Planificación de los cambios

1. Referencia al requisito:

Cuando la organización determine la necesidad de… (Continuar leyendo en la norma).

2. Comprensión y comentarios del requisito:

El objetivo de este requisito es preparar y organizar los cambios importantes del sistema de gestión de la calidad de una manera ordenada y controlada. Existirán determinados cambios dentro de un sistema de gestión que no implique escasos minutos en ejecutarse sino que implique horas de estudio y planificación. Por ejemplo una modificación en el alcance del sistema de gestión que implique más procedimientos de trabajo a describir, medir y controlar. Este cambio se habrá de estudiar con cierta calma analizando qué implica el cambio dentro del sistema de gestión, quién o quiénes serán las personas involucradas en introducir esos cambios en el sistema de gestión y si existen nuevas asignaciones, responsabilidades y autoridades en los perfiles de puestos de trabajo descritos en la organización.

3. Cómo cumplir con el requisito:

Siempre y cuando la envergadura del cambio lo requiera se deberá estudiar y documentar la planificación del cambio a realizar. En el requisito 8.5.6 estudiamos la ejecución de los cambios y nos apoyaremos en un registro preparado para ello.

4. Información documentada para cumplir con el requisito:

Se estudiará en el requisito 8.5.6 control de cambios.

5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas

para defender el sistema de gestión.

Pregunta: ¿Cómo se planifican y ejecutan los cambios del sistema de gestión de la

calidad en la organización?

Respuesta: Para los cambios significativos nos apoyamos de un registro en el cual estudiamos el posible impacto en el sistema de gestión, los recursos necesarios para realizarlo y las posibles asignaciones, responsabilidades y autoridades en los puestos de trabajo de

nuestra organización.

7

Apoyo

7.1

Recursos

7.1.1 Generalidades

1. Referencia al requisito:

La organización debe determinar y proporcionar… (Continuar leyendo en la norma).

2.

Comprensión y comentarios del requisito:

Antes de comenzar a analizar este requisito conviene recordar que todo el bloque 7 de la norma trata sobre los procesos de apoyo compuestos por recursos (humanos, materiales y documentales) que posibilitan las operaciones diarias de la organización.

Este requisito explica la importancia de obtener los recursos necesarios para implantar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la calidad.

Por recursos podemos entender: recursos humanos, recursos en infraestructuras y equipos y recursos económicos.

Evidentemente antes de obtener nuevos recursos hay que estudiar los recursos internos que existen en la organización y una vez realizado dicho estudio conoceremos los que son necesarios obtener del exterior mediante proveedores externos. Los recursos necesarios para implantar un sistema de gestión de la calidad dependerán de las características de cada empresa y del sector en el cual actúe pero en general se necesita:

Personal que aporte mano de obra.

Infraestructura y equipos que posibiliten de forma diaria las operaciones de la organización.

Recursos económicos que posibiliten de forma diaria las operaciones de la organización.

Pero en muchas ocasiones pese a tener las organización los tres recursos mencionados anteriormente no se dispone de personal con tiempo y/o conocimientos suficientes para implantar el sistema de gestión de la calidad. En estas situaciones las empresas suelen acudir al mercado para contratar a consultores externos que les asesoren y ayuden a implantar el sistema de gestión.

3. Cómo cumplir con el requisito

Para cumplir con este requisito la organización no se necesita más que demostrar que existen los recursos enumerados anteriormente.

4. Información documentada para cumplir con el requisito:

No se necesita de información documentada específica para cumplir con este requisito.

5. Posibles preguntas de auditoría externa y sus respuestas

para defender el sistema de gestión.

Pregunta: ¿Cómo ha determinado y proporcionado la organización los recursos

necesarios para implantar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la calidad?

Respuesta: Hemos realizado un análisis inicial para identificar los recursos de los que disponíamos y a raíz de dicho análisis hemos acudido a proveedores externos para obtener el resto de recursos necesarios para implantar nuestro sistema de gestión.

7.1.2 Personas

1. Referencia al requisito:

La organización debe determinar y proporcionar… (Continuar leyendo en la norma).

2. Comprensión y comentarios del requisito:

El objeto de este requisito es de establecer las personas necesarias dentro de la organización para el desarrollo de sus procesos. Se trata de un requisito que nos recuerda algo obvio en las empresas y es el de disponer de los recursos humanos suficientes para desarrollar el trabajo del día a día en situaciones controladas.

Con respecto al personal necesario para implantar el sistema de gestión de la calidad y como se ha mencionado anteriormente dependerá de una organización u otra la necesidad de contratar a consultores externos que ayuden a la organización o implantar el sistema de gestión con recursos humanos internos. Se tratará por tanto de una decisión interna y de la disposición del personal, tiempo y formación necesaria para encargarse de la implantación del sistema de gestión.

Bastará con demostrar que se dispone del personal necesario en la ejecución diaria de nuestro trabajo y con respecto al sistema de gestión de la calidad las personas suficientes que hayan posibilitado la implantación del sistema o el apoyo al consultor externo en la implantación de esta norma internacional. ¿Y cómo demostramos esto? Lo demostramos con nuestros registros de control relacionado a nuestro ciclo productivo como tomas de datos, presupuestos, control de trabajos en ejecución, de trabajos terminados, facturas, etc. Y por el lado del sistema de gestión demostramos que el sistema existe presentando la estructura documental (procedimientos, registros, instrucciones de trabajo) del mismo y la cumplimentación de dichos documentos.