1.
IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO
GESTIÓN DE DESARROLLO TERRITORIAL GESTIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO
GESTIÓN DEL SUELO
PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DEL PERMISO DE OCUPACION DE ESPACIO PUBLICO
ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO
TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO
VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0
CÓDIGO PRO-DAOTGS-010
2.
OBJETIVO
Normalizar el procedimiento para la emisión de permisos para ocupación de espacio público y de permisos para eventos públicos y privados, con el fin de otorgarlos bajo un criterio técnico para el Cantón Portoviejo.
3.
ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todas las solicitudes de ocupación del espacio público y de eventos públicos y privados del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo.
4.
BASE LEGAL
Constitución de la República del Ecuador
Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD)
Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial, Uso y Gestión de Suelo (LOOTUGS)
Ley Orgánica de Tierras Rurales y Territorios Ancestrales
Código Civil
Manual de Políticas de Catastro
Ordenanza reformatoria a la Ordenanza que regula la utilización u ocupación del espacio público o la vía pública y el espacio aéreo municipal, suelo y subsuelo, por la colocación de estructuras, postes y tendido de redes pertenecientes a personas naturales o jurídicas privadas dentro del cantón Portoviejo.
Resolución No. SGR-151-2016: "Normativa de Gestión de Riesgos para la aplicación en espectáculos o eventos de concentración masiva".
Ordenanza Municipal. Cantón Portoviejo: Para la reconstrucción de Portoviejo: medidas emergentes.
Registro Oficial No. 524 17 de junio de 2015: Ordenanza que crea y regula la tasa de recolección de basura, aseo público y saneamiento ambiental.
Leyes conexas
5.
REGLAS INTERNAS
5.1. Las normas generales y procedimientos establecidos en este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo y Empresas Públicas Municipales.
5.2. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes.
5.3. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan con efecto de la actualización de las leyes, normas, ordenanzas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en le GAD Portoviejo.
5.4. Los Analistas, Inspectores, Supervisores, Comisario y Técnicos deberán portar obligatoriamente, durante el cumplimiento de su trabajo, su credencial de identificación en un lugar visible sobre el uniforme.
5.5. En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en las normativas inmersas vigentes.
6.
POLÍTICAS
6.1. Conocer y entender este procedimiento antes de aplicarlo en el GAD Municipal de Portoviejo.
6.2. Cuando se trate de emitir un permiso de ocupación de espacio público para proyectos de infraestructura telefónica, digital, internet y afines, a la inspección debe acudir un técnico de la Unidad de Redes de la Dirección de Control Territorial, para que pueda emitir el informe correspondiente.
6.3. Cada uno de los informes de inspección al espacio público deben realizarse con el análisis previo correspondiente a leyes y ordenanzas aplicables.
6.4. Expedir informes técnicos de riesgo y uso de suelo, es decir, documentos habilitantes para proceder a la otorgación del informe de viabilidad para el uso y ocupación del espacio público.
6.5. Brindar la seguridad integral a la ciudadanía antes, durante y después de la ejecución del evento a desarrollar.
6.6. Vigilar que se cumplan las recomendaciones mencionadas en los informes técnicos de las áreas involucradas.
6.7. Asegurar el buen uso del espacio público para la otorgación de permisos provisionales para el desarrollo de eventos de concentración masiva.
7.
DEFINICIONES
AFORO: Número máximo de asistentes autorizados por evento.
ESPECTÁCULO O EVENTO DE CONCENTRACIÓN MASIVA: Se considera espectáculo o evento de concentración masiva todo acontecimiento organizado con o sin fines de lucro, a fin de congregar a personas, producto de una convocatoria individual o colectiva, abierta, general e indiferenciada, para presencia una actuación, representación, exhibición o proyección de naturaleza artística, cultural o deportiva ofrecida por un empresario, por actores, por artistas o cualesquiera otros ejecutantes. (Acuerdo Ministerial No. 6987 del Ministerio del Interior, Art. 26)
ESPACIO PÚBLICO: Se llama espacio público, al espacio de propiedad pública (estatal), dominio y uso público. Es el lugar donde cualquier persona tiene el derecho a circular en paz y armonía, donde el paso no puede ser restringido por criterios de propiedad privada, y excepcionalmente por reserva gubernamental. Abarca, por regla general, las vías de tránsito o circulación abiertas: calles, plazas, carreteras; así como amplias zonas de los edificios
públicos, como las bibliotecas, escuelas, hospitales, estaciones; o los jardines, parques y espacios naturales, cuyo suelo es de propiedad pública.
ESPECTADOR: Asistente a los espectáculos o eventos de concentración masiva.
