Caracterización general del almacén de efectos médicos y medicamentos

Para el almacenamiento de efectos médicos y medicamentos el Hospital Provincial Universitario Cardiocentro Ernesto Guevara de Villa Clara cuenta con un almacén con las características constructivas siguientes:

El local cuenta con unas dimensiones de 14 m x 9 m x 6 m, pero está diseñado en tres áreas que a los efectos del trabajo se denominan de la forma siguiente: área 1 o planta baja con dimensiones 9.9 m x 9 m x 6 m; donde se almacenan 644 surtidos que no tienen necesidades especiales de temperaturas; área 2 o área refrigerada, que también se encuentra en la planta baja, en la cual se almacenan 225 surtidos y son medicamentos con necesidades especiales de temperatura, con dimensiones de 4.1 m x 9 m x 3 m y se encuentra al mismo nivel que el área 1; y el área 3 o planta alta, que se encuentra encima del área refrigerada con acceso mediante una escalera, en la que se almacenan 62 surtidos y son productos que no tienen necesidades especiales de temperaturas, y cuenta con las mismas dimensiones del área refrigerada, 4.1m x 9m x 3m.

Capítulo II

27

Está conformado por paredes, cubierta y piso de hormigón. Posee una puerta doble de acceso desde el exterior de marquetería de aluminio con cristales, de dimensiones 1.90 x 2.10 m. No tiene ventanas para la ventilación natural, pero cuenta con un sistema de climatización. Para la iluminación artificial posee cinco lámparas dobles de 40 watt y a través de la puerta recibe iluminación natural. El flujo de carga es en U. En los anexos 2,

3 y 4 se muestran ejemplos de los surtidos que incluye cada una de las áreas del

almacén.

Para una mejor comprensión de la estructura del almacén en el anexo 5 aparece un croquis donde se muestran las dimensiones y la forma de colocar las cargas. La conservación de la estructura constructiva de este almacén es buena ya que no existen filtraciones por el techo, ni problemas de rajaduras en los elementos de la cubierta, las paredes están carentes de pintura y el piso no necesita reparaciones.

Procedimiento de trabajo vigente

Es necesario explicar como ocurre el proceso de servicio desde el almacén de efectos médicos y Medicamentos hasta el paciente. Los medicamentos o material entregado por el suministrador se deben mantener en un área separada, que no es necesariamente un área de recepción de medicamentos, hasta que el personal encargado realice una inspección de entrada formal y completa del embarque. Además, si es necesario se subdivide, de acuerdo con el número de lote del suministrador.

Se revisa minuciosamente en el envase secundario que la identificación corresponda al producto; que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique deterioro del producto; y en el embalaje (envase primario), que no se encuentre abierto, no se observen manchas o cuerpos extraños; no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, se encuentre intacta; no se detecten alveolos vacíos en blísteres; que el contenido de los envases en los cuales no sea posible su visualización, por ejemplo envases plásticos, se mueva libremente en su interior al “maraquear” los envases; que no se encuentren deformados; y que corresponda a los requerimientos del producto en caso de condiciones especiales.

En el caso de los rótulos, serán legibles, indelebles, en caso de etiquetas, estas estarán bien adheridas al envase y en ellos se revisa:

- contenido (cantidad); - concentración; - forma farmacéutica; - forma de presentación; - número de lote; - fecha de fabricación; - fecha de vencimiento; - registro sanitario;

- identificación del fabricante y del importador cuando corresponda; - precauciones durante la manipulación; y

- condiciones de almacenamiento.

En los productos farmacéuticos, siempre que no haya riesgo de alteración de los mismos, se revisa:

- Líquidos no estériles: homogeneidad del producto; uniformidad del contenido; presencia de gas y otros signos que podrían indicar contaminación del producto.

- Líquidos estériles: ausencia de partículas extrañas detectables visualmente; ausencia de turbidez en la solución; cambio de color; y uniformidad de contenido.

- Solidos no estériles: uniformidad en las características específicas del producto (forma, color, tamaño, etc.); ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad o material extraño incrustado o adherido al producto; existencia de capsulas vacías, rotas o abiertas; que los polvos para reconstruir no estén apelmazados.

- Solidos estériles: ausencia de material extraño; y cambios en el color u otras características físicas que podrían indicar alteración en el producto.

