6 Paquetes
6.7 Planificaciones de entrada de datos
6.7.1 Para abrir una programación de entrada de datos
Procedimiento
1. Abra el paquete en el que desea introducir los datos.
2. En la ficha Planificaciones, en la página Todas las planificaciones, haga clic en el código o la descripción de la planificación de entrada de datos que desee abrir.
Nota
Puede aplicar la función de búsqueda para filtrar la lista de planificaciones de entrada de datos que se mostrarán.
○ Si alguno de los valores de dimensión no se establecieron al diseñarse la planificación, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar valores de dimensión.
Seleccione las variables que se utilizarán al ejecutar la planificación de entrada de datos y haga clic en Continuar.
○ Si el documento contiene varias hojas, seleccione la hoja del documento que desea abrir.
Información relacionada
Para seleccionar valores de dimensiones para una planificación de entrada de datos [página 65] Para seleccionar una hoja para una planificación de entrada de datos [página 66]
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¿Qué opción debe seleccionar al abrir un documento? [página 127]
¿Qué significan los símbolos de las planificaciones de entrada de datos? [página 128]
6.7.2 Para seleccionar valores de dimensiones para una
planificación de entrada de datos
Contexto
Si los valores de dimensión no se establecieron cuando se diseñó la planificación, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar valores de dimensión.
Procedimiento
1. En el cuadro de diálogo Seleccionar valores de dimensión, elija un método de selección que se deba aplicar a las dimensiones.
2. Haga clic en para seleccionar los valores de dimensión que se deben tener en cuenta.
Nota
La cantidad de valores que se tendrán en cuenta depende del método de selección definido para cada dimensión.
3. Haga clic en Continuar.
Resultados
Aparece la planificación de entrada de datos.
Sugerencias
Los valores seleccionados de la planificación de entrada de datos se pueden cambiar haciendo clic en Reinicializar o en EWS haciendo clic en Cambiar la inicialización.
Información relacionada
Jerarquías en planificaciones de informes [página 44] Para seleccionar una jerarquía [página 45]
Para reinicializar una planificación de entrada de datos [página 74]
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Para abrir una programación de entrada de datos [página 64]
6.7.3 Para seleccionar una hoja para una planificación de
entrada de datos
Contexto
Si la planificación se diseñó para mostrar varias hojas, cuando se abre la planificación de entrada de datos aparece el cuadro de diálogo Selección de hojas.
Procedimiento
1. En el cuadro de diálogo Selección de hojas, seleccione la hoja que desea mostrar.
Nota
También puede insertar una hoja utilizando este cuadro de diálogo.
2. Haga clic en Continuar.
Resultados
La planificación de entrada de datos se abre en la hoja que haya seleccionado.
Sugerencias
También puede navegar entre las diferentes hojas que componen la planificación al hacer clic en las fichas que tienen el nombre de cada hoja. Los botones y le permiten mostrar las fichas que vienen antes y después de la actual.
Información relacionada
Para insertar una hoja en una planificación de entrada de datos [página 67] Para reinicializar una planificación de entrada de datos [página 74]
Para abrir una programación de entrada de datos [página 64]
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6.7.4 Para insertar una hoja en una planificación de entrada de
datos
Contexto
Si la planificación se diseña para mostrar varias hojas, cuando se abre la planificación de entrada de datos aparece el cuadro de diálogo Selección de hojas.
Procedimiento
1. En el cuadro de diálogo Selección de hojas, haga clic en Nueva hoja. Aparece el cuadro de diálogo Insertar hojas en la planificación.
2. Haga clic en para seleccionar valores de dimensión que utilizar para entrada de datos en la nueva hoja. Aparece el cuadro de diálogo Lista de valores.
3. Seleccione las casillas correspondientes a los valores que se deben seleccionar y haga clic en Validar.
Resultados
La hoja nueva se agrega al cuadro de diálogo Selección de hojas.
Sugerencias
También puede insertar una hoja cuando la planificación de entrada de datos está abierta haciendo clic en Hay
<[cantidad de hojas]> hojas disponibles.
Sugerencias
También puede navegar entre las diferentes hojas que componen la planificación al hacer clic en las fichas que tienen el nombre de cada hoja. Los botones y le permiten mostrar las fichas que vienen antes y después de la actual.
