Técnicas y
Habilidades Directivas
Luis García-Revillo Sánchez
Profesor Titular de Recursos Humanos
MBA- Edición 2006
1. LA ORGANIZACIÓN Y SUS DIRECTIVOS. 6
1.1. La Organización Actual en Proceso de Cambio. 6
1.1.1. Época Productiva (hasta 1973). 6
1.1.2. Época Comercial (1975 – 1990). 8
1.1.3. Época de Gestión del Tiempo (desde hoy hasta Dios sabe cuándo). 9
1.2. Cultura de la Excelencia, versus Cultura de la Gestión del Tiempo. 12
2. EL ROL DEL DIRECTIVO EFICAZ. 15
2.1. Capacidades y Habilidades del Directivo. 15
Habilidades Directivas. 16
2.2. Las Funciones Básicas del Directivo. 22
2.2.1. Planificación. 23
2.2.2. Organización. 24
2.2.3. Integración del Personal y Dirección. 27
2.2.4. Control. 27
3. LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE DIRECCIÓN. 29
3.1. Modelo de Comunicación. 29
Leyes de Comunicación. 31
3.2. Tipos de Comunicación. 32
3.2.1. Descendente. 33
3.2.2. Ascendente. 33
3.2.3. Comunicación Cruzada. 35
3.2.4. Comunicación Escrita. 36
3.2.5. Telecomunicaciones. 37
3.2.6. Los Rumores. 37
3.3. Actitudes y Cambio de Actitudes. 38
3.3.1. Concepto de Actitud. 38
3.3.2. Componentes de Actitudes. 38
3.3.3. Cambio de Actitudes. 39
3.3.4. Modificación de Actitudes en base a Detección de Necesidades. 40
3.4. Barreras que Dificultan los Procesos de Comunicación Interpersonal. 40
3.4.1. Evitación de Barreras. 42
3.5. La Importancia de Establecer un Plan Integrado de Comunicación:
Diseños Organizativos y Comunicación.
45
3.5.1. Estructura y Comunicación. 45
3.5.2. Redes de Comunicación. 45
4. EL LIDERAZGO MOTIVACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN ACTUAL. 48
4.1. Motivación e Incremento del Rendimiento. 48
4.1.1. Análisis del Concepto Motivación. 50
4.1.2. Tipos de Motivaciones. 51
4.1.2.1. Motivaciones Extrínsecas. 51
4.1.2.2. Motivaciones Intrínsecas. 52
4.2. Estudios sobre Motivación en el Trabajo. 53
4.2.1. Las Teorías X e Y en McGregor. 53
4.2.2. La Pirámide de Maslow (1954). 55
4.2.3. La Teoría de Frederick Herzberg. 57
4.2.4. Enriquecimiento de Tareas. 62
4.2.5. Teoría de la Motivación de Lawler. 63
4.3. Características de un Buen Motivador. 64
4.4. Estrategias Organizacionales para la Motivación de los Equipos. 69
4.4.1. La Difusión de la Visión. 69
4.4.2. La Participación. 70
4.4.3. Conservar y Desarrollar la Autoestima. 70
4.4.4. Establecer Objetivos. 71
4.4.5. Reforzar Comportamientos. 72
4.4.6. Los Planes de Desarrollo Profesional y de Carrera. 72
4.4.7. La formación Técnica y Humana. 72
4.4.8.La Calidad Total (T.Q.) 73
4.4.9. El “Empowerment”. 77
4.4.10. La Gerencia del Desempeño (G.D.). 78
4.5. El Directivo como Líder del Grupo. 79
4.5.1. ¿Hay un Estilo Ideal de Liderazgo? Diferentes Enfoques de su Estudio. 82
4.5.2. Teorías Innatistas o de la Personalidad del Líder. 83
4.5.3. Teorías Descriptivas. 84
4.5.5. Teorías Bidimensionales. 89
4.5.6. Teoría Lifo. 93
4.5.7. Teorías Situacionales. 95
4.5.8. Teorías Motivacionales. 97
4.6. La Delegación Eficaz. 98
5. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LOS GRUPOS. 101
5.1. Grupos y Equipos Eficaces de Trabajo. 102
5.1.1. El Grupo Eficaz. 104
5.1.2. Evolución de la Vida de los Grupos. 106
5.2. Las Reuniones Operativas. 107
5.3. Cómo Llevar a Cabo una Presentación en Grupo. 111
5.3.1. Prepare el Objetivo. 115
5.3.2. Prepare los Puntos Clave. 115
5.3.3. Tipos de Materiales de Apoyo. 115
5.3.4. La Persuasión Oral. 117
5.3.5. Recursos No Verbales y Paralingüísticos. 119
5.3.6. Presentación de Argumentos. 120
5.3.7. El Arte de Preguntar. 120
5.4. Resolución de Conflictos Interpersonales. 121
5.4.1. Clases de Conflictos. 123
5.4.2. Ventajas de los Conflictos. 123
5.4.3. Proceso del Conflicto. 123
5.4.4. Método de Ganar – Perder. 125
5.4.5. Método de Perder – Perder. 126
5.4.6. Método de Ganar – Ganar. 126
5.4.7. Posturas Inadecuadas ante los Conflictos. 128
5.4.8. Tácticas de Afrontamiento cuando surgen Diferencias. 129
5.5. Evaluación de los Miembros del Equipo de Trabajo. 129
5.5.1. Análisis y Diagnóstico Grupal. 129
5.5.2. Acciones Correctoras. 132
6. CONSTRUCCIÓN DE EQUIPOS. 135
6.1. Programas Tipo de Formación de Equipos. 135
6.1.2. Diagnóstico de la Situación. 137
6.1.3. Información de Resultados. 138
6.1.4. Planificación de Acciones Correctoras. 138
6.1.5. Puesta en Práctica del Nuevo Modelo. 138
6.1.6. Evaluación de Resultados. 139
6.1.7. Revisiones Periódicas y Retroalimentación. 139
6.2. Análisis de Colaboradores. 139
La Entrevista de Potencial. 141
7. LA GESTIÓN DEL TIEMPO. 143
7.1. Introducción. 143
7.2. Conocer Nuestros Hábitos. 144
7.3. Control de Interrupciones. 145
7.4. Mejora de Métodos. 146
7.5. Los Procesos de Delegación. 148
7.6. El Trabajo y El Equipo. 149
8. ANÁLISIS DE DECISIONES. 152
8.1. Introducción. 152
8.2. El Proceso de Toma de Decisiones. 153
8.3. El Análisis Situacional. 153
8.4. La Definición del Problema. 154
8.5. La Generación de Soluciones. 167
8.6. Valoración de las Soluciones. 159
8.7. Aplicación y control de la Eficacia de la Solución. 160
GLOSARIO. 162
BIBLIOGRAFÍA. 167
1. LA ORGANIZACIÓN Y SUS DIRECTIVOS.
La Organización, ha evolucionado en los últimos años a velocidad de vértigo. El entorno socio-político y el desarrollo tecnológico (sobre todo el área de las comunicaciones) han sido los causantes de este enorme cambio.
Todo ello, ha condicionado nuevas visiones del mundo, nuevas estructuras, valores y procesos conducentes a la creación de sistemas más adaptativos.
Estos sistemas tienen una particularidad nueva: la presencia de lo efímero.
Dicho de otra manera la única constante que existe es el cambio o lo que es lo mismo nada es constante.
Esta situación, ha provocado una formidable revolución de la organización en todos los órdenes y naturalmente la ciencia de la Administración, se está construyendo con otros principios que se están haciendo y que se delimitarán más claramente en los años venideros.
Podemos dividir, desde el punto de vista del "Management" moderno la historia reciente de la organización en tres períodos o épocas.
1.1. La Organización Actual en Proceso de Cambio.
1.1.1. Época Productiva (hasta 1973).
