TERMINOS DE REFERENCIA COMPRA DE DOS SERVIDORES Y 5 GIGAS DE MEMORIA RAM
1. INTRODUCCIÓN
En el presente año la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME - está rediseñando conceptual y tecnológicamente el Sistema de Información Minero Energético Colombiano – SIMEC. Para tal labor se contrató a la firma consultora GESTIONTEK, la cual a la fecha y en el marco de las labores asociadas al contrato, ha definido las especificaciones técnicas para la implementación física del sistema. Estas determinan que el Sistema deberá estar soportado en una Bodega de datos, implementada en Oracle con salida web y con conexión a un Sistema de Información Geográfico.
Teniendo en cuenta lo anterior y considerando en primera instancia el hardware disponible en la Unidad, se requiere adquirir dos servidores con unas especificaciones tales que respondan al diseño propuesto por la firma consultora GESTIONTEK, y que permitan implementar adecuadamente el sistema físico del SIMEC. De igual manera se hace necesario ampliar la memoria RAM para tres servidores actuales de la Unidad.
2. OBJETIVO
El objetivo del trabajo es el suministro de 5 Gb de memoria RAM y dos servidores como se describen a continuación:
Ítem 1. Un servidor con las siguientes especificaciones mínimas: o Procesador Intel Xeon de 3 Ghz.
o Memoria cache del procesador de 512 Kb. o 4 Gigas de Memoría RAM.
o Tarjeta controladora de arreglo de discos que soporte RAID 0,1,10 y 5, con memoria cache.
o Espacio en disco duro de 280 Gb expandible a 560 Gb. Los discos duros deben ser:
o SCSI Ultra 320. o Capacidad Hot-Plug. o 15K RPM.
o En RAID 5.
o 2 tarjetas de red RJ45 de 10/100/1000. o Fuentes de poder y ventiladores redundantes. o Unidad de CD 24x.
o Unidad de 3.5 pulgadas y 1.44 Mb. o Tarjeta de video.
o Teclado o Ratón
o Monitor de 15”
o Sistema Operativo: Red Hat Linux Advanced Server 2.1 Ítem 2. Un servidor con las siguientes especificaciones mínimas:
o Procesador Intel Xeon de 3 Ghz.
o Memoria cache del procesador de 512 Kb. o 2 Gigas de Memoría RAM.
o Tarjeta controladora de arreglo de discos que soporte RAID 0,1,10 y 5, con memoria cache.
o Espacio en disco duro de 280 Gb expandible a 560 Gb. Los discos duros deben ser:
o SCSI Ultra 320. o Capacidad Hot-Plug. o 15K RPM.
o En RAID 5.
o 2 tarjetas de red RJ45 de 10/100/1000. o Fuentes de poder y ventiladores redundantes. o Unidad quemadora 24x. o Unidad de 3.5 pulgadas y 1.44 Mb. o Tarjeta de video. o Teclado o Ratón o Monitor de 15”
o Sistema Operativo: Windows 2003 Server Standard. Ítem 3. Memoria RAM para servidores de la Unidad:
o 3 Gbs de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 6400 serial: 61MR601. Tiene 8 slots libres y 8 ocupados con memoria de 128 Kb.
o 1 Gb de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 4400 serial: 74C1511. Tiene 6 slots libres y 2 ocupados con memoria de 512 Kb.
o 1 Gb de Memoria RAM para un servidor DELL Power Edge 4400 Serial: 44C1511. Tiene 6 slots libres y 2 ocupados con memoria de 512 Kb.
3. ALCANCE
Las principales actividades a realizar por parte del contratista son las siguientes:
o Suministrar, instalar y configurar los ítems mencionados.
o Suministrar los medios magnéticos, manuales de operación y configuración necesarios para cada uno de los ítems.
o Suministrar garantías, facilidad en la consecución de repuestos, comunicación ágil con el proveedor, mantenimientos preventivos y correctivos, tiempos de respuesta satisfactorios a daños presentados en los equipos descritos en los ítems anteriores y demás relacionados con el soporte técnico y servicio posventa.
4. DURACION DEL TRABAJO
Se ha estimado un período de 30 días calendario, contados a partir de la firma del acta de iniciación del contrato como el tiempo necesario para una correcta entrega final de los elementos. El oferente podrá ofrecer un plazo inferior a este, pero nunca superior. No se evaluarán ofertas que contemplen plazos de entrega e instalación superiores a 30 días calendario.
5. PROPUESTA
La propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias por escrito, cada una de ellas firmadas por el representante de la firma y en un sobre sellado. Esta deberá acompañarse de los siguientes documentos: • Certificado de existencia y representación de la sociedad proponente. Cuando el representante legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que este facultado para presentar oferta y firmar el contrato por el valor.
• Formulario de la propuesta (anexo 1)
• Formulario de identificación de la firma (anexo 2) • Formulario de experiencia de la firma (anexo 3) • Certificaciones de experiencia relacionada.
