneo en cada una de las áreas y puestos de la organización, ya que la selección del personal es de manera que llene el perfil del puesto necesarios para cubrir la plaza y por lo tanto no existe una rotación de personal constante.

• Atención personalizada cuando los clientes presentan quejas, los empleados de la empresa van a los hogares a solucionar el problema de la queja presentada, brindar una solución rápida que contribuye a la buena imagen ya que la preocupación por solventar los problemas de los usuarios demuestran la calidad de trabajo de EMANC

• Capacitaciones constantes para el personal, para que este bien preparado para atender y resolver problemas y necesidades de los usuarios. El personal debe mantenerse a la vanguardia de acuerdo a la evolución de la maquinaria y la tecnología por ello una buena capacitación los mantiene en un alto estándar.

• Tiene procesos claros y bien establecidos dentro de la organización lo cual facilita las actividades de rutina.

• La empresa cuenta con la maquinaria necesaria tales como herramientas de bombeo, etc.

Y transporte propio de la empresa para desplazarse con las herramientas para desarrollar los trabajos.

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2.1.2 Debilidades

• No existe un procedimiento definido para realizar las compra de materiales e insumos necesarios para prestar los diferentes servicios que brinda la empresa, esto es problemático porque causa una recarga de trabajo para el personal ya que ejerce funciones sin una guía.

• No cuentan con manuales de la organización actualizados, si no que los que tiene ya están desactualizados porque fueron creados desde la constitución de la empresa y existe procesos que no han sido incluidos por falta de comunicación escrita.

• No cuentan con políticas por departamentos establecidas y aprobadas por la junta general de accionistas.

• Escasez de recurso humano en el área técnicas no son suficientes, el personal

• Escasez de recurso humano en el área técnicas, el personal no es técnico académicamente solamente posee el conocimiento empírico.

• No cuentan con el personal necesario para las reparaciones o cierre y aperturas de válvulas y esto reduce la agilidad en la reparación de ruptura de tuberías por ello el sistema de reparación es por medio sub-contratos (Absorsing)

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2.2 ANALISIS EXTERNO

2.2.1 Oportunidades

• Diversificación de servicios complementarios para cumplir con la eficiencia y eficacia para cumplir con las expectativas del cliente. Convertirse en una envasadora de agua potable para el consumo poblacional tomando en cuenta que el proceso de depuración del agua para envasado no tiene un procedimiento estándar establecido, esto dependerá directamente del tipo y procedencia del agua a utilizar y así obtener una cobertura territorial más amplia en la zona.

• En el caso de utilizar agua potable para envasado, ésta como ya se encuentra con una calidad apta para consumo humano, por lo general son más sencillos los procesos de embasados por ello para la empresa EMANC podrá tener una ventaja comparativa con la competencia.

• Trabajar en conjunto con la Municipalidad.

• El acercamiento de la municipalidad a esta pequeña empresa puede brindar apoyo y un mayor confianza frente a la población sin mencionar el sin numero de beneficios que esta buena alianza lograría como el cuidado del medio ambiente y sobre todo el buen uso del servicio.

• Existe u amplio mercado de alternativas entre ellas ofrecer servicios de fontanería llevando los servicios a la población en general que ayudaría a todas aquellas personas o empresas privadas a poder solucionar problemas de fuga, reparaciones de tuberías dañadas, etc.

• Con ello aportando un servicio más a la población y siendo este de alto contacto con los clientes, ya que en muchas ocasiones la dificultad de encontrar empresas que provean este servicio es muy arduo, sin contar de la calidad que muchas veces no es tan optima.

• Mejorar la imagen del municipio.

• EMANC apoya el mejoramiento y la calidad de vida de dichos municipios a los cuales les brinda este valioso servicio además está colaborando con el desarrollo urbano y social del municipio.

• El desarrollo urbano es una fuente de turismo y comercio en nuestro tiempo y más aun en Nueva Concepción.

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• Ampliar el mercado actual para aumentar las probabilidades de expansión de servicios de agua potable y agrandar el horizonte de probabilidades de crecimiento de EMANC, para pasar de ser pequeña a una mediana empresa, así sus posibilidades de súper vivencia dentro de un mercado tan burocrático, competitivo, son más seguras.

• A pesar del difícil proceso de expansión los riesgos son menores que los beneficios que acarrearía dicha mejora.

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2.2.2 Amenazas

• La llegada de otras empresas con el mismo servicio a la zona representaría un riesgo, sobre todo si estas vienen con precios más bajos ya que un porcentaje de los clientes que tiene EMANC se irían con la nueva empresa.