Prácticamente lo que se producía, se lograba vender. Importaba más la cantidad que la calidad.
El afán productivo, era materia prioritaria y los sistemas productivos eran mejorados continuamente. Los directores generales solían ser ingenieros. Todo el énfasis organizacional, estaba en producir más y cada vez más barato, lo que provocó un sinfín de mejoras tecnológicas y avances.
Se descubrieron las leyes productivas fundamentadas en el ratio coste unidad ya que se observó que a partir de cierto nivel de fabricación el coste bajaba bastante y permitía un mayor nivel de beneficios.
Aparecieron las grandes cadenas de fabricación y montaje, cada vez se producía a mayor velocidad.
Las curvas descendientes de costes, se explican por la experiencia acumulada ya que:
• Los trabajadores y directivos aprenden a realizar su trabajo mejor.
• Se adoptan mejores métodos operativos con mejoras en la planificación y organización.
• Se dispone de nuevos materiales y tecnologías de proceso.
• Se mejora el producto con la experiencia.
Todas estas ventajas, permitían la fijación de precios a varios años vista con la consecuente ventaja competitiva en la gestión.
Desde el punto de vista de los Recursos Humanos, esta situación trajo consigo:
• Sistemas motivadores o de incentivos, fundamentados en la producción.
• Escaso margen decisorio para los empleados.
• Normativas conductuales estrictas o de hábitos.
• Sistemas de comunicación descendente.
• Estilos de dirección autocráticos.
• Fijación de objetivos desde arriba.
• Predominio de la lógica del mantenimiento y no de la creatividad.
• Repudio de la iniciativa individual.
• Permanencia del individuo en la organización durante largo período.
1.1.2. Época Comercial (1975-1990).
El enorme avance tecnológico y productivo en los años 70 provocó que poco a poco las organizaciones fueran adquiriendo paulatinamente una igualación en sistemas productivos.
Además, los desequilibrios económicos y el entorno socio-político condicionaron una situación de enorme competencia ya que las marcas competidoras, poseían tecnología de fabricación parecidas, ya no se lograba vender todo lo producido. Empezaba a primar la calidad sobre la cantidad además de los costes del producto, naturalmente.
Era el momento propicio para que surgieran tanto el Marketing, como los programas de Gestión Integrada de Recursos Humanos.
El centro de todo negocio, se establecía en el cliente. Este determinaba el valor que le debía dar al producto.
Así se desarrollaron enormemente las técnicas de ventas y publicitarias y las destinadas a animar y motivar equipos para la venta y la organización.
En cuanto a los Recursos Humanos esta época de hoy día se caracteriza por:
• La fuerza de ventas es primordial.
• Existen las carreras profesionales lo que supone un interés por la permanencia en la organización.
• La formación tiene importancia como apoyo a la carrera, y es tanto técnica como humana e instrumental.
• Todavía pesa demasiado la estructura con excesivos niveles jerárquicos.
• Importancia de la calidad de servicio.
• Implantación de sistemas de Calidad Total en muchas organizaciones (Excelencia).
• Mayor importancia a la iniciativa.
• Comunicaciones cada vez más abiertas de arriba a abajo y de abajo a arriba.
• Inversión y predominio de las organizaciones de servicio sobre los fabricantes.
1.1.3. Época de Gestión del Tiempo (desde hoy hasta Dios sabe cuándo).
El mundo actual que nos ha tocado vivir, se encuentra en proceso de cambio rápido. Se ha dicho que los procesos mundiales actuales desembocarán en un profundo cambio estructural y que la situación actual no es coyuntural.
Muchos expertos, consultores, sabios, filósofos, hombres de organización prospectivistas, opinan que estamos cambiando de era y que nos dirigimos a pasos agigantados hacia un mundo que en nada se parecerá a lo conocido, ni en su estructura ni en sus procesos, ni en sus conductas.
En palabras de Alvin Toffler que en su último libro importante "El Cambio de Poder" nos dice: "La época actual, es una época molesta, ya que el nuevo modelo de vida que ahora se construye, está todavía tremendamente confuso, lo que nos conduce a la
desazón y a la angustia, aunque probablemente, la Humanidad llegue a un mundo
construido de forma más feliz y racional".
Tom Peters en su última obra "Reinventando la Excelencia", considerada como La Tercera Revolución Gerencial, nos resume en estos puntos las características de esta época.
• Evolución rapidísima de las marcas y multiplicación de las variedades del producto.
• Aparición de numerosas organizaciones de servicios nuevas.
• La mayor parte del valor añadido de cualquier producto surgirá del trabajo mental.
• La mayor parte del trabajo organizacional, será mental.
• Los procesos de negocio, estarán en revisión constante.
• Los mandos intermedios destruyen el valor.
• Los equipos de proyecto no albergarán al individuo, más bien se le solicitará como experto.
• La función general de un proyecto, será importante además de la especialización.
• Es el proyecto el que prevalece sobre la división funcional y la incluye.
• Un equipo de proyecto no es un comité, existe en él una interdependencia operativa y no solamente de opinión.
• La mutua confianza, es fundamental.
• Los equipos de proyectos, estarán integrados por personas que pertenecen a otras nóminas.
• Existirán responsabilidades y responsables por tareas.
• Los circuitos de información serán cortos.
• El cliente vigilará estrechamente.
• Existirá una evaluación lateral o de los propios compañeros que seleccionarán sus colaboradores por tareas con cargo a los siguientes factores:
1) Trabajo en equipo. 2) Relaciones externas.
3) Capacidad para aplicar conocimientos únicos. 4) Compromiso para aprender.
5) Ser formador del propio equipo.
• Gran parte del valor añadido, vendrá dado por la formación, aprendizaje y comunicación.
• El aprendizaje organizativo, será altamente recompensado.
• La tecnología de la información es el todo.
• El acceso a tiempo real a toda la información, es indispensable para todos. Se deberá gastar dinero suficiente en esta tecnología (bases de datos y su acceso) y en viajes.
• El gerente de proyecto y el gerente de real serán las estrellas del futuro.
• La red transitoria, será utilizada para la subcontratación de expertos especialistas. Esto permitirá flexibilidad en la organización.
• Habrá tres tipos de compañías:
b) las de especialistas: que son las centradas en ciertos productos o técnicas.
c) los talentos independientes: asesores que actuarán solo o bien formando parte de un banco de talentos.
• A mayor complejidad de estructura vertical menor creación de redes.
1.2. Cultura de la Excelencia, versus Cultura de la Gestión del Tiempo.
En su obra "En busca de la Excelencia ", (1982) T. Peters y R. Waterman identificaron 43 compañías excelentes en U.S.A., considerando factores como el crecimiento de activos y las acciones, el rendimiento promedio sobre el capital total y medidas similares. También investigaron el carácter innovador de las compañías.
Las características de las compañías excelentes fueron:
• Orientadas hacia la acción.
• Investigaban las necesidades de los consumidores.
• Fomentaban las habilidades directiva dentro de ellas.
• Prestaban atención a su personal.
• Los líderes transmitían sus valores.
• Se concentraban en negocios bien conocidos.
• Tenían estructuras sencillas con poco personal.
• Estaban centralizadas o descentralizadas según lo que fuera apropiado.
Posteriormente, en 1984, G. Odiorne investigó en estas compañías la marcha de sus acciones y encontró que un número igual de organizaciones les fue tanto bien como mal.
• Una disposición para la acción puede ir contra la planeación estratégica a largo plazo.
• Estar cerca del cliente implica su imposición en muchos aspectos.
• Significa no contribuir a estrategias a largo plazo.
• La administración participativa puede conducir a perder las líneas rectoras de los procesos.
• Adherirse a lo establecido, pudiera servir como excusa para no buscar fusiones o adquisiciones convenientes.