Información relacionada
Para abrir una programación de entrada de datos [página 64]
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6.7.5 Para mostrar las últimas planificaciones abiertas
Procedimiento
1. En la planificación de entrada de datos, haga clic en Últimas planificaciones abiertas. Se abre el cuadro de diálogo Últimas planificaciones abiertas.
2. Active la planificación que desee abrir. 3. Haga clic en Validar.
Resultados
La planificación aparece en pantalla.
Nota
En las planificaciones de varias hojas, el documento se abre en la última hoja seleccionada la última vez que se ejecutó la planificación.
Sugerencias
También puede acceder a las últimas planificaciones abiertas al hacer clic en el vínculo última planificación abierta en la página Todas las planificaciones.
Información relacionada
Para abrir una programación de entrada de datos [página 64]
6.7.6 Para ver las propiedades de las celdas
Contexto
Nota
Sólo podrá acceder a esta función si la seleccionó previamente entre sus preferencias.
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Procedimiento
En la planificación de entrada de datos, haga clic en la flecha azul ubicada a la izquierda de la celda cuyas propiedades desea mostrar.
Resultados
Aparecerá el cuadro de diálogo Información del dato. Se muestran las dimensiones y los métodos de selección utilizados en la celda.
6.7.7 Para actualizar un documento
Contexto
Actualizar una planificación permite efectuar cálculos en los importes especificados sin guardar los cambios en el paquete.
Procedimiento
1. En una planificación, efectúe cambios en los importes. 2. Haga clic en Actualizar.
Resultados
Se calculan los importes introducidos en el documento.
6.7.8 Copia de datos de Microsoft Excel en una planificación
de entrada de datos
Puede copiar datos de una hoja de Microsoft Excel y pegarlos en una planificación de entrada de datos.
Precaución
Para que los datos se copien correctamente, deben cumplirse las siguientes condiciones:
● El idioma seleccionado en la configuración regional del equipo cliente debe corresponderse con el idioma de la aplicación del cliente de Financial Consolidation Web.
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● Los formatos de los números y las divisas de la configuración regional del equipo cliente deben ser los valores predeterminados del idioma seleccionado.
6.7.9 Configurar la visualización de planificaciones de entrada
de datos
6.7.9.1
Para cambiar el ID de auditoría aplicado al paquete
actual
Contexto
Puede efectuar cambios en los paquetes en que se autoricen los cambios de planificación.
Procedimiento
1. En un paquete, junto a ID de auditoría de entrada de datos en la parte superior de la página, haga clic en Cambiar.
Aparece el cuadro de diálogo ID de auditoría de entrada de datos. 2. Seleccione un método de selección y una lista de valores. 3. Haga clic en Validar.
6.7.9.2 Para cambiar la visualización del informe o la
planificación de entrada de datos
Nota
El tamaño de las celdas de un informe o una planificación de entrada de datos no se puede modificar. Sin embargo, si se selecciona la opción Longitud variable cuando se diseña la planificación, el tamaño de las celdas se ajusta automáticamente para asegurarse de que el texto incluido en ellas se visualice de manera adecuada cuando se imprima la planificación.
En la parte superior de informe hay las siguientes opciones de visualización:
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Tabla 7:
Opción de visualización Descripción
Inmovilizar paneles Active Inmovilizar paneles para inmovilizar las filas y columnas del informe o la
planificación de entrada de datos actual.
Desactive Inmovilizar paneles para liberar las filas y columnas del informe o la pla nificación de entrada de datos actual.
Mostrar encabezado Active Mostrar encabezado para visualizar el encabezado del informe o la planifi
cación de entrada de datos actual.
Mostrar pie de página Active Mostrar pie de página para visualizar pie de página del informe o la planifi
cación de entrada de datos actual.
Zoom En la lista Zoom, seleccione la cantidad de zoom que se debe aplicar al informe o
la planificación de entrada de datos actual.
Multiplicar por Dividir por
Seleccione un operador, especifique el coeficiente y haga clic en Aplicar.
La opción Multiplicar por es útil, por ejemplo, si desea ver los importes en millares de euros.
6.7.9.3 Para insertar una columna en una planificación de
entrada de datos
Procedimiento
1. En una planificación de entrada de datos, haga clic en el icono que hay en la parte superior de la columna.
2. En el cuadro de diálogo Insertar columnas en planificación, haga clic en el botón ubicado junto al nombre de una dimensión para seleccionar un componente.
