Concepto de las partidas que integran el componente.
Los ingresos por ventas representan montos originados en transferencias de productos, prestaciones de servicios o cualquier otro concepto análogo. Las cuentas a cobrar por ventas representan derechos del ente contra terceros originados en la venta de productos, prestación de servicios o cualquier otro concepto análogo.
Breve descripción de las actividades incluidas en el componente.
Órdenes de pedido. Una transacción de venta, se inicia con el ingreso de las órdenes de pedido (pedidos telefónicos, escritos o personales). En general, las órdenes de pedido se someten a autorizaciones relacionadas con el límite de crédito asignado al cliente, y con la disponibilidad del bien a vender.
Despacho de bienes y/o prestación de servicios. Se emplean para la selección física de los bienes que serán despachados y para la descarga de los registros de existencias. Un punto fuerte de control interno consiste en que una copia del remito sea firmada por el cliente o el transportista. Esta copia denominada “remito conformado”, es la evidencia del despacho y de la recepción de los bienes por parte del cliente.
Facturación. Las facturas se generan en forma manual o por sistemas computadorizados, en base a la información de los remitos, la referida a los precios y condiciones de venta.
Cobranzas. Para fortalecer los controles es conveniente el depósito íntegro e inmediato de las cobranzas en las cuentas corrientes bancarias.
Pautas para la comprensión y análisis del negocio. Tipos de productos vendidos y montos correspondientes. Margen de los productos vendidos.
Otorgamiento de descuentos o bonificaciones para las ventas de nuevos productos.
Utilización del leasing o de ventas en consignación como herramientas de comercialización. Acuerdos de garantías.
Tipos de canales de distribución. Naturaleza estacional del negocio.
Volumen de las transacciones en fechas cercanas al cierre.
Grado de dependencia hacia uno o un número limitado de deudores. Concentración de deudores en un mercado en particular.
Solidez financiera de los deudores significativos. Volumen de operaciones recurrentes.
Montos de ventas a empresas vinculadas. Acuerdos contractuales a largo plazo.
Cambios en la participación o en la magnitud del mercado.
Condiciones económicas adversas en la industria de los deudores.
Cambios significativos en la estructura de precios, términos y políticas de financiamiento, términos de garantías, calidad del producto, política de devoluciones, etc.
Controles de precios en el mercado. Otros controles gubernamentales.
Aspectos de valuación y exposición. El criterio de realización.
Las ventas se reconocen contablemente cuando se “realizan”. En el caso de ventas en cosas muebles, el hecho sustancial lo representa la tradición de la cosa vendida. Ante ventas de servicios, el hecho sustancial está dado por la efectiva prestación de los mismos.
Para las transferencias de bienes inmuebles la operación se perfecciona con la escritura traslativa de dominio o, no existiendo ésta, con el boleto de compra – venta y posesión en forma conjunta.
Aspectos específicos de valuación. Las cuentas a cobrar por ventas.
realización, es decir, es necesario dar un adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos por volumen o bonificaciones, las devoluciones y las estimaciones por irrecuperabilidad.
En contextos inflacionarios las cuentas a cobrar por ventas están incrementadas por un sobreprecio de inflación. Este sobreprecio o componente financiero implícito representa la cobertura a la inflación. El monto de este sobreprecio surge como diferencia entre el precio de contado y el precio a plazo. La valuación de las cuentas a cobrar por ventas debe tener en cuenta la existencia de estos componentes financieros implícitos. Así, al momento de la medición, las cuentas a cobrar deben incluir el precio de contado más los sobreprecios asignables al período transcurrido desde el origen de la transacción hasta la medición.
Las ventas.
Las ventas deben informarse en el estado de resultados por el valor correspondiente a las transacciones de contado. De otra manera se incluirían dentro de la línea de ventas conceptos relacionados con la financiación de las transacciones. Los sobreprecios por inflación deben informarse juntamente con los otros resultados financieros.
Aspectos de exposición.
En las cuentas a cobrar por ventas se expondrán como créditos a corto o largo plazo en función de su plazo de exigibilidad. Por otra parte, en función de su naturaleza, pueden distinguirse los créditos con garantías y sin garantías, los documentados y no documentados (o comunes).
Con relación a las cuentas regularizadoras deben deducirse de aquellas cuyas valuaciones ajustan. Controles: ambiente de control, controles directos y controles gerenciales.
Ambiente de control.
Algunas pautas que revelan potenciales errores o irregularidades como consecuencia de un débil ambiente de control son:
Alteración de la información de ventas, cuentas a cobrar y cobranzas de deudores incluida en los registros contables.
Registro de transacciones de ventas sin respaldo.
Omisión de información significativa sobre las ventas, cuentas a cobrar y cobranzas de deudores en los registros contables.
Controles directos.
