Manual CONCAR.pdf

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Guía de Referencia

SISTEMA

SISTEMA CONCAR CBCONCAR CB VERSIÓNVERSIÓN FECHA

FECHA 30/11/201330/11/2013 AUTORAUTOR Dante SolisDante Solis

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PROCESO:

Carga de Comprobantes desde Excel_CTMOVI49

Proceso que carga los comprobantes registrados en n

Proceso que carga los comprobantes registrados en n hoja de Excel (con las versiones .xls óhoja de Excel (con las versiones .xls ó xlsx), bajo un formato establecido.

xlsx), bajo un formato establecido. Este formato lo genera el mismo proceso y se debe Este formato lo genera el mismo proceso y se debe respetar enrespetar en el registro de la información del comprobante. Tomar en cuenta que este proceso se debe el registro de la información del comprobante. Tomar en cuenta que este proceso se debe ejecutar de modo exclusivo, si está trabajando con la versión de redes (multiusuario) ningún otro ejecutar de modo exclusivo, si está trabajando con la versión de redes (multiusuario) ningún otro usuario debe de estar conectado en el Concar

usuario debe de estar conectado en el Concar Al invocar al proceso nos

Al invocar al proceso nos presenta el siguiente formulario:presenta el siguiente formulario:

Donde: Donde:

-- ExploradorExplorador: Seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que: Seleccionar la unidad de disco y la carpeta para ubicar el archivo de Excel que contiene los comprobantes a importar

contiene los comprobantes a importar

-- Lista de ArchivoLista de Archivo: : Filtra los archivo de EFiltra los archivo de Excel (versiones .xls y .xlxcel (versiones .xls y .xlsx) de la carpeta activasx) de la carpeta activa -- En nombre de archivo: Muestra la ruta y nombre del archivo seleccionado, también estáEn nombre de archivo: Muestra la ruta y nombre del archivo seleccionado, también está

habilitado para digitar la ruta y nombre del archivo de Excel habilitado para digitar la ruta y nombre del archivo de Excel

-- CheckCheck,, “Respetar numeración de comprobante”“Respetar numeración de comprobante”: Determina al momento de la: Determina al momento de la

importación si se mantiene

importación si se mantiene la numeración la numeración de comprobantes registrados de comprobantes registrados en al archivo delen al archivo del Excel, estos se validaran que no exista en la tabal de comprobantes. Se encuentra Excel, estos se validaran que no exista en la tabal de comprobantes. Se encuentra desactivado, el proceso genera en forma automática el

desactivado, el proceso genera en forma automática el número de comprobante.número de comprobante.

-- Botón “Exportar Formato”Botón “Exportar Formato”: En esta opción, el proceso genera el formato del Excel para: En esta opción, el proceso genera el formato del Excel para

importación de

importación de comprobantes.comprobantes.

-- Botón “Validación”Botón “Validación”:: En esta opción, solo realiza una validación del contenido del archivo En esta opción, solo realiza una validación del contenido del archivo

del Excel. Verifica que no falte algún

del Excel. Verifica que no falte algún dato obligatorio ó exista dato obligatorio ó exista inconsistencinconsistencias.ias.

-- Botón “Importar”Botón “Importar”: En esta opción, realiza una validación, si la información del archivo del: En esta opción, realiza una validación, si la información del archivo del

Excel está correcta inicia el proceso de importación, grabando

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SISTEMA CONCAR CB VERSIÓN

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- Botón “Continuar”: Restaura los controles del formulario para un nuevo proceso de

importación.

- Botón“Salir”: Salir del Proceso

Generar Formato del Archivo de Excel

Al abrir el formulario de “Carga de comprobante desde Excel”, dar clic en el botón “Exportar Formato”, nos genera el siguiente archivo de Excel:

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- “Columna B - Sub Diario”,Columna con dato obligatorio. Ingresar el código del Sub-Diario para el comprobante, debe repetirse por cada línea del comprobante. Debe existir en la T.G. “02”

- “Columna C - Número de Comprobante”, Columna con dato obligatorio, si el check, “Respetar numeración de comprobante” está habilitado, no debe existir en la tabla de comprobantes, en caso contrario deberá ser un número de control para identificar a cada comprobante.

- “Columna D - Fecha de Comprobante”,Columna con dato obligatorio, se ingresa la fecha para el comprobante, debe ser unafecha valida con formato “DD/MM/AAAA”

- “Columna E - Código de Moneda”, Columna con dato obligatorio, donde se ingresa la moneda de la operación contable, debe existir en la Tabla General“03”

- “Columna F - Glosa Principal”, Columna con dato obligatorio, se ingresa la glosa de la cabecera del comprobante, no debe excederse de los 40 caracteres.

