Manual de Procesos Procedimientos

(1)

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE

Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES

(2)

Página | 2 TABLA DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCION 3 2. OBJETIVO 3 OBJETIVOS ESPECIFICOS 3 3. ALCANCE 4 4. COMPONENTE INSTITUCIONAL 5 VISION INSTITUCIONAL 5 MISION INSTITUCIONAL 5

ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL 5

5. MARCO CONCEPTUAL 6

6. CLASIFICACION DE PROCESOS 7

7. CODIFICACION DE PROCESOS 9

8. METODOLOGIA 10

9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL 15

MAPAS DE PROCESOS 15

MACROPROCESO 17

CLASIFICACION DE PROCESOS 17

CODIFICACION DE PROCESOS 23

(3)

Página | 3 1. INTRODUCCION

El Manual de Procesos y Procedimientos, es una herramienta que permitirá al Ministerio de Trabajo Empleo y Previsión Social (MTEPS), integrar una serie de acciones encaminada a agilizar el trabajo derivado de su mandato, y mejorar la calidad de servicios, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del usuario.

Este Manual está dividido en dos partes, la primera comprendida por el componente institucional, teórico conceptual, normativo y donde se describe la metodología utilizada para la elaboración del mismo. En la segunda parte, se desarrollan los macroprocesos y se expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo. Contiene además, las unidades organizacionales y puestos que intervienen, precisando sus responsabilidades.

Es importante señalar que los manuales de procesos y procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.

2. OBJETIVO

El presente Manual de Procesos y Procedimientos de Servicios Priorizados de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional (DGTHSO), tiene como objetivo principal, fortalecer los mecanismos de sensibilización que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Método Estándar de Control Interno.

Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

El presente Manual de Procesos y Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo-operativo tiene como objeto:

 Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones, de algunos servicios priorizados, de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Dirección General de Asuntos Sindicales.

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

 Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

(4)

Página | 4

 Incrementar la eficiencia de los funcionarios, estableciendo parámetros claros sobre lo qué deben hacer y cómo hacerlo.

 Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones.

 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

 Presentar la visión integrada de cómo opera el MTEPS.

 Precisar la secuencia lógica de los pasos que se compone cada uno de los procedimientos.

 Servir como medio de integración y orientación para funcionarios de nuevo ingreso, facilitando su inducción e incorporación a su unidad orgánica.

3. ALCANCE

El presente Manual de Procesos y Procedimientos, abarca procesos de la Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional y de la Dirección General de Asuntos Sindicales, de acuerdo al siguiente detalle:

Dirección General de Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional

1. Registro Obligatorio de Empleadores - ROE

2. Presentación Trimestral de Planillas de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo 3. Visado de Planillas de Aguinaldo

4. Registro de Finiquitos

5. Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Nacionales) 6. Registro y Visado de Contratos de Trabajo (Extranjeros) 7. Sistema de Registro de Asistencia

8. Registro Convenio Salarial 9. Registro de Convenios Laboral 10. Fondos en Custodia

11. Ingreso y Revisión de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios

12. Verificación y Aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios

13. Registro Nacional de Profesionales / Técnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del Trabajo

14. Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

15. Diseño de Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

16. Programación, Ejecución y Evaluación de la Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional

Dirección General de Asuntos Sindicales

(5)

Página | 5 18. Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales

19. Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente 20. Declaratoria en Comisión Sindical Transitoria

21. Denuncia por Violación de Fuero Sindical 22. Ampliación de Mandato de Directiva Sindical 23. Desembolso para Eventos Sindicales

24. Desembolso para Refacción de Sedes Sindicales 25. Personería Jurídica de Organizaciones Sindicales

4. COMPONENTE INSTITUCIONAL

El Ministro de Trabajo, Empleo y Previsión Social, es la principal autoridad en dar cumplimiento a las normas laborales y en promover la generación de empleos dignos y sostenibles del país, y se constituye en el líder de la construcción de una Bolivia digna, soberana y productiva.

