CARATULA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERÚ
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TESIS
DISEÑO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN Y CONTROL DE UN SISTEMA LOGÍSTICO BASADO EN EL MODELO DE SISTEMAS VIABLES EN LA EMPRESA GESA
CENTRO S.A.C.
PRESENTADA POR:
HILARIO ORIHUELA, Ronald Ramiro
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:
INGENIERO DE SISTEMAS
HUANCAYO – PERÚ
2016
ii
ASESOR
Dr. Ulloa Ninahuaman Jesus
iii
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la Universidad Nacional del Centro del Perú por la formación brindada y por los valores inculcados. A mi familia por su apoyo incondicional en todo momento.
A mi asesor por compartir su conocimiento y brindarme la orientación para concluir este proyecto.
A la empresa “Gesa Centro S.A.C.”, en especial a la Sra. Graciela Córdova, por brindarme la oportunidad y la confianza para la realización de este proyecto.
A los docentes de la Facultad de Ingeniería de Sistemas por guiar mis conocimientos durante los semestres académicos
Y a las personas que indirectamente colaboraron para el logro de este objetivo.
iv
DEDICATORIA
A mi padre Ramiro Hilario por su ejemplo brindado, a mi hermana Jessica por su compañía y paciencia, a mi hermano Christian por demostrar que todo se puede lograr con esfuerzo y en especial a mi madre Sonia Orihuela por ser fuente de inspiración y motor de mi vida.
v
RESUMEN
El trabajo de investigación titulado “Diseño de Estrategias De Comunicación y Control de un Sistema Logístico Basado en el Modelo de Sistemas Viables en la Empresa GESA CENTRO SAC” tiene por objetivo diseñar estrategias de comunicación y control de una empresa del sector comercial. Dado que la empresa pertenece a un sector donde las operaciones que desarrollan no son tan familiares, se inicia el trabajo con una descripción breve del negocio lo cual está dentro del planteamiento del problema se menciona toda operación que involucra la compra de productos de consumo masivo sean productos de limpieza o alimenticios. La creciente demanda del mercado ha llevado a una constante expansión de la empresa donde no se ha contemplado la importancia de las actividades organizadas, coordinadas y monitoreadas además de definir correctamente la organización con funciones y roles para cada colaborador necesarias para asegurar el éxito en las operaciones misionales, así como asegurar el uso adecuado de los recursos brindados por la empresa.
El desarrollo de la metodología conlleva al inicio del trabajo propio de la tesis, para el cual se realizó un análisis de situación actual de funcionamiento del sistema logístico y su respectiva identificación de actividades misionales, dentro del diagnóstico se muestra y se evidencia las deficiencias del sistema actual, seguido se desarrolla el modelo propuesto con las medidas que se podían tomar, dichas deficiencias entendiéndola como un sistema complejo y dinámico capaz de administrar su propia identidad, operar como una organización efectiva y viable de esta forma aprovechar los recursos con los que cuenta actualmente la empresa.
Finalmente partiendo del diagnóstico se comprueba la hipótesis general el cual menciona que las estrategias de comunicación y control basados en la Metodología de Sistemas Viables permite mejorar el desempeño de la cadena de aprovisionamiento de la Empresa GESA CENTRO S.A.C., quedando demostrado que con el uso de los instrumentos de comunicación y control basados en la MSV se logra mejorar el desempeño de toda la empresa en conjunto, aumentando el índice de rotación de inventarios, disminuyendo las mermas y las rupturas de stock, aumentando las ventas y las compras.
vi
ABSTRACT
The research paper entitled "Design and Communication Strategies Control of a Logistics System Based On the Model of Viable Systems in The Company GESA CENTRO SAC" aims to design strategies for communication and control of a company in the commercial sector.
Given that the company belongs to a sector where operations that develop are not so familiar, work with a brief description of the business which is within the problem statement any transaction involving the purchase of consumer products mentioned starts are cleaning products or food-stores. The growing market demand has led to a steady expansion of the company which has not been referred to the importance of the activities organized, coordinated and monitored in addition to correctly define the organization functions and roles for each employee needed to ensure success in operations mission and ensure proper use of resources provided by the company.
The development of the methodology involves the beginning of own thesis work, for which an analysis of current status of operation of the logistics system and its respective identification missionary activities took place within the diagnostic shown and evidenced system deficiencies current, it followed the model proposed the measures that could be taken model is developed, these deficiencies understood as a complex and dynamic system capable of managing their own identity, operating as an effective and viable organization thus take advantage of the resources that currently the company.
Finally starting the diagnosis the general hypothesis which states that the communication strategies and control based on the methodology Viable System improves the performance of the supply chain of the company GESA CENTRO SAC is checked, being demonstrated that with the use of communication tools and services based on MSV control is achieved by improving the performance of the entire company as a whole, increasing the rate of inventory turnover, reducing losses and ruptures of stock, increasing sales and purchases.
vii
ÍNDICE
CARATULA ... i
ASESOR ... ii
AGRADECIMIENTOS ... iii
DEDICATORIA ... iv
RESUMEN ... v
ABSTRACT ... vi
ÍNDICE ... vii
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I GENERALIDADES ... 2
1.1. Planteamiento del Problema ... 2
1.1.1. Estado Actual de las Empresas Distribuidoras en el Mundo ... 2
1.1.2. Distribuidoras En El Perú ... 5
1.1.3. Empresas Distribuidoras en Nuestra Región... 5
1.1.4. Empresa Gesa Centro S.A.C. ... 6
1.1.5. Identificación de la Situación Problemática ... 8
1.2. Formulación del Problema ... 16
1.3. Objetivo de la Investigación ... 16
1.4. Justificación del Proyecto ... 16
1.4.1. Justificación Teórica ... 16
1.4.2. Justificación Metodológica ... 17
1.4.3. Justificación Practica ... 17
1.5. Hipótesis ... 17
1.6. Diseño Metodológico ... 17
1.6.1. Tipo de Investigación ... 17
1.6.2. Nivel de Investigación ... 17
1.7. Operacionalización de Variables ... 18
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA ... 19
2.1. Antecedentes ... 19
2.2. Marco Teórico... 24
2.2.1. Pensamiento Sistémico ... 24
2.2.2. Sistema ... 25
2.2.3. Cibernética Organizacional ... 25
viii
2.2.4. El Modelo de Sistema Viable de Stafford Beer ... 28
2.2.5. Sistema Logístico... 35
2.2.6. Estrategias de Comunicación Y Control ... 43
2.3. Modelo Aplicativo ... 55
2.3.1. Descripción del Modelo ... 56
CAPÍTULO III INTERVENCIÓN METODOLÓGICA ... 60