• No cuenta un plan de publicidad y promoción por lo que podría tener un alto índice de quejas por falta de comunicación, y esto significa que abrían muchos clientes insatisfechos por el servicio, los cuales pueden desprestigiar la empresa y a la hora de existir una competencia no dudarían en cambiarse de empresa.

• Los Clientes ilegales en la zona convierten en una amenaza para la empresa, porque estos son los que clandestinamente hacen conexiones de agua hacia sus residenciales y estos es un gasto para la empresa porque se está consumiendo agua que no se está pagando.

• La falta de inscripción legal en algunas entidades gubernamentales como el CNR, el reglamento interno de trabajo en el ministerio de trabajo, ocasionaría costos para la empresa porque en una auditoria fiscal incurriría en multas.

• La delincuencia que azota hoy en día El Salvador es una gran amenaza para la empresa, aunque Nueva Concepción tiene niveles bajos de delincuencia, esto no significa que no existe el riesgo que se puedan dar robos de las herramientas con que cuenta la empresa, transporte y hasta la famosa renta que hoy en día cobran los delincuentes.

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2.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 2.3.1 Conclusiones

La empresa no da seguimiento a los clientes y no se cuenta con un plan de capacitación y evaluación para el personal de atención al cliente, también no se tiene una estrategia de venta bien definida ya que al dar un seguimiento a los clientes incurren costos por otro lado se tiene la idea que los servicios se venden solos y no toma la suficiente atención a la captación de nuevos clientes ya que se cree que la actual cartera de clientes satisface sus metas por lo que no se cubren ciertos nichos de mercado y la cartera de clientes se estanca.

En cuanto a la segmentación, mercado meta y posicionamiento existe falta de conocimiento de las características del servicio en cuanto a las necesidades y preferencias de los clientes desconocimiento de las nuevas necesidades que los clientes desean satisfacer por lo tanto no tienen crecimiento y es difícil obtener una mayor rentabilidad.

En gestión de Ventas, no cuenta con un plan de publicidad y la empresa pierde posicionarse en la mente de los consumidores por lo que pierde de vender a ciertos clientes potenciales por la falta de conocimiento que tienen de la empresa y sus servicios.

Con respecto a la comunicación no cuenta con política de promoción por lo que no se presta la atención necesaria para mantener una relación cercana con los clientes para que estos sean fieles a la empresa y el cliente no se siente identificado.

En cuanto a los proveedores No tienen un mecanismo para seleccionar sus proveedores las compras se hacen a través de petición del personal operativo y se mantienen los mismos proveedores, esto hace una selección de los proveedores inadecuada teniendo un efecto de compra de productos de mala calidad, retardo en la entrega de de productos requeridos y no existe accesibilidad de mejores precios en el mercado de proveedores.

En cuanto al manejo de inventario, no existe inventario en la empresa por lo que no hay una planificación para establecer las cantidades óptimas de materiales. Al tener este tipo de procedimiento (inventario) se incurre en costos que la empresa no desea, por lo se corre el riesgo de no poseer el equipo requerido para los servicios que se efectúa.

En cuanto a la planificación no existe un plan de compras y se desconoce las metas de servicio por lo tanto no se sabe que stock de inventarios deben de manejarse y no hay crecimiento en las operaciones

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En la distribución de instalaciones existe un desperdicio de espacio físico en las instalaciones por Mala distribución provocando una mala imagen para los clientes que visitan las instalaciones de la empresa.

Con el mantenimiento de equipo técnico, no dispone de un día de mantenimiento total para las maquinarias y no se lleva un control de fallas lo que indica que el personal de mantenimiento no está cumpliendo con su trabajo debido a que no se tiene un control para supervisar fallas y esto provoca la optimización de un rendimiento en el servicio de operaciones.

No coinciden las planillas de reportes de mantenimiento con contabilidad porque no son 100% reportados por falta de comunicación y dualidad de funciones en los reportes provocando un trabajo engorroso y atrasos en los procesos.

El personal no se identifica con las políticas internas y disposiciones en seguridad industrial disciplina y comportamiento organizacional ya que desconoce las políticas de promoción interna debido a que no recibe una inducción completa ni recibe manual de bienvenida tampoco el reglamento interno esta a la disposición.

