INTELISIS Software Development. INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P Contacto

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® KNOWLEDGE MANAGEMENT INTELISIS 2006 V000 F-KM-009

INTELISIS 2008

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Daniel Soria

Pedro Rodríguez

MANUAL

VENTAS

SERVICIOS Y DEVOLUCIONES Edición 01

(3)

Prohibida la reproducción total o parcial de este documento.

Versión 2008 Fecha de Emisión 02/05/2008 Elaboró Pedro A. Rodríguez Actualizó Saul Luna Reviso Noemi Ramirez Pedro A. Rodríguez

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® K NOW L E D GE M A N A GE ME N T I N TE L IS IS 2 0 0 6

INDICE

INDICE ... 4 I. INTRODUCCION ... 10 1.1 Objetivo ... 10

II. ACCESO A INTELISIS ... 11

2.1 Descripción de campos ... 11

III. ESTRUCTURA DEL ERP ... 13

3.1 Movimientos del módulo ... 13

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL ... 14

4.1 Elementos que integran el Tablero de Control ... 14

4.1.1 Filtros de Búsqueda ... 15

4.1.2 Área de Movimientos Realizados ... 15

4.1.3 Formas de Presentación ... 15

4.1.4 Botones de Acceso ... 15

V. PANTALLA DE CAPTURA ... 16

5.1 Barras de menú y herramientas ... 17

5.1.1 Menú Archivo ... 18

5.1.2 Menú Edición ... 27

5.1.3 Menú Ver ... 34

5.2 Carpeta Datos Generales ... 41

5.2.1 Detalle ... 42

5.3 Carpeta Información adicional ... 42

5.4 Carpeta Comentarios ... 44

5.5 Carpeta Eventos ... 44

VI. MOVIMIENTOS PARA VENTAS ... 45

6.1 BONIFICACION VENTA ... 46

6.1.1 Clave de afectación ... 46

6.1.2 Funcionalidad ... 46

6.1.3 Pantalla de Captura ... 46

6.1.4 Afectación del Movimiento ... 46

6.2 CANCELACION FACTURA ... 47

6.3 CITA SERVICIO ... 48

6.4 CONTRATO ... 52

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® K NOW L E D GE M A N A GE ME N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 6.5.1 Clave de afectación ... 53 6.5.2 Funcionalidad ... 53 6.5.3 Pantalla de Captura ... 53

6.6 COTIZACION ... 57

6.7 COTIZACION SERVICIO ... 58

6.8 DEVOLUCION FALTANTE ... 61

6.9 DEVOLUCION REMISION ... 62

6.10 DEVOLUCION VENTA ... 63

6.11 DEV. VENTA CONSIG. ... 65

6.12. ENTREGA GARANTIA ... 66

6.13 ESTADISTICA ... 68

6.14 FACTURA ... 69

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® K NOW L E D GE M A N A GE ME N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 6.15 FACTURA MOSTRADOR ... 70 6.15.1 Clave de afectación ... 70 6.15.2 Funcionalidad ... 70 6.15.3 Pantalla de Captura ... 70

6.16 FACTURA RECURRENTE ... 72

6.17 INGRESO ... 73

6.18 NOTA ... 75

6.19 NOTA CONSUMO ... 77

6.20 NOTA RESUMEN ... 78

6.21 ORDEN SURTIDO ... 79

6.22 PEDIDO ... 81

6.23 PRESUPUESTO ... 83

6.24 PROPUESTA SERVICIO ... 84

(7)

6.25 REMISION ... 87

6.26. RESERVACION ... 89

6.27 SALIDA GARANTIA ... 91

6.28 SERVICIO ... 93

6.29 SERVICIO EXTERNO ... 99

6.30 SOLICITUD DEVOLUCION ... 103

6.31 VENTA PERDIDA ... 105

6.32 VENTA CONSIGNACION ... 106

VII. EXPLORADORES ... 108

7.1 Descripción de la ventana Explorador ... 109

7.1.1 Barra de Herramientas... 109

7.1.2 Filtros de Búsqueda ... 110

7.1.3 Filtros de Árbol ... 112

7.1.4 Área de datos ... 112

7.1.5 Totalizadores ... 112

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® K NOW L E D GE M A N A GE ME N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 7.3 Ventas ... 112 7.3.1 VENTAS ... 113 7.3.2 VENTAS (DETALLE) ... 113 7.3.3 VENTAS EN GENERAL ... 114