3.1. Fase 1. Identificación del Sistema Bajo Estudio ... 60
3.1.1. Estructura Organizacional de Gesa Centro SAC ... 60
3.1.2. Delimitación Sistémica de Gesa Centro SAC ... 62
3.1.3. Sentido de Gesa Centro SAC ... 66
3.1.4. Identidad de Gesa Centro SAC ... 66
3.1.5. Definición Canónica ... 66
3.2. Fase 2. Análisis de Actividades del Sistema ... 68
3.2.1. Modelo Tecnológico ... 68
3.2.2. Desdoblamiento de Procesos Misionales ... 75
3.3. Fase 3. Diagnostico Organizacional Actual Basado en la MSV ... 77
3.3.1. Autonomía ... 77
3.3.2. Coordinación ... 78
3.3.3. Cohesión y Control ... 78
3.3.4. Monitoreo y Seguimiento ... 79
3.3.5. Inteligencia y Adaptación ... 79
3.3.6. Identidad y Política ... 80
3.3.7. Modelo de Sistemas Viables - Diagnostico ... 81
3.4. Fase 4. Diseño Organizacional Propuesto Basado en la Msv ... 82
3.4.1. Sistema 1: Implementación ... 82
3.4.2. Sistema 2: Coordinación ... 84
3.4.3. Sistema 3: Control ... 87
3.4.4. Sistema 4: Inteligencia ... 88
3.4.5. Sistema 5: Políticas ... 89
3.5. Fase 5. Diseño de Estrategias de Comunicación y Control de un Sistema Logístico Para La Empresa Gesa Centro SAC. ... 89
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS ... 95
4.1. Análisis de la Situación Optimizada ... 95
4.2. Presentación de Resultados ... 97
ix
4.2.1. Presentación de Resultados Económicos ... 98
4.2.2. Presentación de Resultados Logístico ... 100
4.3. Validación de la Hipótesis ... 107
CONCLUSIONES ... 110
RECOMENDACIONES ... 111
REFERENCIAS ... 112
REFERENCIAS ELECTRÓNICAS ... 113
ANEXOS
ANEXO 1: Registro de Cartas Comerciales de Proveedores
ANEXO 2: Vistas de los Formatos en Excel para el Registro de Pedidos ANEXO 3: Formato de Orden de Pedido
ANEXO 4: Formato de Control de Operaciones de Almacén ANEXO 5: Formato de Planificación y Control de Recepción ANEXO 6: Formato de Supervisión Vendedores
ANEXO 7: Formato de Verificación de Créditos
ANEXO 8: Formato de Verificación de Reparto-Distribución ANEXO 9: Formato de Variaciones de Productos
ANEXO 10: Formato de Planificación de Pedidos ANEXO 11: Resumen de Clientes a Visitar ANEXO 12: Reporte de Faltantes por Unidad ANEXO 13: Formato de Acta de Reunión
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ÍNDICE DE FIGURAS CAPÍTULO I
Figura 1. Convergencia Alimentaria ………3
Figura 2. Mercado Concentrado ………..4
Figura 3. Comportamiento de las Ventas ……….……..9
Figura 4. Comportamiento de las Compras ……….10
Figura 5. Roturas de Stock en el año 2014 y 2015 ………....11
Figura 6. Porcentaje de Cumplimiento de Planes Comerciales 2014-2015 …...12
Figura 7. Índice de Rotación de inventarios en el año 2014 y 2015 ………12
Figura 8. Cantidad de Horas Extra en el Picking 2014 y 2015 ……….13
Figura 9. Cantidad de Horas Extra en Recepción 2014-2015 ………..14
Figura 10. Mermas en el año 2014 y 2015 ………..15
Figura 11. Cantidad de mercadería que regresa a Almacen 2014 y 2015 ……….16
CAPÍTULO II Figura 12. Una concepción general de "Sistema" ……….……….26
Figura 13. Diagrama del Modelo de Sistemas Viables…..……….30
Figura 14. Interconexión de Operaciones ………33
Figura 15. Canales Verticales de Mando ……….35
Figura 16. Modelo Completo del MSV ………..36
Figura 17. SCOR is Base on FIve Distinct Managent Processes ………38
Figura 18. Tipos de Inventarios según su Naturaleza ………40
Figura 19. Clasificación de Inventarios según su Función ………41
Figura 20. Clasificación ABC de los Inventarios ……….44
Figura 21. Descripción del Proceso de Retroalimentación ………46
Figura 22. Modelo Aplicativo del MSV ………..57
CAPÍTULO III Figura 23. Modelo Estructural Gesa Centro SAC ………...63
FIgura 24. Definición Sistémica de la empresa como distribuidora ……….64
Figura 25. Definición Sistémica de la empresa como generadora de Utilidades …………..65
Figura 26. Definición Sistémica de la empresa como generadora de puestos de trabajo ...66
Figura 27. Modelo Tecnológico empresa Gesa Centro SAC ………70
Figura 28. Desdoblamiento de procesos Misionales ………..77
Figura 29. Entorno primario y lejano de Gesa Centro SAC ………..79
Figura 30. Modelo de Sistemas VIables - Diagnóstico Organizacional ………..82
Figura 31. Diseño final del Modelo de Sistemas Viables ………..91
CAPÍTULO IV Figura 32. Compras Mensuales en el año 2015 y 2016 ………99
Figura 33. Ventas Mensuales en el año 2015 y 2016 ………..100
Figura 34. Rotura de Stock en el año 2015 y 2016 ………..101
Figura 35. Porcentaje de Cumplimiento de planes Comerciales año 2015 y 2016 ……….102
Figura 36. Índice de Rotación en el año 2015 y 2016 ………..103
Figura 37. Horas extra en el Picking en el año 2015 y 2016 ………..104
Figura 38. Cantidad de Horas extra en Recepción en el año 2015 y 2016 ………..105
Figura 39. Mermas en el año 2015 y 2016 ………106
Figura 40. Cantidad de mercaderia en Soles que retorna a Almacén 2015 y 2016 ………107
Figura 41. Ventas en el Año 2015 y 2016 ………..108
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ÍNDICE DE CUADROS CAPÍTULO I
Cuadro 1. Operacionalización de variables………..18
1
INTRODUCCIÓN
La presente tesis titulada “Diseño de Estrategias de Comunicación y Control de un Sistema Logístico Basado en el Modelo de Sistemas Viables en la Empresa GESA CENTRO SAC”, está orientada a mejorar el desempeño de la cadena de aprovisionamiento de empresa Gesa Centro SAC que realiza un conjunto de operaciones para poder brindar el servicio de distribución, dichas operaciones tienen que estar coordinadas y controladas para poder llevar a cabo con éxito sus operaciones. A partir de este análisis se inician los procesos de diagnóstico y diseño de la solución, los cuales serán realizados mediante al diagnóstico y la elaboración de nuevas medidas basadas en el MSV, el Modelo de Sistemas Viables (MSV) es un modelo de empresa eficiente por medio del cual se puede estudiar, diseñar y/o diagnosticar y a su vez, ofrecer mecanismos particulares de viabilidad, eficiencia y mejoramiento de la gestión de la misma.
El primer capítulo estará enmarcado con el planteamiento del problema que describe la situación actual, mostrando además evidencias que muestren aspectos por mejorar y corregir, también se describe el avance y crecimiento en los aspectos referidos y relacionado al rubro comercial, así mismo luego del planeamiento del problema se formula el problema, objetivo e hipótesis.
En el segundo capítulo mostramos el marco teórico referente el pensamiento sistémico, cibernética organizacional y MSV, en primera instancia se presentan algunos antecedentes de tesis que hayan propiciado o advertido mediante esta metodología la solución a problemas organizaciones en segunda instancia el conocer a fondo el proceso a desarrollar del MSV, además para concluir el capítulo se presenta el nivel, tipo de investigación y las palabras claves o de mayor importancia.
En el tercer capítulo se desarrolla mediante la metodología MSV para ello se mostrará el escenario anterior y actual; con el fin de explicar y contrastar las dos realidades de la empresa después de diagnosticar y aplicar la metodología. En cada desarrollo presentado del diagnóstico de la organización se evidencia las deficiencias encontradas, para luego en el modelo propuesto plantear las soluciones viables y que se pueden realizar.