• Formulario de soporte externo. Indicar claramente las condiciones específicas en las que se dará el soporte, tanto durante el período de
garantía, como fuera de él. (Anexo 4)
• Costo de los equipos y detalle técnico (Anexo 5) (en pesos colombianos, únicamente), incluyendo el valor del IVA cuando a ello haya lugar.
• Garantía de funcionamiento tanto del fabricante del hardware, como del distribuidor, especificando los alcances y responsabilidades de cada uno de ellos. La garantía debe cubrir los trabajos de instalación realizados por el contratista.
• Indicar expresamente en su propuesta no hallarse en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. • Reconocimiento del fabricante donde manifieste que el proponente es un distribuidor autorizado.
• Garantía de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, debidamente suscritas por el tomador, por el 10% del valor total de la oferta y vigencia de 2 meses contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La falta de suscripción de la póliza será subsanable, en le momento de apertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante.
• Certificado de encontrarse inscrito en el Registro Unico de Proponentes que para el efecto lleva la Cámara de Comercio.
• La propuesta debe entregarse debidamente foliada.
• No se aceptarán ni evaluarán las ofertas de equipos que no cumplan con todas las especificaciones técnicas, las cuales son consideradas como mínimas.
• Todas las ofertas deberán ser realizadas en pesos colombianos. No se aceptarán ni evaluarán ofertas en otra moneda.
• Las ofertas deberán tener una validez de sesenta (60) días como mínimo.
NOTA: La falta de firma y /o suscripción de la propuesta y la falta de presentación de alguno de los documentos enumerados anteriormente, generará la no evaluación de la propuesta.
6. ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
Las aclaraciones a los términos de referencia se formularán por escrito dentro del término indicado y vía fax a Oscar Urrea, Subdirector de Información de la UPME, las cuales serán contestadas en cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de recibo.
7. ENTREGA DE PROPUESTAS
La propuesta deberá ser colocada en una urna en la Secretaría General de la UPME, Avenida 40 A Nº 13-09 piso 14, en sobre sellado, claramente marcado. Vencido el plazo de presentación de las ofertas indicado en la carta de invitación enviada a los proponentes, se abrirá la urna y las propuestas presentadas, se levantará un acta del contenido de las mismas.
Las propuestas se deberán entregar a más tardar en el día y a la hora indicada en las cartas de invitación. en la Secretaría General de la UPME piso 14, avenida 40 A No.13-09.
8. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
El proceso de calificación de las propuestas para el proyecto será realizado por un comité evaluador designado para tal fin. El comité producirá un documento de evaluación en el cual se resumirán los resultados de la calificación de las ofertas recibidas, y recomendará al Director de la UPME la adjudicación correspondiente.
La evaluación se realizará con base en los documentos constitutivos de la propuesta. Durante este proceso se podrá verificar la información
suministrada por los oferentes, así como solicitar aclaraciones sobre la misma, sin que esta implique que el proponente puede modificar, mejorar o adicionar su propuesta una vez presentada.
EVALUACION
FACTOR DE EVALUACION PUNTAJE PUNTOS
EVALUACION TECNICA
CARACTERISTICAS TECNICAS 200
GARANTIA 100
EXPERIENCIA CERTIFICADA 100
TOTAL PUNTAJE TECNICO 400
TOTAL PUNTAJE ECONOMICO 600
TOTAL PUNTAJE 1000
La evaluación se realizará de la siguiente manera:
• Se verificarán las características técnicas ofrecidas. Ver Anexo 5. Las propuestas que no cumplan las especificaciones técnicas serán descartadas.
• Se verificará la certificación donde conste que es fabricante o distribuidor mayorista autorizado. Para este último se requiere respaldo por el fabricante. Las propuestas que no cumplan estas especificaciones quedarán descartadas.
8.1 PUNTAJE TÉCNICO 400 PUNTOS Características técnicas 200 puntos,
Llenar Anexo No. 5. La Oferta que cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas, recibirá la máxima puntuación. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones técnicas quedarán descartadas. Garantía 100 puntos
Llenar anexo 4. Esta puntuación se asignará teniendo en cuenta cuatro factores: Duración de la garantía, número de mantenimientos preventivos, tiempo de respuesta (asistencia y solución al problema) y horario disponible de atención.
El cuadro de asignación de puntaje será el siguiente, quien cumpla con las características señaladas obtendrá el máximo puntaje, los demás en forma proporcional (o inversamente proporcional, según el caso):
FACTOR
EVALUACION CARACTERISTICAS MAXIMO PUNTAJE
Número
mantenimientos preventivos anuales
Tres 25
Tiempo de respuesta 4 horas 25
Horario atención 7 días/24 horas 25
Experiencia Certificada 100 puntos
Llenar anexo No. 3, Se evaluará la experiencia certificada de la firma durante los últimos tres años en ventas y suministro de servidores. Se le asignará el mayor puntaje (100 puntos) a quien cumpla con ventas de 10 servidores en este lapso y a las demás, en forma proporcional. Se evaluarán certificaciones que especifiquen la fecha de compra, cantidad de servidores suministrados y su valor.
