4. Información documentada para cumplir con el requisito.
7.5 Información documentada 1 Generalidades
1. Referencia al requisito:
El sistema de gestión del a calidad de la organización debe… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
Este requisito nos recuerda la necesidad de conservar cierta información documentada. Pero vamos primero a definir lo que podemos entender por información documentada:
“Información documentada”: Procedimientos de trabajo escritos, registros, instrucciones de trabajo y toda aquella documentación que una organización controla y mantiene para realizar su actividad. .
Se trata por tanto de toda aquella información que hace referencia a los procesos de trabajo de la organización, registros internos, procedimientos de trabajo de la empresa, documentos externos de proveedores y otras partes interesadas, etc. Todos ellos necesarios para el correcto funcionamiento y gestión de nuestra organización y del sistema de gestión de la calidad.
El apartado a) de este requisito hace referencia a la información documentada requerida por esta Norma Internacional. En cada requisito de esta norma, si es necesario que tengamos información documentada para evidenciar el cumplimiento del mismo, podremos leerlo claramente en la redacción del propio requisito. Este es otro aspecto novedoso en esta versión de la norma y es que en los requisitos que no se especifique que se requiera de información documentada no se exigirá documentación alguna que evidencie su cumplimiento.
3. Cómo cumplir con el requisito
El mantener la estructura documental necesaria relacionada a esta norma es la mejor forma de cumplir con este requisito. Deberemos por tanto desarrollar ciertos procedimientos de trabajo, registros y otros documentos que evidencien siempre el cumplimiento de aquellos requisitos de esta norma que exijan tener información documentada.
En nuestra carpeta “toolkit” encontraremos toda la información documentada necesaria para cumplir con cada uno de los requisitos de esta norma internacional.
4. Información documentada para cumplir con el requisito:
preparar un procedimiento de trabajo P-07-04.Información_documentada para tratar esta problemática que contiene este requisito 7.5.1 y los siguientes 7.5.2 y 7.5.3.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas
para defender el sistema de gestión.
Pregunta: ¿Cómo se asegura la organización de mantener la información documentada
que requiere esta norma internacional?
Respuesta: Hemos analizado cada requisito y para todos aquellos que nos aplican y nos solicitan tener información documentada la hemos preparado para dar cumplimiento a dichas exigencias.
7.5.2 Creación y actualización
1. Referencia al requisito:
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
Este requisito solicita básicamente que al crear y actualizar documentos en nuestro sistema de gestión pongamos atención en la manera identificar los documentos, el formato del documento, la edición de los mismos y la aprobación de los documentos por parte de alguna persona en la organización. En definitiva lo que se pretende es que los documentos sean fácilmente identificables y conocer si están vigentes o por el contrario es documentación antigua o derogada.
3. Cómo cumplir con el requisito
Debemos de desarrollar unas pautas a cumplir en el momento de crear y actualizar documentos de nuestro sistema de gestión. Así en el momento de crear documentación sabremos qué codificación llevará aparejada, qué título llevará el nombre del documento, qué versión del documento se trata y si se encuentra en soporte papel o soporte electrónico. Por parte de la actualización deberemos explicar cómo se modifica un documento, dónde se reflejan los cambios realizados, qué se hace con el documento antiguo, dónde se almacenan el documento nuevo y el anterior y quién se encarga de aprobar los nuevos documentos.
4. Información documentada para cumplir con el requisito:
“toolkit” el procedimiento P-07-04.Información_documentada en el cual se detalla la problemática de la creación y actualización de la información documentada.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas
para defender el sistema de gestión.
Pregunta: ¿Al crear información documentada en la organización cómo se aseguran de
identificar y describir correctamente dichos documentos?
Respuesta: Disponemos de un procedimiento de trabajo que llamamos “información documentada” en el cual recogemos cómo se debe operar en el momento de crear un documento nuevo en relación a su codificación alfanumérica y descripción del nombre del documento.
Pregunta: ¿Y en el momento de actualizar la información documentada cómo se opera en
la organización?
Respuesta: En el mismo procedimiento describimos qué se debe hacer en el momento de actualizar un documento: identificamos el estado de edición, los cambios realizados, se aprueba por gerencia y se fecha nuevamente. Detallamos esta operativa en el procedimiento “información documentada”.
7.5.3 Control de la información documentada
1. Referencia al requisito:
La información documentada requerida por el sistema de gestión de… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
El propósito de este requisito es que las organizaciones dispongan de un método para controlar la información documentada que generan con el objetivo de que dicha información esté disponible cuando se necesite, sea la adecuada para su uso y se proteja adecuadamente.
Este requisito hace referencia a documentación de origen externo y a la necesidad de identificarla y controlarla. Por documentación de origen externo se entiende documentación que no es elaborada por la organización y llega desde alguna parte interesada que rodea a la organización. Un ejemplo de documentación de origen externo es una normativa legal que aplica a la actuación de nuestra empresa, un manual de uso de cierta maquinaria que nos ha facilitado el fabricante o un manual de prevención de riesgos laborales que nos ha preparado nuestro servicio de prevención ajeno. Por tanto tiene lógica que esta documentación se deba identificar y controlar de forma adecuada.
3. Cómo cumplir con el requisito
Para cumplir con este requisito hemos de difundir dentro de nuestra organización un método para controlar la información documentada. El control de la información documentada se llevará de forma adecuada cuando: a) Se encuentre disponible en el momento en que se necesite b) Se conozca en la organización cómo acceder a ella y dónde acceder para localizarla c) Se pueda recuperar en caso de pérdida d) Se asegura la integridad de la información que contiene y por tanto ofrece confianza de que la información no ha sido modificada sin autorización previa e) Se establezca un control de acceso si fuese necesario f) Se realiza un control de cambios, por ejemplo un control de versiones, que evite usar información obsoleta.
g) Se define el tiempo de conservación que se ha de mantener en la organización. Por lo tanto deberemos de tener en cuenta estas cuestiones a la hora de crear, actualizar y gestionar nuestra información documentada.
En relación a la información documentada de origen externo deberemos realizar un listado para identificarla, describir en cada caso el lugar de almacenamiento, quién tiene acceso a ella y en qué formato se conserva (papel y/o digital).
4. Información documentada para cumplir con el requisito:
En nuestra carpeta “toolkit” encontraremos el procedimiento P-07- 04.Información_documentada en el cual se detalla la problemática del control de la información documentada. Además hemos preparado un registro R-07- 08.Control_documentos_de_origen_externo.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas
para defender el sistema de gestión.
Pregunta: ¿Existe un control de la información documentada que genera la
organización?
Respuesta: Si, la metodología de este control la hemos definido en un procedimiento que hemos denominado “información documentada”. En este procedimiento establecemos las premisas para acceder a la información, recuperarla en caso de pérdida, controlar los cambios de la documentación y su tiempo de conservación.
Pregunta: ¿Cómo identifican y controlan en la organización la información
documentada de origen externo?
exterior y que creemos hemos de controlar. El registro lo hemos llamado “control de documentos de origen externo” y en el detallamos el documento a controlar, dónde se almacena y quién tiene acceso al mismo.