El cuarto capítulo está destinado para realizar la presentación, análisis y discusión de los resultados, y finalmente para concluir con la validación de la hipótesis.
RONALD HILARIO ORIHUELA.
2
CAPITULO I GENERALIDADES
El objetivo del capítulo es contextualizar y proporcionar información relevante de la empresa Gesa Centro SAC, para tal fin la presente investigación sustenta su contenido con entrevistas a los colaboradores y documentos formales realizados dentro del periodo de convivencia en la empresa.
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A continuación, se menciona el análisis de la información y características más relevantes de la situación problemática en Gesa Centro SAC.
1.1.1. ESTADO ACTUAL DE LAS EMPRESAS DISTRIBUIDORAS EN EL MUNDO En el mundo existe 10 empresas que controlan casi todo lo que consumes diariamente. Estas empresas producen y distribuyen más de 2.150 productos de consumo diario en docenas de países de alrededor del mundo y facturan más de mil millones de dólares diarios por ello. Coca Cola, Pepsico, Kelloggs, Nestlé, Johnson & Johnson, P&G, Mars, Kraft, Unilever y General Mills, son las 10 corporaciones que controlan buena parte del mercado de consumo masivo.
Aunque no lo parezca es más que probable que en tu día a día consumas decenas de productos procedentes de las llamadas 10 grandes, casi sin que te des cuenta. Estas empresas producen y distribuyen sus propios productos eso quiere decir que cada una de estas empresas tiene clientes por todo el mundo tienen canales de distribución definidos para que una pasta dental o un jabón llegue a cada hogar que la requiera. Las Empresas que producen estos productos invierten mucho dinero en los canales de distribución, así como en la publicidad para poder vender sus productos y tener cada vez más aceptación en el mercado por lo tanto mayor demanda. (Torrent, 2011) A continuación se
3 muestra una infografía con las 10 empresas que controlan casi todo lo que consumimos esta infografía está elaborada por la web Convergence Alimentaire (convergencia alimentaria).
Figura N°1 – Convergencia Alimentaria
Fuente: Unitedexplanations
Elaboración: Convergence Alimentaire
En esta infografía podemos observar a la empresa UNILEVER que cuenta en el mercado con más de 400 marcas, COCA COLA que cuenta en el mercado con más de 395 marcas, PEPSICO cuenta con 22 marcas en el mercado, MARS cuenta con más de 100 marcas, JOHNSON & JOHNSON cuenta con más de 75 marcas, PROCTER & GAMBLE cuenta con más de 300 marcas en el mercado, KRAFT cuenta con más de 150 marca, NESTLE cuenta con 31 marcas bajo estas distribuye 146 productos en el mercado, GENERAL MILLS cuenta con más de 100 marcas y por ultimo tenemos a KELLOGG´S que cuenta con 65 marcas bien constituidas en el mercado.
El mapa que muestra la organización de los pequeños sellos de productos y sus empresas ilustra cómo un gran número de marcas nos da una falsa imagen de libertad en la elección. Adam Smith hablaba de la mano invisible que controla el mercado. En este artículo se puede ver que el dominio lo tienen un pequeño grupo de empresarios y que la independencia que se siente a la hora de elegir una marca de jugo o té y no un refresco, puede pasar a un segundo plano porque se está comprando un producto de la misma empresa, estas empresas tienen que coberturar sus productos a nivel
4 mundial así que estas se hacen de campañas publicitarias para poder ingresar en nuevos mercados emergentes como es nuestro país.
A continuación, se muestra un gráfico donde podremos apreciar lo concentrado que esta un mercado y que solo son pocas las corporaciones que tienen el control de tales este grafico está elaborado por la revista CAPITAL. (Torrent, 2011).
Figura N°2 – Mercado Concentrado
Fuente: Revista Capital (CXI EDICIÓN).
Elaboración: Convergence Alimentaire
En el figura N°2 podemos observar que corporación acapara más ventas en los diversos segmentos de producción como tenemos que en el segmento de cereales el que tiene mayor porcentaje de ventas es la cooperación KELLOGG´S con un 32% del total, En el Segmento de cuidado total podemos observar que PROCTEC & GAMBLE es la corporación que tiene mayor porcentaje de ventas, también podemos ver que en el segmento e chocolates la empresa que tiene mayor porcentaje de ventas es Mars con un 15.3% seguido por Mondelez Internacional con un 15%.(Torrent, 2011).
En las corporaciones ya cambiaron sus miras a futuro y estas comprenden correctamente que los monopolios ya no son un problema. Ahora la necesidad de
5 acaparar el mercado toma una nueva forma: el oligopolio, que se está convirtiendo en la regla en un creciente número de industrias.
1.1.2. DISTRIBUIDORAS EN EL PERÚ
Como podemos ver en el mundo existe muchas corporaciones que se encargan de producir productos y para poder llegar a todos los países crean canales de distribución en esos canales de distribución las corporaciones crean distribuidoras en los diferentes países para poder tener mayor cobertura. A diferencia de estas distribuidoras que son ya de marcas reconocidas a nivel mundial, en nuestro país también se producen productos como servicios que también necesitan ser distribuidos hasta el cliente objetivo para eso también se crean distribuidoras. En el Perú podemos encontrar un sin número de empresas encargadas de distribuir productos como productos de consumo masivo, productos de limpieza, productos para el cuidado personal y de la salud entre otros, así como servicios.
A cada uno de estos productos y servicios son ofrecidos por todo nuestro país y tienen un gran alcance por ejemplo podemos decir que un jabón Neko lo podemos encontrar en cualquier departamento de Perú. A este proceso se denomina cobertura las distribuidoras brindan cobertura a los productos de empresas que solo son productoras porque estas empresas solo se centraron en el proceso de producción y no tienen canales definidos de distribución se les es tedioso vender sus productos, pero las distribuidoras hacen factible ese proceso.
1.1.3. EMPRESAS DISTRIBUIDORAS EN NUESTRA REGIÓN
La creación de distribuidoras en nuestra región también se va dando de una manera significativa debido a la gran cantidad de demanda que existe por parte del mercado, en la ciudad de Huancayo son cada vez más la cantidad de almacenes que tienen las diferentes distribuidoras.
Las distribuidoras se enfocaron en la ciudad de Huancayo porque es una ciudad con una cantidad considerable de población (sexta área metropolitana más poblada del Perú) y la solvencia económica de sus habitantes, la población de clase media en Huancayo es el 85% del total a diferencia de la Capital, la clase media es el 72% del total de su población por lo tanto la ciudad de Huancayo cada vez es más tentativo para la inversión de nuevas empresas entre ellas las distribuidoras de productos de consumo masivo, limpieza, cuidado personal y cuidado de la salud.
6 1.1.4. EMPRESA GESA CENTRO S.A.C.
El presente estudio se viene realizando en la empresa Gesa Centro S.A.C., creada el año 2003, la empresa Gesa Centro S.A.C. es una empresa dedicada a la venta y distribución de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La cobertura en distribución alcanzada a la fecha es de toda la región centro del Perú, la empresa tiene presencia en las ciudades como:
Huancavelica, La Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma, Junín, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo. Gesa Centro SAC es distribuidor autorizado de las marcas: P&G, INCASUR, TUINIES, ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION y PALMOLIVE. Teniendo el mayor volumen de ventas en los productos de Procter & Gamble.
Misión
“GESA CENTRO S.A.C” es una empresa líder en la distribución de productos de consumo masivo, caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos, innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo comprometido para mantener y reforzar este liderazgo.
