Gestión por procesos en el marco de PNMGP

El seguimiento de egresados es fundamental para evaluar la calidad de la formación académica y la medir la inserción laboral de los egresados. En este contexto, la universidad reconoce la importancia de mantener una relación activa con sus egresados, para fortalecer la comunicación y brindarles un acompañamiento efectivo en su desarrollo profesional.

Consciente de la necesidad de mejorar el sistema de seguimiento de egresados existente, la universidad ha implementado el "Sistema de Gestión del Seguimiento de Egresados mediante el Enfoque de Procesos en el año 2021". El objetivo principal de este sistema es mejorar la recopilación, análisis y uso de la información de los egresados, basándose en el enfoque de procesos, con el propósito de potenciar su empleabilidad y contribuir a su éxito en el ámbito laboral.

Este trabajo se ha enfocado en usar la información recopilada de los egresados desde el 2015 al 2021, con el objetivo de obtener un panorama integral de la trayectoria de los graduados y establecer acciones efectivas para su

30

seguimiento y desarrollo a largo plazo. Mediante la implementación de un sistema eficiente y estructurado, se busca optimizar los procesos de recopilación, análisis y utilización de los datos de los egresados, promoviendo una gestión basada en la mejora continua y el enfoque de procesos.

En este sentido, el presente informe tiene como propósito presentar los resultados y conclusiones obtenidos de la implementación del "Sistema de Gestión del Seguimiento de Egresados mediante el Enfoque de Procesos en la Universidad Nacional del Centro del Perú - 2021". Además, se brindarán recomendaciones para fortalecer y mejorar el sistema de seguimiento de egresados, con el objetivo de potenciar la empleabilidad, la formación continua y la vinculación efectiva entre la universidad y sus egresados.

El enfoque de procesos aplicado en este sistema permitirá identificar las áreas de oportunidad, establecer mejoras en los procedimientos existentes y facilitar una atención personalizada a los egresados, promoviendo así una relación de beneficio mutuo entre la universidad y sus graduados. La información recopilada y analizada a través de este sistema será clave para la toma de decisiones estratégicas, la evaluación de la calidad educativa y el diseño de programas de formación y desarrollo profesional acorde a las necesidades del mercado laboral.

El marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública (PNMGP) hace operativo la implementación del pilar 3 aprobando la Norma Técnica de gestión por procesos en las entidades úblicas. La implementación de la gestión por procesos en instituciones del Estado tiene tres fases o etapas: el cual comprende, en la determinación de los procesos; luego continua con el seguimiento y finalmente termina con el análisis de procesos, como se aprecia en la figura 16.

Figura 16

Fases de gestión por procesos

Nota: Fases de gestión por procesos en sus tres etapas. Fuente: (Lucio Aliaga, 2021).

Determinación de procesos

Segumeinto medicion y analisis

de procesos Mejora de procesos

31

La gestión por procesos según la norma técnica de la Secretaria de la Gestión Pública (2018), tiene las siguientes fases:

➢ Fase 1: Determinación de procesos

a) Identificación de los objetivos del sistema: El primer paso es establecer los objetivos específicos del sistema de seguimiento de egresados basado en el enfoque de procesos. Estos objetivos deben ser coherentes con el objetivo general de mejorar el sistema de seguimiento de egresados utilizando la información de los egresados del 2015 al 2021.

b) Identificación de los actores involucrados: Es necesario identificar los actores o partes interesadas que intervienen en el sistema de seguimiento de egresados. Esto puede incluir a los egresados, el personal de la universidad encargado del seguimiento, los empleadores, entre otros.

