Manual de Cargos y Funciones

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MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A.

CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO MARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZ

ANDERSON MONTOYA RAMIREZ SANDRA MILENA TORRES MURIEL

MÓDULO I

LEIDY MUÑOZ Coordinadora de Módulo I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ITAGUÍ 2010

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TABLA DE CONTENIDO

Justificación 3

Tema 4

Problema 4

Problemática 4

Breve descripción del problema 5

Objetivos 6

Delimitación 7

Marco referencial 8

Diseño metodológico 19

Fases del proyecto 21

Diagnóstico 123

Conclusiones 124

Bibliografía 125

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JUSTIFICACIÓN

Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega de los servicios que se ofrecen.

Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos, cargos y perfiles y la documentación de los mismos.

Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la empresa y de la competencia.

Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más efectivamente.

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TEMA

¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor agilidad y calidad en los servicios que ofrece?

PROBLEMA

En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante el cliente.

PROBLEMÁTICA

Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.

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BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde se especifique:

• Las funciones de cada cargo.

• Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios ofrecidos y su respectiva interrelación.

• Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo que parámetros se usan.

• Los perfiles de cada cargo.

La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.

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OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio.

ESPECÍFICOS

• Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.

• Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y sustentan cada uno de los procesos.

• Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de desarrollarlas.

• Asignar funciones a cada cargo.

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DELIMITACIÓN

DELIMITACIÓN ESPACIAL

El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.

DELIMITACIÓN TEMPORAL

El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final.

DELIMITACIÓN CONCEPTUAL

La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios: • Administración

• Selección

• Asesoría en procesos humanos

Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.

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MARCO REFERENCIAL

En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo.

El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”.

Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1

De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

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1- Identificación del sistema de gestión de la calidad

Identificar los procesos del sistema de gestión de calidad

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Definir el propósito de los procesos y asignar un dueño del proceso

Definir las interacciones de los procesos Establecer las mediciones de desempeño de los

procesos

2- Descripción de los procesos del sistema de gestión de calidad

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Identificar las etapas de los procesos Establecer los controles para los procesos Definir los métodos para operar los procesos

3- Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del sistema de gestión de la calidad

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Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo pero con mayor calidad.

Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión por procesos son:

• “EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes.

• COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste más bajo posible.”2

• PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades interrelacionadas que se transforman para la entrega de información, productos, servicios y estrategias.

• ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado.

• PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad.

• MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al organización.

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.

Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3 En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en cuenta:

2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31 3 IBÍD. P. 28.

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TIPO DE FORMACIÓN NIVEL DE RESPONSABILIDAD INFORMACIÓN SENSIBILIZACIÓN MOTIVACIÓN POR EL CAMBIO DESARROLLO HABILIDADES PERSONALES DESARROLLO DE CAPACIDADES TÉCNICAS Y OPERATIVAS

ALTA DIRECCIÓN EstrategiasResultados Autodiagnóstico Liderazgo Cultura Gestión del cambio Informarse sobre metodologías sistema de control de gestión y apoyo MANDOS Y DIRECCIÓN INTERMEDIA Procesos

Papel del mando Autodiagnóstico Liderazgo Comunicación Trabajo en equipo Canalizar la participación Herramientas de mejora EMPLEADOS Y OPERARIOS Alcance de la calidad Motivación Participación Actitud Relación Interpersonal Prevención Resolución de problemas

Tabla 2 .Tomado de :PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110

En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante:

• Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad. • Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada

hacia el cliente.

• La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen la nueva orientación de la empresa.

• El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con los principios de la calidad.

• Toma de decisiones con base en datos y hechos.

• Un comportamiento que busque y anime la critica interna.

• Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de calidad.

• El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad. • Su orientación de los esfuerzos de mejora.

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• Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido.

• La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal. • Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de

su liderazgo.

• El fomento de las acciones de formación. • La practica habitual del reconocimiento.

• Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y proveedores.

• Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo. • Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de

reacción.

• Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad. • Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o

las incidencias.

• Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4

En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio radical en la forma de operar de la empresa.

Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer).

Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxx-xxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:

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Visión Y Estrategia Formación y crecimiento FinanzasClientes Procesos internos ETAPA ACCIONES

• Detectar lo que deseen y necesiten los clientes • Describir el proceso con el nivel de detalle

necesario

• Incluir las medidas adecuadas

• Estudiar los resultados de las medidas • Detectar áreas potenciales de mejora • Elegir las mejoras mas prometedoras

• Diseñar y aplicar los cambios para la mejora • Medir los resultados para comprobar que los

cambios son positivos

• Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel estable de resultados

• Documentar las mejoras para normalizarlas • Diseñar medidas de seguimiento dentro del

proceso

• Realizar las medidas • Analizar los resultados

• Tomar acciones para mejorar los resultados Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho más

Identificación, definición del proceso real

Medición y análisis del proceso

Identificación de oportunidades de mejora

Normalización/ estabilización del proceso

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Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el actuar diario.

El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y competitividad corporativa.

“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro de un periodo determinado. “5_{Para continuar con en el camino de} reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características, responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad, pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar donde se lleven a cabo.

Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos necesarios o no para desempeñar el puesto.

Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información y comunicación.

El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación:

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Reclutamiento Selección Descripción y especificaciones del cargo Demanda de personal Necesidad de mano de obra Divulgación Recepción de candidatos Entrevista final Aplicación de pruebas Entrevista inicial Entrega de formulario de “solicitud de empleo Selección inicial Solicitud de documentos e información sobre el candidato Selección final

Examen medico Admisión Supuestos No cumple el patrón

Impresión general desfavorable o no cumple con los requisitos Resultados desfavorables Resultados desfavorables Decisión negativa Información desacreditadoraRechazo No apto

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Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190

El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal.

La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor, mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar

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problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor control de ellos, y se puede hacer en base en:

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Entrevistas de retiro Otras fuentes de información_{Análisis de la}

información obtenidaORGANIZACIÓN Fenómenos internos

Política salarial Política de beneficios Oportunidades de progreso

Condiciones ambientales de trabajo Política de reclutamiento y selección Política disciplinaria

Criterio de evaluación del desempeño MERCADO Fenómenos externos

Comportamiento del mercado de trabajo Comportamiento del mercado de recursos humanos Situación económica Análisis situacional Verificación de la política re recursos humanos Determinación de nuevas estrategias Necesidades de mayor volumen de información ¿Informaciones suficientes? ¿Informaciones suficientes? Si Si

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No No

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190

En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación. Posteriormente, se determino la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do._{Nivel), esto con el} fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6

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El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información, se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.

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DISEÑO METODOLÓGICO

El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A

Fases del proyecto:

1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo:

➢ Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática ➢ Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y

contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias observaciones

2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales

3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de información, el conocimiento y la experiencia del personal.

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XXX-XXXX-XXXX

MISIÓN

Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión.

VISIÓN

Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas usuarias; diferenciados por:

• La confiabilidad

• El cumplimiento de los requisitos legales • La calidad humana.

Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional.

VALORES CORPORATIVOS

• ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos individuales y sociales

• COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores

• RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras funciones, para cumplir con nuestras obligaciones

• LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser siempre los primeros en innovación y competitividad

POLITICA DE CALIDAD

Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de sus fundadores.

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FASES DEL PROYECTO LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES

Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una aproximación a la problemática. Ver Anexo 1

Definición de Cargos:

AUXILIAR DE MENSAJERÍA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo

Área Funcional: Administrativa y Financiera Título del cargo: Auxiliar de Mensajería

Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misión del cargo

Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Qué hace? ¿Dónde? Sobre qué¿Dónde? Sobre qué proceso?

proceso? ¿De acuerdo con¿De acuerdo conqué?qué? ¿Para qué?¿Para qué?

Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas, procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,

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registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

➢ Presupuesto de gastos Administrativos ➢ Recursos físicos y económicos

➢ Dineros o títulos valores que custodia ➢ Dotación asignada

Entorno

➢ Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad.

Responsabilidades

Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.

Nivel de Impacto:

Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas

Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.

Qué hace

Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Revisar, organizar, clasificar y planear La entrega y recibo de correspondencia, cheques, consignaciones, nóminas, compras y demás diligencias que se deriven de la

empresa y para la empresa.

