Definir el Alcance

Definir el alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, el beneficio clave es que describe los límites del proyecto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuales excluidos del alcance del proyecto (PMI®, 2013, p. 120).

La organización Mabego S.A.S., contará con las siguientes entradas para el proceso descrito anteriormente.

 Plan para la gestión del alcance. Se ha propuesto el formato MBG-PA- 001“Plan de Gestión del Alcance” (anexo 15), este formato entrega información detallada que permite establecer las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance del proyecto.

 Acta de constitución del proyecto. Este documento propuesto en el formato

MBG-II-001 “Acta de Constitución del Proyecto” (anexo 11), proporciona

información de la alta gerencia en lo relacionado con el proyecto y el producto, especifica los requisitos de aprobación del proyecto que permiten determinar de manera detallada el alcance y definir los límites en que estará enmarcado.

 Documentación de Requisitos. Este documento se utiliza para determinar los requisitos que serán incluidos en el proyecto, para el presente trabajo se propuso el formato MBG-PA-003 “Recopilar Requisitos”. (Anexo 17)

 Activos de los procesos de la organización. PMI® quinta edición, establece los siguientes activos:

- Procedimientos y plantillas, se utilizarán los procedimientos y plantillas propuestas en el presente trabajo.

- Archivos de proyectos anteriores, la organización utilizará la información recopilada y almacenada en archivos de Excel, que reposan en el servidor de la empresa.

- Lecciones aprendidas, esta información se registrará en el formato MBG-G-

009 “Lecciones Aprendidas”. (Anexo 9)

Para Mabego S.A.S., con la elaboración del presente trabajo, se iniciará la creación de archivos, plantillas y formatos que serán utilizados en el futuro, el principal activo de la organización es la experiencia de los socios en la definición del alcance en proyectos inmobiliarios ejecutados anteriormente.

Herramientas y técnicas del proceso definir el alcance

 Juicio de expertos. Para la elaboración del enunciado del alcance del proyecto, la organización contará con la participación de socios que hayan desarrollado proyectos inmobiliarios similares a los que se pretende desarrollar, de ser necesario solicitará el criterio de expertos externos en las áreas específicas del proyecto, estos pueden ser profesionales con vasta experiencia en la planificación de proyectos inmobiliarios, expertos en programación y en la estructuración financiera.

 Análisis del producto, la información del producto se registrará en el formato MBG-PA-005 “Enunciado del Alcance del Proyecto” (anexo 19), este procedimiento estará a cargo del ingeniero civil de la empresa con responsabilidad directa del director del proyecto.

El producto ofrecido por la organización es tangible, esto permite realizar un desglose en entregables que pueden ser fácilmente medidos o cuantificados, se

utilizará la técnica de desglose del producto en entregables, este proceso lo realizará el ingeniero civil en colaboración del arquitecto del proyecto.

 Generación de alternativas. El objetivo principal de la generación de alternativas es analizar diferentes opciones para ejecutar y completar el trabajo necesario en cada entregable, se utilizarán la tormenta de ideas y el análisis de alternativas para tal fin, esta información quedará registrada en acta de acuerdo al formato MBG-G-005 “Acta de reunión” (anexo 5), para este proceso deberá estar el gerente de la empresa, el director del proyecto, el arquitecto diseñador y el ingeniero civil encargado de la parte técnica del proyecto.

 Talleres facilitadores. Se realizarán reuniones en donde se analizarán las diferentes alternativas, tanto técnicas como de organización del proyecto, estas contarán con la presencia de los socios estratégicos, el director del proyecto y los interesados que aporten en la definición del alcance del proyecto y del producto.

Para esta reunión se plantea el análisis de los siguientes temas: análisis del estudio de mercado, definición de las características del tipo de apartamento, áreas vendibles, áreas comunes, equipamiento; los resultados se registrarán en el acta de reunión, formato MBG-G-005 “Acta de Reunión” (anexo 5), el análisis se realizará en comité de gerencia.

Salidas del proceso definir el alcance

 Enunciado del alcance del proyecto. El PMI® quinta edición establece que el enunciado del alcance del proyecto es la descripción de:

- Alcance. - Entregables. - Supuestos.

- Restricciones.

En el alcance debe estar descrito tanto el del proyecto como el del producto, deben establecerse cuales son los entregables y el trabajo necesario para desarrollarlos, además debe contener claramente las restricciones para que permita gestionar las expectativas de los interesados.

Para registrar el enunciado del alcance del proyecto se propone el formato MBG- PA-005 “Enunciado del Alcance del Proyecto” (anexo 19), el cual debe contener:

- La descripción del alcance del producto. - Los criterios de aceptación.

- Los entregables.

- La exclusión del proyecto. - Las restricciones.

- Los supuestos.

 Actualización de los documentos. El PMI®, establece que los documentos del proyecto susceptibles de actualización son:

- El registro de interesados. - La documentación de requisitos. - Matriz de trazabilidad de requisitos.

La empresa Mabego S.A.S., actualizará los siguientes formatos:

- MBG-II-002 “Interesados” (anexo 12), registro de interesados.

- MBG-PA-003“Recopilar Requisitos”. (Anexo 17)

9.2.2.4 Crear la EDT/WBS. El PMI® quinta edición, en su guía metodológica