No se trabaja por la formación y desarrollo del personal por no recibir capacitación constante y esto debido a lo siguiente:

• No dan a conocer las políticas al personal

• No poseen políticas de promoción interna

• Poca cobertura del plan de capacitación

• No poseen tabulador salarial

• No poseen un plan de desarrollo de personal ó planes de carrera académica

• Poco compromiso con la organización

• Riesgo de realización de faltas por desconocimiento de las políticas de la empresa

• Contribuye a la desestabilización laboral por el deseo de crecimiento profesional del personal

• Insatisfacción de crecimiento laboral

• Poco compromiso en la productividad del empleado

• Provocando un clima y motivación del personal, sin sentido de trabajo en equipo por falta de un programa de integración de equipos generando mal clima laboral, malas relaciones interpersonales e Insatisfacción laboral.

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2.3.2 Recomendaciones

El seguimiento de los clientes se debe de realizar a través de un plan que permita tener un trato más personalizado con los mismos, además establecer estrategias que permitan poder cubrir nuevos nichos de mercado.

Establecer estrategias de marketing que permitan obtener publicidad adecuada para EMANC, logrando así aumentar su posicionamiento en la mente de los consumidores.

Las políticas y acciones establecidas en el manual en relación a sus proveedores se deben seguir de forma adecuada; esto permitirá tener un control sobre dichos proveedores de EMANC, para así poder elegir el más adecuado como para establecer parámetros de calidad, periodos de pago, etc.

Se deben de establecer procedimientos de control y seguimiento de inventario, periodos de rotación y un stock de los materiales.

Se debe de redefinir el espacio físico de las instalaciones de EMANC, contratando a un profesional en arquitectura que les ayude a distribuir tanto la oficina, despacho y área de atención al cliente, bodega, etc. A través de una restructuración de dicha área física además se debe de realizar una mejora en relación a la imagen externa de EMANC.

Los procedimientos de mantenimiento de equipo se deben de llevar a cabo como lo establecen los manuales de procedimientos para maximizar tanto el tiempo de trabajo de las maquinas como su periodo de vida útil.

El personal debe de respetar las políticas internas y disposiciones de seguridad industrial establecidos, además de su comportamiento organizacional, para ello se debe de llevar a cabo capacitaciones que le permitan al personal conocer dichas políticas y procedimientos a seguir, tanto para su conocimiento como para su seguridad.

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3.1 PRESENTACION

La elaboración del presente manual de organización tiene como propósito fundamental el contar con un documento de apoyo administrativo, que en forma clara, defina los objetivos, funciones y atribuciones de cada una de las áreas que integran la Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción (EMANC), de acuerdo a lo que establece su decreto de creación, el reglamento interno y demás normatividad aplicable.

El hecho de citar los objetivos, funciones y atribuciones de cada una de las áreas, permitirá evaluar el grado de integración que se tiene con respecto al marco legal de referencia, ya que son aspectos que no deben quedar desvinculados.

Por otra parte el incluir dentro de los análisis de puestos las descripciones complementarias de autoridad, responsabilidad, requerimientos y perfiles de cada puesto, permitirá al presente manual servir de base para estudios de valuación de puestos y de calificación de méritos, además de apoyar la estructuración de sistemas de higiene y seguridad, así como contribuir al adecuado reclutamiento y selección de personal.

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3.2 OBJETIVOS DEL MANUAL

•••• Informar detalladamente a sus integrantes la estructura de organización, puestos, y funciones de la Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción.

•••• Describir en forma específica las funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos.

•••• Contribuir a la adecuada inducción del personal de nuevo ingreso, al explicarles minuciosamente su puesto.

•••• Incrementar la productividad de los trabajadores, mediante su continua actualización.

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3.3 ORGANIZACIÓN LEGAL

Razón social Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción

Nombre comercial EMANC

Tipo de sociedad Municipal con participación ciudadana

Capital inicial $11,428.57 (préstamo)

Composición del capital :

- Alcaldía $11,428.57

- Aportes de socios $0.00

Finalidad de la empresa

La prestación de servicios de agua potable y Alcantarillado sanitario.

Domicilio legal Av. Chicunhuexo entre calle Francisco Parrilla y Primera calle poniente

Órganos administrativos

a) Nivel de Alta Dirección

• Asamblea General de Usuarios.

• Junta Directiva.

b) Nivel Administrativo.

• Gerencia General c) Nivel Operativo.

• Comercialización.

• Administración y Finanzas

• Operaciones y Mantenimiento.

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- Asamblea general de usuarios

Es la máxima autoridad de la empresa y la Junta Directiva es la autoridad máxima administrativa y las decisiones las tomaran por unanimidad o por mayoría de votos.

