UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES.
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, CPA.
TEMA: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS
ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS
TSÁCHILAS”.
AUTORA: CARMEN JACQUELINE QUINTEROS CALLE.
ASESOR: MBA. LEONARDO CARRIÓN HURTADO.
PORTADA
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, MBA Leonardo Carrión Hurtado, en calidad de Asesor de Tesis, designado por
disposición de la Universidad UNIANDES certifico que la presente tesis sobre el
tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS” previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas
C.P.A., ha sido desarrollada por Carmen Jacqueline Quinteros Calle, quien ha
cumplido con las disposiciones legales establecidas por la universidad, por lo que
autorizo su presentación para la sustentación respectiva.
Atentamente,
MBA. Leonardo Carrión Hurtado.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES
DECLARATORIA DE AUTORÍA
Yo, Carmen Jacqueline Quinteros Calle, portadora de la cedula de identidad
número 171571633-6 declaro que la TESIS que presento sobre el tema: “CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS”, se realizó con el propósito de ayudar al Director Administrativo para solucionar el problema
existente en el Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, previo a la obtención
del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, es
auténtica y original y los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
_____________________________
NOTA DE ACEPTACIÓN
……….... Firma Presidente del Tribunal
………….……….. Firma Oponente del Tribunal
DEDICATORIA
Mi trabajo de tesis se lo dedico a Dios, por haberme permitido llegar hasta este
momento importante y especial de mi formación profesional. A mi padre, a pesar
que no está junto a mí físicamente y sé que estuvieras orgulloso y feliz de este
momento trascendental para mí. A mi madre, mis hijas y mis hermanos, por ser el
pilar más importante en mi vida y por demostrarme siempre su amor y apoyo
incondicional ya que jamás hubiese podido llegar a culminar con mi formación
profesional.
______________________________
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por brindarme los dones necesarios para permitirme llegar a
culminar mi etapa profesional. A mis hijas, mis padres, hermana y hermanos
quienes han demostrado su amor y apoyo incondicional para lograr con mi
formación profesional.
Por llegar a culminar mi formación profesional agradezco al MBA. Leonardo Carrión
Hurtado, Asesor de Tesis, mis compañeras Diana, Paola, Gissela, Elizabeth y
Cristina, quienes aportaron con un grano de arena en este tiempo de la elaboración
de mi Tesis.
A mis profesores y un agradecimiento especial al Ing. Jorge Almeida, quienes me
impartieron sus conocimientos con paciencia para llegar a formarme como
profesional de tan prestigiosa universidad UNIANDES.
Al Ing. Diego Zurita, Administrador de Servicios Generales del IESS Hospital Santo
Domingo de los Tsáchilas, por su ayuda y apoyo desinteresado que me brindo al
elaborar mi trabajo, el mismo que será entregado a tan prestigiosa Institución para
que sea analizada, aprobada y ejecutada en el área de Activos Fijos.
______________________________
ÍNDICE
PORTADACERTIFICACIÓN DEL ASESOR DECLARATORIA DE AUTORÍA NOTA DE ACEPTACIÓN
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO ÍNDICE
RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
Planteamiento del problema... 1
Formulación del problema ... 3
Delimitación del problema ... 3
Objeto de Estudio y campo de Acción ... 3
Identificación de la línea de investigación ... 3
Objetivos ... 3
Objetivo general ... 3
Objetivos específicos ... 4
Idea a defender ... 4
Justificación... 4
Metodología ... 5
Aporte Teórico ... 6
Novedad Científica ... 6
Significación Práctica ... 6
CAPÍTULO I ... 7
1. MARCO TEÓRICO ... 7
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 7
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 7
1.2.1. Contabilidad ... 7
1.2.2. Auditoria ... 9
1.2.3. Control Interno ... 9
1.2.3.1. Elementos, objetivos y principios ... 10
1.2.3.2. Componentes del Control Interno... 11
1.2.3.2.1. Ambiente de control ... 12
1.2.3.2.2. Evaluación del riesgo. ... 13
1.2.3.2.3. Actividades de control ... 14
1.2.3.2.4. Sistema de información. ... 14
1.2.3.2.5. Monitoreo ... 15
1.2.4. Gestión de Inventarios ... 16
1.2.4.1. Los inventarios ... 16
1.2.4.2. Elementos básicos de los sistemas de inventarios ... 17
1.2.4.3. La demanda ... 17
1.2.4.4. Los reaprovisionamientos ... 18
1.2.4.5. Los costos ... 19
1.2.4.6. Métodos de gestión de inventarios ... 21
1.2.4.6.1. Modelos para reaprovisionamiento no programados ... 22
1.2.4.6.2. Modelos para reaprovisionamiento programado ... 22
1.2.4.7. Métodos de gestión de stocks ... 23
1.2.4.7.1. Modelo de stock para artículos no perecederos ... 23
1.2.4.7.2. Modelo de stock de fluctuación con protección ... 23
1.3. ANÁLISIS CRÍTICO ... 24
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES... 25
CAPÍTULO II ... 26
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ... 26
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA, CONTEXTO INSTITUCIONAL. ... 26
2.1.1. Disposiciones y Base Legal del Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas. ... 26
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO. ... 27
2.2.1. Tipos de investigación. ... 27
2.2.1.2. Investigación Bibliográfica. ... 28
2.2.1.3. De Campo. ... 28
2.2.2. Población. ... 28
2.2.3. Muestra. ... 28
2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos. ... 29
2.2.4.1. Inductivo - Deductivo. ... 29
2.2.4.2. Analítico-Sintético. ... 29
2.2.4.3. Técnicas. ... 29
2.2.4.3.1. Encuesta. ... 29
2.2.4.3.2. Entrevista. ... 30
2.2.4.4. Instrumentos. ... 30
2.2.4.4.1. Cuestionario de la Encuesta. ... 30
2.2.4.4.2. Guía de Entrevista. ... 30
2.2.5. Interpretación de resultados. ... 30
2.2.5.1. Entrevista Director Administrativo. ... 30
2.2.5.2. Encuesta al Personal del Área de Administración de Servicios Generales ... 34
2.2.5.3. Encuesta al Personal en General. ... 35
2.2.6. Verificación de la idea a defender. ... 36
2.3. PROPUESTA DEL INVESTIGADOR ... 37
2.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ... 37
CAPÍTULO III ... 38
3. MARCO PROPOSITIVO. ... 38
3.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA: CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL HOSPITAL IESS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS. ... 38
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ... 38
3.2.1. Justificación. ... 38
3.2.2. Objetivos ... 39
3.2.2.1. Objetivo General. ... 39
3.2.2.2. Objetivos Específicos. ... 39
3.2.3. Propuesta ... 39
3.2.3.1.1. Planificación. ... 39
