Desarrollo de la acción correctora

Para el desarrollo de la acción correctora, se parte de un análisis de la tecnología de almacenamiento, comenzando por calcular el grado de masividad que es la relación entre el volumen ocupado por los productos que deben almacenarse y los surtidos que componen dicho volumen, en m3/surtidos. Este factor es determinante para definir la forma de almacenamiento a seleccionar. Posteriormente se plantean las medidas, donde como método empleado para su generación se recomienda la «Tormenta de ideas» (Brainstorming), en el cual deben participar esencialmente especialistas y directivos. El procedimiento a seguir con los expertos es reunirlos en un lugar donde no existan motivos que puedan dispersar su atención, y con medios para escribir. La aplicación debe iniciarse haciéndoles saber a los participantes las razones que le clasifican como expertos, la preparación, el oficio, la experiencia, la ingeniosidad, capacidad innovadora de manera que eleve el ego de los participantes y se propicie un ambiente de confianza, colaboración y voluble al análisis de cualquier planteamiento. Se explican los problemas identificados y se analizan independientemente, se procede a unificar lo más posible los planteamientos y se ordenan por orden de importancia. Para concluir, se seleccionan los de más impacto teniendo en cuenta el grado de viabilidad que presente. Al facilitador corresponde conducir la «Tormenta de ideas» sin imponer su criterio ni permitir que alguien lo haga.

2.6.1 Plan de implementación

En esta etapa se elabora un plan de implementación de las medidas correctoras propuestas, utilizando el formato de la Tabla 2.4, la cual se muestra en el anexo 13.

Tabla 2.4 Plan de Implementación (Fuente: Matamoros Hernández, 2011).

Deficiencia Medida Responsable Participantes Fecha de Cumplimiento

Debe apuntarse que debe existir una correspondencia entre las medidas planteadas y las deficiencias detectadas en la etapa de diagnóstico. Por otra parte, no se consideró

considerando que generalmente las de mayor prioridad se vinculan con posibles inversiones que en la actualidad resultan inviables. De esta forma, se parte de que es posible mejorar la gestión de almacenamiento comenzando por aquellos aspectos solubles en el corto plazo, exceptuando solo aquellas medidas que resultan imprescindibles.

2.7 Aplicación del procedimiento específico para el mejoramiento del almacén de efectos médicos y medicamentos en la entidad estudiada

2.7.1 Desarrollo de la acción correctora

Para el desarrollo de la acción correctora, se parte de un análisis de la tecnología de almacenamiento, para luego proponer las medidas que permitan atenuar o eliminar las deficiencias en el diagnóstico del almacén.

Análisis de la tecnología de almacenamiento

Como ya fue señalado, se determina el grado de la masividad. Aprovechando la determinación del volumen que ocupa la mercancía en cada área del almacén, realizado en el epígrafe 2.5.1, se emplea la expresión 2.7

𝑀 =𝑉𝑢

𝑄 (2.7)

Donde:

M: Grado de masividad, en mᵌ/surtido Vu: Volumen útil, en mᵌ

Q: cantidad de surtidos o renglones de productos en el almacén

Para comprender mejor este análisis los productos son divididos en dos tipos, los que no poseen necesidades especiales de temperatura y los que sí la tienen.

• Productos sin necesidades especiales de temperatura:

Estos productos se corresponden con el área de planta baja y la planta alta. Utilizando los resultados del subepígrafe 2.5.1 para utilizar el volumen útil se tiene:

Planta baja: Vu = 40.2*3.8 = 152.76 m 3

Capítulo II

49

Productos sin necesidades especiales: Vu = 152.76 + 28.615 = 181. 375 m 3

Q = 644 + 62 = 706 surtidos Utilizando la fórmula 2.7, se tiene:

𝑀 = 181.375 mᵌ

706 𝑠𝑢𝑟𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠= 0.25 mᵌ /surtido

Utilizando la tabla del anexo 11, se tiene una tecnología para carga fraccionada (muy selectiva) y se considera correcta la carretilla de cuatro ruedas empleada.

• Productos con necesidades especiales de temperatura:

Estos productos se corresponden con el área refrigerada de la planta baja. Se tiene: Productos sin necesidades especiales: Vu = 29.65 * 1.87 = 55.44 m 3

Q = 225 surtidos

Utilizando la fórmula 2.7, se tiene:

𝑀 =

55.44 mᵌ

225 𝑠𝑢𝑟𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠

= 0.24 mᵌ /surtido

Utilizando la tabla del anexo 11, se tiene un resultado similar. De ello se concluye

que la tecnología de almacenamiento empleada es correcta para ambos tipos de

productos farmacéuticos, así como el medio de transporte empleado.

2.7.2 Cálculo y selección del número de expertos

Para la definición de las medidas correctoras es necesario crear un grupo de expertos. Para ello en primer lugar hay que determinar su cantidad utilizando la expresión 2.10.