VISION INSTITUCIONAL

"Al 2015 el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social ha ejecutado con efectividad políticas de preservación y promoción de empleo digno, ha ampliado y mejorado la protección y dignificación del trabajo, fiscalizando y garantizando el ejercicio de los derechos fundamentales y socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores del Estado Plurinacional; ha contribuido a cualificar la gestión pública y las condiciones de trabajo de las servidoras y los servidores públicos; ha promovido políticas de fomento, control y fiscalización del sistema cooperativo, implantando una Gestión Pública por Resultados, logrando ser una entidad eficaz, eficiente, transparente, participativa, prestando servicios de calidad; cuenta con personal competente y comprometido con el proceso de cambio; bajo una plataforma del gobierno electrónico"

MISION INSTITUCIONAL

"Contribuir a la preservación y promoción de empleo digno; garantizar, proteger y promover el cumplimiento de los derechos socio laborales de las trabajadoras y los trabajadores, así como de las servidoras y servidores públicos; promover el desarrollo de la economía social cooperativa y erradicar toda forma de explotación, exclusión y discriminación".

ATRIBUCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL

Se detallan a continuación las atribuciones del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, relacionadas al objeto del presente Manual:

a. Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades.

(6)

Página | 6 b. Resolver en última instancia todo asunto administrativo que corresponda al Ministerio.

c. Garantizar la inserción y estabilidad laboral de toda la población, considerando la equidad de género, así como de las personas con discapacidad, prohibiendo el despido injustificado.

d. Promover, garantizar y desarrollar una normativa administrativa para el acceso al trabajo e inamovilidad laboral de las mujeres en estado de embarazo y del progenitor, hasta que la hija o el hijo cumpla un año de edad.

e. Proteger las relaciones laborales emergentes de la actividad económica de las pequeñas unidades productivas urbanas y rurales, por cuenta propia y gremialistas.

f. Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre. g. Prevenir y resolver los conflictos individuales y colectivos emergentes de las relaciones laborales. h. Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa

de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible.

i. Impulsar, reconocer y garantizar el derecho a la negociación colectiva, en el marco del diálogo social y tripartismo en materia de trabajo.

j. Promover y vigilar el cumplimiento de la legislación nacional y los convenios internacionales en materia de su competencia.

5. MARCO CONCEPTUAL

El Manual de Procesos y Procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad organizacional, o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el manual de procesos y procedimientos no es un fin en sí mismo, sino un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia.

Mapa de Procesos

El mapa de procesos es una representación gráfica que ayuda a identificar y visualizar los procesos que existen en una institución o unidad organizacional y su interrelación entre ellos.

Macroproceso

Secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirigen la organización.

Proceso

Un proceso puede definirse como el conjunto de actividades sistematizadas a través de las cuales un conjunto de insumos son transformados en uno o varios productos con utilidad incremental para un cliente interno o externo.

(7)

Página | 7 Subproceso

Un subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos claros. Un subproceso es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte de un proceso más grande.

Procedimiento

Un procedimiento puede definirse como “la forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso”. Los procedimientos documentados posibilitan el establecimiento de la forma de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrándose en la forma en la que se debe trabajar o que se deben hacer las cosas para llevar a cabo una determinada tarea.

6. CLASIFICACION DE PROCESOS

Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su funcionamiento es imprescindible determinar claramente los procesos que la componen y sus características principales. En otras palabras, es necesario conocer en forma precisa cuáles son los procesos que se desarrollan en la entidad, diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misión y objetivos y los que apoyan y facilitan a los primeros. Utilizando este criterio para diferenciar sus características principales, la clasificación más apropiada de los procesos que componen una organización, es la siguiente:

Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente

Son Procesos Sustantivos, Primarios o de Cliente todos aquellos que conducen directamente al cumplimiento de los objetivos o finalidad de la entidad, dando por resultado un producto (bien o servicio) que es recibido por un cliente externo.