Dar cumplimiento y oportunidad en la entrega diaria definida con el área administrativa y de acuerdo al formato de control de programación de mensajería establecido para garantizar la satisfacción de los clientes internos y externos y empleados en misión. A A Coordinar, revisar e informar La entrega de cheques, títulos valores, documentos contables, correspondencia y registros de control diario.

Para garantizar la ejecución y cumplimiento de la programación y que se efectúen los registros contables y acciones requeridas dentro de la empresa de acuerdo a los procedimientos establecidos.

A

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Conocer, ejecutar y planear

Las responsabilidades del Auxiliar del CAD para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina.

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.

B

Garantizar El uso, conservación y disposición y

operatividad de la dotación física y equipo de comunicación

Para dar cumplimiento a las normas de seguridad y para garantizar la adecuada

comunicación interna. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.

M M Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

Con el fin de asegurar la

continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se

desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. M M Conocer y entender detalladamente

El cargo del Auxiliar del CAD para

reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

B

Problemática del cargo

➢ Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques.

➢ Obstrucción en las vías.

➢ Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación.

Naturaleza de la responsabilidad

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Planeación de actividades del

área. • Acciones de mejora en Planeación para la entrega de correspondencia oportuna. Relaciones esperadas:

Internas: Externas:

Dirección de Operaciones Clientes y empleados en misión. Dirección Administrativa Entidades públicas y privadas. Dirección financiera

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Formación básica: Bachiller

Deseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina

Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas básicos y Conocimientos básicos de archivo.

Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares. Periodo de adaptación: 2 meses

Periodo de adaptación: 3 meses

Competencias ➢ Orientación ética ➢ Atención ➢ Memoria ➢ Concentración ➢ Orientación espacio-temporal ➢ Habilidades comunicativas Exposición a Factores de Riesgo

➢ Físico ➢ Público ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral ➢ Tránsito REVISÓ APROBÓ FIRMA EMPLEADO

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AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Área Funcional: Administrativa y Financiera

Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero.

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misión del cargo

¿Qué hace?

¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con

qué?

qué? ¿Para qué?¿Para qué?

Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio. Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

➢ Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina ➢ Equipos de comunicación

➢ Dineros y títulos valores que custodia Entorno

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Intensivo trabajo de oficina

Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.

Qué hace

Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Recibir, clasificar, radicar, ordenar, verificar, distribuir internamente, archivar y conservar La documentación interna o externa en expedientes de Historias laborales y administrativos que se tramitan y regresan al CAD

Con el fin de garantizar la actualización, oportunidad, y veracidad de la información de acuerdo a las políticas y

procedimientos establecidos en la organización y al Sistema de Gestión de la Calidad. A A Informar, consultar y solucionar

Las consultas internas y externas sobre la información contenida en el CAD

Con el fin de brindar información exacta, veraz, clara y oportuna a los usuarios de acuerdo al grado de confidencialidad y acceso de los documentos. A A Recibir solicitudes, entregar, registrar y controlar El inventario de insumos de oficina en el Kardex

Para determinar la disponibilidad de recursos internos al personal de planta para la ejecución de sus labores y efectuar los pedidos cuando se requiera. M M Separar, organizar, coordinar con el mensajero, recibir y entregar Las liquidaciones de nómina, cheques, cuotas monetarias, facturas, correspondencia y diligencias en las empresas usuarias o entidades financieras y/o proveedores

Para garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades de los clientes y empleados en misión de acuerdo al pacto de

especificaciones y los procedimientos internos especialmente en los días de mayor movimiento.

A

Registrar y

presentar Los reportes de su gestión de acuerdo al procedimiento y en los formatos establecidos

Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite formular acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo con el plan

M

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operativo y el plan estratégico de la empresa. Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas.

M

• Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas.

• Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o políticas internas.

• Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de trabajo del CAD.

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Planeación y control de

actividades del área. • Acciones de mejora que favorezcan la preservación y optimicen la administración de documentos y gestión general de archivo. • Acciones de mejora en Planeación para la

entrega de correspondencia oportuna. Relaciones esperadas:

Director de Operaciones Clientes, empleados en misión y personal retirado.

