La Oficina de Asuntos de Concejo es el órgano de apoyo, responsable de brindar soporte administrativo a los Regidores y a las Comisiones de Regidores.
Depende administrativamente del Gerente Municipal. Las funciones de esta oficina son: 1. Brindar asesoría administrativa a las Comisiones Ordinarias y/o Especiales.
2. Ejecutar las labores de asistencia secretarial a las Comisiones y a los Regidores. 3. Preparar la agenda, redactar y registrar las actas de las Comisiones.
4. Transcribir los acuerdos de las sesiones de Comisiones.
5. Coordinar con las diferentes unidades orgánicas el requerimiento y atención oportuna de la información solicitada por las Comisiones.
6. Atender a los ciudadanos en los trámites realizados ante las Comisiones y los Regidores.
7. Concertar reuniones entre las Comisiones e instituciones y organizaciones de base. 8. Citar a los Regidores y Funcionarios a las reuniones ordinarias y extraordinarias de
las Comisiones, convocadas por el Presidente.
9. Asistir a las sesiones de Comisión redactando las actas. 10. Tramitar la correspondencia.
11. Proyectar dictámenes y la documentación correspondiente para implementar los acuerdos de Comisión.
12. Las demás funciones de naturaleza similar que le asigne el Gerente Municipal.
Acciones
• El Apoyo técnico-administrativo brindado a los regidores que cuentan o no con comisiones (mayoría-minoría) para el desarrollo de la actividad normativa y de fiscalizadora.
• Las coordinaciones realizadas con los presidentes de la Comisiones y los Gerentes responsables de la operatividad eficiente de los recursos, proyectos y programas gubernamentales, conforme los lineamientos institucionales con el único objetivo del servicio a la ciudadanía.
• Fortaleció el trabajo de las regidurías con la asignación de laptop y el equipo móvil para cada uno de los regidores conforman el concejo municipal integrándoles al uso de correo electrónico y sistemas.
• Se proyectaron informes técnicos relacionados con los requerimientos de información por la Alta Gerencia o Comisiones.
• Las coordinaciones con las secretarias de la Comisiones para el control de actividades realizadas a fin de optimizar el recurso humano y las capacidades de todo el personal.
• Coordinaciones con las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad para la atención a requerimientos planteados por los miembros del Concejo Municipal.
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Logros
• Las comisiones en su totalidad cuentan con asistencia administrativa para ello tienen una secretaria que contribuye al logro de los objetivos de la gestión y permite mantener un ambiente adecuado y confiable para la labor elegida.
• En el año 2014 se proyectaron 210 Dictámenes de comisión, para la aprobación del pleno del concejo los mismos que son reflejados en los Acuerdos Municipales, decisiones tomadas por los integrantes del concejo referidas asuntos específicos de interés público vecinal o institucional.
• En año 2014 se aprobaron 20 Ordenanzas Municipales para la regulación de la administración, supervisión de los servicios públicos así como en materia tributaria, para beneficio de la ciudad.
• Modernización de los Sistemas como es el SIGANET para el mejor control de la adquisición y asignación de los bienes y material de oficina, conforme las necesidades de la unidad orgánica.
• Cumplimiento de la normativa vigente como es la Ley Nº27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General”, Ley Nº27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”, y demás normas internas como son el Reglamento Interno de Concejo aprobado con O.M Nº005-2009-C/CPP.
• La asignación un equipo de cómputo moderno que permite mejorar y optimizar los recursos logísticos de esta oficina para mejor el servicio.
• La realización de diferentes actividades oficiales realizadas por los regidores entre ellas tenemos la fiestas jubilares y la calendario cívico.
Dificultades
• La limitada disponibilidad de las Gerencia para las coordinaciones con la Comisiones para la aprobación de los dictámenes conforme sus competencias. • La instalación de los cables de redes que vienen sufriendo deterioro por el reducido
espacio asignado a la Oficina causando peligro para el personal que labora y acude a la oficina.
• La falta de programas de capacitación para el personal que integra la oficina para el fortalecimiento de capacidades para el desarrollo de labor, no significando esto obstáculo para el logro de los objetivos.
• La falta de impresora para la oficina, habiendo solicitando apoyo a las diferentes unidades orgánicas.
Limitaciones
• La ubicación física de la comisiones distribuidas entre el Mezanine, tercer y cuarto piso, incluso encontrándose una ubicada en la Pinacoteca Municipal como es la Comisión de Educación y Cultura.
• La Oficina no cuentan con la implementación necesaria para un mejor desempeño de las actividades diarias; esto vine ocasionado incomodidad en el personal y falta de ventilación.
• No se cuenta con un ambiente propio, independiente asignado para la Oficina de Asuntos de Concejo debidamente implementado y ventilado.
• El proceso electoral, debido a que varios regidores solicitaron licencia para la postulación en dicho proceso, no pudiendo desarrollar la función para el que fueron elegidos.
Acciones Pendientes
• La actualización del Reglamento Interno de Concejo aprobado con O.M Nº005- 2009-C/CPP, que permita concordarlo con la normativa vigente.
• La capacitación al personal que labora en la oficina para el fortalecimiento de sus capacidades y motivación personal.
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• La integración física de las comisiones para el desarrollo de la labor de Regidores y permita coordinación estrecha del recurso humano asignado así como de los integrantes de las comisiones.
• La asignación de un espacio adecuado para la Oficina de Asuntos del Concejo que permita mayor facilidades para las coordinaciones con los miembros del concejo.
Propuestas de solución
• Proponer al concejo la actualización del Reglamento Interno del Concejo aprobado con O. M Nº005-2009-C/CPP, para ello se requiere coordinación estrecha con los regidores y unidades orgánicas competentes.
• Programas de Capacitación a través de la Oficina de Personal a los trabajadores conforme la labor desarrollada.
• Ubicar espacio físico para el despacho de los regidores y secretarias de las comisiones, así como un espacio denominado sala de reuniones para las sesiones de comisión en forma coordinada y ordenada.
• Evaluar y determinar la posibilidad de la asignación de un ambiente para la Oficina de Asuntos de Concejo para el desarrollo de labor con comodidad accesible a la comisiones de concejo.