Organizar e imprimir hojas
2. CONFIGURAR PÁGINA
E
n el resto de la lección vamos a ver qué es lo que tenemos que hacer para imprimir en papel una hoja de cálculo.Recuerda que es importante revisar la ortografía de la hoja antes de imprimirla, para evitar que la hoja impresa tenga algún error de este tipo. Una vez ya hemos comprobado que no hay faltas de ortografía, podemos empezar a preparar la hoja para que quede impresa en papel como nosotros queramos.
Organizar e imprimir hojas El botón permite elegir una imagen para el fondo de la hoja, que se repetirá para rellenar toda la hoja. Sin embargo, ten en cuenta que los fondos de hoja no se imprimen.
Podremos establecer los márgenes, indicar la orientación del papel, introducir encabezados y pies de página, etc.
Desde los grupos de comandos Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la hoja, que se encuentran en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, puedes establecer las opciones que se tendrán en cuenta a la hora de imprimir la hoja.
En las casillas del grupo de comandos Opciones de la hoja puedes indicar si quieres imprimir las líneas de división (es decir, la cuadrícula de la hoja de cálculo) y los títulos de columna y fila.
Incluso desde estas opciones puedes ocultar o mostrar estos elementos en la hoja que estás viendo en pantalla, independientemente de la opción que elijas para imprimir, desde las casillas Ver.
Desde el campo Escala del grupo de comandos Ajustar área de impresión puedes reducir o aumentar la ampliación de la hoja de cálculo, para que te ocupe más o menos páginas al imprimirla.
En lugar de indicar un porcentaje de escala, en los campos Ancho y Alto puedes indicar el número de hojas que debe ocupar la hoja de cálculo impresa. Al poner un número de hojas en concreto, Excel ampliará o reducirá el tamaño de la hoja para que te quepa en el número de páginas que hayas puesto.
Desde la lista del botón puedes establecer el tamaño del papel que utilizarás para imprimir la hoja. Desde el menú del botón
puedes indicar la orientación del papel, es decir, si el papel se colocará en posición horizontal o vertical al imprimir la hoja; en principio, Excel pone la orientación vertical, pero puedes cambiarla si lo necesitas.
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Desde el menú del botón puedes elegir los márgenes que se aplicarán a las páginas que imprimas. Un margen indica la distancia que existe entre el borde del papel y el texto impreso; en otras palabras, es el espacio que queda en blanco, sin imprimir, en cada uno de los cuatro bordes de una página.
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En lugar de establecer las opciones de impresión desde los distintos botones de la Cinta de opciones, también puedes utilizar un cuadro de diálogo,quepuedesmostrardesdelasopcionesMárgenespersonalizados En la ficha Página del cuadro Confi- gurar pági- na puedes establecer opciones sobre la orientación, el ajuste de la escala, el tamaño del papel y la calidad de la impresión (ten en cuenta que la calidad de impresión que puedas poner depende de la impresora que tengas en tu ordenador).
o Más tamaños de papel de los botones y .
Este cuadro tiene otras opciones más avanzadas, además de las que ya hemos visto. También puedes acceder a este cuadro pulsando el Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos de comandos de esta ficha de la Cinta de opciones o con el botón . En cada caso el cuadro se abrirá en la ficha correspondiente.
En lugar de seleccionar alguno de los márgenes preestablecidos desde la lista del botón , desde esta ficha puedes introducir los que quieras.
Otro dato importante es el de la distancia del encabezado y del pie de página. El encabezado aparece en la parte de arriba de las páginas, y el pie aparece en la parte de abajo.
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Si tienes pocos datos para imprimir, puede ser que te interese centrarlos verticalmente, para que no sobre mucho espacio en la parte de deba- jo de la página y los datos queden mejor en la página impresa.
Ten en cuenta que tanto el encabezado como el pie de página deben situarse en el margen superior e inferior respectivamente; o sea, que tenemos que indicar una distancia más pequeña que estos márgenes.