PLAN DE CONTINGENCIA: Aquella que, como consecuencia de una o más deficiencias físicas como mentales, intelectuales o sensoriales, con independencia de la causa que la hubiera originado, ve restringida permanentemente su capacidad biológica, psicológica y asociativa para ejercer una o más actividades esenciales de la vida diaria, en la proporción que establece el reglamento.
PUESTO DE MANDO UNIFICADO (PMU): Fase en la que se reúnen los delegados de las entidades involucradas en la coordinación de la actividad. Normalmente se da inicio a esta fase, una (1) hora antes de la apertura de puertas, aunque este horario puede varias de acuerdo al tipo de evento y a las recomendaciones de los integrantes del PMU.
TITULAR: Personas naturales o jurídicas colectivas que obtengan el permiso o autorización de la entidad municipal, metropolitana y/o de gobierno y las que presenten avisos para la celebración de espectáculos o eventos de concentración masiva, en los términos de la presente normativa; así como los que cuenten con la licencia de funcionamiento y aquellas que con el carácter de dependiente, encargado, gerente, administrador, representante u otro similar, sean responsables de la celebración de algún espectáculo o evento de concentración masiva.
8.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
a) Responsables de la ejecución: Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo, Dirección de Gestión de Ambiental y Riesgo, Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificación, y Analistas de la Dirección, Empresa Pública Municipal PORTOVIAL, Coordinación de Rentas.
b) Responsable del control: Director Cantonal de Desarrollo Territorial.
c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo.
9.
PROCEDIMIENTO
9.1. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO PARA COMERCIO
No. Actividad Documento Responsable Tiempo
proceso 1
Entrega requisitos a Secretaría de la Dirección: - Oficio dirigido al Director de Avalúos,
Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo. - Copia de cédula de identidad
Solicitante
2
Recibe y revisa que el solicitante presente todos los requisitos, y entrega trámite a Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo.
Secretaria de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo 10 minutos
3
a) Sumilla oficio, asignando al Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificaciones como responsable de trámite. b) Entrega oficio a Secretaria para que lo escanee,
ingrese al sistema como gestión de trámite y lo envíe en físico y vía sistema.
Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo 10 minutos
4 Recibe el trámite a través del sistema y en físico. Analista de
Gestión 5 minutos
5
Revisa que la información esté completa. ¿Falta algún documento?
SI: Se comunica con el solicitante para que sea completada. Paso 1 NO: Paso 5 Analista de Gestión De 15 días a 30 días (dependerá del inspector de Control Territorial) 6 Coordina inspección de campo del espacio público
objeto de la solicitud del requirente.
Analista de Gestión
7
Emiten el Informe Técnico (PRO-DAOTGS-010-01) pertinente de la inspección realizada para revisión del Coordinador.
¿Los Informes son favorables?
SI: Envían Informes a Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificaciones.
NO: Se le comunica al solicitante para que ratifique o se da por finalizado el trámite.
Informe Técnico de Inspección de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo (PRO-DAOTGS-010-01) Informe Técnico de Inspección de Control Territorial (PRO-DAOTGS-010-01) Analista de Gestión 8
Recibe el Informe, tanto físicamente como en el sistema, para su validación y envió a la Jefatura de Rentas mediante un memorando.
Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificaciones 10 minutos
9 Calcula el valor a cobrar al solicitante del trámite. Analista de
Rentas 10 minutos
10
Paga en ventanilla las tasas calculadas y presenta el comprobante de pago a la Secretaria de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo.
Solicitante 15 minutos
11
Con el pago de las respectivas tasas, emite el oficio de respuesta al permiso de ocupación de espacio público solicitado y le entrega al solicitante el
“Permiso de ocupación de espacio público” (PRO-DAOTGS-010-02). Permiso de ocupación de espacio público (PRO-DAOTGS-010-02) Secretaria de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo 10 minutos FIN PROCESO
9.2. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA EVENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS
No. Actividad Documento Responsable Tiempo
proceso ETAPA 1: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES PARA LA AUTORIZACIÓN DEL USO Y OCUPACIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO Y PRIVADO DE EVENTOS EN EL CANTÓN PORTOVIEJO
1
Presenta los requisitos para la autorización del uso del espacio público, adjuntado todos los documentos señalados en el ANEXO 1 (presentar con 15 días de anticipación.)
Solicitante
2
Verifica que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos.
¿Los requisitos están completos?
SI: Ingresa el trámite al sistema, generándose la solicitud, imprime solicitud, entrega al solicitante una copia con fecha y firma de recepción, y despacha la tarea a la Unidad de Gestión de Riesgo y PORTOVIAL (según requerimiento)
NO: Informar los requisitos faltantes para que el solicitante los complete. Paso 1.