NIT de la empresa 0416-081001-101-9

NRC de la empresa 154151-0

INSCRIPCIONES Y REGISTROS LEGALES

- CNR No aplica

- ISSS 912020049

- AFP COF0416081001101901

- Ministerio de Trabajo No está registrado

- Dirección general de

estadísticas y censos No está registrado

- Alcaldía municipal No está registrado

- Ministerio de Gobernación No está registrado

- Libros legales IVA, Compras, Ventas, Actas y Libros de contabilidad

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3.4 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

3.4.1 Tamaño de la empresa : Pequeña

3.4.2 Visión :

Llegar a ser una empresa líder que brinda el servicio de agua potable y alcantarillado sanitario a toda la población urbana de Nueva Concepción, cimentada en una Administración eficiente, transparente y justa, que cuenta con el respaldo de las autoridades municipales y el apoyo de la población para un aprovechamiento racional y protección del recurso hídrico disponible.

3.4.3 Misión :

Proporcionar agua apta para el consumo humano a la población de Nueva Concepción, haciendo una distribución equitativa de la misma, de acuerdo a su disponibilidad, por medio de una gestión sana y eficiente. Igualmente dar apoyo a los sistemas rurales de agua y velar por la Sostenibilidad del recurso hídrico.

3.4.4 Valores :

• Calidad: hacer las cosas bien de una manera correcta y cumplir con los deseos del cliente de una manera óptima.

• Honestidad: puede entenderse como el simple respeto a la verdad en relación con el mundo

• Solidaridad: sentimiento de unidad basado en metas o intereses comunes

• Profesionalismo: compromiso de obtener y mantener el conocimiento y destrezas requeridos en un campo específico para proveer la más alta calidad de servicios.

• Honradez: rectitud de ánimo, integridad en el obrar, respeto por las normas que se consideran adecuadas.

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3.4.5 Objetivos de la

Empresa:

La Empresa Municipal Aguas de Nueva Concepción, es una institución municipal descentralizada con carácter de servicio a la comunidad, apolítica, no lucrativa, siendo su finalidad abastecer de agua potable y alcantarillado sanitario a la ciudad de Nueva Concepción, Chalatenango

3.4.6 Áreas funcionales :

Gerencia General

Operaciones y Mantenimiento

Comercialización

Administración y Finanzas

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3.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Asamblea General

Junta Directiva

Gerencia General

Operaciones y Mantenimiento Comercialización

Atención al cliente

Facturación y cobros Administración y

Finanzas

Contabilidad

UACI

Auditoria Interna Auditoría

Externa

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3.6 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 3.6.1 Asamblea General

AREA ORGANIZATIVA Asamblea General de Usuarios

FUNCION PRINCIPAL DEL AREA

Representar a la institución en la toma de decisiones.

NOMBRE DEL PUESTO

Asamblea General de usuarios

PROPOSITO DEL PUESTO

Aprobar y tomar medidas que juzgue oportunas, además de decidir asuntos de interés para la empresa.

UBICACIÓN (FISICA Y

ADMINISTRATIVA) EMANC

TIPO DE

CONTRATACION

Por elección de votos.

AMBITO DE

OPERACIÓN

Alcaldía Municipal de Nueva Concepción y EMANC

•••• Relaciones de autoridad y responsabilidad

SUBORDINADOS DIRECTOS

Junta Directiva.

FUNCIONES

GENERALES Conocer la Memoria de Laborales de la Junta Directiva, el Balance General, el Estado de Pérdidas y Ganancias a fin de aprobar y tomar medidas que juzgue oportunas.

Elegir, sustituir y destituir temporal o parcialmente a los miembros de la Junta Directiva, cuya elección les corresponde a la

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CONTINUACION FUNCIONES GENERALES

Asamblea General.

Conocer el Presupuesto Anual de Operación y las Inversiones en obras de rehabilitación y expansión de los sistemas y otros proyectos que contribuyan al mejoramiento del servicio de agua potable y alcantarillado sanitario.

FUNCIONES ESPECIFICAS

Modificación de los Estatutos de la Empresa.

Emitir obligaciones, negociaciones o bonos.

Decidir sobre la compra, venta o enajenación de los bienes inmuebles pertenecientes a la Empresa.

Nombrar y remover al Auditor Externo.

Conocer los emolumentos correspondientes al Gerente y Auditor Externo.

