Aspectos Administrativos
de la Gestión Financiero-Contable
Unidad didáctica 25:
Organización del
trabajo contable
Contabilidad
UNIDAD
DIDÁCTICA
Organización
Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación
Innovación
y
cualificación
Presentación
Temporalización
La contabilidad está ampliamente regulada por las leyes, sobre todo por la legis-lación mercantil y por la fiscal.
La legislación mercantil que regula la contabilidad es amplia: hay normas inclui-das en el Código de Comercio, en la ley de Sociedades Anónimas y en otras normas.
Uno de los aspectos regulados es la obligatoriedad de ciertos libros contables y la voluntariedad de otros. Este es el tema que trataremos en esta unidad didáctica.
2 horas.
Diferenciar los distintos tipos de libros contables.
Conocer la necesidad legal que impone la obligación de llevar determinados li-bros registros.
Contenidos
de la Unidad Didáctica
1. Los libros de contabilidad. 2. Los libros principales. 3. Los libros auxiliares. 4. Los libros registros. Resumen.
Vocabulario.
Ejercicios de repaso y autoevaluación.
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La actividad de la empresa debe quedar totalmente constatada en anotaciones ordenadas, y hechas de tal forma, que puedan ser conservadas. Así tendremos un historial de la marcha de la empresa reflejado en sus operaciones, de modo que podremos establecer previsiones para el futuro, tanto inmediato, como a plazos mayores. Estas anotaciones se realizan en los denominados libros de registros. Trabajar en libros resulta cada vez más complicado, por ello, se va extendiendo cada vez más la sustitución de los libros por hojas sueltas. El Código de Comercio, admite la validez en cuanto a la anotación de asientos por cualquier procedimien-to idóneo sobre hojas, que después se encuadernarán correlativamente para for-mar los libros obligatorios.
Pueden existir muchos y variados libros contables, según las distintas necesidades de registros, de información y del tipo de organización contable. A continuación presentamos un esquema con la clasificación de los diferentes tipos de libros que puede emplear una empresa:
Los libros de contabilidad
Def.
LIBROS CONTABLES: Son los distintos registros de que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.
Esquema
En esta unidad didáctica nos vamos a centrar en los libros contables según el papel que desempeñan:
Libros principales.
LIBROS CONTABLES
Preparativos: Recogen los diferentes hechos por orden cronológico, prac-ticándose las anotacio-nes a partir de los documentos justificati-vos.
Elaborativos: Resumen las anotacio-nes que aparecen en los libros anteriores.
Principales : Son los imprescindibles para la contabilidad. Auxiliares: Sirven para el desglose
o detalle de alguna cuenta principal. Registros: Se destinan a recopilar
los principales datos y movimientos de algunas cuentas.
Principales : Son aquellos que vienen enumerados en los artículos 25.1 y 26.1 del Código del Comercio.
Voluntarios: Son todos los demás que decida llevar el empresario para obtener un mayor detalle. Según el punto de vista legal Según el orden en el que se efectúan los trabajos Según el papel que desempeñan
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Libros auxiliares. Libros registros.
Llamamos libros contables principales a aquellos que constituyen el soporte cen-tral en que se recogen los hechos contables que afectan a la empresa para saber en todo momento cuál es la situación económica y patrimonial, así como para poder estudiar los movimientos que se producen en la misma.
El Código de Comercio, en su artículo 25, dice: «Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un libro Diario».
Una contabilidad que no reúna las anteriores características, no merece tal nom-bre. Además, las sociedades han de llevar también un libro de actas, en el que constarán los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordina-rias y los demás órganos colegiados de la sociedad. Formalmente, éste no es un libro de contabilidad.
Los libros principales
Def.
LIBROS PRINCIPALES: Son considerados básicos, ya que cada uno ofrece una visión completa de la contabilidad de la empresa.
Dentro de los libros principales se incluyen:
Libro Diario: se registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, pudiendo anotarse conjuntamente las operaciones por periodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros. Las anotaciones que se realizan en el Diario se denominan «asientos» y registran las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras.
Libro Mayor: a este libro se pasan todas las operaciones contabilizadas en el libro diario, pero debidamente clasificadas por cuentas, de forma que, cada cuenta del libro Mayor, va indicando todo el movimiento de cargos y abonos que la misma ha tenido.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se anotarán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. Las cuentas anuales están formadas por el libro balance, el libro de Pérdidas y ganancias y la memoria.
Estos libros principales obligatorios tienen una serie de requisitos externos e inter-nos, que a continuación vamos a explicar.