En la parte de abajo de esta ficha puedes hacer que la hoja de cálculo se imprima centrada en la página, tanto horizontalmente (entre los márgenes izquierdo y derecho) como verticalmente (entre los márgenes superior e inferior).
En la ficha Encabezado y pie de página de este cuadro de diálogo puedes indicar qué texto quieres que aparezca como encabezado y pie de página. En estos dos elementos es normal poner datos como la fecha de la impresión, el número de página, el nombre de la persona que ha hecho la hoja, el nombre de la empresa, etc.
En las listas desplegables Encabezado y Pie de página, Excel tiene algunos datos ya preparados para que los utilices, aunque, si quieres, también puedes escribir tú mismo la información que tiene que aparecer.
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Para escribir el encabezado o pie que quieras, pulsa en el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.
Cuando vayas a crear tú mismo un encabezado o un pie de página, podrás utilizar tres secciones: izquierda, central y derecha. Estas tres secciones representan la posición del encabezado o del pie en la página: si se pondrá en la izquierda, en el centro o en la derecha de la página.
Al crear un encabezado o un pie personalizado, puedes utilizar los botones de la ventana para poner varios elementos. Entre las cosas que puedes insertar, están:
Número de página de la hoja impresa.
Número total de páginas de la hoja de cálculo. La fecha o la hora actuales.
La ruta de acceso en el disco duro y el nombre del archivo.
El nombre del archivo.
La etiqueta o nombre de la hoja. Una imagen.
Además, también puedes cambiar el tipo de letra con el que se imprimirá el encabezado o el pie. Para esto, selecciona el encabezado o el pie que quieras cambiar y pulsa el botón para elegir el tipo y tamaño de letra.
Finalmente, en la ficha Hoja puedes indicar otras características importantes a la hora de imprimir. Por ejemplo, puedes indicar qué área de la hoja de cálculo quieres imprimir, para lo que se usa el campo Área de impresión.
Organizar e imprimir hojas También pue- des seleccionar un conjunto de celdas y establecer este conjunto como área de impresión pul- sando el botón del grupo de co- mandos Confi- gurar página de la Cinta de opciones. Calidad de borrador hace que se imprima en menor calidad, con lo que se imprimirá más rápido. Si qui-
tas las líneas de división también se imprimirá la hoja más rá- pido, al igual que si la hoja tiene colores y seleccionas que se impri- ma en blanco y negro.
También puedes indicar si quieres que se repita cierta información de la hoja de cálculo en cada una de las páginas impresas: deberás indicarlo en la sección de Imprimir títulos. Por ejemplo, esto te puede ayudar cuando tienes una lista larga de datos, y en la primera fila de la hoja de cálculo tienes los títulos o cierta información sobre los campos de la lista.
Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo indiques la referencia de alguna celda o de un grupo de celdas, mostrará el botón Contraer diálogo . Pulsando este botón, el diálogo se hará más pequeño, para que puedas indicar en la hoja de cálculo la celda o el conjunto de celdas que quieras.
En la sección Imprimir podrás indicar si quieres imprimir las líneas de división y los encabezados de filas y columnas, al igual que desde el grupo de comandos Opciones de la hoja de la Cinta de opciones, así como si la quieres imprimir en blanco y negro, imprimir los comentarios, etc.
Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en que Excel imprima la hoja de cálculo.
Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hoja de cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en una página aparte, después de imprimir todas las filas. Con la otra opción ocurre lo contrario: primero una página, después otra con las columnas de la derecha que no quepan...
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Tienes que configurar la página antes de ver y cam- biar los saltos
de página, porque, si des- pués cambias algo de la configuración de impresión (márgenes, tamaño del papel, área de impresión...), pueden cam- biar los saltos de página, por lo que tendrías que volver a verlos y ajus- tarlos. 3. SALTOS DE PÁGINA
U
na vez hemos establecido los márgenes y otras características para la impresión, puedes ver dónde se pondrán los saltos de página e incluso cambiarlos y ponerlos en el sitio que quieras.Un salto de página es un elemento que sirve para dividir una hoja de cálculo en distintas páginas impresas, o sea, que indica dónde termina una página y empieza la siguiente. Excel pone los saltos de página, es decir, la separación entre una hoja de papel y otra, según la configuración de página que hayas puesto (el tamaño del papel, los márgenes, etc.).