Controles gerenciales y controles independientes.
Utilización de los planes anuales de ventas y el seguimiento y comparación de los resultados reales con los montos planificados y presupuestados.
Procedimientos empleados por la gerencia para controlar los márgenes de ganancia bruta por línea de producto.
Preparación de informes gerenciales y de excepciones para controlar: Cambios en los deudores y en los precios, Anticuación de las cuentas a cobrar, Días en la calle, Análisis de previsiones para deudores incobrables, Actividad por línea de producto y por deudor, Actividad de los diferentes departamentos incluyendo ventas, cobranzas, control de créditos y servicios al cliente, Análisis de los productos defectuosos, devoluciones y reclamos por garantías, Flujo de órdenes de pedido, contraórdenes y órdenes no cumplimentadas, Estudios de participación en el mercado, etc.
Utilización de procedimientos para la revisión de cuentas morosas incluyendo las causas.
Conciliaciones de los listados de cuentas control del mayor general para verificar la integridad de las cuentas a cobrar.
Control numérico de los documentos de despacho para asegurarse de que todos los despachos son facturados (integridad) y que los documentos faltantes son investigados.
Participación del departamento de auditoría interna en la confirmación de saldos de cuentas a cobrar durante el período, para comprobar la adecuada valuación de las cuentas a cobrar.
Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
El acceso al procesamiento de las órdenes de pedido y de la inclusión de los precios, así como a los registros de datos relacionados, está restringido.
Las listas de precios y los cambios a las mismas son aprobados por un funcionario del nivel apropiado.
Los pedidos son aprobados en cuanto a sus plazos, precios y crédito por un funcionario de nivel apropiado.
Los pedidos y datos sobre precios rechazados son identificados, analizados y corregidos en forma oportuna.
Los documentos de despacho que identifican deudor, cantidades, detalles de los productos y fechas, son preparados en forma completa y precisa, sólo sobre la base de pedidos aprobados. Los documentos de despacho son aprobados por un funcionario de nivel apropiado antes del
envío.
Los documentos de despacho son firmados por los transportistas, indicando la aceptación de las cantidades enviadas.
Los datos sobre todos los despachos de bienes y prestaciones de servicios son ingresados para su procesamiento en forma completa y precisa y sólo una vez.
El acceso a las funciones de procesamiento de los despachos y las prestaciones de servicios y a los registros de datos relacionados está restringido.
Los datos de despachos o prestaciones de servicios rechazados son identificados, analizados y corregidos en forma oportuna.
El acceso a las funciones de procesamiento de facturas y notas de crédito y los registros de datos relacionados está restringido.
Los bienes despachados y los servicios prestados son facturados en base a las condiciones y precios autorizados.
Las facturas son preparadas en forma precisa en lo referente al deudor, condiciones, cantidades, precios y cálculos.
Los datos de las facturas y notas de crédito son apareados con la documentación de lo pedido, despachado o prestación de servicios, y la recepción de bienes devueltos. Las diferencias son investigadas en forma oportuna.
Los datos de las facturas y las notas de crédito son procesadas en forma completa y precisa en el período contable adecuado.
Las cobranzas son adecuadamente identificadas e incluidas en un listado al ser recibidas e inmediatamente depositadas intactas.
Todos los datos de las cobranzas son ingresados para su procesamiento en forma completa y sólo una vez.
Las cobranzas son correctamente apropiadas a los saldos a cobrar.
Las cobranzas son procesadas en forma completa y precisa en el período contable adecuado. Controles generales.
Una adecuada segregación de funciones incompatibles en el área de ventas y cuentas a cobrar se manifiesta específicamente si:
Las funciones de ingreso de pedidos, asignación del crédito, despacho y facturación están segregadas de las funciones de cuentas a cobrar, mayor general y caja.
Las funciones de caja están segregadas de las del procesamiento de despachos, facturación, notas de crédito, cuentas a cobrar y mayor general.
Las funciones de cobranzas en efectivo están segregadas de las de pagos en efectivo.
Las funciones de cobranzas y preparación de depósitos están segregadas de las de registro de cobranzas y asientos del mayor general.
Las funciones de cobranzas están segregadas de las de preparación y aprobación de conciliaciones bancarias.
Factores de riesgo.
Factores de riesgo inherente.
Existe una cantidad significativa de nuevos deudores.
Los procedimientos de cobranzas han sido significativamente cambiados.
Los productos destinados a la venta están sujetos a cambios significativos de precios. La empresa depende de un número reducido de clientes o de contratos a precio fijo.
La introducción de nuevos productos de los competidores ha modificado la participación de mercado y los márgenes de utilidad.
Se utiliza un método complejo de estimaciones de ingresos por ventas. Las ventas son contabilizadas aun cuando existe el derecho de devolución. Aumentan las devoluciones de productos vendidos.