Estos procesos tienen las siguientes características:

Su relación directa con la misión y objetivos de la organización los coloca en la prioridad para su mejora en relación al resto de los procesos y actividades de la organización.

La definición, alcance y proyección de estos procesos están determinados primordialmente por las aspiraciones, necesidades y expectativas del usuario/ciudadano.

Si el proceso falla, el primero en recibir el impacto y enterarse es el destinatario final (usuario/ciudadano). Un ejemplo clásico es la no recepción del bien / servicio solicitado.

(8)

Página | 8 Procesos de Apoyo, Secundarios o Administrativos

Aunque pueden ser invisibles para el destinatario final, su existencia y operatividad aseguran que los objetivos de los procesos primarios se cumplan. En muchos casos se los conocen como “de apoyo”, denominación que evidencia su finalidad: aportar sustentabilidad operativa a los procesos primarios y así lograr la satisfacción de los clientes.

Los Procesos Sustantivos, de Apoyo, Secundarios o Administrativos cumplen, en general, con las siguientes características:

Se desprenden del análisis y el diseño de los procesos primarios. Es decir, cuando se implementan los elementos operativos dirigidos a satisfacer al cliente, surgen como parte indispensable para sustentar el desarrollo de los mismos.

Su falla puede producir algún impacto en el cliente externo pero sólo en forma indirecta, es decir como consecuencia de su incidencia negativa en el desarrollo de las actividades de los procesos primarios. Generalmente están relacionados con los clientes internos y su alcance y grado de eficiencia es monitoreado primordialmente por los recursos humanos de la organización.

Procesos de Gestión

Su finalidad es la de monitorear y evaluar los avances y la eficiencia de la organización vista como un conjunto de procesos interrelacionados por un mismo objetivo o misión. Facilitan y apoyan los procesos relacionados directamente con los clientes. Para diferenciarlos de los procesos de Apoyo o Administrativos, es importante destacar que rara vez están relacionados con la operatividad diaria sino que son más atemporales y desarrollados en el tiempo. Un claro ejemplo de Procesos de Gestión son el Planeamiento Estratégico o la información generada para la toma de decisiones de las autoridades. Los Procesos de Gestión presentan, en general, las siguientes características:

Su actividad y desarrollo son llevadas adelante por personal con responsabilidades jerárquicas relacionadas con la Alta Dirección.

Aunque las actividades mejor identificadas con este tipo de procesos estén encuadradas con el planeamiento, la asignación de recursos y la definición de objetivos, su misión también se centra en coordinar y cohesionar el resto de los procesos, tareas y actividades de la organización.

(9)

Página | 9 CLASIFICACION DE PROCESOS

PROCESOS SUSTANTIVOS PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE GESTION

FINALIDAD Cumplimiento de los

objetivos fundamentales de la entidad

Dar apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos

Organizar y facilitar la conducción de la totalidad de los procesos de la entidad

DESTINATARIO Tocan al beneficiario final. Su desarrollo tiene relación directa con las aspiraciones, demandas y expectativas del usuarios/ciudadano

Generalmente dirigidos a un cliente interno. Pueden no ser visibles a los clientes externos

La propia organización y la coordinación de todos los procesos

CARACTERISTICAS Si fallan, los clientes externos son los primeros en enterarse

Se desprenden del diseño y análisis de los procesos primarios Generalmente son los primeros en automatizarse y sufrir algún método de autocontrol Tienen incidencia en el desarrollo futuro de la entidad

Cuadro 1. Clasificación de procesos

7. CODIFICACION DE PROCESOS

La codificación de los procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, se realiza en base a los macro procesos identificados y a los procesos, subprocesos y procedimientos que de él se despliegan. El código de los procesos está conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos con el objetivo de permitir una identificación clara e inequívoca de cada uno de ellos.

