Autora: Lic. Florencia Campo, Coordinación Institucional, Unidad Ministro Aporte realizado por: Ministerio de Defensa de la Nación
Introducción
Desde el año 2003, el Ministerio de Defensa viene llevando adelante un importante proceso de reformas tendientes a mejorar las herramientas tecnológicas disponibles que permitan una gestión eficiente, transparente y ordenada dentro de las áreas que conforman el Ministerio.
A tal fin, el área encargada de ejecutar los planes de digitalización es la Dirección de Análisis y Evaluación Institucional (DAEI) del Ministerio de Defensa.
Del conjunto de actividades desarrolladas para lograr una adecuada inclusión digital, esta Dirección se ha focalizado en el desarrollo y aplicación de las Tecnologías de la Información para lograr una eficiente gestión de las actividades críticas del Ministerio de Defensa. Con el objetivo de contar con una herramienta moderna de gestión, desarrollo y control del estado y evolución de cada una de las áreas en su dimensión real y actual, se implementaron diferentes soluciones de Gestión de la Información en el campo digital. A estos fines se ejecutaron las siguientes acciones:
• Se creó la Dirección de Análisis y Evaluación Institucional que opera el Tablero de Comando y de Seguimiento de proyectos especiales y aquellas aplicaciones digitales que facilitan el seguimiento y control de la Gestión.
• Se implementaron sistemas informáticos de avanzada para la carga de la información y su constante actualización.
• Se realizó la carga de información relevante relacionada con variables de personal, agregadurías militares, operaciones militares de paz, transporte, comisiones al exterior, haberes, educación, oferta educativa, ciencia y tecnología, ejecución presupuestaria, sanidad militar, obras sociales FFAA, acuerdos, puertos, aeropuertos, estructuras, radares, sector antártico argentino, SMN, PROSIGA.
• Se incorporó un componente de información relativa a las capacidades que poseen las diferentes fuerzas para apoyar a la comunidad en caso de catástrofes.
• Se implementó un sistema de seguridad informática en base a firma digital y encriptación, para asegurar la carga de datos como así también la consulta.
• Se implementó un sistema de control y validación de datos.
• Se instalaron terminales de consulta personalizadas a funcionarios, con acceso restringido, cumpliendo con las máximas normas de seguridad.
• Se instaló una Terminal de consulta en el despacho de la Presidenta de la Nación, con acceso de consulta irrestricto al tablero, a través de un enlace directo de máxima seguridad con el Servidor de la DAEI.
• Se realizó enlace directo con el Estado Mayor Conjunto y a través de éste, con los Edificios Libertad de la Armada Argentina y Edificio Cóndor de la Fuerza Aérea Argentina. Se encuentra en proceso el enlace directo de máxima seguridad con los despachos de los Jefes de Estado Mayor de las tres Fuerzas.
Para lograr los objetivos propuestos, se han desarrollado las siguientes aplicaciones:
1. Tablero de Comando 2. Tablero de Proyectos
3. Sistema de relevamiento del Patrimonio Cultural del Ministerio de Defensa 4. Estadísticas del Sistema Disciplinario
5. Sistema de Seguimiento de la Dirección de Transparencia 6. Sistema de Educación Estadístico de las Fuerzas Armadas 7. Gestión de Firmas Digitales del Ministerio de Defensa 8. Digitalización de la documentación del Ministerio de Defensa
9. Proyecto administración física y sistémica de los archivos del Ministerio de Defensa
1. Tablero de Comando
Esta herramienta ha sido desarrollada con la finalidad de brindar una gran cantidad de información estratégica al más alto nivel de decisión del Ministerio.
El acceso se encuentra restringido a los usuarios por medio de la implementación de Tokens con firma digital. Una vez que el usuario es autorizado por el Sistema puede acceder a la información que se encuentra categorizada por tipos de variables.
Estas son: • Formación • Presupuesto • Despliegue • Logística • Organismos Descentralizados • Estructuras
El ingreso de la información al Sistema del Tablero de Comando se realiza mediante dos procedimientos, uno de ellos es mediante gestores de carga remotos, que se encuentran instalados en las distintas dependencias y que tienen acceso a la base de datos del sistema. De esta forma, el ingreso de la información es directo y no es necesario el envío de la documentación en formato papel. La otra forma de ingreso es manual. En este caso los responsables envían a las dependencias de la DAEI las planillas en papel y el archivo digital. Las mismas son procesadas en la DAEI y luego ingresadas a la base de datos del sistema.
Algunos ejemplos: Personal:
Oficiales Suboficiales Tropa Pers. form.
