Para desarrollar el presente proyecto, es necesario plantear una secuencia de pasos que permitan encaminar las acciones al objetivo propuesto, es por ello que en esta sección se describe y sustenta el modelo realizado para solucionar el problema mencionado en el capítulo previo
Después de conocer el problema de la empresa Gesa Centro S.A.C., es preciso utilizar una metodología que tenga carácter integral y holístico, es decir, un modelo que determine la solución englobando la integridad organizacional al controlar los procesos de la organización. Al integrar estas dos metodologías no se pretende hacer una distinción por separado de sus intentos por solucionar el problema, más por el contrario resaltar la complementariedad de estos para solucionar el problema que presenta Gesa Centro SAC.
Fuente: Raul y Harden Royer, 1989. The Viable System Model
Elaboración: Propia
En la figura Nº 22 podemos apreciar que el modelo aplicativo cuenta con 4 fases para el desarrollo de la metodología de Sistemas Viables iniciando con la Fase 1 que es la
Figura N°22–Modelo Aplicativo del MSV
56 Identificación del Sistema bajo Estudio y culminando con la Fase 4 que es el Diseño Organizacional propuesto basado en la MSV.
2.3.1. DESCRIPCIÓN DEL MODELO
El método de diseño consta de las siguientes etapas:
F1 Identificación del Sistema bajo Estudio.
En esta fase se identifica el sistema focalizado haciendo valoración del estado actual y se determina el sistema relevante a ser estudiado, identificando el propósito, elementos y relaciones de la organización.
F2 Análisis de Actividades del Sistema.
En esta fase se determina las actividades misionales y reguladoras del sistema, estableciendo su identidad y el interés que posee el sistema.
F3 Diagnostico Organizacional actual basado en la MSV.
En esta fase se determina el nivel de complejidad y la distribución de recursos y funciones la empresa GESA CENTRO SAC. Hasta unos meses atrás identificando las deficiencias.
F4 Diseño Organizacional propuesto basado en la MSV
Es Aquí, donde el abanico de soluciones, se transforma en proyectos, de modo que quienes están en posición política de producir cambio, adquieren la responsabilidad para llevarlos a cabo, cuidando siempre de conseguir la mejora de las condiciones económicas, pero preservando el cuidado de las personas y el medio ambiente. Se evalúa el impacto del rediseño de procesos globales.
• Diseño de mecanismos de control organizacional y reducción de variedad en el sistema logístico.
En esta parte se evalúan los mecanismos de control y métodos para asegurar que las actividades que comprende dicho proceso se llevan a cabo de manera eficaz, al igual que la ubicación de los puntos clave para la reducción de variedad en el sistema logístico
2.4. MARCO CONCEPTUAL.
A continuación, se dará las definiciones de los términos usados en el presente proyecto de investigación para una mejor comprensión del mismo.
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• Administración: Es una disciplina encargada de planificar, organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades industriales, comerciales, financieras y de servicios de cualquier institución, industria o empresa.
• Ambiente: Es todo lo que rodea la organización, el contexto dentro del cual existe una organización o un sistema.
• Autoridad: Es el poder para imponer tareas y la responsabilidad de obligarlas que las realicen. Significa el poder de tomar decisiones en una especialidad, en cualquier nivel.
• Casos: Son los conflictos que surgen dentro de las organizaciones. Cibernética:
Sirve para el control de la comunicación dentro del área administrativa.
• Clima organizacional: Cualidad o propiedad del ambiente organizacional percibida o experimentada por los miembros de la organización, que influye en su comportamiento.
• Cohesión: Aglutinante unitario que opera sobre los seres humanos reuniendo y ligando a los individuos, para mantenerlos unidos en torno a ciertos valores, necesidades o funciones de carácter social.
• Comportamiento: Permite visualizar la compleja e intrincada sociedad de organizaciones y la trama de interacciones entre estas.
• Conflictos: Significa existencia de ideas, sentimientos, actitudes o intereses antagónicos que pueden llegar a chocar.
• Control: es la acción que ajusta las operaciones a los estándares predeterminados;
su base de acción es la información de retorno.
• Coordinación: Armoniza todas las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines.
