MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION

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HOJA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA AUT. DIA MES AÑO

AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROCEDIMIENTO: 44. TRAMITE DE REQUISICION DE COMPRA

EXTRAORDINARIA.

UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION

Area Solicitante Departamento de Almacenes Departamento de Adquisiciones Subdirección de Recursos Materiales 1 2 3 4 5

Solicita mediante el formato Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) en original y 3 copias al Almacén que corresponda (General, de Mantenimiento y de Víveres), los materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones.

Recibe y valora sean bienes no incluidos en cuadro básico.

Procede:

No: Se cancela.

Si: Rubrica requisición (Formato No. 41) y continua tramite.

Informa al Area Solicitante que debe acudir al Departamento de Adquisiciones, ya que no se tiene existencias de este tipo de bienes por ser considerados extraordinarios, es decir fuera de cuadro básico.

Recibe formato de Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No.41) en original y tres copias, debidamente requisitado con las firmas del Jefe de Departamento que solicita (área solicitante ó usuaria), del Subdirector del Area que corresponda y turna a la Subdirección de Recursos Materiales.

Recibe Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No.41), valora y verifica su procedencia de acuerdo a la índole de los bienes.

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HOJA

PROCEDIMIENTO: 44. TRAMITE DE REQUISICION DE COMPRA

EXTRAORDINARIA.

Departamento de Adquisiciones 6 7 8 9

Turna Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) a la Dirección de Administración para firma de autorización y posteriormente envía al Departamento de Adquisiciones.

Recibe Requisición de Compra Extraordinaria (Formato No. 41) y verifica que se encuentre debidamente firmada y registra en libreta de control los datos de identificación de la misma.

Sella y firma de recibido en original y tres copias. Devuelve una copia con acuse de recibido al Area Solicitante y turna copias de la requisición autorizada al Area Solicitante y al Departamento de Almacenes (almacén que corresponda).

Valora (cotiza) la requisición de compra extraordinaria (Formato No. 41) y determina monto, tipo de adjudicación y elabora pedido (Formato No. 38).

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PROCEDIMIENTO: 45. TRAMITE DE REQUISICION DE COMPRA

ORDINARIA.

Subdirección de Recursos Materiales Area Solicitante Departamento de Almacenes (Almacenes General, de Mantenimiento y de Víveres) 1 2 3 4 5

Instruye al Departamento de Adquisiciones, para que recabe y consolide las solicitudes de material de las diversas áreas del instituto.

Requisita y envía el formato Requerimiento de Bienes del almacén que corresponda, (Formatos No. 12, 13 y 14) solicitando los materiales necesarios para llevar a cabo sus funciones.

Recibe formato de Requerimiento de Bienes (Formatos No. 12, 13 y 14 según corresponda), revisa que este correctamente requisitado.

Procede:

No: Devuelve formato Requerimiento de Bienes (Formatos No. 12, 13 y 14 según corresponda) y regresa a la Act. No. 2

Si: Continua trámite.

Consolida los formatos Requerimiento de Bienes (Formato No. 12, 13 y 14) según corresponda, enviados por las Areas Solicitantes.

Elabora requisición de compra (Formatos No. 1, 3 y 4 según corresponda), en original y dos copias con firmas de autorización del Jefe del Departamento de Almacenes, responsable del almacén que corresponda y de la Subdirección de Recursos Materiales y turna al Departamento de Adquisiciones.

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HOJA

PROCEDIMIENTO: 45. TRAMITE DE REQUISICION DE COMPRA

ORDINARIA.

Departamento de Almacenes (Farmacia y Banco de Medicamentos) Departamento de Adquisiciones 6 7 8 9 10

Elabora requisición de compra (Formatos No. 2 y 5 según corresponda), en original y dos copias, conteniendo las firmas del Jefe del Departamento de Almacenes, responsable del almacén que corresponda y de la Subdirección de Recursos Materiales y turna al Departamento de Adquisiciones. Recibe requisición de compra en original y dos copias (Formatos No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda), verifica que este debidamente llenada y firmada.

Registra en libreta de control la requisición de compra. (Formato No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda) y entrega una copia de acuse de recibo al Departamento de Almacenes. Entrega acuse de recibo de la requisición de compra (Formato No. 1, 2, 3, 4 y 5 según corresponda) al Departamento de Almacenes.

Valora requisición de compra y determina procedimiento de adjudicación, integrando el original al expediente del pedido (formato 38) y copia para el consecutivo de requisiciones de compra.

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PROCEDIMIENTO: 53. ENTRADA DE MEDICAMENTOS AL

ALMACEN DE FARMACIA.

Subdirección de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 1 2 3 4

Instruye al Departamento de Almacenes, para que realice las acciones necesarias para la recepción y registro de las entradas de medicamentos.