Frente a este período de la Excelencia, (1990) y ya desde 1940 (sus inicios) se ha venido desarrollando un nuevo estado competitivo que permite la Gestión del tiempo. Ya que no solamente el cliente desea productos buenos y baratos sino que aparece en el mercado una nueva exigencia que es el "tiempo de respuesta".
Esta nueva manera de operar se fundamenta en que dentro de ciertos límites operativos "cuanto menor es el tiempo de respuestas de cualquier tipo de proceso o servicio, mayor es el beneficio neto y el coste es menor" por una parte, y por otra la multivariedad de productos puede hacer aumentar las ventas grandemente.
Aparentemente resulta desconcertante este hallazgo, pero la reducción del tiempo, permite:
• Dedicar más tiempo a la creación de nuevos productos.
• Servicio y más rápido.
• Diversificación del mercado.
• Aumento de la cuota de mercado.
• Aumento de la calidad.
• Reducción de riesgos a largo plazo.
Los competidores que se basan en el factor tiempo pertenecen a una nueva generación de organizaciones que dirigen y compiten de diversas formas. Estas organizaciones utilizan los métodos siguientes.
• Elegir el tiempo como parámetro crítico y estratégico.
• Aproximación al cliente por su capacidad de respuesta ligándoles al proyecto.
• El tiempo de respuesta, atrae a los clientes más atractivos.
• Establecer el camino de la innovación por la diversidad de productos.
• Crecer más deprisa que los competidores.
• Desconcertar a los competidores.
RECUERDA
Vivimos en una época de cambios vertiginosos siendo el cliente el que determina
la estructura y procesos de la organización.
Uno de los aspectos más esenciales de la organización eficaz es la capacidad para
reducir el tiempo de respuesta a la hora de satisfacer a los clientes y usuarios.
La organización moderna evoluciona hacia estructuras muy flexibles y el trabajo
2 EL ROL DEL DIRECTIVO EFICAZ.
2.1 Capacidades y Habilidades del Directivo.
Entendemos por Capacidad a una determinada aptitud (sustentada por material genético) que a través de la experiencia se moldea y ejercita permitiendo la resolución de determinados problemas de forma eficiente.
Las habilidades son parecidas a las capacidades pero más generales y aplicativas a un mayor rango de problemas.
Las capacidades normalmente están muy cercanas a los intereses, ya que sin éstos no es posible desarrollar una aptitud.
Un interés es el componente cognitivo que orienta la búsqueda y valoración de estímulos de una motivación que se dispara por la presencia de una necesidad.
En el trabajo cotidiano tenemos que conseguir objetivos aplicando habilidades y capacidades y eso puede o no interesarnos.
A las habilidades que nos interesan, les llamamos fortalezas, ya que tanto la motivación como el conocimiento son necesarios para el rendimiento además de los recursos, naturalmente.
Es muy claro que las capacidades y habilidades son necesarias ponerlas en juego, para conseguir logros profesionales, que se consideran proyectos exitosos de organización. Todos hemos tenido en nuestra vida logros profesionales.
Los logros profesionales, pueden ser:
• Técnicos (invento o novedad técnica).
• De Investigación (hallazgo interesante).
• Metodológicos (mejora de los procesos).
• Monetarios (disminución de costes o aumento de facturación o cuota).
• Imagen (mejora de la imagen corporativa).
Un logro, se puede analizar si se considera que tiene las siguientes partes: 1) Existencia de un problema o necesidad.
2) Acciones precisas tomadas. 3) Resultados obtenidos.
En las partes 1 y 2 se aplican las habilidades y capacidades.
Por ello para analizar habilidades, se requiere antes describir logros.
Habilidades Directivas.
Ser director de equipos de trabajo, requiere de ciertas habilidades, unas generales y otras específicas (dependiendo del sector, tarea, nivel, producto y área funcional).
Según una reciente investigación ("Evaluación de la Función Directiva". Tesina ICADE Curso 1997-1998) en la actualidad nuestros directivos deberían poseer las siguientes habilidades:
• Capacidad emprendedora.
Llevar a la práctica una idea, aún teniendo dificultad.
• Coordinación.
Capacidad para disponer de temas o acciones con método.
• Conocimiento técnico.
• Sentido pragmático.
Capacidad para buscar el lado útil de las cosas.
• Control.
Capacidad para regular y supervisar procesos, tareas y personas.
• Facilidad para el trabajo en equipo.
Capacidad para integrar y aprovechar los recursos de otros.
• Liderazgo.
Capacidad para utilizar métodos apropiados para dirigir personas.
• Capacidad de trabajo.
Capacidad para soportar trabajo duro y variado.
• Reacción frente a emergencias.
Capacidad para actuar de forma lógica en situaciones difíciles.
• Perseverancia.
Capacidad para el mantenimiento del propósito a pesar de los obstáculos.
• Honestidad.
Cualidad moral que impulsa a llevar adelante los dictados de su conciencia.
• Persuasión.
Capacidad para inducir con razones a creer o hacer algo.
• Iniciativa.
Capacidad para actuar de forma operativa y precisa e independiente.
• Interés.
Capacidad de dirección operativa de la atención.
Cualidad oratoria en situaciones grupales e individuales.
• Tolerancia a la incertidumbre.
Capacidad para trabajar en situaciones inestructurales.
• Tolerancia al estrés.
Capacidad por la cual se mantiene la estabilidad de desempeño bajo presión.
• Visión de conjunto.
Capacidad para integrar todas las partes.
• Desarrollo de subordinados.
Cualidad para desarrollar destrezas y competencias de subordinados a través de las medidas oportunas.
• Orientación hacia resultados.
Capacidad para dirigir su comportamiento a la obtención de resultados.
• Comunicación escrita.
Capacidad para una correcta expresión de ideas por escrito.
• Delegación.
Capacidad para asignar responsabilidades a subordinados de manera adecuada.
• Meticulosidad.
Exigencia de perfección en los trabajos.
• Planificación y Organización.
Establecimiento de una acción individual y/o grupal.
• Facilidad de trato.
Capacidad para la fácil relación.
Capacidad para generar soluciones imaginativas e innovaciones en situaciones laborales.
• Análisis.
Capacidad para descomponer la realidad en sus partes y vislumbrar sus mutuas relaciones.
• Crítico.
Capacidad de juicio sobre cuestiones importantes con un buen fundamento.
• Polivalencia.
Capacidad para adaptarse a las numerosas tareas que requiere su cargo.
• Juicio.
Capacidad para la previsión de consecuencias de una determinada situación.
• Aprendizaje práctico.
Asignar y aplicar conocimientos nuevos sobre el puesto.
• Sensibilidad organizacional.
Capacidad de captación del clima de una organización.
• Tenacidad.
Persistencia de la energía hasta lograr objetivos.
• Sensibilidad.
Acciones que demuestran preocupación por otros.
• Sociabilidad.
Capacidad para relacionarse con personas.
• Resolutividad.
Disposición para tomar decisiones, juicios.
Seguridad en sí mismo.
• Resolución de conflictos.
Capacidad de mediación entre personas para conseguir soluciones útiles para todos.
• Flexibilidad.
Aceptar ideas y soluciones de otras personas.
• Establecer prioridades.
Saber detectar temas importantes y urgentes.
• Adaptabilidad.
Capacidad para mantener la eficacia en numerosas situaciones.
• Razonamiento.
Capacidad para la argumentación lógica.
• Resistencia a la frustración.
Capacidad para la reanimación rápida del trabajo en pos de nuevos criterios.
• Riesgo.
Capacidad para tomar decisiones que impliquen incertidumbre.
• Negociación.
Capacidad para conciliar intereses.
• Formalismo.
Capacidad para regir situaciones según pautas establecidas.
• Ambición profesional.
Deseo de avanzar a puestos de mayor nivel.
• Actividad.
Resumiendo, nuestros directivos de hoy deberían poseer: a) Habilidades analíticas y de solución de problemas.