• Cooperación: Es el elemento esencial de la organización, y su grado varía de persona a persona. La contribución de cada persona al logro del objetivo común es variable y depende de las satisfacciones o insatisfacción percibidas imaginariamente como resultado de su cooperación
• Cooperativismo: Actitud o tendencia motivada por el deseo de proteger los propios interese de un sector profesional por parte de sus miembros, aunque entren en conflicto con los de la sociedad en general
• Desempeño: Complementa el trabajo de los procesos de provisión de personal para seguir y localizar a las personas cuyas características sean adecuadas a los negocios de la empresa.
• Eficacia: Es una medida normativa del logro de resultados. La eficacia de una organización se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad social mediante el suministro de productos (bienes o servicios).
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• Eficiencia: La cantidad total de recursos y esfuerzos humanos que una organización usa para alcanzar sus objetivos organizacionales.
• Empresa: La empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos.
Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo.
• Estrategia: Son los medios en los cuales se logran los objetivos a largo plazo. Las estrategias son acciones potenciales que requieren decisiones de parte de la gerencia y de recursos humanos.
• Estructura: Es el conjunto formal de dos o más elementos y que subsiste inalterado sea el cambio, sea en la diversidad de contenidos, o sea, la estructura se mantiene aún con la alteración de uno de sus elementos o relaciones.
• Gerencia: Es el proceso de plantación. Organización, actuación y control de las operaciones de la organización que permita mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales esenciales alcanzar sus objetivos de una manera eficiente.
• Gerente: Es el responsable del desempeño de sus subordinados y de su evaluación.
• Gestión: Área que considera el diseño, operaciones y control de sistemas organizativos profundamente ligado a factores tales como fuerza de trabajo, planificación de producción, compras, petición de materiales, gestión de existencias y control de calidad
• Liderazgo: Existen dos tipos de liderazgo: el estilo autocrático y democrático.
Autocrático: toman las decisiones unilateralmente y luego las anuncian como un trato cerrado que no admite discusión.
• Misión: Resultado de la planeación, que expresa la razón de ser y el propósito de la empresa.
• Negociaciones: Es un acto integral de comportamiento y en él, el negociador debería saber cuáles son sus habilidades, sus destrezas, y fortaleza, con el fin de poder apoyar o se apoyado en un equipo de trabajo
• Operaciones: Regularmente lo constituyen subsistemas (órganos o partes) especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido (importado) por el sistema
• Organigrama: Es el diagrama que representa la estructura formal de la empresa.
• Principios: Primer instante del ser de algo. Punto que se considera como primero en una extensión o en una cosa. Base, origen, razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Causa, origen de algo.
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• Procesos: Pasos para lograr las metas de la organización, utilizando recursos por medio de personas y trabajando por medio de personas.
• Sistema: Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Al detallar los antecedentes de los casos similares donde utilizaron las metodologías citadas, se analizó y planteo un modelo que permita demostrar la complementariedad que se tiene al integrar el Modelo de Sistemas Viables y la gestión Logística estableciendo nociones de diseño de una nueva estructura organizacional, que asegure el control organizacional y la reducción de la variedad en los procesos.
De modo similar se mostró las bases teóricas que servirán de sustento para el desarrollo de la aplicación del modelo, así como los términos técnicos abordados en el marco conceptual que serán importantes para el desarrollo del capítulo siguiente.
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CAPITULO III
INTERVENCIÓN METODOLÓGICA
El presente capítulo se desarrolla la identificación y el diagnóstico de la realidad actual de la empresa a ser investigada, las características que presenta, además de hacer la propuesta de Diseño Organizacional mediante el Modelo de Sistemas Viables. La teoría fundamental se encuentra expresada en el libro “Diagnosing the system for organizations” de Staford Beer el mismo que nos servirá para poder identificar las características de la empresa. La presentación de la empresa, sus respectivas operaciones y estructuras administrativa.
3.1. FASE 1. IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO
Esta primera fase se concentra en delimitar el sistema bajo estudio, observando su estructura organizacional y finalmente identificar el propósito de la empresa; es decir modelar el Que Hace a través de conjunto de interrelaciones de las actividades para delimitar el hasta donde se puede trabajar, contextualizando el sistema de referencia.