Para acceder al modo en el que puedes ver y modificar los saltos de página, pulsa el botón Vista previa de salto de página , que está en la parte inferior derecha de la barra de estado.
La barra del zoom , que se ve a la derecha de
la barra de estado, permite ajustar la ampliación de la hoja, para verla de más cerca o de más lejos. Para cambiar el nivel de zoom puedes mover el deslizador de esta barra o utilizar los botones Alejar o Acercar .
Para cambiar el zoom también puedes pulsar en el campo del Nivel de zoom o utilizar las distintas opciones del grupo de comandos Zoom, que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones.
Además, aparte de en la Vista previa de salto de página, también puedes utilizar estas opciones de zoom en la vista Normal de una hoja. Puedes utilizar estas características del zoom para acercarte o alejarte de una hoja, para ver más de cerca o más de lejos las distintas partes de una hoja o para apreciar mejor las distintas páginas que obtendríamos al imprimir la hoja, en la Vista previa de salto de página.
Cuando estás en el modo de Vista previa de salto de página, Excel te indica con una línea intermitente la situación de los saltos de página automáticos (los que ha puesto Excel según la configuración de página que has elegido), mientras que una línea más gorda muestra los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir.
Además, en el fondo de cada página puedes ver con letras grises el texto Página X, indicando en cada una cuál es esa página. El orden con el que se imprimirán las páginas es el indicado en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.
Organizar e imprimir hojas Ten en cuenta también que puede pasar que, al cam- biar de sitio un salto de pági- na, se eliminen o añadan otros saltos, debido al cambio de tamaño de la escala de la hoja que hace Excel.
Puedes añadir saltos de pá- gina manuales desde esta vis-
ta o viendo la hoja en modo Normal. En el modo de Vista previa de sal- to de página, estos saltos de página se ven como líneas continuas.
Cuando cambies la situación de los saltos de página, pulsando y arrastrando sobre ellos, Excel cambiará la escala de la hoja al imprimirla, es decir, su tamaño, haciéndola más grande o más pequeña para adaptarla a la nueva distribución de páginas.
Si te fijas en el grupo de comandos Ajustar área de impresión de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones, te puedes dar cuenta de que, al cambiar la situación de los saltos de página, Excel puede cambiar la escala que aparece aquí, para que las páginas se distribuyan como has indicado.
Ten en cuenta que este cambio de escala sólo afecta a la hora de imprimir la hoja.
Además, al ver la hoja de esta manera también puedes establecer el área de impresión: si mueves las líneas gordas que indican este área, puedes hacerla más grande o más pequeña, para imprimir más o menos celdas de la hoja de cálculo.
También puedes añadir un salto de página manual. Para esto, selecciona la fila o columna a partir de la que quieres crear el salto y elige la opción Insertar salto de página del menú del botón .
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4. IMPRIMIR
E
l último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es comprobar cuál va a ser el resultado de esta impresión.Puede ser que, al ajustar los saltos de página, hayas hecho que la hoja de cálculo se vea a una escala muy pequeña, por lo que el texto saldría pequeño y podría ser difícil de leer en la hoja impresa. Por esto es importante comprobar cuál será el resultado real de la impresión y cambiar todo lo que no te guste cómo queda: márgenes, situación de los encabezados, etc.
Excel dispone de la Vista preliminar, que permite ver cómo quedará la hoja de cálculo o, mejor dicho, el área de impresión, antes de imprimirla.
Para ver la hoja en esta vista preliminar, pulsa el Botón de Office y selecciona la opción Vista preliminar, que está en el submenú Imprimir.
Así podrás ver toda la página, para que veas cómo queda su distribución, o hacer un zoom y comprobar cuál será el resultado de la impresión.
La página quedará impresa tal como la ves. Si el tamaño de la letra fuera demasiado pequeño, deberías pensar en volver a ajustar los saltos de página.
