Recopilar Requisitos Según el PMI® este proceso consiste en “determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los

interesados para cumplir con los objetivos del proyecto” (PMI®, 2013, p. 110), éste proceso da la base para definir y gestionar el alcance del proyecto y del producto. Si se determinan correctamente los requisitos del producto se pueden establecer de manera lógica los requisitos del proyecto, esto garantizará el éxito de las etapas posteriores por las que tenga que transitar el proyecto.

La empresa tendrá en cuenta los siguientes puntos:

- Requisitos de negocio.

- Requisitos de las soluciones. - Requisitos de transición. - Requisitos del proyecto.

- Requisitos de calidad de los entregables. (PMI®, 2013, p. 112).

Entradas del proceso.

 Plan para la gestión del alcance. El equipo encargado del proyecto debe determinar los requisitos necesarios que se deben recopilar para el proyecto, para dicho proceso se estableció el formato MBG-PA-001, “Plan de Gestión del Alcance” (Anexo 15)

 Plan de gestión de requisitos. La información del plan de gestión de requisitos reposará en el formato propuesto MBG- PA-002 “Plan de Gestión de Requisitos”. (Anexo 16)

 Plan de administración de los interesados. De acuerdo al PMI® quinta edición (2013), este plan se utiliza para comprender los requisitos de comunidades y el nivel de compromiso de los interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participación de los interesados en las actividades relacionadas con los requisitos.

 Acta de constitución del proyecto. La organización Mabego S.A.S., contará con el formato propuesto MBG-II-001 “Acta de Constitución del Proyecto” (anexo 11), que contendrá toda la información necesaria para alimentar este proceso.

 Registro de interesados. Teniendo el registro de interesado propuesto en el formato MBG-II-002, “Interesados” (anexo 12), se podrán identificar los requisitos y/o necesidades de cada uno de ellos.

Herramientas y técnicas del proceso recopilar requisitos:

 Entrevistas. Para la organización será importante esta herramienta, una vez se tenga el registro de interesados se seleccionarán dentro de ellos personas claves para que proporcionen la información de requisitos necesaria en el área de dominio. Se utilizará la técnica individual o grupal para la entrevista, esto dependerá de la información que se pretenda obtener. Con la entrevista también se podrán determinar las características específicas de cada uno de los entregables del proyecto; las entrevistas se desarrollarán en reuniones grupales, en estas participarán: el gerente de la empresa Mabego S.A.S., el director del proyecto y el arquitecto diseñador, si es necesario se invitará al personal staff con dominio en el tema, esta información quedará registrada en el formato MBG-G-005 “Acta de Reunión”. (Anexo 5)

 Grupos focales. Esta herramienta será utilizada por la organización para conocer las expectativas y actitudes con respecto al producto que se pretenda desarrollar, el grupo será definido previamente y estará integrado por el director del proyecto, los socios de la organización y consultores externos expertos en temas técnicos relacionados con proyectos inmobiliarios, esta información se registrará en acta de reuniones y se estableció el formato MBG-G-005 “Acta de Reunión”. (Anexo 5).

De acuerdo a la misión de la empresa Mabego S.A.S., será política de la organización utilizar esta herramienta en el desarrollo de proyectos inmobiliarios y de consultoría, desde la idea inicial así:

- Taller inicial. Integrado por socios de la empresa.

- Taller técnico. Integrado por consultores internos entre los que están el gerente, el director del proyecto, el ingeniero civil y el arquitecto y/o externos de la organización entre los que estarán profesionales expertos en

panificación de proyectos inmobiliarios.

- Talleres de seguimiento. Estos talleres se realizarán en comité de obra y se levantará un acta en el formato MBG-G-005 “Acta de Reunión” (anexo 5), a estos talleres asistirán el director del proyecto, el ingeniero civil y el arquitecto.

Estos talleres antes mencionados tendrán como objetivo fundamental el identificar los requisitos del proyecto en cada una de las etapas del mismo.

 Técnicas grupales de creatividad. La empresa Mabego S.A.S., utilizará, dependiendo de las características y necesidades de los proyectos, las siguientes herramientas:

- Tormenta de ideas.

- Técnicas de grupo nominal.

- Mapa conceptual. - Diagrama de afinidad.

- Análisis de decisiones con múltiples criterios (PMI®, 2013, p. 115).

 Técnicas grupales de toma de decisiones. Se utilizará esta técnica grupal para generar, clasificar y asignar prioridades a los requisitos del producto; las decisiones se tomarán por unanimidad, o por mayoría, como política de la organización se evitará, mientras sea posible, la toma de decisiones por la técnica de dictadura.

 Cuestionarios y encuestas. Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para recoger información rápidamente de un gran número de encuestados. Los cuestionarios y/o las encuestas son especialmente adecuadas en casos de público variado, cuando se requiere una respuesta rápida, cuando los encuestados están geográficamente dispersos y

cuando es conveniente realizar análisis estadísticos (PMI®, 2013, p. 116).

De acuerdo a la organización estructural de la empresa Mabego S.A.S., será necesario que en la aplicación de estas herramientas asista el gerente de la empresa, el director del proyecto y el arquitecto diseñador, esta información quedará registrada en el formato MBG-G-005 “Acta de Reunión”. (Anexo 5)

 Prototipos, apartamento modelo. En proyectos inmobiliarios de acuerdo al mercado competidor, es indispensable contar con el apartamento modelo, éste refleja las condiciones exactas del producto final.

Para proyectos pequeños, menores a 20 unidades, se utilizará una sala de ventas con maquetas y presentaciones en diseño gráfico que permitan al cliente identificar cada uno de los espacios que se están ofreciendo.

 Estudios comparativos. La empresa realizará estudios comparativos con proyectos desarrollados anteriormente, con el propósito de identificar ante todo el desempeño y el costo beneficio.

 Análisis de documentos. Se utilizará el análisis de los siguientes documentos con el propósito de identificar requisitos:

- Planes de negocios.

- Estudio de mercado.

- Contratos. - Propuestas.

- Software, entre otros.

Salida del proceso recopilar requisitos

edición (2013), la empresa Mabego S.A.S., tendrá en cuenta que los requisitos sean medibles, comparables, trazables, completos, coherentes, y aceptables para

los interesados. Se propone el formato MBG-PA-003 “Recopilar Requisitos”

(anexo 17), el cual contendrá los siguientes datos como mínimo:

- Requisitos del negocio.

- Requisitos de los interesados. - Requisitos de soluciones. - Requisitos del proyecto.

- Supuestos y restricciones de los requisitos.

El formato MBG-PA-003 será responsabilidad del departamento de operaciones a cargo del arquitecto.

 Matriz de trazabilidad de requisitos. Para la organización Mabego S.A.S., se propone el formato MBG-PA-004 “Matriz de Trazabilidad de Requisitos” (anexo 18), que contendrá la siguiente información:

- Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio.

- Objetivos del proyecto. - Alcance del proyecto. - Diseño del producto. - Desarrollo del producto.

- Estrategias y escenarios de prueba.

- Requisitos de alto nivel – requisitos detallados.

El formato MBG-PA-004 estará a cargo del arquitecto de la empresa, el área responsable será la de operaciones.