Para ello, los códigos están elaborados sobre la siguiente estructura:

Gráfico 1. Codificación de Procesos

01 - TRA - 01 - 01

Código

Macroproceso _SubprocesoCódigo

Código Procedimiento Código

(10)

Página | 10 8. METODOLOGIA

Para la actualización, normalización, documentación y difusión del Manual de Procesos y Procedimientos del MTEPS, se ha adoptado una metodología que permite cumplir con estándares de calidad, en el servicio y en la gestión organizacional, y que además lo configura como una herramienta de acceso y consulta permanente por parte de todos los usuarios internos y externos.

En primer lugar se hizo necesario establecer la misión del servicio pues esta permite identificar el objetivo fundamental del mismo y su razón de ser, articulado a ello se identificó hacia quienes se dirige el servicio, para finalmente establecer la mejor forma de prestarlo, así:

Gráfico 2. Concepto de Proceso

De esta manera cada proceso trabajado, cuenta con una ficha de descripción del mismo que especifica una serie de detalles inherentes al proceso en cuestión. El formato y detalle de cada campo desarrollado se muestra en el cuadro siguiente:

•Qué hacemos para cumplir nnuestro mandato?

PRODUCTOS Y

SERVICIOS

•Cómo lo hacemos?

PROCESO

•Para quienes lo hacemos?

CLIENTES

(11)

Página | 11 FICHA DE DESCRIPCION MACRO PROCESO – PROCESO - SUBPROCESO - PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO CODIGO PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

 Hoja de Descripción del

Proceso/Sub

Proceso/Procedimiento Procedimientos (Flujogramas)

 Anexos (Formularios)

 Guía de Usuario

1. MISION DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Razón de ser del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

2. ALCANCE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

A quienes se dirige y/o afecta el servicio

3. OBJETIVOS DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

Finalidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

4. RESPONSABLE DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO 5. RECURSOS NECESARIOS

Nombre de la unidad o cargo que se responsabiliza de todo el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Recursos requeridos para llevar ejecutar el proceso en términos, humanos, tecnológicos, financieros, infraestructura, de acuerdo al caso

6. COMPONENTES DEL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

SUB PROCESOS CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO

Subprocesos que hacen al proceso

Procedimientos que hacen al subproceso

7. INSUMOS/PRODUCTOS/AREAS INVOLUCRADAS

INSUMOS PRODUCTOS AREAS INVOLUCRADAS

Identificación de los principales insumos y requisitos necesarios para iniciar el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Identificación del producto con el cual finaliza el Proceso/Sub

Proceso/Procedimiento

Listado de las unidades organizacionales que

intervienen en el desarrollo del Proceso/Sub

8. INTERACCIONES 9. PASOS DEL PROCESO/SUB

PROCESO/PROCEDIMIENTO

 Unidades organizacionales con las que se comparte la

responsabilidad del Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

 Indice de las Hojas de Descripción del

Proceso/Sub Proceso/Procedimiento y respectivos flujogramas

10. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB PROCESO/PROCEDIMIENTO

11. REGISTROS UTILIZADOS EN EL PROCESO/SUB

PROCESO/PROCEDIMIENTO

Listado de documentos que son utilizados en el Proceso/Sub Proceso/Procedimiento

Listado de principales registros que permiten el seguimiento del Proceso/Sub

(12)

Página | 12

12. TIEMPO MEDIO DE EJECUCION 13. NORMATIVA RELACIONADA

Tiempo en el cual debe realizarse el Proceso/Sub

Proceso/Procedimiento en función de experiencias previas

Listado de normas y políticas que deben tomarse en cuenta para el desarrollo del Proceso/Sub

14. OBSERVACIONES

Cuadro 2. Ficha de Procesos

A partir de la ficha se desarrollaron los procesos, ya optimizados, en la hoja de descripción del proceso, sub proceso y/o procedimiento de acuerdo a lo corresponde.