Las estimaciones de la gerencia sobre niveles de devoluciones, descuentos bonificaciones y deudores incobrables no fueron correctas.
Existen transacciones significativas entre empresas vinculadas. La actividad está sujeto a un control gubernamental de precios. Factores de riesgo de control.
Los límites de crédito son informales y no están sujetos a autorización.
Las cantidades despachadas frecuentemente difieren de las cantidades pedidas o no se comparan las cantidades despachadas con las facturadas.
Existe una acumulación de transacciones no procesadas.
Procedimientos de auditoría. Ingresos por ventas.
Procedimientos analíticos.
Efectuar un análisis comparativo entre los montos del período o ejercicio corriente, el anterior y los presupuestados, en relación con: Ventas por producto y línea, Márgenes brutos por producto y línea, Ventas del mes anterior y posterior al cierre, y Devoluciones y descuentos.
Revisar las conciliaciones de las cantidades despachadas con las facturadas, las pedidas y las descargadas del costo de ventas.
Considerar la razonabilidad global de las ventas multiplicando las unidades vendidas por un precio de venta promedio por producto.
Comparar las ventas máximas posibles con las contabilizadas y con las compras de insumos o con estadísticas de producción.
Pruebas de cumplimiento de controles.
Revisión gerencial de los estados financieros y comparación con montos presupuestados u otros datos para verificar la razonabilidad de: Ventas, Márgenes brutos, Devoluciones, descuentos o bonificaciones, y Gastos relacionados con las ventas.
Revisión gerencial y seguimiento de la información de: Fluctuaciones en volúmenes o montos de ventas por productos, Márgenes por productos, Ventas individualmente significativas, Cambios en los precios o cantidades.
El auditor debe obtener evidencia de que estos controles operan efectivamente y para ello debe verificar:
El nivel gerencial que efectúa las revisiones, el grado de independencia y conocimiento del negocio y sus operaciones.
El grado de detalle de los análisis. La periodicidad de las revisiones.
Evidencia del seguimiento de las situaciones inusuales o inesperadas detectadas.
Las conciliaciones de cantidades facturadas con las despachadas, las pedidas y registradas en el costo de ventas son revisadas y aprobadas por funcionarios de nivel apropiado.
Las listas de precios y los cambios a las mismas son aprobados por un funcionario de nivel apropiado.
Aprobación por parte de funcionarios del nivel apropiado de: Los pedidos en cuanto a plazos, precios y crédito, Documentos de despacho, antes de su envío, Las facturas y notas de crédito, Ajustes de facturas.
El auditor puede llevar a cabo entrevistas con los funcionarios a cargo de efectuar los controles y aprobaciones, seleccionar documentos e informes para buscar la evidencia o efectuar el seguimiento de las transacciones rechazadas.
Firma de los documentos de despacho por los transportistas.
Procesamiento íntegro de las órdenes de pedido, despachos de bienes y prestaciones de servicios, facturas y notas de crédito.
Registro de las facturas y notas de crédito en las cuentas individuales de los cliente.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos. Para una muestra de facturas:
Comparar con el listado de facturas emitidas.
Comparar los detalles con los documentos de despacho y de prestación del servicio, comparar el precio de venta con el listado de precios autorizados.
Verificar la exactitud matemática.
Comparar con la cuenta individual de cada deudor.
Para los remitos:
Comparar los detalles con las facturas correspondientes. Comparar las facturas con el listado de facturas emitidas. Para las notas de crédito:
Comparar con el listado de notas de crédito.
Comparar los detalles con la documentación de respaldo (incluyendo informes de recepción de bienes devueltos).
Verificar la exactitud matemática.
Rastrear en la cuenta individual de cada deudor. Revisión del corte de las operaciones.
Un corte inadecuado puede ser el resultado de errores de procesamiento no intencionales o de esfuerzos intencionales de acelerar o demorar el reconocimiento de ingresos, probablemente para alcanzar los objetivos de venta o de ganancias establecidos.
Las purbas de corte de operaciones deben ser coordinadas con el trabajo realizado en relacion con los bienes de cambio poniendo mayor énfasis en el corte de Inventario Fisico.
Los despachos pueden ser comparados con los asientos en los registros de existencias y de venta a fin de determinar si las ventas han sido contabilizadas en el período adecuado.
Las pruebas del corte deben efectuarse sobre los documentos emitidos antes y después del cierre del período contable.
El alcance de las revisiones posteriores debe extenderse hasta la fecha de finailziacion del trabajo del auditor.
Los documentos básicos sobre los cuales se efectúan las pruebas de corte son los remitos y facturas. Para efectuar las pruebas es necesaria la identificación de los últimos documentos emitidos en cada período. La prenumeración correlativa de tales instrumentos es requisito necesario para llevar a cabo este procedimiento.
