¿Por qué? La revisión periódica de los avances y las dificultades en la ejecución es la base para efectuar las acciones correctivas pertinentes, sin poner en riesgo el plan de mejoramiento.
Hacer seguimiento contribuye además a la consolidación de una cultura del mejoramiento continuo, la cual es esencial para lograr más y mejores resultados.
¿Para qué? Para conocer, periódicamente, los avances en la ejecución del plan de mejo- ramiento, así como los efectos de los ajustes incorporados.
Actividades 1. Preparación de la información para realizar el seguimiento
El rector o director y su equipo de gestión definirán el cronograma anual de seguimiento, el cual se desarrollará, en gran parte, dentro de las ac- tividades de los órganos de dirección del establecimiento (los consejos directivo, académico y de áreas).
Para hacer seguimiento al cumplimiento del plan es necesario tener a la mano el listado de todas las actividades programadas para el año, así como la información sobre la fecha prevista para su iniciación y terminación. A su vez, para hacer seguimiento a los resultados se requiere preparar la información correspondiente a los indicadores definidos. Es posible que al inicio del proceso los datos estén dispersos. Si este es el caso, será ne- cesario acopiar toda la información y sistematizarla de acuerdo con los formatos de recolección diseñados para este fin.
PASO 2 Revisión del cumplimiento de los objetivos
y metas del plan de mejoramiento
Actividades Esta es una buena oportunidad para hacer el primer registro de las cifras correspondientes a los indicadores al momento de iniciar el proceso de mejoramiento. Estos valores serán la línea de base contra la cual se com- pararán los indicadores en cada momento de seguimiento al plan, lo que permitirá dimensionar los avances.
2. Realización del seguimiento
El seguimiento al desarrollo de cada una de las acciones del plan se hará en las reuniones de los órganos de dirección del establecimiento educa- tivo. El estado de cada actividad se revisará y registrará de acuerdo con categorías como: “no iniciada”, “en ejecución”, “en espera”, “finaliza- da” o “cancelada”.
Es recomendable estimar un porcentaje de ejecución para las actividades que se encuentran “en ejecución”, “en espera”, o a fin de contar con un parámetro adicional para identificar su estado de avance.
A su vez, se deberán registrar las causas por las que algunas acciones se encuentran clasificadas en las categorías “no iniciada”, “en espera” y “cancelada”.
Al finalizar la revisión del estado de las actividades el rector o director y su equipo de gestión harán un balance general de los avances. La discusión sobre este punto puede basarse en las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las actividades que se están ejecutando oportunamente? ¿Qué factores inciden en esta situación?
¿Cuáles son las actividades que presentan retrasos en la ejecución? ¿Cuáles son las principales causas de estos retrasos?
¿Qué actividades no se están ejecutando?
¿Cuáles son las principales causas por las que no se ejecutan estas actividades?
¿Estas causas se relacionan con los factores críticos de riesgo identifi- cados durante la elaboración del plan?
Con base en el estado de ejecución de las actividades, ¿cuáles metas del plan de mejoramiento presentan las mayores dificultades en cuan- to a su cumplimiento?
¿Qué medidas deben tomarse para subsanar las dificultades de ejecu- ción de ciertas actividades?
¿Estas medidas implican la reasignación de funciones, recursos o plazos?
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PASO 2 Revisión del cumplimiento de los objetivos
y metas del plan de mejoramiento
Herramientas Para la recolección de la información sobre el estado de ejecución de las activida- des del plan de mejoramiento se propone usar un formato como el siguiente:
Fecha de seguimiento: día / mes / año
Metas Actividades Plazo Estado ejecución Observaciones Inicio Final NI ESP CANC FIN EJ %EJ
Convenciones:
NI: no iniciada / ESP: en espera / CANC: cancelada / FIN: finalizada /
EJ: en ejecución / % EJ: porcentaje de ejecución
Resultados esperados
Al finalizar este paso el establecimiento educativo contará con un sistema de seguimiento a las actividades del plan de mejoramiento implementado. Los re- sultados de este proceso serán registrados, analizados y consignados en actas.