En este apartado se agrupan aquellas habilidades que permiten vislumbrar las relaciones causa-efecto que existen en toda organización. A parte de las condiciones genéticas que este aspecto poseen las personas, es necesario poseer experiencia en la resolución de problemas complejos. Solamente cuando se han acometido con éxito muchas situaciones, es posible crear modelos creativos difíciles de aplicar para casos parecidos. Las capacidades cualitativas se desarrollan con formación y experiencias adecuadas.
b) Deseos de administrar.
Sin una motivación adecuada, no es posible el empuje y la dirección requerida en los proyectos organizacionales, ni la transmisión de ninguna emoción al grupo de colaboradores.
El deseo de administrar, requiere esfuerzo, dedicación y creencia en el éxito.
c) Dotes de comunicación y empatía.
Tener algo que comunicar, es algo importante, pero la forma de hacerlo lo es más aún. Efectivamente el don de la empatía y el conocimiento de las necesidades de cada interlocutor es básico en toda función directiva.
Las formas de comunicación deben cubrir toda la forma de modalidades tanto las orales como las escritas y visuales. También la elección del momento oportuno para comunicarse es básica.
d) Integridad y Honestidad.
es un valor en alza. A la larga los comportamientos deleznables, no venden ya que imprimen gran inseguridad en los clientes y deterioran la imagen y el clima social de la organización.
2.2. Las Funciones Básicas del Directivo.
Koontz y O'Donell, autores clásicos de la Ciencias de la Administración, proponen un método operativo que es muy útil a la hora de clasificar cualquier tarea de naturaleza directiva. Clasifican las funciones directivas en: Planificación, Organización, Integración del personal, Dirección y Control, para ello puede servir el siguiente esquema.
FIGURA 1
CONOCIMIENTO ADMINISTRATIVO
Planificación
Organización
Integración
Dirección
REVIT
A
LI
ZACIÓN
Control
COMUNICACIÓN
Todas estas fases están encadenadas y producen resultados buenos o malos, y esto depende, fundamentalmente de dos variables: los procesos como cadena de acontecimientos y los valores éticos y su intencionalidad como determinantes del "deber ser".
A continuación, describiremos básicamente estas fases:
2.2.1 Planificación.
En esencia, planificar significa idear un sistema coordinado de acciones en el tiempo que permitan alcanzar determinados objetivos.
Los principales tipos de planes que se pueden hacer en la organización son:
• Misiones: Son los propósitos principales o la razón de ser de una organización,
departamento o puesto. También se definen como su objetivo principal.
• Objetivos: Son los fines o metas hacia los cuales se dirige una determinada
actividad.
Los objetivos parciales se encaminan en un todo coherente para apoyar a los objetivos generales de la organización. De ahí la importancia extrema de que no haya contradicción.
• Estrategias: Son aquellos planes que soportan objetivos a largo plazo, recursos
necesarios y cursos de acción a tomar.
• Políticas: Son el conjunto de acciones y reglas que regulan los procesos
organizacionales en cualquier función departamento.
• Procedimientos: Son las peculiares maneras de proceder para el cumplimiento
de objetivos en lo que se conoce como "burocracia".
• Programas: Son planes de acción que permiten conocer la secuencia, fases, recursos y los objetivos y el "modus operandi" de determinado plan de acción.
• Recursos Humanos y Planificación: Desde el punto de vista del factor
humano en la organización la planificación afecta y es influida en los siguientes subsistemas:
− Motivación. En general se deriva la siguiente ley: a mayor posibilidad de planificar mayor grado de motivación. Igualmente la posibilidad de negociar objetivos, supone un importante incentivo.
− Programas de Formación y Desarrollo. Las carreras profesionales se deben planificar, lo que significa conocer el nivel al que llegará una determinada persona en el tiempo contando con su potencial y ayuda necesaria.
− Selección de Personal. El número de personas y el tipo de plantilla dependerá grandemente de los objetivos a conseguir.
− Diseño de puestos y métodos de trabajo, están grandemente influidos por los procedimientos y por los programas.
− Modelos retributivos son afectados directamente por los objetivos.
− Evaluación del Desempeño. Igualmente son afectados por los objetivos.
2.2.2. Organización.
Este término quiere referirse a la ubicación concreta de cada función personal y a los diferentes papeles que se deben ejercer en cada puesto. Normalmente este concepto está asociado a "Organigrama" o estructura.
espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí y que igualmente sirven de una forma indirecta a los fines de la organización.
El número óptimo de sujetos para ser controlados por una sola persona, depende de:
• La capacitación de los subordinados.
• Claridad de la delegación.
• Claridad de los planes.
• Uso de estándares objetivos.
• Rapidez del cambio.
• Técnicas de comunicación.
• Contacto personal necesario.
• Nivel Organizacional.
La organización, se divide en:
a) Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
b) Agrupamiento de actividades de acuerdo con recursos y situaciones. c) Delegación de autoridad.
d) Coordinación horizontal y vertical de las relaciones de autoridad e información. Referente al apartado a) es la naturaleza de los objetivos y su producto final el que determina la clasificación de las actividades requeridas. En b) aparecen las diferentes formas de departamentalización como son:
6) Matriciales.
7) Por unidades estratégicas de negocio.
Con respecto a c), existen dos tipos de autoridad: jerárquica que explica las relaciones de poder entre jefe y subordinado, y funcional cuando una persona controla a otra u otras de otro y otros departamentos.
Organización y Recursos Humanos
Son muchos los factores que afectan a las personas, a su trabajo y a su satisfacción en el empleo relacionado con la organización del sistema:
• Análisis del trabajo. De aquí se derivan las técnicas de ensanchamiento y enriquecimiento de puestos de trabajo así como las mejoras en procesos.
• Valoración de puestos. Parece obvio que es previo a toda valoración una buena definición de puestos de trabajo.
• Capacidad de Liderazgo y Delegación. Depende naturalmente del tipo de organización siendo muy importante la delegación de poder y funciones.
• Comunicación. Afectan igualmente las redes organizativas sobre el flujo y modos de comunicación.
• Clima laboral. La organización también determina el grado de satisfacción laboral dependiendo de un grado de descentralización.
• Carreras Profesionales. Están claramente determinadas por la organización y su número de niveles.
2.2.3. Integración del Personal y Dirección.
2.2.4. Control.
Es la secuencia de actividades destinadas a conocer si los resultados reales corresponden a los esperados.
El proceso de control, consta de tres partes: 1) Establecimiento de estándares.
2) Medida del desempeño de estándares. 3) Corrección de estándares y planes.
La determinación de estándares se realiza en base a criterios razonables previos análisis situacionales. Se obtienen medidas ajustadas en base a medidas históricas o estadísticas. La medida del desempeño o de los estándares es difícil en el caso de ciertos puntos de carácter técnico, moviéndolo en los puestos comerciales o productivos.
Se pueden habilitar dos tipos de sistemas: Evaluación de desempeños que consiste en analizar la mejor o peor manera de proceder para conseguir un resultado; Evaluación de resultados que consiste en evaluar los mismos resultados.
La corrección de las desviaciones, se realiza analizando las causas por las que no se pudieron alcanzar resultados pudiendo influir las siguientes causas:
a) Incapacidad insuficientemente valorada del personal. b) Objetivos mal definidos.
c) Recursos insuficientes.
d) Mala coordinación de objetivos entre sí. Entre las técnicas de control más conocidas están:
1) El Presupuesto.
3) Auditoría operacional. 4) Observación personal. 5) Gráficos de Gantt. 6) PERT.
7) Sistemas de Información para la Dirección.
Control y Recursos Humanos:
El control afecta a las personas en los subsistemas de:
1) Evaluación y carreras profesionales, ya que este facilita el desempeño útil y los ascensos.
2) Selección de Personal, permite valorar la adecuación de los métodos y procesos.