7.3.4 VENTAS EN GENERAL (DETALLE) ... 114

7.3.5 VENTAS NETAS ... 115

7.3.6 ACUMULADOS ... 115

7.3.7 ACUMULADOS (DETALLES) ... 116

7.3.8 PENDIENTES ... 116

7.3.9 PENDIENTES POR AGENTE... 117

7.3.10 PENDIENTES (DETALLES) ... 117

7.3.11 PENDIENTES POR CLIENTE (DETALLE) ... 118

7.3.12 EMBARQUES ... 118

7.4 Servicio ... 119

7.4.1 SERVICIOS ... 119

7.4.2 CONTRATOS ... 120

7.4.3 TAREAS ... 120

7.4.4 HISTORIAL SERIE / LOTE / VIN ... 121

VIII. REPORTES ... 121

8.1 ACUMULADOS ... 123

8.2 MOVIMIENTOS ... 125

8.3 GERENCIALES ... 126

8.3.1 GERENCIALES/POR MOVIMIENTO ... 127

8.3.2 GERENCIALES/POR CATEGORIA DE CLIENTE ... 128

8.3.3 GERENCIALES/POR CATEGORIA DE ARTICULOS ... 128

8.3.4 GERENCIALES/VENTAS DEL TRIMESTRE ... 129

8.4 GENERAL DE MOVIMIENTOS ... 130

8.5 GENERAL DE MOVIMIENTOS – DETALLES ... 132

8.6 DIARIO DE MOVIMIENTOS ... 134

8.7 AUTORIZACION ... 135

8.8 PENDIENTES ... 137

8.9 MATRIZ VENTA ... 138

8.9.1 MATRIZ VENTA/ UNIDADES CLIENTE-ARTICULO ... 143

8.9.2 MATRIZ VENTA/ UNIDADES ARTICULO-CLIENTE ... 144

8.9.3 MATRIZ VENTA/ IMPORTES CLIENTE-ARTICULO ... 144

8.9.3 MATRIZ VENTA/ IMPORTES ARTICULO-CLIENTE ... 145

8.10 COMPARATIVO MES – AÑO ... 145

8.10.1 COMPARATIVO MES – AÑO / CATEGORIA ... 148

8.10.2 COMPARATIVO MES – AÑO / FABRICANTE ... 148

8.10.3 COMPARATIVO MES – AÑO / FAMILIA ... 148

8.10.4 COMPARATIVO MES – AÑO / GRUPO ... 149

8.10.5 COMPARATIVO MES – AÑO / LINEA ... 149

8.11 PARTICIPACION VENTAS ... 150

8.11.1 PARTICIPACION VENTAS / POR ARTICULO-CATEGORIA ... 152

8.11.2 PARTICIPACION VENTAS / POR ARTICULO-FABRICANTE ... 153

8.11.3 PARTICIPACION VENTAS / POR ARTICULO-FAMILIA ... 154

8.11.4 PARTICIPACION VENTAS / POR ARTICULO-GRUPO ... 154

8.11.2 PARTICIPACION VENTAS / POR ARTICULO-LINEA ... 155

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8.13 ANALISIS DE VENTA DE COMPRADORES ... 157

IX. HERRAMIENTAS ... 158

9.1 Procesar en Lotes ... 158

9.2 Procesar en Lotes (a Nivel Detalle) ... 161

9.3 Desreservar Órdenes ... 163

9.4 Pedidos Automáticos ... 164

9.5 Reasignar Agente... 164

9.6 Procesar Notas ... 165

9.7 Procesar Facturas Mostrador ... 166

ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE VENTAS ... 168

ANEXO 2 – CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE VENTAS ... 178

TABLA DE IMAGENES... 179

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6

I. INTRODUCCION

El Módulo de Ventas, Servicios y Devoluciones se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la generación del servicio, comercialización, control de productos y servicios, que distribuye o presta una empresa, tales como: ventas, cotización, ordenes de surtido, pedidos, reservaciones, ingresos, remisiones, facturas, servicios y controles de devoluciones..

Entre las ventajas que proporciona el módulo de Ventas, Servicios y Devoluciones están: • Manejo fácil y seguro de las transacciones de comercialización, servicios y

devoluciones del producto y servicio.

• Administra la operación de los movimientos que generan ingresos y reingresos a la empresa.

• Control de ingresos y reingresos y las características de cada uno de ellos. • Control y seguimiento de clientes y proveedores (Internos y externos).

• Facilita la generación de facturación, remisiones, notas, registro de ingresos y devoluciones agilizando la operación y tiempo de respuesta.

• Controla los servicios y devoluciones generadas por área, sucursales o empresas. • Facilita la administración de servicios y devoluciones internas y externas.

• Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran la comercialización a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad.

• Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

Los datos de entrada serán aquellos que provienen directamente del Módulo de ventas con el movimiento tipo venta, especificando lugar de entrega, fechas, condiciones y cantidades solicitadas que se entregarán al cliente.

1.1 Objetivo

Registrar y controlar los movimientos de comercialización, desde la cotización, seguimiento, la generación de la venta hasta su facturación y vinculación con las áreas de tesorería, cuentas por cobrar, contabilidad y almacenes.

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II. ACCESO A INTELISIS

Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intelisis. En la ventana Acceso Intelisis registre los siguientes datos.

2.1 Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. • CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intelisis.

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO

NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

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Imagen 3 – Selección de empresa.

• SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal.

9 Presione el botón

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III. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intelisis. La estructura del ERP esta dada por Menús, Módulos y Movimientos.

3.1 Movimientos del módulo

Imagen 7-Movimientos Modulo Ventas. Los movimientos que se pueden realizar en el modulo ventas.

• Cotización • Factura

• Pedido • Entrega Garantía

• Reservación • Salida Garantía

• Ingreso • Solicitud Devolución

• Propuesta Servicio • Devolución Venta

• Cotización Servicio • Devolución Faltante

• Cita Servicio • Bonificación Venta

• Servicio • Devolución Remisión

• Servicio Externo • Venta Consignación

• Orden Surtido • Dev. Venta Consig.

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• Factura Mostrador • Estadística

• Nota Consumo • Gasto Extemporáneo

• Nota Resumen • Cancelación Factura

• Contrato Servicio • Venta Perdida

• Factura Recurrente • Contrato

• Presupuesto • Recarga Tarjeta

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

1. Para acceder al tablero de control ir a:

Menú Principal /Procesos / Módulo del sistema (en este caso es Ventas)

2. Se abrirá el tablero de control.

Imagen 8- Tablero de Control (Ventas).

Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

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A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:

4.1.1 Filtros de Búsqueda

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

4.1.2 Área de Movimientos Realizados

Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del Mouse sobre esta área.

4.1.3 Formas de Presentación

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema.

Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes. Iconos pequeños Vista de Información con Botones Pequeños.

Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

4.1.4 Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de este.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

(16)

V. PANTALLA DE CAPTURA

1. Para ingresar a la pantalla de Captura debemos seguir la siguiente ruta:

Menú Principal/ Procesos/ Ventas

Imagen 9 – Ruta para obtener la pantalla de captura de Ventas. 1. Aparecerá el Tablero de Control, damos clic en el botón Nuevo.

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2. La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

Imagen 11– Pantalla Principal Ventas.

La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.

5.1 Barras de menú y herramientas

Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 5.1.1 Menú Archivo

Imagen 12 – Menú Archivo.

A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

OPCIÓN TECLAS

RAPIDAS

DECRIPCIÓN

Nuevo Ctrl+N Esta opción se permite capturar un nuevo movimiento.

Copiar Shift+F11 Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del

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movimiento original, tratándolo como un movimiento diferente. Copiar en

Sucursales del Cliente…

Si selecciona esta opción se hará una copia de un movimiento generado a un Cliente para poder aplicarse a sus diferentes sucursales, ejemplo:

1. Al capturar determinado movimiento de un cliente, selecciona la opción Copiar en sucursales del cliente, se abre la siguiente pantalla.

Imagen 14 – Ventana Copiar en Sucursales.

2. Selecciona las sucursales donde quiera crear una copia del movimiento y presiona en Generar. Se abrirá una ventana que le pedirá confirmar las copias generadas, después se abrirá la siguiente ventana indicándote los movimientos generados.

Imagen 15 – Ventana Información.

Después presione en Aceptar, se habrá generado una copia del movimiento por cada sucursal seleccionada, esto le ahorrara volver a capturar los datos del movimiento para cada sucursal. Abrir Ctrl+A Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que

desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. Copiar en

Meses…

Esta opción se utiliza para copiar aquellos movimientos generados que de antemano sabe se repetirán el mes o meses siguientes después de su emisión, y trabaja de la siguiente manera:

1. Una vez seleccionada esta opción dentro de un movimiento, se abre la siguiente pantalla.

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Imagen 16– Ventana Copiar en Meses.

2. En la ventana “Copiar en Meses” establece el periodo en el cual se sabe se repetirá el movimiento y selecciona Generar o Generar y Afectar. Se recomienda solo presionar el botón Generar, ya que esto le permitirá abrir el movimiento y editarlo. Si presiona Generar y Afectar es posible que después no pueda editar el movimiento.

3. Después de presionar en Generar es posible que se presente una ventana para confirmar la ejecución de copiar en meses y después se abrirá la ventana “Información” indicándote la cantidad de movimientos generados, los cuales corresponderán al número de meses existentes entre el periodo establecido.

Los movimientos generados solo podrán afectarse hasta que se llegue la fecha en que deberán emitirse.

Localizar… Shift+F3 Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de

movimientos realizados de este manual). Guardar

Cambios

Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura.

Actualizar Shift+F5 Esta opción permite refrescar los datos capturados. Actualizar

Precios

Shift+Ctrl+F5 Esta opción esta enfocada a la renovación de los precios de los artículos o servicios ofrecidos por la empresa.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 OPCIÓN TECLAS RAPIDAS DESCRIPCIÓN Personal Involucrado

Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento.

Imagen 19 – Ventana Personal Involucrado

Evaluaciones Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Propiedades Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un

movimiento. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual).

Imagen 20 – Menú Archivo. OPCIÓN TECLAS

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Imprimir… Ctrl+P Abre cuadro de diálogo “Imprimir” que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instaladas. Presentación

preliminar

Alt+F11 Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Plantilla

Office

Ctrl+F11 Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intelisis.

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Imagen 21 – Ventana Plantillas Office. Formas

Anexas

Alt+F10 Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento.

Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento. El formulario de InfoPath debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath.

Excel… Esta opción permite enviar o recibir Datos que se encuentren en Excel.

Imagen 22 – Pantalla Excel.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 OPCIÓN TECLAS RAPIDAS DESCRIPCIÓN

Verificar Esta opción le hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de “Información”.

Situación Ctrl+F12 Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento.

Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento.

Sucursal Ctrl+U Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido.

Imagen 25 – Pantalla Cambiar sucursal.

OPCÍÓN TECLAS

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Afectar F12 Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente.

Asignar Consecutivo

El sistema por omisión asigna automáticamente números consecutivos a los movimientos emitidos, pero de ser necesario se puede configurar esta opción para que permita al usuario asignar manualmente un consecutivo a determinado movimiento.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 Modificar Almacén Pedido…

Esta opción modifica el almacén del Encabezado y del detalle poniendo el mismo almacén.

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Eliminar Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción “Cancelar”.

Importar… Esta opción es una personalización que se puede hacer a cada empresa y elaborando un programa específico permite importar información de formato .TXT a un movimiento.

Imagen 28 – Pantalla Cambiar sucursal. Importar

PDT…

Esta opción sirve para realizar Trasferencias de Datos Personales (PDT) entre una PC y una Palm, actualizando la información existente.

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Cancelar Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control.

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN Copiar

Pendientes

F7 Se utiliza para copiar los partidas pendientes de un movimiento a otro de un mismo Proveedor, las cuales se agregan en el detalle del movimiento.

Ejemplo basado en el movimiento pedido:

1. Genera o abra el archivo de una requisición pendiente de afectar y utilice la opción Copiar pendientes se abre la siguiente pantalla mostrando las partidas pendientes de otros movimientos.

Imagen 31 – Pantalla Movimiento Pendiente

2. Seleccione solo las partidas que desee incluir en el movimiento y después presione el botón Agregar. Las partidas se agregaran en el detalle del movimiento. Copiar de

Otro

Movimiento…

Esta opción se utiliza para copiar partidas entre movimientos de diferente nombre y Proveedor. Los datos de la partida que se agregan son: artículo, precio, opción, etc.