Entrega los medicamentos al Almacén de Farmacia, con factura en original y 5 copias; 3 copias del pedido por ambos lados (Formato No. 38); este último deberá contener el sello de validación presupuestal.

Recibe del proveedor factura en original y 5 copias, 3 copias del pedido y coteja que los medicamentos cumplan con los requisitos establecidos en el pedido. Analiza factura y pedido y determina si procede la “Entrada Almacenaría”:

Procede:

No: Asienta en una de las copias de la factura, la leyenda “Sujeto a Revisión Técnica” e informa al proveedor respecto a la documentación faltante o de los bienes que no coincidan con el pedido. Si: Asienta en una de las copias de la factura la leyenda “Sujeto a Revisión Técnica” e informa al proveedor el día que se presente a recoger la factura original con su respectivo sello de “Entrada Almacenaría”

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Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 5 6 7 8 9 10

Recibe los medicamentos del proveedor y los acomoda para su posterior distribución a los diferentes servicios por medio de recetas medicas.

Registra en el cuaderno de control de entradas, la (s) factura (s), para obtener los consecutivos de las entradas.

Captura en el Sistema–Star Inventarios, los datos del pedido fincado por el Departamento de Adquisiciones, una vez obtenido el número consecutivo de entradas, debiendo actualiza las existencias; precios promedio y las cantidades de bienes recibidos del pedido.

Imprime la entrada del “Sistema Star-Inventarios” en original y seis copias en el formato de hoja diseñado para tal fin. Sella en la parte posterior de cada factura, en original y copia el sello de alta almacenaría, asentando los datos correspondientes

Remite a la oficina de control del Departamento de Almacenes, la factura original y cinco copias, tres copias del pedido y en el caso de pacientes subrogados, se anexan a la entrada almacenaría (Formato No. 7) copia de las recetas.

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Departamento de Almacenes

(Oficina de Control) 11 12

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Recibe la documentación que envía el Almacén de Farmacia y revisa los datos de la entrada almacenaría.

Recaba firma de autorización del Titular del Departamento de Almacenes en la entrada impresa y en la factura original. Resguarda factura original para entregar al proveedor, en la fecha programada para el efecto.

Integra juegos o legajos de documentos para distribuir a las áreas involucradas.

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PROCEDIMIENTO: 55. SALIDA DE MEDICAMENTOS DEL

ALMACEN DE FARMACIA PARA DAR ATENCIÓN A LOS PACIENTES

HOSPITALIZADOS.

UNIDAD QUE INTERVIENE No. ACT. DESCRIPCION

Dirección Médica (Médico Adscrito) Departamento de Enfermería (Enfermera) Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 1 2 3 4 5 6

Prescribe los medicamentos necesarios al paciente, de acuerdo a su tratamiento. Requisita y firma receta en la cual prescribió los medicamentos al paciente hospitalizado.

Entrega receta a la enfermera encargada en el área de hospitalización. Recibe recetas y realiza tramite en el Almacén de Farmacia.

Presenta receta en la Farmacia, registrándose en el cuaderno de control de recetas, anotando servicio, número de recetas, hora de entrega y su nombre.

Recibe la receta original y copia y verifica que este debidamente requisitada.

Procede:

No: Devuelve receta, regresa a la Act. No. 4

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HOSPITALIZADOS.

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Asienta sello de “Surtido” en original y copia de la receta y captura las descripciones y cantidades de medicamentos surtidos en el movimiento NTH (Nota de Mostrador de Hospitalización), el cual identifica que es paciente hospitalizado.

Captura los números de clave y cantidad de medicamentos entregados en el kardex; a través del Sistema “Star Inventarios”.

Escribe fecha y número de expediente, el sistema identifica con este el nombre del paciente, se registra el número de cama y quien elabora la nota de mostrador (ticket).

Captura por medio de código de barras o manualmente el artículo, visualiza automáticamente el nombre del medicamento, indicando en forma inmediata la cantidad y el sistema detalla el precio unitario, y subtotal de ese medicamento y posteriormente después de capturar todos los artículos emite el total a pagar por la nota de mostrador, el cual será cargado a la cuenta del paciente hospitalizado.

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HOJA

HOSPITALIZADOS.

Departamento de Enfermería (Enfermera)

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Imprime la(s) nota(s) de mostrador en original y copia, el original para la Caja de Hospitalización, quien cobrará el importe global de la cuenta del paciente cuando éste sea dado de alta, la copia de la nota de mostrador se engrapa a la receta para archivarse en forma consecutiva.

Entrega los medicamentos y copia de la receta que lleva impreso el sello de “Surtido” a la enfermera.

Recibe y revisa las cantidades y presentaciones de los medicamentos que solicitó y los distribuye en el servicio de hospitalización.