3.2.3.1.2. Ejecución de la auditoría del sistema de control interno. ... 50
3.2.3.1.3. Comunicación de resultados ... 56
3.2.3.2. Sistema de control interno, que contribuya al mejoramiento de la gestión de inventarios. ... 60
3.2.3.3. Direccionamiento Estratégico. ... 61
3.2.3.3.1. Visión propuesta... 61
3.2.3.3.2. Misión actual. ... 61
3.2.3.4. Ambiente de control. ... 62
3.2.3.4.1. La integridad y los valores éticos ... 62
3.2.3.4.2. El compromiso a ser competente ... 67
3.2.3.4.3. La mentalidad y estilo de operación de la gerencia... 69
3.2.3.4.4. Estructura Organizacional ... 70
3.2.3.4.5. La asignación de autoridad y responsabilidad ... 72
3.2.3.4.6. Manuales de procedimiento ... 78
3.3. Validación de la propuesta ... 81
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 82
4.1. Conclusiones ... 82
4.2. Recomendaciones ... 82
BIBLIOGRAFÍA ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Elementos, objetivos y principios del Control Interno ... 10
Tabla 2: Población Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas ... 28
Tabla 3: Tiempo estimado de trabajo ... 49
Tabla 4: Auditoría de control interno área de inventarios ... 50
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1: Clasificación del control interno ... 11
Gráfico 2: Componentes del Control Interno ... 12
Gráfico 3: Estructura Organizacional Hospital IESS Sto Dmgo Tsáchilas ... 42
Gráfico 4: Unidades responsables. ... 45
ÍNDICE DE ANEXOS
RESUMEN EJECUTIVO
El disponer políticas y procedimientos para el control interno, facilita el
reconocimiento de las operaciones y de las responsabilidades implícitas en cada
proceso, de tal forma que coadyuve no solo a mantener información fiable sino
también la optimización de recursos; sin embargo, el sistema de control interno
apoyado en procedimientos establecidos, no garantizan la disminución de la
totalidad de errores que pueden suscitarse, todo depende de cómo se implante, se
evalué y supervise.
En el desarrollo de este trabajo investigativo intervinieron el personal de la
institución antes mencionada, que proporcionaron información confidencial con el
fin de hallar solución al tema planteado. Es por ello, que considero que este trabajo
será de gran utilidad en la búsqueda de posibles soluciones para los procedimientos
de control de los activos fijos de control.
Considerando que el control interno es un tema de discusión por parte del Hospital
IESS Santo Domingo de los Tsáchilas durante este años de funcionamiento, se ha
visto la necesidad de realizar el presente trabajo investigativo, con el objetivo de
ser útil en la toma de decisiones por parte de Dirección Administrativa en la
búsqueda de salvaguardar sus activos, el cumplimiento eficiente de las
operaciones. El presente tema: “Control Interno y Gestión de Inventario de los Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, ha sido resultado
de un análisis previo, puesto que los activos fijos bajo control y supervisión son muy
importantes dentro de las actividades de la institución se ha detectado errores que
EXECUTIVE SUMMARY
The policies and procedures provide for internal control, facilitates the recognition
of the operations and responsibilities implicit in each process, so that contributes
not only to maintain reliable information but also the optimization of resources;
however, the internal control system supported by established procedures do not
ensure the decline of all errors that can arise, it all depends on how you implant, I
evaluated and monitored.
In the development of this research work intervened staff of the aforementioned
institution that provided confidential information to find solution to the issue. That is
why, I believe that this work will be useful in the search for possible solutions for the
control procedures of fixed assets control.
Whereas internal control is a topic of discussion by the Hospital IESS Santo
Domingo de los Tsáchilas during the years of operation, has seen the need for this
research work, in order to be useful in decision making of Administrative
Management in seeking to safeguard its assets, the efficient discharge of
operations. This theme: "Internal Control and Inventory Management of Fixed
Assets of Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas" has been result of a
previous analysis, since fixed assets under control and supervision are very
important within the activities of the institution has encountered errors that must be
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
Los controles son diseñados e implementados para conocer los riesgos y fraudes
que amenazan el beneficio de los objetivos establecidos en la institución, debido
a estos métodos y medidas adoptadas dentro de la institución se puede
salvaguardar los activos de la misma. Los inventarios ayudan a controlar los
activos fijos y realizar la correcta valoración y conciliación contable, reflejando el
valor real del bien y que permita la toma de decisiones correcta.
Revisada la página del CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES se verifica que no existen temas iguales, pero si similares al que se
está planteando en el presente perfil como son los siguientes:
Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de Clientes de la Distribuidora La Chorrera en la ciudad de Santo Domingo. Guerrero Ureña José Antonio.
2010.
Modelo de Control Interno y Manejo de Inventarios en la Empresa San Francisco S.A. en predios rústicos en Santo Domingo de los Tsáchilas.
Mendoza Loor Jipson Luis. 2010.
Diseño de un manual para el Control Interno de Inventarios de Repuestos para
maquinaria pesada TRAC MOTOR CIA. LTDA. Romero Ramos Jadira
Jomaira. 2010.
Planteamiento del problema
El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, se inauguró el 17 de julio de
2012 en Santo Domingo, cuya localización está en la Av. Río Lelia S/N y La
2
Ecuatoriano de Seguridad Social, y cuya organización estructural comprende la
Dirección Administrativa y Financiera, Dirección Médica, Dirección Técnica, Área
Crítica, Servicios Generales y Trabajo Social, utilizando para el efecto equipos con
tecnología de punta.
Aunque el Hospital es relativamente nuevo en instalaciones, en personal y en los
servicios que presta a la comunidad, el hecho de irse posicionando en la
comunidad de salud de Santo Domingo ha generado diferentes áreas de salud,
de manera que el cuidado y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles se
ha visto desmejorado, razón por la cual se ha realizado el estudio al Departamento
de Administración de Servicios Generales (Activos Fijos) detectando las
siguientes observaciones:
El Hospital no cuenta con un inventario de los activos de larga duración, por lo que se desconoce el número de bienes con que cuenta la Institución, además
de no haberse determinado custodios.