Recomenda- ciones
Las reuniones de seguimiento deben ser consideradas por los participantes como espacios de aprendizaje institucional donde todos analizan y reflexio- nan sobre los resultados, dentro de una atmósfera propicia y motivadora. Así, todos se sienten cómodos al expresar sus puntos de vista, se indican los errores sin señalar culpables y se formulan las acciones correctivas. Este tipo de reuniones contribuye al fortalecimiento de una cultura institucional enfo- cada al mejoramiento.
PASO
3
Evaluación del plan de mejoramiento
¿Por qué? La realización de balances periódicos de los resultados permite perfeccio- nar el plan, así como ajustar metas y actividades. Además, éstos son la herramientas fundamentales para saber si se están logrando todos los resultados previstos.
¿Para qué? Para conocer periódicamente los resultados de la implementación del plan de mejoramiento, así como los efectos de los correctivos introducidos. Esta actividad también enriquece el proceso de autoevaluación institucional, pues aporta resultados muy concretos sobre el impacto del plan.
PASO 3 Evaluación del plan de mejoramiento
Actividades 1. Preparación de la información para realizar la evaluación
El rector o director y su equipo de gestión establecerán el cronograma de las evaluaciones de los resultados del plan. Es recomendable realizarlas cada seis meses: una al finalizar el primer semestre y otra a la culmina- ción del año académico.
En la primera el análisis podrá concentrarse en la revisión de los indi- cadores cuyo período de recolección es inferior a un año (asistencia de estudiantes y docentes, proporción de docentes que implementa deter- minada estrategia, porcentaje de alumnos que cumplieron satisfacto- riamente los logros de cada área, porcentaje de uso de los diferentes recursos para el aprendizaje, etc.).
En la segunda evaluación será necesario estudiar con mayor énfasis los indicadores que se recogen anualmente (porcentajes de aprobación, re- probación y deserción y resultados en el examen de Estado, entre otros). 2. Realización de la evaluación
La evaluación de los resultados del plan de mejoramiento se hará en reuniones acordadas específicamente para este propósito. En ellas se revisará la información de cada uno de los indicadores, así como el por- centaje de cumplimiento de las metas propuestas.
Al finalizar la revisión de cada indicador el rector o director y su equipo de gestión harán un balance global de los avances del plan. La discusión sobre este punto puede basarse en las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las metas que se están logrando oportunamente? ¿Qué factores han incidido en el logro oportuno de tales metas? ¿Se ha obtenido algún resultado inesperado que afectó positivamente el plan? En caso afirmativo, ¿cuáles fueron las razones para que esto ocurriera? ¿Cuáles son las metas que no se están logrando?
¿Cuáles son las principales causas de este rezago?
¿Cuáles son las actividades que están incidiendo negativamente en el logro de las metas?
¿Cuáles son las principales causas de esta situación?
¿Estas causas se relacionan con los factores críticos de riesgo identifi- cados durante la elaboración del plan?
¿Qué medidas deben tomarse para subsanar las dificultades de ejecu- ción de ciertas actividades?
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PASO 3 Evaluación del plan de mejoramiento
Actividades Con base en los resultados de la evaluación, ¿cuáles metas requieren ser ajustadas?
¿Estas medidas implican la reasignación de funciones, recursos y plazos?
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Herramientas Para facilitar la presentación de los indicadores en las sesiones de evaluación se propone la siguiente tabla. También es útil presentar la información en gráficos para visualizar el resultado alcanzado con respecto a la meta.
Obje- tivo Meta Indi- cador Línea de base
Año 1 Año 2 Año 3
Meta Resultado Meta Resultado Meta Resultado
Resultados esperados
Al finalizar este paso el establecimiento educativo contará con un sistema de evaluación de los resultados del plan de mejoramiento implementado. Éstos serán registrados y analizados para establecer las medidas correctivas al plan.
Recomenda- ciones
Durante la semana de desarrollo institucional se puede llevar a cabo una jornada de trabajo para revisar las actividades realizadas y los resultados al- canzados. En ella el rector o director y su equipo de gestión socializarán los avances y presentarán las propuestas de ajustes, las cuales serán analizadas, validadas y adoptadas.