Ejemplo:

1. Seleccione la opción “Copiar con otro movimiento”, se abre la ventana copiar.

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Imagen 32 – Pantalla Copiar. Copiar

Comentario…

Al seleccionar esta opción se desplegara la siguiente pantalla mostrando una lista de comentarios predefinidos, que podrán agregarse a los movimientos al elegir uno o varios de ellos y presionando el botón Seleccionar.

Imagen 33 – Ventana Comentarios.

La configuración de los comentarios se realiza a través de la siguiente ruta <Menú General Configurar/ Ventas/ Comentarios>, para mayor referencia consulte el Manual de Configuración MI-MC-CONF.

Cerrar Alt+F4 Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 5.1.2 Menú Edición

Imagen 34 – Menú Edición.

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Características… Ctrl+1 Para observar las características es necesario revisar el Manual de configuración.

Datos Entrega… En este caso se muestra una serie de campos los cuales se guardara un registro del embarque, la fecha, la referencia y quién lo recibió la fecha y una referencia.

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Imagen 36 – Datos Entrega.

Totalizar F8 En los casos que un importe registrado en el encabezado de un movimiento sea mayor que la suma de los importes desglosados en el detalle del movimiento, haga clic en totalizar para igualar el importe del encabezado con el importe total del detalle.

Descuento Global

Ctrl+Alt+D A través de ella se puede otorgar un descuento al producto o servicio ingresando el importe en la pantalla que aparece al seleccionar esta opción, el cual se vera reflejado en el encabezado de la pantalla de captura en forma de porcentaje.

Imagen 37 – Ventana Descuento Global.

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN Asistente

Artículos

Alt+F7 Si selecciona esta opción le permitirá editar las opciones de los artículos antes de afectar el movimiento por medio de las siguiente ventana:

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Imagen 39 – Pantalla Opciones. Asistente

Códigos de Barras

Shift+F7 Si hace clic en esta opción, aparece la siguiente pantalla para agregar el número de serie de un artículo en específico.

Imagen 40 – Ventana Código. Asistente

Códigos de Barras (en

Lote)

Ctrl+F7 Esta opción despliega la siguiente ventana para agregar los números de serie de varios artículos al mismo tiempo (en forma de lote).

Imagen 41 – Pantalla Asistente para Códigos de Barra. Series/Lotes

del Artículo

Ctrl+S Si selecciona esta opción, se abre la siguiente pantalla donde podrá registrar los números de serie y pedimentos de los artículos que lo requieran.

Precio con Impuesto Incluidos…

Ctrl+F6 Si selecciona esta opción, se abre la siguiente pantalla donde se especifica el importe de un articulo con impuestos incluidos y al presionar el botón Aceptar, el sistema separa el precio del artículo de los impuestos.

Imagen 42 – Ventana Importe Especifico. Sugerir

Artículos del Tipo Servicio

Alt+F2 Este elemento del menú se configura para que el sistema agregue al detalle de un servicio los artículos que son necesarios para poder llevarlo a cabo.

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Imagen 43 – Menú Edición

RAPIDAS

DECRIPCIÓN

Anexos F4 Sirven para incluir a los movimientos referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de Internet, Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc. que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos.

Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles.

Imagen 44 – Ventana Editar Anexos.

Se verifica la pestaña Lista y aparece el tipo seleccionado y el nombre. Dé clic en el botón Guardar y cerrar para generar el archivo anexo.

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Imagen 45 – Ventana Anexos. Anexos

Detalle

Ctrl+F4 Esta opción tiene la misma funcionalidad del comando anterior, a diferencia que esta última aplica los anexos al artículo y no al movimiento.

Agregar Evento

Esta opción del menú permite agregar situaciones relacionadas con los movimientos a través de la siguiente ventana.

Imagen 46 – Ventana Agregar Evento.

Anticipos… Ctrl+Alt+F7 Si elige esta opción, muestra una ventana con el desglose de los abonos realizados al movimiento.

Tareas Ctrl+T Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento.

Datos Embarque…

Ctrl+E Si selecciona esta opción, se abre la siguiente pantalla para especificar los datos del embarque de la mercancía, como fecha de envió, forma de envió, paquetes enviados, No. De guías, etc.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 Agregar Cliente…

Alt+F8 Si selecciona esta opción se despliega la siguiente pantalla de captura rápida donde puede dar de alta un Cliente de manera Express sin tener que entrar al Menú General Cuentas/ Clientes/ Clientes. La ventana de captura rápida se utiliza generalmente cuando se tiene que dar de alta muchos clientes y la facturación es en serie.

Este elemento del menú es opcional y se puede configurar para que no todos los usuarios puedan dar de alta clientes de manera Express.

Imagen 48 – Pantalla Agregar Clientes. Datos

Cliente…

Muestra la pantalla “Editar datos del Cliente” donde se podrá modificar cierta información del Cliente implicado en un movimiento.

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Imagen 49 – Pantalla Editar Datos Cliente. Agregar

Artículo…

Shift+F8 Esta opción abre la siguiente ventana para dar de alta en el sistema un artículo de manera Express.

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 5.1.3 Menú Ver

Imagen 51 – Menú Ver.

Imagen 52 – Menú Ver. OPCIÓN TECLAS

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Anterior Ctrl+, Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se indicó la opción Afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud.

Siguiente Ctrl+. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar.

Catálogos Este elemento del menú se utiliza para visualizar los diferentes catálogos que tiene un artículo.

Lista Artículo Disponibles

Ctrl+L Esta opción te permite consultar la cantidad de artículos disponibles a través de la siguiente ventana.

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Imagen 53– Pantalla Existencias Disponibles.