PROCESO (Código): Nombre

SUBPROCESO (Código): Nombre

PROCEDIMIENTO (Código): Nombre

RESPONSABLE No. TAREA DOCUMENTOS/ FORMULARIOS Nombre del puesto encargado de realizar la tarea especificada

Descripción de la tarea o acción a ejecutarse Documentos de entrada, que

inician, y/o salida, que genera, la tarea

Cuadro 3. Hoja de Descripción de Procesos

Finalmente, los procesos, subprocesos y/o procedimientos, son expuestos gráficamente, por los que se presentan en los correspondientes flujogramas, bajo el siguiente formato:

(13)

Página | 13

Cuadro 4. Flujograma

Para la elaboración de los flujogramas la simbología utilizada es la siguiente:

CUADRO DE SIMBOLOS

Estado de Inicio: Se utiliza para indicar el inicio del diagrama de

flujo.

Tarea o actividad: Representa la realización de una operación o

actividad relativa a un procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo donde

son posibles varios caminos alternativos. Normalmente tiene dos salidas “Si” o “No”, abierto/cerrado.

Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra,

se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Retorno: Se utiliza para retornar a una tarea específica, detalla el

paso al que se debe regresar.

Tarea

PROCEDIMIENTO (Código) : Nombre Página 1 de 1

CARGO RESPONSABLE ELABORADO: Fecha de elaboración

APROBADO POR: VERSIÓN DEL PROCESO: VIGENTE: SI NO

RESPONSABLE DEL PROCESO: Area Responsable

Actor 3 Actor 2

(14)

Página | 14 Fin: Indica la finalización del diagrama de flujo.

Estado de detención: Denota una pausa en el procedimiento,

que puede ser semanal, trimestral, anual o variable dependiendo el caso.

Referencia a procedimiento: Denota enlace a otro

procedimiento.

Base de Datos: Se utiliza para representar el almacenado de los

datos en el sistema.

Referencia a otra página: Articula dos componentes de un

diagrama en páginas diferentes, a través de un conector en la salida de una página y otro en la entrada de la siguiente página.

Conectores: Conectan los símbolos señalando el orden en que se

deben realizar las distintas operaciones.

(15)

Página | 15 9. PROCESOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISION SOCIAL

Sobre la base precedente, a continuación se presentan los componentes específicos de los procesos objetos del presente documento.

Mapa de Procesos

DIRECCION GENERAL DE TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

Gráfico 3. Mapa de Procesos de la Dirección General de Trabajo Empleo y Previsión Social PROCESOS RELEVADOS PROCESOS RELEVADOS PROCESOS RELEVADOS PROCESOS RELEVADOS TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL Laboral Higiene y Seguridad Ocupacional Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios Registro Nacional de Profesionales / Técnicos de Seguridad Ocupacional y Medicina del Trabajo Ingreso y Revisión Verificación y Aprobación Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional Inspecciones Técnicas in situ Investigación de Accidentes de Trabajo Presentación Trimestral de Informes Presentación Anual de Informes Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional Diseño Programación, Ejecución y Evaluación Sistema Estadístico Registro Obligatorio de Empleadores Presentación de Planillas

Registro vía Web para empresas nuevas Ingreso en Ventanilla Revisión de documentos

Baja Permanente o Temporal del ROE Actualización, Re-impresión o Perdida del

ROE Multas ROE Planillas trimestrales Aguinaldo Retroactivas Primas Registro de Finiquitos Cronograma Presentación Observadas Rezagadas Revisión Archivo Registro y Visado de Contratos Nacionales Extranjeros Control de Asistencia Manual Sistema de Registro de Asistencia Automática Convenios Salariales Registro Verificación

Convenios Laborales Registro

Visado de Certificado de Trabajo Nacionales Extranjeros Fondos en Custodia Certificación de Años de Servicio Atención de Denuncias Inspectoría Conflictos Colectivos (Pliego de Reclamaciones) Atención a usuario Posesión

(16)

Página | 16 DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS SINDICALES

Gráfico 4. Mapa de Procesos de la Dirección General de Asuntos Sindicales

PROCESOS RELEVADOS PROCESOS RELEVADOS PROCESOS RELEVADOS ASUNTOS SINDICALES Personería Jurídica Directivas Sindicales Declaratoria en comisión sindical transitoria

