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Sistemas de información para la toma de decisiones
por Ma. de la Luz Mendoza Uribe
Como se ha mencionado anteriormente, para Oz (2008, p. 6), “un sistema de información está formado por todos los componentes que colaboran para procesar los datos y producir información”.
Además Oz (2008, p. 11) comenta que “casi todos los sistemas de información empresariales están integrados por muchos sistemas con metas secundarias, todas las cuales contribuyen a la meta principal de la organización”.
Debido a ello podemos decir que un sistema de información empresarial esta integrado de varios sistemas y cada uno de ellos tiene un objetivo, por lo que los sistemas de información en la organización se integran como se muestra en la figura 1. “Tipos de sistemas de información”.
Como se puede observar se tienen tres grandes sistemas de información: los sistemas transaccionales, los sistemas de apoyo a las decisiones y los sistemas estratégicos.
Todos ellos se encuentran interrelacionados debido a que la información debe fluir a través de cada uno de ellos, además hay información que cada área funcional de la organización comparte con otras. Los sistemas transaccionales como se muestra en la figura 1. “Sistemas de información”, son la base para que la información fluya, ya que éstos sistemas son los que brindan soporte a los flujos de información que se generan en los procesos operativos de una organización, es decir su principal función es alimentar de información o datos al sistema, ya que los sistemas de apoyo a las decisiones explotarán y manipularán la información reunida por los sistemas transaccionales.
Cabe mencionar que estos sistemas se relacionan directamente con las áreas funcionales de la organización pues son las que proporcionan el servicio de información, además se dirigen principalmente a las áreas de ventas, mercadotecnia, administración, finanzas y recursos humanos, generalmente las áreas de producción y operaciones son las últimas en las que se inicia la automatización de sus procesos debido a que sus requerimientos funcionales son mucho más complejos, requieren de mayor cantidad de recursos computacionales, los programas son más especializados y específicos y requieren de un analista de sistemas con un alto nivel de especialización.
Para que estos sistemas funcionen correctamente es prioritario contar con una plataforma adecuada, que integre toda la información por medio de una sólida base de datos, como se puede observar en la Figura 2. “Sistemas transaccionales”.
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Sistemas de apoyo a las desiciones
Los sistemas de apoyo a las decisiones son sistemas que se utilizan comúnmente por los niveles gerenciales y entre los altos ejecutivos de la organización, ya que son las personas encargadas de tomar las decisiones que afectan los procesos y las decisiones de la organización.
Cohen & Asín define un sistema de apoyo a las decisiones como un “conjunto de programas y herramientas que permiten obtener de manera oportuna la información que se requiere durante el proceso de la toma de decisiones que se desarrolla en un ambiente de incertidumbre” (p.197).
Sin embargo ¿qué es una toma de decisiones?, ¿qué se entiende al escuchar este término?
“La toma de decisiones es un proceso mental mediante el cual un directivo recopila información y la utiliza”. Enciclopedia del management (1984, parr 1).
¿Quienes toman decisiones en la organización?, reflexiona: dentro de tu área de trabajo, ¿tomas tu las decisiones?, ¿las toma el gerente?, ¿los ejecutivos? ¿el personal operativo?.
Un punto relevante a destacar es que todos los integrantes de la organización en algún momento tomamos decisiones sobre nuestras labores; hay que considerar que la toma de decisiones se puede realizar en diferentes ares de la organización, además a diferentes niveles, hay decisiones que se tomarán en conjunto, hay otras que se toman de manera independiente, pero al final siempre habrá una decisión que tomar.
Por ello en los sistemas de apoyo de toma de decisiones es relevante conocer alguno de los modelos del proceso de toma de decisiones, para efectos de esta lectura tomaremos el que Cita Cohen de Slade y que se muestra en la figura 3.
Figura 3. Modelo del proceso de toma de decisión según Slade citado por Cohen & Asín (2005, p. 195)
Según el modelo de Slade el primer paso del proceso de toma de decisiones inicia con la identificación del problema, este paso es muy importante, ya que si no se tiene un problema sobre el cual tomar una decisión, no puede iniciar el proceso, si no existe un problema, a continuación se identifican las alternativas que existen de solución, en este punto existe la posibilidad de que existan varias alternativas, además hay alternativas que ya se han utilizado y las cuales se nombran viejas y hay alternativas o propuestas nuevas.
Cuando las alternativas son nuevas, se elige una si es pertinente se implanta, en caso de que no sea pertinente se genera otra, así sucesivamente se van evaluando todas las alternativas, hasta que se implanta una, de acuerdo a este modelo se tienen 2 situaciones o soluciones, una es identificar, elegir y en caso necesario evaluar la alternativa e implantarla.
En el otro caso se identifica el problema, se evalúa cada alternativa, si no se llega a generar una nueva alternativa de solución, entonces se abandona el problema, pues no hay solución para él.