Comprender las necesidades y expectativas de estos actores es fundamental para determinar los procesos necesarios.

c) Análisis de los requisitos y necesidades de los egresados: Se debe realizar un análisis detallado de los requisitos y necesidades de los egresados en relación con el seguimiento y la inserción laboral. Esto puede implicar la recopilación de datos sobre las trayectorias profesionales, los logros alcanzados, las dificultades encontradas, las expectativas laborales, entre otros aspectos relevantes.

d) Mapeo de los procesos existentes: Se realiza un mapeo de los procesos actuales de seguimiento de egresados en la universidad. Esto implica identificar y documentar los pasos y actividades involucrados en la recopilación, análisis y uso de la información de los egresados. Se pueden utilizar técnicas como diagramas de flujo, entrevistas y análisis de documentos para comprender los procesos existentes en detalle.

e) Análisis y evaluación de los procesos: Una vez mapeados los procesos existentes, se realiza un análisis crítico para identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora. Se evalúa la eficiencia, eficacia y calidad de cada proceso en términos de cumplimiento de los objetivos establecidos y satisfacción de las necesidades de los egresados y otras partes interesadas.

f) Diseño de los procesos mejorados: Con base en el análisis y la evaluación de los procesos existentes, se procede al diseño de los procesos mejorados.

Se definen los pasos, las actividades, los roles y las responsabilidades de

32

cada proceso, teniendo en cuenta los requisitos y necesidades de los egresados. Se busca simplificar y optimizar los procesos para lograr una gestión más efectiva del seguimiento de egresados.

g) Implementación y monitoreo de los procesos mejorados: Una vez diseñados los procesos mejorados, se implementan en el sistema de seguimiento de egresados. Se capacita al personal encargado de ejecutar los procesos y se establecen mecanismos de monitoreo y seguimiento para evaluar su efectividad. Se realizan ajustes y mejoras continuas en función de los resultados obtenidos y las necesidades identificadas.

En esta fase identifica y se realiza la caracterización de los procesos para el cual se debe estructurar y está definida en 5 pasos como se describe a continuación. Ver figura.

Figura 17

Pasos de la determinación de procesos.

Nota: En la figura se muestra los pasos para identificar los procesos el mismo que se adoptó de la Secretaria de Gestión Pública.

Paso 1: Identificación de productos: Comprende y listar los productos que la organización ejecuta, para ello es necesario identificar los que provee la organización en el marco de sus competencias que desarrolla. Esto se pude corroborar mediante los documentos de gestión a nivel interno y externo.

Paso 2: Identificación de procesos: Identifica los procesos estratégicos, misionales y soporte de la organización que opera, además identifica las interrelaciones que existen entre ellos.

Paso 3: Caracterización de procesos: En esta etapa se indican las características de los procesos en el cual se identifican los objetivos, al dueño del proceso, las entradas, las actividades, productos, personas y controles además la identificadores de desempeño con los cuales el proceso gestiona.

Paso 4: Determinación de la secuencia e interacción: en esta etapa se determina la secuencia del proceso en cada una de sus etapas, así mismo, se determina la interacción que existe entre ellos colocándolos en un esquema que

33

indica las entradas y salidas del proceso como resultado, el cual es plasmado en un mapa de procesos que es propio de cada organización.

Paso 5: Aprobación y difusión de documentos generados: en esta etapa se aprueba y difunde el mapa de procesos, las fichas técnicas entre otros diagramas que deben ser revisados y aprobados el dueño de proceso y debe ser validado por un especialista o técnicos de la organización.

➢ Fase 2: Seguimiento y medición - análisis de procesos.

a) Definición de indicadores clave de rendimiento (KPIs): El primer paso es identificar y definir los indicadores clave de rendimiento que permitirán medir la eficiencia, efectividad y calidad de los procesos del sistema de seguimiento de egresados. Estos indicadores deben estar alineados con los objetivos establecidos y reflejar las necesidades y expectativas de los egresados.

b) Establecimiento de metas y objetivos medibles: Se definen las metas y objetivos medibles para cada indicador clave de rendimiento. Estas metas deben ser realistas y alcanzables, y deben reflejar la mejora deseada en el sistema de seguimiento de egresados. Establecer metas claras permitirá evaluar el desempeño de los procesos y realizar comparaciones a lo largo del tiempo.

c) Recopilación de datos: Se establecen los mecanismos y los instrumentos necesarios para recopilar los datos relevantes para medir los indicadores de rendimiento. Esto puede incluir encuestas, entrevistas, análisis de bases de datos, revisión de documentos, entre otros métodos. Es importante asegurarse de que los datos recopilados sean precisos, confiables y representativos de la realidad.