El icono “Almacén” ubicado en la parte superior de la ventana permite analizar la disponibilidad de artículos por almacén en caso de contar con varios almacenes.

Imagen 54– Menú Ver.

OPCIÓN TECLAS RAPIDAS

DESCRIPCIÓN Disponible

del Artículo

Ctrl+D Esta opción solo muestra la disponibilidad del artículo que se esté comercializando en el movimiento. A diferencia de la opción anterior que muestra la lista de todos los artículos disponibles.

Imagen 55– Pantalla Disponible del Artículo. Información

del Artículo

Shift+Ctrl+I Muestra la siguiente pantalla con la información de un producto en específico. Del lado izquierdo de la ventana se aprecia el nombre del artículo, tipo, estatus, precio de lista, etc. Y del lado derecho se muestra el almacén y la cantidad de artículos disponibles para venta.

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Imagen 56– Pantalla Información del Artículo. Información

del Cliente

Ctrl+I Indica la manera como está registrada la cuenta, algunos de los datos son: Moneda, Saldo, Saldo concluido, Por conciliar.

Imagen 57– Ventana Información del Cliente. Información

del Proyecto

Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin y el estatus.

Imagen 58– Ventana Información del Proyecto.

El icono permite incluir datos, e información referente al movimiento que se desee anexar para ser tomada en cuenta.

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Imagen 59 -- Menú Ver OPCIÓN TECLAS

RAPIDAS

DESCRIPCIÓN Buscar

Accesorios…

Esta opción del menú despliega una ventana que permite realizar la búsqueda de un artículo que contenga accesorios con los cuales se puede comercializar.

Imagen 60 – Pantalla Buscar Accesorios. Buscar

Refacciones…

Este elemento del menú se configura para que despliegue una ventana donde se puede realizar la búsqueda de las refacciones que son parte de un artículo.

Imagen 61 – Pantalla Buscar Refacciones.

Imagen 62 -- Menú Ver.

OPCIÓN TECLAS RAPIDAS DECRIPCIÓN Políticas de Precios Aplicados

Si selecciona esta opción, el sistema le mostrará las políticas de precios aplicadas a un artículo en específico.

(38)

Imagen 63 – Ventana Política de Artículo.

Para dar de alta las políticas de precios de los artículos consulte el Manual de Configuración de Intelisis.

Imagen 64 -- Menú Ver.

OPCIÓN TECLAS RAPIDAS

DESCRIPCIÓN

Tiempos Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar un movimiento.

Imagen 65 – Ventana Tiempos.

Comentarios Muestra algunas recomendaciones que previamente se establecen el menú de configurar.

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Imagen 66 – Ventana de Comentarios. Política

Movimiento

Shift+Ctrl+O Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Movimiento que se está manejando.

Imagen 67 – Ventana Políticas de Movimiento. Política

Concepto

Shift+Ctrl+N Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración en función al tipo de Concepto utilizado en el movimiento.

Imagen 68 – Ventana Políticas del Concepto.

Mapa InteliMapa es una aplicación novedosa para la consulta de mapas urbanos, que permite a diferencia de productos semejantes en el mercado, manipular mapas digitales vectoriales en lugar de imágenes raster (fotos digitales de mapas), que otorgan capacidades de consulta únicas.

De esta manera el usuario interactúa de manera natural con el mapa, y este despliega solo la información que necesita.

(40)

Bitácora Ctrl+B Muestra un desglose de los eventos implicados en un movimiento.

Imagen 70 – Ventana Bitácora del Movimiento. Posición del

Movimiento

Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo.

Imagen 71 – Ventana Posición del movimiento.

Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se esté ejecutando o del estatus en que se encuentre este.

(41)

5.2 Carpeta Datos Generales

Imagen 72 – Pantalla Captura Datos Generales. Los campos que presenta esta pestaña son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente.

Proyecto Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando

UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Fecha

Emisión

Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor

Cliente Campo donde se indica la clave de la Persona física o moral a la que se le realizara la cotización, venta de los bienes o servicios.

Lista de Precios

Este campo permite seleccionar el tipo de precio para indicar el importe a pagar por el intercambio de un bien o servicio.

Sucursal Cliente

En este campo se indica la sucursal del cliente donde se destinara el producto.

Forma de Envío

Indica la manera de trasladar un bien o servicio a su destino final

Agente Personal que puede desempeñar distintos roles definidos o actividades sin ser únicas o especificas, Vendedor para este caso.

Almacén Campo donde se indica el nombre del edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.

Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento Descuento

Global

En caso de existir, indica el descuento que se aplicara al importe total del movimiento.

(42)

® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 5.2.1 Detalle

Los campos que presenta esta sección son:

Articulo Se indica la clave de la mercancía o servicio con el que comercializa la empresa Cantidad Número de artículos o unidades requeridas.

Unidad Cantidad que se toma por medida o término de comparación de las demás de su especie.

Inventario De acuerdo a la configuración del artículo al capturar la Cantidad, de forma automática indicará el número real de unidades que ingresaran en el modulo de Inventarios.

Precio Valor en efectivo en que se estima un articulo o servicio por lo cual se esta dispuesto a pagar para su obtención

Desc. Rebaja/compensación en porcentaje de una parte de la deuda en caso de que existiera única y exclusivamente al Artículo que comprende esa línea o fila. Descuento Rebaja/compensación de una parte de la deuda en caso de que existiera única y

exclusivamente al Artículo que comprende esa línea o fila. Importe Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo.

IVA Refleja el Impuesto al Valor Agregado.

Almacén Se utiliza para indicar a nivel detalle el almacén destino donde se requiere la entrega de cada artículo

Paquete Expresa el conjunto de servicios o artículos que se ofrecen por un importe único.