Acordar la disolución y liquidación de la empresa o la fusión con otra(s) institución(es)

Autorizar las tarifas que sobrará la Empresa a los usuarios por la prestación de los servicios.

Cualquier asunto que de conformidad con los estatutos deban ser reconocidos y resueltos

COMUNICACIÓN :

Ascendente No posee

Horizontal No posee

Descendente Junta Directiva

Externa ANDA, Usuarios y Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales.

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•••• Perfil del puesto

CONOCIMIENTOS: No aplica

EXPERIENCIA: No indispensable

INICIATIVA : Creatividad amplia y proactividad.

PERSONALIDAD: Reconocimiento honorable y buenas relaciones humanas.

REVISADO: APROBADO: FECHA DE REVISION

FIRMA: FIRMA: DIA: MES: AÑO:

NOMBRE: NOMBRE: 2009

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CARGO: CARGO:

3.6.2 Junta Directiva

•••• Presidente de la Junta Directiva

AREA ORGANIZATIVA Junta Directiva

Es el máximo responsable de la obtención de resultados razonables para los asociados y de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos clave. A su vez, está encargado de prevenir los conflictos y equilibrar los intereses de la institución.

NOMBRE DEL

PUESTO

Presidente

NUMERO DE PLAZAS 1

Atender bajo su inmediata responsabilidad la dirección de todos los asuntos relacionados con la Institución dentro del área de su respectiva jurisdicción, y la ejecución de todas las actividades que formule la Junta Directiva en concordancia con los objetivos y lineamientos de EMANC

ADMINISTRATIVA EMANC

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE

OPERACIÓN

Cada vez que se realiza a una junta en las instalaciones de EMANC

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JEFE INMEDIATO No aplica

Gerencia General

DEPENDENCIA FUNCIONAL

Asamblea General de Usuarios

FUNCIONES

GENERALES

Convocar previa aprobación de la Junta Directiva y presidir las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea General de Usuarios y de Junta Directiva cuando lo considere conveniente.

Someter a votación, computar los votos y declarar la aprobación o rechazo de los asuntos sometidos a conocimiento de la Junta Directiva, velando porque las decisiones tomadas se ejecuten cumplida y oportunamente.

Abrir, presidir y cerrar las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva, así mismo, suspenderlos por causa justificada.

Elaborar en coordinación con el Gerente la Agenda a tratar en las sesiones, teniendo en cuenta las peticiones de los demás miembros de la Junta Directiva.

Conceder la palabra a directivos y Gerente en el turno que lo soliciten, llamándolos al orden cuando el caso lo amerite.

Firmar el libro de actas de cada Asamblea General de Usuarios y de Junta Directiva que celebre.

Representar judicial y extrajudicialmente a la Empresa previa autorización de la Junta Directiva.

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CONTINUACIÓN DE FUNCIONES

ESPECIFICAS

Conceder permiso para ausentarse de la sesión a los Directivos que así lo soliciten.

Velar porque la Junta Directiva cumpla con los Estatutos, Reglamentos Internos de la Empresa y las Leyes relativas a sus funciones y que las decisiones que se tomen en Junta Directiva y Asamblea General de Usuarios se ejecuten cumplida y oportunamente.

Celebrar contratos, contraer obligaciones, otorgar escrituras públicas o privadas y poderes generales o especiales y revocarlos;

así mismo enajenar o gravar inmuebles, muebles, valores o derechos y efectuar toda clase de actas previo acuerdo de Asamblea General de Usuarios.

Autorizar juntamente con el Tesorero las erogaciones que tenga que hacer la Empresa previo a la aprobación de la Junta Directiva.

Presentar la Memoria de Labores de la Empresa y cualquier informe que le sea solicitado por la Junta Directiva.

Solicitar con anticipación y por escrito el permiso para ausencias a las reuniones de la Junta Directiva.

Las demás tareas que le asignen las leyes y reglamentos.

COMUNICACIÓN

- Ascendente Asamblea General de usuarios

- Horizontal No posee

- Descendente Gerencia General

- Externa ANDA, Usuarios y Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales.

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- CONOCIMIENTOS Bachillerato en cualquier especialidad

- EXPERIENCIA No indispensable

- INICIATIVA Proactivo, dinámico, trabajo en equipo.

- PERSONALIDAD Liderazgo, con iniciativa, creativo y buenas relaciones humanas.