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ALMACEN DE FARMACIA PARA

PACIENTES QUE ACUDEN AL SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA.

Dirección Médica (Médico Adscrito)

Paciente del Servicio de Consulta Externa Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 1 2 3 4 5

Prescribe los medicamentos necesarios al paciente, de acuerdo a su tratamiento. Requisita y firma receta en la cual prescribió los medicamentos.

Entrega receta al paciente para que acuda a la Farmacia por sus medicamentos.

Recibe receta y acude al Almacén de Farmacia.

Recibe del paciente que acudió al Servicio de Consulta Externa, la receta respectiva en original y copia y verifica que este debidamente requisitada.

Procede entrega de medicamentos: No: Regresa a la Act. No.2, para que el médico rectifique los datos de la receta. Si: Surte al paciente del Servicio de Consulta Externa la receta.

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Asienta sello de “Surtido” en original y copia de la receta y captura descripción y cantidad de medicamentos surtidos en el movimiento NTM (Nota de Mostrador), el cual identifica que es paciente de Consulta Externa.

Captura los números de clave y cantidad de medicamento en el kardex; a través del Sistema “Star Inventarios”.

Captura en la computadora del Almacén de Farmacia, a través del código de barras o manualmente la clave del artículo, visualizando en pantalla la cantidad, el precio y subtotal de ese medicamento. Después de capturar todos los artículos emite el total a pagar por la nota de mostrador.

Imprime la nota de mostrador en original y copia, para verificar que se cuente con existencias del medicamento prescrito. Procede según existencia almacenaría. No: Informa al paciente que no tiene existencia del medicamento.

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Paciente del Servicio de Consulta Externa Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 10 11 12 13

Si: Coloca la receta y medicamentos surtidos en el anaquel de recetas surtidas y espera al paciente para entregar el medicamento.

Efectúa pago en la Caja de Consulta Externa, sellándole en el original de la nota de mostrador-ticket y obtiene original y copia de factura expedida por la Caja.

Acude al Almacén de Farmacia por los medicamentos, con el original de la nota de mostrador y factura en original y copia.

Recibe del paciente, original de la nota de mostrador, la factura en original y copia.

Verifica la cantidad de la factura contra la nota de mostrador, así como este especificado en la factura el concepto de pago por medicamentos.

Procede:

No: Devuelve la factura para que se realice correctamente, regresa a la Act. No.10

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Si: Busca la receta y los medicamentos y los entrega al paciente indicándole la cantidad de estos.

Sella de surtido ó entregado en la nota de mostrador original, factura original y copia.

Entrega al paciente original de factura y si contiene copia se entrega ésta.

Engrapa la nota de mostrador con la receta y factura y archiva en forma consecutiva las notas de mostrador.

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HOJA

AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACION

PROCEDIMIENTO: 63. INTEGRACION DEL CATALOGO DE

PROVEEDORES.

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Adquisiciones Proveedor 1 2 3 4 5 6

Instruye mediante memorándum interno al Jefe del Departamento de Adquisiciones, para que lleve a cabo las acciones necesarias para integrar el “Catálogo de Proveedores", con copia para la Dirección de Administración. Recibe memorándum y elabora formato denominado "Cédula de Información” (Formato No.49).

Coloca en el tablero de avisos, circular invitando a los proveedores a inscribirse en el Catálogo de Proveedores.

Turna el formato denominado "Cédula de Información” (Formato No.49) a cada una de las cotizadoras (Departamento de Adquisiciones), para que personalmente entreguen a cada uno de los proveedores que acudan al Departamento de Adquisiciones.

Elabora formato denominado “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50).

Acude al Departamento de Adquisiciones a solicitar su registro al Catálogo de Proveedores y entrega la documentación solicitada.

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PROVEEDORES.

Departamento de Adquisiciones 7

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Revisa documentación al proveedor y registra en la “Base de Datos”, los datos generales del mismo.

Verifica que haya entregado la totalidad de los documentos solicitados de conformidad con el formato "Cédula de Información” (Formato No.49).

Procede:

No: Elabora y entrega oficio al proveedor (copia para el expediente del proveedor), en el cual le indica los documentos faltantes y programa nueva fecha para revisión. Regresa a la Act. No. 6.

Si: Entrega comprobante de revisión y programa fecha de entrega de la “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50).

Entrega en la fecha programada, Constancia de Inscripción a través del formato denominado “Ficha de Inscripción al Catálogo de Proveedores” (Formato No.50), al proveedor que cumplió con todos los requisitos, firmada por el Jefe del Departamento de Adquisiciones y avalada de visto bueno por la Subdirección de Recursos Materiales.

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PROVEEDORES.