𝑛 =

i² (2.10)

Donde:

n: Número de expertos i: Nivel de precisión deseada

p: Proporción estimada de errores de los expertos k: Constante asociada al nivel de confianza elegido

Tabla 2.6: Factor asociado al nivel de confianza en la decisión final (fuente: elaboración

99 6.6564 95 3.8416 90 2.6896

Tomando una proporción estimada de error de los expertos de 0.02, un nivel de precisión de 0.1 y un valor de la constante K de 3.8416 para un 95% de nivel de confianza, al aplicar la expresión (2.10) se obtiene que:

𝑛 =p ∗ (1 − p) ∗ k i² =

0.02 ∗ (1 − 0.02) ∗ 3.8416

(0.1)² = 7.52 ≈ 8 𝑒𝑥𝑝𝑒𝑟𝑡𝑜𝑠

Luego se realiza un proceso de selección de los expertos. La calidad de los expertos influye decisivamente en la exactitud y fiabilidad de los resultados y en ello interviene la calificación técnica, los conocimientos específicos sobre el objeto a evaluar y la posibilidad de decisión, entre otros. Por ello se tomaron como aspectos decisivos la experiencia, conocimiento y vinculación con la actividad y la disposición de colaboración mostrada. El grupo de expertos se muestra en la tabla 2.7.

Tabla 2.7: Miembros del grupo de expertos (Fuente: Elaboración propia).

Cargo que desempeñan Cantidad Años de

experiencia

Director 1 13 Jefe de departamento económico 1 9 Especialistas en metrología 1 7 Jefe de departamento de medicamentos y

tecnologías médicas

1 7 Jefe de abastecimiento y transporte 1 8 Especialista en calidad 1 5 Especialista en gestión económica 2 4

Posteriormente se reunió al grupo de expertos y se explicó y analizó cada uno de los problemas identificados en el diagnóstico. Partiendo de ellos se realizaron un conjunto de propuestas de acciones correctoras que se muestran en el anexo 12.

2.7.3 Plan de implementación

Para la puesta en marcha de las medidas propuestas mostradas en el anexo 12, se elaboró el plan de implementación, que además de los problemas detectados, incluye la acción correctora, el responsable de ejecutarla y el plazo de ejecución especificado a nivel de largo, mediano y corto plazo. Este plan es mostrado en el anexo 13.

Capítulo II

51

En los anexos 12 y 13 se puede observar que la acción correctora “rediseñar la colocación de los estantes” aparece varias veces. Por otra parte, del cálculo de los indicadores de aprovechamiento del espacio (epígrafe 2.5.1), se puede observar que el área denominada planta baja y el área refrigerada son las que peor comportamiento presentan por ser insuficiente el espacio de que disponen. Ello es producto, de que cuando surgió este hospital, se concibió para un determinado número de pacientes y determinados tratamientos e intervenciones quirúrgicas. Sin embargo, en la actualidad eso ha sido ampliamente superado, corroborado con la ampliación del centro que se encuentra en construcción en estos momentos y es de alta importancia para el país, pero aun así, se mantiene la misma área de almacenaje. En particular se propone para la planta baja, la propuesta de mejora, planteada en el epígrafe siguiente.

2.7.4 Propuesta de mejora en el área 1: planta baja

En esta área existe la posibilidad de atenuar la falta de espacio mediante la adición de una estantería y el cambio de la distribución en plantas. Para ello se parte de determinar el volumen de mercancía depositada en los pasillos y se determina la cantidad de estanterías que se necesitarían. El tipo de estantería es la misma que existe en esa área, o sea estantería para carga fraccionada, lo cual ya fue verificado en el cálculo del grado de masividad. Para ello se aplica la fórmula 2.11.

𝑁𝑚𝑎 =

𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒𝑛𝑑 𝑑𝑒 𝑢𝑛 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑛𝑡𝑒 (𝑚ó𝑑𝑢𝑙𝑜) ×𝐴𝑚𝑎 (2.11)

Donde:

Nma: Cantidad de estanterías

Ama: Coeficiente de aprovechamiento del medio de almacenamiento

Volumen de mercancía situada en los pasillos = (4 ∗ 0.7 ∗ 2)mᵌ ∗ 2 = 11.2 mᵌ. Esta mercancía se encuentra en cada uno de los dos pasillos (anexo 5), con un ancho de 0.7 m para que el almacenero pueda transitar por ambos lados y a una altura aproximada de 2m. En ocasiones este volumen es inferior pues ello depende de la llegada de medicamentos y de los que son solicitados por las salas del hospital.

Volumen de un estante = (4m ∗ 0.9m ∗ 3.8m) = 13.68 mᵌ/estante Sustituyendo en la fórmula 2,11, se tiene que:

En el anexo 14, se muestra la nueva distribución en planta con la adición de la estantería en el área 1. Se observa que con esta solución se pueden respetar las normas de distancias de las estanterías a las paredes y se mantienen los pasillos. En cada extremo van dos estanterías juntas, pero es posible el acceso a ambas con las distancias de pasillo y hasta las paredes. Esta propuesta conjuntamente con otras como incorporar las señalizaciones que faltan y elaboración de documentos fueron entregadas a la dirección del hospital, conjuntamente con los restantes resultados del presente trabajo de diploma. Esta propuesta y muchas de las restantes pueden ser incorporadas en un período breve de tiempo.