Abordar esta situación compleja es encontrar abundante de sus interacciones; por lo tanto, es necesario abordar desde una perspectiva sistémica, debido a que no tomar en cuenta el funcionamiento sistémico de las cosas, merecería realizar acciones atrevidas cuanto se presenten faltas de precisión en el resultado.
3.1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE GESA CENTRO SAC
La empresa Gesa Centro SAC se dedica a la compra, venta y distribución de productos de consumo masivo, se encuentra registrada en la SUNAT con el número de RUC 20486056569. En la Actualidad está representada por la Señora Graciela Ana Cordova Salvatierra, quien es la dueña y gerente general de la empresa Gesa Centro SAC; la empresa se ubica en, Jr. Alexander Fleming Nº 112 – El Tambo, provincia de Huancayo.
61 El equipo colaborador está conformado por 130 personas en total, incluyendo el gerente; ellos trabajan con la estructura de personal siguiente: uno en gerencia general, uno en administración, cinco en compras, 19 en almacenamiento, 42 en ventas y 32 en distribución.
Se evidencia que la empresa está dirigida por la gerencia general que es gestionada por los dueños, quienes disponen de todos los recursos en la organización, incluso determinan los roles de los colaboradores y las funciones de cada una de las áreas de la empresa.
El clima organizacional refleja el poco interés de los colaboradores, los colaboradores solo se limitan a realizar las funciones delegadas y en muchos de los casos las realizan mal por falta de capacitación o por saturación de trabajo ya que no está bien establecidas las funciones y roles de cada colaborador llegando a saturar a algunos y dejando con poco trabajo a otros, evidenciando una cultura de trabajo no planificada, pasando por alto las metas trazadas.
El control de asistencia se realiza a través de la tarjeta de control que es rellenado por su jefe inmediato, en el almacén central como en las oficinas centrales la asistencia es registrada por huella digital. El registro de instrucciones se realiza en hojas sueltas o a través de ordenes comunicadas verbalmente, la comunicación jefe-colaborador se rige a través de órdenes, obedecimientos y resultados.
A inicios del 2016, la empresa tuvo la necesidad centralizar las oficinas ya que se perdía mucho tiempo y dinero en el movimiento de documentos y personas, así mismo este año se inauguró el almacén central ubicado en Jr. Rosario Nº 109 Sector 11 El Tambo-Huancayo.
La figura Nº 23, se muestra el modelo organización planteado por la gerencia general de Gesa Centro SAC, diseñada a partir del organigrama realizado.
En dicho grafico se puede observar los niveles de gestión como el nivel estratégico, operativo y de apoyo cada nivel tiene procesos y cada proceso tiene su objetivo y el encargado de desarrollar y controlar dicho proceso.
Toda la estructura de la empresa busca satisfacer las necesidades de nuestros clientes a continuación, se presenta la Figura Nº 23 titulada Modelo Estructural de la empresa Gesa Centro SAC, dicho modelo fue elaborado por la gerencia general de la empresa para poder identificar sus procesos estratégico,
62 operativos y de apoyo, para así lograr una mejor gestión y mejorar las operaciones en la empresa.
Figura N°23 – Modelo Estructural Gesa Centro SAC
Fuente: Gerencia General de Gesa Centro SAC.
Elaboración: Propia
Por otro lado, para realizar la identificación de Gesa Centro SAC, es necesario identificar las perspectivas que conforman el sentido de la empresa ya que esta será la que defina el sentido del proceso productivo y además contemple los mecanismos para mejorar el control en la organización, esto para encontrar los límites de la organización y determinar su definición canónica.
3.1.2. DELIMITACIÓN SISTÉMICA DE GESA CENTRO SAC
De acuerdo a Reyes la delimitación sistémica permite la especificación de los bordes del sistema organizacional que se está estudiando. En otras palabras, la delimitación sistémica permite conocer o distinguir a la organización del entorno, en que se encuentra inmerso, especificando en primer lugar aquellos procesos que definen el que hacer organizacional (proceso de transformación) y por último los entes que intervienen en su realización (insumos, reguladores y competidores). El uso de las definiciones sistémicas será en primer lugar el de insertar los modelos en el ciclo regulatorio, dado que las tareas u organizaciones ya han sido construidas o implementadas dentro de los procesos de la empresa.