No se llevan registros individuales actualizados de los bienes de la institución, con las respectivas especificaciones técnicas que incluyen la marca, el tipo, el
año de fabricación, el color, el código, el número de serie, las dimensiones
internas y externas, la depreciación, entre otras.
No se ha elaborado el inventario de los bienes inmuebles que posee la Institución en fichas de registro individual en la que consten los planos con el
área y el avalúo.
No se ha efectuado la entrega oportuna de muebles y enseres, equipos e implementos necesarios para que los funcionarios realicen sus labores, de
acuerdo a las disponibilidades de los mismos.
3
La Comisión Técnica para la recepción de los bienes adquiridos por la Institución, en muchas ocasiones no realiza la debida verificación, de acuerdo
al contrato celebrado.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar la Gestión de Inventario de los Activos Fijos en el Hospital IESS
Santo Domingo de los Tsáchilas?
Delimitación del problema
La presente investigación realizará una evaluación de control interno en el
Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas durante el mes de marzo 2013, en
el Departamento de Servicios Generales (Activos Fijos).
Objeto de Estudio y campo de Acción
Objeto de estudio: Auditoría Control Interno
Campo de acción: Sistema de Control Interno
Identificación de la línea de investigación
La línea de investigación para el presente trabajo investigativo es: Auditoría por
qué se va a enfocar en el Control Interno.
Objetivos
Objetivo general
Diseñar un Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión de Inventario de
4 Objetivos específicos
Fundamentar científica y teóricamente la contabilidad, auditoría, sistema de control interno y gestión de inventario para los activos fijos.
Diagnosticar la situación actual de los Activos Fijos del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, a través de la aplicación de métodos, técnicas y
herramientas de investigación, que permitan sustentar el problema planteado.
Proponer un Sistema de Control Interno como alternativa de solución al
problema para el adecuado manejo de activos fijos.
Idea a defender
El diseño de un sistema de control interno caracterizado por un ambiente de
control adecuado, con una evaluación del riesgo razonable, para realizar
actividades de control eficientes, con la aplicación del sistema de información y
comunicación exhaustivo y monitoreo moderado que mejorará la gestión de
inventario de los Activos Fijos, para una correcta toma de decisiones en el Hospital
IESS Santo Domingo de los Tsáchilas, de la ciudad de Santo Domingo.
Justificación
Un buen control interno ayudará a los directivos y funcionarios a lograr las metas
y objetivos planteados en la institución, por lo que es necesario la elaboración de
un manual de control de inventarios de activos fijos, para así poder controlar,
registrar, contabilizar y obtener los valores reales que mantiene la institución y
salvaguardar los activos fijos, conocer la vida útil de los mismos y permitiendo
mejorar la gestión de inventarios, por lo que se justifica la puesta en práctica de
5
Para obtener los valores reales de los activos fijos se empleará el uso de
herramientas estadísticas, entrevistas, para justificar esta propuesta en forma
técnica, ya que será un beneficio trascendental para la institución.
Además dicha investigación permitirá obtener el título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.
Metodología
La modalidad investigativa a realizar en el presente trabajo va a ser cuantitativa
ya que debemos obtener el número exacto de los activos fijos para la respectiva
contabilización y valoración de acuerdo a su vida útil, al mismo tiempo será
cualitativa debido a que se va a entregar el activo fijo al funcionario para que lo
tenga en su custodio, es decir lo mantenga en buen uso.
La presente investigación está estructurada en cuatro capítulos, que se resumen
en lo siguiente:
La introducción en la cual se manifiesta la problemática, objeto de estudio y campo de acción, identificación de la línea de investigación, objetivos, variables
de la investigación que se van a aplicar para la realización de esta tesis.
Primer Capítulo consta del marco teórico con autores versados en esta temática con la valoración crítica de los mismos.
Segundo Capítulo trata del marco metodológico y planteamiento de la propuesta en la cual se realizó la descripción del procedimiento metodológico para el
desarrollo de la investigación.
Tercer Capítulo por el marco propositivo expresando la propuesta que está incluido el Manual de Control de Inventarios de Activos Fijos que será
6
Aporte Teórico
El presente trabajo de investigación va a realizarse con información verídica, datos
exactos para emplear los medios, técnicas correctas y que sirva como una guía
para enriquecer los conocimientos de los estudiantes y profesional de la ciudad,
sea un apoyo para la institución para así sanear las falencias existentes en el Área
de Activos Fijos.
Novedad Científica
El Control Interno y la Gestión de Inventarios en Activos Fijos van a resolver el
problema existente en la contabilización que tienen dichos activos de la institución,
entregando en custodio de los mismos a los funcionarios de cada área y así
reflejará el patrimonio real del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas por
lo que el directorio podrá tomar decisiones correctas para la misma.
Significación Práctica
Los años de estudio y preparación en la Universidad Regional Autónoma de los
Andes (UNIANDES), nos han permitido realizar investigaciones en los diferentes
7
CAPÍTULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
El Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas no cuenta con un adecuado
ambiente de control que permita crear una filosofía a los integrantes del hospital
para importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y
resultados, no se identifican los riesgos que impidan cumplir con la consecución
de los objetivos, falta de manuales y procedimientos en los procesos realizados,
inoportuna información y comunicación para el cumplimiento de funciones y la
inexistencia del seguimiento que aseguren la eficiencia del control interno.
Por ende, esta investigación se diseña un sistema de Control Interno en los
Inventarios de Activos Fijos, para dar solución a la problemática que hay en El
Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN
1.2.1. Contabilidad
Jesús Omeñaca García define a la contabilidad como “la ciencia que orienta a los
sujetos económicos para que éstos coordinen y estructuren en libros y registros
adecuados la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio (estática
contable), así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio (dinámica contable)” (Omeñaca García, 2008. Pàg.21).
“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
8
carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados” (Instituto Americano
de Contadores Públicos Certificados) (Luna Norma. Pág.21).
Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se encarga de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de una empresa con el único fin
de interpretar sus resultados y así conocer la capacidad financiera de la misma.
1.2.1.1. Objetivos de la Contabilidad
El objetivo básico de la contabilidad es servir de instrumento de información y,
aunque son múltiples las informaciones o datos que puede suministrar la
contabilidad, se pueden resumir en tres (Omeñaca García J. , 2008. Pág.22):
a) Informar de la situación de la empresa, tanto en su aspecto
económico-cuantitativo como en su aspecto económico-financiero. Los inventarios y
los balances serán fundamentalmente los instrumentos a través de los
cuales se presentará esa información.
b) Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir,
cuánto se ha ganado o perdido en un periodo de tiempo determinado.
c) Informar de las causas de dichos resultados. Mucho más importante que saber “cuanto” se gana o se pierde es saber el “porqué” de esas pérdidas
y de esas ganancias, para tratar de corregir gastos e incrementar ingresos en lo sucesivo”.