Armada Argentina Ejército Argentino Fuerza Aérea
3.445 8.592 1.421 918 6.928 21.919 19.686 4.920 2.467 14.616 1.228 1.177 FUERZA Jerarquía 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Armada
Argentina OficialesSuboficiales 137512434 138382438 140182454 141902471 133642466 144262477 144422503 Tropa 1626 1948 1865 1412 1476 1632 1365 Personal formación 0 0 0 712 801 867 981 Capellán 6 6 5 5 5 4 3 Civil 7631 7781 7923 8321 8148 8050 7982 Artículo 62 96 139 167 159 158 146 143 Total 25544 26151 26432 27270 26418 27602 27419 Ejército
Argentino OficialesSuboficiales 207485177 202124934 211095347 202915377 212935629 216415809 220075949 Tropa 12811 18061 14050 14412 15020 18662 16968 Personal formación 1695 2058 2203 1972 1735 0 1148 Capellán 1 1 1 1 0 0 0 Civil 7656 7729 7843 7886 8004 8312 8272 Artículo 62 74 77 75 83 89 92 94 Total 48162 53072 50619 50022 51770 54516 54438 Fuerza Aérea Oficiales 2312 2378 2414 2417 2403 2459 2529 Suboficiales 9276 9486 9222 9954 10116 10079 10262 Tropa 1441 1699 2016 1967 1918 1604 1624 Personal formación 648 370 634 379 421 463 455 Capellán 0 0 0 0 0 0 0 Civil 7691 7696 7751 7611 7968 6688 6635 102 102 131 124 104 78 62 51 Total 21470 21760 22161 22432 22904 21355 21556
Comisiones al exterior
Presupuesto
Ciencia y Tecnología
Haberes
2. Tablero de Seguimiento de Proyectos
Con el objetivo de disponer de una herramienta que permita el seguimiento eficiente de aquellos proyectos más relevantes del Ministerio de Defensa, se ha desarrollado una plataforma informática que almacena y gestiona una gran cantidad de información sobre el avance y estado de cada uno de los proyectos.
Este Sistema se encuentra categorizado en tres niveles, el primero tiene información resumida, de forma que el usuario pueda consultar rápidamente el estado de cada uno delos proyectos agrupados por áreas. El segundo nivel de información incluye los datos del responsable, las principales tareas desarrolladas, en desarrollo y a desarrollar, el presupuesto asignado y el ejecutado. El tercer nivel comprende toda la planificación disponible, listado de todas las tareas con sus fechas de inicio y fin, gestión de desvíos, posibilidad de adjuntar cualquier tipo de archivos, cómo por ejemplo fotografías, etc. Con esta plataforma, accesible por usuarios autorizados, se dispone de una valiosa herramienta para la gestión delos proyectos estratégicos del Ministerio.
Estado de Proyectos Detalle de un proyecto seleccionado
4. Estadísticas del Sistema Disciplinario
El sistema “Estadísticas del Sistema Disciplinario” fue concebido con el objetivo de llevar una administración de los registros de faltas imputadas a los distintos oficiales y suboficiales de las Fuerzas Armadas. Se pensó además que sería útil contar con varios perfiles de usuario. Con este criterio se ha desarrollado un sistema que lleva a cabo la
Login al Sistema Ejemplo del Listado del Patrimonio Planificación detallada
3. Patrimonio Cultural del Ministerio de Defensa:
Es política del Ministerio de Defensa recuperar y conservar el patrimonio cultural existente en las diversas dependencias del mismo a lo largo de todo el país.
De acuerdo a esta responsabilidad que asume el Ministerio, se ha diseñado y desarrollado un software para hacer la correcta gestión del Patrimonio Cultural del Ministerio. El mismo busca reflejar las solicitudes necesarias para implementar el “Programa de Recuperación y Conservación del Patrimonio Cultural” del Ministerio de Defensa.
Luego del intenso trabajo realizado con el área de Patrimonio Cultural, se fueron materializando las necesidades planteadas por el área y las correspondientes soluciones y herramientas propuestas de acuerdo a las distintas funcionalidades a satisfacer. Con el diagnostico de los requerimientos solicitados, se eligió un software en el cual se carga información de todo el patrimonio cultural del ámbito del Ministerio de Defensa, lo que permite inventariar todo lo existente y poder contar con el detalle de cada elemento. Para el acceso a la herramienta se ha implementado un sistema basado en perfiles de usuarios con sus contraseñas correspondientes, lo que permite asegurar que solo pueden ingresar aquellos usuarios autorizados. Cada usuario tiene asociado un esquema de permisos sobre las distintas áreas que conforman este sistema.