Denuncia por falta de rendición de cuentas Denuncia por violación a fuero sindical Modificación de Estatuto Orgánico de Organizaciones Sindicales Cambio de Razón Social de Organizaciones Sindicales Solicitud de desembolso de Cuenta de Multas, atrasos y sanciones disciplinarias Rendición de cuentas de Multas, atrasos y sanciones disciplinarias Aprobación de rendición de cuentas Desembolso para refacción de sedes sindicales Desembolso para eventos sindicales Condecoraciones Ampliación de Mandato de Directiva Sindical Capacitación Sindical Organizaciones Sindicales Dirigentes Sindicales Autorización de la Personería Jurídica Reconocimiento de Directivas Sindicales Rendición de Cuentas de Organizaciones Sindicales Instrucción de desembolso a empleadores Apoyo económico a Organizaciones Sindicales Apoyo a la gestión económica de las Organizaciones Sindicales Programación Ejecución Registro Único de Organizaciones Sindicales Actualización del Registro Único de Organizaciones Sindicales

(17)

Página | 17 Macroproceso

Se encuentran, al igual que los procesos, subprocesos y procedimientos, identificados en la codificación de procesos.

Clasificación de Procesos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social

Los procesos que son parte de este Manual de Procesos y Procedimientos, corresponden en su totalidad a procesos sustantivos del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, el cuadro siguiente especifica: Atribución, referida a la atribución otorgada al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social para cumplir con su mandato.

Finalidad: al cumplimiento de los objetivos del Ministerio Destinatario: beneficiario final

Características: acciones por incumplimiento Producto: resultado final

ATRIBUCION FINALIDAD DESTINATARIO CARACTERISTICAS PRODUCTO

ROE Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Registrar a empleadores en general Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas Inaccesibilidad a servicios del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social Imposibilidad de acceder a licitaciones, procesos de contratación o financiamiento bancario Certificado de Registro Obligatorio de Empleadores Planillas Trimestrales de Sueldos y Salarios y Accidentes de Trabajo Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en materia salarial Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas Sanciones económicas por incumplimientode la presentación de planillas trimestrales Inspección laboral Declaración Jurada de Presentación de Planillas Trimestrales Planillas de Aguinaldo Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, Verificar el cumplimiento de la normativa vigente, en Sociedades Comerciales, Empresas Unipersonales, Sanciones económicas por incumplimientode la presentación Declaración Jurada de Presentación de Planillas de

(18)

Página | 18

privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades

materia salarial Sociedades Cooperativas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles y Empresas Públicas de planillas de aguinaldo Inspección laboral Aguinaldo Registro de Finiquitos Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Verificar el pago oportuno y justo de finiquitos Empleado/Trabaj ador/Obrero/Ben eficiario Sanciones económicas por incumplimiento en la cancelación oportuna del aguinaldo Finiquito registrado Registro y Visado de Contratos de Trabajo Nacionales Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley Empleadores y Empleados Contrato laboral visado Registro y Visado de Contratos de Trabajo Extranjeros Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre Verificar que el contrato laboral se encuentre bajo los lineamientos de Ley Empleadores y Empleados Sanciones económicas por incumplimiento en la fecha de presentación del contrato Contrato laboral visado Sistema de Registro de Asistencia Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Autorizar el sistema de control de asistencia de las empresas Empleadores y Empleados Registros de Asistencia autorizados Registro Convenio Salarial Erradicar el trabajo forzoso o cualquier otra forma análoga de explotación y servidumbre Verificar el cumplimiento de pagos retroactivos e incrementos salarial Empleadores y Empleados Denuncias por incumplimiento de Convenio Salarial Inspección laboral Incremento salarial Registro Convenio Erradicar el trabajo forzoso o cualquier Verificar el cumplimiento de Empleadores y Empleados Denuncias por incumplimiento