Departamento de Adquisiciones 10

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Procede a integrar el expediente individual del proveedor.

Concluye el registro en la Base de Datos, del Catálogo de Proveedores. Clasifica el expediente debidamente ordenado y requisitado, e integra al archivo para su consulta, actualización y custodia.

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PROCEDIMIENTO: 67. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

DE MEDICAMENTOS QUE LLEVA A CABO EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES.

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes 1 2 3 4 5

Instruye al Departamento de Almacenes para que realice un adecuado control y seguimiento de los pedidos de medicamentos.

Recibe instrucción y a través de la oficina de control envía al Almacén de Farmacia dos copias de la entrada impresa (Formato No. 7), dos copias de la factura y una copia del pedido (Formato No. 38), firmadas y validadas por el Jefe del Departamento.

El Almacén de Farmacia recibe la documentación y archiva una copia de la entrada, factura y pedido en la carpeta de consecutivo de entradas.

Archiva una copia de la entrada y una copia de la factura en el expediente del pedido para efectos de control.

Verifica en forma periódica que el proveedor haya cumplido con el total de entregas, de acuerdo a lo estipulado en el pedido.

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HOJA

PROCEDIMIENTO: 67. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS

DE MEDICAMENTOS QUE LLEVA A CABO EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES.

6 Analiza el expediente del pedido con relación a las entregas pactadas en pedido y determina si el proveedor ya realizó la entrega del total de bienes del pedido.

Procede:

No: Informa al área que corresponda para que realice la aplicación de sanciones por incumplimiento de pedido. Si: Salda el pedido y lo traslada al archivo respectivo.

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PROCEDIMIENTO: 106.- REEMBOLSO A PACIENTES

SUBROGADOS.

Dirección Médica Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 1 2 3 4

Designa al personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas a la institución, para pacientes subrogados y lo comunica mediante memorándum a la Subdirección de Recursos Materiales con copias de conocimiento para la Dirección de Administración, Subdirecciones de Recursos Materiales y de Contabilidad y Finanzas. Recibe memorándum en el cual se informa sobre el personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas para pacientes subrogados y turna copia al Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia).

Recibe memorándum, toma conocimiento del personal médico corresponsable para autorizar la compra de medicamentos en la farmacia subrogada o en farmacias externas para pacientes subrogados y lo conserva hasta la llegada de las recetas médicas para verificar las firmas de autorización.

Recibe del paciente subrogado, receta en original y copia y carnet y verifica que contenga nombre del paciente, número de expediente, nombre y firma del médico que prescribe, nombre(s) del medicamento(s) y la cantidad de esto y determina.

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HOJA

SUBROGADOS.

Departamento de Almacenes (Banco de Medicamentos) Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) 5 6 7

No: Devuelve al paciente subrogado, la receta médica para que acuda con el médico que prescribe para que corrija los datos, (regresa a esta misma actividad). Si: Sella y firma la receta.

Verifica si cuenta con existencias del medicamento solicitado.

Hay existencias:

No: Verifica existencias vía telefónica en el Banco de Medicamentos.

Si: Entrega medicamentos y continua con el Procedimiento No. 56 “Salida de Medicamentos del Almacén de Farmacia para el caso de Pacientes Subrogados”. Recibe solicitud de medicamentos vía telefónica, verifica existencias e informa al Almacén de Farmacia.

Recibe respuesta vía telefónica por parte del Banco de Medicamentos y procede.

Hay existencias:

No: Solicita al paciente que recabe la firma de autorización del Director Médico en receta o la firma del personal médico autorizado por el Director Médico.

Si: Le proporciona un vale al paciente subrogado y le solicita que acuda al Banco de Medicamentos y continua con el Procedimiento No. 60 “Surtido de Medicamentos a Pacientes Subrogados que realiza el Banco de Medicamentos”.

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SUBROGADOS.

Farmacia Subrogada

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Recibe del paciente subrogado la receta original y copia y verifica firma de autorización del Director Médico o que coincida con el personal médico autorizado y comunicado en la actividad no. 3.

Procede:

No: Devuelve receta al paciente subrogado y lo envía a la Dirección Médica para corrección de nombre y firma, (reingresa en la misma actividad).

Si: Proporciona un vale al paciente subrogado para que acuda a la Farmacia Subrogada a solicitar el medicamento correspondiente y le entrega copia de la receta.

Recibe del paciente subrogado vale original, lo revisa, verifica existencias y determina. Hay existencias:

No: El paciente subrogado acude a cualquier farmacia, compra los medicamentos, solicita la factura a nombre del Instituto Nacional de Cancerología con el R.F.C. INC-461125-LU9 y la entrega con una copia al Almacén de Farmacia anexando copia de la receta y original del vale y continua en la actividad no.9.