Atención al usuario
3
Revisa el Plan de Contingencia y realiza Inspección en sitio para verificar el cumplimiento de la normativa.
¿Cumple con normativa?
SI: Emite el Informe Técnico de Riesgo (PRO-DAOTGS-010-03).
NO: Emite Informe Técnico de Negación.
Informe Técnico de Riesgo (PRO-DAOTGS-010-03) Unidad de Riesgo 4
¿Evento a realizar afecta la movilidad?
SI: Revisa trámite, analiza factibilidad técnica de movilidad para el evento solicitado.
¿Procede la factibilidad técnica de movilidad? SI: Emite “Informe Técnico Favorable” (PRO-DAOTGS-010-03).
NO: Emite Informe Técnico de Negación. NO: Paso 5. Informe Técnico de PORTOVIAL (PRO-DAOTGS-010-03) Gerente de PORTOVIAL 5
Recepta el trámite con el Informe de riesgo y/o Informe PORTOVIAL, y verifica área y zona a ocupar. ¿Cumple disponibilidad y/o normativa?
SI: Emite el “Informe Técnico de Uso de Suelo”
(PRO-DAOTGS-010-03) para ocupación del espacio público y privado.
¿Evento es público?
SI: Despacha trámite a Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo o su delegado para aprobación del Informe. Paso 6
NO: Despacha trámite a Director de Desarrollo Territorial. Paso 9
NO: Emite Informe técnico de negación y se lo entrega al solicitante. FIN
Informe Técnico de Uso del Suelo
(PRO-DAOTGS-010-03)
Analista de Gestión de
6 Aprueba Informe y despacha trámite a Rentas. Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo o su delegado 7 Recibe el Informe de uso de suelo y emite título
respectivo.
Coordinador de Rentas 8 Cobra al solicitante el valor correspondiente, y
emite el permiso.
Ventanilla de rentas
9
Recibe y revisa Informes. ¿Está de acuerdo?
SI: Emite de Informe de negación y se lo entrega al solicitante.
NO: Genera “Factibilidad para realizar evento de
concentración masiva”.
Dirección General Desarrollo Territorial ETAPA 2: CONTROL DE REALIZACIÓN DE EVENTO
1
Recibe notificación del evento a través del sistema, designa y designa responsable según zonificación y coordina con las áreas de apoyo (Riesgos, Policía Municipal. etc.) para el control del evento
Director de Control Territorial
2
Inspecciona y verifica que se encuentra emitido el permiso de utilización de espacio público.
¿Hay permiso y no hay incumplimiento?
SI: Responder a través del sistema que se cumple con el permiso y se adjunta la evidencia fotográfica. NO: Ejecutar el Procedimiento de Control Territorial, de Verificación y/o Sancionador.
Inspector técnico de
Control Territorial
FIN PROCESO
EVENTO ORGANIZADO POR OTROS PARTICULARES 1 Recibe notificación del evento a través del sistema,
y designa responsable. Director Gestión Ambiental y Riesgos 2
Inspecciona y verifica que se encuentra emitido el permiso de utilización de espacio público y/o privad y se encuentra cumpliendo lo determinado en el plan de contingencias.
¿Hay permiso y no hay incumplimiento?
SI: Responder a través del sistema que se cumple con el permiso y se adjunta la evidencia fotográfica. NO: Ejecutar el Procedimiento de Control Territorial, de Verificación y/o Sancionador.
Delegado del Director de Gestión Ambiental y Riesgos FIN PROCESO
10. DIAGRAMAS DE FLUJO
11.
FORMATOS DE REGISTRO
FORMATO 1: PRO-DAOTGS010-01 Informe Técnico de Inspección de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo, y de Control Territorial.
FORMATO 3: PRO-DAOTGS-010-03 Informe Técnico de Riesgo, de PORTOVIAL y de Uso del Suelo.
FORMATO 4: PRO-DAOTGS-010-04 Solicitud de Aprobación del Plan de Contingencia para Eventos de Concentración Masiva.
……..………… (Ciudad),…….. (Día) de………….. (Mes) de…….. (Año). Ing.
Agustín Casanova Cedeño
ALCALDE DEL CANTÓN PORTOVIEJO Presente.-
Yo ………. (Nombre del organizador/promotor - persona natural o jurídica) con ……...(Cédula de identidad o RUC), representante del evento / me permito presentar el plan de contingencia para eventos de
concentración masiva, del evento ………(Nombre del evento) ……… fines de lucro (Con o
Sin), mismo que se llevará a cabo en ………...(lugar donde se realizará el evento), el
……….…………..………(Fecha del evento) a partir de las ………..(hora de inicio del evento), hasta las
………..(hora de fin del evento), con un aforo aproximado de ………..(Número de asistentes) personas, con el fin de precautelar la integridad de los asistentes y dar una respuesta inmediata frente a cualquier incidente o emergencia que se presente.
