4.4.4.2 ) DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

De manera general, cuando se implanta una metodología muy amplia, es conveniente establecer un manual que oriente al personal sobre los nuevos procedimientos que se han de utilizar; es por ello que la norma de referencia, en su sección 4.2.1, requiere que se elabore un manual de calidad que incluya o haga referencia a los procedimientos del sistema de calidad y describa la estructura de la documentación utilizada en el mismo.

Por tal motivo, para establecer los lineamientos que regirían al Sistema de Calidad del A. T. T. C., en atención a los lineamientos del requisito 4.2 de la norma NMX-CC- 004:1995 (ISO 9002:1994), este tipo de actividades también fueron consideradas como fase inicial del proceso de implantación; por lo que, tomando en cuenta lo dispuesto en la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, editado

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por la Gerencia de Control de Gestión de la C. F. E., así como las exclusiones que aplicaban al sistema de la organización (presentadas en el Apéndice 8) y la estructura documental mostrada en el Apéndice 9, el equipo de auditores internos, que estaban en proceso de formación y eran coordinados por el autor del presente trabajo, se abocó a elaborar los documentos que se citan a continuación:

• Manual de Calidad :

Considerado dentro de la fase inicial del proceso de implantación, 3 de los auditores de calidad internos lo elaboraron, de acuerdo con los lineamientos de la norma NMX-CC-018:1996 - Directrices para desarrollar manuales de calidad (ISO 10013:1995), en el que se describieron, de manera general, la organización, su línea de negocios, la Política de Calidad con sus objetivos, se especificó la estructura documental que soportaría al Sistema y los métodos que se utilizarían para satisfacer los criterios aplicables de la norma NMX-CC- 004:1995 (ISO 9002:1994), así como los elementos del sistema, sus procedimientos de soporte y otros documentos aplicables a la organización.

Todo ello, con el fin de facilitar la descripción del Sistema de Calidad, capacitar al personal, asegurar el control adecuado de sus procesos y contar con las bases suficientes para demostrar su cumplimiento con la norma correspondiente en cualquier tipo de auditoría (de primera, segunda o tercera parte).

En la sección de Anexos se presenta copia del manual de calidad elaborado para el A. T. T. C.

• Planes de Calidad :

Con el propósito de establecer directrices a todo el personal operativo que desarrolla actividades relacionadas con la calidad del servicio ofrecido a los

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clientes y enlazar los procesos de la organización con el requisito 4.2.3 de la norma de referencia, de conformidad con los lineamientos de la norma NMX- CC019:1997 (ISO 10005:1995) Administración de la calidad – Directrices para planes de calidad, se asesoró a cada Subgerencia de Especialidad para que sus equipos de trabajo elaboraran sus respectivos planes de calidad, en los que se describieran las prácticas relevantes, recursos, tiempos, responsables, documentos aplicables, variables de aceptación y los elementos de control necesarios para alcanzar los objetivos de calidad establecidos.

Por la importancia de esta actividad, también fue considerada como fase inicial del proceso de implantación; por lo que, el Apéndice 9 muestra uno de los dos planeselaborados por el personal de la especialidad de Subestaciones y Líneas.

• Procedimientos del SAC :

Considerando que no sería factible capacitar sobre los nuevos métodos aplicables a los procesos, a todo el personal de todas las especialidades involucradas, en un tiempo relativamente corto y, como la norma de referencia

especifica en su sección 4.2.2 que se deben elaborar procedimientos

documentados, de acuerdo con la complejidad del trabajo, de los métodos empleados, de las habilidades y capacitación requeridas por el personal involucrado, luego entonces, con el fin de asegurar resultados similares en todas las actividades que afectan la calidad del servicio, el equipo de auditores internos, de manera paralela a la elaboración del manual de calidad, elaboraron los procedimientos que se mencionan en la tabla 4.5, en los cuales se describían autoridades y responsabilidades, actividades a desarrollar para el requisito aplicable, identificación de recursos, especificaciones o medios de control, resultados esperados, así como las interrelaciones con otros procesos, además de las referencias que los sustentaban.