3. En el cuadro de diálogo Lista de componentes, seleccione componentes de dimensiones y haga clic en Validar.
Los componentes de dimensiones seleccionados aparecerán en el cuadro de diálogo Insertar columnas en planificación.
4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que todas las dimensiones tengan un componente especificado.
Resultados
Una vez que todas las dimensiones tengan un componente especificado, el cuadro de diálogo Insertar columnas en planificación se cierra y la columna se agrega a la planificación.
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6.7.9.4 Para eliminar una columna en una planificación de
entrada de datos
Procedimiento
En una planificación de entrada de datos, haga clic en el icono ubicado a la izquierda de la columna.
6.7.9.5 Para insertar una fila en una planificación
Procedimiento
1. En una planificación, haga clic en el icono ubicado a la izquierda de la fila.
2. En el cuadro de diálogo Insertar filas en planificación, haga clic en el botón ubicado junto al nombre de una dimensión para seleccionar un componente.
3. En el cuadro de diálogo Lista de componentes, seleccione componentes de dimensiones y haga clic en Validar.
Los componentes de dimensiones seleccionados aparecerán en el cuadro de diálogo Insertar filas en planificación.
4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que todas las dimensiones tengan un componente especificado.
Resultados
Una vez que todas las dimensiones tengan un componente especificado, el cuadro de diálogo Insertar filas en planificación se cierra y la línea se agrega a la planificación.
Nota
Estas acciones son sólo posibles si están autorizadas por el diseño de la planificación.
Nota
En una planificación de EWS, estas acciones no están disponibles si el libro se ha desconectado de BusinessObjects Financial Consolidation.
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6.7.9.6 Para eliminar una fila en una planificación de entrada
de datos
Procedimiento
En una planificación de entrada de datos, haga clic en el icono ubicado a la izquierda de la fila.
6.7.10 Captura de datos
6.7.10.1 Para consultar las instrucciones para la introducción
de datos
Contexto
Las instrucciones para la introducción de datos son específicas para cada documento. Se crean en el sitio central cuando se diseña la planificación.
Procedimiento
En la planificación de entrada de datos, haga clic en Instrucciones para entrada de datos.
Resultados
Se abre el cuadro de diálogo Instrucciones para entrada de datos.
Sugerencias
Mediante este cuadro de diálogo se pueden imprimir las instrucciones de entrada de datos.
6.7.10.2 Para introducir comentarios en una celda
Procedimiento
1. En la planificación de entrada de datos, haga clic en el icono del triángulo rojo de la celda en que desea introducir un comentario.
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Aparece el cuadro de diálogo Comentario. 2. Escriba el comentario.
3. Haga clic en Validar.
Información relacionada
¿Qué significan los símbolos de las planificaciones de entrada de datos? [página 128]
6.7.10.3 Para copiar datos a Excel
Procedimiento
1. En la planificación de entrada de datos, haga clic en Copiar datos. Aparecerá un mensaje de confirmación.
2. Abra un archivo Excel y pegue los datos.
6.7.10.4 Para reinicializar una planificación de entrada de
datos
Contexto
Puede volver a ejecutar una planificación de entrada de datos seleccionando nuevos valores de dimensiones o una hoja nueva si el documento contiene varias hojas.
Procedimiento
1. En la planificación de entrada de datos, haga clic en Reinicializar. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar valores de dimensión.
2. Elija el método de selección apropiado que se debe aplicar a las dimensiones.
3. Haga clic en para seleccionar los valores de dimensión que se deben tener en cuenta.
Nota
La cantidad de valores que se tendrán en cuenta depende del método de selección definido para cada dimensión.
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4. Haga clic en Continuar.
Resultados
La planificación de entrada de datos aparece con los nuevos métodos y valores seleccionados.
Información relacionada
Para abrir una programación de entrada de datos [página 64]
Para seleccionar valores de dimensiones para una planificación de entrada de datos [página 65] Para seleccionar una hoja para una planificación de entrada de datos [página 66]
6.7.11 Imprimir la planificación de entrada de datos
6.7.11.1 Para configurar las opciones de impresión e imprimir
en PDF
Procedimiento
1. En la parte superior del informe, las entradas de diario o la planificación de entrada de datos, haga clic en Configurar impresión.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar opciones de impresión.
Nota
Si Configurar impresión no aparece, significa que el administrador no ha instalado ActivePDF. Aun así, la página se puede imprimir mediante el explorador. Sin embargo, en la página impresa no aparecerán los elementos que no se vean en la página y a los que se accede mediante las barras deslizantes.