En cuanto a su conectividad, es una aplicación con acceso de forma online, por medio de un Usuario, Contraseña y la inserción de un código de seguridad (captcha) haciendo más confiable, seguro y robusto al sistema.
Login al Sistema Ejemplo del Listado del Patrimonio
Login al Sistema Información de Proveedores
5. Sistema de Seguimiento de la Dirección de Transparencia
Este sistema se desarrolló con la idea de implementar una solución informática bajo el paradigma de “Sistema Experto”, que agrupe los datos de contacto de los proveedores del Ministerio de Defensa y permita asistir en encontrar coincidencias y similitudes en la información de las compras, datos fiscales y datos de contacto.
Para una mayor seguridad sobre el almacenamiento de estos datos y el tráfico de ellos, al sistema se accede solamente en la red del Ministerio de Defensa, mediante una comunicación encriptada entre cliente y servidor, y cada uno de los datos se encuentra almacenado en un motor de base de datos protegido por las mas altas normas de seguridad informática.
6. Sistema de Educación Estadístico de las Fuerzas Armadas
Se encuentra en desarrollo un software para la Subsecretaría de Formación del Ministerio de Defensa, el cual permitirá almacenar datos y generar estadísticas útiles para la toma de decisiones referidas a la materia.
Entre sus principales funcionalidades se encuentra la de crear registros de alumnos y docentes de los establecimientos que pertenecen a las Fuerzas Armadas y al Estado Mayor Conjunto. A su vez, permitirá modificar sus datos o eliminarlos. Será posible además almacenar información detallada sobre la infraestructura de cada establecimiento, y de los proyectos e investigaciones de los cuales participan algunos Docentes. Dicha información será confidencial y no se almacenarán datos que puedan asociarse a una persona. Actualmente se encuentra en etapa de diseño y desarrollo, en dialogo gestión de faltas imputadas contemplando 3 tipos de usuarios. Estos son:
• Agente Administrador • Agente de carga • Agente visualizador
continuo con el área a fin de organizar y establecer las bases pautadas y detalladas de cómo se realizara el sistema. Ya se han desarrollado prototipos de pantallas amigables al usuario, funcionalidades y generación de la base de datos.
7. Gestión de Firmas Digitales del Ministerio de Defensa:
Anualmente se gestionan las firmas digitales para el acceso al Tablero de Comando y el acceso a los Gestores de Carga, lo que permite disponer de un seguro y evolucionado control de los mecanismos de seguridad informática.
Este aplicativo fue diseñado y desarrollado por la Dirección de Análisis y Evaluación, y su implementación comenzó durante el corriente año, empleándose anteriormente el certificado proporcionado por la ONTI.
8. Digitalización de la documentación del Ministerio de Defensa
El aumento exponencial de requerimientos dentro del Ministerio de Defensa relacionados a la información necesaria para el control de la gestión, provocó un importante incremento de documentos a clasificar, archivar y fotocopiar.
Esta creciente exigencia de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica. Como solución a esta demanda la DAEI ha desarrollado la digitalización de documentos del Ministerio de Defensa. La digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una computadora personal. Una vez almacenadas en una PC, dichas imágenes electrónicas pueden ser fácilmente localizadas en segundos.
Las características de este proceso se pueden resumir en: • Elimina el extravío de documentos.
• Permite un rápido y fácil acceso a la información.
• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad mediante el empleo de firmas digitales.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
• Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información. • Ordena de manera lógica los expedientes.
• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet • Reduce costos de operación.
• Incrementa la productividad.
• Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales. • Bajo costo de almacenamiento
• Elimina costos de impresión y fotocopiado de documentos
9. Proyecto administración física y sistémica de los archivos del Ministerio de
Defensa
El creciente volumen de información que se origina en las diferentes dependencias del Ministerio de Defensa hace que sea crítico el espacio disponible para la guarda y custodia de los documentos. La administración de archivos se ha vuelto costosa, compleja y a la vez cada vez más necesaria.
Naturalmente, esto implica retrasos en el manejo de la información y consecuencias inaceptables en términos de productividad. Es importante recordar los riesgos que atentan contra la seguridad de archivos de gran importancia que podrían representar una amenaza para la seguridad.
Es necesario además de agilizar el trabajo del personal, reducir los espacios de almacenamiento a través de depósitos especialmente diseñados y equipados con sistemas de seguridad de última generación, con un sistema de gestión documental informatizado que permita saber cómo está clasificada y archivada la documentación para facilitar su localización.
Es por ello que la DAEI se ha abocado a la tarea de desarrollar un Sistema Integral de Gestión documental y custodia de los archivos físicos, la digitalización de expedientes y la implementación de software para la gestión electrónica de documentos, dentro de las instalaciones del Ministerio.