En este proceso de recepción se utiliza un modelo (ver anexo 6) donde se coloca la cantidad de productos recibidas en el día. Posteriormente ese modelo es llevado al área de economía donde es utilizado para la gestión de inventarios. Además, se llenan las tarjetas de estibas (ver anexo 7) en las cuales se le da entrada al almacén, la cual es archivada por el almacenero. Todos los meses se controlan los productos en existencia con un conteo del 10%, que consiste en contar los productos y comprobar si se corresponde esa cantidad con la que aparece en la tarjeta de estiba, y así sucesivamente se van controlando los productos.

Capítulo II

29

de estiba (anexo 7) que posee con la cantidad distribuida y llenándose la tarjeta de despacho (ver anexo 6). Los productos que se rompen son devueltos o se le realiza un ajuste de inventario por rotura y se le da destino final.

Los productos farmacéuticos tienen procedimientos escritos para la expedición de los medicamentos. Estos procedimientos consideran la naturaleza del producto, así como cualquier precaución especial a tener en cuenta cuando, excepcionalmente, sea imprescindible despachar, para la expedición, productos en estado de cuarentena. Este despacho será realizado o supervisado por la persona de calidad responsable, antes de la expedición de los productos farmacéuticos y/o materiales. El proveedor asegurará que la transportación, garantice las condiciones apropiadas de traslado. Tampoco existe un área delimitada para el despacho de productos.

Procedimiento de conservación del producto almacenado

Las condiciones de almacenamiento estarán establecidas de conformidad con lo declarado en la etiqueta del producto, lo cual está basado en los resultados de estudios de estabilidad. En estos almacenes se garantiza una adecuada ventilación del producto al estar climatizado, existe gran hacinamiento ya que no cuenta con la capacidad requerida, considerando el nivel de actividad del centro. Por ello, es necesario que se registre en cada tarjeta de estiba la fecha de fabricación del producto para evitar su vencimiento y deterioro. Existe el control de las plagas, cada tres meses se aplica tratamiento para los insectos y roedores, aunque la limpieza se dificulta debido al hacinamiento.

Medios de almacenamiento

En estos almacenes el producto se coloca directamente sobre el piso, sobre paletas y estanterías, como se muestran en la tabla 2.2, y teniendo en cuenta la capacidad del mismo. Ver (anexo 5).

Tabla 2.2: Formas y medios de almacenamiento. (Fuente: Elaboración Propia) Medios de

Almacenamiento

Tipo Dimensiones (metros)

Cantidad

Estanterías Metálica para cargas fraccionadas 7x0.9x3.8 1 4x0.9x3.8 4 7x0.9x2 1 3.5x0.9x2 1 2x0.9x2 1 2x0.9x1.5 1 Paletas Paleta de Intercambio 1x1.2x0.5 3

En el almacén objeto de estudio los equipos utilizados para la manipulación de los productos es la carretilla de cuatro ruedas, usada por ser distancias pequeñas. Este equipo no presenta problemas técnicos, solo que en la mayoría de los despachos no puede ser llenado dentro del almacén por el hacinamiento existente, por lo que el almacenero manualmente bajará y trasladará los productos.

Fuerza de trabajo

El almacén cuenta con un jefe de sección y dos almaceneros que resultan suficientes para el trabajo que se realiza.

Forma de almacenaje y localización de productos

El almacén utiliza para la ubicación de la mercancía, estibas directas de productos directamente sobre el piso, sobre paletas y estanterías. Esta forma de almacenaje impide realizar una rotación adecuada, pues los productos que entran primero no son los primeros que salen del almacén, ya que cuando arriban nuevos productos se colocan sobre los anteriores. Con el transcurso del tiempo, esto limita el movimiento del personal dentro del almacén, obstruyendo el paso por los pasillos, los cuales, en ocasiones, no tienen un ancho de 0.6 m como está establecido en la resolución 59/04.

Es necesario aclarar que es de conocimiento del personal la forma de almacenaje de los productos, pero no siempre se cumple porque se trata de aprovechar al máximo la capacidad. Para la localización del producto se utiliza el método basado en la memoria debido al hacinamiento existente, el cual se realiza en estanterías y estibas directas en bloque.