Según Luna y Ulloa, el objetivo primordial de la contabilidad “es suministrar
9 1.2.2. Auditoria
Según Víctor Manuel Mendivil Escalante, la Auditoría “es el proceso que efectúa
un contador público independiente, al examinar los estados financieros
preparados por una entidad económica, para reunir elementos de juicio
suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional, sobre la credibilidad
de dichos estados financieros, opinión que se expresa en un documento formal denominado dictamen” (Mendivil Escalante, 2006. Pág.1).
La Auditoria es un examen sistemático de los estados financieros, registros y
operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la
dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente
adoptadas.
La Auditoria tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de
los estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos –
contables presentados por la dirección, así como sugerir las mejorar
administrativo- contables que procedan. (Madariaga Juan María. Pág. 13).
1.2.3. Control Interno
“Es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización
los cuales tienes por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la
gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de
activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas
definidas, etc.).
Es importante destacar que esta definición de control interno no sólo abarca el
entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia
10
“Es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de
una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado
específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la
empresa las tres siguientes categorías de objetivos: (Estupiñán Gaitán Rodrigo. Pág. 25)
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según los autores definen al Control Interno en un proceso, ejecutado por la junta
directiva, administrativa y personal, específicamente para proporcionar seguridad
razonable de conseguir en la empresa.
1.2.3.1. Elementos, objetivos y principios
Según Perdomo Moreno Abraham, los elementos, objetivos y principios para el
Control Interno se definen a continuación:
Tabla 1: Elementos, objetivos y principios del Control Interno
Elementos Objetivos Principios
1. Organización. 2. Catálogo de
cuentas.
3. Sistema de contabilidad.
4. Estados financieros. 5. Presupuestos y
pronósticos. 6. Entrenamiento,
eficiencia y moralidad del personal.
7. Supervisión.
Prevenir fraudes.
Descubrir robos y malversaciones. Obtener información
administrativa, contable y financiera confiable y oportuna. Localizar errores administrativos,
contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa en cuestión. Promover la eficiencia del
personal.
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc.
1. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
2. Dualidad o plurilateralidad de personas en cada operación; es decir en cada operación de la empresa, cundo menos deben intervenir dos personas. 3. Ninguna persona debe tener
11
Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc.
4. El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión.
5. La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad.
Fuente: AGUIRRE ORMAECHEA, Juan M. Elaborado por: Carmen Quinteros Calle
Gráfico 1: Clasificación del control interno
Fuente: AGUIRRE ORMAECHEA, Juan M. Elaborado por: Carmen Quinteros Calle
a) Control interno contable: “son los controles métodos establecidos para
garantizar la protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables” (Aguirre Ormaechea, Auditoria y Control Interno. Pág. 190).
b) Control interno administrativo: “son los procedimientos existentes en la
empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección”.
1.2.3.2. Componentes del Control Interno
El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se
derivan de la manera como la administración dirige una institución, y están
integrados en el proceso de administración, clasificándose de la siguiente manera: CLASIFICACIÓN
12
Gráfico 2: Componentes del Control Interno
Fuente: Samuel Mantilla (Mantilla Samuel, Auditoria Control Interno. Pág.18) Elaborado por: Carmen J. Quinteros Calle
1.2.3.2.1. Ambiente de control
Dado el efecto dominante que el ambiente de control tiene en la confiabilidad de
la presentación de reportes financieros, el juicio preliminar del auditor sobre su
efectividad a menudo influye en la naturaleza, oportunidad y extensión de las
pruebas de la efectividad de la operación que se consideran necesarias. Las
debilidades en el ambiente de control deben hacer que el auditor modifique la
naturaleza, oportunidad, o extensión de las pruebas de la efectividad de la
operación que de otra manera deben haberse desempeñado en ausencia de la
debilidad. (Mantilla Samuel, Auditoria de Control Interno. Pág. 127)
Representa la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos
de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. (Santillana González Juan. Pág. 4)
Estos factores son los siguientes:
a) Actitud de la Administración hacia los controles internos establecidos.
b) Estructura de organización de la entidad.
c) Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.
AMBIENTE DE CONTROL
VALORACIÓN DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
13
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
auditoria interna.
f) Políticas y prácticas de personal.
1.2.3.2.2. Evaluación del riesgo.
Cuando obtiene un entendimiento del proceso de valoración de riesgos que aplica
la compañía, el auditor debe evaluar si la administración ha identificado los riesgos
de declaración equivocada material en las cuentas y revelaciones significantes y
en las aserciones relacionadas de los estados financieros y ha implementado los
controles para prevenir o detectar errores o fraude que derivarían en
declaraciones equivocadas materiales.
Por ejemplo, el proceso de valoración de riesgos debe direccionar cómo la
administración considera la posibilidad de transacciones no-registradas o
identifica y analiza los estimados significantes registrados en los estados
financieros. Los riesgos relevantes para la presentación confiable de reportes
financieros también se relacionan con eventos o transacciones específicos.
Toda entidad debe hacer frente a una serie de riegos tanto de origen interno como
externo que deben evaluarse. Una condición previa a la evaluación de los riesgos
es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización que sean
coherentes entre sí.
Consiste en la identificación y análisis de los factores que podrían afectar la
consecución de los objetivos y, en base a dicho análisis, determinar la forma en
que los riesgos deben ser gestionados. Debido a que las condiciones económicas,
14
necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos especiales
asociados con el cambio. (LYBRAND. Pág. 43)
1.2.3.2.3. Actividades de control
El entendimiento que el auditor tiene respecto de las actividades de control se
relaciona con los controles que la administración ha implementado para prevenir
o detectar errores o fraude que resultarían en declaración equivocada material en
las cuentas y revelaciones y en las aserciones relacionadas de los estados
financieros.
Para el propósito de evaluar la efectividad del control interno sobre la presentación
de reportes financieros, el entendimiento que tiene el auditor respecto de las
actividades de control comprende un rango más amplio de cuentas y revelaciones
que el que normalmente se obtiene para la auditoria de estados financieros.
Consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se
cumplen las directrices de la dirección. También tienden a asegurar que se toman
las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se llevan a
cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus
funciones y comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser
aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los
resultados de las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de
funciones.