Visión
Ser una organización líder a nivel local y regional en distribución, con un portafolio diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e innovando procesos con tecnología de punta, capaz de adaptarse a los cambios para satisfacer de manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.
Valores Corporativos
Tiendas “GESA CENTRO” S.A.C se basa en cuatro pilares internos para mantener un buen clima laboral entre sus empleados y por consecuencia brindar un buen servicio de calidad a sus clientes. Estos son:
a) Honestidad
• Ofrecemos productos a un precio y peso justo.
• Ofrecemos y expendemos productos de calidad.
b) Responsabilidad
• Cumplimos oportunamente con nuestros repartos de pedidos a las tiendas (Al por mayor y menor)
• Impactamos positivamente en nuestro entorno
• Se apertura el día de venta a la hora exacta y con todos los estantes de ventas listos y ambientes limpios
7
• Damos siempre lo mejor de nosotros y asumimos las consecuencias de nuestros actos.
c) Trabajo en Equipo
• Mantenemos un buen clima laboral entre empleados.
• Contamos con un personal dedicado con buenas relaciones interpersonales entre ellos
d) Innovación
• Contamos con sistemas de ventas para la atención de los clientes
• Presentamos un área de ventas especializado: ventas en distribución y ventas en tienda.
• Ofrecemos productos que satisfagan su necesidad.
• Ofrecemos artículos y accesorios para damas y caballeros de moda y de calidad.
1.1.4.1. Situación actual de la Empresa Gesa Centro SAC
Al realizar las observaciones de la empresa pudimos constatar que la empresa cuenta con muchas dificultades para poder laborar sin tener problemas con las diversas actividades que realizan, los problemas se producen por la poca comunicación y coordinación entre los trabajadores de la empresa.
Por otro lado, en la empresa podemos observar que existe poco control en sus procesos tanto en los flujos de dinero, mercadería e información por lo que también se observaron robos en los diversos flujos, estos diversos problemas hacen que la empresa no siga con su crecimiento.
Conversando con los dueños de esta empresa pudimos constatar que la empresa es una de las líderes a nivel de la región, pero ellos sienten que dejo de crecer y que la empresa cada día se les escapa más de la mano. Otro problema que ellos manifiestan es el flujo de personal siendo uno de los mayores problemas que en este momento se está presentando.
La empresa presenta una organización jerárquica que no tiene bien definida a los responsables de las áreas ni las actividades que ellas deben realizar, no existen un MOF ni un ROF esto se debe que esta empresa creció desde una bodega a lo que ahora es una distribuidora.
Esta empresa está a la dirección de la dueña quien es la que se encarga de solucionar todos los problemas que se presentan en la
8 empresa haciendo que este muy atareada y no aproveche las oportunidades que el mercado le ofrece por la falta de tiempo.
La empresa GESA CENTRO S.A.C cuenta con más de 100 empleados los cuales solo el 3% tiene formación técnica o universitaria haciendo que la gran parte de empleados solo se preocupen por el presente ya que tienen trabajos operativos y no exista personal capacitado para poder asumir cargos de gestión y organización para que la empresa pueda seguir creciendo. Una de las observaciones que más nos sorprendió es que la empresa tiene al 98% de sus empleados en planilla, pero aun así el personal no es estable ya que muchos renuncian Ya que se presenta un mal clima laboral, haciendo que muchas de las personas que se encuentran trabajando no se sienten bien con su trabajo y se puede observar el malestar de muchos de ellos, a esto le sumamos que no existe trabajo en equipo.
Por otro lado, podemos observar que el trabajo de control está centralizado en los dueños de la empresa haciendo que no se pueda controlar eficientemente las operaciones de la empresa. Otro de los problemas que tiene es que no se cuenta con Inventarios, este es uno de los problemas que hace que no se pueda controlar el flujo de mercadería, Se cuenta con un software que solo tiene un mínimo control en los flujos de mercadería y dinero, no se cuenta con la seguridad necesaria para la información. Tampoco se cuenta con un software que ayude en la toma de decisiones de la alta gerencia Podemos ver en general que se tiene diversos problemas en la empresa GESA CENTRO S.A.C.: Clima laboral, Control de operaciones, Control en el flujo de dinero, Control en el Flujo de información, Control en el Flujo de mercadería (No se cuenta con Inventarios), No se tiene estabilidad laboral (El personal renuncia), Pocas personas capacitadas para los puestos de alta gerencia, No presenta los mecanismos adecuados para tener la comunicación, control y coordinación de las operaciones.
1.1.5. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
Al ser Gesa Centro SAC, una empresa joven y de muchos colaboradores, se optó por realizar inicialmente un proceso de aprendizaje de las actividades y relaciones que existen entre los colaboradores de la empresa, a través de entrevistas realizadas en sus instalaciones. Es necesario hacer hincapié que la
9 base para el conocimiento de la situación inicial que se realizó en la empresa, inicio en febrero del 2014 y finalizo a mediados del 2015.
En los procesos actuales de Gesa Centro SAC según manifiestan los directivos, la mejor manera de sintetizar el problema general de la empresa es revisar los reportes de ventas y de compras, de los cuales se identificará la gran cantidad de factores que afectan a la productividad de utilidades en la organización.
Muchas organizaciones consideran la productividad como el logro de obtener un producto eficiente, enfocado la atención específicamente en la relación del producto con el insumo utilizado para obtener y los procesos operativos que los involucran. La afirmación dada por la gerencia general involucro que la investigación se oriente a la producción de la empresa en base a sus ventas en el periodo de estudio.
Figura N°3 – Comportamiento de las ventas Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
En la figura Nº 3 se observa el comportamiento de las ventas de la empresa de todos los meses del año 2014 y los nueve primeros meses del año 2015. Si se comparan los meses de cada año se puede comprobar la estacionalidad de la demanda; por ejemplo, los meses de julio y agosto del año 2014 presentan puntos más altos, mientras que en los meses restantes se observan puntos más bajos, resaltando que en febrero y abril del 2014 las ventas decrecieron significativamente.
Este comportamiento en las ventas según el gerente general supone el aumento de clientes que se tiene mes a mes, pero nos manifiesta que las ventas debieron aumentar mucho más ya que se invierte demasiados recursos en pedidos no programados a tiempo entra otras situaciones que se pueden
10 describir de forma breve como una situación caótica generalizada, en donde algunos miembros de la empresa perciben que se debió de incorporar más personal
Por otra parte, la situación de las compras que tiene la empresa, se deriva en primera instancia a la demanda y al trabajo logístico que se realiza dentro de la empresa.
Figura N°4 – Comportamiento de las compras Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
El comportamiento de las compras de los productos que ingresan a nuestros almacenes, según se observa en la figura Nº 4, tiene una estrecha relación con las ventas, ya que la lógica marca que en tanto se incrementa las ventas se incrementa las actividades logísticas y de distribución. Así mismo, en la figura se puede observar la gran oscilación en las compras, se aprecia que las compras están en aumento, pero eso no indica que las compras se estén realizando correctamente, para poder observar el comportamiento de la logística en la empresa se tiene que analizar los resultados logísticos como las roturas de stock que es uno de los problemas evidenciados dentro de la empresa, este problema genera prejuicios económicos y desde un punto de vista del servicio, una rotura de stock genera un menor índice de satisfacción de nuestros clientes, una disminución de la lealtad hacia nuestra tiendas y nuestra distribuidora por eso es esencial controlas los quiebres de stock.
