Tarjeta Kanban

191 En la ilustración 44 se presenta el acta de reunión externa del área de servicio, en la cual se detallará la información, de acuerdo a la estructura propuesta para esta reunión (ilustración 43). La persona encargada de registrar los datos será el planner de servicio. Además, como ya se indicó previamente, todos aquellos servicios solicitados fuera de esta reunión serán considerados fuera de la programación, por lo que deberán ser atendidos de acuerdo a la disponibilidad del área de servicio. Con la ejecución de esta reunión se espera: Reducir el tiempo de respuesta del área de servicio; coordinar de forma fructífera la ejecución de los arranques iniciales, las evaluaciones iniciales y puestas a punto de los equipos para su entrega a los clientes; iniciar la evaluación de los equipos una vez lleguen a las instalaciones de la empresa por lo que se disminuirán sus traslados; dar soporte a los asesores de ventas sobre la factibilidad de los requerimientos de los clientes para sus equipos.

Con la implementación de esta propuesta se logrará: Compartir la información de cada miembro del área de servicio y del resto de áreas de la organización para la correcta programación de los servicios; reducir los errores en los requerimientos generados por los asesores de ventas y asesores de servicio, así como las coordinaciones improductivas que tienen con sus clientes por falta de información; disminuir la frecuencia de actividades improductivas del personal técnico durante la ejecución de los servicios; mejorar la programación de los servicios que se deberán ejecutar; agilizar la atención de los servicios desde el área de servicio; identificar los motivos por los cuales los servicios se encuentran retrasados.

192 6.1.5.1. Evaluación inicial de equipos o maquinas

La evaluación inicial consta de las pruebas de funcionamiento de los equipos recibidos en almacén, por lo que la tarjeta Kanban debe detallar los datos del técnico y del equipo, las actividades que componen las pruebas de funcionamiento, el estado de estas actividades, es decir, si se terminaron o no, el tiempo de duración de estas y si al culminar el servicio se certificó que el equipo se encuentre operativo. A continuación, se presenta el modelo:

Ilustración 45: Tarjeta Kaban para la evaluación inicial de equipos o maquinas Tarjeta Kanban para la evaluación inicial de equipos o maquinas Equipo:

Modelo:

N° serie:

Datos del técnico:

Descripción de la actividad Realizado (Si o No)

Hora de inicio

Hora de fin

Equipo operativo SI NO

Elaboración: Propia.

Como se detalla anteriormente la tarjeta Kanban para el proceso de evaluación inicial de equipos o maquinas, detallará la información de mayor relevancia sobe la ejecución del servicio, lo cual permitirá identificar de forma rápida cuál es su avance, cuánto demoro cada actividad y cuál fue el resultado obtenido. Esta tarjeta será de color amarillo para diferenciarla del resto y facilitar su identificación, además, el encargado de generarlas será el planner de servicio de acuerdo al levantamiento de información sobre los requerimientos realizados por los clientes internos del área de servicio, además, el deberá colocarla en los equipos. El trabajador encargado de supervisar su ejecución será el supervisor de servicio, con la implementación de esta herramienta se espera que agilizar el levantamiento de información sobre el progreso de los servicios que se vienen ejecutando en la zona de taller.

193 6.1.5.2. Puesta a punto de equipos o maquinas

La puesta a punto de equipos o maquinas consiste en el acondicionamiento de estos de acuerdo al requerimiento del cliente, el cual depende de diferentes factores como es la localidad de trabajo, la aplicación que le dará el cliente al equipo, entre otros. Al igual que la tarjeta Kanban para la evaluación inicial de equipos, esta constará de los datos del técnico asignado, los datos del equipo, las actividades que conformarán este servicio, su estado, el tiempo que tomará realizar cada tarea y los resultados obtenidos. A continuación, se procede a presentar el formato de la tarjeta:

Ilustración 46: Tarjeta Kanban para la puesta a punto de equipos o maquinas Tarjeta Kanban para la puesta a punto de equipos o maquinas Equipo:

Modelo:

N° serie:

Datos del técnico(s):

Descripción de la actividad Técnico Realizado (Si o No)

Hora de inicio

Hora de fin

Equipo operativo SI NO

Elaboración: Propia.

En la ilustración 46 se presenta el modelo para la tarjeta Kanban que será asignada al proceso de puesta a punto de equipos o maquinas, la cual será de color verde. Esta tarjeta será elaborada por el planner de servicio, quien a su vez la colocará en el equipo para que sea completada por el técnico mecánico y/o electricista asignado a esta actividad. El trabajador encargado de inspeccionar el cumplimiento de esta tarjeta será el supervisor de servicio. Al igual que la tarjeta Kanban para el proceso de evaluación inicial de equipos o maquinas, contará con información relevante sobre la ejecución del servicio, sin embargo, cuenta con datos adicionales, como es un espacio adicional en los datos del técnico, debido a que es posible que más de un técnico desarrolle este servicio, además, cada técnico deberá colocar

194 sus iniciales a lado de la actividad que realicen, esto con la finalidad de discernir quién realizo cada tarea.

Con la implementación de esta mejora se espera facilitar el levantamiento de información sobre la ejecución de las puestas a punto de equipos en la zona de taller del área de servicio.

Además, se podrá realizar la trazabilidad de que actividad realizó cada técnico y cual fue su avance para no generar retrasos al relevar actividades con otro técnico. También permitirá identificar que tareas son las que generan retrasos en la ejecución de este proceso, con la finalidad de evaluarlas e implementar acciones de mejora para su corrección.

6.1.5.3. Servicios en zona de taller de equipos o maquinas:

El proceso de servicios en zona de taller consta de la recepción del equipo, limpieza, evaluación, ejecución del mantenimiento, limpieza y entrega del equipo al cliente, siendo este el proceso más extenso dentro de los procesos que se ejecutan en el área de servicio. De la misma forma la tarjeta Kanban propuesta para este proceso deberá ser de un mayor tamaño:

Ilustración 47: Tarjeta Kaban para servicios en la zona de taller de equipos o maquinas

195 Tarjeta Kanban para servicios en la zona de taller de equipos o maquinas Equipo:

Modelo:

N° serie:

Razón social del cliente:

Datos del técnico(s):

Descripción de la actividad Técnico Realizado (Si o No)

Hora de inicio

Hora de fin

Equipo operativo SI NO

Elaboración: Propia.

La tarjeta Kanban para el proceso de servicios en la zona de taller consta de mayor información como se puede observar en la ilustración 47. A diferencia de la tarjeta para el servicio de puesta a punto de equipos o maquinas, esta es de color azul, incluye los datos del cliente, es de mayor tamaño porque consta de un mayor número de actividades. Esta será elaborada por el planner de servicio quien la colocará en el equipo que se está trabajando, el encargado de la supervisión de su ejecución será el supervisor de servicio, quién deberá prestar mayor atención a este proceso, debido a que cuenta con actividades de mayor complejidad.

La implementación de las tarjetas Kanban en el área de servicio de la organización permitirá:

Identificar qué servicios se vienen ejecutando, cual es el progreso de cada servicio, reconocer

196 que actividades conllevan mayor tiempo, cuál es el resultado obtenido de cada servicio, optimizar el tiempo empleado en la ejecución de cada servicio, evitar que se ejecuten actividades improductivas e identificar puntos de mejora.