Seguridad e higiene

En el almacén objeto de estudio los trabajadores no cuentan con los medios de seguridad y protección necesarios. Además, están expuestos a riesgos, al tener una puerta que está obstruida parcialmente y el mecanismo de apertura es hacia dentro obstruyendo la salida del dependiente en caso de incendio, de igual manera la iluminación es deficiente debido al insuficientemente mantenimiento de las lámparas, además de que estas no son suficientes, y que las estibas están almacenadas hasta el techo, todo estopor el hacinamiento, violándose las Normas de Seguridad e Higiene del Trabajo.

Capítulo II

31

Existe la zona para la ubicación de medios de seguridad y protección contra incendios, aunque están incompletos y ubicados en el exterior del almacén a más de 10 metros. Cuentan con una sola puerta doble, que es la de evacuación, está debidamente señalada pero parcialmente obstruida. También tienen el plan de emergencia actualizado, es del conocimiento de los trabajadores y existe un cuerpo de seguridad y protección que es contratado con la Emprost (Empresa Provincial de Seguridad y Protección.

2.4 Procedimiento específico para el diagnóstico del almacén de efectos médicos y medicamentos en la entidad estudiada

Para la realización del diagnóstico del almacén, es necesario centrarse en los aspectos que fueron referenciados en el capítulo anterior, en especial la legislación existente para el almacenamiento dictada por el Minsap (Ministerio de Salud Pública). Para su realización serán evaluados aplicadas tres herramientas esenciales que son analizadas en sistema dado que se complementan. Estas son:

• Indicadores de aprovechamiento del espacio de almacenamiento, los cuales son clasificados como cuali-cuantitativos, que se corresponden con los que tradicionalmente se recomienda en la literatura científica. Como parte de este análisis, se evalúa también la tecnología de almacenamiento, definiendo si es correcta a partir de la determinación del grado de masividad, el cual determina además si los medios de transporte interno son los adecuados.

• Lista de chequeo mostrada en el anexo 8, que permite la detección de los problemas desde el punto de vista cualitativo y que es la propuesta por Matamoros Hernández,(Matamoros-Hernández, 2011)y que fue modificada para adecuarla a las condiciones del objeto de estudio práctico del presente trabajo (anexo 9).

• Diagrama causa-efecto mostrado en el anexo 10, que constituye una herramienta cualitativa, recomendada en este caso para integrar todos los problemas detectados de forma gráfica.

A continuación, se especifican los indicadores de aprovechamiento del espacio que serán considerados.

1. Coeficiente de aprovechamiento del área. 2. Coeficiente de aprovechamiento de la altura. 3. Coeficiente de aprovechamiento del volumen

1. Coeficiente de aprovechamiento del área (Kat)

*100

Au

Kat

At

=

[%] (2.1) Donde:

Au: Área útil de almacenaje, en m². At: Área total de almacenaje, en m².

𝐴𝑡 = 𝐴𝑇 − 𝐴 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖𝑜𝑛 − 𝐴𝑑𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐ℎ𝑜 − 𝐴𝑝𝑎𝑠𝑖𝑙𝑙𝑜𝑠 − 𝐴𝑜𝑡𝑟𝑜𝑠 [m²] (2.2) Las normas cubanas establecen como muy bueno un valor Kat ≈ 60%.

2. Coeficiente de aprovechamiento de la altura (Kh):

*100

Ha

Kh

Hu

=

[%] (2.3) Donde: a

H

: Altura promedio de las estibas de los materiales y productos y de los estantes de almacenaje, en m.

Hu: Altura útil del almacén, en m.

Los valores máximos de Kh deben estar alrededor del 70%.

3. Coeficiente del aprovechamiento del volumen (Kv):

100

.

T u v

V

V

K =

_{[%] (2.4)} Donde:

Vu: Volumen útil de almacenaje, en m³.

*

Vu

=

Au Ha

[m³] (2.5)

VT: Volumen total del almacén, en m³.

*

Vt

=

At Hu

[m³] (2.6) Es eficiente el aprovechamiento cuando el espacio [m³] disponible es del 30 al 40%.

Capítulo II

33

2.5 Aplicación del procedimiento específico para el diagnóstico del almacén de

In document Departamento de Ingeniería Industrial (página 45-52)