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CARGO: CARGO:

•••• Vice-Presidente de la Junta Directiva

AREA ORGANIZATIVA Junta Directiva

Es el máximo responsable de la obtención de resultados razonables para los asociados y de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos clave. A su vez, está encargada de prevenir los conflictos y equilibrar los intereses de la institución

NOMBRE DEL PUESTO Vice-Presidente

NUMERO DE PLAZAS 1

Representar al Presidente de la Junta cuando se encuentra ausente.

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE

OPERACIÓN

JEFE INMEDIATO Presidente de la junta directiva

SUBORDINADOS No aplica

(39)

39

DIRECTOS

No aplica

FUNCIONES

GENERALES

Cuando el presidente no pueda estar presente este Velara porque la Junta Directiva cumpla con los Estatutos, Reglamentos Internos de la Empresa y las Leyes relativas a sus funciones y que las decisiones que se tomen en Junta Directiva y Asamblea General de usuarios se ejecuten cumplida y oportunamente.

Abrir, presidir y cerrar las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Junta Directiva, así mismo, suspenderlos por causa justificada.

Convocar a sesión de Junta Directiva con un tres de anticipación y por escrito.

Convocar previa aprobación de la Junta Directiva y presidir las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea General de Usuarios y de Junta Directiva cuando lo considere conveniente.

Elaborar en coordinación con el Gerente la Agenda a tratar en las sesiones, teniendo en cuenta las peticiones de los demás miembros de la Junta Directiva.

Conceder la palabra a directivos y Gerente en el turno que lo soliciten, llamándolos al orden cuando el caso lo amerite.

Firmar el libro de actas de cada Asamblea General de Usuarios y de Junta Directiva que celebre.

Representar judicial y extrajudicialmente a la Empresa previa autorización de la Junta Directiva.

Someter a votación, computar los votos y declarar la aprobación o rechazo de los asuntos sometidos a conocimiento de la Junta Directiva, velando porque las decisiones tomadas se ejecuten

(40)

40

CONTINUACIÓN FUNCIONES

ESPECÍFICAS.

cumplida y oportunamente.

Conceder permiso para ausentarse de la sesión a los Directivos que así lo soliciten.

Conceder permiso al Gerente para ausentarse de las oficinas de la Empresa.

Celebrar contratos, contraer obligaciones, otorgar escrituras públicas o privadas y poderes generales o especiales y revocarlos; así mismo enajenar o gravar inmuebles, muebles, valores o derechos y efectuar toda clase de actas previo acuerdo de Asamblea General de Usuario.

Autorizar juntamente con el Tesorero las erogaciones que tenga que hacer la Empresa previo a la aprobación de la Junta Directiva.

Presentar la Memoria de Labores de la Empresa y cualquier informe que le sea solicitado por la Junta Directiva.

Las demás tareas que le asignen las leyes y reglamentos.

COMUNICACIÓN

- Ascendente Presidente de la Junta Directiva

- Externa Auditoría externa e interna, ANDA y Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.

(41)

41

- CONOCIMIENTOS Bachillerato en cualquier especialidad

- INICIATIVA Espíritu de fraternidad y colaboración profesional

- PERSONALIDAD Discreción, ética, con iniciativa, creativo y buenas relaciones humanas.

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42

CARGO: CARGO:

•••• Secretario de la Junta Directiva

Es el máximo responsable de la obtención de resultados razonables para los asociados y de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos clave. A su vez, está encargada de prevenir los conflictos y equilibrar los intereses de la institución.

NOMBRE DEL PUESTO Secretario

NUMERO DE PLAZAS 1

Llevar control de las reuniones efectuadas así también llevar por escrito y levantar actas de las decisiones tomadas por la junta.

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE

OPERACIÓN

Cada vez que se realiza una junta en las instalaciones de EMANC

(43)

43

JEFE INMEDIATO Presidente de la Junta Directiva

No aplica

FUNCIONES

GENERALES

Levantamiento de actas oportunamente en las decisiones tomadas en reuniones.

Llevar organizado el archivo de expedientes de todas las decisiones tomadas y acuerdos efectuados en las reuniones y asuntos que trata la Junta Directiva.

Llevar los libros de actas de la Asamblea General y Junta Directiva.

Elaborar y remitir las convocatorias a los miembros para las sesiones.

Ser el órgano de comunicación de la Empresa.

Computar los votos de los asuntos que se aprueben o rechacen en la Junta Directiva.

En las sesiones dar cuenta a la Junta Directiva de todos los asuntos que le hayan sido encomendados por el Presidente o quien presida la Junta.