2.1. Requisitos externos
El artículo 27.1 del Código de Comercio establece la obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mercantil con el fin de que sean diligenciados mediante certificado de dicho registro. La diligencia implica poner en el primer folio el número que tiene el libro, y el sello del Registro Mercantil a todas las hojas del mismo.
La fórmula usual para la legalización de los libros es la que aparece a continua-ción:
Con objeto de facilitar que la contabilidad pueda llevarse por ordenador, o por cualquier medio, lo que sería inviable con el uso de libros previamente diligenciados, el Código de Comercio permite unir todos los folios de los listados de ordenador y presentarlos al Registro antes de que transcurran cuatro meses desde la finaliza-ción del ejercicio, (artículo 27.2 del Código de Comercio).
2.2. Requisitos internos
Con el fin de salvaguardar la veracidad de los apuntes contables, el Código de Comercio contiene una serie de requisitos internos. Destacaremos los siguientes: Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin interpolaciones. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables (artículo 29 del Código de Comer-cio). Fácilmente se observa que, con los procedimientos informáticos, este artículo queda obsoleto por lo sencillo que es incumplirlo sin dejar ningún rastro.
Con el fin de que sean homogéneos los diversos valores que integran el patrimonio de una empresa, se hace también obligatorio la expresión de todos los apuntes contables en euros. Es decir, aunque una empresa tenga
Nombre de la empresa ... Libro TAL.- Este libro ha sido presentado en el registro de ... ..., a los efectos del artículo 27.1 del Código de Comercio.
Contiene... (número de páginas) folios autorizados con el sello de este registro y reintregrado conforme a la Ley.
..., a ...de ...de
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en su patrimonio billetes en dólares, se han de convertir a su valor en euros.
Se establece la obligatoriedad de guardar y custodiar los libros durante seis años (artículo 30 del Código de Comercio).
Y, por último, los libros de contabilidad tienen un valor probatorio que será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho (artículo 31 del Código de Comercio)
Destacan entre otros:
Libro auxiliar de caja: sirve para el registro de todo el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo. Su movimiento ha de coincidir con la cuenta (570) Caja, euros.
Libro auxiliar de bancos: se registrarán todas las operaciones que se realicen con una entidad bancaria determinada.
Los libros auxiliares
Def. LIBROS AUXILIARES: Son todos aquellos que sirven para desglosar, de forma
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Registro de efectos comerciales a cobrar: se registrarán todos los da-tos relevantes de las letras de cambio que la empresa gire a cargo de terceros.
Registro de efectos comerciales a pagar: se transcribirán los datos más importantes de las letras de cambio que la empresa tenga que pagar a sus acreedores, proveedores, etc.
Libro de cuentas corrientes con clientes y proveedores: se abrirán tantas fichas como clientes y proveedores tenga la empresa, desglosando sus cuentas contables. En ellas se registrarán las ventas o compras de bie-nes y/o servicios prestados, así como los pagos que se realicen. Se deberá indicar en cada ficha los datos del cliente o proveedor, así como la fecha de las operaciones, el concepto, abonos, cargos, saldo, etc.
Los libros auxiliares de los empresarios individuales sometidos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (compras, gastos, ventas, ingresos, caja y bancos) deben estar diligenciados en la Administración o Delegación de Hacienda antes de su utilización.
Los libros registros
Def.
LOS LIBROS REGISTROS: Son aquellos libros contables auxiliares que son necesarios llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos, como el Impuesto sobre el Valor Añadido, cuyas características fijan las normas fiscales.
Las normas fiscales pueden obligar también a la empresa a llevar otros libros y registros, como son el libro registro de compras y gastos y de bienes de inversión, libro registro de ventas e ingresos, libro registro de facturas recibidas y emitidas. Los libros registros del Impuesto sobre el Valor Añadido no necesitan ser diligenciados.
A continuación mostraremos un esquema con la clasificación de los libros conta-bles, según el papel que desempeñan y según el punto de vista legal.
Esquema PRINCIPALES AUXILIARES LIBROS OBLIGATORIOS LIBROS VOLUNTARIOS
Según el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad: - Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales, (libro balance, libro de Pérdidas y ganancias, memoria).
Según impuesto de sociedades para las sociedades mercantiles:
- Registros auxiliares de compras, ventas, cobros y pagos, gastos, etc.
- Libro auxiliar de caja.
- Libro auxiliar de bancos. - Registro de efectos comerciales a cobrar.