1.2.3.2.4. Sistema de información.
El entendimiento que el auditor tiene respecto de la información y comunicación
de la administración implica entendimiento de los mismos sistemas y procesos
que direcciona en una auditoría de estados financieros. Además, este
entendimiento incluye un mayor énfasis en la comprensión de controles de
15
mantenimiento de registros, así como el proceso de presentación de reportes
financieros de final de periodo.
Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante de un modo
y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus responsabilidades. Los
sistemas de información generan informes que recogen información operacional,
financiera y la correspondiente al cumplimiento, que posibilitan la dirección y el
control del negocio. (Lybrand., Los nuevos conceptos del Control Interno: Informe Coso. Pág. 81)
1.2.3.2.5. Monitoreo
El entendimiento que el auditor tiene respecto del monitoreo de los controles por
parte de la administración se extiende e incluye su monitores de todos los
controles, incluyendo las actividades de control, las cuales la administración
identificó y diseñó para prevenir o detectar declaraciones equivocadas materiales
en las cuentas y revelaciones y en las aserciones relacionadas de los estados
financieros. (Mantilla Samuel, Auditoria de Control Interno. Pág. 128)
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles
débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las
actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por
personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades
(incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades.
16 1.2.4. Gestión de Inventarios
La gestión de las existencias no puede enfocarse solamente como el coste
financiero de un valor económico transitoriamente inmovilizado, sino que debe
tener como objetivo determinar con criterios de eficiencia los niveles deseables de
existencias para atender en plazo y forma la demanda. Los almacenes no deben
ser administrados, sino gestionados de forma económica.
La capacidad de operación de un almacén condiciona, con independencia del
grado de utilización, gran parte de sus costes fijos; por tanto, es de gran
importancia fijar el nivel de operación adecuado.
El inmovilizado medio, al ser un activo casi fijo, debe someterse a las mismas
consideraciones que las demás inversiones en activos. Una parte significativa de éste son las existencias de reserva (“stock” de reserva), que cubren las posibles
variaciones de la demanda durante el plazo de reacción del sistema. (Pérez Moya José. Pág. 156)
1.2.4.1. Los inventarios
En las empresas de servicios las existencias serán aquellos materiales y
suministros que la empresa mantiene en sus stocks porque acompañan a la
prestación del servicio. Pero, como se desprende del contenido de la NIC Nº 2,
las empresas de servicios también podrán incluir en balance el valor de servicios
prestados como si fueran activos en existencias finales.
Esto se hará mediante la activación de los costes incurridos en su prestación,
aunque dichos servicios sean elementos intangibles. Sólo será posible realizarlo
con aquellos servicios que a fecha de cierre no se hayan podido trasladar a la
cuenta de resultados como ventas del periodo porque no haya sido posible
reconocer los ingresos ordinarios correspondientes a los mismos. Según la NIC
17
1.2.4.2. Elementos básicos de los sistemas de inventarios
Los elementos básicos de un sistema de inventario comprenden la relación con lo
planeado, la medición, detección de desviaciones y establecimiento de medidas
correctivas.
En la relación con lo planeado debe existir el control para poder verificar el logro
de los objetivos establecidos en la planificación.
Respecto a la medición es imprescindible medir y cuantificar los resultados para
poder efectuar un control eficaz.
Una de las funciones más importantes del control es localizar las diferencias que
puedan darse entre la ejecución y la planificación, de manera que se detecten a
tiempo las posibles desviaciones.
El objeto del control es prever y corregir los errores, mediante el establecimiento
de medidas correctivas (Márquez Mayra, 2003. Pág. 23).
1.2.4.3. La demanda
La demanda que afecta directamente a los artículos no perecederos es conocida
como demanda independiente o demanda continua. Su nombre se debe a su
procedencia directa del mercado consumidor, por esta razón es imposible que la
empresa pueda determinarla y mucho menos controlarla, aunque si puede
predecirla.
La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo
probabilista. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede
causar rupturas de stock, con sus costos asociados y sus mermas indudables de
18 1.2.4.4. Los reaprovisionamientos
Puede considerarse como reaprovisionamiento al reabastecimiento, es decir
volver a aprovisionarse o suministrarse de los inventarios necesarios para cubrir
la demanda de productos y servicios que oferta la empresa, logrando alcanzar los
propósitos empresariales.
Cuando las órdenes para reposición de los productos se generan
automáticamente de las cajas y puntos de venta, mediante el escáner de los
códigos de barra estándar de los diferentes productos vendidos; el
reaprovisionamiento se planifica en base a la demanda real del cliente -
consumidor final, así se logra salvar posibles ineficiencias ocasionadas en la
cadena de suministros y reducir en gran medida los costos vinculados a la
planificación de pedidos, existencia de inventarios y manejo de productos.
El manejo de la información de los niveles de inventarios y la automatización de
las diversas transacciones por medio del intercambio electrónico de documentos
aseguran una mejor respuesta en la entrega de productos, que se traduce en una
disminución de los niveles de inventarios, y menores costos operativos y
financieros, a lo largo de la cadena de suministros.
En la cadena de suministros existen tres instancias de intercambio de información
y de productos independientes: entre el consumidor final y el punto en el momento
de la venta; entre el centro de distribución del proveedor y la bodega; y entre la
bodega y el punto de venta.
El propósito básico del reaprovisionamiento es lograr la unificación e integración
conformar un solo ciclo, de manera que el primer eslabón de la cadena lo
constituya el consumidor final, puesto que única demanda real es la que requiere
19
El reaprovisionamiento se sirve de técnicas entre las que se cuentan al Proveedor,
Bodega, Punto de Venta y Consumidor. Estas técnicas deben estar vinculadas e
integradas con los sistemas de los socios de la empresa o negocio.
El programa de reposición continua por su parte persigue la integración de varias
técnicas, el flujo de productos, el movimiento y la información de manera eficiente;
medir cual es el impacto de trabajar con niveles de inventario basados en la
información proveniente del escaneo de productos en el punto de venta versus la
información proveniente del centro de distribución para pronosticar ventas. Todos
los departamentos de la empresa deberán tener acceso a las mismas bases de
datos de información y sistemas operativos.
1.2.4.5. Los costos
Los costos de inventarios o costes de existencias implican conceptos importantes
como son los costes de compras, costes de lanzamiento de pedidos y costes de
gestión de la actividad. Aunque también existen los costes de transporte, éstos
son incorporados al precio de venta del producto, ya que en la mayoría de los
casos los transportes van por cuenta del proveedor, pero que son incluidos de
forma regularmente explícita en el precio de venta final del artículo.
Aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al
volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado
en cada pedido, en estas circunstancias el costo de transporte se convierte
también en parte del costo de lanzamiento de pedido.
De esta manera la división de los costes que se emplean en el manejo de los
inventarios incluye los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de
posesión de stock; los costos de lanzamiento del pedido; los costos de adquisición
y los costos de ruptura de stock.
Los Costos de Almacenamiento, Mantenimiento y de Posesión de Stock son los
20
los cuales guardan proporción con el volumen del inventario, de forma que si el
inventario se incrementa también se incrementan estos costos. Dichos costos se
dividen también en costos de Capital, costos de almacenamiento, costos de riesgo
y costos de lanzamiento de pedido.
Los costos de capital se generan cuando el dinero no está disponible debido al
inventario existente, y no puede utilizarse para otros fines, por lo que se convierte
en un costo de oportunidad.
Los costos de almacenamiento se dan debido a lo que se necesita para
embodegar o almacenar el inventario, así se necesita de espacio, equipos y
empleados para realizar un mantenimiento eficaz del inventario.
Los costos de riesgo se originan en el manejo de los riesgos correspondientes al
mantenimiento de los productos o artículos almacenados que están deteriorados,
obsoletos, ya se han depreciado o presentan pérdidas.
Los costos de lanzamiento del pedido involucran tanto al proveedor cuanto a la
empresa, ya que el costo de emisión de un pedido no solo depende de la cantidad
solicitada, ya que hay algunos costos que no dependen de dicha cantidad. Así el
costo anual de lanzamiento del pedido depende del número de órdenes emitidas
en cada año. Estos costos se componen además de los costos de puesta a punto
y parada, los costos de almacenamiento, los costos de capital y los costos de
riesgo.
Los costos de capacidad perdida se originan cada vez que un pedido llega a la
empresa, pues se pierde tiempo en recibirlo, retrasando el proceso productivo.
Los costos administrativos del pedido se generan en el momento de realizar un
pedido, e incluyen una petición remitida al proveedor, el seguimiento, la recepción,
21
Los costos asociados con la capacidad de la empresa se dan cuando los
volúmenes de capacidad varían por motivo de las necesidades se incurre en
costos de alquiler, entrenamiento, horas extra, paradas, y otros; fuera de lo
previsto.
Este tipo de costos se puede evitar obteniendo productos en época de demanda
baja para ser vendidos en periodos de aumento de la misma lo que, por otro lado,
producirá un incremento en los costos de posesión.
El stock mínimo tiende a evitar las continuas rupturas de stock. Son puntos de
protección; cuando las existencias llegan a ese punto se deberá efectuar el
reaprovisionamiento.
La proyección de venta surgirá en función del análisis de las ventas históricas. De
esto se desprende, que el solicitar la reposición de las cantidades vendidas, se
hace en función a una cantidad conocida, que tiene que ver con el promedio de
ventas para un pedido determinado.
El costo de adquisición es la cantidad total invertida en la compra de la mercancía,
el costo de adquisición incorporara los conceptos no recuperables que el
proveedor vaya a incluir en su factura. Se debe tener en cuenta que muchos
proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de
adquisición de un pedido tendrá un componente de costo evitable y otras veces
será en su totalidad un costo no evitable (ORELLANA, Capítulo III – Gestión de Inventarios., 2010. Pág. 33).
1.2.4.6. Métodos de gestión de inventarios
Los métodos o modelos en que el aprovisionamiento basa su planificación tiene
dos categorías fundamentales según si la demanda es independiente o
22
1.2.4.6.1. Modelos para reaprovisionamiento no programados
Estos modelos tienen una demanda independiente, generadas por las decisiones
de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el
modelo más utilizado es el Lote Económico de Compras. Además estos modelos
se subdividen en otras dos categorías: los Modelos de reaprovisionamiento
continuo y los modelos de reaprovisionamiento periódico (Espinoza Fernando. Pág. 12).
En los modelos de reaprovisionamiento continuo lo inventarios se controlan
continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir
entonces sería el lote económico de compras.
En los modelos de reaprovisionamiento periódico la cantidad a pedir se establece
de forma aparentemente sencilla, lanzando una orden de pedido cada cierto
tiempo previamente establecido; una vez por semana, por mes; denominado
periodo de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese momento será la que
restablece un cierto nivel máximo de existencias, o nivel objetivo.
Este modelo es utilizado cuando se presentan demandas reducidas de muchos
artículos, por lo que resulta conveniente unificar las peticiones de varios de ellos
en un solo pedido para reducir los costos de lanzamiento o para obtener
descuentos por volumen.
1.2.4.6.2. Modelos para reaprovisionamiento programado
Estos modelos tienen una demanda dependiente ocasionada por un programa de
producción o ventas, dan respuesta a las solicitudes de reaprovisionamiento
establecidas por la Planeación de Requerimientos de Materiales (MRP) o
Planificación de Recursos para la Distribución (DRP) basadas en técnicas de
optimización o simulación.
23 1.2.4.7. Métodos de gestión de stocks
Existen varios métodos o modelos de gestión de stock, entre los que destacan la
gestión de stock para artículos no perecederos, de stock de fluctuación con
protección.
1.2.4.7.1. Modelo de stock para artículos no perecederos
El modelo de stock para artículos no perecederos es el de stock de fluctuación
con protección, el cual influye en gran parte a la forma en la que se gestionan los
inventarios en lo que se refiere a tiempos, cantidades y diferentes costos.
1.2.4.7.2. Modelo de stock de fluctuación con protección
Este modelo es originado por el desconocimiento de los ritmos de las entradas o
salidas de artículos al almacén, lo que implica que deba mantenerse un cierto nivel
de stock de seguridad por arriba del considerado como necesario para prevenir
posibles rupturas.
Este modelo se basa en enfrentar el costo de mantenimiento con el costo de
ruptura derivado de necesitar un material para poder atender a un pedido y no
poder hacerlo por no disponer de él en ese momento.
Para aplicar este modelo debe considerarse la variación de la demanda por
desajustes en la previsión de ventas; los retrasos en los suministros por parte de
los proveedores y subcontratistas; los fallos en la calidad del citado suministro, de
forma que puedan ser devueltos; los problemas emanados de los proveedores:
continuidad, precios, negociaciones; los problemas de planificación y
programación de los lotes, los fallos en las entregas y los problemas derivados del
personal (rendimiento, formación.).