2. En la ficha Preparar página, introduzca los parámetros de la página.
3. En la ficha Elementos por imprimir, seleccione los indicadores que desea incluir al imprimir el informe, los controles y las entradas de diario manuales, la planificación de entrada de datos o las hojas que desee incluir al imprimir una planificación de varias hojas.
4. En la ficha Formato de salida, seleccione la cantidad de archivos PDF que desea generar. 5. Haga clic en Imprimir.
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Resultados
Nota
La configuración de impresión establecida se utiliza la próxima vez que se imprime un informe, entradas de diario o una planificación de entrada de datos.
6.7.11.2 Para definir las opciones de impresión para varias
planificaciones de entrada de datos
Procedimiento
1. Abra el paquete y haga clic en la ficha Imprimir.
2. Marque las casillas junto a las planificaciones de entrada de datos que desea imprimir.
Sugerencias
Para imprimir todas las planificaciones del paquete, haga clic en Seleccionar todos.
3. Haga clic en Configurar opciones de impresión.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar opciones de impresión. 4. En la ficha Preparar página, introduzca los parámetros de la página.
5. En la ficha Elementos para imprimir, seleccione los indicadores que desea incluir cuando imprime el documento o las hojas que desea incluir cuando imprime un documento de múltiples hojas.
Sugerencias
Si no quiere imprimir planificaciones que no contienen datos, seleccione Imprimir sólo si hay datos.
Sugerencias
Si quiere imprimir planificaciones utilizando las mismas variables por establecer que la última vez que imprimió, seleccione Utilizar los últimos valores seleccionados.
6. En la ficha Formato de salida, seleccione la cantidad de archivos PDF que desea generar. 7. Haga clic en Imprimir.
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6.7.11.3 Para imprimir varias planificaciones de entrada de
datos de un paquete
Procedimiento
1. Abra un paquete y haga clic en la ficha Imprimir.
2. Marque las casillas junto a las planificaciones de entrada de datos que desea imprimir. 3. Haga clic en Imprimir.
Nota
En función de cómo se diseñó el informe, deberá seleccionar una fuente de datos, valores de dimensiones o una hoja.
Aparece el cuadro de diálogo Imprimir. El cuadro muestra la acción de imprimir el documento en formato .pdf.
Ahora puede imprimir el documento.
6.7.11.4 Para enviar por correo electrónico informes o
planificaciones de entrada de datos en formato PDF
Procedimiento
1. En la planificación de entrada de de datos, haga clic en Enviar por correo electrónico. Aparece el cuadro de diálogo Enviar una planificación por correo electrónico.
Nota
Si este vínculo no se muestra en pantalla, compruebe que se cumplan las condiciones siguientes: ○ El administrador ha instalado y activado ActivePDF.
○ En la versión Windows de Financial Consolidation, el administrador ha configurado el vector de transferencia Mensajería (POP3/STMP) en Opciones generales Transferir .
○ La dirección del remitente se configura en Preferencias Agenda de direcciones .
2. En el campo Lista de destinatarios, indique las direcciones de los destinatarios o haga clic en para seleccionar una dirección de la agenda de direcciones.
Nota
Las direcciones de la agenda de direcciones se definen en sus preferencias.
3. En el campo Mensaje, escriba el mensaje que desea enviar por correo electrónico. 4. Haga clic en Enviar planificación.
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Aparece un mensaje para indicar que se ha enviado el informe o la planificación de entrada de datos. 5. Haga clic en Cerrar para volver al informe o la planificación de entrada de datos.
Información relacionada
Agenda de direcciones [página 18]
6.7.12 Planificaciones de entradas de datos en Excel Web
Las planificaciones de EWS consisten en planificaciones de entrada de datos que utilizan una interfaz de Excel. Se seleccionan valores de dimensiones, se escriben comentarios, se envía correo electrónico y se imprime una planificación de EWS siguiendo los mismos pasos que los indicados para la planificación de entrada de datos de Financial Consolidation.
De forma predeterminada, el total de importes en una planificación de EWS se puede calcular mediante una fórmula de repartición. Por ejemplo, si necesita totales que no se generan mediante subtotales normales, puede agregar filas a la planificación de EWS y utilizar fórmulas de repartición de Excel. Estas filas no se incluyen en los cálculos de repartición, a diferencia de las filas de planificación de Financial Consolidation.