Petrobras y su relacionamiento con la comunidad

La operación de Petrobras en el campo Purificación y Matachines está dividida en 5 estaciones. El primero es el PPF, (siglas en ingles para determinar el lugar en donde se encuentran las facilidades de producción de petróleo). El segundo es el WPF (Water Production Facilities) o también conocido como el lugar en donde están ubicadas las facilidades de agua. La tercera es el OAM, siglas para determinar el Oleoducto del Alto Magdalena. Las últimas dos estaciones son Matachín Norte y Matachín Sur, los cuales son dos núcleos de pozos diferentes.

Las operaciones que realiza Petrobras en Purificación tienen influencia sobre comunidades tanto rurales como urbanas. Principalmente son 24 veredas y 5 barrios de estratos 1 y 2. Sin embargo, debido a la distancia entre las diferentes fases de la operación que realiza Petrobras, ésta tiene influencia sobre otros 3 municipios más: Prado (1 vereda), Suárez (2 veredas) y Saldaña (3 veredas).

A pesar de influir en tantas comunidades (un área de aproximadamente 10249 habitantes) sólo en 5 tienen influencia directa, para un impacto sobre 2732 personas en total.

VEREDA/BARRIO MUNICIPIO ESTACIÓN _FAMILIAS No. DE _HABITANTES No. DE

Vda. San Diego Purificación Matachín Norte 31 125

Vda. El Tambo Purificación Matachín Sur 110 290

Vda. Madroño Purificación PPF 48 166

Barrio El Plan Purificación WPF 255 1286

Vda. La Esperanza Saldaña OAM 240 865

TOTAL 684 2732

7.1.3.1. MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE

PETROBRAS CON LA COMUNIDAD

Teniendo en cuenta que la comunicación implica más que la transmisión de información, pues debe involucrar un espacio de retroalimentación, a traves del análisis de la gestión de Petrobras en el municipio de Purificación, se encontró el uso de 7 medios diferentes de comunicación e información a traves de los cuales la organización lleva a cabo el relacionamiento con la comunidad. De éstos, 4 son medios de comunicación (reuniones, mesa de trabajo, atención personalizada y visitas domiciliarias) mientras que los otros 3 son medios de información (volantes de gestión, periódico comunitario e invitaciones).

Medios de comunicación a. Reuniones:

Las reuniones son la forma más común de comunicación usada por la empresa para relacionarse con la comunidad debido a que genera más acercamiento y menos riesgo de tergiversar la información. Cada una de las reuniones que se realiza durante el año tiene diferentes objetivos ya que estos escenarios de encuentro se llevan a cabo con distintos públicos de interés. Entre ellos estan las comunidades de base, las instituciones, las autoridades locales, los contratistas, y los líderes comunitarios.

Durante el 2007 se hicieron 1494 reuniones. Hasta agosto de 2008, se realizaron 114 reuniones de las cuales 24 se llevaron a cabo con autoridades, 33 con comunidades, 27 con Instituciones, 9 con contratistas y 21 con los líderes de las juntas de acción comunal.

Los encuentros que se realizan con autoridades locales se hacen con el fin de concertar los planes de inversión social, comunicar nuevos proyectos y también para hacer seguimiento a convenios adelantados conjuntamente.

Aquellas que se llevan a cabo con la comunidad se realizan permanentemente con el fin de mantener un mayor acercamiento y sobre todo para poder atender a sus necesidades de forma más directa.

Las reuniones hechas con las instituciones, se organizan con el propósito de hacer seguimiento a convenios interinstitucionales, para programar, proyectar y para hacer cierres de proyectos.

Con los contratistas, la empresa se reune para hacer la adecuada inducción, es decir, para capacitarlos en el ejercicio de la responsabilidad social. Además, en estos espacios se presentan y exponen los requisitos necesarios para laborar con Petrobras de modo que se asegure una cadena de valor y también se establecen los compromisos requeridos por ambas partes.

Finalmente, las reuniones con los líderes comunitarios se realizan cada momento que sea necesario ya que ellos son el canal directo para comunicarse con la comunidad. Los líderes son los encargados de invitar a la comunidad de base a reuniones de mayor importancia como son: concertación de planes de inversión social, socialización de proyectos, atención a solicitudes comunitarias puntuales y aclaración de dudas por malentendidos. En otros casos, los líderes son los responsables de divulgar en sus respectivas veredas, la información tratada en las reuniones.