5.3 Carpeta Información adicional

(43)

Los campos que presenta esta pestaña son:

NOMBRE DESCRIPCION

Observaciones Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Endosar a: Cede a favor de alguien una letra de cambio u otro documento de crédito

expedido a la orden, haciéndolo así constar al respaldo o dorso

Zona Impuestos Indica la extensión geográfica cuyos limites están determinados por el monto del impuesto que se maneja por áreas

Prioridad Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal o baja). Atención Se especifica el nombre de la persona a la que se destinara el

movimiento.

Teléfono En este campo se ingresa los números telefónicos de la persona a la que esta dirigido el movimiento.

Departamento Se utiliza para indicar el departamento, es decir la parte en que se divide o secciona a la empresa en función del tipo de actividades que realiza. Agente Servicio Es el personal de la empresa encargada de atender a los clientes en

cuanto a la prestación de un servicio.

Causa Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen al movimiento.

Tipo Servicio Campo donde se indica el tipo del servicio ofrecido. Fecha Original Fecha en que se solicito el servicio.

Sucursal Venta En este campo se indica el establecimiento que situado en distinto lugar al de la central desempeña las funciones de venta.

Clasificación Consiste en establecer formas para dividir un grupo asociado a un concepto determinado.

Subclasificación Indica la división de una clasificación de un grupo asociado a un concepto.

Check Desgl. IVA Al prender la bandera aparece el campo de Impuestos al Valor Agregado a nivel detalle.

Check Desgl. IEPS

Activa el campo del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios a nivel detalle.

Check Vigencia

Activa los campos que indican las fechas que abarca un periodo específico (Desde – Hasta) a nivel encabezado.

Check

Extraordinario

Realiza el proceso de Forward, es decir permite hacer el movimiento fuera del periodo de vigencia o condiciones estipuladas.

Check Excluir Plan

Al prender esta bandera el movimiento para que no genere su producción a través del Planeador de Ordenes.

Check AF

Al activar esta casilla de verificación podemos utilizar el campo que liga el movimiento con un artículo del catálogo de activo fijo.

(44)

5.4 Carpeta Comentarios

Imagen 74 – Pantalla Captura Comentarios. El campo que presenta esta pestaña es:

Comentarios Explicación/complementación para el mejor entendimiento relacionado con el movimiento.

5.5 Carpeta Eventos

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El campo que presenta esta pestaña es:

Eventos Muestra todo el historial del movimiento de forma gráfica, expresando el estatus, bitácora, anexos, movimientos generados, etc.

VI. MOVIMIENTOS PARA VENTAS

El Registro de la Situación: Es cuando el registro de una situación no se pierde dentro del sistema en los casos en los cuales se cancela el movimiento posterior. Es decir si un movimiento de compras (movimiento origen) tiene varias situaciones configuradas, y este se afecta hasta otro movimiento, y posteriormente este otro movimiento se cancela, el sistema automáticamente regresa al estatus pendiente, a ese otro movimiento, respetando la última situación.

A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. Menú Principal/ Procesos/ Ventas/<Tablero de Control>/Nuevo/Seleccione el campo Movimiento a realizar

Imagen 76 – Pantalla de Movimientos Ventas. NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.

(46)

6.1 BONIFICACION VENTA

6.1.1 Clave de afectación VTAS.B 6.1.2 Funcionalidad

Esta se genera cuando una venta que se había realizado y se ha generado la facturación correspondiente del producto que debe ser modificada parcial o totalmente debido a errores en los precios principalmente, lo que implica la devolución del importe pagado y el reingreso de la mercancía. En el caso de las remisiones y notas la cancelación puede ser directa desde su menú ya que no se ha realizado la facturación.

6.1.3 Pantalla de Captura

Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales:

CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN

Condiciones Encabezado Indica la situación o circunstancia que establece la forma de pago/cobro pactadas con el cliente.

6.1.4 Afectación del Movimiento

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de Nota de Crédito en Cuentas por Cobrar el cual generalmente se aplica al movimiento Factura origen.

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En estatus Concluido en el menú Edición / Campos es posible editar el campo Clasificación a nivel encabezado.

6.2 CANCELACION FACTURA

6.2.1 Clave de afectación VTAS.D

6.2.2 Funcionalidad

Este movimiento se utiliza para cancelar una Factura, dicha cancelación puede ser por diversas razones:

• El cliente no desea finalmente el producto y se realizará devolución de este, requiriendo la cancelación de la factura.

• La factura tiene datos fiscales o importes erróneos, así como fechas equivocas. • La factura no corresponde con la mercancía física.

Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales:

Check movimiento directo

Encabezado Al activarse ordenara al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro.

Condiciones Encabezado Indica la situación o circunstancia que establece la forma de pago/cobro pactadas con el cliente.

Costo Unitario Detalle Indica el costo de la unidad a pagar antes de prorratear los gastos de venta.

Costo Total Detalle Muestra el resultado del Costo Unitario por la cantidad de artículos solicitados.

Para realizar este movimiento es necesario ingresar en el menú principal seleccionar Archivo/Copiar de Otro Movimiento, para abrir la pantalla “Copiar”, en dicha pantalla utilizar los filtros de búsqueda (fecha, movimiento, estatus etc.) para localizar la factura a la que se aplicara la Cancelación posteriormente ingresar el número correspondiente en el campo “Cantidad a” sobre la fila respectiva y finalmente presionar el botón .

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Imagen 78 – Ventana Copiar.

Una vez hecho lo anterior aparecerán los datos a nivel detalle listo para ser afectado el movimiento de Cancelación queda en estatus Concluido generando una Nota de Crédito en Cuentas por Cobrar.