3) Redefinición de objetivos, al servir de retroalimentación.
4) Motivación al estar directamente unido a la obtención o posibilidad de incentivos.
RECUERDA
Las capacidades se relacionan siempre con los logros profesionales y su
determinación resulta clave a la hora de desarrollar directivos.
La correcta planificación debería incluir la participación de todo un equipo.
La organización idónea implica hoy día el menor número de niveles.
El mejor sistema de control consiste en evaluar los desempeños además de los
3. LA COMUNICACIÓN COMO HERRAMIENTA DE
DIRECCIÓN.
Entendemos por comunicación la transmisión de mensajes de naturaleza
informativa o emotiva entre al menos un emisor y un receptor poseyendo
el mismo código, y existiendo un proceso de retroalimentación.
La comunicación es fundamental para el ser humano. Una persona sin comunicación enloquece.
No es posible no comunicar en presencia de otro, aún sin querer comunicar, ya comunicamos que no queremos comunicar.
La buena comunicación es difícil, ya que un buen comunicador deberá poseer:
• Vasta cultura para entender conceptos y significados y saber elegir el momento.
• Dotes receptivas para escuchar activamente.
• Dotes de comprensión para ponerse en el lugar del otro.
• Dotes de persuasión para modificar actitudes.
• Expresividad utilizando varios canales.
• Saber elegir el entorno adecuado.
FIGURA 2
Analizamos a continuación los diferentes elementos: E = Emisor
R = Receptor
La existencia de un código común permite al emisor traducir al código su pensamiento con la esperanza de que sea entendido deberá ser lanzado el mensaje a través de un canal que puede ser auditivo, visual, mixto o tener otras modalidades sensoriales (oloroso, soportes escritos, etc.)
En toda comunicación se pretende cambiar la conducta, para que una persona hable, nos de información, cambie de actitud etc. Los pasos que sigue en el receptor el mensaje para proporcionar una respuesta son los siguientes:
1) Estar atento.
2) Entender todas las palabras o la mayoría (exigencia del código común). 3) Interpretar el mensaje.
6) Lanzar el mensaje previa elección de canales.
La influencia de cada uno de estos pasos es formada en la comunicación.
Leyes de Comunicación.
Paul Watzlawick, teórico de la comunicación, ha resumido muy bien en leyes los fenómenos principales de la comunicación.
Las leyes son las siguientes:
1ª Ley: No es posible la no-comunicación o lo que quiere decir que frente a cualquier estimulación, queramos o no queramos comunicamos.
Si decidimos no hacerlo, eso es exactamente lo que comunicamos y si lo queremos hacer con mayor motivo hay comunicación.
Hasta la mera presencia de cualquier individuo, puede alterar nuestro comportamiento que por consiguiente, comunica algo.
2ª Ley: Existen dos aspectos en toda comunicación, uno es el de contenido, y otro es el de relación, siendo más importante este último.
No merece la pena dedicarse al contenido sin haber previamente establecido una relación correcta afectiva.
3ª Ley: La naturaleza de una relación, queda condicionada por la valoración de los procesos comunicativos por parte de los interlocutores.
Depende de la especial valoración que se establezca, para que haya más o menos éxito en la comunicación.
O lo que es lo mismo para hablar de contenido es necesaria la precisión y se debe emplear el lenguaje lógico y matemático. En el segundo caso el icónico o analógico para poder entenderlo.
5ª Ley: Los procesos de intercomunicación, son simétricos o complementarios, según que la relación entre los interlocutores se base en la igualdad o en la diferencia. Esto quiere decir, que cuando hay diferente estatus entre los interlocutores, las formas de lenguaje comunicativo son complementarias y así se aceptan por ambas partes.
3.2. Tipos de Comunicación.
Existen distintos niveles en los cuales se manifiesta la comunicación. Así ésta puede desarrollarse "Cara a Cara" es la comunicación interpersonal o puede hablarse de comunicación grupal, intergrupal, Organizacional y de masas según los elementos que entren en juego. Todos estos niveles, poseen característicos diferenciales según su naturaleza.
En los últimos años, la Psicología Social y la Teoría de la Comunicación han aportado esperanzadoras directrices que han facilitado la comprensión y mejora del proceso comunicativo.
Tanto en los niveles interpersonal y grupal, se puede clasificar la comunicación como verbal o a través del lenguaje hablado y no verbal o gestual también conocida como el lenguaje del cuerpo. Según algunos expertos este último tipo supone la transmisión de hasta un 75% de la información total. Naturalmente que este tipo de comunicación tiene su máxima influencia en la comunicación interpersonal.
En la Organización se clasifica la Comunicación con arreglo a la dirección en la que se produce de la siguiente forma:
3.2.1. Descendente.
Es cuando la comunicación se dirige desde la autoridad hacia el subordinado. Se puede mejorar esta comunicación, si se aplican:
1. Adquirir una actitud positiva ante la comunicación.
2. Los gerentes, deberán obtener constantemente información de interés para los subordinados.
3. Necesitan planificar la comunicación. 4. Crear confianza entre emisores y receptores.
5. Es más importante la calidad y oportunidad de la comunicación, que la cantidad. La comunicación es aceptada mejor por el subordinado si:
1) Se reconoce la legitimidad del emisor. 2) Reconocimiento de la competencia. 3) Confianza en el emisor como líder.
4) Percepción de la credibilidad del mensaje recibido.
5) Aceptación de tareas y metas que la comunicación trata de lograr. 6) Poder del emisor para imponer sanciones directas o indirectas.
3.2.2. Ascendente.
Habilitar sistemas de comunicación ascendente en organizaciones con muchos niveles de organización, es hasta difícil.
No es fácil superar las dificultades que entraña que muchas personas se puedan dirigir a una sola además del tiempo que llevaría.
Si esta comunicación no existe, el directivo no puede tomar decisiones adecuadas. Se han tratado de solucionar estos problemas en las Organizaciones de las siguientes maneras:
1. Reuniones informales.
Las fiestas organizacionales y la celebración de eventos permiten de manera no planeada comunicar ciertos sentimientos y opiniones.
2. Encuestas y cuestionarios.
Son medidores anónimos de clima. Es una buena manera de constatar la marcha de ciertos programas y modificaciones.
3. Reuniones formales.
Las reuniones periódicas destinadas a analizar problemas o causas son un excelente vehículo de formación.
4. Buzones de preguntas.
En algunas organizaciones existen buzones para que cualquier empleado pueda hacer sugerencias y mejoras.
5. Dominación de niveles jerárquicos.
A mayor número de niveles jerárquicos la comunicación es más fluida y fácil.
6. Defensor del interés publico.
3.2.3. Comunicación Cruzada.
Es aquella que por razones de trabajo o por investigación se da en la organización sin seguir los cauces jerárquicos habituales.
En la organización futura y debido como ya hemos comentado, a la descentralización del trabajo, se empleará más profusamente ya que la dependencia funcional posee un ritmo creciente.
El día de mañana, se trabajará más por proyectos que departamentalmente lo que significa un intercambio de posiciones de liderazgo, dándose la paradoja de que una persona puede ser subordinada en un proyecto y líder en otro según su cualificación. Así en muchos casos, se habla de "Liderazgo intercambiable".
Cuando por razones de trabajo, se presenta esta dependencia funcional y permanece en cierta medida y para otras tareas la dependencia jerárquica, se suelen presentar algunos problemas que se pueden resumir de la siguiente forma:
1) Recepción de órdenes contradictorias por falta de acuerdo. 2) Elección de tareas y dedicación según, gustos personales. 3) Celos profesionales por parte de algunos mandos.
4) Formación de circuitos alternativos de poder. 5) Bloqueo, a veces, en la toma de decisiones. 6) Desintegración del equipo.
Frente a estos problemas existen estas soluciones:
1) Claridad de metas y separación de tareas y procesos en cuanto a la toma de decisiones.