Director Administrativo Entidades públicas y privadas. Director financiero

Coordinador de Cartera Coordinador de Tesorería Mensajero

Aprendiz Sena

Auxiliar de Servicios generales Dirección de Gestión Humana y Selección

Perfil del cargo

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Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de Oficce.

Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo o documentación.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.

Competencias

➢ Gestión de la información ➢ Orientación al servicio

➢ Gestión y manejo de los recursos ➢ Capacidad de análisis

➢ Solución de problemas

➢ Tolerancia al trabajo bajo presión Exposición a Factores de Riesgo

➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Público ➢ Tránsito ➢ Psicolaboral REVISÓ APROBÓ FIRMA EMPLEADO

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AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Área Funcional: Administrativa

Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales

Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal

Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo

Misión del cargo

Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con

qué?

Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

➢ Insumos de aseo y cafetería ➢ Electrodomésticos de la cafetería ➢ Dotación asignada

Entorno

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Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión.

Qué hace

Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto

Impacto Brindar atención En el servicio de

cafetería al personal interno y visitantes de la empresa durante la jornada de trabajo

Con el fin de ofrecer comodidad y buena atención a visitantes y empleados de la compañía. A Limpiar, organizar y desinfectar Todas las instalaciones de la empresa y los implementos y electrodomésticos de cocina.

Con el fin cumplir con las normas de higiene, salud, seguridad y ambiente dentro de la empresa.

A

Inventariar, registrar y solicitar

Los insumos de aseo y cafetería que se requieran

Para garantizar la existencia de los implementos necesarios para las labores de aseo y cafetería, de acuerdo al procedimiento establecido y a las políticas de calidad definidas.

M

Clasificar, recoger y distribuir

Las basuras en las zonas dispuestas para ello

Cumplir con las normas de disposición de residuos sólidos y líquidos establecidos.

A

Garantizar El uso, conservación, disposición y

operatividad de la dotación física

Para dar cumplimiento a las normas de seguridad e higiene y de imagen empresarial. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor.

M M Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

M

Definición de prioridades en las tareas y/o asignaciones. Naturaleza de la responsabilidad

(37)

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas:

• Mejoras que contribuyan a la optimización del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en general.

• Uso de implementos de aseo y cafetería. Relaciones esperadas:

Todo el personal Candidatos y empleados en misión (visitantes) Clientes y proveedores eventualmente

Formación básica: Bachiller

Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente. Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales

Periodo de adaptación: 2 meses Periodo de adaptación: 3 meses

Competencias

➢ Inteligencia emocional ➢ Orientación al servicio ➢ Manejo de conflictos ➢ Capacidad de adaptación

➢ Gestión y manejo de los recursos ➢ Responsabilidad ambiental

Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico ➢ Público ➢ Ergonómico ➢ Tránsito ➢ Psicolaboral REVISÓ APROBÓ FIRMA EMPLEADO

(38)

AUXILIAR CONTABLE DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Área Funcional: Administrativa y Financiera Título del cargo: Auxiliar Contable

Título del cargo superior inmediato: Contador Reemplazo del cargo: Contador

Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo.

¿Qué hace?

¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?

Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas; con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )

➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina

➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).

(39)

➢ Custodia de Libros oficiales

➢ Software contable : DMS e I Limitada

Entorno

➢ Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la organización en especial con el Contador.

Qué hace

Impacto Recibir, analizar

y contabilizar Facturación de proveedores que generen

comprobantes de egreso

Asegurar el registro de la

información contable en el sistema DMS de acuerdo con las normas, plazos y procedimientos establecidos. A A Elaborar, ordenar, analizar, registrar, archivar , verificar y controlar La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales

Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los

organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos. A A Preparar, registrar y verificar

Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones

bancarias (tales como

Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y

financiera, reportando las

inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.