Imagen 79 – Posición del movimiento Cancelación Factura.

En estatus Concluido en el menú Edición / Campos es posible editar el campo Clasificación a nivel encabezado.

6.3 CITA SERVICIO

6.3.1 Clave de afectación VTAS.CS

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® K NOW L E D GE M A NAG E M E N T I N TE L IS IS 2 0 0 6 6.3.2 Funcionalidad

Esta opción genera una cita al cliente en una fecha determinada o un apartado de tiempo y espacio para la prestación de un servicio, teniendo beneficios adicionales por utilizar este servicio ya que se puede programar eficientemente el tiempo y los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad.

Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura de la carpeta de Datos Generales:

Fecha Requerida

Encabezado Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del servicio o producto comercializado. Hora

Requerida

Encabezado Indica la hora de entrega que se estableció como compromiso para la entrega del servicio o producto comercializado. Condiciones Encabezado Indica la situación o circunstancia que establece la forma de

pago/cobro pactadas con el cliente.

De igual forma activa los siguientes campos en la pantalla de captura de la carpeta de Datos del Servicio:

Serie Encabezado Se indica el número de serie del artículo (Número de Identificación Vehicular o VIN) al que se dará el servicio.

# Económico Encabezado Se establece el número económico (el cual describe el modelo, cantidad de unidad vendida así como un folio) del servicio. Placas Encabezado Indica el número de Matrícula de los automóviles.

Kms Encabezado Refleja el kilometraje actual de la unidad (automóvil) Artículo

Servicio

Encabezado Se captura la clave del artículo al que se le dará el servicio. Póliza Encabezado Indica la clave del documento que contiene las condiciones

generales, particulares y especiales que regulan las relaciones contractuales entre le asegurador y el asegurado.

Cliente Encabezado Indica la clave del cliente que solicita el servicio. Lista de

Precios

Encabezado Este campo permite seleccionar el tipo de precio para indicar el importe a pagar por el intercambio de un bien o servicio. Tipo Servicio Encabezado Aquí se selecciona de una lista precargada el tipo de servicio a

realizar. Los tipos de servicios se definen por el usuario. Tipo

Operación

Encabezado El tipo de operación a realizar se selecciona de la lista siguiente: (En caso Automotriz)

1. Hojalatería y Pintura, Operación de Hojalatería y de pintado de la unidad.

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2. Mantenimiento, Operaciones de mantenimiento correctivo y preventivo a la unidad.

3. Reparación mayor, Reparación de tipo mayor como el cambio de transmisión o motor.

Tipo Orden Encabezado Se selecciona de un listado el tipo de orden al que corresponda el tipo de cliente: (En caso Automotriz)

1. Garantía, Orden que se genera sin cargo para el cliente.

2. Interno, Unidad de la misma empresa o empleado. 3. Público, Orden de usuario general, cliente.

4. Seguro, Orden abierta por orden de alguna aseguradora con cargo a esta.

Cliente Referencia

Encabezado Se establece la referencia para el cliente (en estos casos podría ser la clave de la Aseguradora del Cliente)

Siniestro Encabezado Se captura el número de siniestro (Acontecimiento que causa la pérdida total o parcial de la materia asegurada) asignado. Contrato Encabezado Captura el número de contrato (convenio entre dos o más

personas que implican derechos y obligaciones recíprocos) del movimiento.

Descripción Encabezado Indica una breve descripción del siniestro. Check

En Garantía

Encabezado Son las unidades en que la reparación y reemplazo de las partes va por parte de la empresa a cargo a planta.

Check Express

Encabezado Servicio en que el cliente espera normalmente la unidad (máximo una hora).

Check Puntual

Encabezado Servicio entregado en el tiempo estipulado Check

Demérito

Encabezado Unidad a pérdida total. O desmeritada por el seguro. Check

Flotilla

Encabezado Unidad en flotilla, posiblemente con descuento especial o trato preferencial.

Check Rampa

Encabezado No requiere del ingreso de la unidad al taller. Check

Deducible

Encabezado

Requiere del pago del deducible por parte del cliente.

Torre Encabezado Objeto trapezoidal de plástico con un número y color que sirve como identificador de la unidad en la realización del servicio. Nota: La activación de los check es meramente informativa.

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a por Confirmar, al volver a afectarlo muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Propuesta, Servicio, Servicio Externo, etc.)

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Imagen 80– Movimiento predecesor a la Cita Servicio.

En estatus por Confirmar es posible editar los campos Fecha Requerida Fecha Entrega, Proyecto, Concepto, Referencia, Condiciones, Forma Envío, Observaciones, Causa, Clasificación, los Check de Desgl. IVA, IEPS y Excluir Plan a nivel encabezado.

En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Observaciones y Fecha Requerida, en el movimiento con estatus Concluido.

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6.4 CONTRATO

6.4.1 Clave de afectación VTAS.CTO 6.4.2 Funcionalidad

Este movimiento es para la generación de un contrato ya sea una orden de servicio, un contrato de mantenimiento del producto o aquel contrato relacionado con el producto o servicio comercializado.

Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura de la carpeta de Datos Generales:

Este movimiento despliegue la carpeta de Datos del Contrato explicados a continuación:

Descripción Encabezado En este campo se indica una breve descripción del contrato. Tipo Contrato Encabezado En este campo se indica el tipo documento en donde

constan los pactos celebrados entre dos o más personas, donde se establecen las condiciones para prestar un servicio, generalmente se especifican en tiempo.

Seguro Encabezado Se indica si existe un seguro (contrato por el que alguien se obliga mediante el cobro de una prima a indemnizar el daño producido a otra persona, o a satisfacerle un capital, una renta u otras prestaciones convenidas) que ampare el contrato

Valor Encabezado Indica la suma asegurada o valor del seguro.