4) Ordenes en la medida de lo posible por escrito.
5) Definición de carrera profesional lo más claramente posible.
Además de los anteriores problemas se pueden reseñar las siguientes ventajas: 1) Aprendizajes más rápidos.
2) Flexibilidad de la organización. 3) Tiempo de respuesta más corto.
4) Ahorro de personal, al ser este intercambiable. 5) Mayor progreso y dinamismo de la Organización.
En suma la comunicación cruzada o con dependencia funcional, es muchas veces y cada vez más necesaria para las organizaciones y aunque, como hemos expuesto presenta problemas, estos se pueden solucionar. En todo caso también presenta ventajas y cada vez se presentará con mayor asiduidad.
3.2.4. Comunicación Escrita.
Este tipo de comunicación, es muy habitual entre las organizaciones de tradición francesa, casi todos los comunicados importantes se hacen por escrito. Esto tiene sus ventajas e inconvenientes. Entre las primeras se encuentran:
1) El número de receptores es mayor. 2) Las palabras sugieren un compromiso. 3) Pueden sintetizar mejor las ideas. 4) Controlan los rumores.
Entre los inconvenientes están:
2) No hay posibilidad de rectificación por lo menos inmediata.
3) Exige una mínima planificación y pronóstico de los resultados de la misma.
En general esta se debe usar cuando es necesario el enfatizar situaciones y se busca la rapidez y claridad.
3.2.5. Telecomunicaciones.
Todavía es pronto para valorar de forma estadística las ventajas de la video-conferencia, del correo electrónico y del fácil acceso a las grandes bases de datos para la forma de decisiones. Aunque aparentemente traerá más ventajas que inconvenientes, pueden proporcionarnos también algunos problemas si es que se abusa de ellos en detrimento de otros medios de comunicación, como por ejemplo la pérdida del trato humano cercano.
3.2.6. Los Rumores.
Los rumores, son una de las formas de comunicación que se dan dentro de la organización cuando la comunicación descendente es bloqueada porque la organización no quiere dar cierta información.
El rumor aparece por la necesidad que sienten los individuos de encontrar respuestas a sus preguntas.
Esta forma de comunicación es la que se difunde con más rapidez y eficiencia dentro de las organizaciones, en detrimento de las distorsiones que produce en la información transmitida.
3.3. Actitudes y Cambio de Actitudes.
Todas las personas, poseemos actitudes que hemos formado a través de la experiencia. El conocimiento de las actitudes de los otros, ayuda a la comunicación, ya que permite pronosticar conductas futuras y abordar el cambio de las mismas en el caso de que no sean aceptables desde un punto de vista social.
Todo directivo, debería poseer conocimiento de las actitudes de todo su equipo y nociones de como formar actitudes positivas y sobre todo como cambiar las negativas.
3.3.1. Concepto de Actitud.
Las actitudes son constructos hipotéticos de conducta más o menos
duraderos ante determinados objetos sociales. Toda actitud se sustenta
por medio de ideas o cogniciones acerca de los estímulos sociales
asociados a ellas, y de ésta forman un significado.
3.3.2. Componentes de Actitudes:
Al ser significados para las personas contienen tres componentes principales: 1. Cognitivo. Ideas asociadas.
2. Afectivo. Emociones desprendidas.
3. Conductual. Comportamientos observados.
condicionar al resto. El conocimiento de esta clase de actitudes, es vital en las organizaciones.
3.3.3. Cambio de Actitudes.
Existe un principio de congruencia por el medio del cual los tres componentes de las actitudes deben estar dirigidos en la misma dirección.
Todo cambio de actitud, se puede acometer modificando cualquiera de
sus tres componentes. La actitud cambiará y se hará congruente con los
dos restantes
Se puede tratar de cambiar el componente cognitivo en la organización:
• Facilitando información oportuna y veraz.
• Explicando el por qué de las cosas.
• Facilitando la comprobación o el control.
• Realizando demostraciones eficaces.
• Utilizando fuentes creíbles.
• Estableciendo modelos.
Se puede modificar el componente afectivo:
• Presentando argumentos emotivos.
• Premiando o castigando ciertos conductos o ideas.
• Presentación de expectativas favorables.
Se puede cambiar el componente conductual:
• Modificando el escenario y procesos de actuación.
• Mediante "rol-playings".
3.3.4. Modificación de Actitudes en base a Detección de Necesidades:
Se define una necesidad como la carencia de algo valioso o útil.
Las necesidades pueden ser conscientes o inconscientes. Sobre las primeras es fácil actuar, solamente es necesario suscitar deseos mediante la presentación de satisfactores. Sobre los segundos es necesario ponerlos de manifiesto es decir hacerlas reales.
Se puede seguir el siguiente esquema: 1. Presencia de actitud negativa.
2. Exposición de creencias sobre la actitud.
3. Exposición de puntos negativos que proyecta esa actitud. 4. Detección de una necesidad.
5. Rectificación y argumentación contra los puntos negativos de la actitud. 6. Presentación de las ventajas de la actitud contraria, respecto a la necesidad. 7. Imaginación de la actitud contraria ya instalada y de sus ventajas.
8. Constatación real del cambio.
3.4. Barreras que Dificultan los Procesos de Comunicación
Interpersonal.
escenarios, los canales elegidos y los ruidos. Cualquiera de estas variables, puede ocasionar un deterioro o anulación de la comunicación.
Todos estos aspectos, provocan auténticas barreras a la comunicación siendo las principales:
a) Falta de planificación, es necesario antes de comunicar decidir lo que queremos decir, por que canal y determinar cuáles pueden ser los efectos.
b) Suposiciones no aclaradas, antes de hablar es preciso escuchar, esto aclarará muchas suposiciones erróneas.
c) Distorsión semántica, el significado que atribuimos a las palabras o frases, depende de nuestra cultura, experiencia y uso particular.
d) Mensajes mal expresados, las frases mal hechas o las palabras mal elegidas distorsionan los mensajes.
e) Culturas internacionales, conocer los mensajes ocultos que hay detrás de las frases hechas o de los gestos en otras culturas, es una tarea ardua.
f) Excesivos pasos en la comunicación. Después de sucesivos pasos el mensaje se ha transformado tanto, que a veces es irreconocible.
g) Falta de atención. Es evidente que si no se suscita la atención, los mensajes no penetran.
h) Comunicación franca, implica el nivel comprensivo de la comunicación y que es cercano.
i) Desconfianza y temor. Ante el miedo sobreviene el estrés o la ansiedad. En este estado no hay un clima adecuado para la adecuada comunicación.
j) Sobrecarga informativa, al excesivo nivel de información, se responde: 1. Eliminando información.
4. Filtraje de información. 5. Se evaden.
k) Percepción selectiva, cada uno tiene tendencia a percibir mejor sus expectativas. l) Actitudes, las actitudes no permiten juzgar situaciones con estricta justicia.
3.4.1. Evitación de Barreras.
Como hemos apreciado, la mayoría de los problemas en la comunicación surgen bien por las malas condiciones en las que esta se desarrolla, bien por problemas de codificación lingüística o bien por la carga emocional, que muchas veces lleva la comunicación implícita.
En general se puede mejorar la comunicación mejorando los sistemas siguientes:
Feed-back
Todo proceso de retroalimentación, mejora la comunicación al hacer partícipe al emisor del nivel comprensivo del receptor. Lo malo de este sistema, es que necesita de tiempo.
Esto se podría mejorar preparando al final de toda comunicación un "check list" que permita comprobar dicho nivel de comprensión para los mensajes informativos y una serie de preguntas problema que permitan deducir el nivel de asimilación. En este último caso, la comunicación es de aprendizaje y seguramente es más duradera.