El segundo uso implica usar los modelos en conversaciones apuntando hacia tareas y organizaciones auto construidas. EL valor de los modelos en el último
63 caso no pretende ser una representación exacta de nada en el mundo real, pero si para comunicarse unos con otros en un proceso de construcción dela realidad.
A. Gesa Centro SAC como distribuidora de productos de consumo masivo Esta definición sistémica describe a la empresa como distribuidora de productos de consumo masivo, que se refiere al propósito identificado por los colaboradores y directivos, cuya misión principal es la de brindar y distribuir productos de buena calidad y al mejor precio en la mayor cantidad de puntos de venta (bodegas) del centro del país.
Para lograr la misión se tiene proveedores de productos de limpieza personal-hogar, y proveedores de productos alimenticios, quienes nos abastecen de productos para luego poder venderlos en las diferentes bodegas de la región. Los mecanismos reguladores son la SUNAT como organismo supervisor de tributos, Ministerio del trabajo como supervisor de las políticas de trabajo y Auditores de los diferentes proveedores como supervisores de metas de venta y cobertura.
Figura N°24 – Definición Sistémica de la empresa como distribuidora de productos de
consumo masivo Fuente: Propia.
Elaboración: Propia
B. Gesa Centro SAC como generadora de utilidades y rentabilidad
Esta definición sistémica corresponde a una perspectiva que tienen los dueños de la empresa de su propia organización. Se basa en que el propósito de la empresa es general rentabilidad y utilidad para los dueños
64 y sus colaboradores a través de la venta de productos de limpieza personal hogar y consumo masivo. Los resultados que se obtienen son las utilidades y la rentabilidad que genera el trabajo, esto a causa de la utilización de los insumos proporcionados por empresas proveedores; esta trasformación (Almacenamiento, ventas y distribución) es dirigida y planificada por el gerente general, elaborados por trabajadores contratados para la transformación del producto.
Los competidores son todas las empresas que distribuyen productos de consumo masivo dentro de la misma jurisdicción, del mismo modo los agentes reguladores del ámbito no son entidades propiamente dichas, sino que están compuestos por todos los mecanismos que regulan los precios del mercado del rubro de Gesa Centro SAC, ya que estos restringen o contribuyen en gran medida a que se puedan lograr los objetivos relacionados con esta definición; se menciona la SUNAT, ya que esta entidad tiene como una de sus funciones principales la de recaudar y administrar los tributos del gobierno Nacional.
Figura N°25 – Definición Sistémica de la empresa como generadora de utilidades y rentabilidad Fuente: Propia.
Elaboración: Propia
C. Gesa Centro SAC como generadora de puestos de trabajo
Esta definición sistémica muestra la perspectiva del personal de empresa y operarios de la organización, incluso de la gerencia general. Es preciso mencionar que esta perspectiva es producto de haber llevado a cabo un
65 proceso de convivencia en la organización en el periodo de estudio con todos sus intervinientes, incluso haber colaborado en funciones en el área de logística-compras y gestión de almacenes, que permitieron tener un mayor grado de confianza con el personal que cuando se comenzó con el proyecto.
Figura N°26 – Definición Sistémica de la empresa como generadora de puestos de trabajo
Fuente: Propia.
Elaboración: Propia
El propósito de esta perspectiva es generar puestos de trabajo para la población de Huancayo a través de la contratación de personas, haciendo uso de potencial humano de la jurisdicción de la Provincia de Huancayo, teniendo como resultados la constitución en la incorporación de personas con disponibilidad para trabajar en la empresa. La trasformación es determinada por el reclutamiento de personal y la contratación de colaboradores.
Estas descripciones pueden no coincidir debido a los diferentes puntos de vista encontrados en la organización. Acordar con el personal de la empresa una sola descripción es crucial para empezar a contextualizar los mecanismos de control, comunicación y reducir la variedad cibernética de los procesos. Líneas abajo se describe lo evidenciado por estas perspectivas dándole un sentido y un propósito al formular la definición canónica de Gesa Centro SAC.