A continuación, se presenta el comportamiento de las roturas de stock en el año 2014 y en los primeros nueve meses del año 2015 dentro de la empresa Gesa Centro SAC, estos datos fueron recabados por la gerencia general para la toma de decisiones en fin de mejorar el servicio brindado, aumentar el control
11 dentro de los almacenes y realizar mejor las compras para poder satisfacer al cliente.
Figura N°5 – Roturas de Stock en el año 2014 y 2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
En el gráfico Nº 5 se observa que en todos los meses las roturas de stock sobrepasaron el 8% superando el promedio aceptable para una eficiente gestión logística de inventarios, las roturas de stock tienden a ser más frecuentes en artículos en promoción u oferta, evidenciando la poca comunicación del área de ventas con el área de compras, por otro lado, se observa que los picos máximos fueron el 16% de la totalidad de los productos en los meses de setiembre y diciembre.
Las roturas de Stock en la empresa Gesa Centro SAC tienen una duración de más de 7 días ya que no existen los canales formales de comunicación entre el área de ventas, el área de compras, los encargados de los diferentes almacenes y los proveedores.
Como la rotura de rotura de stock otro indicador importante en la logística de entrada es el porcentaje de cumplimiento de planes comerciales ya que este indicador refleja si se cumplen con los acuerdos comerciales con nuestros diferentes proveedores, en los diferentes acuerdos entre los proveedores y la empresa GESA CENTRO SAC se tiene un monto de compra mínima por mes, los días de crédito, la cobertura de sus productos, las promociones, códigos combos entre otros. A continuación, se presenta el comportamiento del porcentaje del cumplimiento de los planes comerciales.
12 Figura N°6 – Porcentaje de Cumplimiento de Planes Comerciales 2014 -2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
Así como el porcentaje de Cumplimiento de Planes Comerciales otro de los indicadores logísticos muy importantes es la rotación de los inventarios ya que este indicador nos permite identificar cuantas veces el inventario se convirtió en dinero o en cuentas por cobra. El índice de rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos tiempo en nuestro almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de inventarios. Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en los almacenes, menor es el capital trabajado invertido en los inventarios y el costo de mantener los inventarios. La rotación de inventarios más adecuada es entre más se aleje de. A continuación, se presenta el comportamiento de las roturas de stock en el año 2014 y en los primeros nueve meses del año 2015 dentro de la empresa Gesa Centro SAC.
Figura N°7 – Índice de Rotación de inventarios en el año 2014 y 2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
13 En la figura Nº 7 muestra la oscilación del índice de rotación donde se evidencia la baja rotación de inventarios esta baja rotación de inventario se asocia al exceso de inventarios, a un mantenimiento excesivo de existencias y a la presencia de un inventario muerto (Inventario sin movimiento), esta baja rotación de inventarios genera problemas de liquidez, generando problemas en el área de finanzas ya que esta área sin liquidez no podrá pagar los cheques y letras a los proveedores y si no se paga a tiempo los proveedores no envían el siguiente pedido y de esta forma se genera las roturas de stock.
La logística de Preparación de Pedidos o Picking constituye un aspecto decisivo para la competitividad de la empresa, por lo que garantizar siempre la precisión y rapidez del proceso es necesario para lograr satisfacer al cliente. La logística de preparación presenta muchas deficiencias en rapidez y eso conlleva a que aumentan la cantidad de horas destinada a esta actividad en la empresa GESA CENTRO SAC, dicho problema se debe a que las operaciones no están bien definidas ni presentan un tipo de control de demora por la preparación de cada almacén, tampoco se tienen a las personas idóneas para ese puesto. A continuación, se presenta un cuadro donde se observa la cantidad de horas extra por mes en los periodos de los años 2014 y 2015 dicha información fue extraída de las planillas de los trabajadores.
Figura N°8 – Cantidad de Horas Extra en el Picking 2014-2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
El grafico muestra que el picking presenta problemas ya que el tiempo sobrepasa a lo planificado y dicha demora retrasa a otros procesos como el carguío de carros.
14 En cuestión de tiempos no es el único problema que presenta la empresa Gesa Centro SAC otro problema es que la recepción de mercadería de los diferentes proveedores hacia el almacén tiene demoras de diferente índole ya que las políticas no están bien establecidas y cada cuadrilla de los diferentes proveedores trabajan de diferentes maneras. En el siguiente grafico se podrá observar el sobre tiempo que labora el personal encargado de la recepción de mercadería.
Figura N°9 – Cantidad de Horas Extra en Recepción 2014-2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
En la figura N°9 se observa la cantidad de horas extra en recepción, proceso que tiene 216 horas laborales establecida, pero están excedidas por problemas de comunicación entre el área de compras y el área de almacenamiento ya que no se tiene la coordinación para acelerar la revisión de órdenes de compras y guías de remisión de llegada de la mercadería,
Otro indicador logístico que nos permite observar el rendimiento de la logística en la empresa son las mermas que se produce por diferentes causas estas son:
por cuestiones naturales (cuando los productos perecederos caducan), operativas (las mercancías se dañan durante las operaciones habituales de la empresa), administrativas (un fallo de registro) o externas (un robo). En la empresa Gesa Centro SAC se presentan todas las diferentes causas para la generación de mermas y se tiene pocas políticas para poder regular las mermas y así poder disminuir las pérdidas económicas.
A continuación, se presenta el comportamiento de las mermas en el año 2014 y en los primeros nueve meses del año 2015 dentro de la empresa Gesa Centro SAC.
15 Figura N°10 – Mermas en el año 2014 y 2015
Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
En la figura Nº 10 muestra la oscilación las mermas en soles por cada mes del año 2014 y 2015, las mermas en dichos años siempre superaron los 250 soles mensuales en pérdidas para la empresa por diferentes motivos como perdidas, productos vencidos, productos deteriorados por un mal almacenaje o productos malogrados por malas operaciones dentro del almacén de la empresa Gesa Centro SAC.
En la logística de salida el indicador más importante es la cantidad de mercadería que regresa a almacén al finalizar la distribución de los productos, esta cantidad de mercadería que regresa se debe a diferentes motivos como:
(Mal cierre de venta por parte del vendedor, Establecimientos Cerrados, Errores en el proceso de picking entre otros). A continuación, se muestra la cantidad en soles de los regresos de la mercadería a almacén por cada mes en los periodos de enero del 2014 hasta septiembre del 2015
Figura N°11 – Cantidad de mercadería que regresa a Almacén año 2014 y 2015 Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC
Elaboración: Propia
16 En el grafico N° 11 se observa que la cantidad de mercadería reflejada en soles sobrepasa los 80 mil soles mensuales haciendo constancia que varios procesos dentro de la empresa se están realizando mal generando menor rentabilidad para la empresa.
Al describir la situación en el periodo de estudio de la empresa, se evidencio que algunos de sus indicadores organizacionales, se desempeñan adecuadamente en algunos aspectos relacionados directamente con la logística, como la tendencia de crecimiento de sus ventas, sin embargo, muchos de los actores de la empresa manifiestan no percibirlos.
Por tanto, siendo la estructura organizacional el conjunto de roles, recursos y relaciones de la organización, es posible abordar la situación descrita diseñándola a una gestión que mejore sus actividades y por ende sus utilidades.
Finalmente cabe mencionar que tanto el deseo de la dueña y propósito de la organización es que la empresa crezca y que este crecimiento, sea ordenado, aplicando mecanismos de control en las actividades que realiza la empresa, además de establecer una proyección para competir con las mejores empresas a nivel de la región.