Si: Le proporciona medicamentos al paciente y remite vales originales al Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) para validación de información y trámite de pago.

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SUBROGADOS.

Departamento de Almacenes (Almacén de Farmacia) Departamento de Contabilidad (Sección de Subrogados) 10 11

Recibe copia de la receta y original del vale así como factura original y copia, revisa R.F.C., que no existan alteraciones y determina.

Procede:

No: Devuelve documentos al paciente para que acuda a corregir la factura y reingresa en esta actividad.

Si: Firma y sella factura autorizando su reembolso, obtiene vale original y copia de la factura y entrega factura original y copia de la receta al paciente subrogado quien las entrega a la Sección de Subrogados del Departamento de Contabilidad para el trámite del reembolso correspondiente. Recibe factura original y copia de la receta, revisa sello y firmas de autorización y determina:

Procede:

No: Devuelve documentos al paciente subrogado para que acuda a corrección de documentos y reingresa en esta misma actividad.

Si: Tramita el pago en efectivo (conforme a las políticas de reembolso de fondo fijo) o en cheque y efectúa pago a paciente, previa identificación y firma de recibido.

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SUBROGADOS.

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Carga el valor de la factura a la cuenta del paciente y verifica en los reportes emitidos por la Farmacia y por la Central de Equipos y Esterilización del Instituto, sobre los medicamentos y materiales de curación suministrados al paciente subrogado.

Determina el estado de cuenta del paciente subrogado, para el cobro a la Institución o Empresa Externa con convenio de subrogación que corresponda, (Conecta con el Procedimiento no. 35 “Para el Manejo de

Cuentas por Cobrar a Instituciones Bajo Convenio de Subrogación,

actividad no.7.

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HOJA

AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DEL

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

PROCEDIMIENTO: 110. DESPLAZAMIENTO DE ARTICULOS

PROXIMOS A CADUCAR

Departamento de Almacenes Area Usuaria 1 2 3 4

Instruye verbalmente al encargado del almacén, detecte e informe mediante relación los artículos próximos a caducar de uno a seis meses.

Recibe del encargado del almacén la relación e informa mediante memorándum, original para la Subdirección de Recursos Materiales, copia para la Dirección de Administración y copia para acuse, los artículos próximos a caducar.

Hace del conocimiento mediante memorándum original para el área usuaria y copia para acuse, la vigencia de los artículos próximos a caducar y solicita precisen las cantidades que requerirán hasta la fecha de su vencimiento.

Recibe memorándum referente a los artículos próximos a caducar.

Procede.

No: Informa mediante memorándum original para el Departamento de Almacenes y copia para acuse, que no requiere de esos artículos. Pasa a la actividad 13.

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PROXIMOS A CADUCAR

Departamento de Almacenes 5

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Si: Informa mediante memorándum original para el Departamento de Almacenes y copia para acuse, de los artículos que requiere.

Recibe memorándum del área usuaria indicando los artículos que le son necesarios e instruye verbalmente al encargado del almacén proceda a lo conducente.

El encargado del almacén elabora las salidas de almacén y las turna para firma de autorización del titular del Departamento de Almacenes.

El titular del Departamento de Almacenes recibe las salidas de almacén, revisa y firma de autorización, las devuelve al encargado del almacén. El encargado del almacén recibe las salidas de almacén autorizadas y avisa telefónicamente al área usuaria para que retiren el material requerido.

Verifica tener en su poder la Carta Compromiso de los proveedores a favor del Instituto, para solicitar el cambio físico de artículos próximos a caducar, por otros de mayor vigencia.

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HOJA

PROXIMOS A CADUCAR

Proveedor Departamento de Almacenes 10 11 12 Procede.

No: Carece de las Cartas Compromiso. Pasa a la actividad 13.

Si: Solicita mediante oficio original para el proveedor y copia para acuse, el cambio físico de los artículos próximos a caducar por otros de mayor vigencia o diferentes que tengan una rotación más continua.

Atiende la petición de cambiar los artículos próximos a caducar, por otros de mayor vigencia, entregándolos en el almacén correspondiente.

El encargado del almacén recibe y revisa la vigencia de los artículos nuevos, derivados del cambio físico, sellando de recibido en el documento que el proveedor presente.

El encargado del almacén elabora salidas y entradas de almacén cuando son cambios físicos por artículos distintos a los próximos a caducar.

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HOJA

PROXIMOS A CADUCAR

13 Solicita mediante memorándum, original para la Subdirección de Recursos Materiales, copia para la Dirección de Administración y copia para acuse, efectúe el trámite de autorización de baja de los artículos caducados ante la Dirección General del INCan.