Uno de los factores detonantes en el proceso de toma de decisión es el tiempo, ello se debe a que a veces se tiene un lapso de tiempo establecido para tomar una decisión. Por ejemplo si se descompone la computadora del director, se debe plantear la solución y tomar una decisión en el menor tiempo posible.
Ahora que ya se ha revisado el proceso de toma de decisiones, es necesario mencionar que dentro de los sistemas de apoyo a las decisiones se tienen diferentes tipos de sistemas, ello se da, porque en todos los sistemas se tomarán decisiones, lo que varía es que algunos son enfocados al nivel de operación, o su forma de toma de decisión es decir si son en grupo, a continuación en la figura 4. Se muestran diferentes tipos de sistemas de información que Cohen y Asín (2005) determinan.
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Sistemas de soporte para la toma de decisiones
Los sistemas de soporte para la toma de decisiones según Cohen y Asín (2005, p. 198) son aquéllos sistemas “que tienen como finalidad apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión mediante el empleo de modelos y herramientas computacionales”. Estos sistemas son utilizados en los medios y altos mandos de la organización pues ellos son los que a final de cuentas tienen la responsabilidad de tomar las decisiones que se realizarán, ya que el programa solamente apoya el proceso de toma de decisión.
Entre las características principales de los DSS Cohen & Asín (2005, p. 199) mencionan que se encuentran las siguientes: “Interactividad, Tipo de decisiones, Frecuencia de uso, Variedad de usuarios, Flexibilidad, Desarrollo, Interacción ambiental, Comunicación interorganizacional, Acceso a base de datos y Simplicidad”, en la Tabla 1, se explican a detalle cada una de estás características.
Característica Descripción
Interactividad Consiste en que el sistema sea capaz de interactuar con el usuario de manera sencilla, predecible, amigable y que de una respuesta rápida al usuario.
Tipo de decisiones Consiste en dar apoyo al proceso de toma de decisiones. Frecuencia de uso La finalidad del sistema es que sea utilizado por los
ejecutivos para realizar las labores correspondientes a la toma de decisiones, por lo que se utilizará de manera frecuente.
Variedad de usuarios El sistema debe ser capaz de dar apoyo a usuarios de diferentes áreas que se encuentran a nivel ejecutivo.
Flexibilidad El sistema debe ser flexible y dar apoyo a los diferentes estilos de administración.
Desarrollo Consiste en permitir que con la información que se brinde al ejecutivo, por ejemplo datos en Excel, el mismo pueda crear modelos que sean pertinentes para la toma de decisiones.
Interacción ambiental
Consiste en la capacidad del sistema de relacionarse con otros sistemas o con información que se tiene ajena al sistema.
Comunicación interorganizacional
Debe permitir y brindar comunicación a los diferentes niveles operativos de la organización.
Acceso a base de datos
El sistema deberá permitir el acceso a las bases de datos, considerando siempre los diferentes tipos de usuarios. Simplicidad Su interface y el manejo del sistema debe ser lo más
sencillo y predecible que se pueda; ello es que sea muy fácil de utilizarlo.
Módulos funcionales
Módulos funciones, cuando hablamos del desarrollo de un sistema de información como tal, los módulos se refiera las subares que conforman un sistema, por ejemplo el módulo de contabilidad, el modulo de producción, el módulo de administración, la división del sistema por módulos se realiza con la intención de poder eficientar las tareas de diferentes áreas funcionales de la organización.
Este aspecto de modularidad es importante en los sistemas de soporte a la toma de decisiones, ya que permiten que el sistema sea sencillo de utilizar para el usuario; además de que permitirá al sistema crear sus propios modelos.
¿Cómo que un modelo?, ¿no hace eso el sistema?, a veces debido a la complejidad y necesidad de los tomadores de decisión, los mismos deben realizar modelos que les permitan la solución de una situación en particular, si el sistema tuviera modelos por cada situación que se presenta, realmente sería muy difícil, ello por que los modelos pueden ser diferentes y además pueden utilizarse esporádicamente, inclusive solamente una vez, por ello un sistemas de soporte a la toma de decisiones debe brindar al usuario los insumos (información) pertinente y sencilla que le permita realizar al usuario un modelo de decisión.
Antes de ahondar en el tema es necesario mencionar que los modelos de decisión son “mecanismos que tiene el tomador de decisiones (Administrador) para encontrar la solución a un problema dado”, Cohen y Asín (2005, p. 202).
¿Cómo puede el tomador de decisiones crear sus modelos con base al sistema de información?
La forma en que funciona es la siguiente, inicialmente el usuario pide al sistema información específica, por ejemplo: si requiero todas las ventas que se han realizado en la última semana, esa información además de observarse, el sistema debe permitir al usuario exportara en alguna aplicación por ejemplo en la hoja de cálculo, este documento será la entrada o el insumo que requiere el usuario para desarrollar su modelo de decisión.