Moneda Encabezado Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.

Número de Serie

Encabezado Captura el número que sirve para identificar a dicho contrato.

Responsable Encabezado Se indica al responsable del contrato. Vencimiento

del Contrato

Encabezado En este campo se indica la fecha en que el contrato pierde su valor.

Periodicidad Encabezado Se indica el periodo del contrato, mensual, trimestral, semestral, etc.

Check Vigencia

Encabezado Activa los campos que indican las fechas que abarca dicho periodo (Desde – Hasta).

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Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de Pedido (Servicio, Servicio Externo, Reservación, Orden Surtido o Ingreso dependiendo de la configuración que el cliente haya pedido) en el mismo Modulo para cada una de las fechas indicadas en la periodicidad.

Imagen 81 – Posición del movimiento Contratos

En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Clasificación, en el movimiento con estatus Concluido.

6.5 CONTRATO SERVICIO

6.5.1 Clave de afectación VTAS.CO

6.5.2 Funcionalidad

Se utiliza para generar el contrato por la prestación de un servicio que está adquiriendo un cliente y la empresa.

Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura de la carpeta de Datos Generales:

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Para el caso de Artículos tipo Serie, VIN se debe de indicar el Número Serie ó de Identificación Vehicular (VIN) respectivamente en Menú / Series/Lotes del Artículo (Ctrl.+S)

Imagen 82 – Pantalla VIN's del Artículo.

Para realizar este movimiento se deben de indicar las tareas a realizar en Menú / Edición / Tareas (Ctrl.+T).

Imagen 83 – Pantalla Tareas.

CAMPO / BOTÓN DESCRIPCIÓN

Cierra la Tarea.

Genera una nueva Tarea

(55)

Imagen 84 – Ventana Detalle Tareas. Asigna el estatus de Completada a una Tarea. Envía la Tarea a impresión.

Muestra una presentación preliminar de las Tareas.

Envía la información de las tareas a Excel para su tratamiento.

Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan.

Define en que parte del flujo se encuentra la tarea, definidas por: No comenzadas, En curso, Completada, A la espera de otra persona, Aplazada, Cancelada y Todas.

Después de presionar el icono de Nueva capturar la información requerida descrita a continuación:

Imagen 85 – Pantalla Tarea Nueva.

CAMPO / BOTÓN DESCRIPCIÓN

Confirma la aceptación de las Tareas.

Elimina la nueva Tarea que había sido creada.

Sirve para capturar una breve descripción de las actividades que se llevaran a cabo en la Tarea así como la fecha y hora de realización.

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Imagen 86 – Ventana Agregar Evento. Asunto Indica el nombre de la Tarea a realizar.

Prioridad Establece el nivel de importancia de la Tarea (alta, normal o baja). Vencimiento En este campo se indica la fecha de vencimiento de la tarea.

Estado Define en que parte del flujo se encuentra la tarea (No comenzadas, En curso, Completada, A la espera de otra persona, Aplazada, Cancelada o Todas).

% Representa el porcentaje de avance de la Tarea. Fecha Inicio

Estimada

Indica la fecha en la que se espera de inicio a la Tarea. Fecha Conclusión

Estimada

Refleja la fecha tentativa para su conclusión.

Revisión Este campo es de carácter informativo para llevar el control de las ocasiones en que se ha ingresado a verificar el estado de las Tareas. Fecha Inicio Representa la fecha real en la cual se da inicio a las actividades. Fecha Conclusión Indica la fecha de terminación de las Tareas.

Usuario Especifica el nombre de la persona que realiza el movimiento

Check Forzosa Al activar este check valida la realización de las Tareas aquí descritas, por lo cual si no se completan no se podrá afectar el movimiento.

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a por Confirmar y al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar el movimiento a generar para concluir el movimiento (p. ej. Factura).

Imagen 87 – Movimiento predecesor al Contrato Servicio.

En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Clasificación y Observaciones, en el movimiento con estatus Concluido

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6.6 COTIZACION

6.6.1 Clave de afectación VTAS.C 6.6.2 Funcionalidad

Este movimiento es para la obtención de cotizaciones de un producto o servicio, esto es solicitar precios dependiendo de las características de interés por parte del cliente. Este movimiento no implica una afectación del inventario, ni incrementa el saldo del cliente.

La cotización generalmente es un mecanismo utilizado para comparar precios entre productos, artículos y empresas o como respaldo para el comprador para mantener un precio que no sufrirá modificaciones por parte del proveedor.

Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la Carpeta de Datos Generales:

Y en la carpeta de Información adicional:

Fecha Original Encabezado Fecha en que se solicito el servicio

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a por Confirmar, al volver a afectarlo muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Pedido, Factura, Remisión, Contrato, Venta a consigna o bien una Venta Perdida).

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Pedro Rodríguez

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MANUAL

VENTAS

INDICE

I. INTRODUCCION

1.1 Objetivo

II. ACCESO A INTELISIS

2.1 Descripción de campos

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO

III. ESTRUCTURA DEL ERP

3.1 Movimientos del módulo

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

V. PANTALLA DE CAPTURA

5.1 Barras de menú y herramientas

5.2 Carpeta Datos Generales

5.3 Carpeta Información adicional

5.4 Carpeta Comentarios

5.5 Carpeta Eventos

VI.

MOVIMIENTOS PARA VENTAS

6.1 BONIFICACION VENTA

6.2 CANCELACION FACTURA

6.3 CITA SERVICIO

6.4 CONTRATO

6.5 CONTRATO SERVICIO

6.6 COTIZACION