En algunas industrias se presentan desfazajes entre la emision de la documentación-facturacion-y la entrega de los bienes. En este caso las pruebas de corte de transacciones se basaran en los remitos y debera analizarse la imputacion de las operaciones en cuentas corrientes correspondientes.
En otras la imputacion conable de las ventas tiene lugar con la facturación y bo con la entrega de los bienes. En estas situaciones el corte sera probado a partir de las facturas y debera evaluarse la integridad del registro de todas las transacciones.
Cobranzas de deudores. Procedimientos analíticos.
Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inusuales con respecto a: Cobranzas de deudores, y Cobranzas de deudores en relación con el nivel y tendencia de las ventas.
Revisar los asientos por cobranzas de deudores en las cuentas del mayor general para identificar ítems significativos o inusuales.
Comparar el nivel de cobranzas por cada vendedor. Pruebas de cumplimiento de controles.
Revisión y seguimiento gerencial de informes relativos a: Cobranzas de deudores previas al despacho de bienes o prestación de servicios, Cobranzas individualmente significativas, y Partidas inusuales en las conciliaciones bancarias.
Los cheques son endosados en forma restrictiva al ser recibidos. El auditor puede evaluar este control cuando toma arqueos de fondos y valores de caja.
Se emite un recibo que es entregado a los clientes por cada cobranza en el que se detallan los documentos cancelados. El recibo numerado constituye generalmente el documento que, si bien es de origen interno del ente auditado, respalda todas las cobranzas.
Las cobranzas son adecuadamente identificadas e incluidas en un listado al ser recibidas e inmediatamente depositadas intactas.
Los datos de los recibos son procesados en forma completa y precisa en el período contable correcto, incluyendo la transferencia de datos a otros sistemas.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
Generalmente se basan en una selección de documentos de cobranzas (recibos): Comparar con el listado de cobranzas.
Comparar con la boleta de depósito y el estado de cuenta bancaria. Comparar con la cuenta individual de cada deudor.
Otras pruebas son las relacionadas con la prueba del correcto corte de las transacciones de cobros, que se basan en el análisis de los recibos o de las imputaciones en los registros de caja entradas correspondientes a operaciones que tuvieron lugar en fechas cercanas al cierre de un ejercicio. Cuentas a cobrar por ventas.
Procedimientos analíticos.
Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inusuales con respecto a: Cuentas a cobrar, Cuentas a cobrar por canales de ventas y distribución o unidades de comercialización, Días en la calle, Anticuación de las cuentas a cobrar, Previsión para deudores incobrables como porcentaje de las ventas, Previsión para deudores incobrables como porcentaje de las cuentas a cobrar, Cargos por deudores incobrables.
Revisar las conciliaciones de los listados de cuentas a cobrar con la cuenta control del mayor general.
Comparar las cobranzas posteriores al cierre con las cuentas a cobrar a dicha fecha.
Pruebas de cumplimiento de controles.
Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos y las comparaciones con montos presupuestados para verificar la razonabilidad de: Cuentas a cobrar, Previsiones para deudores incobrables, y Cargos por deudores incobrables.
Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: Ventas individualmente significativas, Notas de crédito significativas, Saldos acreedores de cuentas a cobrar, Cuentas dudosas, cuentas en litigio y reclamos de deudores, Análisis de la anticuación de cuentas a cobrar, Saldos vencidos significativos, Cobranzas de cuentas previamente dadas de baja por incobrabilidad,
Cambios en los límites de crédito de los deudores, Cuentas dadas de baja por incobrabilidad, y Saldos de deudores que exceden los límites de crédito acordados.
Aprobación y revisión de las conciliaciones de los listados de cuentas a cobrar con la cuenta del mayor general por un funcionario de nivel apropiado.
Pruebas detalladas de transacciones y saldos.
Circularización de cuentas a cobrar, facturas pendientes, clientes específicos, etc. Obtener la anticuación de las cuentas a cobrar y:
Comparar los totales con el mayor general. Probar la exactitud matemática.
Observar la documentación respaldatoria de partidas individualmente significativas. Evaluar globalmente la razonabilidad de la anticuación de las cuentas a cobrar. Analizar la previsión para deudores incobrables:
Comprobar la exactitud matemática.
Considerar con la gerencia los procedimientos y la razonabilidad de las presunciones utilizadas.
Revisar la documentación respaldatoria de las cuentas dadas de baja seleccionadas y comparar con las registraciones efectuadas en las cuentas a cobrar individuales del deudor.
Circularización de cuentas a cobrar.
Las normas de auditoria establecen como punto necesario para reunir elementos de juicios validos. La aplicación del procedimiento de confirmaciones directas de terceros. Tambien aclaran que este procedimiento, al igual que otros enunciados, puede ser modificado o reemplazado por otros