A

(40)

créditos y leasing), tributaria y demás que se generen. Preparar, elaborar, modificar o corregir cuando se requiera Los registros o reportes de la información contable o financiera de inconsistencias por las conciliaciones

Con el fin de asegurar que se disponga de información confiable, actualizada, pertinente y de calidad

M M Analizar, ordenar, y registrar Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente. A A Realizar la nomina de los empleados

Acorde con los

reportes realizados en cuanto a horas

laboradas, recargos y ausentismos

Para facilitar el proceso de

liquidación de la misma. AA

Programar, realizar, y preparar

Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Dar cumplimiento a las

obligaciones financieras de la empresa. M M Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

M

• Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo • Disponibilidad del software contable para operar

• Condiciones micro y macroeconómicas • Estado económico de la empresa

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Creación de cuentas contables • Reclasificación de cuentas

(41)

( de acuerdo con el PUC) • Asignación de valores a cuentas • Mejoras en los sistemas o proceso en

contabilidad, administración y financiero Relaciones esperadas:

Contador Clientes y empleados en misión.

Gerente General Proveedores

Director Administrativo Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T.

Coordinador de Cartera

Coordinador tesorería Proveedores de bienes y servicios Director de operaciones Proveedores Financieros

Auxiliar de Nomina Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD

Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable

Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.

Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable. Puede homologarse con:

Competencias

➢ Tolerancia al trabajo bajo presión ➢ Pensamiento lógico- matemático ➢ Concentración al detalle

➢ Orientación a los resultados ➢ Orientación ética

➢ Gestión y manejo del recurso Exposición a Factores de Riesgo

➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Público ➢ Tránsito

(42)

➢ Psicolaboral

REVISÓ APROBÓ

(43)

CONTADOR

MANUAL DE RESPONSABILIDADES

Área Funcional: Administrativa y financiera Título del cargo: Contador

Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero

Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.

Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:

¿Qué hace?

Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia, claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos )

(44)

➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).

➢ Custodia de Libros oficiales

➢ Software contable : DMS e I Limitada

Entorno

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control.

Qué hace

Impacto Verificar y

controlar La documentación contable que genera información para los estados financieros y de los libros oficiales

Con el fin de que se disponga de la información contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y demás registros contables a los

organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos.

A

Verificar y

controlar Los procesos de: conciliación de bancos, clientes, proveedores, anticipos, incapacidades o reclamaciones. Obligaciones

bancarias (tales como créditos y leasing), tributaria y demás que se generen.

Para efectuar el cierre contable y presentar clara y oportunamente la información contable y financiera a la dirección administrativa y

financiera, reportando las

inconsistencias o novedades para la toma de decisiones, acciones preventivas, correctivas o de mejora.

A

(45)

Revisar y

controlar Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Para presentarlos a los organismos de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente.

A

Analizar y

controlar

Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Dar cumplimiento a las

obligaciones financieras de la empresa. M M Preparar, registrar y presentar cuando se le asigne Los informes e indicadores de gestión de los procesos a su cargo

De acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos M Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. M M Conocer y entender detalladamente

El cargo del Director Financiero y del Coordinador de cartera y tesorería para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

M

• Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo • Disponibilidad del software contable para operar

• Condiciones micro y macroeconómicas • Estado económico de la empresa

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Trasmisión de informes tributarios

a entes de control en los plazos establecidos

• Proveedores de mejor costo-beneficio • Decisiones para disposiciones tributarias o

legales

• Plazos de pago

• Aportes o mejoras que contribuyan a minimizar gastos, sistemas de control.

(46)

Relaciones esperadas:

Auxiliar Contable

Gerente General Proveedores de bienes y servicios Director Administrativo Proveedores Financieros

Coordinador de Cartera

Coordinador tesorería Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T.

Director de operaciones Clientes (eventualmente)

Auxiliar de Nomina Revisor Fiscal

Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD

Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente. Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.

Experiencia previa: 2 años en cargos similares. Puede homologarse con: Ninguno

Periodo de adaptación: 3 meses. Competencias

➢ Tolerancia al trabajo bajo presión ➢ Pensamiento lógico- matemático ➢ Concentración al detalle

➢ Orientación a los resultados ➢ Orientación ética

➢ Gestión y manejo del recurso Exposición a Factores de Riesgo

➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

(47)

(48)

COORDINADOR DE CARTERA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo Área Funcional: Financiera

Título del cargo: Coordinador de cartera

Título del cargo superior inmediato: Director Financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ Contador

Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo

¿Qué hace?

Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y con ello garantizar fluidez económica de la empresa.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

➢ Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección ➢ Equipos de Oficina

(49)

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.

Qué hace

Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Consultar, verificar e informar diariamente Información actualizada de movimientos bancarios que generen registros contables

Para confrontar con los

movimientos de cartera y conciliar para la toma de decisiones en el área de acuerdo al flujo requerido y bajo los procedimientos

establecidos. A A Verificar, controlar y registrar Del estado de la

cartera de la empresa Para generar los respectivos cobros bajo los parámetros de negociación establecidos con el cliente en la oferta mercantil.

A

Analizar, verificar

y controlar El comportamiento de la cartera y el recaudo de la misma

Para cubrir el pago de las

obligaciones legales, financieras, nóminas y liquidaciones con criterios de oportunidad y confiabilidad en el proceso. A A Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. M M Conocer y entender detalladamente El cargo de Director Financiero y Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

(50)

• Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Sobre la recuperación del dinero

de la empresa. • Aportes o mejoras que contribuyan al saneamiento de cartera. Relaciones esperadas:

Gerente General Clientes y empleados en misión.

Director Administrativo Entidades financieras Director financiero Auxiliar de nómina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Auxiliar contable Coordinador financiero Perfil del cargo

Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.

Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office, Legislación Laboral.

Experiencia previa: 2 años en cargos similares.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.

Competencias

➢ Orientación al logro ➢ Gestión de la información ➢ Planeación y control ➢ Manejo de los recursos

(51)

➢ Manejo de conflicto

Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico

➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

(52)

COORDINADOR DE TESORERÍA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Título del cargo: Coordinador de tesorería

Título del cargo superior inmediato: Director financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable

Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo

¿Qué hace?

Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad, seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras, tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de facturación.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

➢ Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores). ➢ Custodia de facturación y comprobante de pago.

(53)

Entorno

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias.

Qué hace

Impacto Recibir, registrar

y generar Comprobantes de ingreso de los dineros a través de los recibos de caja

Para entregar a contabilidad

información confiable y oportuna de acuerdo con el procedimiento contable definido. A A Conciliar y ajustar mensualmente El estado de cartera y demás movimientos bancarios de acuerdo a los registros actualizados.

Para tomar los correctivos necesarios en conjunto con el contador y garantizar la

confiabilidad de la información contable e informar el cumplimiento de los indicadores. A A “Custodiar” : Controlar y hacer seguimiento

A los dineros, títulos valores de la compañía y documentos legales de respaldo económico y financiero hasta la entrega correspondiente según el procedimiento establecido.

Para garantizar que los dineros lleguen al destino indicado según las políticas y necesidades

económicas de la empresa.

A

Organizar y

archivar Las facturas y recibos de caja. Asegurar que la documentación requerida se encuentre disponible y actualizada para su consulta y toma de decisiones de acuerdo a los procedimientos y normas

M

(54)

determinadas. Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo

desarrollen con base en los parámetros y normas generales y de calidad establecidas. M M Conocer y entender detalladamente El cargo de Director Financiero para los reemplazos

temporales de acuerdo al alcance que se le defina

M

• Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja menor para atender necesidades imprevistas.

Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Sobre la destinación del dinero de

la empresa. • Aportes o mejoras que contribuyan al manejo de relaciones financieras con los clientes y mejor utilización de los recursos financieros de la organización.

Relaciones esperadas:

Gerente General Clientes y empleados en misión.

Director Administrativo Entidades financieras Director financiero Auxiliar de nómina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Coordinador de cartera Auxiliar contable

Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.

(55)

Legislación Laboral.

Experiencia previa: 2 años en cargos similares.

Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las funciones del cargo.

Competencias ➢ Orientación al logro ➢ Orientación al detalle ➢ Toma de decisiones ➢ Orientación ética ➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo

➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral

(56)

DIRECTOR FINANCIERO DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Título del cargo: Director Financiero

Título del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador Nivel de mando: Directivo

Personal a cargo:

– Coordinador Tesorería – Coordinador de Cartera – Contador

– Auxiliar contable

¿Qué hace?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.

Dimensiones

Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.