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FECHA AUT. DIA MES AÑO AREA RESPONSABLE: DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DEL

PROCEDIMIENTO: 111. CONTROL, MANEJO Y DESTINO FINAL

DE BIENES DE LENTO Y NULO MOVIMIENTO

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Areas Usuarias Subdirección de Recursos Materiales 1 2 3 4 5

Solicita semestralmente, antes de cada inventario (febrero-agosto), los bienes con desplazamiento de lento y nulo movimiento al Departamento de Almacenes, mediante memorándum con copia para la Dirección de Administración.

Recibe memorándum e instruye a cada encargado de almacén, turnen la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento, y las envía a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, turnando copia de conocimiento a la Dirección de Administración.

Recibe memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento de cada almacén y los promueve ante las áreas usuarias del Instituto que correspondan para su conocimiento y desplazamiento, mediante memorándum indicando el plazo que tendrán para requerir los bienes que necesitan.

Reciben memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y envían contestación dentro del plazo establecido a la Subdirección de Recursos Materiales, a través de memorándum indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos.

Recibe memorándum de las áreas usuarias y turna copia del comunicado al Departamento de Almacenes.

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Subdirección de Recursos Materiales

Institutos Nacionales de Salud

Subdirección de Recursos Materiales 6 7 8 9 10

Recibe copia del memorándum, toma conocimiento y en caso de que las áreas usuarias del Instituto requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente.

Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento de cada almacén a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, turnando copia a la Dirección de Administración.

Recibe memorándum y relación actualizada de los bienes de lento y nulo movimiento y los promueve a través de oficio, indicando el plazo para requerir los bienes, ante los demás Institutos Nacionales de Salud, conforme al programa de intercambio hospitalario, turnando copia a la Dirección de Administración.

Reciben oficio y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y turnan contestación dentro del plazo establecido, a través de oficio, a la Subdirección de Recursos Materiales indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos.

Recibe oficio de los Institutos Nacionales de Salud y turna copia al Departamento de Almacenes.

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Subdirección de Recursos Materiales

Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública Subdirección de Recursos Materiales 11 12 13 14 15

Recibe copia del oficio, toma conocimiento y en caso de que los Institutos Nacionales de Salud requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente, previa identificación.

Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento a la Subdirección de Recursos Materiales con memorándum, con copia a la Dirección de Administración.

Recibe memorándum y relación de los bienes de lento y nulo movimiento que no fueron requeridos o desplazados, entre los Institutos Nacionales de Salud y los promueve a otros Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública a través de oficio, indicando el plazo para requerir los bienes.

Reciben oficio y relación de los bienes de lento y nulo movimiento, toman conocimiento y turnan contestación dentro del plazo establecido, a través de oficio, a la Subdirección de Recursos Materiales indicando que bienes de lento y nulo movimiento requieren o en su caso la no utilización de los mismos.

Recibe oficio de los Hospitales e Instituciones que Proporcionan Servicios de Salud Pública y turna copia al Departamento de Almacenes.

(164)

_HOJA

Departamento de Almacenes Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes 16 17 18 19

Recibe copia del oficio, toma conocimiento y en caso de que los Hospitales e Instituciones que proporcionan Servicios de Salud Pública requieran bienes de la relación, elabora y autoriza la salida de bienes del almacén correspondiente.

Actualiza y turna nuevamente la relación de los bienes considerados de lento y nulo movimiento a la Subdirección de Recursos Materiales a través de memorándum, con copia a la Dirección de Administración. Recibe memorándum y relación, promueve y negocia con los proveedores los bienes de lento y nulo movimiento que al interior del INCAN, Instituciones Nacionales de Salud u otros Hospitales e Instituciones que proporcionen Servicios de Salud Pública, no fueron requeridos o desplazados, por otros bienes que las áreas usuarias requieren, de los cuales los proveedores actuales son fabricantes e informa al Departamento de Almacenes el resultado de las respuestas de las proposiciones hechas a los proveedores Recibe el resultado de las respuestas de las proposiciones hechas a los proveedores por la Subdirección de Recursos Materiales y determina:

(165)

_HOJA

Subdirección de Recursos Materiales Departamento de Almacenes 20 21 22

Si: Elabora salidas y entradas almacenarías correspondientes, por los cambios físicos de los bienes de lento y nulo movimiento que no fueron requeridos o desplazados por otros bienes útiles a los servicios del Instituto.

No: Solicita mediante memorándum a la Subdirección de Recursos Materiales, se efectúe el tramite de autorización ante la Dirección General, para que se permita la donación de los bienes de los cuales no se logró su desplazamiento o su cambio físico a Organismos Públicos de Salud.

Recibe memorándum, determina a que Organismo Público de Salud se dará en donación los bienes y tramita autorización de donación de bienes que no fueron requeridos o desplazados ante la Dirección General.