- Registro de efectos comerciales a pagar.
- Libro de cuentas corrientes con clientes.
- Libro de cuentas corrientes con proveedores.
Los libros contables son los distintos registros de que se vale la contabili-dad para organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones. Existen muchos y variados libros contables según las necesidades de regis-tros, de información y del tipo de organización contable.
Según el papel que desempeñan se divide en:
Libros principales: son aquellos que constituyen el soporte central en que se recogen los hechos contables que afectan a la empresa para saber en todo momento cuál es la situación económica y patrimonial (libro Diario, Mayor,...).
Libros auxiliares: son aquellos que sirven para desglosar, de forma pormenorizada, parte de la información que aparece en los libros prin-cipales (libro auxiliar de caja y bancos).
Libros registros: son aquellos libros contables auxiliares que es ne-cesario llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos (libro registro de compras y ventas).
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Vocabulario
DILIGENCIA: Trámite de una asun-to administrativo, y constancia escri-ta de haberlo efectuado.
E
Ejercicios de repaso
y autoevaluación
1. ¿Qué son los libros contables? 2. Señala la respuesta correcta:
a. Pueden existir muchos y variados libros contables, según las distintas necesidades de registro, de información y del tipo de organización contable. Según el orden en el que se efectúan los trabajos, estos pueden ser:
Preparativos y elaborativos. Preparativos y auxiliares. Preparativos y principales.
b. Según el papel que desempeñan los libros contables, estos pueden ser:
Obligatorios y voluntarios.
Principales, auxiliares y registros. Preparativos y elaborativos.
c. Según el punto de vista legal, los libros contables pueden ser: Obligatorios.
Voluntarios.
Ambas son correctas.
4. ¿Cuáles son los libros principales?
5. ¿Qué son los libros contables auxiliares y cuáles destacan? 6. ¿Qué son los libros registros?
7. ¿Quién establece los libros que han de llevarse con carácter obligato-rio, así como las formalidades con que han de hacerse, para garantizar en lo posible la veracidad y exactitud de sus asientos?
El Código de Comercio.
La Ley de Sociedades Anónimas. Impuesto sobre Sociedades.
8. ¿Qué dice el artículo 25 del Código de Comercio? 9. El artículo 27.1 del Código de Comercio establece:
«La obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mercantil con el fin de que sean diligenciados mediante un certificado de dicho registro».
«Obligar a la empresa a llevar otros libros y registros , como son el libro de registro de compras y gastos y de bienes de inversión, libro de ventas e ingresos, libro de facturas recibidas y emitidas». «La no obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mer-cantil con el fin de que no sean diligenciados».
10. Con el fin de salvaguardar la veracidad de los apuntes contables, el Código de Comercio contiene una serie de requisitos internos. ¿Cuáles son?
1. Son los distintos registros de que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.
2.
a. Preparativos y elaborativos. b. Principales, auxiliares y registros. c. Ambas son correctas.
3. Son aquellos que constituyen el soporte central en que se recogen los hechos contables que afectan a la empresa para saber en todo momento cuál es la situación económica y patrimonial, así como para poder estu-diar los movimientos que se producen en la misma.
4.
El libro Diario. El libro Mayor.
El libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
5. Son todos aquellos que sirven para desglosar, de forma pormenorizada, parte de la información que aparece en los libros principales.
S
ejercicios de repaso
Solucionario
Libro de bancos.
Libro de cuentas corrientes con clientes y con proveedores. Libro de efectos a pagar.
Libro de efectos a cobrar.
6. Son aquellos libros contables auxiliares que es necesario llevar para facilitar la aplicación de ciertos impuestos, como el Impuesto sobre el Valor Añadido, cuyas características fijan las normas fiscales.
7. El Código de Comercio.
8. «Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anua-les y un libro Diario».
9. «La obligatoriedad de presentar los libros en el Registro Mercantil con el fin de que sean diligenciados mediante un certificado de dicho registro». 10.
Todos los libros y documentos contables deberán ser llevados con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin interpolaciones. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables (art. 29 del Códi-go de Comercio).
Con el fin de que sean homogéneos los diversos valores que integran el patrimonio de una empresa, se hace también obligatorio la expre-sión de todos los apuntes contables en euros.
Se establece la obligatoriedad de guardar y custodiar los libros duran-te 6 años (art. 30 del Código de Comercio).
Y, por último, los libros de contabilidad tienen un valor probatorio que será apreciado por los tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. (art. 31 del Código de Comercio).