(19)

Página | 19

Laboral otra forma análoga

de explotación y servidumbre

los convenios laborales suscritos entre los empleadores y empleados de Convenio Laboral Inspección laboral Fondos en Custodia Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Custodiar los montos por concepto de pago de finiquitos no efectivizados Empleado/Trabaj ador/Obrero/Ben eficiario Sanciones económicas por incumplimientoen la fecha de pago de finiquito Seguridad del pago del finiquito custodiado al beneficiario Ingreso y Revisión de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Verificar el cumplimiento de la elaboración, revisión y aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional Actividad Económica Sanciones económicas por incumplimiento de esta obligación Inspecciones laborales Plan de Higiene y Seguridad aprobado Verificación y Aprobación de Planes de Higienes y Seguridad Ocupacional y Manual de Primeros Auxilios Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Verificar el cumplimiento de la elaboración, revisión y aprobación de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional Actividad Económica Accidentes laborales Sanciones económicas por incumplimiento de esta obligación Inspecciones laborales Plan de Higiene y Seguridad aprobado Registro Nacional de Profesionales/ Técnicos de Seguridad Ocupacional y Mediana del Trabajo Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de Registrar a los Profesionales/ Técnicos a nivel Nacional Profesionales / Técnicos interesados Inaccesibilidad a contratos para la elaboración de Planes de Higiene y Seguridad Ocupacional Registro de Profesional / Técnico autorizado

(20)

Página | 20

oportunidades Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Verificar el establecimiento de Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional Actividad Económica

Inspección laboral Informes Trimestrales Informe Anual de actividades Diseño de Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Difundir conocimientos y practicas básicas en temas de higiene y seguridad ocupacional Actividades Económicas / Empleados Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales Programa de difusión y capacitación Programación, Ejecución y Evaluación de la Capacitación en Higiene y Seguridad Ocupacional Proteger y garantizar el trabajo digno en todas sus formas (comunitario, estatal, privado y social cooperativo) considerando la equidad laboral, de ingresos y medioambiental, así como la igualdad de oportunidades Difundir conocimientos y practicas básicas en temas de higiene y seguridad ocupacional Actividades Económicas / Empleados Accidentes laborales Denuncias Inspecciones laborales Programa de difusión y capacitación Registro Único de Organizaciones Sindicales Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Registrar a las Organizaciones Sindicales Organizaciones Sindicales Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal Organización sindical registrada Actualización del Registro Único de Organizaciones Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la Actualizar la base de datos de los Registros de las Organizaciones Organizaciones Sindicales Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal Organización sindical registrada

(21)

Página | 21

Sindicales defensa de sus

intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Sindicales Reconocimient o de Directivas Sindicales y Declaratoria Sindical Permanente Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Reconocer a las Directivas Sindicales Organizaciones Sindicales Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal Resolución Ministerial que aprueba la solicitud de Reconocimiento de la Directiva Sindical Declaratoria en Comisión Sindical Transitoria Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Organizaciones Sindicales Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal Resolución Ministerial de Declaratoria Sindical Transitoria Denuncia por Violación de Fuero Sindical Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Organizaciones Sindicales Ampliación de Mandato de Directiva Sindical Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Ampliar el mandato de la Directiva Sindical Organizaciones Sindicales Desconocimiento de la organización sindical por la parte patronal Resolución Ministerial (en cuatro copias), Informe Técnico Jurídico y Sindical Desembolso para Eventos Sindicales Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus Apoyar económicamente a organizaciones sindicales Organizaciones Sindicales Evento sindical realizado

(22)

Página | 22

intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Desembolso para Refacción de Sedes Sindicales Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Apoyar económicamente a organizaciones sindicales Organizaciones Sindicales Sede sindical refaccionada Personería Jurídica de Organizaciones Sindicales Garantizar el derecho de los trabajadores a la libre sindicalización y organización para la defensa de sus intereses, representación, la preservación de su patrimonio tangible e intangible Reconocer la personería jurídica de las Organizaciones Sindicales Organizaciones Sindicales