Turna copia del comunicado de autorización al Departamento de Almacenes e informa el nombre del Organismo Público de Salud al cual se dará en donación los bienes.

Recibe comunicado de autorización de la Dirección General, efectúa salida del almacén por donación, previa identificación de la persona que acudirá a recoger los bienes y archiva documentación soporte. Termina Procedimiento.

(166)

_HOJA

PROCEDIMIENTO: 112. DETERMINACION DE MINIMOS Y

MAXIMOS

Departamento de Almacenes 1

2

Verifica mensualmente las existencias de cada uno de los almacenes y las compara con los niveles mínimos y máximos existentes y el consumo promedio mensual. Determina los artículos que se encuentran fuera de los rangos mínimos o máximos, los actualiza, los registra en el sistema, emite reporte y determina si se encuentran dentro de los parámetros establecidos.

Determina niveles:

Existen Mínimos: Consulta el reporte del estado de los pedidos, verifica existencia de mercancía en tránsito y propone se realice la compra y turna requisición extraordinaria para el caso de adjudicación directa o solicita adelanto de entregas para el caso de licitación pública nacional o internacional e invitación a cuando menos tres personas al Departamento de Adquisiciones.

Existen Máximos: Evita la propuesta de compra para el caso de adjudicación directa o solicita al Departamento de Adquisiciones el atraso de entregas para el caso de licitación pública nacional o internacional e invitación a cuando menos tres personas.

(167)

_HOJA

PROCEDIMIENTO: 112. DETERMINACION DE MINIMOS Y

MAXIMOS

Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacenes 3 4 5 6 7

Recibe en su caso, la solicitud sobre la necesidad de adelantar o atrasar entregas, realiza gestión de adelanto o atraso de entregas con el proveedor a través de memorándum, turnando copia a la Subdirección de Recursos Materiales y Departamento de Almacenes, .indicando el período que corresponda y la fecha de recepción de los bienes.

Recibe en su caso, la requisición de compra extraordinaria y dependiendo de la totalidad de partidas, volúmenes en cantidades e importes prepara una licitación pública nacional o internacional, invitación a cuando menos tres personas o compra directa e informa al Departamento de Almacenes. Recibe memorándum y toma conocimiento de los resultados de las gestiones realizadas por el Departamento de Adquisiciones e informa al almacén que corresponda.

Elabora análisis mensual de los indicadores de abasto, en base al reporte de los niveles máximos y mínimos, a los reportes de existencias y al catálogo general de artículos de cada almacén.

Turna trimestralmente mediante memorándum, los indicadores de abasto a la Subdirección de Planeación con copia a la Dirección de Administración y Subdirección de Recursos Materiales.

(168)

HOJA

PROCEDIMIENTO: 113. OPERAR EL DESTINO FINAL DE BIENES

MUEBLES

Area Usuaria

Departamento de Almacenes (Area de Activo Fijo)

Area Usuaria

Area Dictaminadora

(Departamento de Conservación y Mantenimiento, Area de Ingeniería Biomédica o Departamento de Informática) 1 2 3 4 5 6

Requiere en forma verbal al Departamento de Almacenes, a través del Area de Activo Fijo, el formato Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles.

Recibe solicitud y entrega a través del Area de Activo Fijo, el formato de Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, en un tanto al Area Usuaria. Recibe el formato Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, lo requisita con los datos del bien mueble, firma titular del área y lo turna de manera económica, dependiendo del bien mueble de que se trate, al área dictaminadora para su diagnóstico. Recibe la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, revisa el bien mueble y emite diagnóstico (dictamen de afectación).

Entrega de manera económica el diagnóstico (dictamen de afectación) y la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles original y el bien mueble al Area de Activo Fijo y copia para el Area Usuaria.

En caso de que se trate de algún bien, cuyo destino final no proceda por tratarse de un bien útil, este se remitirá al Area de Activo Fijo para su reasignación.

(169)

HOJA

PROCEDIMIENTO: 113. OPERAR EL DESTINO FINAL DE BIENES

MUEBLES

(Area de Activo Fijo) 7

8

9

10

Recibe el diagnóstico (dictamen de afectación) y la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles original y el bien mueble, verifica que la solicitud de Destino Final de Bienes Muebles y el dictamen de afectación, estén suscritos por servidores públicos autorizados y en su caso facultados para emitirlos.

Compara y verifica los datos de la Solicitud de Destino Final de Bienes Muebles y del dictamen de afectación con los del bien mueble.