- “Columna G - Tipo de Cambio”, Se ingresa el tipo de cambio, solo si en el campo de Tipo de Conversión se ingresará el valor “C” (Cambio Especial).

- “Columna H - Tipo de Conversión”, Columna con dato obligatorio, solo se podrá ingresar los siguientes valores: “C”= Especial,“M”=Compra,“V”=Venta ,“F”= De acuerdo a fecha - “Columna I - Flag de Conversión de Moneda”, Columna con dato obligatorio, solo se

podrá ingresar los siguientes valores:“S” = Si se convierte,“N”= No se convierte

- “Columna J - Fecha Tipo de Cambio”, En esta columna se ingresa la Fecha del Tipo de Cambio, solo sí en el columna de Tipo de Conversión se ingresó el valor de “F” (De acuerdo a fecha)

- “Columna K - Cuenta Contable”,Columna con dato obligatorio, se ingresa el código de la cuenta contable, debe existir en la tabla de Plan de Cuentas

- “Columna L - Código de Anexo”, En esta columna se ingresa el código de Anexo, solo si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo. Este código (y el tipo configurado en la cuenta contable) debe existir en la tabla de Anexo

- “Columna M - Código de Centro de Costo”, En esta columna se ingresa un código de Centro de costo, solo si la cuenta contable tiene el flag activado de Centro de Costo

- “Columna N - Debe / Haber”, Columna con dato obligatorio, solo debe contener los siguientes valores: “D” (debe)ó“H” (Haber)

- “Columna O - Importe Original”, En esta columna se ingresa el importe en moneda original del movimiento contable, el valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

- “Columna P - Importe en Dólares”,En esta columna se ingresa el importe en dólares del movimiento de la cuenta, solo si flag de Conversión de Moneda es “N”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

- “Columna Q - Importe en Soles”, En esta columna se ingresa el importe en soles del movimiento de la cuenta, solo si flag de Conversión de Moneda es “N” ”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

- “Columna R - Tipo de Documento”,En esta columna se ingresa un tipo de documento solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia si se ingresa este valor debe existir en la Tabla General“06”

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- “Columna S - Número de Documento”, En esta columna se ingresa el número de documento (incluido la serie), solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia.

- “Columna T - Fecha de Documento”, En esta columna se ingresa la fecha del documento, solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Documento de Referencia, debe ser una fecha valida con formato “DD/MM/AAAA”

- “Columna U - Fecha de Vencimiento”, En esta columna se ingresa una fecha de vencimiento, solo si la cuenta contable tiene habilitado el flag de Fecha de Vencimiento, debe ser una fecha valida con formato “DD/MM/AAAA”

- “Columna V - Código de Área”,En esta columna se ingresa un código de Area, definidos en la Tabla General “26”. Solo se ingresa si la cuenta tiene habilitado el flag de Área.

- “Columna W - Glosa Detalle”, En esta columna se ingresa la glosa para el detalle de comprobante

- “Columna X - Código de Anexo Auxiliar”,en esta columna se ingresa un código de Anexo Auxiliar o de referencia. Solo se ingresa si la cuenta contable tiene configurado un tipo de Anexo de referencia y debe estar registrado (conjuntamente con el tipo de anexo de referencia de la cuenta contable) en la tabla de Anexo

- “Columna Y - Medio de Pago”,En esta columna se registra un código de Medio de Pagos, solo si la cuenta tiene habilitado el flag de Medio de Pago; este código debe estar registrado en la Tabla General“S1”

- “Columna Z - Tipo de Documento de Referencia”, En este campo se ingresará un tipo de documento de referencia solo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”, de este valor debe estar registrado en la Tabla General “06”. Este se graba en la tabla de Documentos de Referencia

- “Columna AA - Número de Documento Referencia”En esta columna se ingresa el número (incluido la serie) del Documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND” ”. Este se graba en la tabla de Documentos de Referencia.

- “Columna AB - Fecha Documento Referencia”, En esta columna se ingresa la Fecha del documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Debe ser una fecha valida con formato “DD/MM/AAAA”, este se graba en la tabla de Documentos de Referencia.

- “Columna AC - Base Imponible Documento Referencia”, En esta columna se ingresa la base Imponible del documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99”, este se graba en la tabla de Documentos de Referencia

- “Columna AD - IGV Documento Provisión”, En esta columna se ingresa Imponible del IGV Documento de Referencia, solo cuando se ingresa un Documento de Tipo “NA” o “ND”. Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99”, este se graba en la tabla de Documentos de Referencia

- “Columna AE - Tipo Referencia en estado MQ ”, En esta columna se ingresa el código “MQ”, solo cuando se quiere informar sobre la Máquina Registradora. En la columna de Tipo de Documento debe estar definido “TK”

- “Columna AF - Número Serie Caja Registradora”, En esta columna se ingresa la serie de la Máquina Registradora, solo cuandoen tipo de Referencia se a ingresar el código “MQ” y el Tipo de documento “TK”.

