Identificación del cargo
Área Funcional: Dirección de operaciones
Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2
Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina. Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes términos:
¿Qué hace?
¿Qué hace? ¿Dónde?¿Dónde? ¿De acuerdo con¿De acuerdo con
qué?
qué? ¿Para qué?¿Para qué?
Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Equipos de Oficina ➢ Equipo de comunicación
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS. Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades EPS, AFP y ARP.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Qué hace Sobre qué lo haceSobre qué lo hace Para quéPara qué Nivel deNivel de Impacto Impacto Planear, coordinar, ejecutar y realizar inducción El proceso contratación y
afiliación del personal en misión al SGSS y cajas de
compensación e inducción del personal en misión a la
compañía.
Con el fin de asegurar la
información necesaria que cumpla con los requisitos del Sistema General de Seguridad Social, cajas de compensación familiar y
Sistema de Gestión de la Calidad.
A A Registrar, ordenar y alimentar de forma permanente
Las historias laborales de los empleados en misión con la
documentación requerida.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos y dar cumplimiento al SGC.
A
A
Recibir, verificar
y registrar Las novedades de ingresos de los empleados en misión en el sistema DMS.
Para alimentar la base de datos de los empleados en misión que permita realizar las liquidaciones o pagos de nómina y seguridad social de acuerdo a la normatividad establecida. A A Ejecutar, coordinar y verificar La entrega de carnets y/o copias de las afiliaciones a EPS, AFP y ARP.
Para garantizar el cumplimiento de los requisitos contractuales con el empleado en misión y que éste pueda acceder a los servicios a que tiene derecho.
M
M
Recibir, verificar
y corregir Las inconsistencias de EPS´s, AFP´s y ARP
Para garantizar oportunidad en el cumplimiento de los compromisos legales del SGSS y evitar
inconvenientes a los usuarios en el momento de solicitar algún
A
servicio. Recibir, analizar, direccionar y dar solución Las necesidades, inquietudes, quejas o reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misión o entidades públicas o privadas por medio telefónico, personal o escrito, respecto a las
diferentes actividades que se generen en el proceso.
Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misión y empresas usuarias, entidades públicas o privadas.
A A Conocer y entender detalladamente Las responsabilidades del Auxiliar de operaciones 1 y las responsabilidades en que puede asistir eventualmente al Director de
Operaciones para los reemplazos
temporales de acuerdo al alcance que se le defina.
Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfacción oportuna de las necesidades de empleados en misión, clientes y entidades o público en general.
B
Problemática del cargo
• Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
• Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS ´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.
Naturaleza de la responsabilidad
• Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso. • Mejores prácticas en el manejo y proceso de la contratación, afiliación y generación de reportes.
Relaciones esperadas:
Internas: Externas:
Director de Operaciones Empleados en misión
Auxiliar de nómina Asesores de las EPS, ARP o AFP. Auxiliar de Operaciones 1 Clientes
Auxiliar de Selección Recepción
Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo, Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses Competencias
➢ Trabajo bajo presión ➢ Manejo de los recursos ➢ Solución de problemas ➢ Concentración
Exposición a Factores de Riesgo ➢ Físico
➢ Ergonómico ➢ Psicolaboral
REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR DE OPERACIONES 1