Procede:

No: Devuelve documentación para su corrección, regresa a la actividad no. 4 Si: Recibe la solicitud de Destino Final de Bienes Muebles, el dictamen de afectación y el bien; procede a realizar los cambios correspondientes en la base de datos y a la guarda y custodia de los bienes

Conforma un lote y elabora una relación de los bienes muebles en proceso de baja, para su avalúo ante una institución facultada y autorizada por la SECODAM. En caso de recibir bienes útiles, éstos quedarán bajo custodia del Area de Activo Fijo, hasta su reasignación o destino final.

(170)

HOJA

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

PROCEDIMIENTO: 114. APLICAR FIANZAS

Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacenes Departamento de Adquisiciones 1 2 3 4 5

Turna copia de los pedidos (Formato No. 38) formalizados con los proveedores, indicando los programas de entrega, condiciones de pago y aplicación de sanciones al Departamento de Almacenes (almacén que corresponda) para la recepción de los bienes.

Recibe copia de los pedidos formalizados (Formato No. 38), verifica programas de entrega, condiciones de pago y aplicación de sanciones y los archiva hasta la recepción de los bienes de acuerdo a los programas de entrega establecidos.

Detecta los pedidos en los cuales el proveedor haya incurrido en incumplimiento por no entregar la totalidad de bienes asignada en el pedido de acuerdo a los programas de entrega establecidos o que por alguna circunstancia, no entregue los bienes asignados en el pedido.

Turna memorándum al Departamento de Adquisiciones indicando el tipo de incumplimiento por parte del proveedor. Recibe memorándum de notificación de incumplimiento por parte del proveedor, revisa expediente del pedido correspondiente y determina.

(171)

HOJA

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

PROCEDIMIENTO: 114. APLICAR FIANZAS

Subdirección de Recursos

Materiales 6

7

No: Informa al Departamento de Almacenes los motivos de la no procedencia, mediante memorándum y archiva una copia en expediente del pedido que corresponda.

Si: Turna expediente del pedido correspondiente a la Subdirección de Recursos Materiales para que se aplique la fianza de garantía de cumplimiento de pedido.

Recibe expediente y lo turna mediante memorándum a la Subdirección de Asuntos Jurídicos, para que se lleve a cabo la aplicación de la fianza de garantía. Conecta con el Procedimiento No. 7 Para Presentar Demanda por Incumplimiento de Contrato, Actividad no.1.

Elabora informe indicando los proveedores a quienes se les rescindió pedido, mencionando la causa de la rescisión y lo turna mediante oficio a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo

(172)

_HOJA

PROCEDIMIENTO: 122. DETERMINACION DE LOS

INDICADORES DE ABASTO

Departamento de Almacenes (encargados de los Almacenes del Area Médica, de

Administración, de Farmacia y de Víveres) Departamento de Almacenes 1 2 3 4

Solicita mensualmente y de manera directa, los reportes para elaborar los indicadores de abasto, a los encargados de los almacenes del Area Médica, de Administración, de Farmacia y de Víveres.

Reciben solicitud de información y al cierre mensual, cada almacén elabora y turna a la Jefatura del Departamento de Almacenes los reportes de cuadro básico, existencias por almacén, reporte de máximos y de mínimos y de lento y nulo movimiento.

Recibe de manera directa los reportes de cuadro básico, existencias por almacén, reporte de máximos y de mínimos y de lento y nulo movimiento de cada almacén, los revisa y verifica que la información esté completa.

Esta completa:

No: Solicita se complemente la información y regresa a la actividad no.2.

Si: Cuantifica la información y determina los totales de cada reporte por almacén y los captura en la base de datos.

Emite reporte de la base de datos y elabora trimestralmente los indicadores de abasto, de acuerdo a la información solicitada por cada indicador.

(173)

_HOJA

PROCEDIMIENTO: 122. DETERMINACION DE LOS

INDICADORES DE ABASTO

Subdirección de Planeación

5

6

Turna indicadores de abasto a la Subdirección de Planeación, a través de memorándum, con copia para la Dirección de Administración y a la Subdirección de Recursos Materiales.

Recibe trimestralmente memorándum e indicadores de abasto, para su inclusión en otros informes.

(174)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: MP-SRM-230-00 Dirección de Administración

126. Procedimiento para la Salida de Medicamentos y Productos Farmacéuticos a las Areas Médicas y Paramédicas del Almacén de

Farmacia

Rev. 0 Hoja:

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre David Pedraza Orozco

Jefe del Area de Modernización Administrativa C.P. Enrique Michaus García

Jefe del Area de Almacenes

C.P.C. Roberto Andrade Carrillo Subdirector de Recursos Materiales

Dr. Marcos Cano Guadiana Subdirector de Servicios Paramédicos

Lic. Jesús A. Cabrera Solís Director de Administración Dr. Abelardo Meneses García

Director Médico

Firma Fecha

126. PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS FARMACEUTICOS A LAS AREAS MEDICAS Y PARAMEDICAS