8.2 PUNTAJE ECONOMICO 600 PUNTOS:
Puntaje = Mínima Valor Oferta / valor oferta * 600
• Se verificará la moneda de la cotización. Las ofertas que no coticen en pesos colombianos serán rechazadas. Así mismo deberá cotizar sin IVA y con IVA, este último cuando aplique. Las ofertas que no cumplan el criterio anterior y en forma separada para cada uno de los ítems serán rechazadas.
9. PRESUPUESTO ASIGNADO
El presupuesto con que cuenta la Unidad es de: $ 125.813.600,00 (Ciento veinticinco millones ochocientos trece mil seiscientos pesos)
10. ADJUDICACION
De la aplicación de los criterios anteriormente descritos se hará un consolidado de la puntuación técnica y económica de cada una de las ofertas consideradas, para definir, conforme lo establecen los principios de transparencia, economía y responsabilidad consagrados en la Ley, la propuesta o propuestas más convenientes para la Entidad.
El comité Evaluador fijará una posición y hará unas recomendaciones, que serán remitidas al despacho del Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, para la decisión final de los adjudicatarios de cada uno de los ítems.
La Unidad de Planeación Minero Energética, con base en la evaluación de la propuesta técnica y económica, adjudicará la contratación. El proponente seleccionado deberá firmar el contrato respectivo dentro de
los cinco (5) días calendario, siguientes a la notificación de adjudicación, entregando los documentos que se indiquen en el contrato.
La UPME se reserva el derecho de adjudicar el suministro, y una vez adjudicada, contratar o no contratar.
11. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
Para la celebración del contrato se requiere que el proponente elegido no se encuentre incurso en algunos de los causales de inhabilidad e incompatibilidad previstos en la Ley.
De acuerdo con la ley 143 de 1994, el contrato se elaborará entre el proponente seleccionado y la Fiduciaria que en ese momento manejen los recursos presupuéstales de la UPME. El mismo se sujetará a las normas del derecho privado, conforme al artículo 13, Inciso 2, de la ley 143 de 1994. Los trámites respectivos para el contrato se iniciarán una vez la Fiduciaria haya recibido la solicitud oficial del Director General de la UPME.
12. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO DEL CONTRATO
La Unidad de Planeación Minero-Energética realizará el control y supervisión del trabajo mediante un funcionario designado para tal fin y tendrá pleno acceso al proyecto cuando se desee recibir y/o suministrar información y comentarios.
13. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA
- Personas naturales y jurídicas:
• Constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato. • Publicación del contrato en el Diario Oficial.
• Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello.
El contratista responderá por el cumplimiento de estos requisitos.
Para mayor información, ponerse en contacto con la Secretaría General de la UPME en:
Avenida 40 A No. 13 - 09, Piso 14, Edificio UGI, de Bogotá D.C., Fax: 288 7419, 573 3325
ANEXO 1 FORMULARIO DE PROPUESTA Fecha: ___________________________ Doctor
JULIAN VILLARRUEL TORO Director General
Unidad de planeación Minero Energética Avenida 40A No. 13-09-Piso 14, Edificio UGI, Bogotá D.C.,
Colombia
Asunto: Invitación a presentar propuestas para adquisición de EQUIPOS DE COMPUTO.
Cordial Saludo
Luego de haber examinado los términos de referencia para la citada invitación y de conformidad con los mismos, los suscritos presentamos esta propuesta.
Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar esta propuesta ni ninguna otra propuesta que reciban.
Debidamente autorizado para firmar por y en nombre de
______________________________________________________________________ ________________________________
el día ___________________ del mes de ___________________________ de_____________
_______________________________
_________________________________________
[firma] [en calidad de]
ANEXO 2. FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE LA FIRMA Fecha:___________________________ RAZON SOCIAL
PAIS SEDE CASA MATRIZ OFICINA MATRIZ DIRECCION TELEFONO FAX e-mail FECHA DE CONSTITUCION TIPO DE SOCIEDAD O CONSORCIO NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL OFICINAS SUCURSALES DIRECCION TELEFONO FAX e-mail INFORMACION ADICIONAL:
Anexar copia de la certificación donde conste que es distribuidor autorizado y respaldado por el fabricante.
ANEXO 3, FORMULARIO DE EXPERIENCIA DE LA FIRMA (Solo relacionar últimos tres años)
NOMBRE DEL CLIENTE CANTIDAD DE SERVIDORES
SUMINISTRADOS
FECHA DE SUMINISTRO (indicar mes y año)
Adjuntar certificaciones
ANEXO 4. FORMULARIO DE SOPORTE EXTERNO Fecha:___________________________ ITEM Valor
Duración De Garantía No . (Años)
No. Mantenimientos preventivos al año
No. ___________
Tiempo de respuesta a fallos (asistencia y solución)
___________ Horas
Horario disponible de atención Especificar
ANEXO 5, FORMATO ESPECIFICACIONES TECNICAS Y COSTOS
Especificaciones SERVIDORES Datos Técnicos Observaciones