En el stock de fluctuación hay dos maneras de focalizar la gestión, el método de
24
1. Método de punto de pedido o del inventario permanente
Se aplica cuando se emite la orden de pedido de una cantidad siempre constante
cada vez que el nivel de stock llegue a un nivel determinado. Por tanto precisa de
un permanente control del inventario o existencias para conocer el nivel exacto en
cada momento. Se utiliza en artículos cuya importancia es estratégica para la
empresa o para los artículos de alta rotación.
2. Método del inventario cíclico
Se utiliza cuando periódicamente es revisado el nivel del stock y para solicitar el
volumen necesario de artículos para lograr el nivel determinado del stock, se
aplica en artículos de menor importancia para la empresa.
1.3. ANÁLISIS CRÍTICO
Según el autor Samuel Mantilla el Control Interno es un conjunto de
procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienes
por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera,
contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del
proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.).
De acuerdo al autor José Pérez La gestión de las existencias no puede enfocarse
solamente como el coste financiero de un valor económico transitoriamente
inmovilizado, sino que debe tener como objetivo determinar con criterios de
eficiencia los niveles deseables de existencias para atender en plazo y forma la
demanda. Los almacenes no deben ser administrados, sino gestionados de forma
25
1.4. CONCLUSIONES PARCIALES
Los bienes de activos fijos son de gran importancia para la operación de cualquier
organización. Estos bienes representan un gran porcentaje del capital ya que son
los pilares para la realización de sus actividades diarias.
En lo que respecta al control interno se busca adecuar un sistema en las empresas
para mejorar sus actividades diarias. Los bienes de activo fijo deben ser
administrados y controlados por la administración de una entidad. La
administración debe implementar sistemas de control capaces de generar
información correcta para la toma de decisiones de los altos mandos. Un sistema
de control interno bien detallado respecto a la protección de activos facilita las
26
CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA.
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA, CONTEXTO INSTITUCIONAL.
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y
funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,
universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de
aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema
nacional de Seguridad Social.
El Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas”, se inauguró el día 17 de julio
del 2012, marcando un trascendental avance en la ciudad, debido a su
infraestructura física y tecnológica, maquinarias y equipamiento de la institución
de punta en el país.
El Hospital en la actualidad cuenta con los siguientes servicios: Emergencia,
Consulta Externa, Rehabilitación, Laboratorio Clínico, Farmacia, Centro
Quirúrgico (2), Pediatría (29 camas), Centro Obstétrico, Neonatología, Centro de
Diagnóstico por Imágenes (Rayos X, Ecosonografía, Tomografía Axial
Computarizada y Resonancia Magnética), Unidad de Cuidados Intensivos (4
camas) y Hospitalización capacidad de 64 camas de hospitalización, en próximos
días están por aperturarse nuevas áreas.
2.1.1. Disposiciones y Base Legal del Hospital “IESS Santo Domingo de los Tsáchilas.
27
Unidades Médicas del IESS, del 26 de enero de 2000; y en lo concerniente con
la gestión de activos fijos por las normas generales vigentes señaladas más
adelante.
Resolución C.I. 056.
Reglamento General de las Unidades Médicas del IESS.
Código de Trabajo.
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de los Bienes
del Sector Público.
LOSEP Ley Orgánica del Servidor Público.
2.2. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO.
2.2.1. Tipos de investigación.
En el presente trabajo se aplicó la investigación descriptiva, bibliográfica y de
campo, para tener un enfoque claro de lo realizado, concerniente con el control
interno de la gestión de inventario de Activos Fijos de acuerdo al manejo, uso y
custodia de bienes que se hacen uso dentro del Hospital IESS Santo Domingo de
los Tsáchilas.
2.2.1.1. Investigación Descriptiva.
Con este tipo de investigación se pudo llegar a conocer las causas y
consecuencias que ocurren y producen cuando el funcionario desconoce el debido
28 2.2.1.2. Investigación Bibliográfica.
Por medio de esta investigación permitió descubrir, establecer y explicar cómo,
cuándo, dónde y por qué ocurre el mal procedimiento a seguir con el control de
los activos fijos.
2.2.1.3. De Campo.
En la investigación se utilizó este tipo de investigación por que permitió obtener
información directa del personal de la institución con el tema de tesis planteado,
debido a que se realizó encuestas a los funcionarios que laboran allí, ayudando a
corroborar con sus conocimientos y experiencias en estos tipos de casos.
2.2.2. Población.
La población del Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas se compone de
la siguiente manera:
Tabla 2: Población Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas
COMPOSICIÓN POBLACIÓN
Dirección Administrativa 1
Servicios Generales 3
Personal Administrativo 37
Personal Médico 140
TOTAL POBLACIÓN 181
Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas Elaborado por: Carmen Jacqueline Quinteros Calle
2.2.3. Muestra.
La población de esta investigación es pequeña, por lo cual no se va a emplear
29 2.2.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos.
En el presente trabajo investigativo se empleó los siguientes métodos, técnicas e
instrumentos, mediante los cuales permitieron alcanzar la información necesaria.
2.2.4.1. Inductivo - Deductivo.
En la investigación que se realizó en el Hospital IESS Santo Domingo de los
Tsáchilas aplicamos el método deductivo porque estuvo sujeto a las Leyes,
normas y procedimientos en el Control Interno de los Activos Fijos. También
empleamos el método inductivo debido a las experiencias vividas por los
servidores responsables de los bienes se pudo establecer las necesidades de la
institución.
2.2.4.2. Analítico-Sintético.
El método analítico sintético ayudó a realizar un examen minucioso de los
problemas que tiene la institución en el área de Activos Fijos, para la toma de
decisiones y eliminar los errores que se han cometido.
2.2.4.3. Técnicas.
2.2.4.3.1. Encuesta.
Se denomina encuesta al conjunto de preguntas especialmente diseñadas y
pensadas para ser dirigidas a una muestra de población, que se considera por
determinadas circunstancias funcionales al trabajo, representativa de esa
población, con el objetivo de conocer la opinión de la gente sobre determinadas
30
2.2.4.3.2. Entrevista.
La entrevista es un acto comunicativo que se establece entre dos o más personas
y que tiene una estructura particular organizada a través de la formulación de
preguntas y respuestas. La entrevista es una de las formas más comunes y puede
presentarse en diferentes situaciones o ámbitos de la vida cotidiana.