d) Análisis de datos: Una vez recopilados los datos, se procede a analizarlos con el fin de calcular los valores de los indicadores de rendimiento. Este análisis puede implicar la aplicación de técnicas estadísticas, la comparación de datos con las metas establecidas y la identificación de tendencias y patrones relevantes.

e) Evaluación de los resultados: Se evalúan los resultados obtenidos a partir del análisis de los datos. Se comparan los valores de los indicadores de rendimiento con las metas establecidas y se analizan las desviaciones. Esto

34

permite identificar áreas de mejora, fortalezas y debilidades en los procesos del sistema de seguimiento de egresados.

f) Retroalimentación y comunicación: Se proporciona retroalimentación a los responsables de los procesos sobre los resultados obtenidos. Se comunican los hallazgos y se brindan recomendaciones para mejorar el desempeño de los procesos. Esta retroalimentación y comunicación son fundamentales para impulsar la mejora continua y mantener a todos los involucrados informados sobre el progreso del sistema de seguimiento de egresados.

g) Acciones de mejora: Se implementan acciones de mejora basadas en los resultados y las recomendaciones obtenidas. Estas acciones pueden implicar ajustes en los procesos, capacitación del personal, mejoras en la recopilación de datos, actualización de herramientas tecnológicas, entre otros aspectos. Es importante establecer un ciclo de mejora continua para asegurar que los procesos del sistema de seguimiento de egresados sean cada vez más eficientes y efectivos.

La etapa del seguimiento y medición de procesos se muestra en la figura.

Figura 18

Seguimiento, medición y análisis de procesos

Nota: Se observa las etapas del proceso, el cual fue acogido por la Secretaria de Gestión Pública. Fuente: (Lucio Aliaga, 2021).

Paso 1: Seguimiento y medición: Se selecciona los indicadores para medir el seguimiento de egresados de la universidad.

Paso 2: Análisis de procesos: En este paso o etapa se examina los resultados del desempeño de cada uno de los procesos, así mismo, nos permite identificar las oportunidades de mejora que deberán implementarse.

➢ Fase 3: Mejora de procesos:

a) Análisis de los procesos existentes: El primer paso es realizar un análisis exhaustivo de los procesos existentes en el sistema de seguimiento de egresados. Se identifican los procesos involucrados, se documentan sus etapas y actividades, y se recopila información sobre su desempeño actual.

35

Este análisis permite identificar áreas de mejora y puntos críticos que requieren atención.

b) Identificación de áreas de mejora: Con base en el análisis de los procesos existentes, se identifican las áreas de mejora prioritarias. Esto implica detectar actividades ineficientes, cuellos de botella, redundancias, falta de coordinación, entre otros aspectos que limiten la efectividad y eficiencia del sistema de seguimiento de egresados.

c) Establecimiento de metas de mejora: Se definen metas específicas y alcanzables para cada área de mejora identificada. Estas metas deben ser cuantificables y orientadas hacia la mejora del sistema de seguimiento de egresados. Por ejemplo, reducir el tiempo de respuesta a las consultas de los egresados en un determinado porcentaje, aumentar la tasa de empleabilidad de los egresados en un periodo determinado, etc.

d) Diseño de los procesos mejorados: Se procede al diseño de los procesos mejorados en base a las áreas de mejora identificadas y las metas establecidas. Se definen las etapas, actividades, roles y responsabilidades de cada proceso de manera clara y precisa. Se busca simplificar los procesos, eliminar actividades innecesarias y optimizar el flujo de trabajo.

e) Implementación de los procesos mejorados: Una vez diseñados, se implementan los procesos mejorados en el sistema de seguimiento de egresados. Se capacita al personal involucrado en la ejecución de los procesos y se proporciona la información y herramientas necesarias.

Durante la implementación, se monitorea de cerca el desempeño de los procesos y se realizan ajustes si es necesario.

f) Medición y seguimiento del desempeño: Se establecen indicadores de rendimiento para medir el desempeño de los procesos mejorados. Estos indicadores deben estar alineados con las metas establecidas en la etapa anterior. Se recopilan datos relevantes y se analizan periódicamente para evaluar el cumplimiento de los objetivos y detectar posibles desviaciones.

g) Retroalimentación y mejora continua: Se brinda retroalimentación constante a los responsables de los procesos sobre los resultados obtenidos. Se fomenta la participación activa de los involucrados en la identificación de oportunidades de mejora y la implementación de acciones correctivas. La retroalimentación y la mejora continua son fundamentales

36

para garantizar que el sistema de seguimiento de egresados se mantenga actualizado y se adapte a las necesidades cambiantes de los egresados y las mejores prácticas en la industria.