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Problema General
¿Cómo mejorar el desempeño del sistema logístico en la empresa GESA CENTRO S.A.C.?
1.3. OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General
Diseñar la estrategia de comunicación y control de un sistema logístico basado en el modelo de Sistemas Viables en la empresa Gesa Centro S.A.C.
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 1.4.1. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
El presente proyecto de investigación pretende evidenciar la validez de la teoría de la Cibernética Organizacional (Modelo de Sistemas Viables). Viabilizar una organización es dotarla de capacidades de regulación aprendizaje, adaptación y evolución necesitarías para garantizar su supervivencia ante los cambios que puedan producirse en su entorno. Al aplicar este rediseño organizacional en la Empresa GESA CENTRO S.A.C. se evita la entropía y su consecuente desorganización, así como su extinción en el tiempo. En ese sentido, la aplicación de la cibernética organizacional en este ámbito permite la mejora del
17 desempeño de la cadena de aprovisionamiento de la Empresa GESA CENTRO S.A.C.
1.4.2. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
El desarrollo el cual hoy en día se convive ha traído consigo relaciones impensables en la cual la interdependencia o los enlaces de una empresa con su entorno se hace numerables la cual conlleva a contar con herramientas adecuadas que permitan evaluar esta complejidad (variedad), sin lugar a dudas el MSV se presenta como la herramienta adecuada para estas situaciones.
1.4.3. JUSTIFICACIÓN PRACTICA
En la búsqueda de mejorar el desempeño de la cadena de aprovisionamiento de la empresa GESA CENTRO S.A.C., así como reducir los tiempos de servicio, los costos y otros, se basa la mejora de sus mecanismos organizacionales con la aplicación de la metodología de Sistemas Viables con la finalidad de incrementar la satisfacción de los clientes y de la alta gerencia.
El presente estudio mostrará la evaluación del impacto que tendrá la aplicación de la metodología en la empresa para la identificación de posibles falencias y poder proponer alternativas para reformularlo; automatizar los procedimientos que sean posibles, dar un correcto seguimiento a aquellos que no son posibles y así realmente atender a las necesidades de la alta gerencia quienes requieren de mecanismos para poder administras y gestionar la empresa eficientemente.
1.5. HIPÓTESIS
Hipótesis General
Las estrategias de comunicación y control basadas en la Metodología de Sistemas Viables permiten mejorar el desempeño del sistema logístico de la Empresa GESA CENTRO S.A.C.
1.6. DISEÑO METODOLÓGICO 1.6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El Tipo de Investigación a realizar es aplicada, ya que a partir del MSV se diagnostica y se desarrolla la situación actual del sistema Logístico GESA CENTRO S.A.C. los datos que se manejarán serán cuantitativo-cualitativos ya que el indicador será el nivel de compra, así como se explicará los comportamientos de los actores y explorar las relaciones sociales.
1.6.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN
El nivel de investigación es descriptivo porque se detalla la forma de cómo se realiza y como se puede mejorar los procesos logísticos, describiendo las actividades, responsables, secuencias e iteraciones; así como las fases a
18 seguir, y los indicadores para verificar los posibles mecanismos de comunicación y control vinculados con los procesos globales y productivos de la empresa GESA CENTRO S.A.C.
1.7. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Las variables son los elementos fundamentales para la evaluación y el control de los resultados que se llegara a obtener con el desarrollo de la investigación. A continuación, se presenta el cuadro de variables y su Operacionalización en la investigación.
Cuadro N° 1 – Operacionalización de variables
VARIABLE INDICADOR
FUENTES DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTO DE MEDICIÓN
DESEMPEÑO DEL SISTEMA LOGÍSTICO
VENTAS VENTAS
Registro de Ventas
Ventas en Soles
Logística de Entrada
Roturas de Stock Registro de compras y requerimientos
Porcentaje de productos con rotura de stock Cumplimiento con
planes Comerciales
Registro de compras y requerimientos
Porcentaje de planes comerciales Cumplidos.
Índice de Rotación de Productos
Registro de Rotación de Inventarios
Índice de rotación de productos
Logística de Almacenamiento
y Preparación
Tiempos de Preparación
Registro de Horas de trabajo
Cantidad de horas extra en preparación.
Tiempos de Recepción
Registro de Horas de trabajo
Cantidad de Horas Extra en Recepción Mermas en Almacén Registro de mermas Mermas en Soles Logística de
Salida
Rebotes de Mercadería
Registro de Rebotes de Mercadería
Monto de Rebotes en Soles.
Fuente: Gerencia de Gesa Centro SAC Elaboración: Propia
Estos indicadores demostraran el grado de mejora que se obtuvo tras la aplicación de las estrategias propuestas en el presente trabajo de investigación.
Para finalizar el presente capítulo se debe mencionar que la información presentada respecto al sistema de logística de la empresa GESA CENTRO S.A.C. permite conocer la estructura organizacional que posee, además del desarrollo de la situación problemática que atraviesa, la descripción de los principales problemas identificados por resolver, del mismo modo se realizó la formulación del problema en donde se definió el problema general, los objetivos a alcanzar y la justificación teórica, metodológica y práctica de la investigación, de igual manera se planteó la hipótesis de solución para el problema anteriormente mencionado, definiendo también la metodología de investigación que se ha de utilizar.
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CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
En este capítulo se abordarán investigaciones precedentes al presente proyecto, esto con el fin de conocer como lograron resolver problemáticas similares a los que presenta la empresa Gesa Centro SAC.
Además, dentro del capítulo se considera los fundamentos conceptuales básicos para el uso y desarrollo del modelo de sistemas viables, así como también al final toda la terminología necesaria concerniente al tema de investigación puesto en estudio.
2.1. ANTECEDENTES
A1. Merchán Macías Evelyn Monserrate (2014). Diseño organizacional para la Empresa Distribuidora de productos de consumo masivo “Mónica Rezabala Rovello” del Cantón La Libertad Provincia de Santa Elena. Trabajo de titulación para obtener el Título de Ingeniería en Desarrollo Empresarial.
Universidad Estatal Península de Santa Elene. Ecuador.
El presente trabajo de tesis se elaboró con el propósito de implementar un diseño organizacional para la empresa Distribuidora de productos de consumo masivo
“Mónica Rezabala Rovello” del Cantón La Libertad, mediante el cual se plantea innovadores procesos administrativos, con la finalidad que se elabore un diseño que garantice una buena administración de la empresa y de esta manera mejorar el desempeño de las funciones de los colaboradores. Para poder sintetizar la propuesta del diseño organizacional se consultó bibliografías en textos y de internet, de acuerdo a los temas relacionados con el diseño organizacional que incluye el análisis situacional de la empresa, dirección estratégica, gestión de las necesidades, desarrollo organizacional y resultado de la efectividad de la
20 organización. Mediante este diseño se procesó lo que es la investigación cualitativa recolectando información suficiente para el respectivo análisis. Las técnicas de investigación que se utilizaron fueron: la entrevista y la encuesta; el instrumento de investigación hace referencia al guion de entrevista, cuestionarios y la escala de Likert que se les ejecutó a los empleados y clientes de la organización. Es importante que la empresa tenga conocimiento de su problemática y necesidad institucional, ya que mediante esta competencia se puede programar adecuadamente el diseño organizacional para la empresa
“Mónica Rezabala Rovello” que dispone de misión, visión, objetivos, estrategias y políticas, en análisis de los ambientes internos y externos de la organización;
mediante toda esta ejecución se llega a la conclusión de que los empleados conocerán con seguridad el funcionamiento, los propósitos y lineamientos de la empresa a la cual pertenecen y podrán efectuarlos con mayor eficiencia y efectividad.