66 3.1.3. SENTIDO DE GESA CENTRO SAC
Gesa Centro SAC, es una empresa dedicada a la compra, venta y distribución de productos de consumo masivo (productos de limpieza personal-hogar y productos alimenticios).
Es una organización mediana, que desde sus inicios mantiene una estrecha relación con sus proveedores por tener compras de gran volumen para lograr precios bajos y lograr ser competitivos en el mercado. Aunado al gran volumen de compra se suma la frecuencia de compra y la forma de pago que hace que tengamos un precio competitivo en mercado superando a muchos con productos de calidad al menor precio.
3.1.4. IDENTIDAD DE GESA CENTRO SAC
Con la participación de los colaboradores y la gerencia de la empresa se analizaron las concepciones y perspectivas que tenían de la organización para luego definirla sistémicamente.
“La empresa es una organización que se dedica a la compra, almacenamiento, venta y distribución de productos de consumo masivo (productos de limpieza personal-hogar y productos alimenticios), las operaciones se realizan en nuestras instalaciones con la intervención de recursos humanos y tecnológicos, con la finalidad de consolidarse como una de las mejores distribuidoras de venta de productos de consumo masivo en la región central del país.
Es una organización que expende productos de calidad y al menor precio, cumpliendo con los requerimientos de los clientes, generando puestos de trabajo en las familias de la sierra central, mediante la contratación de trabajadores y es regulada por la SUNAT y el Ministerio de Trabajo”
3.1.5. DEFINICIÓN CANÓNICA
La empresa Gesa Centro SAC, ofrece productos de consumo masivo (productos de limpieza personal-hogar y productos alimenticios), con el propósito de obtener utilidades, haciendo que el crecimiento de las pequeñas bodegas en la región centro del Perú sea la base para el crecimiento de la misma.
Para cumplir con ello Gesa Centro SAC ha definido su propósito como
“Comprar, almacenar, vender y distribución productos de consumo masivo (productos de limpieza personal-hogar y productos alimenticios), de la mejor calidad al mejor precio del mercado” para ello los procesos misionales desarrollan lo siguiente:
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• Área de Compras: Esta actividad es la inicial para empezar el ciclo de actividades dentro de la empresa, los proveedores son parte esencial para poder realizar las compras de productos e insumos ya que ellos son los que nos facilitan la información para poder concretar una compra.
En esta actividad se realiza una conversación proveedor y encargado de compras para poder definir las cantidades que productos a adquirir, las características del producto y el precio pactado todo en un documento que es la nota de pedido.
• Área de Almacenamiento: El almacenamiento en la empresa GESA es uno de las principales actividades dentro de la empresa, está dado de forma que facilita la recepción de productos, así como también retirarlos, en el almacenaje en la empresa Gesa se realiza de forma donde los productos de limpieza y los productos de consumo masivo (abarrotes) se encuentran separados. Así como la ubicación estratégica que ayuda a la conservación y rápida movilidad del mismo.
• Área de Ventas: Las ventas es la actividad de mayor valor en la empresa Gesa y se desarrolla de dos maneras: Ventas al por mayor (distribución) y ventas al por menor (Tiendas). La empresa Gesa cuenta con 4 tiendas de autoservicios que están ubicadas entre la ciudad de Huancayo y el Tambo estas tiendas están orientadas a la venta de productos por menor, por otra parte, la empresa realiza ventas al por mayor con la ayuda de vendedores de campo que se encargan de vender productos a las bodegas de la región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo).
• Área de Distribución: La distribución es la actividad que se realiza después de haber efectuado la venta o en caso de reposición de Stock en las tiendas autoservicios GESA. La distribución se encarga de llevar todos sus pedidos a las diferentes bodegas de la región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.)
En la distribución participan un chofer y dos repartidores que son los encargados de repartir todos los productos según los pedidos que realizaron cada bodega a cada vendedor estos pedidos están acompañados de un comprobante de pago (boleta de venta o factura).
Los repartidores son los que verifican las características, así como la