Comunicar las resoluciones de la Junta Directiva, cuando ello no competa al Presidente.

Expedir oportunamente y de acuerdo al Reglamento, certificaciones de puntos de actas tratados y las resoluciones emanadas de la Junta Directiva o de cualquier otro documento que mantenga en sus registros, previa autorización del Presidente

(44)

44

CONTINUACIÓN FUNCIONES

ESPECÍFICAS.

o quien haga sus veces.

Asistir a la Junta Directiva y presidir en lo relativo a la recepción, trámite y despacho de correspondencia.

Auxiliar en cualquier actividad que la Junta Directiva requiera a fin de facilitar el trabajo encomendado.

Asumir cualquier otra tarea que le encomiende el Presidente o la Junta Directiva.

COMUNICACIÓN

-Ascendente Presidente de la Junta Directiva

- Horizontal Miembros de la Junta Directiva

- Externa Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales y ANDA

- CONOCIMIENTOS Bachillerato en cualquier especialidad, con excelente redacción y ortografía

- INICIATIVA Proactivo, Dinámico, ético

- PERSONALIDAD Elocuente, Responsable, Honesto, discreción, creativo y buenas relaciones humanas.

(45)

45

NOMBRE: NOMBRE: MAYO 2009

CARGO: CARGO:

•••• Tesorero de la Junta Directiva

NOMBRE DEL PUESTO Tesorero

NUMERO DE PLAZAS 1

• Supervisar la percepción, custodia, concentración y erogación de fondos. También efectuar las remesas de los fondos de la institución.

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE

OPERACIÓN

(46)

46

JEFE INMEDIATO Presidente de la junta directiva

No aplica

FUNCIONES

GENERALES

Supervisar la percepción, custodia, concentración y erogación de fondos

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Informar en cada sesión de Junta Directiva acerca de la situación de recaudación, mora, gastos, deudas y disponibilidades de dinero.

Someter a consideración de los miembros de la Junta Directiva todas aquellas recomendaciones que a su juicio sean necesarios implantar para mejorar la administración financiera.

Autorizar juntamente con el Presidente las erogaciones que tenga que hacer la Empresa, previa autorización de la Junta Directiva.

Asumir juntamente cualquier otra tarea que le recomiende el Presidente o Junta Directiva.

Gestionar de conformidad a los acuerdo de Junta Directiva la apertura o cierre de cuentas bancarias.

Efectuar las remesas de los fondos.

Solicitar con anticipación y por escrito el permiso para ausencias a las reuniones de la Junta Directiva

COMUNICACIÓN

- Ascendente Presidente de la Junta General

(47)

47

- Externa ANDA, Usuarios, Entidades de Salud y Medio Ambiente y Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales

- CONOCIMIENTOS Bachillerato en cualquier especialidad, con facilidad en el manejo numérico.

- INICIATIVA Proactivo, Dinámico, ético

- PERSONALIDAD Carismático, Responsable, Honesto, discreción, creativo y buenas relaciones interpersonales

(48)

48

CARGO: CARGO:

•••• Vocal Propietario de la Junta Directiva

NOMBRE DEL PUESTO Vocal propietario

NUMERO DE PLAZAS 3

Colaborar y asumir cualquier tarea que le encomiende la Junta Directiva.

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE

OPERACIÓN

(49)

49

No aplica

FUNCIONES

GENERALES

Colaborar y asumir cualquier tarea que le encomiende la Junta Directiva en el marco de las operaciones de la empresa.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Asistir a reuniones de Junta Directiva en las fechas y horas indicadas.

Colaborar y asumir cualquier tarea que le encomiende la Junta Directiva.

Aprobar o reprobar por medio del voto cualquier propuesta del Presidente, Administrador o cualquier miembro de la Junta Directiva.

COMUNICACIÓN

- Externa No posee

(50)

50

- CONOCIMIENTOS Sexto grado como mínimo

- INICIATIVA Proactivo, Dinámico y creativo a la hora de tomar decisiones que ayuden a mejorar las operaciones de la Institución.

- PERSONALIDAD Carismático, Responsable, Honesto, Discreción, voluntad de servicio y con buenas relaciones humanas.

(51)

51

CARGO: CARGO:

•••• Suplente de Director Propietario de la Junta Directiva

Es el máximo responsable de la obtención de resultados razonables para los asociados y de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos clave. A su vez, está encargada de prevenir los conflictos y equilibrar los intereses de la institución.