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Puedes desplazarte entre las distintas páginas que se imprimirán
con los botones y , así como utilizar
el botón para ver más de cerca o más de lejos la página.
Desde la Vista preliminar también puedes mostrar el cuadro de diálogo de Configurar página, pulsando en el botón .
Si activas la casilla , Excel te mostrará con unas líneas dónde está situado cada margen, así como el encabezado y el pie de página. Si quieres cambiar la distancia de algún margen, pon el ratón encima de la línea del margen que quieras cambiar y, cuando cambie la forma del cursor, arrastra el margen hasta donde lo quieras poner.
Una vez ya hemos comprobado que todo está bien, ha llegado el momento de imprimir finalmente la hoja de cálculo. Para esto, pulsa el
botón .
Excel muestra el cuadro de diálogo Imprimir, al que también podrás llegar a través de la opción Imprimir del menú del Botón de Office .
Organizar e imprimir hojas La impresora que aparece inicialmente en este cuadro de diálogo es la que tienes como impre- sora prede- terminada en Windows, pero puedes utilizar cualquier otra impresora que tengas dispo- nible, seleccio- nándola en la lista Nombre.
En este cuadro de diálogo puedes seleccionar la impresora que vas a utilizar para imprimir, establecer el intervalo de páginas a imprimir, el número de copias, etc. Mediante el botón Propiedades podrás cambiar algunas características de la impresora que esté seleccionada.
En la sección Imprimir podrás indicar qué es lo que quieres imprimir. Por defecto es el área de impresión que hayas indicado, pero podrías imprimir sólo una selección de celdas, si seleccionas las celdas a imprimir antes de entrar en este cuadro de diálogo.
Finalmente, al pulsar en el botón Aceptar empezará la impresión.
Con la opción Impresión rápida del menú del Botón de Office se imprimirá el documento directamente con las opciones predeterminadas, sin aparecer el cuadro de diálogo con las opciones de la impresión.
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Microsoft Excel 2007 Básico
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V
amos a practicar el manejo de las distintas ventanas de Excel. Además, luego también imprimiremos la hoja que vamos a hacer en esta actividad. Abre Excel e introduce los datos que te muestro a continuación. Cuando acabes, guarda el libro con el nombre de Mis coches.xlsx.
Abre el libro Coches.xlsx, que está entre los archivos de la lección. Organiza las dos ventanas de los dos libros de Excel que tienes abiertos en forma de cascada, horizontal, vertical y, finalmente, en mosaico.
Cuando hayas organizado las ventanas en mosaico, podrás ver los dos libros a la vez. Selecciona las celdas A5..E8 del archivo Coches.xlsx y cópialas en las celdas A10..E13 de tu libro (Mis coches.xlsx). Recuerda que esto lo puedes hacer a través de los botones de Copiar y Pegar o utilizando el ratón para arrastrar los datos.
Ponte en la Hoja2 del libro Coches.xlsx y copia los datos de las celdas C4..C13 hasta las celdas F4..F13 de tu libro Mis coches.xlsx.
Ya puedes cerrar el libro Coches.xlsx. Cuando lo hayas cerrado, maximiza la ventana del libro Mis coches.xlsx.
Ahora vamos a preparar esta hoja que hemos creado para imprimirla. Éstos son los datos que tienes que indicar:
Los márgenes deben ser: 3 cm para el superior y el inferior; 3,5 cm para el izquierdo y el derecho; 1,5 cm para el encabezado y el pie de página.
Los datos se deberán centrar horizontalmente en la página. En el encabezado de página debe de indicarse el nombre del libro (Mis coches.xlsx), mientras que en el pie de página se mostrará el nombre de la hoja de cálculo (Hoja1).
Tendrás que imprimir las líneas de división de la hoja de cálculo junto con los datos.
Muestra la hoja en la Vista previa de salto de página y establece, desde esta vista, que no se imprima la fila 13.
Observa el resultado en la Vista preliminar y, para acabar, imprime la hoja con la impresora que tengas en tu ordenador. Sal de Excel, guardando los cambios realizados.
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