Escucha activa
Escuchar activamente es algo más que oír, significa hacer el mensaje del otro tuyo. Para ello son necesarias las siguientes reglas:
1. Dejar de hablar.
3. Demostrar interés. 4. Eliminar distracciones. 5. Sentir empatía con el otro. 6. Ser paciente.
7. Contener el temperamento.
8. Ser cuidadosos en discusiones y críticas. 9. Hacer preguntas.
En realidad una persona no estará preparada para comunicar nada, a no ser que comprenda antes totalmente los significados y sentimientos del que habla.
Identificación Semántica
Muchas veces nos referimos a una misma palabra con significados distintos. Esto afecta directamente a los códigos lingüísticos. Los significados de las palabras o gestos, se adquieren a través de la cultura en el seno de los grupos humanos.
Un significado entraña tres componentes: 1. Cognitivo = ideas y conceptos asociados.
2. Afectivo = sensaciones y emociones que despierta.
3. Conductual = (que puede o no ser expresado), comportamiento derivado del significado.
Pueden existir significados neutros (un triángulo por ejemplo) que no poseen necesariamente ni componente afectivo ni conductual.
No es difícil entender los significados de ciertos términos si se hacen preguntas dirigidas y se responde de forma sincera en términos vulgares y comunes. Esto lleva también su tiempo. El "feed-back", es la clave de todo ello.
3.4.2. Control Emocional.
Las personas hablan con frecuencia con diferentes estados emotivos, esto muchas veces, no nos permite ser objetivos en su totalidad nunca. Pero se puede tratar de controlar emocionalmente los sentimientos saliendo de nosotros mismos concentrándose solo en el componente cognitivo.
Suele dar un magnífico resultado ponerse en el lugar del otro tratando de sentir lo que siente el otro. Esta técnica da excelentes resultados en el nivel comprensivo de la comunicación. El plantear problemas del presente y no recurrir al pasado o a la rivalidad, el centrarse en el nosotros más que en el propio yo, son buenos planteamientos.
Resumiendo en reglas cooperativas para la organización se podría decir que se mejora la comunicación:
1. Hay que saber y estar seguro de lo que se dirá.
2. Se usaran significados vulgares en la medida de lo posible.
3. Se usará un nivel informativo adecuado a los conocimientos y cultura de los
interlocutores.
4. Se deberán comunicar contenidos de interés para los receptores.
5. Deberá haber armonía entre el lenguaje verbal y el no verbal.
6. Deberá existir "freed-back".
7. La comunicación es vehículo de la transmisión de emociones positivas.
3.5. La Importancia de Establecer un Plan Integrado de
Comunicación: Diseños Organizativos y Comunicación.
3.5.1. Estructura y Comunicación.
Son variables recíprocas, tanto la estructura determina la comunicación, sus procedimientos y en general toda la burocracia.
Por otra parte el tipo de comunicación requerida en la Organización determina la estructura que permita mejor esa comunicación.
Los expertos en comunicación en las organizaciones han concluido:
• A mayor número de niveles organizativos peor será la comunicación.
• A mayor número de niveles, habrá un mayor crecimiento de los procedimientos.
• A mayor número de niveles mayor número de rumores.
• A mayor número de niveles menor retroalimentación y comunicación ascendente.
• A mayor número de niveles mayor heterogeneidad de climas y hasta de subaltiras.
• A mayor número de subordinados peor unificación y coordinación.
• A mayor complejidad de la estructura, mayor presencia de la comunicación informal (rumores y comunicaciones clandestinas).
• La comunicación con base en las ideas condiciona estructuras más planas.
• La excesiva burocracia ahoga la creatividad.
3.5.2. Redes de Comunicación.
Las redes y los flujos de información y sus resultados se deben fundamentalmente a:
K. Lewin - Dinámica de grupos.
Moreno - Psicoanálisis.
Babellas - Estructura de redes.
Se han realizado numerosas investigaciones de laboratorio mediante dispositivos por medio de los cuales se puede condicionar un determinado tipo de red en el flujo de la comunicación y estudiar lo que ocurre respecto al tiempo de solución de problemas, satisfacción de los participantes y calidad de las soluciones. Babellas obtuvo los siguientes resultados:
FIGURA 3
Otros autores aplicando sociogramas han determinado las redes informales en las organizaciones y el flujo de información.
Igualmente tienen interés los siguientes personajes:
Portero: Controla los mensajes que fluyen por un determinado canal.
Intermediario: Conecta dos o más camarillas sin pertenecer a ninguna de ellas.
Líder de opinión: Influye normalmente de manera informal sobre otros.
Cosmopolita: Comunica con facilidad con todos.
El hecho de poder determinar quien es cada cuál en la organización, facilita la formación de estructuras y al mismo tiempo el flujo de la comunicación.
RECUERDA
Mediante la comunicación se transmiten mensajes de naturaleza informativa y
emotiva.
Cuando existe contradicción entre la comunicación verbal y al no verbal casi
siempre hacemos caso a la última.
En la organización hay tres tipos de comunicación: ascendente, descendente y
cruzada.
Mediante los rumores expresamos necesidades íntimas.
La actitud es una predisposición de conducta que se tarda en cambiar.
4. EL LIDERAZGO MOTIVACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN
ACTUAL.
4.1. Motivación e Incremento del Rendimiento.
Alguien alguna vez dijo: "El principal activo de las organizaciones son sus empleados". Seguramente que estaba pensando que lo que realmente facilita la eficacia y el rendimiento en las organizaciones es el factor humano más que el técnico o el estructural.
Efectivamente, los motores de las organizaciones son las personas que trabajan y aun con la presencia de grandes conocimientos y una buena organización, sin motivación en las personas, no es posible analizar de manera óptima la producción.
La motivación se ha transformado en la última década en el tema favorito de los Recursos Humanos. Los programas destinados a incentivar y crear ilusiones en los trabajadores gozan actualmente de gran predicamento.
Existen gran cantidad de enfoques y programas, destinados a mover e incentivar a las personas de las organizaciones. Todos ellos han constituido cambios revolucionarios en la organización. Programas como Gestión del Desempeño, A.P.O. (Administración por objetivos), Calidad Total o Enpowerment, han suscitado transformaciones trascendentales en las organizaciones que han operado.
Posiblemente el síntoma último de que una organización va bien, está en la observación de que su gente está realmente motivada. Al final no es posible entender que si realmente existe motivación general no exista asunción de una buena componente técnica y estructura soportando la organización. Estos tres componentes, son necesarios en toda organización para ser eficaces.
FIGURA 4
Según vemos en el gráfico anterior, el individuo con sus necesidades (dinero, reconocimiento, afectividad etc.) y sus conocimientos (formación y experiencia) interacciona con la organización para dar lo que posee en el trabajo y recibir de esta lo que necesita (dinero, carrera, etc.). Lo opuesto le sucede a la organización proporciona incentivos y necesita de conocimientos y esfuerzo.
Así pues el SABER o el componente técnico lo da el individuo. El PODER o el componente estructural, lo pone la organización. De la interacción de ambos, surge el QUERER, fuente de toda motivación.
Así la variable motivación se sitúa entre el saber y el poder. Este breve análisis, nos lleva a que en toda organización existen tres subsistemas inexplicablemente unidos. El primero se refiere a la competencia técnica. Es claro que hay que poner empeño en seleccionar y formar adecuadamente a los empleados ya que esto significa darles mayor adecuación y preparación. Así pues se puede hacer rendir a través del desarrollo profesional constante y la carrera. El segundo subsistema es el del sistema de incentivos que es el estudio de las satisfacciones que funcionan para cada individuo. El último de ello es del poder y la delegación que estudiaremos en el liderazgo.
4.1.1. Análisis del Concepto Motivación.
Llamamos motivación a aquel comportamiento que viene dado por una
serie de necesidades, tendencias o impulsos internos (motivos) que nos
llevan a poner en marcha una acción, mantenerla y dirigirla (conducta
que va orientada y dirigida hacia una meta).