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De esta manera el usuario crea su modelo, es importante considerar en la creación del modelo, que este mismo puede tener varios escenarios, es decir un modelo puede tener diferentes consideraciones, un ejemplo claro es una financiera, ya sea en el banco o cono instituciones financieras algunas de ellas tienen modelos que pueden tener varios escenarios.
Si una persona pide un préstamo de 10,000 pesos, por 2 años a una tasa de interés del 22% el modelo debe mostrar todos los pagos que se harían, así mismo el desplegar información como el iva, interés por cada pago etc, ese mismo modelo puede tener condiciones diferentes, esto sería el escenario 2, y si se pide el mismo préstamo, con la misma tasa de interés pero a un plazo de 3 años, ¿qué sucedería?, el escenario 2 mostrará la misma información pero con la consideración de un lapso mayor de tiempo.
Estos escenarios pueden variar en condiciones, pero la información que se toma del sistema y la estructura general del modelo es el mismo, lo que pueden cambiar son pequeñas condiciones.
El desarrollo de un modelo implica el uso de 2 herramientas, las cuales Cohen y Asín (2005, p. 201) clasifican en “herramientas de hardware y de software”.
Las herramientas de hardware podemos decir que son todos los dispositivos electrónicos que se requieren para el uso del sistema y el desarrollo de modelos, entre estos dispositivos se encuentran desde computadores, multifuncionales, pantallas y cámaras digitales, hasta dispositivos multifuncionales.
Las herramientas de software se refieren a todos aquellos programas que permitirán el uso de los dispositivos electrónicos necesarios para los sistemas de información y desarrollo de modelos, como: sistemas de información, hojas de cálculo, procesadores de texto, programas para realizar presentaciones electrónicas, entre otros.
En la figura 5, se pueden observar los componentes y herramientas que Cohen y Asín (2005, p. 202), mencionan son parte de un sistema de soporte para la toma de decisiones.
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Cada uno de estos módulos funcionales se explican con detalle en la tabla 2, que se muestra a continuación:
Módulos funcionales Descripción
Manejo de modelos.
Permite al usuario utilizar modelos que ya han sido desarrollados y que además se encuentran disponibles en el sistema.
Manejo y
administración de
datos. Permite a los usuarios manipular información (datos) que se encuentran almacenados en las bases de datos corporativas, locales o en línea.
Desarrollo de
aplicaciones. Permite al usuario descargar información para crear sus propios modelos y escenarios. Interfaces gráficas,
reportes y consultas. Permite al usuario una fácil y rápida interacción a través de interfaces gráficas sencillas; obtener información a través de reportes y consultar en tiempo real la información que se encuentra almacenada en las bases de datos.
Base de datos
corporativa. Se refiere a la base de datos en la que se encuentra almacenada la información que pertenece a toda la organización.
Bases de datos locales y archivos propietarios.
Se refiere a las bases de datos que se encuentran de forma local en la computadora de los usuarios, esta información puede ser tomada de las bases de datos corporativas; además de ser almacenada y utilizada en los equipos de los usuarios. .
Bases de datos
pública y en Internet. Se refiere a las bases de datos que se encuentran en Internet.
Tabla 2. Módulos funcionales
Una de las consideraciones que no hay que perder de vista; es la referente a las actualizaciones del sistema de información; cuando se planea o plantea una actualización, en ella se pueden realizar las propuesta de implementar modelos que han sido desarrollados por el usuario y que se utilizan frecuentemente en su labor diaria, ello con la finalidad de mantener el sistema en constante evolución a través de la integración de mejoras al sistema.
Finalmente cabe mencionar que una de las herramientas de software más utilizada para la creación y desarrollo de modelos es el programa de hoja de cálculos, ello se da porque el programa permite al usuario realizar cálculos complejos; además de contar con funciones avanzadas para el manejo de información.
Referencias
Cohen, D. y Asín, E. (2005). Sistemas de Información para los negocios. Cuarta
Edición. México: Mc Graw Hill.
Enciclopedia del management (1984). El proceso de toma de decisiones. Recuperado el 07 de Junio del 2012 de la base de datos Océano Superior, de:
http://oceanodigital.oceano.com/Universitas/welcome.do?at=lp&prd=6&login=uveg&password=biblio teca
Oz, E. (2008). Administración de los sistemas de información. Quinta Edición. México: Thomson Learning.
Stoner, J. A., Freeman, R. E., y Gilbert, D. R. (1996). Administración Sexta Edición. México: Pearson Educación.
Laudon, K. C. (2004). Sistemas de información gerencial. Disponible en:
http://200.78.233.88/bibliotechnia20/index.php?option=com_libros&task=read&id=798&
bookmark=0&Itemid=6
Recurso disponible en Biblioteca Digital UVEG.
Stephen, P. (2005). Administración. Disponible en:
http://www.bibliotechnia.com/bibliotechnia20/index.php?Itemid=6&option=com_libros&t
ask=read&id=912&bookmark=10 Recurso disponible en Biblioteca Digital UVEG.