En la tesis la autora Implementa un diseño organizacional para la empresa Distribuidora de Productos de Consumo Masivo “Mónica Rezabala Rovello” con el objetivo de optimizar la gestión administrativa de los recursos materiales y humanos de la organización.
Su aporte en la presente investigación radica en el diseño de organizacional presentado por la autora, ya que la gran mayoría de empresas distribuidoras presentan una similar composición en procesos y funciones, en el diseño presentado por la autora podemos observar los mecanismos de control y viabilidad de una organización.
A2. Aliaga Luna Denny Fausto (2014). Ingeniería de Procesos Basados en el MSV para mejorar el control productivo en la Empresa Kjantu Collection S.A.C.
Tesis para optar el Título profesional de Ingeniero de Sistemas. Universidad Nacional del Centro del Perú. Huancayo.
El presente trabajo de investigación intitulada “Ingeniería de Procesos basado en el MSV para mejorar el control proceso productivo de la empresa Kjantu Collection SAC”, se aborda la problemática de mejorar el control de los procesos productivos mediante el diseño de un instrumento de control, que le permita autorregular su funcionamiento y garantizar su desempeño enfocado a los objetivos de la empresa. El Modelo de Sistemas Viables es un instrumento conceptual básico de la Cibernética Organizacional, que permite determinar los mecanismos de estabilidad y adaptabilidad, mecanismos particulares de control, el diagnóstico y el diseño de toda la organización. Por otra parte, la ingeniería de procesos es un mecanismo de ingeniería enfocada a la gestión de la organización basada en
21 procesos; su diseño tiene la intención de optimizar los recursos de la empresa, reduciendo costos, aumentando la calidad y proporcionar un entorno de mejora continua y de innovación
Se diseña un modelo aplicativo que permita integrar de manera complementaria ambas metodologías para analizar y enfrentar el problema central evidenciada en el presente proyecto de investigación.
Al inicio se explora los límites del sistema mediante el estudio de perspectivas sistémicas, seguida por la identificación de la identidad organizacional, criterio de recursión, modelo tecnológico de procesos y el Modelo de Sistemas Viable – Diagnostico Organizacional al primer nivel de recursión, ya que es aquí donde se muestran los mecanismos de control que se utilizaran en la fase donde se aplica la gestión por procesos.
Seguidamente se realiza el planteamiento de propuestas, en los cuales se identifican los mecanismos de control que se diseñaran para lograr que los instrumentos de control mejoren el control productivo en la organización.
Finalmente partiendo del diagnóstico se comprueba la hipótesis general el cual menciona que es posible diseñar mediante la Ingeniería de Procesos basado en el Modelo de Sistemas Viables, instrumentos de control para mejorar los procesos de producción de la organización, quedando demostrado que con el uso del manual de procesos agrupados por funciones sistémicas se reduce el nivel de errores en las prendas fabricadas.
En la tesis el autor relata el diagnóstico de la empresa Kjantu Collection mediante el Modelo de Sistemas Viables, con la finalidad de mejorar los canales de coordinación y control en la organización.
Estas pautas aportan a la estructura del proyecto además del análisis de estado y situación inicial, descripción del diseño organizacional de GESA CENTRO S.A.C.
y con el análisis de resultados finales.
A3. Milla Obregón Gloria Katherine (2013). Plan de Mejora del Almacén y Planificación de las rutas de Transporte de una Distribuidora de Productos de Consumo Masivo. Tesis para optar el título profesional de Ingeniería Industrial. Pontificia Universidad Católica del Perú. Lima.
La gestión de almacenes y distribución física de productos terminados son dos aspectos ampliamente estudiados en la logística. Sin embargo, muchas empresas medianas en el Perú, específicamente en el sector de comercialización de productos de consumo masivo, adolecen de eficiencia y buenas prácticas en los procesos que involucran ambos aspectos.
22 El presente trabajo de tesis tiene como objetivo principal brindar un plan de mejora integral para la gestión de los procesos logísticos de una distribuidora de productos de consumo masivo abarcando para ello problemas desde la entrada de productos hasta su distribución a los clientes. Para lograrlo, se realizó un estudio de la situación actual de los procesos de recepción, almacenaje, picking y despacho, diseño de rutas y entrega de productos identificando los principales problemas. A partir de ello y mediante la aplicación de buenas prácticas y algoritmos matemáticos para la modelación y optimización de procesos se propone el plan de mejora integral.
En la gestión de almacenes se propone la paletización y redistribución de las principales líneas de productos en el almacén aplicando para ello el método húngaro. Ello permitirá la reducción de un 9.1% en los recorridos realizados mensualmente y una disminución de tiempos en el despacho de productos.
En la gestión de la distribución física de productos se propone, para las cuatro zonas en estudio, dos rutas de transporte teniendo en cuenta el estudio de clústeres o agrupación de puntos de reparto. Para ello se aplica el algoritmo de Clarke & Wright o método del ahorro lo que permite una reducción del 25.68% de la distancia total recorrida por ambas rutas.
Finalmente, en el proceso de reparto de productos ambas rutas son modeladas para simular la asignación de dos o tres transportistas encontrando que solo para la segunda ruta la inversión en un transportista adicional permite la disminución del tiempo promedio de distribución en un 2.80% y la reducción del 7.73% de los costos totales.
El tiempo estimado para la puesta en práctica del plan de mejora es de 4 meses y el costo estimado es de 87,193.63 Nuevos Soles.
En la tesis la autora nos presenta un plan para mejorar el sistema logístico de una distribuidora de productos de consumo masivo dando mucho énfasis a La gestión de almacenes, distribución física de los productos y rutas de transporte en la distribución.
Su aporte en la presente investigación radica en la mejora integral para la gestión de los procesos logísticos de una distribuidora desde la entrada de los productos hasta la distribución a los clientes.
A4. Taipe Castro, Robensoy Marco (2009). Diagnóstico de la Universidad basado en el enfoque de sistemas Viables. Caso de la UNCP. Proyecto, Universidad Nacional del Centro del Perú. Huancayo.
23 La presente investigación, al realizar un análisis profundo de la situación inicial de la UNCP, enfoca las metodologías sistémicas a la solución del problema encontrado.
Haciendo de ello una metodología aplicativa en cualquier organización, planteando la complementariedad de la utilización del Modelo de Sistemas Viables de la Cibernética Organizacional con el enfoque de procesos que se idea en el presente proyecto.
Para ello fue necesario, diagnosticar los procesos de la universidad mediante el Modelo de Sistema Viable de la Universidad y Diagnostico de los procesos misionales, estratégicos y de soporte de la Universidad.
El diagnóstico fue el proceso principal de la investigación, cuya esencia se presenta el modelo de sistema viable a modo diagnóstico de la Universidad y en base a ello se realiza los diagnósticos de los procesos estratégicos, de los procesos misionales y de los procesos de soporte.
Al realizar un estudio previo para realizar un diagnóstico de la organización y al aplicar el Modelo de Sistemas Viables de la Cibernética Organizacional para dicho fin, la investigación en mención, determina una variable en la que la estructura organizacional utiliza su propia identidad y propósito, de forma que el diagnostico organizacional contemple todos los elementos y relaciones del sistema. Su aporte radica en el modelo de análisis para el diagnóstico de la organización usando el modelo de Sistemas Viables.