En esta fase como resultado de la evaluación y medición de los procesos, se debe implementarse las mejoras propuesta para mejorar la eficiencia del proceso, esto estará de acuerdo con las prioridades y recursos disponibles de la organización, para ello se ha definido los siguientes pasos:

Figura 19

Fase de mejora de procesos.

Nota: en la figura se muestra los pasos de la fase de mejora, el cual fue adoptado de la Secretaria de Gestión Pública. Fuente: (Lucio Aliaga, 2021).

Paso 1: Selección de problemas: En esta etapa se prioriza los problema u oportunidades de mejora de cada proceso, así mismo, se mide el impacto que este generar dentro de la organización.

Paso 2: Análisis causa – efecto: En este paso se analiza las causas de los problemas, identificando los efectos que este puede tener en la organización.

Paso 3: Selección de mejoras: en este paso se eligen todas aquellas mejoras más factibles, con el fin de minimizar la deficiencia que puede tenerse.

Paso 4: Implementación de las mejoras: En este paso se implementa las mejoras diseñadas en los planes de trabajo de tal forma que permitan el seguimiento y control de actividades que se han asignado.

Según, Deming, (2000) el ciclo de mejora continua tiene las siguientes fases:

Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) y se aplica a todos los procesos para su mejora; algunos autores conocen como la rueda de Deming.

37 Figura 20

Ciclo P-H-V-A (o la rueda de Deming)

Nota: en la figura se observa el ciclo de Deming con sus etapas: (Planear, actuar, verificar, hacer)

1. Planificar (Plan): En esta etapa, se establecen los objetivos y metas de mejora del sistema de seguimiento de egresados. Se identifican las áreas clave que requieren mejoras y se desarrollan estrategias y planes para abordar esas áreas. Se definen los indicadores de rendimiento y se establecen las metas cuantificables. Además, se elaboran los planes de acción detallados para implementar las mejoras en los procesos.

2. Hacer (Do): En esta etapa, se implementan los planes de acción diseñados en la etapa anterior. Se ejecutan las mejoras en los procesos del sistema de seguimiento de egresados basado en el enfoque de procesos. Se llevan a cabo las actividades planificadas y se recopilan los datos necesarios para medir el rendimiento de los procesos mejorados.

3. Verificar (Check): En esta etapa, se recopilan y analizan los datos sobre el desempeño de los procesos mejorados. Se comparan los resultados obtenidos con las metas establecidas y los indicadores de rendimiento. Se evalúa si se han logrado las mejoras esperadas y si se ha alcanzado una mayor eficiencia y efectividad en el sistema de seguimiento de egresados.

4. Actuar (Act): En esta etapa, se toman medidas basadas en los resultados obtenidos en la etapa anterior. Si los resultados son satisfactorios y se han alcanzado las metas establecidas, se procede a estandarizar los nuevos

38

procesos y continuar con su implementación. Si los resultados no son satisfactorios, se analizan las causas de las desviaciones y se realizan ajustes y mejoras adicionales en los procesos.

Una vez que se ha completado la etapa de "Actuar", el ciclo vuelve a comenzar con la etapa de "Planificar". Se realiza un análisis continuo de los procesos del sistema de seguimiento de egresados, se identifican nuevas áreas de mejora y se definen nuevas metas. El Ciclo Deming se repite de forma iterativa, lo que permite una mejora continua en el sistema de seguimiento de egresados basado en el enfoque de procesos.

Es importante tener en cuenta que la aplicación exitosa del Ciclo Deming requiere el compromiso y la participación activa de todos los involucrados en el sistema de seguimiento de egresados, desde el personal de la universidad hasta los propios egresados. La retroalimentación constante y la colaboración son fundamentales para impulsar la mejora continua y lograr resultados positivos en el sistema de seguimiento de egresados.