4. Información documentada para cumplir con el requisito.
7.3 Toma de conciencia
1. Referencia al requisito:
La organización debe asegurarse de… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
El propósito de este requisito es el de hacer consciente a los empleados de la organización la importancia de la calidad en sus trabajos diarios. Para ello se plantea que sean especialmente conscientes de la importancia de la política de la calidad, los objetivos de la calidad propuestos, el contribuir al funcionamiento del sistema de gestión y mejorarlo y las consecuencias de no cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
3. Cómo cumplir con el requisito
La mejor manera de tomar conciencia en algún asunto es formar parte del mismo. Por ello si queremos que los integrantes de la organización tomen conciencia sobre las cuestiones planteadas anteriormente debemos hacer partícipes a los propios empleados en dichas cuestiones. Para ello podemos establecer reuniones periódicas en las cuales se traten los siguientes asuntos:
La adecuación de la política a la actuación diaria de la organización y la misión y visión de la misma.
Los objetivos de la calidad propuestos y el seguimiento a los mismos. Propuestas para la mejora de los procesos de trabajo.
El análisis de las no conformidades aparecidas y la aplicación de acciones correctivas cuando sea necesario.
Pero, ¿cómo se puede llevar a cabo esta toma de conciencia en una organización que esté integrada por muchos empleados? Es evidente que en una empresa dónde exista un gran número de empleados una reunión global será bastante complicada. Aquí es donde entra en juego el segundo concepto que está muy ligado a la toma de conciencia, se trata de la comunicación.
Una buena comunicación entre los distintos niveles jerárquicos será fundamental para transmitir conocimientos, política y conciencia de empresa. Se tratarán por tanto los temas globales de la organización entre la alta dirección y se trasladarán al resto de empleados mediante los mandos intermedios. Por tanto las cuestiones relacionadas con la política, objetivos, propuestas de mejora y análisis de no conformidades se podrán tratar por ejemplo dentro de un departamento en concreto en la organización. Estableciendo de esta manera una política específica departamental, objetivos departamentales, propuestas de mejoras dentro del departamento y el análisis de no conformidades aparecidas en dicha división.
Además de lo comentado, la publicación en lugares visibles de la organización de documentos como la política u otros que sirvan de referencia o motivación para alcanzar los resultados de la manera más eficiente conforma otra metodología de transmitir la
concienciación entre el personal.
4. Información documentada para cumplir con el requisito:
En nuestra carpeta toolkit encontraremos el procedimiento P-07- 03.Toma_de_Conciencia_y_Comunicación en el cual desarrollamos esta problemática de toma de conciencia y la gestión de la comunicación. Dicho documento está centrado en explicar qué haremos y cómo lo haremos para difundir la concienciación y la comunicación dentro de la organización.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas
para defender el sistema de gestión.
Pregunta: ¿Qué metodología están usando para difundir la concienciación del personal
acerca del cumplimiento del sistema de gestión, la política de calidad y los objetivos?
Respuesta: Preparamos reuniones a las que asisten los mandos intermedios de la organización y en las cuales tratamos asuntos como el seguimiento de objetivos, revisión y adecuación de la política a la organización y las no conformidades aparecidas. Estos mandos intermedios transmiten la información entre el resto de empleados.
Además también tenemos publicado en lugares visibles para los trabajadores la política y otra documentación orientada a incentivar conseguir un trabajo bien hecho de la forma más eficiente posible.
7.4
Comunicación
1. Referencia al requisito:
La organización debe determinar las… (Continuar leyendo en la norma).
2. Comprensión y comentarios del requisito:
Con este requisito lo que se pretende es que se demuestre que en nuestra organización exista una corriente de información constante y adecuada entre los distintos niveles organizativos. Como hemos comentado en el requisito anterior, la gestión de la comunicación representa un papel importantísimo dentro de las empresas, sobre todo en las grandes organizaciones. Conocer en todo momento qué se debe comunicar, quien debe a hacerlo, a quién dirigirse y en qué momento resulta crucial en determinados sectores.
Imaginemos por ejemplo un operario de una imprenta que no se comunica con el departamento de fotomecánica y continúa imprimiendo trabajos que sabe que no están alcanzando el color exacto que ha solicitado el cliente. O un testeador en un despacho de desarrollo de software que no comunica a su jefe de equipo fallos de funcionalidad en un software que están desarrollando.
Por tanto, en cualquier sector y organización la comunicación entre los integrantes del equipo es algo fundamental. En términos generales podemos preparar un plan de comunicación en el que se recogen asuntos internos y externos que debemos comunicar.
¿Significa esto que todas las organizaciones independientemente del tamaño deben tener un plan de comunicación? La respuesta es NO. Lo que hay que demostrar es que existe una corriente de información interna y externa que ofrezca confianza para el desarrollo de productos y servicios en nuestra empresa. Existen organizaciones que utilizan sistemas ágiles de trabajo y realizan reuniones diarias al comenzar el día de 10 minutos de duración en las cuales se tratan: los trabajos realizados el día anterior, los problemas o impedimentos encontrados durante el día anterior, lo que se va a hacer hoy y los posibles problemas que se pueden encontrar hoy.
El grado de gestión y de protocolización de la comunicación en las empresas dependerá del tamaño de la organización y del sector al que se dedique.
3. Cómo cumplir con el requisito
Como se ha mencionado, se podrá establecer un plan de comunicación en el que se describan los asuntos internos y externos a tratar y la corriente de información o simplemente mediante la realización de reuniones periódicas en las que se realice un seguimiento al desarrollo de los productos o servicios que ofrece nuestra organización.
No se requiere de documentación determinada para cumplir con este requisito. No obstante en nuestra carpeta toolkit encontraremos el procedimiento mencionado anteriormente P-07- 03.Toma_de_Conciencia_y_Comunicación en el registro R-07-07.Plan de comunicación que pueden servir como base a cualquier organización.
5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas
para defender el sistema de gestión.
Pregunta: ¿Cómo se establece la comunicación interna y externa en la empresa en
relación al sistema de gestión de la calidad?
Respuesta: Contamos con un procedimiento de trabajo que hemos llamado “Toma de conciencia y comunicación” en el cual hemos reflejado un plan de comunicación detallando los asuntos internos y externos y estableciendo el curso de la corriente de información entre los diferentes niveles de nuestra empresa.