La motivación es, pues, una activación de energía, un proceso personal que depende de la persona, pero también del medio ambiente en el que dicha persona se encuentra. Este medio ambiente suscita, en mayor o menor medida, la motivación, la mantiene en un determinado nivel de intensidad, o bien la frena. En este sentido, podemos hablar de la motivación como reacción. En efecto, una misma persona, en una misma organización, estará desmotivada en un puesto y, posteriormente, encontrará una motivación elevada en otro puesto, con ocasión de un cambio que no corresponde, ni a un ascenso, ni a un aumento de sueldo. En el medio ambiente ha cambiado algo que permite a esta persona motivarse.
La motivación ha sido uno de los temas más estudiados por la psicología, sobre todo teniendo en cuenta la influencia que ésta tiene en el ámbito laboral.
Ahora bien, se sabe que una persona muy motivada en una situación dada estará completamente desmotivada en un contexto diferente.
La motivación no es un estado permanente sino un
comportamiento-respuesta a un medio ambiente, o incluso, un proceso, o una motivación
por reacción a algo.
Las motivaciones son básicamente el desarrollo cultural de los instintos, concretándose en incentivos para hacer algo.
Toda motivación viene definida por tres características: A.Dinamiza al sujeto.
B.Dirige el comportamiento. C.Estrecha el campo de conciencia.
4.1.2. Tipos de Motivaciones.
Se pueden distinguir dos tipos de motivaciones en el trabajo:
• Motivaciones extrínsecas.
• Motivaciones intrínsecas.
4.1.2.1. Motivaciones Extrínsecas.
Son fuentes externas de energía que nos hacen tender o huir de
No son elegidas por las personas, son propuestas desde fuera por otros factores (la organización, la sociedad, las circunstancias...)
Pueden afectar a nuestra forma de actuar:
• Coaccionándonos: cuando actúa el miedo como principal componente.
• Atrayéndonos: cuando actúa la recompensa.
4.1.2.2. Motivaciones Intrínsecas.
Fuentes internas de energía que nos hacen tender a conseguir aquello
que satisface las necesidades de la persona.
Forman parte del objetivo directo de la propia actuación. Actúan desde dentro de uno mismo y son aceptadas y controladas por uno.
TABLA 1
MOTIVACIÓN EXTRÍNSECA MOTIVACIÓN INTRÍNSECA • Convierte al objeto de la
actuación en medio.
• Dura mientras dura el aliciente o amenaza.
• Produce resultados a corto plazo.
• Hace más dependiente a la persona o la acostumbra a actuar sólo por recompensas.
• Potencia el objetivo de la propia actuación dando más coherencia a la personal.
• Es más permanente.
• Produce además resultados a largo plazo.
4.2. Estudios sobre Motivación en el Trabajo.
4.2.1. Las Teorías X e Y de McGegor.
MACGREGOR, en su célebre teoría X e Y, ha resumido las hipótesis sobre el comportamiento y las motivaciones para el trabajo. Este autor opone una visión pesimista del hombre respecto del trabajo, con una visión optimista. Es el primero que muestra el enlace interactivo que existe entre la organización, su estructura, el estilo de "management" y las motivaciones del personal.
La teoría X
De acuerdo con este sistema, las hipótesis sobre el comportamiento son las siguientes:
• Los hombres se ven obligados a trabajar y no les gusta el trabajo.
• Evitan las responsabilidades, no tienen ambición y tratan, antes que nada, de preservar su seguridad.
• No les gusta cambiar. Tienen necesidad de unas directrices estrictas, porque no adoptan iniciativas personales.
• Tienen necesidad de ser controlados y castigados: el sistema de control y de sanción negativa permite obtener de los hombres el esfuerzo necesario para alcanzar los objetivos de la organización.
Teniendo en cuenta esta hipótesis, la organización debe ser apremiante y coactiva, poniendo en funcionamiento:
• Reglamentos y procedimientos detallados.
• Una división de los cometidos. Un control sistemático.
• Un estilo de "management" autoritario que no deje lugar a iniciativas.
La teoría Y
Se opone, punto por punto, a la teoría X.
• Hipótesis:
− El esfuerzo físico e intelectual en el trabajo es natural, tanto como lo son las actividades de diversión, tiempo libre y reposo. Al personal no le gusta verse controlado de una manera autoritaria. Quiere alcanzar los objetivos y trata de tomar iniciativas. Es capaz de ejercer un autocontrol.
− Con frecuencia, la gente es capaz de usar imaginación y creatividad para la resolución de los problemas.
− A la gente le gusta tener responsabilidades y trata de asumirlas en contextos razonables.
De acuerdo con estas hipótesis, la organización y el "management" deben poner en funcionamiento:
• Una agrupación óptima de los cometidos.
• Responsabilidades descentralizadas.
• Una cadena jerárquica más corta.
• Una participación del personal en la determinación de los objetivos.
• Un sistema de "management" que se base en la confianza.
Pero, sobre todo, y respecto de la crisis de las motivaciones comprobada en la actualidad, esta teoría se inscribe en un contexto de desarrollo y de expansión. Ahora bien, como ya hemos visto anteriormente, los intereses de los trabajadores respecto de su empleo han cambiado considerablemente. El trabajo ya no está considerado como un medio natural y reconocido de identidad social. Los intereses y las inversiones de las personas se manifiestan, con frecuencia, en contextos diferentes del contexto del trabajo.
No obstante, la aproximación de MAcGREGOR demuestra el fuerte enlace que existe entre la estructura, el "management" de la organización y las motivaciones del personal. Existen, pues, organizaciones que, en su estilo y en sus mentalidades, constituyen ambientes más o menos favorables para el desarrollo de las motivaciones personales.
4.2.2. La Pirámide de Maslow (1954).
Según el psicólogo Dr. A.H. Maslow la causa (el motivo) del comportamiento del hombre es la búsqueda de la satisfacción de muchas necesidades que se presentan con distinto grado de urgencia. Si un individuo siente a la vez más de una necesidad se moverá para tratar de satisfacer la más urgente.
Con esta teoría se trata de describir el contenido de las motivaciones y parte de la noción de necesidad.
La motivación nace de un estado de desequilibrio o de tensión.
Según MASLOW, esta lista de necesidades sería la misma para todos aquellos que trabajan, si bien variaría en su intensidad, de acuerdo con las diferentes personas y situaciones.
• Las necesidades fisiológicas son las primeras: alimentarse, beber, respirar, vestirse, disponer de una vivienda, sexo.
• Las necesidades de seguridad: garantía de un empleo, protección social. Protección contra los daños físicos, enfermedades y económicos.
• Las necesidades sociales: relaciones de amistad, tanto en el trabajo, como fuera de él, afecto.
• Las necesidades de estima, de consideración en un puesto o en una función bien desempeñados, autoestima, reconocimiento.
• Las necesidades de realización y de autosatisfacción. Realización del potencial personal, el talante creador, satisfacción personal.
La idea de MASLOW es que nosotros intentamos, en primer lugar, asegurar la satisfacción de las necesidades llamadas básicas o primarias empleando para ello nuestra energía y esfuerzo. Una vez que éstas han sido satisfechas, pierden su intensidad de motivación, en beneficio de las necesidades de la segunda categoría y así sucesivamente hasta llegar a las necesidades superiores. Esta teoría de la motivación es sencilla y atractiva. Ha tenido mucho éxito, porque hace posible explicar que existan necesidades comunes a todo el mundo, pero que las motivaciones para el trabajo pueden variar según los individuos.
MASLOW cree que todas estas necesidades actúan sobre el hombre con distintos grados de intensidad. Nunca una necesidad está completamente satisfecha al menos por mucho tiempo. Un ejemplo es nuestra necesidad de alimento, que puede ser satisfecha después de un almuerzo, pero reaparecerá hacia la hora de la cena.