Para dejar constancia de la realización de cada una de las reuniones, la empresa hace uso del Acta de Reunión con Públicos de Interés, en la cual se registra la información y los temas tratados. Además incluye un espacio para especificar las decisiones tomadas y los responsables de ejecutar cada una de ellas. De igual forma, hacen uso de un registro de

asistencia en el que queda consignada la informacion de cada una de las personas que se presentó a la reunión. Por otro lado, se realiza un registro fotográfico de la sesión.

b. Mesas de trabajo:

Este método fue el resultado de una amenaza de paro durante el año 2007 por inconformidades de la comunidad relacionados con la contratación de bienes locales y el empleo. El objetivo de estos encuentros es canalizar las inquietudes, necesidades e inconformidades de la comunidad, además de escuchar y tramitar las solicitudes que se manifiesten teniendo en cuenta las posibilidades de la empresa y sus políticas.

Entre los temas establecidos están: la contratación de mano de obra local no calificada y calificada, la capacitación, la compra y contratación de bienes locales, y la rotación de horarios de empleo.

Estas mesas de trabajo están conformadas por los líderes del área y representantes de algunos sectores económicos del municipio. Se realizan el primer miércoles de cada mes en la sede de Asojuntas77. Anteriormente, se realizaban en las instalaciones de la empresa en Purificación o en alguna instalación de cada vereda específica.

La mesa de trabajo se ha presentado como un espacio para buscar otras alternativas para ayudar a la comunidad en diferentes aspectos. Para mayor facilidad, se crearon grupos de gestión (subgrupos de 2 ó 3 personas) al interior de la mesa de trabajo que lideran propuestas referentes a los temas y solicitudes tratadas.

Para dejar registro de la realización de las mesas de trabajo, se hace uso del Acta de Reunión con Públicos de Interés al igual que el registro de asistencia.

c. Atención personalizada a la comunidad:

El objetivo de este medio es poder atender personalmente, de manera rápida y efectiva, las inquietudes, reclamaciones o solicitudes que presente cualquier individuo de la comunidad.

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El horario de atención en las oficinas es extenso: martes de 9 a 11 de la mañana; jueves de 2 a 4 de la tarde, y los sábados de 8 a 12 de la mañana. Sin embargo, las reclamaciones pueden hacerse a través de una carta o con una llamada telefónica.

Para dejar registro de las reclamaciones, algunas se ingresan al Sistema Integrado de Gestión de Anomalias (SIGA)78. Sin embargo, debido a la cantidad de quejas individuales y a aquellas que su solución o atención no le compete a Petrobras, muchas no se responden por escrito ni se ingresan al sistema. De todas formas, para dar razón a aquellos solicitantes sobre su reclamación, se recurre a las llamadas telefónicas para agilizar el proceso. Estas reclamaciones que no ingresan en el sistema, se consolidan en los anexos mensuales del informe en la sección de solicitudes comunitarias.

d. Visitas domiciliarias:

Estas visitas se hacen semanalmente, por lo general a los beneficiarios de proyectos de unidades sanitarias, con el fin de hacer la respectiva inspección técnica. Las visitas también se llevan a cabo en el momento de hacer verificación de anomalías y seguimiento de procesos. Debido a que hay tanta población, estas visitas se prestan como un espacio para informar sobre actividades y proyectos de manera directa y personal.

Todas las visitas domiciliarias son registradas a través de fotos. De igual forma, se realiza un acta de visita con la firma del dueño del hogar.

Medios de información a. Volantes de gestión:

El objetivo de este volante es relacionar la gestión de la empresa durante los últimos 3 meses. Toda el área de Relaciones con la Comunidad está encargada de la creación del volante aunque no hay encargados específicos de entregar los 700 ejemplares que se imprimen. Debido a la cantidad de comunidades y a la distancia que existe entre ellas, los

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Es un software especializado para dejar constancia de cada una de las reclamaciones hechas por la comunidad. Se consigna información sobre responsables y medidas de corrección.

volantes son enviados a través de los líderes de las juntas de acción comunal, se reparten en las instituciones y/o durante las diferentes actividades que se realicen.

b. Periódico comunitario “La Unión”:

El objetivo del periódico semestral es informar a la comunidad sobre las actividades de gestión social realizadas por la empresa. Su repartición se hace de la misma forma que los volantes, es decir, a través de los líderes de las juntas, de las actividades y/o programas que se realicen y se imprime la misma cantidad de ejemplares.

c. Invitaciones:

Cuando se hace necesaria la realización de actividades puntuales, estos volantes o invitaciones se entregan a los públicos de interés a través de las reuniones, de las visitas domiciliarias, programas, eventos, entre otros.