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Requisito Documento Comentario

4.1 PN-01 “Procedimiento para _{la Revisión de la Dirección”}

Para revisar y evaluar periódicamente el cumplimiento del sistema con los requisitos especificados en la norma, así como en la Política de Calidad y objetivos de la misma.

4.2 PN-17 “Procedimiento para la _{Elaboración de Documentos”} Para establecer la estructura, autoridades, responsabilidades y mecanismos de control en la elaboración o modificación de documentos del Sistema de Aseguramiento de Calidad.

4.3 PN-02 “Procedimiento para _{la Revisión del Contrato”} Para la negociación y revisión de requisitos que se formalizan en los contratos con los clientes del A. T. T. C. y evaluar capacidad de respuesta o cumplimiento.

4.5 PN-03 “Procedimiento para Control de Documentos y Datos”

Para contar con documentos actualizados, controlar la emisión, recepción, acceso, registro, distribución, almacenamiento, a fin de evitar “pérdidas o escasez de conocimientos” por personal que esté

ausente, así como y disposición de la documentación obsoleta. 4.6 PN-04 “Procedimiento de _{Adquisiciones”}

Para asegurar el cumplimiento de requisitos especificados en requisiciones y adquisiciones de bienes y servicios que tengan relación con el proceso de transmisión y transformación, así como la evaluación y selección de proveedores.

4.8

PN-05 “Procedimiento para Identificación y Rastreabilidad del Producto”

Para que las especialidades dispongan de elementos necesarios en la identificación y rastreabilidad de los equipos y materiales que se integran en el proceso de transmisión y transformación de energía eléctrica.

4.9 PN-06 “Procedimiento para _{el Control del Proceso 56”} Para que las características físicas y funcionales de los equipos e instalaciones se mantengan controladas en actividades que afecten la calidad de los procesos.

4.10 PN-07 “Procedimiento para _{Inspección y Prueba”}

Para la planeación, programación, preparación, ejecución, reporte y seguimiento de las inspecciones y pruebas realizadas, que afecten la calidad del proceso de transmisión y transformación de la energía eléctrica, de acuerdo con los Planes de Calidad de cada Especialidad y garantizar el funcionamiento adecuado de los equipos y sistemas. 4.11

PN-08 “Procedimiento para el Control de Equipo de Inspección, Medición y Prueba”

Para asegurar que los equipos de inspección, medición y prueba, declarados en los Planes de Calidad y Procedimientos Operativos de cada Especialidad, se encuentren dentro de los parámetros de precisión requeridos y se respeten las fechas de verificación programadas.

4.12 PN-09 “Procedimiento para Estado de Inspección y Prueba”

Para definir claramente el estado de conformidad o no conformidad de los equipos y materiales a los que se les aplique inspección o prueba, en la recepción, almacenamiento y actividades de mantenimiento ejecutadas en instalaciones del ATTC.

Tabla 4.5 ) Procedimientos del Sistema de Calidad del A. T. T. C.

56 _{Entendiendo como control la supervisión de actividades, la evaluación de resultados y la aplicación de} medidas reguladoras para el cumplimiento de requisitos o especificaciones establecidos o contratados.

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Requisito Documento Comentario

4.13 PN-10 “Procedimiento para Control de Producto No Conforme”

Para facilitar al personal mantener control adecuado de los equipos y materiales que no cumplan o cumplan parcialmente los requisitos especificados y evitar su uso no intencionado.

4.14 PN-11 “Procedimiento para Atención de Acciones Correctivas y Preventivas”

Para que el personal disponga de los recursos necesarios en la aplicación de acciones correctivas y preventivas derivadas de no conformidades que se detecten en las actividades normales, en supervisiones técnicas o en auditorías de calidad, a los sistemas, equipos y materiales que se aplican en el proceso de transmisión y transformación de la energía eléctrica.

4.15

PN-12 “Procedimiento de Manejo, Almacenamiento, Empaque, Conservación y Entrega”

Para asegurar el cumplimiento de especificaciones o requisitos, en materiales y equipos que puedan afectar la calidad del proceso de transmisión y transformación, durante actividades de recepción, manejo, almacenamiento, empaque, conservación y entrega, en almacenes del ATTC.