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- “Columna AG - Fecha de Operación”,En esta columna se ingresa la fecha de operación , ”, solo cuando se quiere informar sobre la Máquina Registradora. En la columna de Tipo de Documento debe estar definido “TK”. Debe ser una fecha valida con formato “DD/MM/AAAA”

- “Columna AH - Tipo de Tasa”, En esta columna se ingresa el tipo de Tasa de Detracción ó Percepción, si la cuenta contable se ha configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) ó 2 (Percepción). Este Tipo de Tasa debe estar registrado en la Tabla General “28” para Detracción ó en la Tabla General “29” para la Percepción.

- “Columna AI - Tasa Detracción/Percepción”, En esta columna se ingresa la Tasa porcentual correspondiente al Tipo de Tasa de detracción ó Percepción. Solo sí la cuenta contable se ha configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) ó 2 (Percepción). Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=999.99

- “Columna AJ - Importe Base Detracción/Percepción Dólares”, En esta columna se ingresa el Importa Base de Detracción ó Percepción expresados en dólares. Solo sí la cuenta contable se ha configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) ó 2 (Percepción). Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

- “Columna AK - Importe Base Detracción/Percepción Soles”, En esta columna se ingresa el Importa Base de Detracción ó Percepción expresados en Soles. Solo sí la cuenta contable se ha configurado en el ítem Tasa 1 (Detracción) ó 2 (Percepción). Este valor debe estar comprendido entre >=0 y <=99999999999.99

En cada línea de información se distribuye como sigue: las primeras 9 columnas (A hasta J), contiene información para la cabecera del comprobante (las cuales se van a repetir en cada línea correspondiente al detalle del comprobante) y las columnas restantes contiene la información para el detalle de comprobante (K hasta AK).

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Ejemplo del registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel.

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Proceso de Validación de Archivo de Carga de Excel

Este proceso solo valida el contenido del archivo de carga de Excel, al finalizar muestra en el resultado de la operación.

Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario ubicará el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón “Validación”.

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Proceso de Validación de Archivo de Carga de Excel

Este proceso solo valida el contenido del archivo de carga de Excel, al finalizar muestra en el resultado de la operación.

Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario ubicará el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón “Validación”.

Si al realizar las validaciones no se han encontrado inconsistencias, el proceso nos muestra la siguiente venta de Resultados, donde nos indica la cantidad de Comprobante Validos y el comentario de “OK”.

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Donde, Nos informa sobre la cantidad de comprobantes incorrectos. En el detalle de inconsistencias, nos muestra el mensaje de error en la columna producido, el valor faltante o el valor errado y las filas donde se produjeron.

Solo le queda al usuario abrir el archivo de Excel y realizar las modificaciones en las columnas y filas correspondientes.

Al dar clic en el botín “Imprimir”, el proceso imprimirá el contenido de la ventana de resultados, tal como se muestra en la siguiente gráfica.

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Proceso de Importación de Archivo de Carga de Excel

En este proceso se ejecuta la validación y al final si todo está conforme recién se procede a grabar los comprobantes en las tablas correspondientes.

Al ejecutar el proceso de “Carga de Comprobante desde Excel”, el usuario ubicará el archivo en el formato de Excel con el contenido de los comprobantes, luego dar clic en el botón “Importar”.

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Si no existen inconsistencias en la información del archivo de Excel a cargar, el proceso al finalizar de grabar los comprobantes, muestra la información de la cantidad de Comprobantes validos (grabados), la cantidad de comprobantes Finalizados y Pendientes.

Procedemos a la consulta del comprobante generado (ejecutando el proceso de Situación de Comprobantes).

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Ejecutamos el proceso d Carga de Comprobantes, donde se está informando 4 comprobantes (los que se muestra en el ejemplo del Registro de comprobantes en el formato del archivo del Excel), en esta ocasión se está desactivando el check de “Respetar numeración de comprobantes”, damos clic en el botón “Importar”

Al finalizar el procese (si lo informado en la hoja de Excel está Ok), muestra la estadísticas del proceso, además se informa los comprobantes generados con su situación, tal como se muestra en la gráfica.

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Procedemos a la consulta de los comprobantes generados. En el primer caso mostramos el comprobante con la información del detalle informado.

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En este segundo caso, se informa la tasa de detracción.

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