Identificación del cargo Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Director de Operaciones Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de Sistemas / Director administrativo y financiero.
Nivel de mando: Directivo Personal a cargo:
– Auxiliar de nómina
– Auxiliar de operaciones 1 – Auxiliar de operaciones 2
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?
¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con qué?
qué? ¿Para qué?¿Para qué?
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y empleados en misión.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Presupuesto de nómina
➢ Impacto en la cartera de la empresa ➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación
➢ Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y transacciones electrónicas)
➢ Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales. Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Planificar, coordinar y controlar La ejecución de los procesos de contratación afiliación, liquidación de nómina, prestaciones, pagos de seguridad social y facturación de
acuerdo a las normas, políticas y
procedimientos establecidos.
Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, empleados en misión, con el cumplimiento de los requisitos legales laborales y con lo anterior contribuir además al adecuado funcionamiento de los procesos internos. A A Procesar, transferir y controlar El pago electrónico de la nómina y la seguridad social a través del sistema DMS contable,
Asegurar la confiabilidad de los datos bajo los requisitos exigidos por el proceso contable y
garantizando el pago oportuno a los empleados en misión de acuerdo a los plazos establecidos en el pacto de especificaciones con el cliente.
A
Analizar, asesorar, aprobar y conciliar Créditos a empleados en misión por concepto de calamidad doméstica o a través de terceros con convenios con la empresa.
Con el fin de determinar la viabilidad de los mismos, de
acuerdo con la política y requisitos de préstamos de calamidad
doméstica y/o que cumplan con las normas legales de deducción por nómina, generando valor agregado a los empleados en misión.
M M Citar, ejecutar, verificar la información y reportar al cliente conclusiones El proceso de descargos al personal en misión cuando la empresa usuaria lo solicita y bajo el reglamento interno de trabajo y disposiciones legales
Garantizar el análisis de causas para la toma las decisiones según lo determine la empresa (llamados de atención, suspensiones o terminación de contrato), dejando constancia en la historia laboral.
A A Recibir, analizar, direccionar y dar solución Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las
diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.
A
A
Implementar y
mantener Las políticas, normas y procedimientos establecidos en la organización y en el SGC, que aplican directamente al proceso de operaciones
Para ejecutar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.
M M Recopilar, registrar, analizar y presentar La información que permite obtener los indicadores de gestión de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y
parámetros
establecidos en el
Garantizar la confiabilidad, oportunidad, y veracidad de la información que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratégico de la empresa.
M
Manual de Calidad.
Problemática del cargo
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP ´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: • Procesos disciplinarios y
reglamentarios laborales del
personal en misión de acuerdo con las normas establecidas.
• Negociación o modificación de plazos establecidos dentro del pacto de especificaciones dentro de las políticas y normas legales establecidas
• Aprobación de préstamos a
empleados en misión de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
• Implementación y mantenimiento de políticas y procedimientos dentro del proceso.
• Mejores prácticas en procesos operativos y administrativos.
Relaciones esperadas:
Internas: Externas:
Gerente General Empleados en misión
Gestión Administrativa y financiera Clientes de las empresas usuarias
Auxiliar de Tesorería y Cartera Entidades públicas, privadas y financieras. Contador
Gestion Comercial Gestion de Selección
Auxiliar de CAD y mensajería
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. (ó Contador)
Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en empresas de mas de 500 empleados.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las responsabilidades del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias ➢ Liderazgo
➢ Gerenciamiento estratégico ➢ Gerenciamiento del personal ➢ Planeación y control
➢ Gestión de la información Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico ➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR DE OPERACIONES 2