A5. Alvarez Tanaka, Raul Augusto (2009). Análisis y Propuesta de Implementación de Pronósticos de Gestión de Inventarios en una Distribuidora de Productos de Consumo Masivo. Tesis para optar el título profesional de Ingeniería Industrial. Pontificia Universidad Católica del Perú.
Lima.
En el presente trabajo se ha realizado el análisis de los procesos de gestión de inventarios y de la planificación de las compras realizadas en una distribuidora de productos de consumo masivo que tiene cerca de dos años funcionando.
En el poco tiempo que tiene la empresa, ha logrado crecer obteniendo como proveedores a productoras muy importantes. A su vez, ante este rápido crecimiento la distribuidora no ha podido elaborar procesos que le permitan planificar ni evaluar sus operaciones ya que se centran en solucionar el día a día, lo que conlleva a que funcione desordenadamente.
La propuesta de mejora se basa en dos puntos que a su vez se complementan:
Implementar pronósticos de ventas y mejorar la gestión de los inventarios. Para el pronóstico de ventas, se propone utilizar el método estacional multiplicativo que a su vez utiliza el método de ajuste exponencial como input. Para el caso particular
24 de la distribuidora se ha considerado realizar los pronósticos en base a las ventas semanales de manera que se ajuste a su cronograma de compras. En cuanto a la gestión de inventarios, se propone implementar un sistema de control de inventarios periódico para evitar tener productos sin rotación en el almacén, que a su vez representa un costo para la empresa.
El contar con este sistema de gestión de inventarios permitirá a la empresa tener un ahorro anual de S/. 47,261, debido a eliminar el sobre stock del inventario.
Asimismo, se han realizado otras propuestas de mejora que permitirán a la empresa contar con procesos establecidos que vinculen a todas las áreas de manera ordenada.
Finalmente se propone la adquisición de equipos que permitan un mejor control del inventario y agilizar el proceso de carga de las unidades de reparto para tener un ahorro final de S/. 84,136.
Esta investigación muestra la aplicación de la gestión de inventarios, la planificación de las compras y la política de mantenimiento de inventarios al mínimo posible (Just in Time).
Sus pautas aportan en el diseño del sistema logístico para la gestión de inventarios con políticas de mantenimiento de inventarios al mínimo y de mejorar la forma de realizar las compras y negociaciones con los diferentes proveedores.
2.2. MARCO TEÓRICO
El desarrollo del presente trabajo de investigación se enmarca bajo los siguientes conceptos de pensamiento sistémico, cibernética organizacional y términos referentes para la comprensión del modelo de sistemas viables.
2.2.1. PENSAMIENTO SISTÉMICO
El pensamiento sistémico aparece formalmente a partir de los cuestionamientos que hace el biólogo Alemán Ludwig Von Bertalanffy, a partir de los problemas de la Biología cuestiona la aplicación del método científico ya que éste se basa en una visión mecanicista y causal, que lo hace débil como esquema para la explicación de los grandes problemas que se dan en los sistemas vivos. Esté cuestionamiento lo llevó a plantear un reformulamiento global en el paradigma intelectual para entender mejor el mundo, surgiendo formalmente lo que se conoce como el paradigma de sistemas. EL concepto de pensamiento sistémico considera un sistema como un conjunto de elementos en interacción dinámica, se trata de un todo que puede ser dividido en partes sin que se pierda al hacerlo sus propiedades esenciales. Las propiedades esenciales del sistema lo son del todo y ninguna de sus partes lo posee. Por ello al dividir y separar sus partes estas ya no poseen las propiedades del todo
25 del que proceden. Esto tiene implicancias metodológicas ya que, si se pretende diseñar un nuevo sistema o entender uno existente no se puede aplicar únicamente el enfoque “analítico” consistente precisamente en descomponer el objeto de estudio en partes para, la explicación del todo. Se necesita del enfoque sintético mediante el cual identificamos en primer lugar el todo (sistemas) del cual forma parte el objeto en estudio ya que cada uno de estos dos enfoques realiza funciones diferentes y los dos son necesarios. Uno permite describir el objeto de estudio y el otro permite comprender su función y la razón de ser.
2.2.2. SISTEMA
Consiste de un grupo de elementos relacionados dinámicamente en el tiempo de acuerdo a algunos patrones coherentes. Todo sistema tiene un propósito; el observador del sistema es quien le atribuye el propósito al mismo1.
Considerando el siguiente gráfico.
Figura N°12 – Una concepción general de “Sistema”
Fuente: The Heart of Enterprise. Ed John Wiley. 1979
Elaboración: BEER, Stafford.
2.2.3. CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL
Para poder brindar un concepto que defina exactamente la Cibernética Organizacional, primero se debe aclarar el concepto de Cibernética. Cuando se habla de las dificultades a las que se enfrentan las organizaciones en el entorno turbulento actual se suele utilizar el término complejidad para caracterizar las diferentes situaciones o problemas a tratar y que son calificados como complejos. La razón de ser de los directivos está directamente relacionada con la existencia de dicha complejidad consistiendo su trabajo básicamente en hacerle frente. Para ello deberán utilizar su conocimiento y modelos del problema a tratar para intentar que el resultado de la evolución de dicho
26 problema sea el deseado. Al hacerlo los directivos en realidad están
“gobernando” la organización de la cual son responsables y con ello tratando de lograr que ésta alcance los objetivos que se hayan establecido para ella.
Esta acción se remite al término “Cibernética”, cuya etimología conduce al término griego kybernetes, que hacía referencia a la persona que manejaba el timón del barco con el fin de conducirlo al lugar deseado. Esta palabra fue transformada por los romanos en “gubernator” y ésta finalmente conduce al término “gobernador” o “gobierno” en castellano. Por tanto, cuando se habla de “cibernético” en realidad lo que el término significa es el “director” de la organización en el sentido de gobernador o conductor de la misma. Así, se podría hablar de la Cibernética como la ciencia que se ocupa del control en el sentido de gobierno (dirección) de la organización.
Por lo que se refiere a la Cibernética Organizacional (José Pérez Ríos y Schwaninger, 2008), ésta es uno de los enfoques sistémicos que, derivados de la Cibernética creada por Wiener, aplica los principios relacionados con la
“Comunicación y el Control” propios de la Cibernética a las organizaciones. A continuación, se hace un breve comentario acerca de los componentes esenciales de la Cibernética Organizacional.
2.2.3.1. Variedad
Se refiere al grado de complejidad de un sistema (organización, empresa, etc.), que equivale al número de estados posibles y comportamientos actuales o potenciales que se pueden dar en una determinada situación o problema.
El concepto de variedad será utilizado para poner de manifiesto el problema al que se enfrentan los directivos para tratar de dirigir una organización. Para que un sistema (organización, empresa, etc.) sea viable ha de ser capaz de hacer frente la variedad (complejidad) del entorno en el que opera, el manejo de la complejidad es la esencia de la actividad directiva. Controlar la situación significa ser capaz de hacer frente a su complejidad, es decir su variedad.
2.2.3.2. Ley de Ashby (Ley de variedad requerida)
Para entender los mecanismos disponibles para abordar la complejidad se utilizará, además del concepto de variedad antes mencionada, de la denominada “Ley de variedad requerida” de R. Ashby (1956). En ella se establece que “sólo la variedad destruye (absorbe) la variedad”. Lo que básicamente quiere decir es que para hacer frente a un determinado grado de variedad (complejidad) el sistema (sistema regulador, una