(23)

Página | 23 Codificación de Procesos

La codificación de los procesos presentados es la siguiente:

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

01 Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional

01-TRA Trabajo 01-TRA-01 Registro Obligatorio De Empleadores

01-TRA-01-01 Registro Vía Web Empresas Nuevas 01-TRA-01-02 Actualización 01-TRA-01-03 Reimpresión de

Certificado ROE 01-TRA-01-04 Baja Permanente o

Temporal 01-TRA-02 Planillas Trimestrales

de Sueldos, Salarios y Accidentes de Trabajo

01-TRA-02-01 Elaboración de Cronograma 01-TRA-02-02 Registro de Planillas

Trimestrales, vía web 01-TRA-02-03 Rectificación de

Planillas Trimestrales 01-TRA-03 01-TRA-03-01 Registro Vía Web de

Planillas de Aguinaldo, vía web

01-TRA-04 Contratos 01-TRA-04-01 Registro de Contratos Nacionales

01-TRA-04-02 Registro y Visado de Contratos Extranjeros 01-TRA-05 Finiquitos 01-TRA-05-01 Refrenda de Finiquitos

01-TRA-05-02 Casos Especiales: Empleado Ausente 01-TRA-05-03 Casos Especiales:

Conciliaciones 01-TRA-05-04 Casos Especiales:

Fallecimiento 01-TRA-05-05 Presentación de

Poderes para Cobro 01-TRA-06 01-TRA-06-01 Control de Asistencia 01-TRA-07 01-TRA-07-01 Registro de Convenios

Salariales

01-TRA-08 01-TRA-08-01 Convenios Laborales 01-TRA-09 Fondos en Custodia 01-TRA-09-01 Depósitos

01-TRA-09-02 Pago de Fondos en Custodia Menores a Bs. 10,000.-

01-TRA-09-03 Pago de Fondos en Custodia Mayores a Bs. 10,000.-

01-TRA-09-04 Devolución del Depósito al Empleador 01-HSO Higiene y

Seguridad

01-HSO-01 Planes de Higienes y Seguridad

01-HSO-01-01 Ingreso y Registro de PHSOMPA

(24)

Página | 24

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

Ocupacional Ocupacional

01-HSO-02-01 Registro Nacional de Profesionales y Técnicos en materia de Higiene, Seguridad Ocupacional y Medicina del Trabajo

01-HSO-03 Comités Mixtos de Higiene y Seguridad Ocupacional

01-HSO-03-01 Posesión

01-HSO-03-02 Informes Trimestrales 01-HSO-03-03 Informe Anual 02 Asuntos

Sindicales

02-ASI 02-ASI-01 Personería Jurídica 02-ASI-01-01 Autorización de la Personaría Jurídica 02-ASI-01-02 Registro Único de

Organizaciones Sindicales

02-ASI-02 Directivas Sindicales 02-ASI-02-01 Reconocimiento de Directivas Sindicales y Declaratoria en Comisión Permanente 02-ASI-02-02 Declaratoria en Comisión Sindical Temporal

02-ASI-02-03 Denuncia por Violación a Fuero Sindical 02-ASI-02-04 Ampliación de Mandato

de Directiva Sindical 02-ASI-02-05 Actualización del

Registro Único de Organizaciones Sindicales 02-ASI-03 Apoyo Económico a

Organizaciones Sindicales

02-ASI-03-01 Desembolso para Eventos Sindicales 02-ASI-03-02 Desembolso para

Infraestructura Sindical

Tabla 1. Codificación de Procesos del MTEPS

10. VALIDEZ DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, el presente Manual de Procesos y Procedimientos requiere de revisiones periódicas para su actualización, ya que el propósito a corto plazo es enfocarlo como documento de calidad. Sus modificaciones deben ser sugeridas a la Dirección General de Planificación, para su análisis, modificación, presentación a la instancia correspondiente, aprobación e implementación.