2.2.4.4. Instrumentos.
2.2.4.4.1. Cuestionario de la Encuesta.
A través de la información obtenida de los funcionarios permitió realizar una lista
de preguntas y así sintetizar las falencias que tiene la institución.
2.2.4.4.2. Guía de Entrevista.
Este instrumento se empleó para que la máxima autoridad exponga los
inconvenientes que existen hasta la actualidad en la institución.
2.2.5. Interpretación de resultados.
A continuación se realizó la interpretación de los resultados de la entrevista al
Director Administrativo, Personal de Administración de Servicios Generales y
Personal en general.
2.2.5.1. Entrevista Director Administrativo.
Se realizó la entrevista al Director Administrativo del Hospital IESS Santo Domingo
de los Tsáchilas.
1. ¿Se dispone de un Inventario de Activos Fijos actualmente?
31 2. ¿El inventario esta desagregado por área?
R: Si, se lo planteó hacer por área.
3. ¿Se cuenta con una base de datos y/o programas computarizados del inventario?
R: No, por ser una institución nueva.
4. ¿Quién es el responsable de validar la información de inventarios y quien supervisa?
R: La persona de validar la información de inventarios es la que está encargada en Activos Fijos y supervisa el Administrador de Servicios
Generales conjuntamente con el departamento Financiero.
5. ¿Con qué frecuencia se actualizan los inventarios?
R: Debe hacerse semestral.
6. ¿Quién y cómo se tramitan las bajas definitivas de activo fijo?
R: La persona responsable de Activos Fijos, por medio de Custodios.
7. ¿Se efectúa la recepción, el almacenamiento, temporal, la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales?
32
8. ¿Se realiza la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos Administrativos, mediante actas de entrega de recepción
debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la unidad
financiero?
R: No.
9. ¿Se elabora un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución?
R: No, por la situación que es institución nueva.
10. ¿Se suministra oportunamente a los funcionarios, los muebles y equipos necesarios para sus labores?
R: Si.
11. ¿La persona encargada de Activos Fijos verifica la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos a reposición?
R: Si.
12. ¿La persona encargada de Activos Fijos entrega al departamento de contabilidad el inventario anual actualizado de Activos Fijos, para la
conciliación correspondiente?
R: Si.
13. ¿La persona encargada de Activos Fijos colabora en la formulación del presupuesto?
33
14. ¿Interviene en la recepción de los bienes adquiridos y verifica la conformidad con los contratos celebrados?
R: Si.
15. ¿Solicita y coordina el mantenimiento de bienes institucionales?
R: Si.
16. ¿Mantiene un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otras?
R: Si.
17. ¿Hace cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes?
R: Si.
18. ¿Para la adquisición de Activos Fijos se elabora un cuadro de necesidades?
34
2.2.5.2. Encuesta al Personal del Área de Administración de Servicios Generales
De acuerdo al personal del área de Administración de Servicios Generales se
obtuvo el siguiente resultado:
Nº PREGUNTA SI NO
PORCENTAJE
SI NO
1 ¿Se dispone de un inventario de activos
fijos actualmente?
3 100%
2 ¿Quién y cómo se tramitan las bajas
definitivas de activos fijos?
3 100%
3 ¿Se elaboran registros de altas, bajas
parciales y definitivas, así como
transferencias de bienes muebles?
3 100%
4 ¿Se efectúa la recepción, el
almacenamiento, temporal, la custodia y
control de los bienes muebles y equipos
institucionales?
3 100%
5 Se realiza la entrega de los bienes a los
Jefes de las Direcciones, Departamentos
Administrativos, mediante actas de
entrega de recepción debidamente
legalizadas con las firmas de los
responsables de la unidad financiero.
3 100%
6 Se elabora un catastro de los bienes
inmuebles que posee la institución.
3 100%
7 Se suministra oportunamente a los
funcionarios, los muebles y equipos
necesarios para sus labores.
35 8 La persona encargada de activos fijos
verifica la calidad y estado de los bienes
que han sido sujetos a reposición.
3 100%
9 ¿Para la adquisición de activos fijos se
elabora un cuadro de necesidades?
3 100%
Elaborado por: Carmen Quinteros
Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas
2.2.5.3. Encuesta al Personal en General.
El personal en general de acuerdo a la encuesta realizada se obtuvo el siguiente
resultado:
Nº PREGUNTA SI NO PORCENTAJE
SI NO
1 ¿Existe un guardalmacén en la
institución? 177 0 100% 0%
2 ¿Los bienes que están a cargo de
usted le fueron entregados
mediante acta entrega recepción?
19 158 10,74% 89,26%
3 ¿Cuida Ud. los bienes de la
institución? 62 115 35,03% 64,97%
4 ¿En caso que se pierda un bien
de la institución conoce Ud. el
procedimiento a seguir?
44 133 24,86% 75,14%
5 ¿Se suministra oportunamente a
los funcionarios, los muebles y
equipos necesarios para sus
labores?
141 36 79,66% 20,34%
6 ¿Se realiza la entrega de los
bienes a los Jefes de las
Direcciones, Departamentos
Administrativos, mediante actas
36 de entrega de recepción
debidamente legalizadas con las
firmas de los responsables de la
unidad financiero?
7 ¿Conoce Ud. si se actualiza el
inventario de la institución
periódicamente?
53 124 29,94% 70,06%
8 ¿Sabe Ud. si se encuentran
codificados los bienes de la
institución?
85 92 48,02% 51,98%
9 ¿Sabe Ud. si los bienes de la
institución tienen manejos
administrativos adecuados?
148 29 83,62% 16,38%
10 ¿Para la adquisición de activos
fijos se elabora un cuadro de
necesidades?
80 97 45,20% 54,80%
Elaborado por: Carmen Quinteros
Fuente: Hospital IESS Santo Domingo de los Tsáchilas
2.2.6. Verificación de la idea a defender.
Mediante la entrevista al Director Administrativo, Personal Administrativo y
General de la Institución se pudo verificar como válida la idea a defender del
Control Interno de la Gestión de Inventario de Activos Fijos por lo siguiente:
Se necesita un Control Interno en los Activos Fijos debido a que el personal de la
Institución no se apropia de dicho bien, es decir no conocen los lineamientos a
seguir en caso de una pérdida y los mueven de un sitio al otro.
La Institución por ser nueva no cuenta con un sistema computarizado del
inventario que mantiene y no se ha realizado la debida codificación en dichos