4.16 PN-13 “Procedimiento para el Control de Registros de Calidad”

Para brindar al personal mecanismos para controlar, verificar, almacenar, conservar y disponer registros de calidad que se generen, a fin de demostrar, en cualquier momento, que los resultados de las actividades realizadas cumplen con requisitos o especificaciones. 4.17

PN-14 “Procedimiento para Realizar Auditorías de Calidad Internas”

Para establecer la metodología de realización de auditorías, a fin de verificar el grado de madurez o mantenimiento del Sistema de Aseguramiento de Calidad, además de definir los criterios para la formación de auditores internos.

4.18 PN-15 “Procedimiento para _{Capacitación”}

Para unificar criterios de aplicación del proceso de capacitación, especialmente para actividades que puedan afectar la calidad del servicio y que dicho proceso sea planeado y sistemático en todos los centros de trabajo.

4.20 PN-16 “Procedimiento para _{Técnicas Estadísticas”}

Para analizar, evaluar y pronosticar, mediante hechos reales, el comportamiento de los procesos, a fin de prevenir errores, desperdicios o retrabajos que afecten la productividad de la organización y la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

Tabla 4.5 ) Procedimientos del S. A. C del A. T. T. C. . . . (Continuación)

Con estos procedimientos 57 _{se cubrían cada uno de los requisitos aplicables de}

la norma de referencia, sin entrar en detalles técnicos que correspondiesen a otro tipo de documentación, a fin de soportar adecuadamente la planeación y administración de todas las actividades que afectasen la calidad de su servicio y reforzar la estrategia competitiva planeada.

57 _{En la sección de Anexos se presenta copia del procedimiento PN-17 “Procedimiento para la elaboración de} documentos, el cual muestra la estructura que se definió para aplicación de todos los documentos del sistema de calidad de la organización.

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Es importante recalcar que el manejo constante de esta documentación permitiría a la organización reducir considerablemente retrabajos y desperdicios de carácter administrativo por empleo de métodos inadecuados u obsoletos o, peor aún, por falta de los mismos, evitando depender de que el personal más antiguo enseñara al de nuevo ingreso “lo que tenía que hacer”.

• Procedimientos operativos :

Como se mencionó en el capítulo anterior, las Subgerencias de Especialidad Técnica y la Administración General conformaron equipos de trabajo, en los que participaron jefes de oficina (quienes ejecutan las actividades de supervisión) y técnicos o auxiliares administrativos quienes, dentro de la fase inicial del proceso de implantación, adecuaron los procedimientos operativos de sus labores rutinarias y no rutinarias, en los que se describían las secuencias correspondientes a los procesos desarrollados, así como las responsabilidades y autoridades, recursos utilizables, especificaciones o medios de control, resultados esperados, interrelaciones con otros procesos, referencias técnicas e instrucciones de trabajo aplicables; mismos que se distribuirían a todos los centros de trabajo, a fin de facilitar la capacitación y reforzar las habilidades de todo el personal, tanto de supervisión como operativo. En la sección de Anexos se presenta copia de uno de los procedimientos de la especialidad de Control.

• Instrucciones de trabajo :

Aprovechando los formatos utilizados como “órdenes de trabajo”, por todas las

especialidades y, de acuerdo con la estructura establecida en el “Procedimiento para la Elaboración de Documentos“, PN-17, los equipos de trabajo de cada especialidad adecuaron sus distintas instrucciones de trabajo, en las que se detallaban las secuencias de actividades, los criterios de aceptación, así como las responsabilidades y autoridades que regirían en todos los centros de trabajo.

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En la sección de Anexos se presenta copia de una instrucción de trabajo de la especialidad de Protección y Medición.

• Documentos externos ;

De manera paralela a la elaboración de los documentos propios del Sistema de Aseguramiento de Calidad, los responsables de cada Especialidad definieron los documentos federales, estatales, municipales, institucionales, o de cualquier otro origen, que fuesen necesarios para soportar al sistema o a los diferentes procesos desarrollados en la organización.