INTERVENCIÓN METODOLÓGICA
3.1. Fase 1: Planificar
CAPÍTULO III
Tabla 4. Plan del proyecto
Acta de Constitución del Proyecto Preparado por: Lazo Reyes Denisse Johansy
Revisado por: Alexander Reyes Guzmán Aprobado por: Ing. Brayan Augusto
Nombre del Proyecto
Diseño, modelado y simulación mediante el enfoque de procesos con BPM para la mejora de los servicios y reparación de automóviles Subaru en la empresa Subitech - Lima 2021
Relevancia del Proyecto Como impacta el
Proyecto Impacta en la agilidad de los procesos de la empresa subitech
A quienes impacta el Proyecto
Colaboradores de la empresa Subitech Dueño de la empresa.
Administradores de Agencia Clientes
Alcance del Proyecto Sede: Surquillo -
Lima
La aplicación de la investigación se llevará a cabo en el local de la sede de Lima, el cual se tomará como referencia dentro de la organización para futuras replicas en los demás locales.
Amenazas del Proyecto
Factores
Predisposición de los empleados para contribuir en el desarrollo del proyecto.
Apoyo de la alta dirección de la empresa.
Información verídica de la empresa.
Diseño de los procesos en base a la información brindada.
Hitos del Proyecto
Fases de la Metodología
Fase 1: Planificar Fase 2: Hacer Fase 3: Verificar Fase 4: Actuar
Presupuesto del Proyecto
Costo: El costo del proyecto será asumido en su totalidad por el tesista
Tiempo del Proyecto Fecha de inicio: Junio del 2023
Fecha Fin: Octubre del 2023
Nota: Elaboración propia
Como se muestra en la Tabla 4, se realiza una visión general del proyecto explicando a los interesados en que consiste casa fase que se planea desarrollar, así como también la definición de sus objetivos, los interesados quienes en este caso son los dueños del negocio, el tesista y los empleados y el presupuesto.
3.1.1. Definir la situación actual de la empresa
SUBITECH empresa especializada en atender las necesidades de los usuarios que sean propietarios de un carro de marca SUBARU, tiene una trayectoria de más de 4 años con un crecimiento considerable; en la actualidad se atiende a más de 350 clientes al mes en todas sus sedes del Perú.
El taller especializado cuenta con dos sucursales, una ubicada en Lima, Iquitos y Arequipa. Con el paso de los años se ha observado el crecimiento de la empresa a lo largo de su trayectoria. La idea principal es el de cumplir con las expectativas de calidad de un concesionario con costos que sean más acordes y accesibles a los usuarios subaristas. Su fin es utilizar repuestos originales, así como lubricantes y aditivos de la más alta calidad.
En la empresa el problema de la organización es no tener lo implementos como repuestos que son solicitados con anticipación por la institución para su adquisición, además también que los servicios brindados cuentan con retrasos muy prolongados por falta de definición en las actividades que realizan, también en las responsabilidades que asumen cada colaborador
Para realizar la aplicación de la metodología se recopilo información, para definir el organigrama.
Figura 18. Organigrama de "Subitech"
Nota: Basado en la información que brindó la empresa Subitech.
Como se obversa en la figura 18, se puede entender que la persona con el grado más alto es el gerente general, seguido del jefe de taller, el área contable y el área administrativa, también cuentan con un área de control de caja está a cargo de dos personas (Cajero y personal que brinda mantenimiento e información). El jefe mecánico lleva el control de los mecánicos que laboran en de toda la sede, sin embargo, las áreas o personal deben reportar la información de su competencia al gerente general.
Gerencia General:
Administrar la empresa a fin de alcanzar los objetivos y metas
Tener a cargo el manejo de caja
Dirigir el movimiento económico, financiero y administrativo del restaurante.
Área Administrativa
La empresa cuenta actualmente con 15 empleados que laboran de lunes a sábado;
los mismos que realizan diferentes labores en las diferentes áreas dentro de la organización.
