Identificación del cargo
Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina. Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?
¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?
qué? ¿Para qué?¿Para qué?
Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo, verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de compensación y seguros de vida.
Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias, empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción El proceso contratación y afiliación al SGSS, cajas de compensación, pólizas de vida e inducción del personal en misión a la
compañía
Asegurando la información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de
compensación familiar y Sistema de Gestión de la Calidad. A A Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente
Las historias laborales de los empleados en misión con la
documentación requerida
Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC. A A Recibir, registrar, verificar y corregir Las novedades de incapacidades y préstamos en el Sistema DMS y las novedades de pólizas de vida y caja de compensación en los formatos determinados para ello
Para asegurar la información confiable y oportuna que permita procesarlas y/o liquidarlas.
A
A
Recibir, registrar,
y entregar monetarias y carnets de la caja de
compensación familiar
según las políticas establecidas
Atender y buscar
solución Las necesidades, inquietudes, sugerencias, quejas y/o reclamos de empleados o empresas usuarias.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias.
B
B
Elaborar y
entregar El informe trimestral Senalde basado el la información del sistema DMS.
Consolidar la información según los rangos requeridos por el informe y cumplir con las leyes establecidas por el Ministerio de Protección Social. A A Recibir, analizar y dar solución o corrección Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión y entidades públicas y privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el procesamiento de la nómina.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias
M M Conocer y entender detalladamente Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 2 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de
Operaciones para los reemplazos
temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
M
Problemática del cargo
• Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso. • Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes.
Relaciones esperadas:
Internas: Externas:
Director de Operaciones Empleados en misión
Auxiliar de nómina Asesores de caja de compensación y asesores de póliza de vida.
Auxiliar de Operaciones 2 Asesores de las EPS, ARP, AFP (eventualmente)
Auxiliar de Selección Clientes
Recepción Auxiliar de CAD
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Solución de problemas ➢ Concentración
Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral REVISÓ APROBÓ FIRMA EMPLEADO
AUXILIAR DE NOMINA