NOMBRE DEL PUESTO Suplente de Director Propietario

NUMERO DE PLAZAS 3

Sustituir a su respectivo propietario en caso de fallecimiento, renuncia, licencia, ausencia o cualquier impedimento temporal o definitivo de cualquiera de los Directores propietarios, hasta que se elija en Asamblea Ordinaria al nuevo Director Propietario.

TIPO DE

CONTRATACION

AMBITO DE Cada vez que se realiza a una junta en las instalaciones de

(52)

52

OPERACIÓN EMANC

No aplica

FUNCIONES

GENERALES

Asumir las funciones del miembro propietario que sustituye y asistir a reuniones de Junta Directiva en las fechas y horas indicadas.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Sustituir a su respectivo propietario en caso de fallecimiento, renuncia, licencia, ausencia o cualquier impedimento temporal o definitivo de cualquiera de los Directores propietarios, hasta que se elija en Asamblea Ordinaria al nuevo Director Propietario

Asumir las funciones del director propietario que sustituye y asistir a reuniones de Junta Directiva en las fechas y horas indicadas.

Asumir cualquier tarea que le encomiende la Junta Directiva en el marco de operación de la Institución

Aprobar o reprobar por medio del voto cualquier propuesta del Presidente, Administrador o cualquier miembro de la Junta Directiva en ausencia del miembro propietario que representa.

COMUNICACIÓN

(53)

53

- Externa No posee comunicación externa

- CONOCIMIENTOS Sexto grado como mínimo

- EXPERIENCIA No Indispensable

- INICIATIVA Proactivo, Dinámico y creativo en las decisiones que está asumiendo como suplente de los miembros propietarios

- PERSONALIDAD Carismático, Responsable, Honesto, Discreción, voluntad de servicio y buenas relaciones humanas.

(54)

54

CARGO: CARGO:

•••• Auditoría Externa

AREA ORGANIZATIVA Auditoría Externa

Revisar los libros contables y elaborar un dictamen financiero y fiscal.

NOMBRE DEL PUESTO Auditor Externo

NUMERO DE PLAZAS 1

Garantizar la legalidad y veracidad de la gestión operativa, financiera y administrativa de la empresa.

TIPO DE

CONTRATACION

Temporal

AMBITO DE

OPERACIÓN

Área financiera de EMANC

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55

No aplica

Gerencia General

FUNCIONES

GENERALES

Establecer las normas específicas y los mecanismos de control necesario de conformidad a las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Corte de Cuentas de la República y las Normas de Contabilidad Generalmente aceptadas.

Emitir opinión y dictamen acerca de la confiabilidad, exactitud y veracidad de los estados financieros en su conjunto y operaciones presupuestarias o exámenes especiales de la empresa.

FUNCIONES

ESPECIFICAS

Garantizar el cumplimiento de los fines de la Empresa en el control de los bienes patrimoniales a la Junta Directiva.

Proporcionar los informes de auditoría a los usuarios que así lo soliciten.

Control de calidad en los servicios que presta la Institución

Gestión de acciones preventivas y correctivas al detectar anomalías en los servicios

Revisión legal de las cuentas consolidadas de las sociedades para poder certificar la imagen fiel de la situación patrimonial de la empresa.

Asegurar las intervenciones de tipo contractual.

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56

COMUNICACIÓN

- Descendente Gerencia General y Administración y Finanzas

- Externa ANDA, Usuarios, Entidades de Salud y Medio Ambiente y Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales

- CONOCIMIENTOS Licenciado en Contaduría Pública

- EXPERIENCIA 2 Años como auditor interno o en puestos similares

- INICIATIVA Proactivo, Dinámico, observador, critico en sus observaciones y en la elaboración de sus reportes.

- PERSONALIDAD Carismático, Responsable, Honesto, Discreción y voluntad de servicio, creativo y buenas relaciones humanas.

(57)

57

CARGO: CARGO:

AREA ORGANIZATIVA Gerencia General

Desarrollar la Gestión Administrativa, Comercial y Operativa de la empresa, utilizando económica, eficiente y eficazmente los recursos financieros, materiales y humanos, apoyando en todo momento a la Junta Directiva en la ejecución de las disposiciones, acuerdos y resoluciones tomadas, ejerciendo la jefatura de las oficinas y de todo el personal.

NOMBRE DEL PUESTO Gerente General

NUMERO DE PLAZAS 1

Desarrollar capacidades gerenciales que le permitan el éxito de las funciones de la empresa a través de la coordinación de todos los miembros de la empresa.

TIPO DE Permanente