Encargado de la contratación del personal
Encargado de la supervisión por áreas operativas Personal de atención al cliente
Encargados de la recepción de los clientes
Mantener los carros en el orden de llegada
Encargados de ofrecer citas para revisión.
Contabilidad:
Elaborar roles de Pago
Declaraciones de Impuestos
Registrar todas las transacciones.
Jefe del taller mecánico
Controla a los mecánicos especializados del área
Supervisa las tareas asignadas
Distribuye tareas de acuerdo a la especialidad de los mecánicos.
Asimismo, se tiene las personas que conforman la empresa, su cargo y área de dependencia directa.
Tabla 5. Los usuarios de la organización
N° Nombres Cargo Dependencia Directa
1 Brayan Augusto Gerencia general Gerencia 2 Elisabeth Cabañas
Zapata
Asistente de
Gerencia Gerencia general 3 Juan Francisco
Garagorri Mecánico Jefe Mecánico
4 Cesar Mesías Personal de
logística Área administrativa
5 Marcos Ludeña Mecánico Mecánico
6 Denis Vicuña Personal de
atención Área administrativa 7 Alexander Reyes
Guzmán
Jefe de
mecánico Gerencia general 8 Byron Carbone
Tananta Mecánico Jefe de Mecánicos
9 Jairo Vigo Quito Mecánico Jefe de Mecánicos 10 Sebastián Paredez
Loardo
Mecánico
Ayudante Jefe de Mecánicos 11 Daniel Toledo Mecánico
Ayudante Jefe de Mecánicos 12 Brayan Omar Cruz
Huamán
Coordinador del
sistema Gerencia General 13 Renato Cáceres Mecánico
Ayudante Jefe de Mecánicos 14 Jhon Coronel Recursos
Humanos Área administrativa 15 Ernesto Jose Vasquez
Osores Cajero Contabilidad
Nota: Empresa SUBITECH PERÚ
En la tabla 5 se muestra los usuarios/colaboradores que trabajan en la empresa Subitech Sede Lima, los cuales serán entrevistados para evaluar sus actividades el tiempo que les toma, todo ello con el fin de identificar posibles mejoras dentro de los procesos que realizan continuamente.
Mediante una entrevista al gerente y jefes del taller mecánico informaron que el tiempo promedio de atención por cada servicio son los siguientes:
Tabla 6. Tiempo promedio por proceso
Proceso Tiempo
promedio Registro, admisión y evaluación de un Vehículo 2 días Ejecución de lo Contratado por el Cliente 15 días
Lavados y limpieza. 2 días
Mantenimiento preventivo y diagnóstico. 4 días
Reparaciones correctivas. 7 días
Planchado y pintura. 3 días
Pulido y aplicación de vidrio líquido. 4 días
Instalación de accesorios. 6 días
Entrega del vehículo y evaluación de satisfacción
respecto a la atención 2 días
Nota: Basado en la información proporcionada por la empresa
En la tabla 6 se muestra el tiempo utilizado por la institución para brindar atención a sus servicios. Se considero el tiempo en horas para un mayor control, asimismo el día hábil es equivalente a 8 horas, este pequeño cuadro ayuda a visualizar el estatus inicial de la empresa respecto a sus procesos.
3.1.2. Cálculo de indicadores
En la investigación para calcular el estado inicial de forma cuantitativa respecto a la empresa se tomaron 2 tipos de indicadores:
Tiempo de atención: Se tomará el plazo de ejecución de cada actividad con el fin de señalar la magnitud del proceso, su duración fases dentro de la organización.
Nivel de satisfacción: Representa el cumplimiento respecto al agrado de un cliente después de contratar y/o adquirir un servicio. Puede ser percibido por medio de encuestas, buzón abierto que sirve para sugerencias, quejas y reclamos. Es así que para medir el nivel de satisfacción se empleó una encuesta que está basada en la escala de Likert.