Por lo tanto declaro que la información consignada en el presente Plan de Contingencia de Eventos de concentración masiva es verdadera y podrá ser verificada por la Secretaria de Gestión de Riesgos. En el caso de falsedad u ocultamiento de información, nos sometemos a las penas que por estos hechos prevén las leyes de la República. Para tal efecto se adjunta a la presente solicitud, la siguiente documentación:
1. Plan de contingencia., firmado por el organizador del evento y profesional que elaboro el plan de contingencia.
2. Carta de Aviso al distrito de policía con copia al UPC más cercano;
3. Empresa de seguridad contratada: fotocopia del RUC de empresa, nombramiento del presente legal, copia del permiso de operación anual otorgada por el Ministerio del Interior.
4. Organizador persona natural: fotocopia de la cedula de identidad.
5. Organizador persona jurídica: fotocopia del RUC de la empresa, nombramiento del representante legal y cedula de identidad del representante legal.
6. Atención Pre-hospitalaria: carta de solicitud y gestión realizada que compruebe la presencia de los servicios pre-hospitalarios (ambulancia, brigada pre hospitalaria y áreas de concentración de victimas), el día del evento, de acuerdo a la cualificación y los requisitos establecidos.
7. Permiso del cuerpo de Bomberos.
8. Informe firmado por un profesional calificado o del colegio de ingenieros mecánicos (Instalaciones desmontables y montables). En caso de solicitud para juegos mecánicos o circos.
Por lo expuesto, agradeceré se sirva revisar el plan de contingencia para eventos de concentración masiva y se conceda la aprobación correspondiente.
Por su gentil atención anticipo mi agradecimiento. Atentamente,
(f.)___________________________________
Nombre y apellido:……….……( Nombre del organizador/promotor - persona natural o jurídica/ empresa de seguridad contratada)
C.I.: ... Teléfono: ... Correo electrónico: ...
12.
ANEXOS
ANEXO 1: Requisitos que deben presentar los usuarios para solicitar la autorización para el uso del espacio público en el desarrollo de eventos, la solicitud va inmersa en el trámite:
Oficio de Solicitud dirigida al Alcalde del cantón con 15 días de anticipación del evento.
Plan de Contingencia (Deberá contar con: Orientaciones para la determinación y categorización de los riesgos previsibles, criterios para la toma de decisiones y atención en caso que ocurran incidentes, criterios para la conformación del Puesto de Mando Unificado PMU, recursos disponible talento humanos y material con los que disponga para tomar decisiones en caso de un incidente o emergencia, contingente para la emergencia, protocolo y procedimientos de comunicación y seguridad). De acuerdo al formato establecido.
Copia de cédula de identidad del organizador del evento.
Copia de cédula de identidad de quien elabora el Plan de Contingencia: Aforo menor a 500 personas deberán presentar firma de responsabilidad de persona con
experiencia en organismos de socorro. (Presentar certificaciones de pertenecer o haber pertenecido a organismos de socorro).
Aforo entre 501 y 3000 asistentes deberán presentar la firma de responsabilidad de personas con experiencia certificada en elaboración de planes de contingencia. (Presentar certificaciones de pertenecer o haber pertenecido a organismos de socorro).
Aforo que superen 3000 asistentes deberán presentar firma de responsabilidad de ingenieros en gestión d riesgos, administración de desastres o seguridad industrial con experiencia certificada. (Presentar certificaciones de profesional acreditado por la SENESCYT).
Copia de contrato de empresa de seguridad autorizada por el Ministerio del Interior, para eventos de concentración masiva superior aforo 500.
Carta de compromiso de presencia de servicios pre-hospitalarios (ambulancia, brigadas pre-hospitalaria y áreas de concentración de victimas), el día del evento, de acuerdo a la cuantificación y los requisitos establecidos; para eventos de concentración masiva superior aforo 300.
Para eventos que se realicen en locales privados, se deberá contar una copia del contrato de arriendo o carta de consentimiento del espacio para el día y hora del evento.
Para las instalaciones montables y desmontables como circos, rodeos, juegos mecánicos, gusanitos (revisión técnica vehicular), etc., deberán tener la inspección firmada y aprobada del montaje, por parte de un profesional calificado o del colegio de ingenieros mecánicos y eléctricos, adicional a los requisitos adscritos.
